Bayer. Portale e-procurement. Registrazione e qualificazione in Albo

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1 Bayer Portale e-procurement Registrazione e qualificazione in Albo Manuale Fornitori Pagina: 1/18

2 0 INDICE 0 INDICE INTRODUZIONE Scopo del documento Definizioni ACCREDITAMENTO ALL ALBO FORNITORI Autenticazione per l accesso Processo di accreditamento Prima fase del processo di accreditamento: registrazione Accettazione del regolamento e delle clausole legali Inserimento / aggiornamento dei dati relativi all utente master Inserimento / aggiornamento dei dati relativi alla sede legale Selezione delle categorie merceologiche Inserimento della documentazione Conferma delle categorie merceologiche e dei dati inseriti Seconda fase del processo di accreditamento: qualificazione Compilazione del questionario Caricamento dei documenti richiesti Conferma dei dati inseriti Pagina: 2/18

3 1 Introduzione 1.1 Scopo del documento Scopo del documento è fornire una guida all uso delle funzionalità della piattaforma di e- procurement. Questo documento è focalizzato sull uso delle funzionalità relative all applicazione per la Gestione dei Fornitori e in particolare sul processo di accreditamento all Albo Fornitori attraverso le procedure di registrazione e qualificazione. Per accedere alla piattaforma è necessario entrare nel portale di Bayer e successivamente nella relativa area dedicata ai fornitori. Requisito minimo è la disponibilità di uno dei browser: Internet Explorer 10 o superiori; Google Chrome; Mozilla. 1.2 Definizioni Ai fini del presente manuale si intende per: Qualificazione : condizione acquisita dal fornitore a seguito della compilazione dei questionari a lui riferiti, della produzione della documentazione richiesta e della successiva validazione e valutazione con esito positivo dei dati inseriti; Gruppo merce o Categoria merceologica : le forniture e i servizi di interesse; Fornitore : l appaltatore, il fornitore di beni o il prestatore di servizi, organizzato in forma individuale o di impresa individuale, anche artigiana, di società commerciale società cooperativa o associazione di imprenditori; Username : l identificativo tramite il quale l utente deve presentarsi al sistema; Password : l informazione segreta che, abbinata al nome utente, consente l autenticazione dell utente da parte del sistema; Processo di registrazione : iter mediante il quale il fornitore si registra nell Albo per intraprendere l iter di qualificazione; Processo di qualificazione : iter selettivo mediante il quale il fornitore può ottenere la qualificazione nell Albo Fornitori; Questionario : insieme di settori di indagine che il fornitore deve compilare per la qualificazione; Settore di Indagine : compongono il questionario e sono maschere informative che contengono informazioni della stessa tipologia (es. dati sulla sede legale, dati economici, ecc.). Pagina: 3/18

4 2 Accreditamento all Albo Fornitori 2.1 Autenticazione per l accesso Figura 1 - Maschera di Login La maschera con la quale l applicazione per la Gestione Fornitori si presenta, è chiamata maschera di Login e permette l accesso al sistema. I fornitori devono accedere utilizzando la Username e la Password ricevute. L introduzione delle credenziali e la pressione del pulsante Login, danno luogo all accesso all applicazione oppure visualizzano una maschera di errore nel caso in cui l utenza o la password non sia corretta. Pagina: 4/18

5 Figura 2 - Errore di Login Figura 3 - Errore di Password 2.2 Processo di accreditamento Quando il fornitore accede al sito per la prima volta, può prendere visione dei documenti presenti nell Area Download e quindi iniziare il processo di qualificazione inserendo le credenziali di accesso. Il processo di qualificazione all Albo Fornitori si sviluppa in due fasi: registrazione; qualificazione Prima fase del processo di accreditamento: registrazione La prima fase è articolata come segue: accettazione del Regolamento e delle clausole legali; inserimento/aggiornamento dei dati relativi all Utente Master; Pagina: 5/18

6 inserimento/aggiornamento dei dati relativi all Anagrafica Aziendale; selezione delle categorie merceologiche; inserimento di eventuale documentazione richiesta; conferma delle categorie merceologiche e dei dati/documenti inseriti Accettazione del regolamento e delle clausole legali L ingresso nell applicazione presenta automaticamente le condizioni che il fornitore deve preventivamente accettare per proseguire nella sua registrazione. Per ogni voce occorre selezionare Accetto per proseguire nel processo di accreditamento. Figura 4 - Clausole legali E necessario infine premere il pulsante. Se non si accettano tutte le clausole il sistema impedisce la prosecuzione e reagisce con il seguente messaggio: Pagina: 6/18

