Allegato 4. Devono pervenire all OdV tutte le informative di seguito indicate. Descrizione flusso informativo Referente Tempistica

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1 Allegato 4 A. Flussi informativi verso l OdV Devono pervenire all OdV tutte le informative di seguito indicate. Descrizione flusso informativo Referente Tempistica Ogni informazione, proveniente anche da terzi, attinente all attuazione del Modello. Ciascuna segnalazione deve essere inviata via posta ordinaria a: ANAS SpA Via Monzambano, Roma - alla c.a dell Organismo di Vigilanza oppure, preferibilmente, tramite posta elettronica all indirizzo: odv@stradeanas.it Emanazione e/o aggiornamento di disposizioni e docume organizzativi Deleghe di funzione e procure adottate da ANAS S.p.A. e relativi aggiorname Provvedime e/o notizie provenie dall'a.g. o dalla Polizia Giudiziaria, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confro di ignoti, per i reati di cui al Decreto Rapporti predisposti dalle strutture nell ambito della propria attività di controllo, dai quali possano emergere fatti, atti, eve od omissioni con profili di criticità rispetto all osservanza delle norme del Decreto Relazione inerente la gestione della sicurezza aziendale, comprendente: - esiti delle attività di audit e di verifica periodica della conformità legislativa; - stato di avanzamento delle non conformità, azioni correttive e preveve evidenziate durante le attività di audit; - riepilogo dei dati inere la sicurezza a livello di sede centrale, periferica e presso i caeri (reportistica infortuni). Relazioni delle Commissioni istituite in caso di infortuni sul lavoro sia nei luoghi di lavoro ANAS che nei caeri dalle quali emergano responsabilità per le ipotesi di reato di cui al D. Lgs. n. 231/2001 e Societario/ e Societario / Tutte le funzioni Responsabili di funzione Presidente

2 Notizie relative ai procedime disciplinari svolti ed alle eventuali sanzioni irrogate, con le relative motivazioni, connesse a violazioni del D.Lgs. 231/01. Eventuali violazioni del Modello Organizzativo. Relazione inerente la gestione ambientale comprendente: - modifiche e aggiorname della Politica ambientale; - esiti delle attività di audit e di verifica periodica della conformità legislativa; - stato di avanzamento delle non conformità, azioni correttive e preveve evidenziate durante le attività di audit; - andamento degli indicatori di Sistema. Situazioni di criticità che potenzialmente potrebbero configurare o concretizzare reati ambientali Eventuali pressioni o condizioname subiti durante un procedimento penale Alta Direzione Sistema di Gestione Ambientale Tutti i destinatari del Modello coinvolti nella gestione dei processi sensibili ai reati ambientali Richiesta dell'autorità Giudiziaria, italiana o straniera, di rendere o produrre dichiarazioni utilizzabili in un procedimento penale in relazione all'esercizio delle proprie funzioni (Parte Speciale H Reato di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all'autorità giudiziaria) Violazioni del Codice Etico con rilevanza ai fini del D.Lgs. 231 Avvicendame dei Refere 231 Pressioni o condizioname subiti nell'ambito dello svolgimento delle proprie funzioni, finalizzati a violazioni del Modello 231 Verbali di ispezione da parte della P.A. e Authorities (devono segnalare al proprio Responsabile e alla Direzione Legale, che, a loro volta, effettuano la segnalazione all'odv) Qualsiasi Stakeholder / Refere 231 Tutte le Funzioni

3 Comunicazioni provenie dalla Corte dei Co o dirette alla medesima Segnalazioni inoltrate alla Società da Dipende, in caso di avvio di procedimento giudiziario a loro carico per uno dei reati di cui al D.Lgs. 231/01 Eventuali comunicazioni della Società di Revisione, alla luce delle attività di controllo effettuate, di eleme rileva ai fini del D.Lgs. 231/01 Bilancio d'esercizio (relazione sulla gestione) Tutte le Funzioni Funzioni /Dipende Società di Revisione CFO/Amministra zione annuale Situazioni rileva ai fini del D.Lgs. 231/01 emerse nel corso delle attività di competenza Riunioni periodiche per scambio di reciproche informazioni Report relativi alla gestione degli appalti e degli affidame di lavori, servizi e forniture e degli incarichi professionali, con indicazione degli affidatari: verifica sull'adeguatezza della documentazione a supporto del processo, verifiche dei requisiti legali, contestazioni, anomalie sull'esecuzione del contratto in merito al rispetto delle tempistiche pattuite e verifiche sui pagame a fronte dell'emissione del Certificato di regolare esecuzione. RPC OdV Società controllate RPC Direzione Appalti e Acquisti Piano Acorruzione - Aggiorname e modifiche RPC Report relativo ai procedime penali con indicazione del reato contestato, della Procura competente e del nominativo del Legale incaricato della difesa (distinguendo tra interno/esterno) e con indicazione separata dei "reati 231" rispetto agli altri reati Report relativi ai procedime civili, amministrativi e del lavoro, con indicazione dell'oggetto del procedimento, dell'autorità interessata e del legale incaricato e Societario e Societario (dopo il primo report, evidenza dei soli aggiorname intervenuti) (dopo il primo report, evidenza dei soli

4 aggiorname intervenuti) Ordini del Giorno - Principali verifiche pianificate - Relazioni periodiche sulle attività svolte, predisposte dai singoli OdV per il delle rispettive Società - Programmazione annuale generale degli incontri degli Organismi di Vigilanza OdV Società controllate L OdV, inoltre, viene tenuto costantemente informato, anche attraverso i Refere 231 (cfr. paragrafo 4.3 della Parte Generale del Modello) sull evoluzione delle attività nelle aree ritenute sensibili ai fini del Decreto. Le informazioni di cui sopra devono essere trasmesse all OdV de plano; costituisce, invece, obbligo per ciascuna funzione interessata fornire informazioni a fronte di richiesta specifica da parte dell OdV medesimo al verificarsi di eve e circostanze rileva. L OdV potrà sollecitarne l invio, qualora vengano riscontrati ritardi nell adempimento, e/o richiedere ulteriore documentazione/informazione che risulti rilevante ai fini di una corretta e completa attività di vigilanza e di aggiornamento del Modello. B. Flussi informativi dall OdV L OdV presenta al Presidente del CdA, entro il mese di gennaio, il Piano annuale dei monitoraggi sul rispetto del Modello e, semestralmente, una relazione che evidenzia l attività svolta nel semestre trascorso, con riguardo all aggiornamento del Modello, all esito dei monitoraggi effettuati, alle azioni correttive adottate dalle strutture interessate, nonché alle eventuali modifiche all attività prevista per il successivo semestre, motivando gli scostame dal piano di attività prevevata. L OdV riferisce, in merito all attuazione del Modello ed alla rilevazione di eventuali criticità, direttamente al ed al, proponendo a quest ultimo le azioni correttive ritenute adeguate.

5 Gli incontri con gli Organi Societari nel corso dei quali l OdV riferisce i risultati della propria attività devono essere verbalizzati e copia dei verbali deve essere custodita dall OdV. Gli incontri dell OdV con Presidente,,, Società di Revisione, Magistrato della Corte dei Co, sono documentati in appositi verbali, che, redatti a cura del Segretario designato dal Presidente dell OdV, sono conservati presso l archivio della Segreteria, il cui accesso è conseto a tutti i membri dell Organismo. L OdV aderisce ad ogni convocazione del Presidente, del e del e, a sua volta, può sollecitare la propria convocazione da parte dei predetti Organi per motivi urge.

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