Per Qualificato con riserva (B) si intende che il fornitore è in grado di soddisfare solo parzialmente le esigenze del SIMT e delle AVIS.

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1 Capitolo 7 Approvvigionamento e Magazzino Lo scopo del presente capitolo del manuale, come dettagliato dalle procedure APP e MAG, è quello di definire le modalità utilizzate dal SIMT di Ragusa per la corretta gestione del processo di qualifica del fornitore, approvvigionamento ed outsourcing e per la gestione dei magazzini SIMT e AVIS Approvvigionamento Qualifica dei fornitori Si premette che il SIMT di Ragusa utilizza, in generale, fornitori che si sono aggiudicati il servizio/fornitura vincendo un bando di gara o una trattativa privata. Quindi le caratteristiche tecniche, finanziarie, ed economiche sono state definite dall'ente a monte in fase di predisposizione del Bando o Trattativa Privata. Ciò premesso il SIMT e i Centri di Raccolta realizzano e tengono aggiornato un elenco di fornitori da sottoporre a qualifica annuale. I materiali ed i servizi acquistati dal SIMT di Ragusa sono suddivisi in 2 classi (critici - non critici), in funzione dell influenza che gli stessi esercitano sulla qualità del prodotto lavorato e del servizio erogato. Classe 1 materiali e servizi critici: riguarda materiali e servizi che influenzano la qualità dell attività svolta dal SIMT e dai Centri di Raccolta. Classe 2 materiali e servizi non critici: è relativa a tutti gli altri materiali e servizi che, non rivestono un ruolo critico e strategico per la qualità Le prestazioni dei fornitori, solo di classe 1, sono valutate analizzando due fattori di giudizio a ciascuno dei quali viene assegnato un punteggio. I punteggi sono assegnati in base al monitoraggio annuale delle NON CONFORMITA' causate dal fornitore. Fattore tempo (Misura la capacità del fornitore di rispettare i tempi di consegna prestabiliti) Fattore qualità (Misura la gamma e la qualità dei prodotti/servizi offerti e la capacità di adeguarsi alle richieste specifiche). In funzione del punteggio totale raggiunto e della classe di fornitura, ad ogni fornitore viene assegnato uno stato di qualifica, indicato dall assegnazione di una lettera (A;B;C) che misura la sua capacità di soddisfare i requisiti richiesti dal SIMT di Ragusa. Per Qualificato (A) si intende che il fornitore è ritenuto in grado di soddisfare completamente le esigenze del SIMT e delle AVIS relativamente ai prodotti/servizi per cui è stato valutato. Per Qualificato con riserva (B) si intende che il fornitore è in grado di soddisfare solo parzialmente le esigenze del SIMT e delle AVIS. Per Non qualificato ( C ) si intende, invece, che il fornitore non è in grado di soddisfare le esigenze qualitative del SIMT e delle AVIS. Approvvigionamento e Magazzino 0 13/06/09 1 di 7

2 E' opportuno precisare che in caso di fornitori di materiali o servizi monopolisti o che per motivi legati a bandi di gara o trattative private non possono essere sostituiti, questi, anche se risultano NON QUALIFICATI, vengono utilizzati ordinariamente come se fossero QUALIFICATI (la procedura di qualifica si applica a questi fornitori solo per un monitoraggio delle loro performance). I nuovi fornitori sottoposti a qualifica vengono inseriti da AQP/AQCR/AQR nel modulo APP/M1 che consente di provvedere alla prima qualifica del fornitore I nuovi fornitori saranno successivamente valutati e qualificati a seguito delle prime forniture e delle relative NC rilevate. All'avvio del SGQ tutti i fornitori vengono qualificati in modalità "zero base" in funzione dei bandi e trattative in essere. Le verifiche ispettive esterne possono essere realizzate dal SIMT per verificare la qualità del prodotto/servizio erogato dai fornitori anche delle AVIS Comunali. E cura di AQP/AQCR concordare e notificare, con congruo anticipo, al fornitore la verifica esterna e provvedere all esecuzione della stessa AQP/AQCR, con il supporto di AQR, provvede al periodico aggiornamento della qualifica fornitori (almeno con cadenza almeno annuale), laddove però il fornitore causi non conformità di particolare gravità, è cura di AQP/AQCR provvedere, con l'eventuale supporto di AQR, all immediato aggiornamento della qualifica secondo quanto rilevato nel rapporto di non conformità Approvvigionamento SIMT Richieste/ordini di acquisto Le funzioni organizzative autorizzate (RAPP, RMAGA, RHLA, RBIO) annotano in apposita modulistica ( MAG/M2), a fianco dei prodotti richiesti, le relative quantità necessarie e consegnano la richiesta al responsabile approvvigionamento/magazzino (RAPP/RMAGA) che riporta le quantità ed il relativo codice prodotto su apposito modulo informatico (SI OLIAMM) avviando il percorso per la richiesta di materiale alla farmacia Per le procedure di acquisto da parte del SIMT l'ufficio PROVVEDITORATO-ECONOMATO aziendale provvede di concerto con DIR alla trattativa privata o alla pubblicazione di un bando di gara. Approvvigionamento e Magazzino 0 13/06/09 2 di 7

