[BILANCIO DI RESPONSABILITÀ SOCIALE] Consuntivo di attività 2013

Transcript

1 Tribunale Ordinario di Firenze [BILANCIO DI RESPONSABILITÀ SOCIALE] Consuntivo di attività 2013

2 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze Sommario 1. Il Consuntivo di Bilancio Focus: i tavoli permanenti Lo stato di avanzamento dei progetti Le politiche per i cittadini Le politiche per i professionisti Le politiche per gli uffici giudiziari Le politiche per i dipendenti Il proseguimento dei lavori oltre l esperienza Best Practices Appendice: i protocolli di intesa Protocollo di intesa con l Ordine degli Avvocati Protocollo di intesa con l Ordine dei Commercialisti Protocollo di intesa con la Procura della Repubblica Protocollo di intesa con la Polizia Giudiziaria Protocollo di intesa tra Tribunale del Riesame e Procure di Livorno e Lucca

3 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze 1. Il Consuntivo di Bilancio A marzo 2013 è stato pubblicato sul sito web del Tribunale di Firenze e presentato nel corso di una conferenza stampa il primo documento di Bilancio di Responsabilità Sociale, redatto dall Ufficio allo scopo di informare i cittadini e i portatori di interesse sull impiego delle risorse, le attività svolte, gli obiettivi di miglioramento e i risultati conseguiti dal Tribunale. Il Bilancio pubblicato, relativo al periodo , è un documento che contiene sia una parte consuntiva, per quanto riguarda le attività e i risultati raggiunti fino al 2012, sia una parte preventiva, con riferimento agli obiettivi di miglioramento fissati per l anno Il presente Consuntivo di attività 2013, in linea col precedente documento di Bilancio, riporta lo stato di avanzamento dei lavori del Tribunale per aggiornare i portatori di interesse sui risultati raggiunti nel 2013 e sugli obiettivi da perseguire nel corso del La pubblicazione del Consuntivo 2013 coincide con la chiusura dei lavori del Progetto Best Practices e mira anche ad informare la collettività dei risultati raggiunti dal Tribunale nel corso del progetto col supporto dell attività consulenziale. Il Progetto Best Practices in particolare non deve essere percepito come un esperienza conclusa da lasciarsi dietro le spalle, bensì come una spinta al cambiamento culturale e l inizio di un processo costruttivo che è necessario proseguire verso il raggiungimento dell eccellenza. È per questo motivo che il Tribunale vuole mettere a frutto quanto appreso e continuare il percorso di miglioramento in maniera autonoma anche senza l appoggio della consulenza che a breve terminerà il suo incarico. Il Bilancio Sociale assumerà quindi la veste di strumento collettore di tutti i risultati ottenuti dai cantieri di miglioramento che verranno portati avanti dai gruppi di lavoro, nonché di documento in cui verranno formalizzati gli obiettivi e gli stati di avanzamento, con lo scopo di tenere costantemente informati tutti gli interlocutori sugli impegni presi dal Tribunale al fine di garantire un continuo miglioramento del servizio giustizia. Il presente documento riporta gli stati di avanzamento dei progetti intrapresi nel corso del con una verifica dei risultati al 31 dicembre 2013 e la formalizzazione degli obiettivi da raggiungere nel corso del periodo È presente un focus sui tavoli permanenti, che rappresentano finora il risultato più importante ottenuto dal Gruppo di Lavoro del Bilancio Sociale, ed un ipotesi di gestione del proseguimento dei cantieri di miglioramento da portare avanti a seguito della chiusura del Progetto Best Practices. In appendice al documento si riportano i protocolli di intesa con gli interlocutori principali per la costituzione dei tavoli tecnici permanenti. 3

4 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze 2. Focus: i tavoli permanenti Il principale risultato concreto raggiunto nell ambito della realizzazione del Bilancio di Responsabilità Sociale è stato il rafforzamento delle relazioni con gli interlocutori principali tramite l istituzione di tavoli tecnici. I tavoli rappresentano il valore aggiunto del BRS del Tribunale di Firenze, che è diventato così non solo strumento di comunicazione e trasparenza ma anche luogo di gestione strategica delle relazioni con gli interlocutori rilevanti e di formalizzazione degli impegni. Il Bilancio Sociale del Tribunale di Firenze è stato presentato al Forum PA il 30 maggio 2013 come una delle migliori pratiche a livello nazionale. I tavoli permanenti si riuniscono periodicamente e hanno lo scopo di trovare soluzioni a problematiche comuni di carattere organizzativo e proporre nuovi progetti per il miglioramento del servizio giustizia. Con ognuno dei quattro interlocutori individuati, Ordine degli Avvocati, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, Procura della Repubblica e Polizia Giudiziaria, sono stati firmati Protocolli di Intesa in cui si sono definite le modalità di incontro e partecipazione e le finalità. Mentre per Ordine degli Avvocati, Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili e Procura della Repubblica sono stati formati dei tavoli permanenti, con la Polizia Giudiziaria si è preferito creare una cornice quadro nell ambito della quale stabilire uno o più incontri che avranno luogo su impulso di una delle parti, senza necessità di periodicità programmata. I tavoli permanenti si riuniscono con cadenza almeno trimestrale secondo un calendario stabilito all inizio del periodo e vengono convocati dal Presidente del Tribunale che ne comunica l ordine del giorno. Per la formazione dell ordine del giorno è prevista una struttura di referenti per ogni unità organizzativa coinvolta (sezione o cancelleria), che raccolgono le istanze da parte delle loro unità organizzative, filtrano le questioni più urgenti e le comunicano al Presidente del Tribunale il quale può decidere se portarle o no all attenzione del tavolo a seconda dell effettiva urgenza e pertinenza. Gli interlocutori a loro volta tramite un referente presentano al Presidente le questioni da inserire all ordine del giorno. Il tavolo con l Ordine degli Avvocati è diviso in due sotto-tavoli che si riuniscono separatamente per trattare questioni relative all Area Civile e all Area Penale. La firma dei protocolli e l insediamento dei tavoli sono avvenuti secondo il seguente calendario: Firma del Protocollo Insediamento del Tavolo Permanente Ordine degli Avvocati Ordine dei Commercialisti Procura della Repubblica Polizia Giudiziaria 7 febbraio 21 febbraio 27 febbraio 8 maggio 11 marzo 19 marzo 8 aprile 12 giugno 4

