Come portare più eventi in Sicilia. EAST GATE 2.0, Catania19 giugno 2012 In collaborazione con

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1 Come portare più eventi in Sicilia EAST GATE 2.0, Catania19 giugno 2012 In collaborazione con

2 FOCUS SULLA DOMANDA GERMANIA Così come tutti gli altri settori, anche quello quegli eventi in Germania ha percepito meno rispetto agli Paesi Europei, il generale momento di difficoltà economica, confermandosi così come uno dei principali generatori di eventi a livello continentale. I settori trainanti del settore sono l automotive, banche/assicurazioni, tecnologia. Geograficamente, le aree di maggiore concentrazione di clienti MICE sono la Rheinland, Francoforte/Stoccarda e Monaco. La figura dell Event Manager nelle aziende è molto presente. A questi si aggiunge un ricco tessuto di agenzie di comunicazione e marketing e organizzazione eventi, in grado i programmi più complessi, su scala globale.

3 FOCUS SULLA DOMANDA GERMANIA Ormai la concorrenza è globale. L Italia, che un tempo era considerata come una delle destinazioni più desiderate, ora è messa sullo stesso piano di molte altre destinazioni che negli ultimi anni hanno saputo investire e rinnovarsi, anche nel settore degli eventi: Spagna, Balcani, Medio Oriente e Sud-Est Asiatico su tutti. L analisi dei competitors evidenzia quindi quanto i clienti tedeschi cerchino destinazioni nuove, in grado di offrire un buon rapporto qualità/prezzo. Rispecchiando i trend generali del settore, laddove c è già la conoscenza della destinazione, esiste la tendenza alla massima disintermediazione. I clienti tedeschi sono comunque molto sensibili al valore aggiungo che un operatore locale può dare all evento. Se percepirà questo valore aggiunto, non avrà problemi ad affidarsi ad un partner locale. I valori ai quali sono più attenti sono: affidabilità, velocità, originalità.

4 FOCUS SULLA DOMANDA GERMANIA Dove e come incontrare clienti tedeschi? Imex Francoforte + è sicuramente IL punto di incontro tra domanda tedesca e offerta internazionale. - Come ogni fiera, rischia di essere dispersiva Sales Call, possibilmente organizzare con Buyer Qualifier locali + molto efficace, dà la possibilità di creare relazioni più approfondite con i clienti - costo/contatto molto più elevato rispetto alle fiere Social Media + moltissime agenzie tedesche hanno i propri account facebook e twitter - gestire efficacemente i social media è una professione vera e propria

5 FOCUS SULLA DOMANDA RUSSIA Una delle economie in maggiore crescita. In Russia il settore degli eventi è ancora molto giovane, ma in veloce evoluzione. I settori trainanti del settore sono l energia, telecomunicazioni, finanza. Pur essendo una nazione di dimensioni enormi, i centri nevralgici dell economia locale, e quindi con maggior potenziale per il nostro comparto sono Mosca e San Pietroburgo. Esistono ancora forti restrizioni per viaggiare all estero. Visti La necessità di ottenere un visto per entrare in Italia, limita molto il flusso di turisti ed eventi verso il nostro Paese. A trarne un vantaggio sono quei Paesi per i quali non è necessario il visto: Turchia, Israele, Egitto.

6 FOCUS SULLA DOMANDA RUSSIA I criteri di scelta della destinazione Innanzitutto la convenienza economica. I budget per gli eventi sono stanziati con grande cautela, a eccezione dei board meeting del top management aziendale che invece si dirigono alla fascia del lusso. Facile Raggiungibiltà, tenendo presente che spesso Mosca o Sanpietroburgo rappresentano solo uno scalo per viaggiatore russo, che parte da molto più lontano. Professionalità dei DMC locali, i quali devono essere abili per far capire l essenzialità del proprio servizio. Con chi compete l Italia Oltre ai Paesi già menzionati, i clienti Russi rimangono spesso entro i confini nazionali o se si rivolgono all estero, cercano i Paesi di prossimità, Germania, Francia, Inghilterra.

