SERVIZIO CONTRATTI PUBBLICI

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1 Esercizio Es Responsabile MIGUIDI MICHELE UOP del PEG settoriale: (211) Servizio contratti pubblici SERVIZIO CONTRATTI PUBBLICI Obiettivo 1 Obiettivo 2 Obiettivo 3 Riepilogo Obiettivi Gestione compiti e funzioni del servizio contratti pubblici con razionalizzazione delle procedure contrattuali Qualificazione AMPLIAMENTO (sigla: A) Unità Organizzative di PEG (211) Servizio contratti pubblici Gestione ed esecuzione dei contratti centralizzati dell ente e procedure generali connesse ad approvvigionamenti Qualificazione AMPLIAMENTO (sigla: A) Unità Organizzative di PEG (211) Servizio contratti pubblici Acquisizione e gestione di servizi assicurativi e di brokeraggio Qualificazione AMPLIAMENTO (sigla: A) Unità Organizzative di PEG (211) Servizio contratti pubblici Data Stampa: 03/giu/ :57 1 di 25

2 Dettaglio Obiettivo N. 1 Denominazione Gestione compiti e funzioni del servizio contratti pubblici con razionalizzazione delle procedure contrattuali L'obiettivo assegnato al servizio contratti pubblici è finalizzato all'organizzazione ottimale delle procedure di scelta del contraente, nonchè a: -fornire supporto alle strutture dell'ente nelle varie fasi delle procedure di gara da queste direttamente curate, nei limiti e secondo le modalità meglio definiti a descrizione di attività e incarichi; - fornire, su richiesta, supporto amministrativo nelle procedure di validazione dei progetti esecutivi di lavori pubblici (operando attraverso apposite check list riguardanti aspetti amministrativi e giuridici di maggior rilievo); - fornire supporto nei procedimenti di acquisizione o alienazione immobiliare e nella contrattualistica in genere. Avvertenze e considerazioni generali Il servizio può svolgere, nei limiti delle risorse umane assegnate, rapportate ai carichi di lavoro programmati, ruolo nell'ambito della stazione appaltante (ove istituita e nei limiti delle attività di competenza) o attività di supporto (sempre nell'ambito delle attività di competenza) per i Comuni del territorio con i quali sia stata stipulata apposita convenzione la cui sottoscrizione sia avvenuta a seguito di espressione di parere positivo da parte del servizio contratti pubblici. Direttive e indirizzi gestionali Il dirigente del servizio contratti pubblici potrà prenotare, impegnare e liquidare spese su azioni di bilancio imputate ad altre strutture nei casi in cui sia prevista la centralizzazione ai fini della gestione di una o più di tali fasi di spesa, ferme le altre competenze e responsabilità degli uffici interessati, anche di tipo programmatorio o di controllo dell'esecuzione. Numero Allegati: 1 [1] Indicatore di sintesi Nome % attuazione obiettivo n. 1 SGC Significato livello di attuazione dell'obiettivo n. 1 del servizio contratti pubblici Avvertenze Unità Di Misura adimensionale Elementi che compongono l'indicatore Codice Indicatore Significato Peso trasparenza e anticorruzione EQT_01 livello assoluto di attività Pubblicazione sul prtale di n. 6 report contenenti le informazioni previste dalla legge 90/2012 (cfr. determinazione organizztiva n. 24/ 2015) 1.03 contratti TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza 1.03 contratti TEM_04 tempestività media predisposizione contratti appalto 1.05 supporto per gare LLPP TEM_04 tempestività media di risposta validazione TEM_04 tempestività media di risposta rispetto scadenza del 31 agosto 2015 per la diffusione agli uffici provinciali del manuale aggiornato sulla gestione operativa della stipula dei contratti, anche in rapporto alla sottoscrizione con modalità elettronica. Tempo medio di 10 giorni lavorativi per la predisposizione degli schemi di contratti di appalto in forma pubblica amministrativa di lavori pubblici, forniture di beni e servizi, previa acquisizione dei documenti necessari per la stipulazione, assicurando che gli stessi vengano richiesti in tempi tali da garantire la stipula entro i termini previsti dalla legge. tempo medio per lo svolgimento delle attività di indizione delle procedure di appalto di LLPP (5/8 gg lavorativi) Tempo medio di 10 giorni lavorativi per la compilazione di check list di validazione amministrativa Data Stampa: 03/giu/ :57 2 di 25

3 Attività 1.01 Attività amministrativa e operativa ordinaria del servizio a supporto delle altre attività gestione amministrativocontabile del servizio, monitoraggio tempistica procedimenti. Annotazione L'attività, sotto il profilo dei finanziamenti richiesti per il suo assolvimento, è di ordinaria amministrazione ai fini della legge n. 56/2014. In essa sono collocate le risorse finanziarie per l'assicurazione della maggior parte delle attività del servizio in rapporto alle quali potranno essere assunte spese in ragione di specifiche previsioni normative e della necessità di dargli riscontro. Nello specifico si rinvia alle singole attività. L'attività comprende la gestione contabile e amministrativa del servizio, il monitoraggio delle risorse finanziarie anche destinate alla gestione di attività residuali, la gestione delle liquidazioni, nonchè l'attività di protocollazione, per quanto non gestito a livello centralizzato. Particolare rilevanza, sotto il profilo del tempo delle risorse umane investite, assume la gestione delle fatture, anche tramite flusso elettronico e piattaforma dei crediti. Sotto il profilo finanziario, sono allocate nella prima attività del primo obiettivo tutte le risorse del servizio, anche se relative a procedimenti indicati in diverso obiettivo o attività del medesimo servizio, con esclusione dell'azione n (altre imposte e tasse). Subattività gestione amministrativa e della spesa, programmazione e organizzazione del servizio atti di gestione amministrativa e della spesa La sub attività comprende fra l'altro: - la gestione di procedure e processi non altrimenti collocati negli obiettivi di riferimento; - le attività di programmazione dei procedimenti, di assegnazione dei carichi di lavoro e delle responsabilità di procedimento; - la pianificazione delle attività strategiche ed il coordinamento fra quelle assegnate; - la programmazione e gestione dei fondi di bilancio; - il monitoraggio e la revisione dei residui passivi; - la gestione dei procedimenti di spesa non diversamente allocati negli obiettivi (l attività amministrativa concernente le liquidazioni delle spese relative ai contratti centralizzati rientra nel secondo obiettivo); - la gestione delle fatture anche in relazione alla piattaforma dei crediti. Subattività verifiche documentali e accertamenti nelle fasi di gara, stipula e liquidazione verifiche documentali Viene assicurata attività di verifica documentale, dall'impatto rilevantissimo rispetto alle risorse umane disponibili, a fronte di una accentuata possibilità, per le imprese, di produrre dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà e autocertificazioni, e in rapporto alla normativa in materia di decertificazione. E' necessario, durante l'esercizio, verificare le potenzialità del sistema AVCPass, e le connesse incombenze, valutando le incidenze sui procedimenti, tenuto con che nell'esercizio 2014 sono emerse varie disfunzionalità del sistema. L'impatto della subattività concerne le diverse fasi della gara, della stipula e dell'esecuzione, alla luce di norme che prevedono che gli atti in possesso delle pubbliche amministrazioni devono essere acquisiti direttamente dalla stazione appaltante. La verifica documentale concernente i requisiti di capacità generale viene di norma svolta: - quanto più possibile integralmente, verso l'impresa classificatasi al secondo posto, quale scelta di individuazione di un campione a priori ed oggettivo, relativo alle gare ad evidenza pubblica; - in relazione alla stipula (nei confronti dell'aggiudicatario), ove già non coperta da verifiche effettuate per l'aggiudicazione o garantite da soggetti terzi (come nell'ambito del mercato elettronico della pubblica amministrazione MEPA); - in rapporto alle fasi di esecuzione, liquidazione e saldo, nelle procedure centralizzate gestite dal servizio (specie ove vi sia accentramento anche dell'ordinazione delle acquisizioni e della direzione delle acquisizioni), con particolare riferimento al documento unico di regolarità contributiva (DURC). Le verifiche di cui sopra sono svolte, in relazione alla stipula, anche con riguardo ai contratti da rogare in forma pubblica amministrativa. Ulteriori controlli sono di competenza dei servizi a cui sono ascrivibili le singole procedure. L'aumento delle verifiche comporta il conseguente statistico aumento dell'accertamento di irregolarità, al quale consegue una fase procedimentale integrativa, per appurare elementi di responsabilità e gravità, di norma in contraddittorio con l'impresa appaltatrice. Inoltre, non risulta infrequente la gestione di procedure per pagamenti in via sositutiva agli organismi prevvidenziali per inadempimenti contributivi non sanati. Le procedure in rapporto alle quali viene assicurata la subattività sono quelle relative alle acquisizioni di beni e servizi di diretta competenza del servizio contratti, oltre a quelle specificate nelle altre parti degli obiettivi assegnati. Data Stampa: 03/giu/ :57 3 di 25