3 In caso di trattativa privata DIR contatta l'ufficio PROVVEDITORATO-ECONOMATO aziendale per avviare la trattativa privata e trasmette allo stesso una dettagliata relazione tecnica Alla relazione possono essere allegati documenti vari, di supporto alla fornitura, fra cui, appunto capitolati d oneri, fogli patti e condizioni, schede tecniche, disciplinari tecnici, brochure etc.. In caso di Bando di Gara DIR, di concerto con l'economato ed in funzione della programmazione degli acquisti di materiale e di attrezzature nonché dei servizi, avvia l'iter per la redazione del capitolato speciale di fornitura provvedendo a stilare una relazione tecnica contenente tutti i dati necessari Verifica dei prodotti/servizi approvvigionati Per la verifica della conformità dei prodotti approvvigionati dal SIMT si rinvia al paragrafo 7.2". Per la verifica della conformità dei servizi approvvigionati in outsourcing dal SIMT si rinvia al successivo punto. I servizi, invece, acquistati dal SIMT a mezzo trattativa privata o bando di gara vengono tenuti sotto controllo da DIR mediante il sistema di gestione delle non conformità e la relativa qualifica dei fornitori Processo di Outsourcing Il SIMT esternalizza, per mancanza di attrezzature e di personale, i seguenti servizi: analisi di laboratorio per esami non standard e di chimica clinica che non è possibile realizzare internamente radioterapia per irraggiamento di prodotti (sacche) lavorati controllo della sterilità trasporto e consegna prodotti per tutti questi servizi il Direttore (DIR) SIMT ha sottoscritto con i Direttori dei rispettivi reparti apposito contratto che regolamenta le modalità operative per l'espletamento dei servizi assegnati. Tale contratto fa riferimento al PIANO DELLA QUALITA' che dettaglia le modalità operative, i monitoraggi ed i controlli ai cui si sottopone il reparto che eroga il servizio (piano dei controlli). Ciò a tutela, per il SIMT, che le attività esternalizzate siano adeguatamente realizzate seguendo gli standard definiti. Tutto il personale del SIMT in fase di controllo dei servizi forniti o durante qualsiasi attività operativa è tenuto a registrare le eventuali non conformità verificatesi, ciò al fine della gestione e risoluzione dei problemi e del continuo monitoraggio delle performance del fornitore interno. Approvvigionamento e Magazzino 0 13/06/09 3 di 7

