ISTRUZIONI PER L'INVIO DELLE PRATICHE TRAMITE PEC (Posta Elettronica Certificata) ALLO SPORTELLO UNICO EDILIZIA DEL COMUNE DI LIVO

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1 ISTRUZIONI PER L'INVIO DELLE PRATICHE TRAMITE PEC (Posta Elettronica Certificata) ALLO SPORTELLO UNICO EDILIZIA DEL COMUNE DI LIVO PREMESSA Si rappresenta che a partire dalla data del 12 agosto 2016 la dematerializzazione della Pubblica Amministrazione entrerà in pieno vigore, in forza delle previsioni di cui al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014, recante Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del Ne consegue che, a partire dalla stessa data del 12 agosto 2016 lo Sportello non accetterà più di norma - documentazione cartacea, ponendosi come fondamentale obiettivo dell azione amministrativa la gestione documentale informatizzata, e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, in aderenza alla normativa vigente. Si ritiene pertanto utile fornire, al riguardo, ogni utile indicazione per l inoltro delle istanze afferenti all avvio dei procedimenti Questo Comune sta predisponendo una piattaforma telematica che consentirà agli interessati (imprese, singoli cittadini, professionisti, etc...) di presentare le pratiche direttamente attraverso una procedura on-line. In attesa che tale sistema sia pienamente operativo ed al fine di indicare un quadro di riferimento comune, si ritiene necessario fornire i seguenti indirizzi ai Servizi ed agli utenti interessati. PREMESSA INVIO DELLE PRATICHE TRAMITE PEC MODALITA' DI INVIO ALLEGATI ASSOLVIMENTO IMPOSTA DI BOLLO IMPROCEDIBILITA'

2 Le pratiche edilizie (S.C.I.A. segnalazioni certificate di inizio attività, comunicazioni di attività libera, richieste di permessi a costruire, accertamenti di conformità, pareri preventivi, autorizzazioni paesaggistiche) che non coinvolgono il SUAP, in attesa che la piattaforma telematica predisposta dal Comune di Livo sia pienamente operativa, devono essere presentate allo Sportello Unico Edilizia in una delle seguenti modalità: 1. facoltativamente in forma cartacea, tramite invio per posta ordinaria o consegna diretta presso il Protocollo Generale; 2. obbligatoriamente in modalità telematica, tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) all'indirizzo comune.livo@pec.provincia.como.it Le istruzioni che seguono sono ispirate, oltre che dalle fonti normative, anche da esigenze operative nella gestione della pratica, sia in fase di istruttoria, sia in fase di archiviazione del fascicolo elettronico, sia nell'inoltro a Enti terzi delle pratiche (cioè dei file) di loro competenza, senza compromettere l'autenticità dei file firmati digitalmente e inviati al Comune. Pertanto, in caso di mancata osservanza delle norme di seguito riportate, ove questa inosservanza comprometta quanto sopra descritto, il Comune potrà dichiarare improcedibile una pratica non correttamente inviata. INVIO DELLE PRATICHE TRAMITE PEC Il richiedente (impresa, professionista, etc...) dovrà essere munito di un indirizzo di PEC e di un certificato di firma digitale. Nel caso ne fosse sprovvisto (vedi i seguenti casi 1. o 2.), il richiedente si potrà avvalere di un suo delegato (Tecnico professionista, Dottore Commercialista, Associazione di categoria, etc...) conferendogli una procura speciale utilizzando il modello presente su questo sito Internet. Per la trasmissione delle pratiche si potranno avere le seguenti casistiche: 1. Compilazione in formato cartaceo da parte del richiedente e trasmissione con PEC e firma digitale del procuratore Il richiedente può continuare a compilare la documentazione in formato cartaceo, consegnando la stessa al professionista, associazione di categoria o agenzia delle imprese affinché proceda alla scansione dei documenti cartacei ed all'invio dei file tramite PEC. Per far ciò il richiedente dovrà conferire al soggetto prescelto una procura speciale secondo il modello scaricabile da questo sito Internet. In questo caso il richiedente non avrà necessità di utilizzare la PEC e la FIRMA DIGITALE poiché si avvarrà della PEC e della FIRMA DIGITALE del procuratore. 2. Compilazione in formato elettronico e firma digitale del richiedente, trasmissione con PEC del procuratore Il richiedente compila la documentazione in formato elettronico e la firma digitalmente,