4 Subattività Partecipazione alla programmazione e all'attuazione delle misure per la trasparenza e l'anti corruzione. Subattività prevista ai sensi della direttiva n. 2/2014 Linee-guida n. 7 b) 4. attività di partecipazione ai piani e relative misure organizzative La materia degli appalti costituisce area di rischio nell'ambito della legislazione anticorruzione e del relativo piano nazionale. Necessariamente, quindi, il servizio contratti assume la veste di referente in grado di suggerire al responsabile del sistema eventuali misure, connotate dal relativo livello di sostenibilità amministrativa. Inoltre, la necessità di rispettare dette misure costituisce necessariamente un aggravamento dell'attività amministrativa stessa. [ ] Indicatore: EQT_01 livello assoluto di attività Nome EQT_01 livello assoluto di attività Unità Di Misura prodotti Significato Pubblicazione sul prtale di n. 6 report contenenti le informazioni previste dalla legge 90/2012 (cfr. determinazione organizztiva n. 24/2015) Avvertenze efficacia quantitativa n. 6 report Graduazione 01/01/ /12/ % 6 6 0% 0 0 Approsimazione: Proporzionale alla posizione tra i valori non graduati Formula [a] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro a prodotti n. prodotti report legge 90/ Subattività Partecipazione al sistema provinciale di gestione della qualità. La subattività è prevista nella direttiva n. 2/2014 linea-giuda n. 9 "Controlli qualità" Azioni conseguenti le verifiche interne o esterne, azioni correttive e preventive. Le procedure del servizio contratti sono disciplinate dalla legge o attuate secondo le prassi giudicate migliori in rapporto alla loro sostenibilità in una situazione di limitatezza di organico. Non è prevedibile, allo stato, un sistema di rilevazione della qualità basato su customer satisfaction. Gli obiettivi sono strutturati in rapporto ad attività interne da svolgere che conseguono un risultato parimenti interno rapportato alle risorse (umane, finanziarie e informatiche) disponibili. E' quindi possibile ricondurre la rilevazione della qualità al sistema di gestione della qualità aziendale, nell'ambito della certificazione ISO9000. Subattività Partecipazione al processo di armonizzazione del bilancio e dei documenti di programmazione. Partecipazione alle inziative promosse dall'area economico-finanziaria (gruppi di lavoro, attività di formazione e aggiornamento). La subattività prevede il supporto all'area economico-finanziaria nel processo di cambiamento del sistema finanziario e contabile in seguito all'entrata in vigore del D.Lgs. 126/2014; il supporto sarà prestato, in particolare, nella ricognizione dei residui, nella classificazione di entrate e spese secondo le nuove logiche, nell'adattamento dei documenti di programmazione ai nuovi strumenti previsti dall'ordinamento. Data Stampa: 03/giu/ :57 4 di 25

5 Attività 1.02 Gestione informatizzata delle procedure di gara e della repertoriazione dei contratti cfr. subattività Annotazione L'attività è, sotto il profilo finanziario, principalmente di ordinaria amministrazione ai fini della L. n. 56/2014, salvo la possibile necessità di assumere alcune modeste spese per dare migliore esecuzione a espliciti obblighi normativi. In corso d'anno, ove presenti adeguate risorse finanziarie e umane, si valuteranno le azioni da compiere per implementare o meno i software per la gestione delle gare e della trasparenza (cfr. determinazione organizzativa n. 24 del 25 febbraio 2015). A risorse presenti potranno essere sviluppati applicativi per la gestione telematica della procedure ristretta semplificata e mercato elettronico (per quanto non coperto merceologicamente e funzionalmente dal MEPA). Attività 1.03 redazione dei contratti dell'ente e gestione degli adempimenti connessi schemi di contratti Annotazione L'attività, sotto il profilo finanziario, è principalmente di ordinaria amministrazione ai fini della L. 56/2014, ferma la necessità di assumere alcune spese connesse ad obblighi normativi relativi al regime dei contratti (ad es: per obblighi fiscali e tributari). L attività attiene ai contratti in forma pubblica e forma pubblica amministrativa e a quelli in forma privata conseguenti a procedure negoziate curate dal servizio. L'attività comprende: - la fase istruttoria dell'acquisizione e della verifica della documentazione necessaria (in collaborazione con il responsabile del procedimento), - la redazione dello schema del contratto, - la fase successiva alla stipula (repertoriazione, registrazione, trascrizioni immobiliari e volturazioni). Con riferimento ai contratti conseguenti a procedure di appalto (per i settori ordinari compresi nel codice dei contratti) l'attività comprende, in supporto al RUP, l'acquisizione dei documenti prodromici alla stipula (mandato costitutivo di ATI, cauzioni, ecc.). Con riguardo alle compravendite immobiliari l'attività comprende, con il supporto dell'uo patrimonio, la verifica dei titoli di proprietà e dei dati catastali e la richiesta delle certificazioni necessarie alla stipula, salvi atti di natura strettamente tecnica o specialistica, di competenza della struttura interessata. L'attività è concentrata sui contratti rogati in forma pubblica amministrativa; in caso di contratti rogati da notaio, il servizio garantisce supporto all'u.o. patrimonio. Per le procedure di cui all art. 31, comma 21, della legge n. 448/98 (decreti di accorpamento al demanio stradale) e per i decreti di esproprio, il servizio contratti pubblici cura la repertoriazione e la registrazione, oltre che la predisposizione delle copie conformi necessarie alla trascrizione e notificazione ai controinteressati, di competenza dell'uo espropri. Il servizio provvede, inoltre, alla repertoriazione dei contratti dell'ente soggetti a tale regime. [1.03] Indicatore: TEM_04 tempestività media predisposizione contratti appalto Nome TEM_04 tempestività media predisposizione contratti appalto Unità Di Misura giorni Significato Tempo medio di 10 giorni lavorativi per la predisposizione degli schemi di contratti di appalto in forma pubblica amministrativa di lavori pubblici, forniture di beni e servizi, previa acquisizione dei documenti necessari per la stipulazione, assicurando che gli stessi vengano richiesti in tempi tali da garantire la stipula entro i termini previsti dalla legge. Avvertenze Indicatore temporale. Il termine decorre dall'acquisizione dell'ultimo documento necessario alla stipula del contratto sino alla trasmissione dello schema di contratto alla segreteria generale. Viene tenuto un data base di monitoraggio dei tempi di acquisizione dei documenti e dei tempi di predisposizione dello schema di contratto sul server NAS2000 del servizio o su altro software. L'indicatore è rispondente all'esigenza di addivenire alla stipula solo successivamente all'effettuazione dei necessari preliminari controlli documentali. Le disposizioni di legge evitano particolare discrezionalità nelle richieste documentali, essendo previsti termini non prima e dopo dei quali si può addivenire alla stipula. L'indicatore non misura i tempi di stipula dei contratti conseguenti a procedure negoziate per la preliminare necessità di monitorare le molteplici variabili gestite da altri uffici che frequentemente accadono in relazione a tali procedimenti. Il termine si intende sospeso nel caso in cui il RUP non fornisca riscontro alle richieste di chiarimento o integrazione documentale che il servizio contratti richieda quale imprescindibile fase per assicurare la redazione dello schema di contratto (es. contenuti effettivamente costituenti obbligazione negoziale di offerte tecniche valutate nell'ambito di procedure con aggiudicazione all'offerta economicamente più vantaggiosa; contenuti di particolari coperture assicurative rapportate a peculiari obbligazioni contrattuali). L'indicatore è in sintonia con le linee guida dell'amministrazione per il monitoraggio dei tempi medi di definizione dei procedimenti. Data Stampa: 03/giu/ :57 5 di 25