5 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze Le prime riunioni dei tavoli sono state convocate con cadenza più ravvicinata rispetto alla programmazione trimestrale, per cui i primi incontri si sono tenuti con cadenza mensile. Di seguito si riportano i principali temi oggetto di discussione dei tavoli: Ordine degli Avvocati tavolo civile: si sono tenute 5 riunioni. La questione più importante tra quelle trattate riguarda le modalità di accesso degli Avvocati nelle cancellerie. A seguito delle rilevazioni di monitoraggio realizzate presso le cancellerie è emerso che buona parte delle richieste agli sportelli riguarda operazioni o informazioni alle quali l avvocato può già accedere da remoto tramite Punto d Accesso per il Processo Telematico: il Tribunale e l Avvocatura stanno studiando le modalità di sensibilizzazione degli Avvocati al fine di ridurre gli accessi non necessari e migliorare il servizio di cancelleria. In più si intende rivedere congiuntamente orari e modalità di accesso ai servizi, valutando anche la costituzione di sportelli unici per specifici servizi già fruibili per via telematica. Nel corso del 2014 il Tribunale ha intenzione di mettere a disposizione degli Avvocati un servizio di prenotazione telematica delle copie con l obiettivo di ridurre l accesso alle cancellerie e agevolare il lavoro dei professionisti. Questo obiettivo sarà perseguito anche tramite l implementazione dei procedimenti non interamente telematici con l inserimento di documenti digitalizzati riproduttivi di documenti cartacei. A questo scopo ci si avvarrà dell impiego di giovani del Servizio Civile Regionale, assegnati in base al bando di concorso vinto nel 2013 col progetto Il Tribunale al servizio di Cittadini e Imprese: trasparenza e accesso digitale al fascicolo processuale. Un altro argomento di discussione riguarda la possibilità di apertura di uno sportello per il cittadino dell Ordine degli Avvocati accanto all URP di Palazzo in vista dell entrata in vigore dell obbligatorietà dei depositi telematici, prevista per il 30 giugno È in progetto un azione congiunta di dirottamento dell utenza professionale all URP per le informazioni di cancelleria già acquisibili in via telematica e di maggiore sensibilizzazione dell avvocatura alle problematiche relative al Processo Civile Telematico, con l obiettivo di liberare risorse da dedicare all acquisizione delle buste telematiche inviate da Magistrati e Avvocati. Ordine degli Avvocati tavolo penale: si sono tenute 4 riunioni. Uno tra i principali argomenti di discussione trattati dai componenti del tavolo è stata la modalità di liquidazione delle spese ai difensori. Presso la sezione GIP/GUP si sta effettuando una sperimentazione tramite la creazione di un sotto-fascicolo compilato dal difensore, di facile lettura da parte della cancelleria, contenente tutti gli atti utili alla liquidazione delle spese in modo da agevolare le cancellerie nel reperimento della documentazione necessaria e rendere la procedura più veloce. Si è inoltre discussa l ipotesi di prevedere un onorario forfettario per tutti gli Avvocati, in modo da accelerare ancora di più il processo di liquidazione. 5

6 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze Il 19 giugno è stato sottoscritto un protocollo tra Ordine degli Avvocati, Camera Penale e ufficio GIP per la sperimentazione del nuovo sistema in questo ufficio. Altri argomenti in discussione riguardano lo studio di sistemi per consentire all avvocato l accesso alle cartelle condivise che contengono le sentenze digitalizzate utilizzando il Punto d Accesso già in uso per il settore civile (il che implicherà anche la soluzione del problema del pagamento dei diritti di cancelleria) e la possibilità di richiedere le copie e l accesso ai fascicoli per via telematica, con i crismi di sicurezza del Processo Telematico, ciò al fine di agevolare il lavoro dell avvocato e allo stesso tempo limitare l afflusso di pubblico nelle cancellerie. A seguito di interlocuzione con l'ordine degli Avvocati nell ambito dei tavoli civile e penale si sono apportate variazioni all'orario di apertura delle cancellerie, con la previsione, a partire dal 25 giugno e fino al 30 aprile 2014 di un orario di apertura al pubblico dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 12 con prosecuzione alle 12,45 per il deposito di atti in scadenza. È stato invece stabilito il mantenimento dell'attuale orario per il Tribunale del Riesame, per la sua natura di ufficio distrettuale, e la chiusura al pubblico di tutte le cancellerie il martedì pomeriggio ad eccezione della cancelleria della volontaria giurisdizione e del servizio asseverazioni perizie e traduzioni giurate, in quanto uffici che interessano prevalentemente utenza non qualificata. È stato confermato il presidio del sabato per attività urgenti e ricezione atti in scadenza dalle ore 9 alle ore 13. Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili: si sono tenute 4 riunioni. Il tavolo permanente con l Ordine dei Commercialisti si sta concentrando principalmente su questioni che riguardano il Processo Civile Telematico. In particolare si sono invitati i commercialisti a depositare le insinuazioni allo stato passivo e gli allegati su supporto informatico e, in generale, è stata sollecitata una più ampia partecipazione degli iscritti all Ordine al processo di telematizzazione anche per le esecuzioni immobiliari, che sono già attive da tempo. Grazie a queste azioni si è avuta la riduzione dei tempi di liquidazione delle spese. Si sta lavorando sul tema del riordino degli archivi, per sopperire ad alcuni problemi di arretrati accumulatisi con il trasloco. Inoltre si sta pensando di realizzare con il supporto dell Ordine un nuovo ciclo di formazione per le cancellerie sull utilizzo dei registri informatici, o in alternativa a una serie di processi di affiancamento e presidio on the job. Si ha intenzione di prendere contatti con l Ordine dei Commercialisti al fine di porre in essere azioni congiunte finalizzate all individuazione e alla formazione degli amministratori giudiziari nei procedimenti cautelari reali penali e nelle misure di prevenzione patrimoniale. È in progetto la realizzazione di un Osservatorio sulla sezione fallimentare cui parteciperanno Magistrati, personale amministrativo, Avvocati e dottori commercialisti. 6

