REGOLAMENTO GENERALE PER LA CERTIFICAZIONE SECONDO GLI SCHEMI IFS - INTERNATIONAL FEATURED STANDARDS

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1 REGOLAMENTO GENERALE PER LA CERTIFICAZIONE SECONDO GLI SCHEMI IFS - INTERNATIONAL FEATURED STANDARDS 1 SCOPO Autorizzazione alle verifiche IFS Campo di applicazione POLITICA Condizioni Generali DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Requisiti IFS Riferimenti dello schema di certificazione REGOLE GENEREALI Prezzi Condizioni per la conformità Determinazione dei Risultati dell audit Informazioni sull audit Iter di certificazione e tipologie di verifica Verifica Iniziale di Certificazione (IA) Verifica di Follow up Verifica di Rinnovo Verifica di estensione scopo Ulteriori verifiche Rapporto di Valutazione Emissione del certificato di conformità e autorizzazione all uso del marchio Validità del certificato Verifiche congiunte Standard compresi in accreditamenti diversi da EN BRC IFS Broker / IFS Logistic Ammesse, secondo quanto definito sopra per la durata di audit MODIFICHE NEL PRODOTTO E/O NELLE CARATTERISTICHE DEI PROCESSI MODIFICHE NELLO SCHEMA DI CERTIFICAZIONE RECLAMI DI CLIENTI E CONSUMATORI E RICHIAMI DI PRODOTTO RISERVATEZZA Eccezione alla clausola di riservatezza Zeno Beltrami Debora Capra of 14

2 9 RINUNCIA, SOSPENSIONE O RITIRO DELLA CERTIFICAZIONE GESTIONE DI RICORSI, RECLAMI E CONTROVERSIE INTEGRITY PROGRAM Zeno Beltrami Debora Capra of 14

3 1 SCOPO Il presente documento costituisce il "Regolamento Generale" che stabilisce le regole applicate da DNV Italia per l'emissione, il mantenimento e la revoca del certificato di conformità secondo gli schemi IFS International Featured Standards. Sono inoltre specificate le modalità per la certificazione combinata IFS/BRC. Il presente documento è parte integrante del contratto di certificazione. 1.1 Autorizzazione alle verifiche IFS Gli standard IFS sono di proprietà di HDE (Hauptverband des Deutschen Einzelhandels) e FCD (Federation des enterprises du Commerce et de la Distribution) e gestiti da IFS Management GmbH, società partecipata da FCD e HDE. Le atività di certificazione a fronte degli standard IFS sono permesse solo dopo approvazione nell ente di certificazione da parte di IFS Management GmbH ed apposito contratto con lo stesso. Il cliente è informato che DNV è autorizzato, in base ad un contratto specifico stipulato con il proprietario dello standard, a svolgere audit e a rilasciare Certificati di Conformità in accordo agli standard IFS e che questa autorizzazione verrà revocata nel caso che il che il contratto venga annullato. 1.2 Campo di applicazione Lo scopo deve essere validato all inizio delle attività di audit, successivamente ad una prima analisi del rischio. Successivamente, lo scopo può essere modificato (per es: se una ulteriore attività interferisce con quella oggetto di certificazione). L audit deve essere svolto in modo da garantire che tutti gli scopi di prodotti e processi menzionati nel rapporto e nel certificato possano essere effettivamente valutati. Lo standard IFS Food si riguarda unicamente le aziende che si occupano della lavorazione di prodotti alimentari o le aziende che confezionano prodotti alimentari sfusi. L IFS Food può essere applicato solo quando un prodotto viene «lavorato» o quando vi è un pericolo di contaminazione di prodotti durante il confezionamento primario. Se l azienda commercializza prodotti acquistati come prodotti finiti, i fornitori di questi prodotti devono essere certificati IFS Food e i requisiti specifici nella check list di audit (Parte 2) relativi al commercio dei prodotti acquistati come prodotti finiti ( a ) devono essere soddisfatti. Se così non è, tali prodotti devono essere esclusi dal certificato e il certificato deve menzionare «l attività di commercio non è inclusa». Se i requisiti di cui sopra sono soddisfatti, questi prodotti acquistati come prodotti finiti commercializzati devono chiaramente essere specificati nel certificato, precisando lo/gli scopi di prodotto e nel report, entrambi nello scopo di audit e nel profilo aziendale. L audit deve essere specifico per il sito in cui viene effettuata l intera lavorazione del prodotto. Nei casi in cui vi siano strutture decentrate e l audit di una determinata sede sia insufficiente per ottenere una visione esaustiva delle capacità dell azienda, allora tutte le altre sedi dovranno essere incluse nell audit. Lo scopo dell audit dovrà includere l intera attività dell azienda (vale a dire lo stesso tipo di produzione su linee diverse per i prodotti che recano marchi del fornitore e marchi del Distributore) e non solo la linea di produzione relativa ai prodotti recanti marchi del Distributore. Lo scopo di audit deve fare riferimento agli scopi di prodotto e scopi tecnologici identificati dallo standard (Parte 1 Allegato 3). Se i processi sono organizzati a livello centrale in una azienda con diversi siti produttivi (es. acquisto, gestione del personale, gestione dei reclami), la sede centrale di gestione Sede Centrale Zeno Beltrami Debora Capra of 14