6 Graduazione 01/01/ /12/ % % % % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [somma(b)]/[c] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro c contratti n. schemi di contratti di appalto predisposti somma(b) giorni sommatoria dei tempi di predisposizione dello schema di contratto preventivo 10 gg lavorativi [1.03] Indicatore: TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza Nome TEM_01 assenza ritardo su singola scadenza Unità Di Misura giorni Significato rispetto scadenza del 31 agosto 2015 per la diffusione agli uffici provinciali del manuale aggiornato sulla gestione operativa della stipula dei contratti, anche in rapporto alla sottoscrizione con modalità elettronica. Avvertenze Indicatore temporale. Molteplici novità nromative e giurisprudenziali, oltre che il confronto emerso con altri enti, richiedono un significativo aggiornamento del documento e dei suoi allegati. Alla data prevista, il manuale aggiornato deve essere pubblicato su portale provinciale e diffuso ai Comuni del territorio (tramite pubblicazione o mail). Graduazione 01/01/ /12/ % % % % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [#b]-[#c] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro #b data data effettiva #c data data prevista 31/08/2015 Subattività Attività relative alla rogazione dei contratti concernenti le procedure d appalto di lavori, forniture e servizi atti di supporto nella rogazione dei contratti Il servizio contratti pubblici supporta il segretario generale nella fase di rogazione dei contratti pubblici, anche in relazione alla stipulazione con modalità digitale o elettronica. Data Stampa: 03/giu/ :57 6 di 25

7 Subattività Repertoriazione, registrazione contratti (agenzia delle entrate) e trascrizione con voltura catastale dei contratti relativi a diritti reali su beni immobili repertoriazione e registrazione contratti, trascrizione e voltura La subattività comprende: -il supporto nella gestione del repertorio, che include la repertoriazione degli atti pubblici in forma amministrativa, delle scritture private autenticate, delle scritture private che necessitano di registrazione presso l'agenzia delle Entrate, dei decreti di esproprio e dei decreti di accorpamento al demanio stradale; -la registrazione presso l'agenzia delle Entrate degli atti iscritti a repertorio; - per i contratti di disposizione di diritti reali su beni immobili, il servizio cura anche la pubblicità legale, provvedendo alle necessarie trascrizioni e alla presentazione della domanda di voltura catastale. Per gli atti in forma pubblica amministrativa di appalto, la trasmissione è effettuata con modalità telematica tramite il modulo MUI e la piattaforma SISTER. Viene prevista la possibilità di sperimentare la trasmissione telematica anche per le altre tipologie di atti. Subattività Coordinamento delle attività di registrazione interna dei contratti non soggetti a repertoriazione e adempimenti relativi ad anagrafe tributaria registrazione contratti non repertoriati L'attivita' prevede il coordinamento della registrazione interna dei contratti non soggetta a repertoriazione. L'attivita' prevede inoltre l'estrazione (con il contributo dell'uo informatica) dei dati che costituisce supporto per il caricamento su apposito software dell'agenzia delle entrate per la trasmissione annuale relativa all'anagrafe tributaria, che riguarda gli estremi dei contratti di appalto, di somministrazione e di trasporto, conclusi mediante scrittura privata e non registrati, e quindi anche le lettere commerciali, dell'importo non inferiore ad euro ,14, al lordo di i.v.a. Subattività Supporto rogazione di contratti relativi alla gestione del patrimonio atti di supporto per la rogazione dei contratti La subattività attiene al supporto garantito all'uo patrimonio nel caso di contratti rogati da notai. Il supporto è assicurato con l'esame (eventualmente richiesto dal dirigente competente) del testo di atto proposto dal medesimo notaio per la sottoscrizione. Ciò implica analisi della normativa specifica e eventualmente della documentazione necessaria alla stipula. L'attività comprende, altresì, il supporto fornito per la stipula dei contratti in forma privata relativi ai beni immobili, stipula di norma integralmente gestita dall'uo patrimonio, compresa la richiesta alla controparte di anticipazione delle spese contrattuali, la sottoscrizione del contratto. Il servizio contratti pubblici, oltre a fornire supporto nella formulazione delle clausole contrattuali e nella consulenza giuridica, si occupa della repertoriazione e registrazione all'ufficio del registro. Attività 1.04 supporto ad altri servizi nelle procedure relative all'acquisizione di forniture di beni e servizi non centralizzate cfr. subattività Annotazione Quando disposto sulla base della programmazione e del vigente regolamento dei contratti, e sostenibile in base all'organico assegnato e alle attività del periodo, il personale del servizio potrà svolgere la funzione di componente delle commissioni di gara. L'attività, sotto il profilo finanziario, è di ordinaria amministrazione ai fini della L. 56/2014. L'attività comprende il supporto, nell'ambito degli appalti di forniture e servizi, alle strutture: - nella corretta individuazione delle procedure di affidamento da utilizzare; - nella fase di predisposizione dei principali documenti amministrativi di gara, in rapporto, in particolare, alla individuazione dei requisiti di qualificazione; - nella partecipazione in qualità di commissari nelle sedute concernenti le gare di appalto di forniture e servizi (ove programmata, sostenibile e prevista dal regolamento dei contratti, e comunque solo per le gare ad evidenza pubblica, di norma con aggiudicazione al massimo ribasso) ed eventualmente lo svolgimento di funzioni di segreteria. Nelle procedure relative ad alienazioni, locazioni e concessioni di beni immobili, qualora richiesto e sostenibile in base all'organico assegnato e alle attività del periodo, il servizio contratti pubblici partecipa alla commissione con un proprio dipendente e cura l'attività di segreteria di commissione, ferma restando la competenza del servizio patrimonio per quanto concerne la fase di predisposizione dei documenti e Data Stampa: 03/giu/ :57 7 di 25

