GUIDA COMPILAZIONE MODELLI MS WORD

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1 GUIDA COMPILAZIONE MODELLI MS WORD versione 2.0 1

2 PREMESSA... 3 ATTIVAZIONE DELLA SCHEDA DI SVILUPPO... 4 AGGIUNTA DELLE VOCI VARIABILI... 5 ELENCO DELLE VOCI VARIABILI... 7 FORMATTAZIONE DELLA VOCE VARIABILE... 8 COSA NON GESTISCE... 8 CANCELLARE UNA VOCE VARIABILE PROBLEMI COMUNI NON APPARE IL CODICE A BARRE NEL DOCUMENTO NEL DOCUMENTO LA FORMATTAZIONE DI UNA VOCE VARIABILE È DIVERSA DAL MODELLO versione 2.0 2

3 PREMESSA La presente guida ha lo scopo di aiutare l utente a modificare o a comporre un modello utile alla compilazione automatica di documenti MS Word direttamente da XDENT. Dobbiamo pensare al modello che andremo a modificare o creare, come un insieme di testo di cui una parte rimane sempre uguale, ovvero la parte che la generazione automatica di XDENT non cambia, e una parte variabile. Quest ultima è costituita dall insieme delle voci variabili che vengono inserite sul modello. La potenzialità di un modello costruito con MS Word, rispetto ai modelli interni di XDENT, sono molteplici, come ad esempio la possibilità di formattazioni particolari e originali del testo o la dimensione personalizzata del foglio, tanto per citarne alcune. L utilizzo di questa tipologia di modelli permette la migliore personalizzazione della documentazione prodotta da XDENT. Prima di proseguire, è necessario sottolineare che la presente guida è valida solo per le versioni di MS Word 2007 e successive, su piattaforma Windows. Dalla versione di MS Office 2007 la Microsoft ha adottato un nuovo formato standard chiamato OpenXML sulla base del quale sono state costruite le procedure di integrazione di XDENT. I documenti MS Word in formato OpenXML hanno l estensione predefinita.docx Purtroppo ad oggi Microsoft non ha reso disponibili le stesse funzionalità su piattaforma MacOS pertanto la presente guida non si applica a MS Word per Mac. Se si volgono personalizzare i modelli bisogna dotarsi della versione di MS Word per Windows versione 2.0 3

4 ATTIVAZIONE DELLA SCHEDA DI SVILUPPO Dopo aver avviato l applicativo MS Word eseguire le operazioni seguenti: 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office, quindi scegliere Opzioni di MS Word. 2. Scegliere Impostazioni generali e quindi selezionare la casella di controllo Mostra scheda Sviluppo sulla barra multifunzione. Se tutto è stato eseguito correttamente apparirà una scheda con dicitura Sviluppo di seguito alla scheda Visualizza. versione 2.0 4

5 AGGIUNTA DELLE VOCI VARIABILI Per aggiungere una voce variabile, non è sufficiente scrivere sul modello il testo della voce, ma è necessario aggiungere un controllo contenuto, e impostare nelle sue proprietà il titolo e il tag. Supponiamo di voler aggiungere la voce variabile nome, eseguiamo le azioni di seguito: 1. Posizionarsi nel punto del documento in cui vogliamo aggiungere la voce 2. Selezionare la scheda Sviluppo (attivata precedentemente) 3. Premere il pulsante del controllo contenuto RTF, nella sezione dei Controlli 4. Apparirà nel testo un riquadro in cui è possibile scrivere 5. Inseriamo il testo nome. 6. Selezioniamo dalla scheda Sviluppo la voce Proprietà, nella sezione dei Controlli. versione 2.0 5

6 Appare così una finestra delle proprietà di quel controllo contenuto, in cui inserire la voce variabile nome sia nel Titolo che nel Tag. Opzionalmente selezionare la voce Impossibile eliminare il controllo contenuto per evitare che il controllo contenuto sia cancellato accidentalmente. Mentre non selezionare la voce Impossibile modificare il contenuto. Alla fine premere su OK 7. Se tutte le operazioni sono state eseguite correttamente, il riquadro del controllo testo visualizza il titolo quando è selezionato. 8. Attenzione: tutto il testo all interno del riquadro del controllo contenuto sarà ELIMINATO da XDENT al momento della creazione del documento a partire da questo modello. Nel nostro esempio, come si vede in figura, il testo Paziente sta fuori dal riquadro perché vogliamo che non sia cancellato. versione 2.0 6