4 deve essere anch essa auditata e i risultati dei relativi requisiti auditati devono essere considerati nei report di audit di ogni sito produttivo. Se non è possibile svolgere un audit nel sito della Sede Centrale, allora deve essere assicurato che durante l audit presso ogni sito produttivo, tutte le informazioni necessarie dal sito di gestione centrale siano disponibili (es. un rappresentante della sede centrale deve presenziare all audit di ogni sito produttivo). Lo standard IFS Logistic è applicabile alle attività di trasporto, stoccaggio e distribuzione di prodotti alimentari e non (si applica a tutti i tipi di attività es. trasporto su strada, ferrovia, aereo, nave e di trasporto es. a temperatura controllata e non). Sono identificati i seguenti scopi: 1) Stoccaggio (le attività di approivvigionamentocon influenza sulla qualità del prodotto sono escluse): food e non food 2) Trasporto: food e non food 3) Logistica e attività di commercializzazione (si applica il modulo Broker della checklist. Audit combinati IFS logistic/ifs broker): food e non food Lo scopo deve descrivere le attività svolte (es. stoccaggio, trasporto) così come i prodotti gestiti (es. prodotti carnei) e le condizioni di gestione (es. surgelati). Lo standard IFS Broker si applica alle attività di commercio, in cui le aziende acquistano merci, senza necessariamente venire in contatto con esse e le consegnano direttamente ai clienti. 2 POLITICA DNV fornisce il servizio di certificazione del prodotto in base ai requisiti dell EN (Guida ISO 65), mediante l adozione di procedure che non siano discriminatorie, ovvero: Tutte le organizzazioni le cui attività ricadono entro il campo di applicazione dello standard e che si impegnano a rispettare questo regolamento ed i requisiti dello standard stesso possono accedere al servizio di certificazione Non sono applicate condizioni finanziarie, o di altra natura, improprie Per l accesso non sono previsti criteri preferenziali circa le dimensioni dell organizzazione o la sua appartenenza ad associazioni o a gruppi L accesso non sarà condizionato dal numero dei certificati già emessi La corretta applicazione delle condizioni e procedure viene verificata dal Comitato di Certificazione che comprende tutte le parti interessate alle attività di certificazione senza alcun squilibrio tra i singoli interessi Le politiche di DNV, la sua organizzazione e le procedure applicate separano le attività di certificazione di prodotto da qualsiasi altra attività in cui opera DNV. In particolare, il documento BAM-14-i3 Gestione dell imparzialità fornisce istruzioni per assicurare un servizio di certificazione imparziale, insieme ad altri servizi di parte terza. 2.1 Condizioni Generali Al fine dell ottenimento e del mantenimento della certificazione l organizzazione dovrà: attenersi alla legislazione generale locale vigente applicabile alla sicurezza alimentare (sia nazionale, che comunitaria e internazionale dei paesi di esportazione dei prodotti certificati). attenersi ai requisiti di questo regolamento generale Zeno Beltrami Debora Capra of 14