8 l indizione, con relativa pubblicazione dei bandi. L'attività comprende servizi e forniture aventi ad oggetto tipologie merceologiche disciplinate dal codice dei contratti pubblici. L'attività prevede il supporto per l'utilizzo del mercato elettronico di Consip (MEPA). Subattività assistenza nella definizione del capitolato di gara redazione capitolati gare Nei casi nei quali vi sia stata condivisa programmazione con il Servizio, viene previsto il supporto nella predisposizione delle clausole generali di rilevanza giuridico-amministrativa (del capitolato o di allegato schema di contratto), ferme le competenze di ciascun ufficio in relazione alle specifiche tecniche ed alle clausole puntuali rapportate alla categoria merceologica. Subattività supporto nella redazione dei documenti di gara redazione documenti gara Nei casi nei quali vi sia stata condivisa programmazione con il servizio, vengono esaminati i documenti di gara, a seguito scambio per posta elettronica, e suggerite eventuali modifiche o scenari alternativi. Subattività commissione di gara sedute di commissioni di gara Il supporto relativo all'attività delle commissioni di gara si esplica in modo differenziato in rapporto alle diverse tipologie di procedure (massimo ribasso, offerta economicamente più vantaggiosa), a fronte della disciplina del regolamento provinciale dei contratti, di eventuali specifici atti di nomina e della condivisione programmata delle attività con gli uffici richiedenti supporto. Il supporto viene assicurato mediante: - predisposizione di schemi di atti di nomina delle commissioni di gara; - predisposizione di schemi di verbali di gara; - svolgimento, nei casi previsti dal regolamento dei contratti, e oggetto di condivisa programmazione, delle funzioni di componente ed eventualmente anche di segreteria delle commissioni (di norma di non oltre uno dei due componenti, ferma la diversa disciplina concernente la presidenza della commissione); - partecipazione del dirigente, quale presidente delle commissioni relative alle gare da aggiudicare al massimo ribasso, in eventuale sostituzione del dirigente competente per materia, ove tempestivamente concordato dallo stesso e disposto con specifico atto del presidente, nei casi previsti dal regolamento provinciale dei contratti. Viene previsto coordinamento con il progetto formazione strategica per assicurare iniziative formative rapportate alle materie gestite dal servizio. Lo svolgimento delle funzioni di segreteria comprende, in supporto al RUP, l'effettuazione delle verifiche documentali sulle dichiarazioni rese in sede di gara ai sensi dell'articolo 38 del codice dei contratti, nella misura prevista nella specifica subattività (primo e secondo classificati), ferme le competenze dei RUP in rapporto alla valutazione di eventuali irregolarità, ai fini dell'aggiudicazione definitiva, e fermi eventuali accertamenti ulteriori in ordine ai requisiti promossi dalle diverse strutture. Attività 1.05 Supporto ad altri servizi nelle gare settoriali di lavori pubblici e nella validazione dei progetti esecutivi cfr. subattività Annotazione L'attività, sotto il profilo finanziario, è di ordinaria amministrazione ai fini della L. 56/2014. L'attività si inserisce nell'espletamento delle fasi propedeutiche alla pubblicazione dei bandi o all'invio delle lettere di invito, a seguito dell'adozione della determinazione a contrattare per l'indizione delle procedure di appalto aperte e ristrette semplificate dell'ente. Rientra, nell'attività, la cura delle procedure di appalto relative ai lavori pubblici, con esclusione delle procedure connesse a variazioni contrattuali e in economia e comunque escluse in base a disposizioni della direzione generale. In particolare, il servizio svolge funzioni di supporto nella redazione dei documenti di gara (se del caso tramite loro uniformazione, fornendo agli uffici modelli di atto in rapporto alle specifiche procedure), o loro diretta predisposizione, e nella pubblicazione o inoltro nei tempi stabiliti, secondo procedure differenziate in rapporto alle diverse attribuzioni dirigenziali. Lo svolgimento delle funzioni di segreteria comprende l'effettuazione delle verifiche documentali sulle dichiarazioni rese in sede di gara, Data Stampa: 03/giu/ :57 8 di 25

9 preliminari alla (o condizionanti la) aggiudicazione, ferme le competenze dei RUP in ordine alla valutazione delle eventuali irregolarità in rapporto all'aggiudicazione definitiva. Sarà garantito il supporto per le procedure per le quali vi sia stata condivisa programmazione con il servizio. [1.05] Indicatore: TEM_04 tempestività media di risposta Nome TEM_04 tempestività media di risposta Unità Di Misura giorni Significato tempo medio per lo svolgimento delle attività di indizione delle procedure di appalto di LLPP (5/8 gg lavorativi) Avvertenze Indicatore temporale. L'indicatore monitora le procedure di appalto di LLPP con aggiudicazione al prezzo più basso nell'ambito di procedure aperte, ristrette semplificate e, limitatamente a quelle programmate, alle procedure negoziate. Per il tenuto conto che nella prima parte dell'anno è stato necessario adeguare gli atti di gara a molteplici sopravvenienze normative e giurisprudenziali, in una fase convulsa di magmatica sopvrapposizione di diversi orientamenti, di sentenze ed ANAC su svariati istituti (specie in rapporto al cd. "soccorso istruttorio") - saranno monitorate esclusivamente le procedure a partire dal 1/06/2015. Il termine decorre dalla richiesta della struttura interessata corredata dalla necessaria documentazione (completa di determinazione a contrattare esecutiva ed effettivamente eseguibile) fino all'inizio della pubblicazione del bando (in caso di procedura aperta) - intesa come trasmissione al dirigente tecnico del testo di avviso da pubblicare - o dall'inoltro della lettera di invito al medesimo dirigente (in caso di procedura ristretta semplificata o negoziata). Il termine è sospeso nel caso: - di carenze documentali o errori, fino all'integrazione/correzione delle stesse da parte degli uffici; - il termine successivo alla sospensione sia inferiore a 3 giorni lavorativi, si intende ricondotto a tale durata (3 gg lav.). Il termine è interrotto in caso di carenze o errori rilevati che investano la parte prevalente della documentazione o in rapporto a categorie, importi, quantità ed elementi incidenti sul criterio di aggiudicazione. Saranno considerate le richieste pervenute entro il 15 dicembre. Si considerano monitorate da indicatore le procedure sino a: - 24 all'anno; - 3 al mese. L'imputazione di quelle da misurare avverrà secondo criterio cronologico di pervenimento della richiesta, avente le caratteristiche indicate nelle avvertenze, o diverse richieste in ordine alla priorità da assegnare, validate dalla direzione generale. In caso di concomitanza di procedure, con più di 3 giorni di sovrapposizione, il termine di conclusione per le stesse procedure sovrapposte passa da 5 a 8 giorni lavorativi, stante la limitazione degli operatori addetti, e le altre incombenze da assicurare. Nel caso che ricorra l'ipotesi di innalzamento a 8 giorni, il monitoraggio, al fine di verificare il rispetto dell'indicatore, avviene riproporzionando il numero di giorni rispetto al massimo di 5 (es: a fronte di un tempo di una singola procedura, giustificato, di 7 giorni, la stessa viene parametrata su 5, e quantificata quindi in gg 4,375 ai fini della media) Il data base è rinvenibile sul server NAS2000. Graduazione 01/01/ /12/ % % % % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [somma(b)]/[c] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro somma(b) giorni b=tempo di risposta o durata (fase, attività, progetto) c fasi n. prestazioni, fasi, attività, progetti tempo medio di 5 giorni lavorativi o, ove ne ricorrano le condizioni, di 8 giorni lavorativi (procedure dal 01/06/ 2015) Subattività assistenza nella validazione compilazione di check list di validazione amministrativa; incontri, mail, documentazione Data Stampa: 03/giu/ :57 9 di 25

