Convegno ANIMP. I grandi progetti : metodi di management e strumenti informatici a supporto. Il budget ICT a progetto. Crippa Fulvio-Saipem

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1 Convegno ANIMP I grandi progetti : metodi di management e strumenti informatici a supporto Il budget ICT a progetto Crippa Fulvio-Saipem 13 Maggio

2 Sommario L approccio Saipem all Information e Communication Technology Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto Definizione e gestione di un budget ICT Soluzioni adottate nelle varie fasi di un progetto March

3 L approccio Saipem all Information e Communication Technology Others <2% 20% Human Resources by Nationality: Italy 19% Nigeria 11% India 9% Kazakhstan 8% 36,468 people December 31, Nationalities Malaysia 2% Saudi Arabia 2% Algeria 2% UK 2% Angola 3% Perù 4% Venezuela 5% France 7% Philippines 6% Paris Milan Fano Project Execution Centres Engineering Centres Yards & Main Logistic Bases Other Main Areas and Rep. Offices Chennai Global Presence with a Multilocal Emphasis 3

4 L approccio Saipem all Information e Communication Technology L approccio ICT riflette la filosofia gestionale di Saipem che prevede: Omogeneità gestionale tra i vari centri di produzione Grado di omogenita gestionale Complessità modello operativo Utilizzo di tools produttivi solidi, facilmente disponibili e distribuiti a livello Corporate Grado di utilizzo tools diponibili sul mercato Complessità modello operativo 4

5 L approccio Saipem all Information e Communication Technology Esempio di creazione di team di lavoro congiunti con i produttori di software Saipem Ufficio Elettrico : ha espresso l esigenza di sviluppo di nuove funzionalità del pacchetto SmartPlant Electrical, disponibile sul mercato Saipem ICT ha agito con funzioni di interfaccia con il fornitore per la stesura delle specifiche, la gestione dell attività tecnica e la gestione delle fasi di test Intergraph ha recepito le richieste inglobandole come funzionalità standard nel pacchetto commerciale. Risultati dell attività ICT Saipem Intergraph ELE Saipem Gestione Bobine Cavi (DRUMS) durata dell attivita :8 mesi 40 giorni/uomo ufficio elettrico 20 giorni/uomo ufficio ICT Modulo di interfaccia con l applicativo Etap con la partecipazione al gruppo di lavoro di altri 2 EPC 5

6 L approccio Saipem all Information e Communication Technology Diritti del progetto: ICT deve supportare il progetto come parte integrante poiché: Il progetto non e piu, come accadeva nel passato, un Cliente ICT. In Saipem questo e stato recentemente sancito da una procedura e dalla declaratoria di una nuova figura professionale a progetto IT non sviluppa un progetto nel progetto ma fornisce, all interno dello stesso, soluzioni che soddisfino i requisiti richiesti dal progetto e siano competitive dal punto di vista del budget La funzione di omogeneizzazione è attuata a livello Corporate e non e un onere del progetto 6

7 L approccio Saipem all Information e Communication Technology Doveri del progetto: Il progetto deve utilizzare al meglio gli strumenti Corporate a disposizione. La tecnologia offre oggi piu di quanto in realta serva nello svolgimento quotidiano di un progetto.alcune opzioni a disposizione sono sfruttate solo superficialmente ( i.e.videoconferenze). Altre opzioni sono abusate (i.e servizio di mail, accessi Internet). La funzione a matrice richiede di non utilizzare pacchetti che non siano di societa, il progetto e aiutato in questo da una regolamentazione severa che impedisce installazioni non di societa. Occorre operare con pacchetti semplici nella loro gestione e conosciuti Gli operatori del progetto devono essere alfabetizzati ed avere un grado di conoscenza omogeneo degli strumenti.il progetto deve essere parte attiva di questo processo di alfabetizzazione e ne condivide praticamente i costi ogni qualvolta si utilizza il tempo delle risorse dedicate al progetto. 7