5 attenersi ai requisiti dello standard di riferimento (IFS food, IFS logistic o IFS broker) nella versione corrente al momento della certificazione attenersi ai requisiti per l uso del certificato e del marchio di certificazione saldare regolarmente le fatture emesse in accordo al contratto sottoscritto Nel corso delle attività di verifica, i valutatori DNV dovranno considerare come loro persone di riferimento i rappresentanti dell'organizzazione, come da organigramma aziendale. Nel caso in cui l'organizzazione intendesse far partecipare altre persone (ad esempio: consulenti), è comunque tenuta a garantire che il ruolo di queste sia limitato a quello di "osservatori". Allo stesso modo DNV potrà includere nel gruppo di verifica degli osservatori (ad esempio: auditor Osservatori dell ente di accreditamento, di verificatori interni DNV) e/o auditor DNV in addestramento. 3 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 3.1 Requisiti IFS I requisiti da soddisfare per ottenere la certificazione di conformità agli standard tecnici IFS sono specificati nel protocollo di audit dello standard di riferimento (IFS Food, IFS Logistic o IFS broker), nella revisione corrente al momento della richiesta di certificazione. Al momento dell emissione di questo documento sono in vigore le seguenti versioni: IFS Food version 6 IFS Logistic version 2 IFS Broker version 1 Dovranno altresì essere considerate le successive integrazioni agli standard, presenti nei seguenti documenti emessi da IFS: FAQ for certification bodies and auditors, based on most frequently asked questions during IFS Food 6 nella versione corrente 3.2 Riferimenti dello schema di certificazione I seguenti documenti sono stati considerati da DNV per l applicazione del presente schema: IFS Food version 6 IFS Logistic version 2 IFS Broker version 1 FAQ for certification bodies and auditors, based on most frequently asked questions during IFS Food 6 nella versione corrente Annex 4 to the framework agreement Nel caso di pubblicazione di ulteriori documenti da parte di IFS i provvedimenti descritti dovranno essere aggiuntivamente applicati. Field Code Changed 4 REGOLE GENEREALI 4.1 Prezzi DNV Italia elabora e trasmette, ad ogni azienda richiedente la quotazione, un offerta specifica, completa di tutte le informazioni relative agli aspetti tecnici e di costo, basandosi anche sui seguenti Zeno Beltrami Debora Capra of 14

6 aspetti: scopo di certificazione e dimensione delle unità produttive (rif. superficie sito, numero di dipendenti). Una normale giornata di audit è di 8 ore. Indipendentemente dalla durata di audit, oltre all audit onsite, almeno 2 ore devono essere dedicate alla preparazione dell audit. Minimo 1/3 della durata di audit deve essere dedicato all area di produzione. Il calcolo della durata di audit non include il tempo per la preparazione e creazione del report (solitamente 0,5 giorni). Per IFS Food è disponibile uno strumento per calcolare la durata minima di audit sulla base dei seguenti criteri: numero totale di persone (lavoratori part-time, a turni, temporanei, personale amministrativo,ecc.), numero di scopi di prodotto, numero di fasi di processo («P» fasi). Questo strumento è disponibile su Per IFS Logistic la durata minima della verifica è di 1 giorno, in casi eccezionali può essere ridotta di 0,5 giorni. In caso di audit combinato IFS Logistic/IFS Broker devono essere aggiunte dalle 2 alle 6 ore. Per IFS Broker la durata minima di audit è tipicamente di 1 giorno. DNV riscuote, per conto di HDE, l administration fee (imposta di amministrazione) stabilita dallo stesso HDE/FCD per la gestione del portale IFS. DNV non completerà le attività di certificazione e non emmetterà il certificato fino a quando la suddetta imposta non verrà corrisposta da parte dall azienda in certificazione, indipendentemente dal risultato del processo di certificazione stesso Al momento dell emissione di questo regolamento, l imposta IFS è pari ad Euro Condizioni per la conformità In generale viene valutato se i vari elementi del sistema di qualità di un azienda sono documentati, implementati, mantenuti e costantemente perfezionati. L auditor esaminerà i seguenti elementi: responsabilità, competenze, qualifiche e descrizioni delle mansioni procedure documentate e istruzioni relative alla loro implementazione ispezioni e test: specificazione dei requisiti e definizione dei criteri di accettazione/tolleranza misure da adottare quando vengono rilevate non conformità analisi delle cause delle non conformità e implementazione di azioni correttive analisi della conformità dei dati relativi alla qualità e sicurezza e revisione della implementazione pratica gestione, conservazione e recupero delle registrazioni dei dati relativi alla qualità e sicurezza, per esempio dati relativi alla rintracciabilità, controllo dei documenti. Tutti i processi e le procedure dovranno essere comprensibili e il personale responsabile dovrà avere una chiara comprensione dei principi del sistema di qualità e sicurezza. Il sistema di gestione della qualità e sicurezza si basa sulla seguente metodologia: identificare i processi necessari per attuare il sistema di gestione della qualità e sicurezza determinare la sequenza e l interazione di tali processi determinare i criteri e i metodi necessari per garantire l efficace funzionamento e il controllo di tali processi garantire la disponibilità delle informazioni necessarie per dare sostegno al funzionamento e al monitoraggio di tali processi Zeno Beltrami Debora Capra of 14