10 Allo scopo di supportare i servizi tecnici richiedenti nelle attività validative del progetto esecutivo (o, comunque, da porre a base d'appalto), e di minimizzare problematiche sulla gara (quali quelle concernenti le categorie di lavori pubblici ed il conseguente regime di qualificazione), viene prevista la possibilità, da parte degli uffici tecnici, di richiedere la partecipazione del servizio nel procedimento, da svolgersi tramite esame di documentazione (e, in particolare, del capitolato speciale di gara) acquisita via . [ ] Indicatore: TEM_04 tempestività media di risposta Nome TEM_04 tempestività media di risposta Significato Tempo medio di 10 giorni lavorativi per la compilazione di check list di validazione amministrativa Unità Di Misura giorni lavorativi Avvertenze Indicatore temporale Il termine decorre dalla richiesta, anche tramite posta elettronica, completa di capitolato, sino alla trasmissione di check list compilata al servizio richiedente, anche tramite posta elettronica. Sarà istituito un data base di monitoraggio dei tempi di risposta alle richieste su server NAS2000 o apposito software. Le mail di richiesta e di risposta, complete di check list, saranno archiviate su medesimo supporto. Ai fini dell'indicatore sono considerate massimo n. 20 validazioni e n. 2 validazioni/mese, con l'imputazione, in caso di sovrannumero, secondo criterio cronologico di pervenimento della richiesta, o diverse richieste in ordine alla priorità da assegnare, validate dalla direzione generale. Il termine è sospeso in casi di carenze documentali. Graduazione 01/01/ /12/ % % % % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [somma(b)]/[c] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro somma(b) giorni sommatoria dei tempi di trasmissione di check list compilate c richieste richieste di validazione pervenute il tempo medio è pari a 10 giorni lavorativi Subattività supporto nella redazione dei documenti di gare da esperire ad evidenza pubblica redazione atti e documenti Sulla scorta di quanto previsto nel progetto e, in particolare, nel capitolato speciale di gara, il servizio assicura rapporto diretto al responsabile del procedimento e agli altri referenti dei settori tecnici per la redazione delle parti potenzialmente critiche degli atti di gara (il cui schema è comunque predisposto dal servizio), quali quelle relative alla qualificazione e ai requisiti dei concorrenti, ferme le competenze del responsabile del procedimento e del dirigente competente per materia che li sottoscrive. Subattività partecipazione a commissioni di gare di LLPP commissioni di gara Il supporto relativo all'attività delle commissioni di gara si esplica in modo differenziato in rapporto alle diverse tipologie di procedure (massimo ribasso, offerta economicamente più vantaggiosa), a fronte della disciplina del regolamento provinciale dei contratti e di eventuali specifici atti di nomina. Data Stampa: 03/giu/ :57 10 di 25

11 Il supporto viene assicurato mediante: - predisposizione di schemi di atti di nomina delle commissioni di gara; - predisposizione di schemi di verbali di gara; - svolgimento, nei casi previsti dal regolamento dei contratti, e oggetto di condivisa programmazione, delle funzioni di componente ed eventualmente di segreteria delle commissioni (di norma di non oltre uno dei due componenti, ferma la diversa disciplina concernente la presidenza della commissione); - partecipazione del dirigente, quale presidente delle commissioni relative alle gare ad evidenza pubblica da aggiudicare al massimo ribasso, in eventuale sostituzione del dirigente competente per materia, ove tempestivamente concordato dallo stesso e disposto con atto del Presidente, nei casi previsti dal regolamento provinciale dei contratti. Subattività procedura ristretta semplificata con ricevimento on line delle istanze di ammissione formazione dell'elenco degli operatori. Per quanto consentito dagli strumenti informatici, viene prevista una gestione con modalità telematiche (tramite lo sportello del cittadino o, l'applicativo alice). L'attività presuppone la collaborazione dell'u.o. informatica, del servizio flussi documentali e della ragioneria per l'assolvimento del bollo virtuale. L'attività comprende la formazione, l'aggiornamento e la gestione dell'elenco di operatori economici, con l'estrazione dei nominativi da invitare alle procedure ristrette semplificate per l'affidamento di appalti di lavori della Provincia; nell'ambito della discrezionalità assegnata dall'art. 123 del decreto legislativo n. 163/2006, saranno invitati 25 operatori economici per ciascuna tornata di gara, se sussistono in tale numero soggetti qualificati in relazione ai lavori oggetto dell'appalto. Subattività supporto e assistenza per procedura negoziata LLPP supporto e assistenza Vengono previste le seguenti prestazioni: - supporto nella definizione del regime di qualificazione, sulla base delle previsioni di capitolato; - predisposizione del disciplinare di gara e della lettera di invito, sulla base del capitolato speciale approvato e tempestivamente comunicato; - predisposizione dello schema di dichiarazione dei requisiti di capacità di cui all'articolo 38 del codice dei contratti pubblici; - messa a disposizione del sistema per esperimento di gare informatiche e relativo supporto, ove il sistema sia stato testato ed implementato (dipende da relativa attività del presente obiettivo); - partecipazione alle commissioni di gara, ove costituite, con un componente con funzioni di segretario verbalizzante (solo per appalti da affidare al massimo ribasso) e redazione del verbale di gara, da trasmettere al Servizio tecnico che provvede all'aggiudicazione definitiva e alla stipula del contratto. L'attività di supporto relativa alle procedure negoziate è stata attivata, a seguito di richiesta dei dirigenti delle due aree tecniche, dalla direzione generale, a partire dal mese di novembre La stessa attività viene assicurata solo nell'ambito delle procedure programmate e tempestivamente comunicate al servizio entro la fine dell'esercizio precedente. Ove non vi sia tale preavviso, ove possibile in base ai carichi di lavoro, il supporto viene comunque assicurato, ma senza assumere rilievo prioritario rispetto alle altre attività assicurate dal servizio. In ogni caso, il supporto non viene garantito per variazioni di contratti in essere, cottimi fiduciari e gare di importo inferiore a euro. Subattività gestione comunicazioni con le imprese invio/ricezione comunicazioni Nei casi in cui un dipendente del servizio assuma la segreteria di commissioni di gara, lo stesso assicura altresì le comunicazioni con i concorrenti in relazione alle risultanze oggetto di verbalizzazione, mentre rimangono di competenza del RUP e/o del dirigente tecnico competente le comunicazioni relative alla procedura di verifica dell'anomalia e quelle concernenti la proroga di validità dell'offerta e della cauzione provvisoria ad essa connesse, ed ogni altra successiva all'aggiudicazione definitiva. Risorse Umane per l'obiettivo Classe Matricola Unita Di Misura Assegnato % Data Stampa: 03/giu/ :57 11 di 25

12 B1-B4 B3-B7 C-C1 C-C2 D1-D1 D1-D3 D3-D6 sull'obiettivo 6752 VERZINI DIEGO Ore 25,00 1,67% 3358 GUARDINI MARINA Ore 600,00 66,67% 1771 CAZZOLA MARIA DONATELLA Ore 750,00 50,00% 8590 PIZZOLI SARA Ore 580,00 38,67% 2802 FOCHI FRANCESCO Ore 820,00 54,67% 5710 SCARDONI SILVIA Ore 410,00 40,20% 6578 VALDEGAMBERI MONICA Ore 250,00 100,00% 0417 BALTIERI ANTONELLA Ore 90,00 6,00% 4014 MARTINI PATRIZIO Ore 680,00 45,33% 7076 ZATTI MAURO Ore 1.460,00 97,33% Totale sull'obiettivo 5.665,00 Data Stampa: 03/giu/ :57 12 di 25