4 7.1.2 Approvvigionamento AVIS Richieste di materiale sanitario dei centri di Raccolta In conformità a quanto stabilito dalle vigenti prescrizioni legislative, il materiale sanitario critico utilizzato per la raccolta di sangue intero, emocomponenti e multicomponenti da aferesi viene fornito alle AVIS dal SIMT sulla base di specifica richiesta delle stesse AVIS in relazione alle scorte presenti in magazzino; il materiale fornito dal SIMT alle AVIS è riportato nel modulo di richiesta materiale (APP/M4). Il materiale sanitario, invece, che deve essere approvvigionato direttamente da parte delle AVIS, è il seguente: cerotti cotone cuvette per Hemocue pungidito DAP/DSA esamina la richiesta di approvvigionamento di materiale sanitario/servizi (APP/M3: richiesta approvvigionamento) emessa da AS/SEG e, laddove la reputi congrua alle esigenze dell'avis, firma la stessa per autorizzare la redazione di un ordine di acquisto o l invio a più fornitori di una richiesta di offerta Successivamente AS/SEG (a seguito dell'individuazione del fornitore e dell'eventuale inserimento in APP/M1 se trattasi di fornitore nuovo da qualificare) in accordo con DAP/DSA, invia al fornitore selezionato l'ordine di acquisto di materiale sanitario, l ordine viene successivamente sottoposto all attenzione di DAP/DSA che lo firma ad evidenza del riesame effettuato Verifica dei prodotti/servizi approvvigionati Per la verifica della conformità dei prodotti approvvigionati internamente o esternamente dalle AVIS si rinvia al paragrafo successivo" Il monitoraggio dei servizi erogati dai fornitori viene effettuato a cura di AQ dei CdR che, prima di autorizzare il relativo pagamento, devono verificare la coerenza tra i requisiti specificati nell offerta/lettera d incarico/ordine ed il servizio finale ricevuto Magazzino Magazzino Simt SIMT dispone di un magazzino centrale e vari magazzini operativi. All arrivo il materiale viene scaricato presso uno spazio accettazione. Se il materiale non necessita di condizioni particolari di temperatura viene stoccato in magazzino centrale, ove è invece prescritta una conservazione (es a temperatura ambiente con range definiti) in appositi spazi climatizzati. In ogni caso la temperatura viene controllata e registrata. Il magazzino è organizzato per famiglia di prodotti e gli spazi sono identificati con apposita planimetria e con tabelle o etichette in grado di evidenziare il materiale conservato. Approvvigionamento e Magazzino 0 13/06/09 4 di 7

5 L allocazione e lo scarico viene effettuato secondo il sistema di rotazione FIFO per la gestione efficiente dei prodotti soggetti a scadenza o a deterioramento. In fase di accettazione l operatore verifica che il documento del vettore corrisponda all ordine per quantità e che non vi siano evidenti rotture o manipolazioni negli imballi, per poi procedere ad una verifica di congruenza tra i prodotti arrivati e quelli inseriti in bolla verificando a campione le eventuali scadenze ed emettendo eventuali NC rispetto agli standard di qualifica. Per i prodotti soggetti a temperatura controllata viene verificata la presenza del ghiaccio sintetico o di indicatori di temperatura ed umidità o, in mancanza, che il vettore risulti certificato ISO 9001 per il trasporto di materiale a T. C. Detto materiale viene allocato presso i magazzini operativi (frigo) dotati di sistema centralizzato e tarato di controllo della temperatura. In caso di esito positivo al controllo il DDT viene siglato e trasmesso alla farmacia previa archiviazione temporanea. Il carico informatico fa capo alla farmacia che inserisce lotto e scadenza dei prodotti. In fase di scarico e sulla base della necessità i prodotti vengono prelevati segnando su bolla di prelievo quantità, lotto e data del prelievo. Periodicamente RMAGA/RAPP acquisisce i buoni di prelievo e scarica informaticamente il magazzino. Il sistema di gestione delle scorte viene definito in fase di anagrafica da RMAGA/RAPP. In caso di richieste delle Avis comunali perviene apposito modulo e RMAGA confeziona il pallett in scatole di cartone perfettamente imballate e, in caso di consegne all Avis di Ragusa organizza trasporto tramite autista SIMT, mentre per le altre Avis comunali consegna materiale a vettore Avis Sia per Avis sia per altre consegne straordinarie (es NAT) al momento dell accettazione da parte del destinatario RMAGA/RAPP richiede restituzione (anche via fax) del DDT opportunamente firmato dal ricevente e provvede ad archiviarne copia. Alcuni materiali (KIT aferesi e sacche) sono gestiti direttamente con stoccaggio presso il magazzino AVIS comunale di Ragusa. Per la cancelleria ed il materiale non sanitario RMAGA/RAPP effettua richiesta e accetta anche senza DDT Con cadenza periodica mensile RMAGA/RAPP provvede ad effettuare un controllo quali quantitativo supplementare sul materiale stoccato provvedendo a: Stampare esistente informatiche Controllare magazzino fisico ed annotare incongruenze Verificare scadenze e stato di conservazione Verificare temperature e/o taratura degli strumenti di controllo (ove applicabile) Verificare pulizia, ordine e sistema di derattizzazione Verificare rispetto metodo FIFO Evidenza del controllo periodico effettuato presso i magazzini di competenza viene data tramite annotazioni e allegati alla stampa del gestionale Approvvigionamento e Magazzino 0 13/06/09 5 di 7