7 misurare, monitorare e analizzare tali processi e implementare le misure necessarie per conseguire i risultati pianificati e un costante miglioramento. Gli standard IFS prevedono 2 livelli di certificazione: livello base e livello superiore. La determinazione del livello di certificazione è stabilita verificando tutti i requisiti ed assegnando a ciascuno di essi i seguenti punteggi: Risultato Valutazione Punteggio A Totale conformità al requisito 20 B Piccola deviazione dal requisito 15 C Solo una piccola parte del requisito soddisfatta 5 D Criterio NON soddisfatto -20 Una valutazione B, C o D del requisito viene definita deviazione (0 solo per IFS Broker) Sono inoltre definiti 2 tipi di non conformità: Non Conformità Maggiore e KO. Tali non conformità implicano una sottrazione di punti dal punteggio totale e il non ottenimento del certificato. NC Maggiore: vi è una sostanziale non soddisfazione dei requisiti, con implicazione di aspetti legali o di sicurezza alimentare; la non conformità identificata può portare a un pericolo serio per la salute (per ogni NC maggiore è sottratto il 15% punti teoricamente ottenibili). La NC maggiore può essere attribuita a requisiti non KO. Sono stabiliti 10 requisiti KO. Per i requisiti KO possono essere usati solo i punteggi A,B,D. NON è utilizzabile C. Quando un requisito KO è classificato D al punteggio totale viene sottratto il 50% dei punti teoricamente ottenibili. L esito finale è stabilito in termini di percentuale minima raggiunta rispetto il risultato totale ottenibile, che a sua volta dipende dal numero di requisiti dichiarati non applicabili dall auditor (ciascuna esclusione deve essere giustificata). Entro 2 settimane dal ricevimento del report preliminare l azienda deve inviare all auditor un piano di miglioramento che includa le azioni correttive proposte per tutte le deviazioni e le eventuali non conformità identificate nel corso dell audit. Le azioni correttive (eccetto che per le deviazioni classificate B, non relative a requisiti KO) devono esplicitare chiaramente responsabilità e termine per l implementazione. Si raccomanda la traduzione in inglese delle azioni correttive proposte. L auditor provvederà a validare il piano di miglioramento entro 2 settimane dal ricevimento dello stesso. 4.3 Determinazione dei Risultati dell audit L esito finale dell audit è dato secondo la seguente tabella: % Punteggio Risultato Azioni Successive Emissione Certificato Presenti KO NON Approvato Implementazione azioni correttive da parte dell azienda ed effettuazione di un nuovo audit completo. NO Il nuovo audit verrà programmato in una data che cada non meno di 6 Zeno Beltrami Debora Capra of 14

8 % Punteggio Risultato Azioni Successive Emissione Certificato settimane dopo l audit in cui è stato assegnato un KO. Presenti > 1 NC Maggiore e/o punteggio < 75% Max 1 NC maggiore e punteggio 75%. Punteggio 75% e < 95% Punteggio 95% NON Approvato NON Approvato fino a completamento con efficacia dell azione correttiva inerente la NC maggiore. APPROVATO al LIVELLO di BASE dopo validazione del piano di miglioramento. APPROVATO al LIVELLO SUPERIORE dopo validazione del piano di miglioramento. Implementazione azioni correttive da parte dell azienda ed effettuazione di un nuovo audit completo L azienda invia entro 2 settimane dal ricevimento del report preliminare un piano di miglioramento. Entro 6 mesi dall audit DNV esegue audit per chiusura NC (se la NC è legata ad anomalie di processo, l audit di chiusura NC non può essere effettuato prima di 6 settimane dall audit). In caso di non superamento dell audit di follow up o non esecuzione dello stesso entro 6 mesi, un nuovo audit completo deve essere eseguito. L azienda invia entro 2 settimane il piano di miglioramento, che viene valutato ed approvato da DNV L azienda invia entro 2 settimane il piano di miglioramento, che viene valutato ed approvato da DNV NO Dipende dai risultati dell audit di Follow- Up. In caso di audit di rinnovo del certificato esso è sospeso, entro 2 giorni dall audit, fino a completamento con esito positivo del follow up. SI LIVELLO BASE SI LIVELLO SUPERIORE ATTENZIONE: Se il piano di miglioramento non viene inviato entro le due settimane, sarà necessario svolgere un nuovo audit completo per l ottenimento del certificato (sia in prima certificazione che per il rinnovo). 4.4 Informazioni sull audit DNV è tenuto a trasmettere ad IFS tutti i risultati degli audit, e a salvarli su un data base on-line (Portale IFS), indipendentemente dall emissione o meno del certificato. L azienda certificata può scegliere se rendere disponibili tali dati on line ai commercianti interessati. A questo scopo l azienda è tenuta a firmare ed inviare a DNV un apposita autorizzazione (inclusa nei documenti contrattuali). 4.5 Iter di certificazione e tipologie di verifica All accettazione dell offerta di DNV, l organizzazione invia una richiesta formale di certificazione e concorda con DNV le date per lo svolgimento delle attività di certificazione, che prevedono le fasi descritte nel seguito. Le verifiche IFS Food DEVONO essere eseguite durante la produzione, ed è responsabilità dell azienda in certificazione fare in modo che il programma di produzione nei giorni della verifica comprenda i prodotti da includere nello scopo di certificazione. I prodotti non in produzione durante la verifica, non potranno essere inclusi nello scopo di certificazione Verifica Iniziale di Certificazione (IA) Zeno Beltrami Debora Capra of 14