7 Figura 5 - Messaggio di richiesta accettazione delle clausole Inserimento / aggiornamento dei dati relativi all utente master Figura 6 Dati Utente - Informazioni di contatto In questa sezione il fornitore deve indicare, completare, confermare o correggere il suo Utente Master, che verrà considerato come un soggetto referente per tutte le operazioni effettuate e come contatto primario per lo scambio di comunicazioni. Per avere un suggerimento nella compilazione dei campi si deve avvicinare il mouse al simbolo come mostrato in figura: Pagina: 7/18

8 Figura 7 Dati Utente - Suggerimenti Nell inserimento dei dati occorre fare attenzione a: fornire tutti i dati contrassegnati da un asterisco, poiché sono dati obbligatori; inserire correttamente il campo (si può inserire più di un indirizzo purché tali indirizzi siano separati da un punto e virgola ; ); inserire correttamente il campo Telefono (il numero telefonico deve essere costituito da soli numeri senza spazi, trattini o barre). Completato il modulo si può proseguire premendo il pulsante. Se si omettono alcuni campi obbligatori o se si inseriscono dati formalmente scorretti il sistema mostrerà una opportuna segnalazione di errore Inserimento / aggiornamento dei dati relativi alla sede legale Figura 8 - Anagrafica Aziendale In questa sezione il fornitore deve completare, confermare o correggere i dati relativi alla sua azienda. A seconda della tipologia della natura giuridica, i campi richiesti possono variare e il fornitore si trova a compilare campi di Anagrafica Aziendale personalizzati al suo stato. Pagina: 8/18

9 Selezione delle categorie merceologiche Figura 9 - Consultazione dell'albero Merceologico In questa sezione il fornitore sceglie le categorie merceologiche di sua competenza. Per la selezione delle categorie merceologiche sono disponibili due metodi di ricerca: ricerca per parole chiave: permette di inserire una parola da ricercare all interno dell albero merceologico. Vengono visualizzate tutte le categorie merceologiche corrispondenti alla chiave di ricerca. Per accedere alla schermata di ricerca è necessario cliccare sul tasto Ricerca. ricerca gerarchica: permette di navigare dentro l albero merceologico attraverso la selezione progressiva di segmento, famiglia, classe, prodotto e merceologia. Nel caso di ricerca per parola chiave si potranno selezionare le categorie merceologiche di propria competenza inserendo un flag in corrispondenza di ciascuna di esse. Figura 10 - Selezione delle Categorie merceologiche Pagina: 9/18

10 Dopo aver selezionato le sotto categorie premere Associa per confermare l associazione delle sottocategorie alla propria registrazione, oppure il pulsante Indietro per tornare alla maschera precedente e proseguire nella procedura di registrazione. Dalla maschera delle categorie merceologiche associate è possibile rimuovere le associazioni effettuate cliccando sul pulsante. Le categorie merceologiche per le quali è stato già compilato un questionario, non possono essere eliminate Inserimento della documentazione Dalla sezione dedicata ai documenti è possibile accedere all area Lista Documenti, contenente l elenco dei documenti da allegare in fase di registrazione, cliccando sul pulsante. Una volta all interno dell area, si deve scegliere il tipo di documento che si desidera allegare seguendo le istruzioni riportate nella relativa riga. Figura 11 - Maschera con l'elenco dei documenti richiesti Per allegare il documento la procedura da seguire è la seguente: avere a disposizione il documento sulla memoria della propria stazione di lavoro o di altri sistemi accessibili; premere il pulsante in corrispondenza del documento richiesto per aprire la maschera di ricerca del documento, successivamente premere Sfoglia per ricercare il documento da allegare: Pagina: 10/18

11 Figura 12- Maschera per l'inserimento di documenti completato l inserimento del file, il fornitore deve inserire la validità temporale del documento (rilevabile dal documento stesso). Per inserire la validità del documento sarà sufficiente inserire due informazioni (o Data Rilascio + Giorni Validità o Giorni Validità + Data Scadenza o Data Rilascio + Data Scadenza) la terza informazione sarà calcolata in automatico dal sistema. Per inserire la data premere il pulsante e selezionare il giorno dal pop up: Figura 13 - Maschera per l'inserimento delle date Infine premere il pulsante sistema. per completare la memorizzazione del documento nel I documenti che sono stati allegati possono anche essere aggiornati tramite il pulsante Le operazioni sui documenti possono essere effettuate in ogni momento. Per ogni tipologia di documento viene evidenziato solo quello più aggiornato, che può essere visualizzato e scaricato dal fornitore. Questi ha accesso anche all archivio storico dei suoi documenti che può visualizzare per tipologia o in forma globale. Pagina: 11/18