3 trasmettendola al professionista, associazione o agenzia di fiducia affinché proceda all'invio tramite PEC. A tal fine il richiedente conferirà una procura speciale per la presentazione telematica, attraverso la trasmissione con sottoscrizione digitale, ad un professionista, associazione o agenzia di fiducia secondo il modello scaricabile da questo sito Internet. 3. Compilazione in formato elettronico, firma digitale e trasmissione con PEC del richiedente Il richiedente compila la documentazione in formato elettronico e la firma digitalmente, poi la invia direttamente tramite la propria PEC. NB: Nel caso di comunicazioni trasmesse via PEC direttamente dal cittadino senza l'ausilio di un professionista incaricato (es. attività edilizia libera senza relazione asseverata), è possibile effettuare l'invio telematico senza la firma digitale e la procura speciale; in tal caso devono essere inviate le scansioni in formato PDF/Pdf A dei documenti con firma autografa del titolare e del documento di identità del sottoscrittore MODALITA' DI INVIO 1. Compilare la modulistica disponibile sul sito Internet del Comune e firmarla digitalmente; 2. Scansionare le ricevute dei pagamenti effettuati relativi al procedimento che si intende avviare; 3. Ogni documento deve essere sottoscritto digitalmente, secondo la tipologia, dal richiedente o dal procuratore, mentre gli elaborati progettuali dovranno sempre essere sottoscritti digitalmente dal professionista abilitato; 4. L'invio di tutta la documentazione digitalizzata dovrà avvenire tramite PEC secondo le seguenti specifiche: 1. oggetto: PRATICA EDILIZIA (a seconda del ufficio destinatario) - denominazione richiedente - indirizzo dell'intervento; 2. testo del messaggio: dati del richiedente (cognome e nome o ragione sociale, codice fiscale, partita IVA se posseduta); in caso di procura devono sempre essere indicati i dati del richiedente titolare della pratica e non del procuratore; una breve descrizione del procedimento che si intende avviare; 3. allegati: la dimensione complessiva degli allegati deve essere al massimo di 20 MByte; per maggiori dettagli si veda il successivo paragrafo "ALLEGATI"; 5. I nomi dei file allegati, tali da consentire l'individuazione del contenuto, non devono contenere né spazi, né lettere accentate, né caratteri speciali, per esempio:

4 conformità a sanatoria.pdf - ERRATO conformità_a_sanatoria.pdf - ERRATO conformita_a_sanatoria.pdf CORRETTO 6. A seguito di invio tramite PEC, verrà fornita dal sistema una risposta che attesterà o meno l'avvenuta trasmissione e l'avvenuta consegna. Successivamente, sempre tramite PEC, verrà trasmessa dall'ufficio interessato una comunicazione al mittente della PEC con indicato il numero di protocollo generale della pratica. 7. Il Comune provvederà all'invio telematico della documentazione alle altre amministrazioni eventualmente coinvolte nel procedimento. ALLEGATI Di seguito si riportano i tipi di documento ed il formato dei relativi file accettati dal Comune di Livo. Tavole grafiche, planimetrie, piante in scala, sezioni, prospetti e altri tipi di progetti in formato grafico vettoriale - formati accettati: DWF (Design Web Format), SVG (Scalable Vector Graphics). Questi formati mantengono il fattore di scala, e sono realizzabili con i più comuni software CAD. Documenti originali o scansioni di documenti (relazioni, certificazioni, ricevute di pagamento,...) - formato accettato: PDF (Portable Document Format). E' preferibile che questo formato sia nella versione PDF/A, particolarmente indicata nel caso che la pratica richieda l'archiviazione nel lungo periodo. Per la scansione dei documenti dovrà essere utilizzata una risoluzione massima di 200 dpi sia per bianco e nero che scala di grigi e colore; in ogni caso una pagina A4 non dovrebbe avere dimensioni maggiori di 100 Kbyte. Documentazione fotografica - formato accettato: JPG (Join Photographic expert Group), formato aperto e non soggetto a royalty per l'uso. Non vengono accettati file compressi visto che, tra l'altro, in caso di file PDF, JPG, DWF e SVG con la compressione ZIP o RAR non si ottengono riduzioni significative in termini di MByte. Si ribadisce che tutti i file devono essere firmati digitalmente e quindi avere conseguentemente estensione P7M. Per limitare i problemi relativi all'invio e/o ricezione di PEC con allegati pesanti, si richiede che la dimensione massima complessiva degli allegati sia di 20 MByte. Qualora non sia possibile inviare una PEC rispettando i limiti di cui sopra (massimo 20 MByte complessivi di allegati), in una prima fase di sperimentazione della modalità telematica, e