7 FOCUS SULLA DOMANDA RUSSIA In Russia NON tutti sono autorizzati a gestire delegazioni (sia leisure che business) verso l estero. Solo un numero ristretto di agenzia hanno questa capacità: in tutto il Paese poco più di 200. Di questi, solo una ventina si possono considerare gli attori chiave della Meeting Industry russa. Il ruolo delle agenzia che non hanno questa autorizzazione non è comunque da sottovalutare in quanto possono avere una forte influenza sul cliente finale. Essendo molto diffidenti, è necessario instaurare un rapporto stabile, possibilmente locale, con i clienti. Esiste ancora una forte barriera linguistica. Una persona di lingua madre russa è indispensabile nel proprio staff se si vuole sviluppare questo mercato.

8 GLI EVENTI ASSOCIATIVI Caratteristiche degli eventi associativi: le associazioni di piccole e medie dimensioni non sono strutturate con un ufficio predisposto all organizzazione di eventi, perciò di affidano a PCO o Core PCO; le associazioni sono tenute, da statuto, ad organizzare almeno un incontro annuo, per l espletamento delle naturali competenze associative; l organizzatore dell evento NON si fa carico delle spese di viaggio e soggiorno dei partecipanti; dal punto precedente nasce la necessità di offrire ai delegati un ampia gamma di soluzioni per il pernottamento (dai 3 ai 5*); molto spesso il partecipante porta con sé un accompagnatore, per il quale la segreteria organizzativa prepara delle attività che si svolgono parallelamente all evento; per dare la possibilità ai partecipanti di visitare la destinazione dove si svolge l evento, spesso vengono organizzati dei Post Tour.

9 GLI EVENTI ASSOCIATIVI I segmenti della domanda: seminari, convegni, congressi (anche medici dall estero soprattutto pharma) Numero di partecipanti: dalle poche decine a migliaia di persone. Il numero varia a seconda dei temi affrontati e dalla loro valenza geografica. Tipologie di strutture richieste: per l evento: a seconda del numero di pax, le strutture congressuali di un hotel 4* o un centro congressi vero e proprio; in ogni caso munito di sala per plenaria più sotto-sale per sessioni parallele. Per i corsi CME* internazionali finora era vietato l utilizzo di 5* e di resort nei periodi di alta stagione turistica; per il pernottamento: per lo stesso evento il livello qualitativo delle strutture ricettive richieste dai partecipanti varia dai 3* ai 5*. *Continuing Medical Education (Educazione continua in medicina)

10 ANALISI DELLE TIPOLOGIE DI BUYER Le Associazioni Se hanno una struttura organizzativa interna, per i piccoli eventi si organizzano autonomamente altrimenti si affidano alle agenzia di organizzazione o alle Association Management Company Ai workshop negli utlimi tempi partecipano sia association executive, sia rappresentanti del Consiglio Direttivo o Presidenti dell Associazione (spesso accompagnati dal proprio PCO o AMC) A seconda del settore che rappresentano, possono esserci limitazioni di vario genere, su spazi, servizi, stagioni, collocazione sul territorio e relazioni del settore.

11 GLI EVENTI ASSOCIATIVI Punti di forza della Sicilia per gli eventi Associativi: appeal molto forte sia per i delegati che per gli organizzatori grazie ad arte, storia, cultura, clima; possibilità di includere programmi di intrattenimento di forte impatto; successo assicurato dal punto di vista empatico per tutti i delegati; percezione di vivere una destinazione esotica a corto raggio; strutture ricettive molto diversificate per tipologia, dimensioni e prezzi Punti di debolezza della Sicilia per gli eventi Associativi: mancanza di centri congressi moderni ed efficienti; mancanza di una rete di filiera che collabora in maniera totale intorno ad un organismo quale il convention bureau designato per uniformare standard qualitativi e tariffe; città sprovviste di un adeguata rete di trasporti tariffe aeree poco competitive in alcuni periodi dell anno tariffe non competitive con le destinazioni considerate più appetibili per i convegni associativi percezione di non avere il controllo della filiera e dunque di non poter controllare il successo del proprio evento dal punto di vista organizzativo

12 GLI EVENTI CORPORATE Caratteristiche degli eventi corporate: Per gli eventi di routine, viene individuata un agenzia alla quale il corporate si affida costantemente. Per i grandi eventi, ogni volta viene fatta una RFP; l azienda committente si fa carico delle spese di viaggio e soggiorno dei partecipanti; la scelta della struttura e/o delle attività previste durante l evento risponde alla necessità di comunicare ai partecipanti la corporate identity; laddove l evento preveda delle attività in sala, vengono comunque previste anche delle attività outdoor. negli ultimi tempi i partecipanti non portano con sé accompagnatori; in caso di viaggi incentive o team building, le attività richieste sono le più disparate.

