F. Concessione in uso degli ambienti monumentali

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1 F. Concessione in uso degli ambienti monumentali Conferenze, convegni, manifestazioni ed esposizioni temporanee La concessione in uso degli ambienti di Palazzo Vecchio per conferenze, convegni, manifestazioni (artistiche, culturali, scientifiche) ed esposizioni temporanee, ovvero per tutte quelle tipologie di evento che richiedono allestimenti o catering, è demandata con apposito Disciplinare all Ufficio del Sindaco 15 ed è consentita esclusivamente per gli ambienti sottoindicati: Convegni Salone dei Cinquecento Sala dei Duecento Sala Incontri Sala d Armi massimo 300 persone massimo 150 persone massimo 25 persone massimo 100 persone Nel caso in cui l evento si svolga durante l orario di apertura del Museo, la capienza dei locali si riduce di conseguenza. Esposizioni temporanee Cortile della Dogana Rispetto dei limiti di capienza delle Sale In tutti gli ambienti dovranno essere osservati i limiti di capienza 16 e dovranno essere rispettate le vigenti normative in materia di sicurezza e prevenzione incendi 17 ; tali ambienti non verranno concessi per attività che prevedano la vendita o commercializzazione di prodotti. Le richieste per ottenere in concessione i suddetti ambienti di Palazzo Vecchio dovranno essere indirizzate al Sindaco e dovranno chiaramente indicare la motivazione per la quale viene richiesto l uso della sala nonché la durata dell attività. Anche qualora la concessione in uso delle sale venga rilasciata, la stessa potrà comunque essere revocata dall Amministrazione comunale per ragioni di opportunità, motivi istituzionali o cause di forza maggiore. In tal caso, il concessionario che subisce l azione di revoca non potrà pretendere alcun risarcimento dei danni, né esprimere azioni di rivalsa per spese, o altro, sostenute in proprio. 44

2 Due degli arazzi cinquecenteschi con Storie di Giuseppe ebreo appartenenti alla serie realizzata per la Sala dei Duecento, in esposizione temporanea nella Sala Armi 45

3 Installazioni da autorizzare sulla base di specifico progetto firmato da un tecnico abilitato Nel caso in cui l evento preveda installazioni, è richiesta la presentazione di un progetto tecnico che dovrà essere autorizzato dal Servizio competente sulla base della sua rispondenza alle prescrizioni delle presenti Linee Guida. Le seguenti disposizioni integrano e supportano (ma non sostituiscono) quanto disposto nel Disciplinare citato, per assicurarne l efficacia e per offrire chiare indicazioni circa le modalità di utilizzo degli ambienti suindicati. F.1. Concessione in uso degli ambienti monumentali per conferenze, convegni e manifestazioni di breve durata f.1.1. Attività istituzionali dell Amministrazione Comunale Le attività istituzionali di carattere culturale, sociale, scientifico o di alta rappresentanza, quindi di rilevante interesse per la città, trovano il loro spazio naturale in Palazzo Vecchio, sede del governo cittadino. È pertanto indispensabile che esse siano ospitate nelle sale monumentali di Palazzo Vecchio individuate dal citato Disciplinare, rispettando tuttavia le modalità tecniche necessarie a garantire la salvaguardia degli ambienti e lo svolgimento delle attività museali o amministrative che essi ospitano. Richieste corredate da relazione su modalità e servizi previsti Per la corretta applicazione del Disciplinare relativo al cerimoniale, le attività dovranno essere organizzate ed espletate in base alla seguente procedura. La richiesta di concessione degli ambienti dovrà essere corredata da una relazione che ne chiarisca finalità, modalità e tempi di attuazione. Garantire accessibilità del percorso museale, tutela delle opere d arte e pulizia finale degli ambienti Nel caso in cui l evento necessiti di un qualsiasi tipo di allestimento dovrà essere presentato uno specifico progetto tecnico, firmato da un tecnico abilitato e formulato in base alle indicazioni fornite dalle presenti Linee Guida. 46