7 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze Procura della Repubblica: si sono tenute 5 riunioni. Al tavolo con la Procura si sono affrontate alcune questioni strettamente operative nella gestione dei procedimenti penali e si sta valutando l opportunità dell'istituzione per entrambe le sezioni penali del Tribunale di un udienza mensile destinata alla trattazione dei processi ex 429 o 456 c.p.p. con imputati detenuti. Nell ambito dell imminente estensione del SICP a livello nazionale, il Tribunale, la Procura e l Ordine degli Avvocati hanno inviato al Ministero una lettera a firma congiunta per chiedere la partecipazione alla sperimentazione del Processo Penale Telematico. All interno del tavolo si stanno analizzando le problematiche di filiera che interessano gli scambi telematici tra i due uffici: a questo scopo è stato invitato a partecipare al tavolo il RID, il Magistrato Referente per l Informatica Distrettuale, oltre che i Magistrati di riferimento per l informatica di Tribunale e Procura. È in fase di prima operatività una sperimentazione di Atti e Documenti di SICP per la gestione informatica delle direttissime e, inoltre, è in via di definitiva stesura la proposta per la digitalizzazione degli atti con specifico adattamento del sistema SIDIP. Polizia Giudiziaria: si sono tenute 2 riunioni. Gli argomenti trattati nel tavolo tecnico con le forze di polizia giudiziaria hanno riguardato in particolare le modalità di selezione dei testimoni di PG per le udienze dibattimentali, in modo da ottenere una effettiva e proficua presenza dei testi citati, evitare convocazioni superflue o assenze che impongano rinvii dei processi, e garantire la conoscenza esaustiva da parte dei testimoni dei fatti e dei temi oggetto dell esame. È altresì emersa dalla discussione la necessità per il conseguimento di tale risultato di coinvolgere la Procura della Repubblica cui di regola è rimessa la individuazione anche di questi testi qualificati e la loro consequenziale citazione dopo l ammissione disposta dal giudice. Altro tema oggetto di confronto è stato quello della destinazione dei corpi di reato, che rimangono in giacenza presso gli uffici di PG che hanno operato i sequestri. Si è stabilito pertanto di monitorare la situazione inerente ai corpi di reato in giacenza fuori dalle cancellerie in modo da poter provvedere al riguardo nella maniera più sollecita. Inoltre si è convenuto sull'opportunità di sensibilizzare i giudici affinché con la sentenza, o con separata ma contestuale ordinanza, decidano, ove possibile, anche sulla destinazione da dare ai corpi di reato. In tal senso si è deciso di apporre su ogni fascicolo trattato un elenco dei corpi di reato sui quali provvedere. Allo stesso tempo si è affrontato il tema del difficile reperimento, per i processi per direttissima, di interpreti per alcuni idiomi stranieri: si è convenuto di approntare una lista di interpreti che siano a disposizione delle sale operative dei vari uffici di PG al fine di poter consentire loro di porsi direttamente in contatto per il giorno seguente. 7

8 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze 3. Lo stato di avanzamento dei progetti Il BRS ha formalizzato una serie di obiettivi a beneficio degli stakeholder specificandone le modalità e i tempi di attuazione. Gli obiettivi sono stati declinati per target, cioè per categorie di riferimento: cittadini, professionisti, uffici giudiziari, personale. Per ogni progetto in via di attuazione sono stati specificati le fasi e i tempi in cui realizzare gli obiettivi prefissati. In questo modo il Tribunale di Firenze ha assunto un impegno formale nei confronti degli interlocutori. Il raggiungimento degli obiettivi, nei tempi e nei modi prestabiliti, è oggetto di verifica nel presente documento di consuntivo attività, fissando al contempo nuovi obiettivi sfidanti per il periodo successivo. 3.1 Le politiche per i cittadini Obiettivi di lungo termine Azioni Progetti Rendere più chiari i servizi offerti Guida dei dal Tribunale e le modalità di Servizi accesso agli stessi Assicurare il rispetto degli standard di qualità Offrire ai cittadini e ai professionisti informazioni aggiornate Carta dei Servizi Sito Web Risultati al Obiettivi per il Confezionata la Aggiornamento guida e pubblicata annuale della sul sito web Guida cartacea e aggiornamento costante delle schede sul sito Pubblicata sul sito web Online a partire da marzo 2013 web Aggiornamento annuale della Carta Aggiornamento costante dei contenuti del sito, ampliamento della gamma dei servizi on line Fornire informazioni agli utenti URP di Palazzo Completato Rafforzamento della collaborazione con la VG, raccordo con gli URP territoriali Facilitare e supportare i cittadini italiani e stranieri nell avvicinarsi al mondo della giustizia tramite il miglioramento dei servizi di volontaria giurisdizione Punti informativi VG. Protocolli di supporto informativo. Integrazione dei servizi di VG con l URP Apertura tavoli di lavoro con Avvocati e i Comuni di Firenze, Empoli e Pontassieve per la predisposizione di punti informativi VG. Presenza di modulistica presso l URP di palazzo. Revisione della collaborazione con i servizi sociali. Coinvolgimento del Terzo settore e creazione di punti informativi VG sul territorio presso gli URP degli enti locali e le associazioni di volontariato. Promuovere la pratica della Progetto Attivato lo sportello Monitoraggio degli 8