9 Nel corso di tale audit l intera azienda viene sottoposta ad audit, sia in relazione alla sua documentazione sia in relazione ai processi. Durante l audit, l auditor provvederà a valutare tutti i criteri dei requisiti IFS. Qualora vi sia un audit preliminare, l auditor che lo esegue dovrà essere diverso dall auditor che esegue l audit iniziale. Le registrazioni devono consentire una valutazione dell applicazione sistematica delle prescrizioni normative. Il requisito è considerato soddisfatto se le registrazioni comprendono almeno i 3 mesi precedenti la verifica; in caso contrario il gruppo incaricato della verifica deve accertare la presenza di frequenti ed efficaci attività di monitoraggio (per es. verifiche ispettive interne mirate) adeguate a garantire la corretta esecuzione delle attività che si trovano ancora in fase di avvio, fermo restando che ogni attività prevista (per es. riesame della direzione, verifiche ispettive interne, ecc.) sia stata eseguita correttamente almeno una volta Verifica di Follow up Un audit di follow up è richiesto In una situazione specifica in cui i risultati dell audit (un audit iniziale o un audit di rinnovo) sono stati insufficienti per consentire il conferimento del certificato. Nel corso dell audit di follow-up l auditor si concentra sull implementazione delle azioni messe in atto al fine di correggere la non conformità individuata nel corso del precedente audit. L audit di follow-up dovrà essere eseguito entro un periodo di sei mesi dalla data del precedente audit. Se la non conformità Maggiore è relativa all inefficacia di un processo, l audit di follow-up dovrà essere eseguito almeno 6 settimane e non oltre 6 mesi dopo il precedente audit. Se dopo un periodo di 6 mesi non è stato effettuato alcun audit di follow-up, si rende necessario un nuovo audit completo. Nel caso in cui l audit di follow-up abbia un esito negativo, si rende necessario un nuovo audit. L eliminazione di non conformità maggiori sarà sempre riscontrata mediante una visita sul sito dell auditor Verifica di Rinnovo Gli audit di rinnovo sono quelli che vengono eseguiti dopo l audit iniziale. Il periodo in cui verrà eseguito l audit di rinnovo viene indicato sul certificato. L audit di rinnovo consiste nell effettuazione di un audit completo dell azienda che dà luogo all emissione di un nuovo certificato Nel corso dell audit, l auditor dovrà valutare tutti i criteri dei requisiti IFS. Per tutti i prodotti e per tutti i livelli di certificazione, la frequenza di audit è di 12 mesi, a partire dalla data dell audit e non dalla data di emissione del certificato. La verifica di rinnovo può essere pianificata in un intervallo di tempo compreso fra le 8 settimane precedenti e le 2 settimane successive la data prevista di audit Verifica di estensione scopo In situazioni specifiche, come nuovi prodotti e/o nuovi processi da includere nello scopo di audit o ogni volta che lo scopo di audit necessita di essere aggiornato sul certificato, per una azienda certificata IFS, non è necessario svolgere un nuovo audit completo ma è possibile organizzare un audit di estensione in sito durante il periodo di validità del certificato esistente. Il certificato aggiornato deve mantenere la stessa data di validità del certificato corrente (originale). Se, durante l audit di estensione, sono stati identificati una non conformità Maggiore o un KO (non conformità KO), l intero audit è da ritenersi fallito e il certificato corrente deve essere sospeso. Al momento la verifica di estensione scopo non è applicabile a IFS Broker Ulteriori verifiche Zeno Beltrami Debora Capra of 14