13 Dettaglio Obiettivo N. 2 Denominazione Gestione ed esecuzione dei contratti centralizzati dell ente e procedure generali connesse ad approvvigionamenti L'obiettivo assegnato al servizio contratti pubblici è finalizzato ad assicurare in modo centralizzato l acquisizione di beni e servizi e, in alcuni casi, la gestione dell esecuzione dei relativi contratti. A diverso livello, come meglio specificato nella tabella allegata alle direttive generali di PEG e al PDO settoriale (elenco gare centralizzate), sono centralizzate le seguenti acquisizioni: -noleggio fotocopiatrici per i servizi provinciali -esternalizzazione servizi tipografia -fornitura riproduzioni varie e materiale tecnico da disegno -servizio di rilegatura -fornitura di cancelleria -fornitura di carta - fornitura di materiale cartaceo e stampati (cartoncini e buste) - servizio di raccolta e smaltimento di nastri ad inchiostro, toner e cartucce per stampa -fornitura di prodotti per ferramenta -fornitura di diserbanti -noleggio autovetture senza conducente -noleggio veicoli commerciali -noleggio furgone servizio agricoltura e servizio contratti -manutenzione autovetture provinciali -riparazione e manutenzione autocarri per il servizio viabilità -riparazione e manutenzione trattori per il servizio viabilità -riparazione e manutenzione trattori e attrezzature meccaniche agricole servizio agricoltura -fornitura e sostituzione pneumatici -fornitura carburante benzina gasolio GPL -acquisto buoni benzina per i decespugliatori in dotazione al servizio viabilità -telefonia mobile per amministratori e servizi provinciali - acquisizione di SIM per il monitoraggio del traffico stradale (31 SIM trasmissione dati) - appalto pulizie e multiservizi per gli edifici provinciali -videosorveglianza Palazzo Capuleti e servizio di smistamento chiamate numero verde -pubblicità legale (bandi di gara su giornali), anche tramite accordo quadro i cui contratti attuativi coicideranno con gli ordinativi di ciascun servizio interessato; -concessione onerosa spazi per distributori bevande calde/fredde/snacks -fornitura e manutenzione D.P.I. -fornitura di divise e abbigliamento per i dipendenti del corpo di polizia provinciale o addetti mansioni di commesso o autista. Alcune acquisizioni o parti di esse dipenderanno dalla permanenza o meno della sottesa funzione (es. agricoltura e polizia provinciale). L'obiettivo comprende (in modo differenziato, sulla base di quanto puntualizzato nella tabella allegata alle direttive generali di PEG e al PDO settoriale): la ricognizione dei fabbisogni dei settori dell ente o la stima degli stessi (nei limiti delle risorse assegnate e la disciplina normativa sottesa), ferma la necessaria collaborazione da parte dei singoli uffici e la loro puntuale stima delle necessità, evenutalmente rapportata alle tipologie merceologiche (e connesse caratteristiche e specifiche tecniche) e ai criteri di risparmio comunicati dall'ufficio; la progettazione dell acquisizione, con l analisi del mercato di settore e la predisposizione dei capitolati speciali di gara (fermo restando che le schede tecniche e la parte tecnica dei capitolati è di competenza di ciascuna struttura); la gestione della procedura di affidamento con relativa aggiudicazione; la stipula del contratto, di norma per lettera commerciale o scrittura privata, e gestione delle eventuali polizze; le verifiche documentali afferenti i requisiti, sia in fase di gara e stipula che in fase liquidativa (con particolare riguardo al DURC); la gestione e la vigilanza generale sul contratto in sede di esecuzione, con assicurazione, in alcuni casi, di ordinativi; collaudi in corso di esecuzione e finali; liquidazioni. I contratti centralizzati relativi ai servizi assicurativi e al servizio di consulenza assicurativa e brokeraggio sono previsti in specifico obiettivo n. 3, data la complessità e specialità (anche giuridica) della materia, dal 2013 assegnata ex novo al servizio. Avvertenze e considerazioni generali I livelli di gestione mutano in rapporto alle peculiarità di ciascuna categoria merceologica; in alcuni casi, tanto l'ordine che la liquidazione, con preliminare fase di verifica della prestazione, rimangono a carico della struttura competente per materia. Direttive e indirizzi gestionali L'obiettivo comprende la ricognizione dei fabbisogni dei settori dell ente o la stima degli stessi (in sintonia con le risorse assegnate) in collaborazione con i diversi uffici tenuti a riscontrare le indagini promosse. Data Stampa: 03/giu/ :57 13 di 25

14 [2] Indicatore di sintesi Nome % attuazione obiettivo n. 2 SGC Significato livello di attuazione dell'obiettivo n. 2 del servizio contratti pubblici Avvertenze Unità Di Misura adimensionale Elementi che compongono l'indicatore Codice Indicatore Significato Peso 2.01 procedure in scadenza EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris 2.04 piani di razionalizzazione EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris % attesa di rispetto delle scadenze programmate per l'adozione della determinazione di aggiudicazione provvisoria/affidamento/ convenzionamento/accordo quadro/ presa d'atto gara deserta delle procedure indicate nel campo avvertenze. % attesa di monitoraggi su contratti centralizzati di noleggio autovetture, fotocopiatori e servizi di telefonia mobile Attività 2.01 Analisi, progettazione e cura delle procedure relative ai contratti in scadenza cfr. subattività Annotazione Quanto alle previsioni di riduzione della spesa richiesta dalle dispsosizioni in materia di spendig review, il servizio contratti ha ripetutamente promosso negli anni contenimenti ed economie, ferma la competenza esterna nel determinare il numero di acquisizioni per alcune tipologie di beni (esempio noleggio auto). L'impossibilità di garantire una adeguata programmazione finanziaria, a maggior ragione in termini pluriennali, si riverbera potenzialmente sia sul numero di procedure da esperire nel tempo che sul costo di alcuni prodotti, che in relazione a periodi più ristretti possono comportare un innalzamento del costo unitario. A fronte di scadenza di precedente contratto, che possa intervenire entro la prima parte del 2015, viene prevista la procedura di affidamento per l'acquisizione dei seguenti beni e servizi: - fornitura riproduzioni e materiale tecnico - servizio di rilegatura - fornitura cancelleria - fornitura diserbanti - servizio manutenzione autovetture - riparazione e manutenzione autocarri per il servizio viabilita' - riparazione e manutenzione trattori per il servizio viabilita' - riparazione e manutenzione trattori e macchine agricole (agricoltura) - fornitura e sostituzione pneumatici - fornitura carburante benzina gasolio - pubblicita' legale - mantenzione del carrello elevatore magazzino - fornitura carta - fornitura buste Rimane ferma la discrezionalità del servizio di disaggregare o unire una o più procedure o di utilizzare procedure acquisitive alternative. [2.01] Indicatore: EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Nome EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Unità Di Misura percentuale Significato % attesa di rispetto delle scadenze programmate per l'adozione della determinazione di aggiudicazione provvisoria/affidamento/ convenzionamento/accordo quadro/presa d'atto gara deserta delle procedure indicate nel campo avvertenze. Avvertenze Indicatore di efficacia quantitativa. L'indicatore si riferisce alla percentuale di completamento delle procedure rispetto al peso assegnato, in relazione alle scadenze indicate: Data Stampa: 03/giu/ :57 14 di 25