9 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze mediazione per favorire una più rapida soluzione delle controversie tra cittadini Nausicaa2 Mediazione Delegata presso il Tribunale. Affiancamento dei giudici con borsisti per la gestione degli inviti alla mediazione e il monitoraggio. Svolgimento di incontri e seminari formativi e informativi. inviti e degli ordini di mediazione. Analisi qualitativa e quantitativa del dati; diffusione dei risultati dell analisi. Aggiornamento protocollo Progetto Nausicaa2 Sono intese come politiche per i cittadini tutti i progetti e le azioni volte a tutela degli utenti non professionali, cioè i cittadini che si rivolgono al Tribunale senza la mediazione di un avvocato. Per informare i cittadini sui servizi offerti il Tribunale ha realizzato, nell ambito del Progetto Best Practices, una Guida ai Servizi rivolta agli utenti non professionali per rendere più chiare e accessibili le attività e i servizi offerti dal Tribunale. La Guida è stata pubblicata a marzo 2013, presentata nel corso di specifica conferenza stampa presso il Nuovo Palazzo di Giustizia il 27 marzo 2013, e successivamente è stata integrata dalla Carta dei Servizi in cui sono esplicitati gli standard da conseguire secondo programmate scansioni temporali dei principali servizi del Tribunale. Tale documento rappresenta un impegno nei confronti degli utenti, oggetto di monitoraggio interno. La Carta dei Servizi, come la Guida, sarà aggiornata annualmente e può essere oggetto di segnalazione da parte dei cittadini. Il nuovo Sito Web è stato pubblicato online a marzo 2013 e presentato nel corso della suddetta conferenza stampa. Il sito contiene informazioni importanti sia per i cittadini sia per l utenza professionale: l elenco degli uffici, la dislocazione delle cancellerie, l elenco dei servizi offerti dal Tribunale, le schede sui servizi che interessano i cittadini, la modulistica per i servizi di volontaria giurisdizione, la descrizione dei progetti portati avanti dal Tribunale, l elenco delle notizie principali. Il sito è tenuto costantemente aggiornato e negli ultimi mesi è stata riservata particolare attenzione alla nuova disciplina sulla tutela dei minori e all Ufficio per il Processo. È stato creato un unico quadro che riporta le convenzioni attive per i tirocini ed è stato dato risalto alla sezione news, dove vengono inseriti costantemente i decreti del Presidente del Tribunale rilevanti per l utenza esterna. Vista l importanza che il sito internet riveste verso l utenza esterna, sorge la necessità di individuare e organizzare una struttura o gruppo di lavoro che si faccia carico di un suo costante aggiornamento. Per facilitare l orientamento dei cittadini tra gli uffici del Tribunale, inoltre, sono state preparate delle Mappe di palazzo per il pubblico, dislocate nei luoghi di accesso di ciascun piano. 9

10 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze Dal gennaio 2012 gli uffici giudiziari di Firenze aventi sede nel Nuovo Palazzo di Giustizia hanno realizzato l Ufficio Relazioni con il Pubblico. Tra gli obiettivi per il futuro c è la creazione di uno sportello che fornisca sostegno specifico a coloro che necessitano di amministrazione di sostegno o di servizi di volontaria giurisdizione in generale, in modo da costituire un primo punto di accoglienza. Inoltre è stata sviluppata la rete dei centri di eccellenza tramite scambi con l URP di Brescia. Il settore della Volontaria Giurisdizione è quello che interessa maggiormente l utenza non professionale, in quanto normalmente non è richiesta l assistenza di un legale. È un settore particolarmente delicato perché coinvolge tutti coloro i quali necessitano di tutela curatela e di sostegno: anziani, disabili, minorenni, persone non autosufficienti, i quali usufruiscono di particolari istituti giuridici, quali l amministrazione di sostegno e la tutela. Il Tribunale di Firenze ha deciso di puntare sul miglioramento del servizio all utenza attraverso l intensificazione delle reti con il territorio e ampliamento dei servizi per gli utenti presso la cancelleria dedicata. In particolare è in fase di definizione operativa un accordo con i Comuni di Empoli, Firenze e Pontassieve per la divulgazione delle informazioni, modulistica e supporto operativo presso gli URP comunali. Inoltre sono stati svolti gli incontri preparatori per la definizione di una rete con le associazioni di volontariato per la fornitura di informazioni e primo ascolto presso i predetti URP, anche tramite la possibilità di fissare appuntamenti dedicati presso l URP del Palazzo di Giustizia, che già oggi fornisce informazioni e modulistica per gli utenti della volontaria giurisdizione, con particolare attenzione ai servizi offerti dal Portale dei Servizi Telematici agli utenti privati. Tali servizi di consultazione sono stati oggetti di una apposita campagna divulgativa presso le stesse cancellerie della VG. La mediazione rappresenta una valida alternativa per i cittadini che abbiano necessità di ricorrere ad un modo semplice e rapido per la risoluzione delle controversie. Con il progetto Nausicaa2, elaborato dall Osservatorio sulla Giustizia Civile, con la collaborazione dell Università degli Studi di Firenze, la Camera di Commercio e l Organismo di Conciliazione di Firenze, è stata attivata una nuova procedura di implementazione della mediazione civile e commerciale su invito del Giudice. Attualmente presso il Tribunale di Firenze (piano V, stanza 9) è stato aperto uno sportello dove il Laboratorio Universitario Un Altro Modo fornisce orientamento e gestisce sessioni informative anche a favore di giudici, Avvocati e privati interessati. Inoltre è iniziato l inserimento dei giovani borsisti del Laboratorio presso i giudici civili, al fine di esaminare le cause secondo la prospettiva della mediazione endoprocessuale e di segnalare, anche attraverso apposite schede per singoli processi, in quali casi sia utile l invito del giudice ex art. 5 del d.lgs.28/2010. I borsisti hanno iniziato il monitoraggio degli inviti in mediazione secondo l apposito link installato presso le postazioni informatiche dei vari giudici. Dal marzo ad oggi si sono svolti gli incontri programmati per la formazione dei giudici in gruppi ristretti relativi alle 10