4 Gli spazi prescelti e gli orari previsti per gli eventi dovranno essere determinati garantendo la piena accessibilità del percorso museale ai visitatori, nelle modalità e negli orari con i quali il servizio viene normalmente offerto. Le attività saranno passibili di limitazioni finalizzate a salvaguardare il decoro e l integrità degli ambienti e del patrimonio storico-artistico ivi conservato e alla sicurezza degli stessi partecipanti. Uso di elevatori esterni, gestione della sicurezza e copertura degli oneri assicurativi Dovrà essere indicato l eventuale utilizzo dei servizi di ristorazione che avverranno negli spazi e con le modalità indicate 18. Per il trasporto ai piani, le ditte fornitrici del catering dovranno utilizzare elevatori esterni del tipo di quelli utilizzati nei traslochi e descritti al punto g.3. Dovrà essere assicurata la copertura delle spese occorrenti per la retribuzione ordinaria o straordinaria del personale di sorveglianza atto a garantire, durante lo svolgimento degli eventi, il mantenimento degli standard di tutela della sicurezza delle persone (safety) e delle strutture e opere d arte (security). Eventuali danni a persone e/o a cose che si dovessero verificare nel corso degli eventi dovranno essere risarciti dalle ditte incaricate della fornitura dei servizi di ristorazione, pulizia o diversi, che a tale scopo dovranno stipulare specifiche polizze assicurative. Le attività devono svolgersi nel rispetto delle previste procedure di sicurezza e con l organizzazione indicata dal Piano di Emergenza. Prima dell inizio dei singoli eventi, il soggetto attuatore dovrà consegnare copia dell atto autorizzativo rilasciato dall Ufficio del Sindaco, al Corpo di Guardia di Polizia Municipale in Palazzo Vecchio, che acquisirà i nominativi dei responsabili dell evento, aprirà la sala concessa in uso e attiverà la sorveglianza. La segnaletica dell evento dovrà essere effettuata su supporti specifici predisposti dal richiedente Al termine degli eventi dovranno essere effettuate pulizie straordinarie, a carico del richiedente, secondo le modalità stabilite nelle presenti Linee Guida, per ripristinare lo stato originario degli ambienti. 47

5 Particolare di un arazzo della serie con Storie di Giuseppe ebreo 48

6 È assolutamente vietato ostruire o diminuire la larghezza delle vie di esodo, anche temporaneamente, con arredi, materiali, etc. Per garantire la conservazione, il decoro e l integrità degli ambienti prescelti per lo svolgimento degli eventi e del patrimonio storico-artistico in essi contenuto, è vietato appendere quadri o pannelli alle pareti e comunque effettuare qualsiasi altro intervento che possa alterare il decoro delle sale medesime e recare nocumento al patrimonio storico-artistico ivi conservato. È vietato coprire o spostare la segnaletica esistente, sia essa di sicurezza, direzionale o didattica, e, in generale, affiggere pannelli o manifesti su supporti diversi da quelli autorizzati. f.1.2. Concessione in uso degli ambienti a terzi, a titolo oneroso È concesso l uso temporaneo a terzi degli ambienti indicati nella premessa al punto F, a titolo oneroso, per attività di elevato profilo culturale o sociale. Proventi destinati alla buona cura della Fabbrica La concessione d uso di ambienti a terzi, a titolo oneroso al di fuori dell orario di apertura al pubblico dei medesimi può avvenire a fronte di sponsorizzazioni, erogazioni liberali o altre forme di corresponsione di somme commisurate al valore degli spazi e ai benefici che ne possono trarre i richiedenti. Tali somme sono destinate alla gestione, manutenzione, riqualificazione e valorizzazione dei Quartieri Monumentali dell edificio. Acquisizione parere di fattibilità In aggiunta alle prescrizioni contemplate per le attività istituzionali specificate al precedente punto f.1.1., dovranno essere osservate le seguenti disposizioni. La concessione d uso degli ambienti per attività di terzi è subordinata all acquisizione di pareri di fattibilità da parte dei Servizi preposti 19 che coadiuvano, per le diverse competenze, l Ufficio del Sindaco nella gestione degli ambienti adibiti ad attività istituzionali o concessi per manifestazioni organizzate da altri soggetti. 49