15 1. fornitura riproduzioni e materiale tecnico (30-nov-15): 5,00% 2. servizio di rilegatura (31-ott-15): 5,00% 3. fornitura cancelleria (30-nov-15): 10,00% 4. fornitura diserbanti (15-giu-15): 5,00% 5. servizio manutenzione autovetture (30-nov-15): 5,00% 6. riparazione e manutenzione autocarri per il servizio viabilità (30-nov-15): 15,00% 7. riparazione e manutenzione trattori per il servizio viabilità (30-nov-15): 15,00% 8. riparazione e manutenzione trattori e macchine agricole serv. Agricoltura (31-ago-15): 5,00% 9. fornitura e sostituzione pneumatici (30-nov-15): 5,00% 10. fornitura carburante benzina gasolio (30-nov-15): 5,00% 11. pubblicità legale (30-nov-15): 5,00% 12. mantenzione del carrello elevatore magazzino (30-nov-15): 5,00% 13. fornitura carta (15-dic-15): 10,00% 14. fornitura buste (15-dic-15): 5,00% Il prodotto è riferito all'atto di affidamento, di qualsiasi tipologia: diretto, cottimo, convenzione Consip, gara aperta, ecc., oltre che ad atti di proroga o rinnovo. Costituiscono cause esogene con rischio alto di verificarsi: disposizioni normative che incidono sulle procedure di gara (ad esempio modifiche della disciplina dei contratti o spending review), mancanza o ritardo delle programmazioni provenienti dai servizi competenti sulla necessità di attivare la procedura e accompagnate dalla relativa documentazione, necessità di apportare modifiche agli stanziamenti, non necessità di procedere ad acquisizioni per inesistenza di fabbisogno da parte di servizi. Graduazione 01/01/ /12/ % % % % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [b]/[c]*100 Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro b prodotti n. di procedure completate nel rispetto delle scadenze programmate c prodotti n. procedure programmate Attività 2.02 Gestione contratti centralizzati cfr. subattività Annotazione L'attività, sotto il profilo finanziario, è di ordinaria amministrazione ai fini della L. 56/2014 Cura dei contatti con i fornitori di beni e servizi per la gestione degli ordini, la verifica della regolare esecuzione delle forniture di beni e servizi, gestione delle liquidazioni, nei casi previsti. Subattività Contratti integralmente gestiti dal servizio Elenco contratti gestiti integralmente dal servizio: - fornitura cancelleria - fornitura carta - noleggio fotocopiatrici per i servizi provinciali - noleggio autovetture senza conducente - noleggio veicoli commerciali - noleggio furgone servizio agricoltura e servizio contratti atti di esecuzione dei contratti Data Stampa: 03/giu/ :57 15 di 25

16 - acquisto buoni benzina per i decespugliatori in dotazione al servizio viabilità - concessione onerosa spazi per distributori bevande e snack -fornitura carburante benzina gasolio - videosorveglianza di palazzo Capuleti e servizio di smistamento chiamate numero verde, con supporto nelle verifiche tecniche da parte dell'uo informatica e del servizio tecnologico manutentivo. Subattività contratti gestiti parzialmente dal servizio Elenco contratti, la cui procedura o esecuzione è gestita parzialmente o in collaborazione con altre strutture: atti di esecuzione dei contratti -esternalizzazione servizi tipografia -servizio di rilegatura - fornitura materiale cartaceo e stampati (cartoncini -buste) -fornitura materiale di consumo cartucce, toner,tamburi, drum, ecc. (il contratto e la gestione operativa è ora affidata all'u.o. informatica; il servizio contratti rileva i fabbisogni e gestisce le risorse finanziarie) - servizio di raccolta e smaltimento di nastri ad inchiostro, toner e cartucce per stampa -fornitura riproduzioni varie e materiale tecnico disegno -ferramenta -fornitura diserbanti -manutenzione autovetture provinciali -riparazione e manutenzione autocarri per il servizio viabilità -riparazione e manutenzione trattori per il servizio viabilità -riparazione e manutenzione di trattori e attrezzature meccaniche agricole servizio agricoltura -fornitura e sostituzione pneumatici -monitoraggio del traffico strade (31 SIM trasmissione dati) -pubblicità legale (bandi di gara su giornali) - fornitura e manutenzione D.P.I. -fornitura di divise e abbigliamento per la polizia provinciale - telefonia mobile amministratori e servizi provinciali. Attività 2.03 gestione dei contratti centralizzati connessi alla logistica cfr. subattività Annotazione L'attività, sotto il profilo finanziario, è di ordinaria amministrazione ai fini della L. 56/2014. La logistica implica, di per sé, questioni di rilievo ed eccentriche rispetto alle restanti procedure centralizzate, tanto che storicamente è stato necessario preporvi più dipendenti e dedicarvi risorse finanziarie rilevanti. Infatti, se da un canto vi sono componenti stabili, comunque oggetto di verifiche costanti (a fronte di diffusa criticità e litigiosità della tipologia negoziale), dall'altro emergono con frequenza componenti e prestazioni variabili di anno in anno, in relazione a modifiche di allocazioni di uffici o altre situazioni contingenti. La presenza del contratto multiservizi permette una riduzione di interlocutori. La gestione negoziale e contabile del contratto è articolata. Sono complesse le molteplici linee di attività, ovvero: - verifiche di primo livello sulla correttezza delle prestazioni di pulizia; - verifiche puntuali delle stesse prestazioni, in relazione a situazioni particolari; - rapporti con diverse strutture e, talvolta, con enti e organismi terzi, per l'organizzazione di interventi di pulizia variabili e più o meno contingenti; - sopralluoghi nei siti oggetto di intervento, per quantificazione dei costi a misura o a giornata; - predisposizione di atti di esecuzione, quali ordini di servizio o variazioni contrattuali, incidenti sui costi; - analoghe attività per i traslochi, che implicano frequentemente incidenze anche sulle preventive o conseguenti pulizie; - gestione di piccole manutenzioni, nei limiti del budget contrattuale e di quanto programmato di assicurare. I servizi non si intendono estesi ad attività relative alla gestione della sicurezza o stabilità dei plessi, trattandosi di interventi di competenza di altra struttura. Subattività gestione del contratto di pulizie atti di gestione contratto Data Stampa: 03/giu/ :57 16 di 25