8 L approccio Saipem all Information e Communication Tecnology La mancata conoscenza di un tool porta ad un utilizzo sbagliato dello stesso, con diminuzione di efficacia ed efficienza all interno del ciclo produttivo, a volte ne decreta perfino l abbandono, pertanto e fondamentale un adeguato training Ne e un esempio l utilizzo di AIM Directa (sistema documentale) In un progetto nell area golfo la non conoscenza dello strumento da parte degli utenti ha provocato ritardi sulle attività da parte del Partner e dell Impresa che non hanno potuto ricevere le informazioni. Questo ha richiesto: Riconoscere innanzitutto la natura del problema l invio per 2 settimane del Document Controller al site per istruzione agli utenti La preparazione di mini corsi di 4 sessioni di 4 ore in aula training con sistema dedicato Sessioni di training effettate anche nelle sedi estere Nel 2009 hanno partecipato alle sessioni di training oltre 150 utenti 8

9 L approccio Saipem all Information e Communication Tecnology Il concetto di omogeneizzazione diventa perfino un requisito contrattuale nel momento in cui un Cliente, all interno di un programma che coinvolga contratti diversi con diverse societa (i.e mega projects), imponga un sistema di reporting comune e/o definisca dati ed indici e schemi di monitoraggio comuni. 9

10 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto Gli elementi cha vanno a definire un budget ICT in un progetto sono sostanzialmente di natura: Contrattuale, vengono definiti dal Cliente Operativa, vengono definiti dal progetto e sono legati alle seguenti fasi: 1.Controllo del progetto in termini di costi e tempi, trasversale all intero progetto 2.Ingegneria 3.Procurement (acquisti e gestione del post ordine) 4.Costruzione, Commissioning ed Hand Over dell impianto al Cliente 10

11 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto Requisiti Contrattuali Si notano nei contratti requisiti a volte di frontiera, mai precedentemente sperimentati Il Cliente solitamente recepisce tutte le novita del mercato (soprattutto hardware) Il Cliente spesso incoraggia le grandi aziende produttrici di sistemi software, sponsorizzandone indirettamente i prodotti (quando non ancora maturi) o citandoli direttamente nel contratto (quando ritenuti maturi) Un requisito ormai divenuto standard nei Mega Projects e l integrazione fisica del modello 3 D o di database come INTOOLS con il modello/database di altri contrattori che partecipano al programma Ampio spazio e sempre piu dedicato alla definizione della rete di telecomunicazioni con richieste di connessioni dedicate fisse intercontinentali (Giappone, America) Interessante sottolineare come gli utenti del cliente presso gli HQ Saipem necessitino di operare su una LAN segregata per motivi di sicurezza ma devono avere la possibilità di accesso ai tools utilizzati dal Progetto. 11

12 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto Requisiti Operativi Il requisito principale di ogni progetto e la parola chiave è integrazione, a livello di dati ed informazioni che verranno usati da tutti gli utenti. Integrazione e sinonimo di qualita ed affidabilita dei documenti prodotti ed ha come obiettivo principale evitare duplicazioni ed input manuali. L architettura applicata al progetto deve permettere l integrazione dei dati di processo e di ingegneria e la loro gestione attraverso un sistema di gestione documentale comune, a supporto del flusso di lavoro. Il programma di gestione documentale attualmente in uso e EIM (Engineering Information Management), un software commercializzato da Intergraph basato sulla tecnologia Metaphase. Il reporting del programma e disponibile attraverso l intranet aziendale ed e accessibile in remoto (i.e. cantieri) tramite Citrix Metaframe. Il sistema gestisce in automatico il progress dell ingegneria, legato al progress della produzione documentale. 12

13 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto Requisiti Operativi (segue) I dati di processo, ingegneria e costruzione sono attualmente gestiti da specifiche applicazioni supportate da specifici database, che per la parte documentaleconvergono in un unico sistema EDMS. Il sistema deve permettere la creazione della struttura gerarchica peculiare dell impianto, la creazione dei relativi componenti e la gestione delle liste documenti associate Il sistema deve permettere un accesso controllato al flusso di lavoro con lo scopo primario di gestire le revisioni dei documenti La riduzione della produzione di carta durante il ciclo ingegneristico e infine un obiettivo primario del progetto. 13