7 Panca dipinta con dossale e opere d arte contemporanea in una anticamera degli uffici del piano IV 50

8 Assunzione da parte del concessionario degli oneri per Assicurazione, sorveglianza e pulizie finali Il progetto tecnico dell evento deve contenere le specifiche indicate nell allegata Scheda Operativa. La retribuzione ordinaria o straordinaria del personale di sorveglianza del Comune di Firenze, atto a garantire il mantenimento degli standard di tutela della sicurezza delle persone (safety) e delle strutture e opere d arte (security) durante l allestimento, lo svolgimento e il disallestimento degli eventi, sarà a carico del concessionario dell evento. Eventuali danni a persone e/o a cose, in primis al patrimonio storicoartistico, che si dovessero verificare nel corso degli eventi dovranno essere risarciti a spese del concessionario, che a tale scopo dovrà stipulare specifiche polizze assicurative da stabilirsi di volta in volta e comunque di valore non inferiore a ,00. Le spese per gli interventi di pulizia fuori programma resi necessari dalla concessione d uso degli ambienti nei giorni e fasce orarie in cui dovrebbe svolgersi il servizio ordinario di pulizia dei medesimi, saranno a carico del concessionario, giacché le ditte appaltatrici delle pulizie chiedono compensi straordinari in caso di differimento dei loro interventi. f.1.3. Aree idonee ad ospitare i drinks o cocktails Le aree idonee ad ospitare i drinks o cocktails di cui al Disciplinare 20, o analoghe prestazioni di catering, verranno individuate preventivamente, al fine di evitare rischi per l integrità di strutture, opere d arte e arredi e senza pregiudicare l attività museale o il funzionamento degli uffici e quindi la fruizione dei servizi comunali resi ai cittadini. f.1.4. Visite del museo effettuate nell ambito di concessioni d uso degli ambienti di Palazzo Vecchio o attività istituzionali dell ente Le visite del museo effettuate nell ambito di concessioni d uso degli ambienti di Palazzo Vecchio o attività istituzionali dell ente, devono rispettare i seguenti principi. Per finalità statistiche, è fatto obbligo di emettere biglietti di ingresso individuali per tutti i partecipanti alla visita. 51

9 La concessione di gratuità o riduzioni sulla tariffa d accesso al museo è subordinata dall applicazione del Regolamento dei musei comunali 21 e delle Norme per l accesso ai musei comunali 22. Per le visite del museo in orario di chiusura al pubblico è fatto obbligo di richiedere la preventiva autorizzazione del Servizio Musei. È inoltre richiesta la copertura delle spese di eventuali servizi straordinari di sorveglianza e pulizia degli ambienti del Museo nonché per la sicurezza (safety) nel rispetto delle procedure del Piano di Emergenza. Per le visite del museo in orario di chiusura al pubblico è necessario estendere la concessione d uso agli ambienti interessati dalla visita, nel caso di attività diverse da quelle istituzionali, dietro corresponsione al Servizio Musei di un compenso forfettario. f.1.5. Concessione in uso degli ambienti monumentali di Palazzo Vecchio per esposizioni temporanee Qualità e compatibilità del progetto scientifico, sicurezza, uso della dotazione impiantistica Le modalità per ottenere la concessione in uso degli ambienti monumentali di Palazzo Vecchio per esposizioni temporanee, valevoli sia per le richieste presentate da soggetti terzi, pubblici e privati, sia per quelle formulate in seno all Amministrazione Comunale da soggetti non appartenenti al Servizio Musei Comunali, prevedono la richiesta di concessione degli ambienti, e la contestuale presentazione: di un progetto scientifico dal quale si desumano la natura dell esposizione, le sue finalità e la sua articolazione; di un progetto tecnico di allestimento, convalidato da un tecnico abilitato, che dovrà essere sottoposto al parere dei Servizi preposti. L approvazione della concessione in uso è subordinata alla verifica, da parte dei competenti uffici 23, dei seguenti aspetti: qualità del progetto scientifico e sua compatibilità con il carattere monumentale e l identità storica e artistica degli spazi destinati a ospitarla; conformità del progetto esecutivo alla vigente normativa in materia di sicurezza dei luoghi pubblici e prevenzione antincendio degli edifici storici e artistici adibiti a musei, gallerie, esposizioni e mostre 24 ; concertazione preliminare delle modalità di utilizzo degli impianti esistenti. 52

