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1 2015 Manuale LiveBox WEB UTENTE

2 LiveBox Srl non rilascia dichiarazioni o garanzie in merito al contenuto o uso di questa documentazione e declina qualsiasi garanzia espressa o implicita di commerciabilità o idoneità per uno scopo particolare. LiveBox Srl si riserva il diritto di rivedere questa pubblicazione e di apportare modifiche al suo contenuto, in qualsiasi momento, senza alcun obbligo di notificare qualsiasi persona o entità di tali revisioni o modifiche. Inoltre, LiveBox Srl non rilascia dichiarazioni o garanzie in merito ad alcun software e in particolare disconosce qualsiasi garanzia espressa o implicita di commerciabilità o idoneità per uno scopo particolare. LiveBox Srl si riserva il diritto di apportare modifiche a qualsiasi parte del software LiveBox in qualsiasi momento, senza alcun obbligo di notificare qualsiasi persona o entità di tali cambiamenti LiveBox Srl. Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questa pubblicazione può essere riprodotta, fotocopiata, memorizzata su un sistema di recupero, o trasmessa senza l'espresso consenso scritto dell'editore. 1

3 LiveBox è un software di private cloud che permette di memorizzare, condividere e modificare i documenti archiviati all interno del datacenter aziendale offrendo un elevato livello di sicurezza. È un sistema multipiattaforma accessibile da tutti i device mobili e remoti che garantisce la continuità del business salvaguardando in ogni momento dati e documenti aziendali. Per gli approfondimenti relativi alle funzionalità della piattaforma LiveBox ed all utilizzo delle sue applicazioni vi preghiamo di far riferimento al nostro sito web: ed alla documentazione tecnica in esso contenuta. LiveBox Support Team 2

4 Sommario 1. LOGIN EFFETTUARE L ACCESSO IN LIVEBOX MODIFICA DEL PIN DOWNLOAD DELLA CHIAVE PRIVATA RECOVERY DEL PIN IN USO MENU APPLICAZIONI HOME MAIL CARTELLE DI GRUPPO RISORSE DI RETE CONDIVISIONE UTENTI OPZIONI CONDIVIDI RINOMINA TAGLIA COPIA ENCRYPT/DECRYPT VERSIONI CANCELLA INFO CATEGORIE PROFILO PERSONALE V CARD DOWNLOAD DISPOSITIVI EVENTI SPAZIO GESTISCI GRUPPI CESTINO

5 1. LOGIN 1.1 EFFETTUARE L ACCESSO IN LIVEBOX Per effettuare l accesso in LiveBox occorre eseguire il Login dalla pagina d accesso inserendo Username e Password. Effettuando l accesso verrà richiesto un Pin di 5 cifre. Solo per il primo accesso viene richiesto l inserimento e la conferma del Pin inserito. La selezione di un dominio risulterà necessaria solo nel caso in cui l utente abbia più account su domini diversi. In caso contrario, la scelta risulterà facoltativa. 4

6 1.2 MODIFICA DEL PIN Nel caso in cui si ritenga di voler modificare il Pin già in uso, la procedura da adottare sarà quella di inserire il Pin attuale e due volte il nuovo. 1.3 DOWNLOAD DELLA CHIAVE PRIVATA Dal portale l'utente potrà effettuare il download della propria chiave privata accedendo al menu "Chiave Privata" nella pagina del proprio profilo. È possibile recuperare la propria chiave privata sia copiando il testo contenuto nell'area di testo, sia cliccando sul bottone di download in alto a destra. Attenzione: è indispensabile che la chiave privata salvata venga custodita in uno spazio privato, inaccessibile ad altri utenti. Nel momento in cui l'utente perdesse la chiave privata e il pin, tutti i file criptati verrebbero persi. 5

7 1.4 RECOVERY DEL PIN IN USO Nel caso in cui il Pin sia andato perduto, sarà possibile impostarne uno nuovo solo se è stata precedentemente scaricata dal portale la chiave privata come indicato nel paragrafo precedente. Dopo aver incollato la chiave nell area reimposta Pin, potrà essere effettuata la modifica dello stesso. 6

8 2. MENU Il menu principale, presente a sinistra della schermata home, indica le principali funzioni di LiveBox suddivise in: Applicazioni, Condivisione e Categorie. 7