14 Procurement Documentation Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto ENGINEERING & CAD SYSTEMS Schema dei sistemi ICT integrati a progetto (attuale) 2D CAD ITEM List 3D CAD ITEMS Technical Data P&IDs File Drawings File ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM Document Files DOCUMENTS HANDOVER Instruments Electrical MATERIAL MANAGEMENT SYSTEM PROJECT CONTROL Project Schedule Lev. 2 CONSTRUCTION MANAGEMENT SYSTEM Civil In House SW In House SW Material requisition PROCUREMENT SYSTEM Items Lifecycle information In House SW 14

15 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto Schema dei sistemi ICT integrati a progetto ( a tendere) E forte l esigenza di un data warehouse che raccolga in maniera organica e correlata i dati progettuali, necessario per un hand over efficace al Cliente ENGINEERING & CAD SYSTEMS 2D CAD PROCESS DATA 3D CAD Instruments Electrical Civil In House SW MATERIAL MANAGEMENT SYSTEM In House T E F ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM HAND OVER TO CLIENT DOCUMENTS 15

16 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto Schema di integrazione nel ciclo del Procurement Equipment & Materials Specifications & Quantities CAE/CAD Requisition PROJECT DATABASE CORPORATE DATABASE Enquiry SCHEDULE BUDGET HEAD CONTRACT VENDOR DATABANK Capability Performance Workload Order Inspect/Expedite PROCUREMENT DATA STATISTICS Expenditure Unit Costs Unit Rates Standard Purchasing Conditions Ship Site Materials 16

17 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto Schema di integrazione nel ciclo della Costruzione 17

18 Definizione e gestione di un budget ICT Il grafico illustra sinteticamente il rapporto % tra budget ICT totale e budget ICT relativo ai progetti negli ultimi 8 anni Progetti Struttura L aumento del budget è dovuto principalmente: All aumento delle dimensioni dei progetti Alla variazione nella tipologia dei costi associati al budget ICT 18

19 Definizione e gestione di un budget ICT Il grafico illustra le variazioni delle percentuali di spesa relative a diverse componenti di un Budget ICT di progetto per due tipologie di richieste contrattuali. Telecomunicazioni Software Hardware Varie 100% % % % 20% 0% Cliente 1 Cliente 2 19

20 Definizione e gestione di un budget ICT In fase di offerta, ICT sulla base dei requisiti contrattuali ed operativi precedentemente visti, elabora un budget in cui il principale obiettivo è quello di fornire un servizio in termini competitivi. Il budget viene dettagliato e viene caratterizzato dalla redazione di un documento chiamato ICT Execution Plan in cui sono delineate le strategie e scelte alla base Nella gestione a progetto il requisito fondamentale e l applicazione scrupolosa di quanto definito nel piano. E stata creata la nuova figura professionale del gestore ICT a progetto La figura professionale richiesta e sempre piu quella di coordinatore delle attività ICT e non di specialista di un sistema. Il contenuto tecnologico e l aggiornamento tecnico è comunque piu sentito in questa disciplina rispetto ad altre 20

21 Definizione e gestione di un budget ICT Il PSL ICT a progetto deve innanzitutto : 1. Assegnare il budget a voci di dettaglio 2. Assicurare il procurement dei servizi secondo i tempi previsti 3. Gestire il budget, segnalare eventuali extrabudget e proporre soluzioni per coprire tali extrabudget 4. Supportare la fatturazione dei servizi al Cliente ( e.g. telefonia) 5. Fornire supporto ITC a tutta la durata del progetto garantendo la disponibilità di tutte le risorse ICT necessarie 21

22 Definizione e gestione di un budget ICT Le difficolta legate alla gestione di un budget ICT sono normalmente dovute: Alla fornitura di soluzione temporanee tipicamente legate ai tempi di attivazione dei servizi ICT (tipicamente TLC o fornitura Hardware) non compatibile con i tempi di un progetto.si va dei 2/3 mesi di un progetto in Arabia Saudita ai 4/6 mesi di un progetto in Nigeria Ai cambiamenti al piano di esecuzione di un progetto in corso d opera, soprattutto legati allo spostamento in centri non pianificati in fase di offerta di attivita operative (e.g prefabbricazione). Si cerca di sfruttare la potenzialità di Internet per risolvere problemi legati alla adattabilita, introducendo pero turbative di tipo collaterale, legate ad esempio alla non governabilità del network usato 22