10 Panorama con Palazzo Vecchio dalla Cupola del Brunelleschi 53

11 Divieto di ancoraggio al contesto e di modifica delle opere e delle peculiarità artistiche Durante le operazioni di allestimento e di disallestimento sarà fatto assoluto divieto di effettuare qualsiasi forma di ancoraggio e applicazione alle strutture architettoniche e agli arredi esistenti; di spostare, alterare o coprire gli apparati ornamentali e gli arredi monumentali esistenti; coprire o spostare la segnaletica esistente; ingombrare le vie di fuga, intralciare il passaggio dei visitatori del museo e degli altri utenti del Palazzo e pregiudicare lo svolgimento delle ordinarie attività di pulizia e manutenzione degli ambienti. Dovranno inoltre essere osservate le seguenti prescrizioni: il trasporto ai piani degli elementi necessari all allestimento dovrà essere effettuato tramite elevatori esterni del tipo di quelli utilizzati nei traslochi come descritto al punto g.3. Allestimento e disallestimento dell esposizione da eseguire in orari di chiusura delle attività museali Lo svolgimento delle operazioni di allestimento e disallestimento dovrà avvenire in orario di chiusura al pubblico delle aree destinate ad ospitare l esposizione o, comunque, in giorni e fasce orarie in cui tale attività non arrechi pregiudizio alla fruizione dei medesimi ambienti e dovrà tener conto della normativa vigente in materia di sicurezza e prevenzione incendi 25, con particolare riferimento ai rischi connessi alle operazioni di allestimento e disallestimento e all organizzazione delle cerimonie di inaugurazione; Il concessionario assume l onere di curare la comunicazione relativa all esposizione Gli organizzatori e i curatori dell esposizione dovranno illustrare le motivazioni e i contenuti della medesima mediante la posa in opera di pannelli e didascalie e/o la distribuzione di depliant, a loro carico, per le aree interessate dal passaggio dei visitatori del museo, in almeno due lingue (italiano e inglese) e in quantità commisurate alla fruizione degli ambienti; Assunzione da parte del concessionario degli oneri per Assicurazione, sorveglianza e pulizie finali Eventuali danni a persone e/o a cose, in primis al patrimonio storicoartistico, che si dovessero verificare nel corso dell allestimento e del disallestimento dell esposizione dovranno essere risarciti a spese del concessionario, che a tale scopo dovrà stipulare specifiche polizze assicurative da stabilirsi di volta in volta e comunque di valore non inferiore a ,00. 54

12 Particolare del soffitto affrescato a grottesche della Camera Verde 55

13 Dovranno essere acquisiti certificati di assicurazione e liberatorie per danni causati da terzi alle strutture espositive e alle opere in mostra secondo la formula all risks da chiodo a chiodo; La retribuzione ordinaria o straordinaria del personale di sorveglianza del museo, atto a garantire il mantenimento degli standard di tutela della sicurezza delle persone (safety) e delle strutture e opere d arte (security) durante l allestimento e il disallestimento dell esposizione, sarà a carico del concessionario. Le spese per gli interventi di pulizia fuori programma resi necessari dall occupazione degli ambienti per operazioni di allestimento e disallestimento nei giorni e fasce orarie in cui dovrebbe svolgersi il servizio ordinario di pulizia dei medesimi, saranno a carico del concessionario, giacché le ditte appaltatrici delle pulizie chiedono compensi straordinari in caso di differimento dei loro interventi. Al termine dell esposizione il concessionario avrà l obbligo di ripristino dello stato originario degli ambienti e a suo carico saranno eventuali interventi straordinari di pulizia. F.2. Concessione in uso degli ambienti monumentali per riprese fotografiche, video e cinematografiche La concessione in uso degli ambienti monumentali di Palazzo Vecchio per riprese fotografiche e filmate è disciplinata dal Regolamento dei Musei Comunali 26. Per l esecuzione delle riprese è previsto il pagamento di un canone In materia di tariffazione il riferimento normativo vigente è il disciplinare Istituzione e determinazione dei canoni dovuti per la concessione dei diritti di riproduzione e d uso del patrimonio storico-artistico del Comune di Firenze. La concessione soggiace, inoltre, alla vigente normativa in materia di sicurezza e prevenzione incendi 28. f.2.1. Riprese fotografiche 56