11 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze singole sezioni, in modo da evidenziare i particolari profili delle varie materie trattate dalle sezioni stesse. Anche in conseguenza dei numerosi mutamenti legislativi sopravvenuti in tema di mediazione delegata, sono stati organizzati 11 incontri seminariali tenuti da esperti del settore. I risultati dello studio così effettuato saranno diffusi pubblicamente affinché si promuova e si diffonda la cultura della mediazione presso i professionisti e più in generale presso i soggetti interessati. Alla data del 31 dicembre 2013 sono stati già emessi dai giudici circa 350 provvedimenti, con un trend in forte aumento nell ultimo periodo della rilevazione. Da ultimo, nell ambito del Progetto Nausicaa2, l Osservatorio sulla giustizia civile presso il Tribunale di Firenze ha varato alla fine di dicembre 2013 alcune Linee guida per favorire rapide soluzioni a problemi procedurali e focalizzare l attenzione sulle prassi applicative della mediazione e in particolare della mediazione disposta dal giudice. A tali prassi sarà dedicato il lavoro dei prossimi tempi per un aggiornamento del Progetto Nausicaa Le politiche per i professionisti Obiettivi di lungo termine Rafforzare le relazioni con i professionisti, risolvere problematiche comuni di carattere organizzativo, sviluppare nuove proposte progettuali per il miglioramento dei servizi Azioni Progetti Risultati al Obiettivi per il Tavoli permanenti con Tavoli avviati a marzo Riduzione dell afflusso l Ordine degli Avvocati 2013 e dei tempi di di pubblico presso le e l Ordine dei liquidazione delle cancellerie. Commercialisti spese per i gratuiti Miglioramento della patrocini diffusione dei servizi telematici per Avvocati e commercialisti, riordino degli archivi e potenziamento delle competenze informatiche degli addetti Richiesta online copie decreti ingiuntivi. Raggiungimento di un accordo con l Ordine dei Commercialisti per l individuazione e formazione di professionisti nominabili come amministratori giudiziari sia per le misure cautelari reali nei procedimenti penali sia per le misure di prevenzione di carattere patrimoniale Accelerare i tempi dei Processo Telematico Valore legale delle Introduzione della 11

12 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze procedimenti e diminuirne i costi tramite soluzioni telematiche memorie telematiche a partire dal 15 maggio Avvio della sperimentazione alla fallimentare sperimentazione del Processo Telematico anche nell area penale. Attivazione della telematizzazione nella fase prefallimentare Come già emerso nel focus sui tavoli permanenti, con l Ordine degli Avvocati e l Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili sono stati costituiti dei tavoli permanenti in cui vengono costantemente confrontate problematiche e proposte per il rafforzamento delle relazioni tra Ordini e Tribunale e il miglioramento del servizio. Rispetto alle criticità rilevate gli attori coinvolti hanno elaborato una pluralità di soluzioni, molte delle quali vertono su una maggior diffusione del Processo Telematico per il miglioramento dei servizi ai professionisti e una miglior gestione delle attività di cancelleria. Il Processo Civile Telematico, al Tribunale di Firenze già avviato anni addietro con la telematizzazione delle procedure esecutive immobiliari, i decreti ingiuntivi e i provvedimenti dei giudici, il 23 gennaio 2013 ha visto l attivazione a valore legale delle comunicazioni telematiche di cancelleria per il settore civile e l avvio della sperimentazione del deposito telematico delle memorie per le procedure di contenzioso. A partire dal 15 maggio 2013 anche le memorie telematiche hanno acquisito valore legale: ciò significa che per tutti gli atti dei difensori (esclusi gli atti introduttivi) nei procedimenti di contenzioso civile e lavoro il deposito può avvenire in via telematica sostituendo il deposito cartaceo a tutti gli effetti di legge. Una volta depositata la memoria e accettata dalla cancelleria, questa è a disposizione e visualizzabile sia dal giudice attraverso la propria consolle di lavoro che dai procuratori costituiti in giudizio. Le memorie telematiche permetteranno quindi agli Avvocati di depositare i propri atti e visualizzare gli atti della controparte per via telematica, senza più la necessità di depositare le copie scambio, diminuendo così gli accessi in cancelleria. A fine 2013 i dati resi pubblici dal Ministero della Giustizia sullo stato di attuazione dei servizi telematici per il settore civile hanno riconosciuto al Distretto di Firenze il terzo posto nazionale per numero di depositi telematici dei Magistrati e il quinto per quanto riguarda il deposito da utenti esterni. A Firenze, infatti, nel solo 2013 i giudici hanno depositato oltre provvedimenti telematici e gli Avvocati circa 6.700, rispettivamente con un incremento del 24,5% e del 120,3% rispetto l anno precedente. Al pari, le cancellerie hanno effettuato oltre comunicazioni telematiche, favorendo un netto risparmio di risorse pubbliche e aumentando i livelli di servizio per i professionisti del settore. Presso la sezione fallimentare, con il coinvolgimento degli ordini professionali interessati, i Magistrati di riferimento stanno implementando i primi servizi telematici per la gestione delle procedure concorsuali. È in corso la diffusione dell uso della Consolle del Magistrato tra i giudici del collegio e si prevede l attivazione del processo telematico per la fase prefallimentare entro i primi mesi del nuovo anno. 12

13 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze Nel medesimo ambito, con il coinvolgimento della locale Camera di Commercio, il Tribunale ha aderito al progetto nazionale di sperimentazione dei servizi telematici alle imprese promosso dal sistema camerale e dal Ministero della Giustizia. Per dialogare sugli ulteriori sviluppi in materia di Processo Telematico con particolare riferimento alle recenti introduzioni legislative, è stato organizzato dal Tribunale di Firenze, d intesa con l Ordine degli Avvocati e l Università degli Studi di Firenze, un convegno dal titolo Il processo civile telematico verso l obbligatorietà, l attuazione del Tribunale di Firenze, che si è tenuto il 19 aprile 2013 presso il Palazzo dei Congressi e ha visto la partecipazione, tra gli altri, del direttore generale DGSIA del Ministero della Giustizia. Al fine di migliorare l organizzazione e i servizi ai professionisti, il Tribunale, la Procura della Repubblica e l Ordine degli Avvocati hanno richiesto al Ministero della Giustizia di collaborare alla realizzazione del Processo Penale Telematico. Il Tribunale si è così candidato a essere sede pilota per l innovazione del settore penale, facendosi promotore nei confronti del Ministero per l attivazione di servizi telematici anche in quest ambito. 3.3 Le politiche per gli uffici giudiziari Obiettivi di lungo termine Rafforzare le relazioni con la Procura, trovare conciliazione a problematiche organizzative, coordinare proposte progettuali legate all innovazione Rafforzare i rapporti con la Polizia Giudiziaria raccogliere istanze e trovare soluzioni che portino al miglioramento delle relazioni Accelerare la trasmissione degli atti tra procure e Tribunale del Riesame Azioni Progetti Risultati al Obiettivi per il Tavolo Permanente Tavolo avviato ad Verificare con il RID la con la Procura della aprile 2013 funzionalità e il migliore Repubblica utilizzo dell applicativo SICP e le integrazioni con altri applicativi (GIADA, SIDIP ecc..) Adottare servizi e procedure telematiche di Incontri con la Polizia Giudiziaria Trasmissione telematica di atti tra procure e Tribunale del Riesame Avvio del Tavolo e condivisione di prassi per la trattazione dei corpi di reato e la gestione di testimoni e interpreti Sperimentazione dell inoltro digitalizzato degli atti al Tribunale del Riesame da parte delle Procure di Livorno, Lucca e Pisa collaborazione Definizione contestuale in sede di sentenza della destinazione dei corpi di reato. Formalizzare accordi coinvolgendo anche la Procura Estensione del progetto ad altri uffici, maggior coinvolgimento degli Avvocati Come già evidenziato nel focus sui tavoli permanenti, il Tribunale di Firenze ha individuato la Procura della Repubblica e la Polizia Giudiziaria come i due interlocutori 13