9 2.1 APPLICAZIONI All interno dell area Applicazioni troviamo tre distinte categorie: Home, Mail, Cartelle di Gruppo e Risorse di rete. 8

10 2.1.1 HOME Accedendo all area Home è possibile visualizzare tutta la documentazione salvata su LiveBox (file o cartelle) AGGIORNA Cliccando su Aggiorna è possibile effettuare il refresh della pagina, mostrando gli ultimi aggiornamenti. 9

11 UPLOAD Cliccando su Upload vengono importati i file da inserire nell archivio di LiveBox. Un altro modo per effettuare l Upload è quello di trascinare il file prescelto dentro la finestra del browser. Il file trascinato verrà automaticamente salvato tra i documenti di LiveBox. 10

12 NUOVA CARTELLA Cliccando su Nuova Cartella si crea una nuova cartella documentale MAIL Tramite la Funzione Mail l utente può configurare una o più mail da associare al portale LiveBox. Nel momento in cui l utente riceverà una mail con allegato, quest ultimo verrà salvato automaticamente dentro LiveBox in una cartella separata rispetto alla Home. 11

13 COME CONFIGURARE L Per configurare la mail cliccare sul menu principale Mail-Nuovo Account e visualizzare la finestra Nuovo Account. Successivamente verrà richiesto di inserire le credenziali di accesso della mail, l host da configurare e scegliere di attivare il protocollo SSL. È possibile inoltre importare gli allegati dalle mail ricevute entro un dato periodo di tempo precedente alla configurazione della mail stessa. 12

14 13

15 2.1.3 CARTELLE DI GRUPPO Le Cartelle di Gruppo si creano automaticamente quando viene creato un Gruppo (cfr par. 6.1 Gruppi). Tutti gli utenti che appartengono al gruppo possono caricare i propri contenuti al loro interno in modo che siano immediatamente disponibili con gli altri membri. La possibilità di scrivere all interno delle cartelle di gruppo è definita dagli amministratori del gruppo. 14

16 2.1.4 RISORSE DI RETE Le Risorse di Rete permettono l accesso attraverso LiveBox, ai contenuti condivisi all interno della rete aziendale. Da LiveBox è possibile configurare uno o più sorgenti per usufruire di percorsi diversi. La funzione Risorse di Rete richiede l abilitazione da parte del proprio personale IT. 15

17 NUOVA RISORSA DI RETE Cliccando su Nuova risorsa di rete si aprirà una schermata dove sarà possibile, compilando il form, configurare una nuova risorsa dove mappare i file esterni. 16

18 2.2 CONDIVISIONE La sezione Files comprende tutti i file e cartelle condivisi sia dall utente verso l esterno che ricevuti dall utente stesso. 17

19 2.2.1 UTENTI Nella sezione Utenti, è possibile avere una visione completa delle proprie condivisioni. I file verranno archiviati in cartelle differenti, organizzate per utente. 18

20 3. OPZIONI Cliccando con il tasto destro sul file prescelto, verranno elencate una serie di opzioni da poter effettuare CONDIVIDI La condivisione di un file o di una cartella con altri utenti permette di creare o modificare le proprietà di condivisione dei file stessi. È possibile svolgere una ricerca sia per singolo utente che inserendo indirizzi ed aggiungerli alla lista dei destinatari della condivisione. Per effettuare una condivisione, cliccare con il tasto destro del mouse sul file prescelto e scegliere l opzione Condividi. Si aprirà immediatamente una schermata in cui verrà richiesto di inserire, in Aggiungi utenti, i destinatari con cui si vorrà condividere il file in questione, mentre sulla destra, nell area File condiviso con, sarà possibile gestire i permessi relativi al file da condividere. 19

21 I livelli di permessi di accesso al file si dividono in: - sola lettura: permette solo la lettura del file - lettura e scrittura: permette lettura e scrittura del file - amministrazione: permettere lettura, scrittura e gestione della condivisione del file. Dopo aver scelto gli utenti con cui condividere il file ed aver attribuito ad ognuno i permessi di accesso, basterà cliccare su Applica per effettuare la condivisione. 3.2 RINOMINA Cliccando su Rinomina sarà possibile modificare il nome attribuito ad un file. 20

22 3.3 TAGLIA con Taglia è possibile spostare un file. 3.4 COPIA Con Copia è possibile effettuare la copia di un file, ad esempio in un altra cartella. 21