13 GLI EVENTI CORPORATE Tipologia di eventi: Viaggi incentive, convention, corsi di formazione/aggiornamento, team building. Numero di partecipanti: da poche decine a 500/600 persone. Gli eventi che vedono la partecipazione di numeri maggiori a questi sono, tutto sommato, rari. Tipologie di strutture richieste: hotel 4/5*. A seconda dell evento, viene richiesta una struttura con una sala meeting; solitamente, viene richiesta una sola struttura alberghiera in grado di ospitare l intero contingente; struttura particolare (solitamente una sede storica) per serata di gala.

14 ANALISI DELLE TIPOLOGIE DI BUYER Le Agenzie Sono principalmente agenzie PCO, Incentive House e Tour Operator. Spesso pensano di conoscere il territorio e il tessuto di operatori presenti il Sicilia. Questa convinzione li porta il più delle volte a scavalcare qualsiasi forma di intermediazione locale, con il conseguante insorgere di problemi last minute e l appiattimento dei programmi, in termini di qualità e creatività. Sta ai singoli operatori dimostrare il reale valore aggiunto che la destinazione è in grado di fornire agli eventi. Sono sempre alla ricerca di aggiornamenti sulle nuove strutture e sulle attività particolari che si possono svolgere solo in Sicilia ( che non siano quelle che ormai conoscono tutti). In questo l attività di comunicazione e marketing svolta da convention bureau ha fatto segnare dei grandi passi avanti alla generale awareness del brand Sicilia del mercato degli eventi a livello globale.

15 ANALISI DELLE TIPOLOGIE DI BUYER I Corporate - Per i grandi eventi (convention, lanci prodotto, ecc) continuano ad affidarsi alle grandi agenzie di comunicazione/organizzazione eventi. - Per eventi medio-piccoli (press trip, piccoli viaggi incentive) le strutture interne alle aziende tendono sempre di più ad accentrare su di sé l intera organizzazione dell evento. In un ottica di contenimento costi sempre più stringente per le aziende, la fase della identificazione e definizione delle destinazioni e dei fornitori è sempre più estremizzata.

16 GLI EVENTI CORPORATE Punti di forza della Sicilia per gli eventi Corporate: grande prestigio della destinazione; una predisposizione naturale, per l immenso patrimonio naturalistico/culturale, ad ospitare attività di incentivazione e di motivazione. Punti di debolezza della Sicilia per gli eventi Corporate: pressoché totale assenza ti strutture in grado di ospitare grandi numeri; forte concorrenza di destinazioni consolidate come Spagna, Turchia, Grecia, ed emergenti, come Slovenia, Croazia, Montenegro, Maghreb. l altezza media delle sale meeting è di poco superiore ai 3 metri; misura che non consente l introduzione di elementi di spettacolarizzazione, oggi richiesta sempre di più.

17 CHI PARTECIPA AI B2B Sono principalmente agenzie: che hanno già ottenuto l incarico dal cliente e che perciò stanno lavorando per dare al committente una gamma di soluzioni per l evento. agenzie che non hanno ancora ottenuto l incarico dal committente e che perciò sono in gara con altre agenzie. Chiedono principalmente informazioni generali e un indicazione sui costi. Venue Finders. Realtà ancora scarsamente presente in Italia, ma molto utilizzata all estero (UK e Stati Uniti soprattutto). Si occupano, con conto di agenzie o clienti finali dell individuazione della sede più idonea per l evento. Corporate. Aziende che pianificano eventi per comunicare un messaggio, premiare o incentivare i propri dipendenti, oppure per lanciare un prodotto Le modalità con cui i suddetti clienti gestiscono i progetti variano molto dal mercato di provenienza. In ogni caso, all estero c è ancora una scarsissima consapevolezza di ciò che la Sicilia è in grado di offrire.