10 Quando ritenuto necessario (ad esempio a seguito di reclami motivati o di notifiche di richiamo di prodotto o di azioni legali circa la sicurezza del prodotto), DNV può eseguire ulteriori verifiche parziali o totali, anche senza preavviso. Eventuali ulteriori verifiche possono essere realizzate nell ambito delle attività previste dall Integrity program gestito direttamente da IFS (si veda 11) 4.6 Rapporto di Valutazione Al termine della verifica viene rilasciato all azienda entro 2 settimane dalla data di audit un Rapporto Preliminare di Valutazione, comprendente come minimo il risultato globale della verifica, l elenco delle anomalie ed i dettagli di eventuali NC maggiori / KO. Dopo l approvazione del piano di miglioramento presentato dall azienda (entro 2 settimane dal ricevimento del rapporto preliminare) viene rilasciato il Rapporto Finale di Valutazione, ed il piano di miglioramento valutato ed approvato dal valutatore. Entro 2 settimane dal ricevimento dell action plan il report finale verrà caricato sul portale IFS. Il Rapporto finale deve contenere informazioni concise ma complete sulle prestazioni dell organizzazione circa le aree coperte dallo standard IFS, mettendo in luce punti di forza e di debolezza del sistema e fornendo gli elementi necessari a valutare il miglioramento nel tempo (attraverso i successivi rapporti di mantenimento). Nella compilazione del rapporto di audit, il valutatore terrà conto anche delle richieste di IFS relative alla compilazione dei Compulsory fields. 4.7 Emissione del certificato di conformità e autorizzazione all uso del marchio Al superamento con esito positivo della verifica iniziale e del riesame tecnico della documentazione di verifica eseguita da DNV (comprensivo del piano di miglioramento), all'azienda certificata viene assegnato un numero di registrazione univoco e permanente ed inviato il certificato di conformità (di norma entro 6 settimane dall audit). Contestualmente, DNV provvederà a registrare l azienda ed il sito certificato sul Portale IFS (http://www.ifs-certification.com/) e a caricare il relativo rapporto di audit. I dati relativi all azienda e al certificato emesso saranno quindi disponibili sul sito. Il Logo IFS è un marchio registrato; può essere scaricato direttamente dal sito internet di IFS (successivamente alla avvenuta registrazione dell azienda) e l utilizzo da parte delle aziende certificate è autorizzato in conformità a quanto descritto nel regolamento IFS: il Logo IFS non può MAI essere utilizzato direttamente sul prodotto e/ sull imballaggio del prodotto, non può essere esposto su veicoli o su altra forma di documento pubblicitario che abbia possibilità di raggiungere il consumatore finale. Il Logo IFS e le informazioni sulla certificazione possono essere utilizzate nella corrispondenza fra produttori e rivenditori ma non nella corrispondenza con i consumatori finali. E possibile l utilizzo del logo IFS in presentazioni in internet, solo se direttamente collegato alla sicurezza del prodotto. Il Logo IFS può essere riprodotto solo nei suoi colori originali (o in bianco e nero se usato in documenti) Validità del certificato Le date di valutazione, di emissione del certificato, della prossima rivalutazione e di scadenza del certificato sono riportate sul certificato stesso. Il certificato può essere sospeso / ritirato a seguito di: Zeno Beltrami Debora Capra of 14