5 comunque per un periodo considerato di transizione verso l'integrale gestione digitalizzata, si richiede all'interessato di inviare una PEC con allegato la sola modulistica reperibile sul sito Internet firmata digitalmente (rispettando sempre i 20 MByte di dimensione massima del file allegato) e di presentare al Comune, nei giorni immediatamente successivi all'invio della PEC, un supporto CD/DVD non riscrivibile contenente tutta la documentazione firmata digitalmente relativa alla pratica. Tale presentazione dovrà, in ogni caso, essere accompagnata da una dichiarazione che illustra il mancato invio telematico, facendo riferimento al numero di protocollo attribuito dal sistema alla segnalazione o istanza. Il procedimento è avviato solo quando tutta la documentazione è consegnata al Comune. In tutti i casi, qualora siano richieste integrazioni documentali da parte del Comune, le stesse dovranno essere presentate dall'interessato tramite PEC con le medesime modalità dell'invio iniziale. ASSOLVIMENTO IMPOSTA DI BOLLO Le modalità di assolvimento dell'imposta di bollo, quando dovuta, sono disciplinate dal DPR 642/1972. I Servizi interessati, al momento non dispongono dell'autorizzazione che consente il pagamento dell'imposta di bollo in modo virtuale. In attesa di individuare una procedura concordata con l'agenzia delle Entrate, ove l'azienda o il professionista non abbia, a sua volta, ottenuto l'autorizzazione all'assolvimento del bollo in modo virtuale, ai sensi dell'art. 15 del citato DPR, colui che invia l'istanza soggetta al bollo provvederà ad inserire nella domanda i numeri identificativi delle marche da bollo utilizzate nonché ad annullare le stesse, conservandone gli originali. Quindi al momento le uniche modalità consentite sono le seguenti: 1. Il mittente della PEC, in virtù di una autorizzazione ottenuta dall'agenzia delle Entrate, assolve l'imposta di bollo in modo virtuale: dovrà indicare, come previsto dalla stessa autorizzazione, sugli atti e documenti inviati, il modo di pagamento e gli estremi della citata autorizzazione, ai sensi dell'art. 15 DPR 642/1972; 2. Il mittente della PEC non è autorizzato dall'agenzia delle Entrate al pagamento virtuale: dovrà apporre la marca da bollo sui documenti conservati in originale presso la propria sede o ufficio, e indicare nei documenti che invierà in modo telematico al Comune i numeri identificativi delle marche da bollo utilizzate o allegare il modulo per la dichiarazione di assolvimento dell imposta di bollo pubblicata sul sito comunale nella modulistica. IMPROCEDIBILITA' L'invio di PEC con file non firmati digitalmente, l'invio mediante posta elettronica non certificata o altri analoghi errori di trasmissione delle pratiche rendono improcedibile l'istanza e la comunicazione o SCIA è priva di efficacia.