14 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze principali per l Area Penale. Con entrambi sono stati creati tavoli all interno dei quali sono stati definiti obiettivi di medio lungo periodo su cui intervenire. Un'altra iniziativa importante nell'ambito del progetto Best Practices riguarda la trasmissione telematica degli atti tra le Procure di Lucca, Livorno e Pisa e il Tribunale del Riesame di Firenze. Il progetto parte dalla constatazione che tra le criticità emerse risultava rilevante il problema della trasmissione degli atti verso il Tribunale del Riesame da parte di procure distanti sul territorio. Le Procure di Lucca e Livorno, e successivamente quella di Pisa, sempre all interno del progetto Best Practices e con l aiuto di risorse messe a disposizione dalla Regione, hanno già da qualche tempo iniziato un lavoro di digitalizzazione degli atti ed archiviazione su SIDIP, il Sistema Informativo del Dibattimento Penale messo a disposizione dal Ministero per automatizzare i processi a supporto dell esecuzione di dibattimenti penali attraverso l acquisizione e la catalogazione dei documenti cartacei e la creazione di un archivio digitalizzato di questi, con possibilità di visualizzazione attraverso accessi strutturati. Attraverso SIDIP risulta quindi possibile la condivisione degli atti tra Procure e Tribunale del Riesame. Le funzionalità di SIDIP, come riportato dal sito del Ministero, sono: La digitalizzazione in linea delle deposizioni multimediali rese in udienza; La produzione e sincronizzazione delle trascrizioni testuali con le registrazioni audio-video; La gestione della sicurezza attraverso meccanismi di accesso dirette a prevenire intrusioni da parte di soggetti non autorizzati; L'acquisizione e catalogazione dei documenti cartacei e la creazione di un archivio digitalizzato di questi; La gestione informatizzata dell'archivio delle registrazioni multimediali; La gestione attraverso accessi strutturati e non strutturati per il recupero dei documenti; La gestione dei servizi di ausilio ai Magistrati attraverso l'agenda personale per la gestione delle udienze; alle cancellerie per il rilascio delle copie; agli Avvocati per la richiesta e l'ottenimento delle copie. Il Tribunale del Riesame di Firenze, la Procura della Repubblica di Livorno e la Procura della Repubblica di Lucca hanno firmato in data 10 maggio 2013 un Protocollo di Intesa per la sperimentazione dell inoltro digitalizzato degli atti al Tribunale del Riesame da parte degli uffici di Procura della Repubblica. Il Protocollo di Intesa ha formalizzato una sperimentazione durata 50 giorni durante la quale erano previste le seguenti modalità di comunicazione e trasmissione: la richiesta degli atti da parte del Tribunale del Riesame nei confronti della Procura della Repubblica di riferimento sarà effettuata tramite fax; gli atti estratti saranno trasferiti dagli Uffici di Procura in formato digitale mediante applicativo SIDIP sotto una Segreteria virtuale con la nota di comunicazione della avvenuta messa a disposizione del Tribunale del Riesame mediante SIDIP degli atti richiesti, da trasmettere via fax, la Procura provvederà a comunicare via fax i dati necessari per la fissazione dell udienza; la Procura, inoltre, tramite fax, trasmetterà copia dell atto impugnato; nei casi in cui l atto impugnato fosse costituito da un numero elevato di pagine, saranno trasmessi solo 14

15 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze l intestazione con le generalità degli indagati e i reati ascritti a ciascuno e il dispositivo e la Cancelleria del Tribunale curerà la stampa immediata dell intero provvedimento, acquisito mediante le funzionalità SIDIP, da inserire nel fascicolo; la Cancelleria del Tribunale attesterà in calce alla nota di messa a disposizione degli atti pervenuta per fax che essi siano stati resi disponibili mediante SIDIP; i difensori potranno accedere alle funzioni di visione e copia degli atti trasmessi dalle postazioni nella stanza a loro riservata della Sezione Riesame o anche presso l Ufficio di Procura che ha trasmesso gli atti; la Cancelleria effettuerà, al fine di documentazione dell adempimento, la trasposizione su CD o DVD degli atti trasmessi mediante SIDIP e tali supporti saranno inseriti nel fascicolo da trasmettere all Autorità Giudiziaria procedente definita la procedura incidentale. La sperimentazione è stata valutata molto positivamente da parte dei Magistrati e degli addetti di cancelleria, i quali l hanno infatti proseguita con il raggiungimento di una interoperatività piena tra gli uffici. Questo sistema permette una maggiore celerità nella trasmissione degli atti abbattendo i costi di trasferimento, inoltre consente a cancellerie, giudici ed Avvocati di accedere agli atti telematici con possibilità di copia e stampa degli stessi direttamente dal PC. Dati gli esiti incoraggianti della sperimentazione, ci si propone di estendere tale prassi ad altre procure del territorio e coinvolgere maggiormente gli Avvocati che beneficeranno di questo nuovo servizio. Per quanto riguarda la sezione GIP/GUP, per agevolare il lavoro di assegnazione dei procedimenti sopravvenienti, si è fatto ricorso ad uno studio delle soluzioni adoperate in altri Tribunali. Con il supporto di DGSIA, la sperimentazione del metodo di assegnazione tramite As.Pen., attuata nella sezione per circa tre mesi, ha dimostrato la validità del sistema, che è risultato il più idoneo a coniugare l'esigenza della trasparenza con quella della perequazione dei carichi di lavoro dei giudici della sezione. Tale sistema è stato perciò adottato col decreto del Presidente del Tribunale numero 182/ Le politiche per i dipendenti Obiettivi di lungo termine Monitoraggio e gestione dell afflusso di pubblico Migliorare la gestione delle risorse umane Azioni Progetti Risultati al Obiettivi per il Tool di monitoraggio, riorganizzazione del servizio al pubblico Riorganizzazione di alcuni uffici e segreterie, gestione dei turni di udienza, individuazione delle migliori prassi operative Due monitoraggi effettuati Riduzione dell orario di apertura delle cancellerie Riduzione dell orario di apertura delle cancellerie, modifica dei turni di udienza con personale di area civile impegnato solo al pomeriggio Revisione delle modalità di accesso ai servizi con creazione di sportelli e punti informativi unici Monitoraggio della sperimentazione 15