11 esito negativo dell audit di rinnovo (si veda 4.3) esito negativo di un audit condotto nell ambito dell Integrity program (si veda 11) identificazione, a giudizio di DNV, di condizioni (es: azione legale intrapresa contro l azienda certificata) che mettano a repentaglio la sicurezza del prodotto. 4.8 Verifiche congiunte Standard compresi in accreditamenti diversi da EN Sono ammesse verifiche combinate con standard compresi in accreditamenti diversi da EN / ISO GUIDE 65. In tal caso il programma di audit indicherà chiaramente quale parte dello standard viene verificata BRC E possibile eseguire verifiche congiunte per la certificazione BRC e IFS. Gli standard sono facilmente integrabili e naturalmente complementari, pur essendo necessaria una rapportistica separata. I tempi di audit sono calcolati considerando un 90% di sovrapponibilità degli standard IFS Broker / IFS Logistic Ammesse, secondo quanto definito sopra per la durata di audit 5 MODIFICHE NEL PRODOTTO E/O NELLE CARATTERISTICHE DEI PROCESSI Il certificato rilasciato è valido unicamente per i prodotti e i processi valutati in conformità con i relativi documenti tecnici dell organizzazione. L organizzazione dovrà comunicare tempestivamente e per iscritto a DNV tutte le modifiche dei prodotti e/o processi con impatto sulla conformità del prodotto. DNV deciderà se: le modifiche implementate non viziano in modo sostanziale le condizioni per la certificazione che saranno pertanto verificate in occasione dell audit periodico successivo. Le modifiche implementate inficiano le condizioni di certificazione, si rendono pertanto necessarie ulteriori valutazioni. Le modifiche implementate sono tali da richiedere una nuova estensione di scopo. In tal caso DNV presenterà all azienda una specifica offerta economica. 6 MODIFICHE NELLO SCHEMA DI CERTIFICAZIONE In caso di modifiche sostanziali al regolamento e/o allo standard relativo, DNV: Informerà le aziende interessate Specificherà la data di entrata in vigore del nuovo regolamento. L azienda può rinunciare alla certificazione qualora essa non intenda dare seguito alle modifiche richieste. Comunicazione scritta deve essere inviata a DNV con 60 giorni di anticipo rispetto alle attività pianificate. Nel caso in cui le modifiche richieste avessero un periodo di implementazione inferiore ai 60 giorni, il tempo di notifica della rinuncia sarà di 7 giorni a partire dal ricevimento della comunicazione da parte di DNV. Zeno Beltrami Debora Capra of 14

12 7 RECLAMI DI CLIENTI E CONSUMATORI E RICHIAMI DI PRODOTTO L organizzazione dovrà: registrare tutti i reclami di clienti e consumatori connessi con i prodotti certificati, e dovrà rendere tali reclami disponibili a DNV intraprendere e documentare azioni idonee in relazioni a detti reclami informare tempestivamente (entro 3 giorni lavorativi) DNV in caso di richiamo di prodotto, inviando una mail a contenente le seguenti informazioni: identificazione del prodotto, dimensioni del lotto, motivo del richiamo e origine, descrizione delle prime azioni intraprese, pianificazione di azioni successive. 8 RISERVATEZZA DNV garantisce la completa riservatezza circa le informazioni raccolte durante le fasi di certificazione con eccezione di quanto diversamente prescritto dalla legge o da specifici requisiti (si veda 4.4). I valutatori DNV (dipendenti o a contratto) sottoscrivono e si impegnano a non divulgare a terze parti nessuna delle informazioni ottenute durante le attività ispettive, a meno che non siano autorizzate per iscritto dall organizzazione stessa Eccezione alla clausola di riservatezza L azienda deve essere consapevole della regola di certificazione stabilita dal proprietario dello schema IFS e che obbliga DNV a fornire allo stesso le informazioni riguardanti l azienda, il processo di certificazione e lo stato del certificato. Questa deve essere considerata una eccezione alla clausola di riservatezza sottoscritta fra DNV e l azienda. DNV è quindi IRREVOCABILMENTE AUTORIZZATO a comunicare le suddette informazioni, incluse rinunce e risultati degli audit IFS ad IFS Management Gmbh, inclusi i report, i certificati e tutti i dettagli sui risultati finali. Queste informazioni saranno caricate sul database on-line di IFS. IFS è a sua volta irrevocabilmente autorizzato a produrre dati non dettagliati sugli audit superati ed a renderli disponibili a grossisti e rivenditori attraverso il database on-line. Il Cliente potrà decidere se rendere disponibili sul database di IFS anche informazioni sugli audit non superati ed i dettagli sui risultati degli audit superati e non superati. 9 RINUNCIA, SOSPENSIONE O RITIRO DELLA CERTIFICAZIONE E possibile per l azienda certificata rinunciare alla certificazione in qualsiasi momento dando comunicazione scritta a DNV a mezzo raccomandata con un preavviso di almeno 60 giorni. DNV è autorizzato a fatturare tutte le attività svolte prima di tale rinuncia. DNV può sospendere la validità del certificato (o ritirarlo) ai sensi delle regole IFS (si faccia riferimento a 4.3, 4.8.1) e a quanto segue: Uso improprio del certificato (per esempio equivoche comunicazioni al pubblico) Fatture scoperte Mancanza di informazione verso DNV in relazione a modifiche sostanziali al prodotto e/o ai processi Sulla base di accordi specifici tra DNV e l organizzazione in seguito a qualunque motivo (per esempio sospensione del prodotto) 10 GESTIONE DI RICORSI, RECLAMI E CONTROVERSIE L organizzazione potrà avanzare in forma scritta ricorsi o reclami a DNV Zeno Beltrami Debora Capra of 14