23 Definizione e gestione di un budget ICT La disciplina ICT presenta difficoltà nella fase di consuntivazione dei costi a progetto tipicamente legate ai seguenti aspetti: individuazione in modo univoco di risorse ICT chargeable a progetto. Le risorse ICT sono considerate tendenzialmente come risorse di Staff attribuzione e gestione del monte-ore di progetto a ICT estrapolazione, dai costi generali di infrastruttura, dei costi specifici di progetto. (es. PC, Server, Software, costi telefonici) feedback incompleti relativamente ai costi di acquisti HW all estero effettuati da Società/Branch Saipem a supporto dei progetti (construction site office, fabrication yard, infrastrutture per il cliente ). 23

24 Soluzioni adottate nelle varie fasi di un progetto Soluzioni di Telecomunicazione E P C-C Utilizzo di connessioni di tipo Virtual Private Network a basso costo per la connessione di siti remoti (partner, clienti, PMC, construction site) Utilizzo di connessioni Internet satellitari durante le early activity dei pioner office ai construction site permettendo agli utenti un utilizzo delle risorse di sede (mail applicazioni) Utilizzo sempre piu diffuso di link satellitari dedicati per dati e voce Utilizzo di acceleratori di rete per incrementare le performance su link lenti Implementazione della telefonia su tecnologia VOIP 24

25 Soluzioni adottate nelle varie fasi di un progetto Soluzioni applicative E P C-C Aumento della funzionalità di remotizzazione delle applicazioni che ha permesso l utilizzo delle stesse da piu centri operativi garantendo la possibilità di split delle attività di progetto tra i vari centri Utilizzo di suite integrate di applicativi (suite smartplant) Utilizzo di applicazioni in configurazione workshare e.g. Smart Plan P&ID Introduzione di funzionalità di replica controllata e certificata dei documenti contenuti nell EDMS tra siti Utilizzo di strumenti di datawarehousing/business Intelligence 25

26 Soluzioni adottate nelle varie fasi di un progetto Soluzioni applicative E P C-C Utilizzo di strumenti di collaboration (eroom, sharepoint) Utilizzo di tecnologie di virtualizzazione che garantiscono una migliore flessibilità di rilascio applicativo riducendone anche i tempi di deploy Integrazione dei pacchetti software per la costruzione (sicon, Spoolgen,PTS) Utilizzo della tecnologia RFID per la tracciatura degli spool di prefabbricazione E = Engineering P =Procurement C-C = Construction-Commissioning 26

27 Fine della presentazione Grazie 27

28 Il budget ICT a progetto NOTE a supporto della presentazione 28

29 L approccio Saipem all Information e Communication Technology Our Strengths NOTE EPIC/EPC Capabilities: the Complete Provider Engineering Power - High Quality & Cost Effective SOFRESID Engineering Centre (French Regional offices) ODE Offshore Oil & Gas (London - UK) Moss Maritime LNG & Floaters (Oslo - Norway) Saipem UK Eng SURF, Structural & Installation eng. (London, Aberdeen - UK) Snamprogetti Canada Inc. Snamprogetti Ltd. Engineering Centre (Basingstoke - UK) Snamprogetti Romania Engineering Centre (Bucharest - Romania) (Calgary - Canada) Saipem Energy Services Offshore Engineering (Milan - Italy) SMS Design & installation Offshore engineering Servizi Energia Italia Onshore Engineering STEP Engineering Centre (Rijeka - Croatia) (Milan - Italy) Saipem Spa Rome Onshore Technical Services Center Project Execution Centres Milan Fano Paris Chennai New Delhi Process Center (New Delhi - India) (Rome, Vibo - Italy) Saipem Contracting Algérie (Algiers - Algeria) (New Delhi - India) Saipem Libya Co. Tripoli (Tripoli - Libya) Saipem Contracting Nigeria ltd (Lagos States - Nigeria) Saipem Sharjah Engineering Centre (Sharjah - UAE) PT Saipem Indonesia Offshore O&G (Jakarta-Indonesia) 7,000 Engineers & Project Managers Worldwide 29