7 ELENCO DELLE VOCI VARIABILI Le voci variabili permesse sono le stesse della modulistica tradizionale di XDENT. Le abbiamo raggruppate per una migliore consultazione: Pazienti Operatore Terzo Pagatore Documenti Nome Cognome Op. Intestazione TP Data corrente Cognome Nome Op. Indirizzo TP Pagamento Comune Nascita Qualifica Op. CAP-Comune-Prov TP Numero preventivo Provincia Nascita Indirizzo Op. Schema Dentario Data Nascita Telefoni Op. Importo Scontato Sesso Op. Quota_paz_sc Codice Fiscale Dati Fiscali Op. Franchigia Indirizzo Residenza Operatore Luogo Comune Residenza CAP Residenza Prov. Residenza Tel Casa Cellulare Titolo prev. Totale documento Totale paziente Totale prestazioni Totale sconto Tel Ufficio Varie Codice a barre Titolo Commerciale_riferimento Medico_Riferimento Frase completa versione 2.0 7

8 FORMATTAZIONE DELLA VOCE VARIABILE Inserita la voce variabile, ora vogliamo che appaia in grassetto quando verrà generato nel documento finale. Supponiamo che l utente sappia già come rendere un testo qualsiasi in grassetto, diversamente rimandiamo alla guida di Microsoft MS Word. 1. Selezioniamo il testo dentro il riquadro del contenuto di controllo, nel nostro esempio selezioniamo il testo nome. 2. Premiamo il tasto della formattazione grassetto e il testo nome appare in grassetto. 3. Ripetiamo le operazioni al punto 1 e 2 per impostare le formattazioni che si desidera al testo. NB: Non è possibile avere all interno dello stesso testo due o più formattazioni differenti. Al momento della creazione del documento verrà considerata SOLAMENTE una delle formattazioni. Quindi se nel nostro esempio la formattazione che abbiamo dato è nome, oppure nome o qualsiasi altra combinazione una delle impostazioni verrà ignorata da XDENT. COSA NON GESTISCE Le seguenti opzioni di formattazione non sono gestite: 1. Intestazioni L intestazione è una parte non variabile dei modelli in MS Word. Ciò vuol dire che non è possibile inserire qui voci variabili che saranno modificate da XDENT. 2. Modifica Immagini. Pur gestendo le immagini, al momento in XDENT non è prevista la sostituzione delle immagini presenti nel modello. versione 2.0 8

9 3. Formattazioni differenti su più parti di una stessa voce variabile. Una stessa voce variabile deve avere una formattazione uniforme su tutto il testo. Come già sottolineato nella sezione 3, al momento della generazione del documento la voce assumerà una sola tra le formattazioni applicate. versione 2.0 9

10 CANCELLARE UNA VOCE VARIABILE Nei modelli predefiniti, o nei modelli costruiti come suggerito nella guida, tutte le voci variabili sono protette dall eliminazione accidentale dal documento. Per eliminare una voce è necessario deselezionare dalle proprietà del controllo contenuto la voce relativa: 1. Selezionare il controllo contenuto della voce variabile 2. Entrare nelle proprietà del controllo contenuto 3. deselezionare la voce Impossibile eliminare il controllo contenuto, attivato per evitare che il controllo contenuto sia cancellato accidentalmente. 4. Tornare sulla voce variabile, fare doppio clic sul titolo del riquadro del controllo contenuto. Il titolo del riquadro diventa blu scuro. versione

11 5. Cancellare ora premendo il tasto di cancellazione dalla tastiera 6. Se l operazione è stata eseguita correttamente non appare il riquadro del controllo contenuto. versione

12 PROBLEMI COMUNI NON APPARE IL CODICE A BARRE NEL DOCUMENTO Durante la generazione del documento non appare il codice a barre, la causa è una delle seguenti: 1. Manca la voce variabile codice a barre 2. Il titolo della voce variabile non è diverso da codice a barre. Impostare il titolo del controllo contenuto a codice a barre come indicato al punto 6 della sezione Aggiunta delle voci variabili della guida. 3. Il titolo è corretto e al posto del codice a barre appare una serie di caratteri nella forma *1234 $8*. È necessario installare sul proprio sistema il carattere del codice a barre. MESSAGGIO DI ALLERT DURANTE LA GENERAZIONE DEL DOCUMENTO IN XDENT Durante la generazione del documento, XDENT visualizza un messaggio di allert in cui indica un mancato inserimento di una voce variabile nel documento. È stata cancellata una voce variabile dal documento in maniera non corretta. Seguire le indicazioni della sezione Cancellare una voce variabile per ottenere un modello coerente. NEL DOCUMENTO LA FORMATTAZIONE DI UNA VOCE VARIABILE È DIVERSA DAL MODELLO Può accadere che durante la preparazione di un modello, sia stata applicata una formattazione ad una voce variabile, ma quando generato il documento da XDENT, la formattazione sia diversa. versione

13 Questo problema si verifica se nel riquadro della voce variabile è presente più di una formattazione, è sufficiente che anche uno spazio bianco presente nel riquadro abbia una formattazione diversa dal resto del testo. Per risolvere òa problematica selezionare il testo dentro il riquadro, cancellare il testo (tutto anche gli spazi bianchi), riscrivere il testo e applicare le formattazioni desiderate. versione