13 Definizioni: I reclami sono connessi alla insoddisfazione da parte dell azienda verso performance amministrative e/o tecniche da parte di DNV. Il ricorso è il rifiuto da parte dell azienda ad accettare decisioni prese da DNV durante le attività di verifica. La controversia nasce dal rifiuto da parte dell azienda ad accettare decisioni prese da parte di DNV in caso di ricorso. Gestione: Reclami e ricorsi sono gestiti in accordo alla procedura ICP-3-6-i2. In particolare, una risposta iniziale sarà data entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione del reclamo o del ricorso (conferma di ricezione entro 5 giorni lavorativi). I ricorsi saranno finalizzati entro 20 giorni lavorativi dalla richiesta di informazioni. In caso di ricorso non accettato, DNV ha il diritto di addebitare i costi per l'esecuzione del ricorso. In caso di controversia, la decisione sarà soggetta ad arbitrato: un esperto indipendente sarà nominato da DNV, un esperto nominato dall azienda ed uno da entrambe le parti in causa. Se non ci fosse accordo, il terzo esperto competente sarà nominato dalla corte di giustizia dove è allocato l ufficio DNV. 11 INTEGRITY PROGRAM Al fine di accrescere l affidabilità dello standard IFS ed assicurarne la qualità, DNV ha condiviso con IFS un protocollo chiamato Integrity Program, focalizzato sul controllo degli audit condotti dagli enti di certificazione e dai rispettivi auditor. Esso include anche misure inerenti la gestione dei reclami (solitamente ricevuti dai retailers) e misure preventive. Nell ambito della gestione dei reclami, IFS può condurre audit investigativi finalizzati a gestire reclami connessi ad audit già effettuati. Esistono 3 tipi di audit investigativo: l audit osservato, l audit presso l azienda certificata, l audit presso gli uffici dell ente di certificazione. L audit investigativo presso l azienda certificata è condotto da un auditor impiegato o commissionato da IFS, sulla base della checklist IFS, al fine di risolvere un reclamo esistente. Questo tipo di audit non è solitamente un audit IFS completo ma è focalizzato sul contenuto del reclamo ed è notificato all azienda ed all ente di certificazione coinvolti 0-48 ore prima, tramite mail e fax (utilizzando i contatti presenti nel database IFS). Come misura preventiva, possono essere riesaminati audit già effettuati, indipendentemente dalla presenza o meno di reclami, mediante audit di sorveglianza presso gli uffici dell ente di certificazione o presso l azienda certificata. L audit di sorveglianza presso l azienda certificata è condotto da un auditor impiegato o commissionato da IFS sulla base della checklist IFS. Questo tipo di audit non sempre è un audit IFS completo (comunque è simile all audit originale, al fine di permettere la comparabilità dei report) ed è notificato all azienda ed all ente di certificazione coinvolti 48 ore prima (la notifica può essere omessa in caso di rischio per la sicurezza alimentare). Tutte le informazioni necessarie per risolvere un reclamo o importanti evidenze circa una potenziale infrazione rilevata durante gli audit di sorveglianza sono comunicate da IFS al Comitato Sanzionatorio che deciderà se sono state commesse infrazioni ed il livello delle stesse; IFS Zeno Beltrami Debora Capra of 14

14 successivamente comminerà le penalità a seconda del livello di infrazione e di recidive. Il livello delle infrazioni e le relative penalità sono dettagliate nel documento Annex 4 to the Framework Agreement. Gli audit di ri-approvazione sono effettuati in caso sia stata comminata una penalità. Gli audit di riapprovazione osservati sono audit IFS condotti da auditor impiegati o commissionati da IFS, quando è stata imposta una penalità ad un auditor IFS, al fine di osservare il lavoro dell auditor stesso. Questi audit sono audit IFS completi. Gli audit di riapprovazione presso gli uffici dell ente di certificazione sono effettuati quando è stata comminata una penalità all ente di certificazione. Se un KO o una Non conformità maggiore sono rilevati nel corso di un audit investigativo o di un audit di sorveglianza, il certificato dell azienda coinvolta viene ritirato e tale informazione viene gestita anche sul portale IFS (dando comunicazione del ritiro ai retailers coinvolti), secondo le modalità dettagliate nel documento Annex 4 to the Framework Agreement. Zeno Beltrami Debora Capra of 14

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