12 Dopo aver allegato i documenti obbligatori premere il pulsante proseguire. per Conferma delle categorie merceologiche e dei dati inseriti Dopo aver premuto Conferma Registrazione viene riproposta la maschera di conferma: Figura 14 - Conferma della registrazione In caso di conferma, l applicazione avvisa il fornitore che per continuare nel processo di qualificazione è necessario attendere la comunicazione che invita a proseguire nella fase di compilazione del questionario: Figura 15 - Registrazione Completata Il fornitore, a questo punto, ha concluso la prima fase del processo di accreditamento; può accedere alla seconda fase del processo di accreditamento eseguendo nuovamente l autenticazione. Pagina: 12/18

13 2.2.2 Seconda fase del processo di accreditamento: qualificazione La seconda fase è articolata come segue: compilazione del questionario; caricamento dei documenti richiesti; conferma dei dati inseriti Compilazione del questionario Dopo aver effettuato il Login il sistema presenta una maschera di benvenuto al fornitore: Figura 16 - Maschera con il dettaglio delle attività e delle comunicazioni In tale maschera vengono riportate le attività che il fornitore deve effettuare o le comunicazioni che sono state pubblicate e il fornitore deve accettare o visualizzare. Per procedere con la compilazione del questionario premere il pulsante. Il sistema permette di accedere all elenco dei questionari da compilare in relazione alle categorie merceologiche selezionate. Pagina: 13/18

14 Figura 17 - Elenco dei questionari da compilare Da questa visualizzazione si possono effettuare le operazioni: cliccando sul pulsante cliccando sul pulsante si accede alle sezioni da compilare; si accede all elenco delle sezioni da compilare; cliccando sul pulsante si accede all elenco delle merceologie relative al questionario che si sta compilando. Nella compilazione del questionario è necessario inserire i dati in tutti i campi con l asterisco *, perché tali dati vengono richiesti in forma obbligatoria. Per una più semplice e veloce compilazione è possibile: "navigare" tra le varie sezioni del questionario sia compilandole in successione per mezzo del pulsante presente in ogni sezione, sia selezionandole senza un ordine prefissato dal menù; non completare il questionario in un unica sessione: i dati inseriti in una sessione sono disponibili nella sessione successiva; i dati possono essere modificati in qualunque momento. Pagina: 14/18

15 Figura 18 - Compilazione del questionario di qualificazione Le sezioni già compilate sono contrassegnate dal simbolo ; le sezioni da completare sono contrassegnate dal simbolo. Per il salvataggio di una sezione occorre compilate tutti i campi obbligatori. La mancata compilazione di qualche campo genera un messaggio di alert con l indicazione del campo che non è stato compilato: Figura 19 - Es. di alert Qualora vi siano dati non disponibili o non applicabili alla propria natura giuridica, è possibile: non indicare nessuna risposta se la domanda non è obbligatoria; Pagina: 15/18

16 indicare un valore N.A o Non disponibile, oppure Zero (in caso di importi) se la domanda è richiesta in forma obbligatoria. In fase di compilazione del questionario tutti gli importi richiesti sono da intendersi in Euro Caricamento dei documenti richiesti Per accedere alla maschera di caricamento dei documenti è possibile dal menù di sinistra accedere al Riepilogo Documenti. Figura 20 - Elenco completo dei documenti In questa maschera è riportato l elenco completo di tutti i documenti richiesti in relazione alla propria natura giuridica e alla tipologia di qualifica che si sta effettuando. I documenti richiesti in forma obbligatoria sono quelli contrassegnati da un asterisco *. A tale riepilogo è possibile accedere direttamente in fase di compilazione del questionario, utilizzando il link Riepilogo Documenti. Pagina: 16/18

17 Figura 21 - Riepilogo documenti per uno specifico questionario Il riepilogo documentale a cui si accede da questa voce è relativo solo all elenco di documenti che sono richiesti per lo specifico questionario che si sta compilando. La procedura di caricamento dei documenti è uguale a quella precedentemente illustrata al paragrafo relativo all inserimento della documentazione in fase di registrazione Conferma dei dati inseriti Dopo aver compilato almeno tutti i campi obbligatori del questionario e avere allegato almeno i documenti obbligatori richiesti è possibile procedere con il completamento del Questionario premendo il tasto: Prosegui. Verrà visualizzato un riepilogo delle informazioni inserite nel questionario: Pagina: 17/18

18 Figura 22 - Riepilogo delle informazioni inserite nel questionario Premendo il pulsante Invia Questionario si conclude la fase di inserimento dei dati e i dati inseriti verranno successivamente valutati dai soggetti delegati. Il fornitore riceve una copia del questionario compilato in formato.pdf all indirizzo dell Utente Master. Tale copia è anche scaricabile direttamente dal portale alla sezione Questionari compilati. Figura 23 - Riepilogo dei questionari completati Successivamente sarà inviata una comunicazione all indirizzo dell Utente Master per comunicare l esito del processo di accreditamento. I dati inseriti possono essere sempre aggiornati attraverso la funzione di Riepilogo dei questionari da compilare disponibile nel menù laterale. ******************** Pagina: 18/18

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