18 QUALI REQUISITI PER PRESENTARE UNA DESTINAZIONE DI SUCCESSO Agli occhi dei buyer per poter superare la sfida della concorrenza internazionale, una destinazione deve avere i seguenti requisiti minimi: Buona raggiungibilità Un centro congressi moderno Una vasta scelta di hotel 3-5 stelle, con strutture meeting adeguate Un convention bureau attivo e professionale PCO e DMC di provata esperienza Prezzi competitivi / ottimo rapporto qualità/prezzo Attrattiva della destinazione Un piano marketing adeguato

19 QUALI REQUISITI PER PRESENTARE UNA DESTINAZIONE DI SUCCESSO Negli ultimi 5 anni si sono aggiunti Flessibilità, velocità ed efficienza nell erogazione dei servizi Un track record di eventi di successo Ottime dotazioni tecnologiche (es. Wifi gratuito dappertutto) Attenzione all ambiente e CSR Piano investimenti in infrastrutture a lungo termine Coordinamento dell offerta a livello locale, regionale, nazionale Attento e costante attenzione al cliente

20 Che cosa non deve mancare nella presentazione Informazioni su: Accessibilità alla destinazione e alle location Prezzo / flessibilità nei tempi Qualità dei servizi Qualità delle strutture Sicurezza della destinazione A seguito della crisi economica, altri due fattori sono diventati chiave: Flessibilità da parte di tutta la filiera dei fornitori Massima sensibilità al valore aggiunto offerto dalla filiera dei fornitori

21 Massimizzare i contatti prima durante e dopo gli eventi B2B: strumenti e strategie.

22 PARTECIPAZIONE A EVENTI B2B Un attenta programmazione a inizio anno per definire gli eventi ai quali partecipare è il giusto punto di partenza per una promozione ottimale della propria azienda. Identificare gli eventi ai quali partecipare in base a: le caratteristiche della propria azienda e destinazione propria strategia di posizionamento a livello nazionale e/o internazionale (le fiere non sono soltanto uno strumento commerciale, ma anche il modo migliore per fare ricerche di mercato) la clientela alla quale ci si vuole rivolgere (sia in termini qualitativi che di provenienza) La partecipazione a un evento b2b si compone necessariamente di 3 fasi: la preparazione all evento l evento il follow up

23 PREPARARSI PER L EVENTO B2B Quando iniziare? A seconda dell evento, la preparazione può iniziare anche mesi prima. Gli strumenti che gli eventi b2b ormai mettono a disposizione dei propri clienti sono una ottima opportunità di visibilità. E doveroso sfruttarli al meglio! Profilazione: sovrastimare i propri servizi o la struttura NON vuol dire aumentare le probabilità di business, non dare una descrizione onesta porta ad errori di valutazione da parte del buyer (che è colui che decide gli appuntamenti) con conseguente perdita di tempo per entrambi e danno d immagine. Il catalogo cartaceo o online delle fiere un vero e proprio market-place: Vanno inseriti i contatti della persona che effettivamente parteciperà all evento, descrizione breve ed efficace, foto, brochure. Su queste informazioni molti buyer si baseranno per fissare i propri appuntamenti o se venire all evento. Impegnarsi per cercare gli appuntamenti: ove possibile anticipae il contatto attraverso: ing (sia fornite dall evento, che le proprie) ben studiate sia nei contenuti che nei tempi. Social Network, non solo attraverso il proprio profilo, ma anche attraverso quello dell evento.

24 L EVENTO B2B IDENTIFICARE IL CLIENTE Il miglior modo per sviluppare il business? SAPER ASCOLTARE! Chi si ha davanti? Perché sta partecipando all evento? Perché ha voluto incontrare proprio la vostra azienda? Che tipologia di servizi cerca? Prima di iniziare a presentare il proprio prodotto è necessario ottenere le risposte a queste domande.

25 COME SI FA UNA PRESENTAZIONE EFFICACE

26 LA RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI Solitamente si hanno pochi minuti (10/15 circa) per parlare con il potenziale cliente e ottenere da lui informazioni che possano fungere da punto di partenza per la preparazione di una proposta. La Form di Raccolta Informazioni ci aiuta a tenere bene in mente quali sono le informazioni da chiedere:

27 LA RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI Form tradizionale Ulteriore strumento SCB

28 IL FOLLOW-UP Tempestivo e Personalizzato! L urgenza o meno del cliente di ottenere risposte determina la velocità del follow-up. In ogni caso è buona consuetudine non far passare più di 10 giorni. Il contenuto del follow up deve rispettare l oggetto della conversazione. Il follow up non si può limitare ad una sola . Soprattutto nella Meetings Industry, il tempo di concretizzazione del contatto è assolutamente variabile (da poche settimane a anni). E quindi necessario strutturarsi per mantenere viva l attenzione su di sé nel corso del tempo. Agli strumenti tradizionali ( , telefono, newsletter, pubblicità), anche in questo caso i Social Network possono giocare un ruolo fondamentale.

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