14 Per presentare richiesta di effettuare riprese fotografiche, è obbligatorio compilare l apposito modulo che, debitamente sottoscritto, dovrà essere sottoposto all attenzione e approvazione del Servizio competente 29. Richiesta corredata da un dettagliato piano di lavoro La richiesta deve essere corredata da un dettagliato piano di lavoro in cui siano indicate le sale interessate alle riprese, gli orari prescelti, le attrezzature tecniche che si prevede di impiegare, il numero del personale coinvolto. La richiesta è subordinata all autorizzazione del Servizio Musei. In orario di apertura al pubblico degli ambienti museali, il Servizio competente dispone: l individuazione di modalità e tempi compatibili con l esigenza di garantire la piena accessibilità del museo al pubblico dei visitatori nei modi e con gli orari con i quali il servizio viene offerto; limitazioni finalizzate a salvaguardare il decoro e l integrità degli ambienti e del patrimonio storico-artistico ivi conservato; il risarcimento di eventuali danni a persone o cose, in primis al patrimonio storico-artistico, che si dovessero verificare nel corso delle riprese. Assunzione da parte del concessionario degli oneri per la sorveglianza Al di fuori dell orario di apertura al pubblico degli ambienti museali, in aggiunta ai sopradetti aspetti, il Servizio competente prescrive che tutti gli oneri relativi ai seguenti punti siano a carico del concessionario: sorveglianza degli spazi durante lo svolgimento delle riprese, delle operazioni di installazione e disinstallazione delle attrezzature; vigilanza e assistenza tecnica, anche in merito alla sicurezza. f.2.2. Riprese video e cinematografiche Per presentare richiesta di effettuare riprese cinematografiche, è obbligatorio compilare l apposito modulo che, debitamente sottoscritto, dovrà essere sottoposto all attenzione del Servizio competente

15 Richiesta corredata da un dettagliato piano di lavoro La richiesta deve essere corredata da un dettagliato piano di lavoro al quale sarà unito un cronoprogramma dell evento, in cui siano indicate le sale interessate alle riprese, gli orari prescelti, le attrezzature tecniche da impiegare, il numero del personale tecnico e artistico coinvolto. La richiesta di effettuare riprese video e cinematografiche è subordinata all autorizzazione dei Servizi preposti alla gestione degli ambienti museali e alla manutenzione e conservazione delle strutture, degli impianti, degli apparati ornamentali e degli arredi degli ambienti monumentali. Allestimento e disallestimento delle attrezzature da eseguire in orari di chiusura delle attività museali Durante le operazioni di allestimento e di disallestimento delle attrezzature necessarie per le riprese cinematografiche e della scenografia dovranno essere osservate tutte le disposizioni stabilite nei precedenti punti del capitolo F. Le suddette operazioni si dovranno svolgere in orario di chiusura al pubblico o, comunque, in giorni e fasce orarie in cui tale attività non arrechi pregiudizio alla fruizione degli ambienti. Qualora si renda necessario spostare, alterare e/o coprire le strutture architettoniche, gli arredi e la segnaletica esistenti, tali interventi dovranno essere preventivamente concordati e autorizzati dai Servizi preposti. È fatto assoluto divieto di ingombrare le vie di fuga, intralciare il passaggio dei visitatori del museo e degli altri utenti del palazzo e pregiudicare lo svolgimento delle ordinarie attività di pulizia e manutenzione degli ambienti. Qualora si renda necessario spostare, alterare e/o coprire le strutture architettoniche, gli arredi e la segnaletica esistenti, tali interventi dovranno essere preventivamente concordati e autorizzati dai Servizi preposti. È fatto assoluto divieto di ingombrare le vie di fuga, intralciare il passaggio dei visitatori del museo e degli altri utenti del palazzo e pregiudicare lo svolgimento delle ordinarie attività di pulizia e manutenzione degli ambienti. Assunzione da parte del concessionario degli oneri per sorveglianza, ripristino dello stato degli ambienti e pulizie finali Il concessionario dovrà accollarsi gli oneri di sorveglianza degli spazi durante lo svolgimento delle riprese e delle operazioni di allestimento e disallestimento delle scenografie e attrezzature, di vigilanza e assistenza tecnica, anche in merito alla sicurezza. 58

16 Al termine delle riprese, il concessionario sarà tenuto a garantire il ripristino dello stato originario degli ambienti e a suo carico saranno eventuali interventi straordinari di pulizia inclusi gli oneri per la sorveglianza. Acquisizione liberatorie e corresponsione canone Sarà altresì richiesta l acquisizione di certificati di assicurazione e liberatorie per danni a persone o cose causati durante le riprese e lo svolgimento delle operazioni di allestimento e ripristino dello stato originario; la corresponsione del canone previsto dal Disciplinare e la previsione della corresponsione di una cauzione 31. Un Vigile del Fuoco in calata dalla torre nel corso di un esercitazione 59

17 Palazzo Vecchio dal Piazzale degli Uffizi durante i lavori di restauro del

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