16 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze Integrare il personale amministrativo con nuove convenzioni Migliorare i servizi di cancelleria alleggerendo il lavoro degli addetti Supportare il Magistrato affiancandolo con uno stagista Impiego dei detenuti per il riordino dell archivio del Tribunale situato a Prato, collaborazioni con associazioni nell ambito della VG, in ausilio della cancelleria e partecipazione al bando regionale del Servizio Civile Sorteggio automatico dei giudici popolari tramite il software GPop Ufficio per il processo Convenzione per l impiego di 4 detenuti nella sistemazione dell Archivio di Prato. Incontri con i rappresentanti delle associazioni per mettere a punto una collaborazione in materia di VG. Ottenimento di personale aggiuntivo tramite il SCR Avviata l attività di sperimentazione con i Comuni, recuperata parte degli elenchi elettronici Estensione del progetto a nuovi Magistrati, Analisi qualitativa e quantitativa dell UPP, studio in corso di pubblicazione Reperimento di risorse attraverso nuove convenzioni Completamento degli elenchi elettronici e sorteggio automatico Ampliamento del numero di Magistrati coinvolti In generale fanno parte delle politiche per i dipendenti tutti i progetti che consentono di aiutare il lavoro delle cancellerie sgravandole di alcune mansioni e di sostenere i giudici attraverso l affiancamento con uno stagista. Spesso il mezzo migliore per risparmiare tempo lavoro ed aumentare l efficienza è l utilizzo di soluzioni informatiche. Tutti i progressi del Processo Civile Telematico hanno aiutato e stanno aiutando le cancellerie a rendere più veloci alcune procedure (comunicazioni, rilascio copie, deposito provvedimenti e memorie) e a ridurre l afflusso di pubblico, permettendo di recuperare il tempo dedicandosi ad attività in generale più qualificanti. Da un monitoraggio degli accessi è emerso però che molti Avvocati si recano in cancelleria per effettuare operazioni o richiedere informazioni che sarebbero accessibili anche dal proprio studio tramite il Punto d Accesso. Per questo motivo l Ordine ha intrapreso una campagna di sensibilizzazione presso gli Avvocati ed è stato concordato all interno dei tavoli permanenti una riduzione dell orario di apertura al pubblico. Un successivo monitoraggio, effettuato ad inizio novembre, ha confermato i dati emersi nella precedente rilevazione di aprile evidenziando, nonostante i nuovi orari di apertura, un grande afflusso di pubblico presso le cancellerie. Inoltre dal gruppo di lavoro per la gestione dei turni di udienza è stata validata la proposta di far partecipare il personale di cancelleria del settore civile alle sole udienze penali pomeridiane, in modo da garantire l operatività e l apertura di tutte le cancellerie nei nuovi orari. 16

17 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze Il nuovo orario è in sperimentazione dal 25 giugno 2013 fino al 30 aprile 2014: Settore civile e penale: dal lunedì al venerdì apertura delle cancellerie civili, lavoro, esecuzioni, volontaria giurisdizione, fallimenti, penale, GIP/GUP dalle 9 alle 12, con proroga alle 12,45 esclusivamente per il deposito di atti in scadenza; chiusura il martedì pomeriggio, tranne che per la volontaria giurisdizione che rimarrà aperta quel giorno con orario dalle 15 alle 17 e per il servizio asseverazioni perizie e traduzioni giurate che sarà effettuato con le medesime modalità; sabato presidio per attività urgenti e ricezione atti in scadenza dalle 9 alle 13. Tribunale del Riesame: dal lunedì al venerdì apertura della cancelleria dalle 9 alle 12,45 (fino alle 13,05 esclusivamente per atti in scadenza); martedì pomeriggio, apertura con orario dalle 15 alle 17; sabato presidio per attività urgenti e ricezione atti in scadenza dalle 9 alle 13. Uffici amministrativi: dal lunedì al venerdì apertura della segreteria della Presidenza e del personale amministrativo, dell'ufficio economato, della cancelleria corpi di reato, dell'ufficio recupero crediti penali, dell'ufficio recupero crediti civili, dell'ufficio spese di giustizia dalle 9 alle 12 (fino alle 12,45 esclusivamente per atti in scadenza); chiusura il martedì pomeriggio. È stato confermato il presidio del sabato. Per attività urgenti e ricezione atti in scadenza dalle ore 9 alle ore 13. Un ulteriore progetto è destinato a dare finalmente attuazione al sistema informatico denominato GPop predisposto dalla Ministero della Giustizia. Attraverso di esso ci si ripropone di sgravare la cancelleria della Corte d'assise da mansioni assolutamente burocratiche e materiali, accantonando il sistema attuale basato sugli elenchi cartacei approntati dai Comuni delle tre province (Firenze, Pistoia e Prato) su cui si articola la competenza delle Corte d Assise del Tribunale di Firenze e su un'estrazione fatta manualmente da un'urna dei 50 nominativi da cui ulteriormente selezionare i 10 giurati destinati a comporre il collegio. L'innovazione eliminerà questa anacronistica procedura e favorirà certamente un miglioramento dell'efficienza e della produttività complessiva del servizio di cancelleria. In quest'ottica la Corte di Appello e il Tribunale di Firenze di comune intesa si sono già dal febbraio scorso attivati per l'adozione del programma ministeriale, anche per dare attuazione a quanto previsto dalla legge n. 287 del 1951 e successive modifiche, per cui con lettera-circolare il software è stato trasmesso a tutti i Comuni interessati e, a cura della Corte d'appello, anche ai restanti Tribunali del distretto. L'attuazione del progetto prosegue seppure non con l'auspicata celerità a causa del numero degli interlocutori coinvolti, alcuni dei quali richiedono di essere ulteriormente sensibilizzati alla cooperazione. Per il momento è stata inserita la totalità degli elenchi di Firenze e buona parte di quelli di Lucca e Pisa, ma è necessario attendere il completo inserimento dei restanti elenchi prima di poter concretamente attuare il progetto. 17