23 3.5 ENCRYPT/DECRYPT Cliccando su Encrypt è possibile crittografare un file e renderlo sicuro ed inaccessibile da parte di esterni. Con Decrypt il file verrà automaticamente decrittografato. 3.6 VERSIONI Cliccando su Versioni è possibile visualizzare tutte le modifiche apportate sul file e coloro che le hanno effettuate. 22

24 3.7 CANCELLA Cliccando su Cancella il file selezionato verrà eliminato. 3.8 INFO Con Info verranno visualizzate le caratteristiche del file come: Percorso, Dimensione, Data di creazione, Ultima modifica, Crittografia e Condivisione. 23

25 4. CATEGORIE Nell area Categorie vengono elencati i file presenti in LiveBox suddivisi per categorie: Office, PDF, Immagini, Audio, Video e Encrypted e Firmati. La categoria è come un filtro che agisce su tutti i file indipendentemente dalla loro cartella di appartenenza. 24

26 5. PROFILO PERSONALE Ogni utente LiveBox può accedere alle informazioni personali cliccando alla voce Profilo del seguente menu. Una volta cliccato si apre una schermata che riassume i dati personali dell utente come nome, cognome contatto e la White List in cui gli amministratori hanno elencato i suffissi degli indirizzi mail autorizzati alla condivisione di documenti. 25

27 5.1 V CARD Accedendo al proprio profilo l utente potrà scaricare la vcard, un formato di file per i biglietti da visita elettronici. Le vcard possono essere allegati a messaggi ma possono essere scambiati anche in altri modi, generalmente su internet, tra due o più dispositivi mobili tramite bluetooth o sms. Possono contenere informazioni come nome, cognome, indirizzo, numeri di telefono, , url, compleanni e immagini. Cliccando su Modifica l utente avrà inoltre la possibilità di modificare la propria password o le informazioni personali. 26

28 5.2 DOWNLOAD Accedendo all area Download l utente potrà scaricare l agent aggiornato. Si aprirà una schermata che elencherà i sistemi operativi e le versioni da aggiornare 27

29 5.3 DISPOSITIVI Nell area dispositivi vengono elencati tutti i device precedentemente utilizzati per accedere a LiveBox, dando la possibilità all utente di eliminarli o disabilitarli in qualsiasi momento. Nel caso in cui si decida di eliminare un dispositivo, si determinerà la definitiva cancellazione del device e l impossibilità, per lo stesso, di accedere a LiveBox. L eliminazione risulterà necessaria in caso di furto o smarrimento. In caso di disattivazione di un dispositivo, verrà inibito l accesso a LiveBox per un periodo di tempo determinato, fino al suo ripristino. 28

30 5.4 EVENTI La sezione Eventi raccoglie tutte le attività recenti di LiveBox. In questa visualizzazione sono comprese anche le azioni riguardanti contenuti in condivisione effettuate da altri utenti. La funzione Aggiungi Filtro consente di personalizzare la visualizzazione degli eventi, specificando un periodo di tempo, un azione o un utente. È possibile aggiungere o rimuovere filtri in modo dinamico. 29

31 5.5 SPAZIO All interno dell area profilo, cliccando su Spazio, è possibile visualizzare la memoria utilizzata divisa per categorie, quota cestino e versioni. Effettuando un click su una categoria (spicchio della torta) si verrà reindirizzati alla categoria stessa, ottenendo l elenco dei file. 30

32 6. GESTISCI 6.1 GRUPPI Gruppi e domini possono essere creati dall Admin. Accedendo dal menu Gestisci e cliccando su Gruppi, è possibile consultare tutti i gruppi di cui l utente fa parte, gli utenti interni ed esterni e lo spazio utilizzato presenti nel proprio gruppo. Cliccando su Gruppo, Descrizione, Utenti, Utenti esterni, Spazio Usato e Spazio si potranno ottenere informazioni più approfondite riguardo utenti e storage oltre all opportunità di gestire gli utenti di un gruppo e di crearne di esterni. 31

33 6.2 CESTINO Cliccando sul menu Gestisci è possibile accedere al Cestino dove sono conservati i file eliminati dall utente. 32

34 Cliccando su Svuota Cestino, tutti i dati presenti all interno del cestino verranno definitivamente eliminati. 33

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