30 L approccio Saipem all Information e Communication Technology NOTE Un efficace gestione distribuita si basa : su uno scambio efficiente di dati, il quale implica l utilizzo di pacchetti omogenei sulla chiarezza dei dati scambiati e sulla possibilita di una interpretazione univoca di tali dati, sinonimo di una disponibilita degli stessi dati in un comune formato ed in un comune schema rappresentativo (uniformità di reporting) Un efficiente sistema di produzione : si basa sulla qualita e sulla certificazione dei tool utilizzati opera sfruttando ragionevolmente il grado di maturita e solidita raggiunto da un sistema/tool disponibile sul mercato non vuole utilizzare soluzioni di frontiera (se non espressamente richieste) si focalizza su cio che porta valore aggiunto, che nello specifico non è produrre sistemi informatici 30

31 L approccio Saipem all Information e Communication Technology NOTE Lo sviluppo interno all azienda di tool informatici e un esigenza non piu sentita e non e piu un opzione per: incompatibilita tra i tempi di sviluppo ed il grado di obsolescenza dei sistemi informatici stessi grado di complessita insito nella creazione di pacchetti efficienti in cui accesso distribuito e accesso remoto diventano funzionalita primarie al pari dei requisiti specifici dell applicativo Saipem ha mediato l esigenza di customizzare i prodotti con un nuovo approccio: Saipem non sviluppa direttamente gli applicativi ma ne incoraggia lo sviluppo i produttori di tool interpretano le richieste di Saipem non come peculiari ma come generali esigenze del mercato vengono creati team congiunti : esempio SmartPlant Electrical 31

32 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto NOTE I requisiti operativi specifici delle varie fasi sono riassunti nei seguenti punti: Controllo progetto L integrazione e ottenuta attraverso l utilizzo di Primavera per la preparazione ed il mantenimento del cronoprogramma di progetto e di SAP/R3 per il controllo costi. Da notare la possibilita di utilizzare efficaci estrazioni dati da SAP, gestiti poi tramite excel per la creazione di report ad hoc Ingegneria Requisito fondamentale e l utilizzo del CAD per tutte le attivita di progettazione. L estrazione dei dati in automatico (i.e P&ID intelligenti, liste piping e strumentazione)da un sistema stabile e un indubbia fonte di aumento di efficienza e diminuzione dei rischi di errori. Fondamentale per minimizzare i surplus di materiali e la possibilita di estrarre in automatico i conteggi materiali dal modello 3D Si incoraggia un approccio di verifica integrato e remoto (i.e dal cantiere o tra i centri produttivi)che coinvolga sin dall inizio dell ingegneria anche le discipline come la costruzione ed il commisioning, che entreranno solo in fase successiva od avanzata del progetto 32

33 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto NOTE Ingegneria (segue) E necessaria la possibilita di condividere i risultati, anche parziali, con il Cliente, in maniera selettiva se necessaria e formale Viene richiesta l automatizzazione di discipline storicamente piu difficili da integrare, come la disciplina elettrica (i.e ETAP; per la distribuzione della potenza,smart Plan elettrico) o strumentale (Intools/Smart Plant Instrumentation) Le informazioni devono fluire dall ingegneria al procurement in maniera controllata, attraverso una gestione il piu possibile automatizzata delle richieste di acquisto dei materiali 33

34 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto NOTE Procurement Il delicato ciclo dell approvigionamento deve essere gestito in accordo alle politiche di acquisto Corporate (ENI) ed e coperto in Saipem dall utilizzo estensivo di SAP/R3, dalla pianificazione alla consegna dei materiali al cantiere Il progetto deve salvaguardare nei confronti di qualsiasi contratto l approccio Corporate agli acquisti. La rigidezza del ciclo e dei controlli serve in questo caso come garanzia per il progetto e per il Cliente stesso Ogni fase del procurement deve prevedere la produzione dei documenti in forma elettronica e una reportistica in automatico E stato negli ultimi anni introdotto un sistema di gestione attraverso il WEB per le attività di e-bidding ( a livello ENI) con negoziazione per via elettronica 34