18 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze Come ampiamente approfondito nel primo BRS, il Tribunale di Firenze da anni collabora in particolar modo con l Ordine degli Avvocati per l affiancamento dei giudici con tirocinanti nell ambito dell Ufficio per il Processo. Il progetto sta avendo sempre più successo, tanto che nel corso del 2012 hanno aderito alla sperimentazione 8 nuovi giudici e nel corso del 2013 ulteriori 9 nuovi giudici. Il Tribunale di Firenze, insieme alla Camera di Commercio e alla società di consulenza C.O. Gruppo, ha effettuato uno studio in corso di pubblicazione sull Ufficio per il Processo, avente come obiettivo principale la valutazione dell impatto del progetto sul lavoro del giudice e delle cancellerie. La ricerca ha cercato di focalizzare i modelli di gestione operativa degli stagisti al fine di evidenziarne gli impatti nell attività del giudice e del Tribunale utilizzando due metodologie parallele ed integrate: l analisi quantitativa e l analisi qualitativa. La fase di analisi quantitativa si è posta come fine principale la verifica dei risultati del progetto sull andamento della produttività e la performance dei giudici affiancati da stagista in comparazione con quella dei giudici non affiancati da stagista; mentre l analisi qualitativa è stata realizzata tramite questionari ed interviste al fine di valutare i risultati complessivi e la soddisfazione dei Magistrati, del personale di cancelleria e degli stagisti stessi. Dall analisi quantitativa è risultato che i giudici con stagisti producono in media più sentenze dei giudici che ne sono privi all interno della stessa sezione (in media circa il 50% in più) e in particolare depositano molte più sentenze contestuali, oltre il doppio in alcuni anni. Migliore la valutazione della performance dei giudici con stagista anche per quanto riguarda gli indici di ricambio (il 35% in più in media nei 4 anni di riferimento), smaltimento (11% in media in più) e durata media dei procedimenti (23% in media in meno), con differenze variabili a seconda degli anni. Inoltre, confrontando il ruolo degli stessi giudici prima e dopo l affiancamento con lo stagista, è risultata una riduzione delle pendenze finali ed un aumento di smaltimento del 16% in più circa nel primo anno di affiancamento. L analisi qualitativa ha convalidato i dati dell analisi quantitativa, confermando che, grazie all importanza del ruolo dello stagista come assistente di udienza, i giudici sono facilitati nella stesura e nel deposito delle sentenze, soprattutto per quanto riguarda le sentenze contestuali. La maggiore capacità di smaltimento risulterebbe essere invece un effetto indiretto della presenza dello stagista, che nella sua funzione di assistente di ufficio permette al giudice di organizzare meglio il proprio lavoro e di ottimizzare i tempi, migliorando anche la produzione. L analisi qualitativa ha inoltre rilevato l alto livello di soddisfazione per il progetto, sia dal punto di vista dei giudici che dal punto di vista dei tirocinanti. I giudici, superata una fase iniziale di investimento in cui sono incaricati di formare i tirocinanti, ritengono fondamentale l aiuto dell assistente soprattutto per le ricerche giurisprudenziali, la stesura delle bozze di provvedimento e l assistenza in udienza con la redazione dei verbali, oltre che per l importante funzione di raccordo con il personale di cancelleria. Gli stagisti, dal canto loro, ritengono lo stage un ottimo percorso formativo, soprattutto per quanto 18

19 Consuntivo di Bilancio 2013 Tribunale di Firenze riguarda l approfondimento normativo e l esperienza sulle prassi organizzative del lavoro del giudice. Da segnalare inoltre l importante intreccio tra il progetto Ufficio per il Processo e il Processo Civile Telematico: gli stagisti infatti utilizzano sempre più spesso la Consolle per l intestazione delle sentenze e la redazione dei verbali e sono d aiuto soprattutto a quei giudici che hanno meno confidenza con gli strumenti informatici. Nel 2012, grazie alla collaborazione della CCIAA di Firenze che ha fornito l hardware necessario all allestimento delle nuove postazioni di lavoro, è stata introdotta in via sperimentale per 4 giudici del Tribunale di Firenze la Consolle con funzionalità assistente ed è stata progressivamente diffusa dalla fine del 2012 e nel 2013 ad altri giudici e ad altri Tribunali, rappresentando un forte valore aggiunto per lo sviluppo del PCT. La Consolle dell assistente consente di integrare su piattaforma PCT la figura dell assistente, sia esso stagista o cancelliere, nell espletare alcune tipiche attività di supporto (bozze documenti, verbali ecc.). L utilità di tale strumento è stata così elevata da spingere i giudici referenti del progetto a chiederne uno sviluppo a livello ministeriale, sulla base della sperimentazione effettuata. Il diffuso interesse al Processo Civile Telematico ha permesso la costituzione nel 2013 del primo gruppo Nazionale degli Osservatori civili sul PCT. Come da tradizione degli Osservatori, il gruppo è stato punto di raccolta e di confronto informale tra le esperienze "telematiche" di giudici, cancellieri e Avvocati: il dialogo tra i vari soggetti ha permesso di elaborare prassi di comportamento e interpretazione condivise. I lavori del Gruppo sono stati discussi all'assemblea Nazionale di Reggio Emilia con le altre delegazioni nazionali e presentati ufficialmente al foro fiorentino nel convegno congiunto Tribunale - Ordine degli Avvocati, tenutosi il 5 dicembre