6 7.2.2 Magazzini Avis Si premette che le AVIS comunali gestiscono i magazzini con i medesimi presupposti, tuttavia l Avis comunale di Ragusa, considerata la mole di materiale stoccato nonché la particolarità che gestisce lo stoccaggio di alcuni materiali SIMT, adotta alcuni strumenti di controllo del magazzino non adottati dalle altre Avis. Pertanto di seguito saranno esplicitati due sotto paragrafi dedicati. Avis comunale di Ragusa In seguito all'arrivo del materiale si effettua lo scarico dei prodotti presso lo spazio Materiale in ricezione dedicato al controllo in accettazione e si realizza un primo controllo in accettazione su integrità dell imballo e corrispondenza tra il numero e la tipologia di colli ricevuti con quanto richiesto Qualora a seguito dei controlli in accettazione vengano evidenziati problemi o difetti, AMAG appone sull imballo la dicitura NC e stiva il materiale nell apposito spazio Materiale non conforme e compila il REGISTRO NC. Laddove invece i controlli in accettazione siano andati a buon fine, AMAG provvede al carico del materiale approvvigionato nel programma informatico di magazzino, identificando il materiale sanitario in entrata tramite compilazione dell apposito cartellino. Per il materiale diverso che non va allocato in magazzino il controllo in accettazione viene effettuato direttamente da AS che provvede a verificare l integrità dell imballo e la corrispondenza tra il numero e la tipologia di colli ricevuti e quanto indicato nella richiesta. Qualora a seguito dei controlli in accettazione vengano evidenziati problemi o difetti, AS appone sull imballo la dicitura NC e stiva il materiale nell apposito spazio e compila REGISTRO NC. Gli scaffali del magazzino centrale sono identificati tramite codice alfanumerico, secondo la linea di carico indicata in apposita istruzione. Periodicamente AMAG controlla le giacenze del magazzino e preleva il materiale sanitario per riporre il materiale stesso negli scaffali identificati. Tutti i buoni di prelievo sono periodicamente imputati su gestionale per consentire lo scarico dei materiali prelevati. Giornalmente PI, al termine dell'attività operativa, provvede a rimpiazzare il materiale sanitario mancante nelle singole unità operative prelevandolo dal magazzino operativo. Con cadenza mensile AMAG verifica la giacenza del materiale sanitario presso il magazzino centrale in relazione al livello di scorta minimo definito e, laddove sia necessario rimpiazzare il materiale sanitario, compila richiesta di materiale. Con cadenza trimestrale AMAG effettua un controllo a campione presso il magazzino centrale diretto a verificare lo stato e la scadenza dei materiali, le trappole per ratti, etc I materiali di proprietà del SIMT, dopo essere stati sottoposti agli ordinari controlli in accettazione a cura di AMAG, sono identificati e allocati in appositi scaffali del magazzino centrale e, successivamente, del magazzino operativo contrassegnati dall etichetta materiale SIMT. Laddove tali materiali vengano persi, danneggiati o reputati inadeguati all utilizzo per cui sono destinati, è cura di AMAG darne comunicazione al SIMT, avendo cura di annotare e conservare la relativa registrazione. Approvvigionamento e Magazzino 0 13/06/09 6 di 7

7 Altre Avis comunali Il controllo in accettazione del materiale avviene tramite confronto quali - quantitativo tra DDT e ordine/richiesta. In caso di esito negativo del controllo viene emessa NC registrata in apposito supporto informatico Laddove i controlli in accettazione sulle forniture siano andati a buon fine, è cura di AMAG stivare il materiale negli appositi scaffali provvedendo a gestire relativa identificazione e scadenza. La rotazione delle scorte presenti presso il magazzino è garantita tramite il sistema di carico/scarico seguendo la logica FIFO verificata tramite controlli a campione settimanali eseguiti per definire il ripristino delle scorte e le corretta gestione delle scadenze. Evidenza dei controlli viene data tramite registro A seconda del fabbisogni i vari operatori si recano presso il magazzino e provvedono a prelevare il materiale annotando il prelievo e la rimanenza in registro carico e scarico. In relazione alle scorte presenti si provvede ad attivare la richiesta di materiale al SIMT. Approvvigionamento e Magazzino 0 13/06/09 7 di 7

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