35 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto NOTE Costruzione e Commissioning Il concetto di integrazione ( o, all opposto, di necessita di separazione) fra ingegneria, procurement e costruzione e sempre stato un argomento di forte discussione in Snamprogetti, con approcci diversi dagli anni 80 fino ad oggi. Oggi, giustamente e finalmente, si riafferma la necessita di un processo coeso e teso in ogni sua parte a servire la fase finale di un progetto, che e il commissioning di un impianto, non tanto la sua costruzione In quest ottica la societa ha sviluppato una suite di supporti informatici (SICON) legati alla costruzione ma che si interfacciano concretamente con l ingegneria e con il sistema di acquisto materiali. In questo caso il successo dell integrazione dei tool a supporto dipende dal successo e dalla condivisione della filosofia alla base La suite SICON e stata estesa nella nuova accezione Saipem integrando nuovi moduli per la generazione di disegni e la tracciatura dell attività di officina (Spoolgen, Piping Tracking System) E stato introdotto il concetto di RFID (Radio Frequency Identification), cioè tracciatura fisica degli spool ( con codice a barre ridondante) 35

36 Requisiti contrattuali ed operativi per l ICT di un progetto NOTE Dettaglio dei sistemi produttivi integrati DOCUMENT LIST, DOCUMENT ELECTRONIC FILES DOCUMENT PROGRESS STATUS PROJECT CORRESPONDENCE MATERIAL STATUS REPORT TRANSMITTALS TO CLIENT EIM EDMS EDMS AIM DIRECTA DOC s MANAGEMENT ITEM MASTER REGISTER TECHNICAL DOCUMENTS, DATA DATA AND FILES DOCUMENTS LIST DOCUMENTS FILES DOCUMENTS STATUS PROGRESS MILESTONES PLANNED,FOREC, ACTUAL DATES PROGRESS ACHIEVED Powered by Intergraph s AIM Directa Automatic link for List of itemized equipment to be purchased INtools - Instrumentation design MATERIAL REQUISITION Planned dates SAP MODULE MM PROCUREMENT LIST OF EQUIPMENT PURCHASE REQUISITION BID INQUIRY PURCHASE ORDER EXPEDITING AND TESTING GOODS RECEIPTS Equipment are linked to a project WBS P. Requisition of bulks are linked directely to WBS element Budgeted costs Actual costs SIOC - Process symulation SP Electrical - Electrical design SHIPPING INVOICE RECEIPTS SMART PLANT - production of P&ID s - Lines, valves, instruments list GESPI - piping classes PDS 3D - PDS Modelling - Piping ISOS & Arrangment dwg PICOM PIPING MATERIAL - counting - Counting piping piping material - piping - Piping purchase requisition requisition List of items Procurements dates (actual and forecast) and vendors progress Progress S curves Cost control data Home office and site supervision manhours expended and forecast at completion MANAGEMENT DATA WAREHOUSE Free navigation on Procurement project data and intranet data WEB reporting to Top Management Construction progress S curves and performances Project incomings and cost incurred Link home office-site Navigation on documents GEMAPI MANAGING PIPING MATERIAL - ISOS availability - material availability - piping prefabrication simulation - allocation of piping COINF - H.S.E. Accidents, Incidents Illness, diseases Consumptions Waste disposals Statistical data as per international standards plan SICON PRIMAVERA actual forecast SITE ACTIVITIES SCHEDULES AND PROGRESS ASSESSMENT USING THE STANDARD MANHOURS EARNED TECHNIQUE. UPDATED WEEKLY SICON INCLUDES THE FOLLOWING PACKAGES: SITE WAREHOUSE COPR = Construction program MATERIAL MANAG. PROM = Progress measurement COPE = Contractor personnel COLAV = Work performed accounting RADI = Radiographic and pwht control PCOS = Quality certificates management TEDFLOW = Test documents management (hydraulic circuits and loops) PUNCH LIST 36