17 Viene prevista la gestione del contratto di pulizie e multiservizi, in relazione alle specifiche prestazioni previste, continuative o oggetto di specifica chiamata. Rientrano nel contratto le seguenti prestazioni di servizi: - pulizia ordinaria - pulizia a chiamata - altri micro interventi a chiamata. Subattività Servizi di portineria e presidio gestione contratto Negli ultimi anni è stato attivato presso Palazzo Capuleti, sede principale di dislocazione degli uffici provinciali, un servizio di portineria integrativo di quello assicurato tramite dipendenti provinciali, specie in rapporto ad orari diversi da quelli di presenza obbligatoria dei dipendenti provinciali. E' stato infatti a suo tempo valutato che gli istituti contrattuali non dessero sufficiente certezza del presidio. E' prevista la possibilità di estendere le prestazioni anche ad altre attività, quali quelle di presidio delle sale di rappresentanza in occasione di iniziative interne o esterne. E' altresì possibile ipotizzare, sulla base dei fondi disponibili e del valore del contratto, una estensione delle attività di portierato per diversi orari o sedi, ove la carenza di personale manifestasse criticità, a maggior ragione a seguito delle recenti diminuzioni significative di risorse assegnate. Subattività Attività finalizzate ad interventi di piccola manutenzione e manutenzione aree verdi gestione contratto La subattività consiste nella raccolta e gestione delle segnalazioni provenienti dagli uffici, in merito agli interventi di piccola manutenzione, inoltrandole ai soggetti competenti (responsabili dei contratti di gestione del calore, delle manutenzioni, etc.) e, ove consistenti in micromanutenzioni che non richiedano di norma cura di procedimenti edilizi o, comunque, amministrativi, l'attivazione dell'impresa incaricata del servizio. Subattività Gestione delle attività finalizzate ai traslochi ed esecuzione relativo contratto traslochi Nell'ambito del contratto di multiservizi, il trasloco assume una veste peculiare, a fronte dell'assenza di un progetto a monte, e di interventi che debbono essere effettuati di volta in volta, frequentemente con una programmazione modesta e tempi stretti di realizzazione. Si tratta, oltre che degli spostamenti degli uffici provinciali, dei traslochi connessi all'attività scolastica, concentrati principalmente nei due mesi antecedenti l'apertura delle scuole. Subattività attività di gestione del magazzino gestione magazzino L'attività prevede la gestione del magazzino provinciale. Tale funzione, finalizzata ad ottimizzare la gestione connessa alle procedure di acquisizione e di assegnazione di arredi (traslochi, dismissione mobili vetusti, rapporti con l'ufficio inventari, recupero arredi ed eventuali procedure di cessione) ricomprende anche lo svolgimento di piccoli servizi di facchinaggio, e di lavori di piccola manutenzione degli arredi degli uffici, svolti con l'unica unità di personale assegnata. Attività 2.04 Supporti e monitoraggi relativi ai piani di razionalizzazione monitoraggi Data Stampa: 03/giu/ :57 17 di 25

18 Annotazione L'attività, sotto il profilo finanziario, è di ordinaria amministrazione ai fini della L. 56/2014. In relazione ad alcuni contratti gestiti dal servizio vengono compiute attività di monitoraggio finalizzate: - ad una più razionale ed efficace gestione del rapporto; - alla realizzazione di risparmi o contenimenti di spesa; - a fornire informazioni ai servizi competenti per la predisposizione e rendicontazione dei piani di razionalizzazione, nei casi previsti dalla legge. In particolare, A) con riferimento al noleggio delle autovetture di servizio, vengono compiuti i seguenti monitoraggi: 1) monitoraggio delle percorrenze chilometriche, in collaborazione con i servizi assegnatari con riguardo a vetture in noleggio senza conducente; 2) monitoraggio dei consumi di carburante; 3) monitoraggio di altre spese per franchigie su sinistri; B) con riferimento al servizio di telefonia mobile, viene compiuto il seguente monitoraggio: 1) controllo della progressiva consumazione della somma impegnata sulle utenze dei dipendenti e degli amministratori (nel secondo caso, in collaborazione con l'u.o. preposta dei servizi di staff agli organi di governo); C) con riferimento al noleggio di fotocopiatori, viene compiuto il seguente monitoraggio: 1) numero di copie effettuate da ogni apparecchio multifunzione. Le subattività di cui alla presente attività riguardano esclusivamente gli oggetti della innanzi riportata descrizione. [2.04] Indicatore: EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Nome EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Unità Di Misura percentuale Significato % attesa di monitoraggi su contratti centralizzati di noleggio autovetture, fotocopiatori e servizi di telefonia mobile Avvertenze efficacia quantitativa Si prevede di attivare, in relazione ai contratti centralizzati di noleggio autovetture, noleggio fotocopiatori e servizi di telefonia mobile, n. 13 monitoraggi complessivi (con diverse cadenze e modo di effettuazione per ciascuna tipologia). Autovetture in noleggio percorrenze km: monitoraggio al 31/07-31/12 (2 monitoraggi) consumi carburante: monitoraggio trimestrale (4 monitoraggi) spese di franchigia: monitoraggio al 31/07-31/12 (2 monitoraggi) Telefonia mobile: spesa totale sul fondo destinato (2 monitoraggi) Fotocopiatori: numero copie per apparecchio (3 monitoraggi) Data base, fogli di calcolo, ecc. per effettuare e documentare i monitoraggi sono pubblicati su NAS2000. Graduazione 01/01/ /12/ % % % % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [b]/[c]*100 Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro b prodotti n. prodotti effettivi o n. domande evase c prodotti n. prodotti programmati o n. domande espresse 13 monitoraggi Subattività Raccolta e caricamento dati parco auto sulla piattaforma Raccolta e caricamento dati Data Stampa: 03/giu/ :57 18 di 25

19 internet di monitoraggio ministeriale Nell'ambito del proprio ruolo operativo, stante la gestione del contratto di noleggio di auto senza conducente, che costituisce la preponderante metodologia di acquisizione di autoveicoli, il servizio contratti raccoglie (anche con interviste alle diverse strutture) le informazioni circa il parco auto presente, e provvede al caricamento dei relativi dati sull'apposita piattaforma web attivata dal ministero della funzione pubblica. Subattività Supporti nella fase di redazione dei piani di razionalizzazione documenti di supporto A fronte della parziale gestione dei contratti sottesi, viene prevista la predisposizione di documenti di base o di schemi o bozze di piani di razionalizzazione da trasmettere alla direzione generale affinchè possano essere considerati nella stesura dei piani di razionalizzazione definitivi. Subattività Supporto nella predisposizione delle relazioni report ai piani di razionalizzazione bozze di relazione In relazione ai piani di razionalizzazione di cui all'attività in questione, viene prevista la raccolta dei dati gestiti, anche a seguito di monitoraggi, ed il loro compendiamento in bozze di relazione da sottoporre alla direzione generale per la loro definizione e la cura degli adempimenti di legge. Per gli aspetti finanziari e contabili viene previsto l'impiego di documenti finanziari dell'ente e il coordinamento con la relativa struttura, alla quale competono analoghi compiti in sede di rendicontistica contabile. Attività 2.05 gestione dei registri delle spese in economia e degli acquisti centralizzati controllo ed estrazioni dei registri, riscontro agli uffici Annotazione L'attività, sotto il profilo finanziario, è di ordinaria amministrazione ai fini della L. 56/2014. L'attività prevede il presidio del registro informatizzato spese in economia, con controllo dal punto di vista del corretto funzionamento informatico e dei dati inseriti dai settori, al fine di autorizzare le richieste inserite. Ai servizi provinciali compete la valutazione di ammissibilità dell'oggetto, salva l'assistenza dell'ufficio, al quale possono essere chiesti pareri informali. Risorse Umane per l'obiettivo Classe Matricola Unita Di Misura Assegnato % sull'obiettivo B1-B4 B3-B7 C-C1 D1-D1 D1-D3 D3-D VERZINI DIEGO Ore 1.475,00 98,33% 3358 GUARDINI MARINA Ore 300,00 33,33% 1771 CAZZOLA MARIA DONATELLA Ore 750,00 50,00% 8590 PIZZOLI SARA Ore 250,00 16,67% 5710 SCARDONI SILVIA Ore 340,00 33,33% 0417 BALTIERI ANTONELLA Ore 1.410,00 94,00% 4014 MARTINI PATRIZIO Ore 650,00 43,33% 7076 ZATTI MAURO Ore 40,00 2,67% Data Stampa: 03/giu/ :57 19 di 25

20 Risorse Umane per l'obiettivo Classe Matricola Unita Di Misura Assegnato % sull'obiettivo Totale sull'obiettivo 5.215,00 Data Stampa: 03/giu/ :57 20 di 25

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