Manuale Fatture Versione

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1 Manuale Fatture Versione Questo manuale, ti permetterà di essere subito operativo all utilizzo del software PrometeoRifiuti indicandoti il caricamento dei dati essenziali per poter gestire la fatturazione. N.B. Le fatture emesse su Prometeo possono essere eventualmente esportate verso il tuo gestionale di magazzino/contabilità: chiedi ai nostri tecnici come. Indice del manuale: PREMESSA... 2 Caricamento dati anagrafici di base... 3 Caricamento anagrafiche Articoli... 4 Linguetta Fatture su formulario... 5 Linguetta Voci in fattura su formulario... 7 Fatturazione a due clienti diversi Linguetta Merci su DDT FATTURE Generazione Fatture da DDT/Formulari Caricamento rapido fatture (per i gestori di metalli) Fatture Immediate Visualizza/Ricerca Fatture Stampa o invia fatture SCADENZARIO PAGAMENTI Registrazione incassi Gestione incassi Fatture fornitori Registrazione pagamenti Gestione pagamenti... 24

2 PREMESSA Ogni volta che con Prometeo emetterai un Formulario (o un DDT), il software ti proporrà automaticamente i prezzi dei prodotti/servizi venduti sulla base dei contratti configurati nella linguetta del formulario Voci in fattura (o nella linguetta del DDT Merci ). In alternativa potrai indicarli manualmente. Ogni mese, la generazione automatica delle fatture sarà gestita in pochi click, perché basata sui Formulari/DDT già prezzati. Cliccando sulla voce di menù 2 Si accede al menù a lato: Nella sezione Archivi del modulo Fatture è possibile configurare le voci visualizzate nell immagine a sinistra (tuttavia, si tratta di dati perlopiù precaricati, già sufficienti per l operatività di base a regime).

3 Caricamento dati anagrafici di base Caricamento delle anagrafiche proprie della Contabilità Voci di menù: DDT & Interventi > ARCHIVI e Fatture > ARCHIVI. In queste sezioni si trovano le anagrafiche di Banche, Pagamenti, Valute, Aliquote IVA etc. che possono essere configurate in base alle tue necessità o essere ereditate automaticamente dal tuo gestionale di contabilità. Queste anagrafiche sono comuni ai moduli di DDT e Fatture. Caricamento delle anagrafiche Clienti Per informazioni sul caricamento delle anagrafiche, fai riferimento al manuale Anagrafica Generale (con particolare riguardo alla Linguetta Fatturazione ). Se l anagrafica che stai configurando è relativa a un cliente che ti conferisce, vendendoli, MPS o CER dovrai indicare in corrispondenza del Tipo di attività svolta la spunta Cliente (Bolle/Fatture) e poi selezionare Azienda Privata. 3 N.B. Se il Cliente è un Produttore di rifiuti e quindi l hai già caricato nell apposita videata, i suoi dati anagrafici di base appariranno già precaricati, devi solo aggiungere la spunta Cliente ed il tipo Azienda Privata. Per maggiori dettagli su questa videata fai riferimento al manuale Anagrafica Generale.

4 Caricamento anagrafiche Articoli Voci di menù: Archivi > Articoli. Genericamente, sui righi dei DDT e delle fatture è possibile indicare sia dei codici CER sia delle voci specifiche quali Servizi erogati o Materie Prime Seconde che si trasportano/vendono. L anagrafica da alimentare è quella degli Articoli. N.B. Un articolo può essere configurato ex-novo in fase di compilazione del contratto/ddt/fattura premendo F7 sul relativo campo per accedere alla seguente finestra di gestione. 4 Il campo Tipo può assumere i valori: Servizio, MPS, Noleggio, Cassoni, Altro. Premi il tasto Nuovo e compila i campi a video. Con sfondo azzurro sono evidenziati i campi obbligatori. Salva i dati, premendo il tasto.

5 Linguetta Fatture su formulario La linguetta Fatture sul formulario, consente di gestire una serie di informazioni strettamente legate alla generazione automatica delle fatture. 5

6 Campi di interesse: - Stato amministrativo, impostato come default su Da fatturare per i formulari in ingresso; 6 - Fatturare A: consente di gestire direttamente il cliente a cui sarà fatturato il formulario. L impostazione di default prevede la fatturazione al produttore, tuttavia è possibile operare una selezione differente tramite l apposito pallino (Trasportatore Destinatario Intermediario Luogo di produzione Altro per attivare la selezione sulla sottostante casella Cliente e indicarlo manualmente); - Codice pagamento; - Codice banca; - Codice filiale; - CUP e CIG. Alcune delle suddette informazioni possono essere impostate sul cliente di fatturazione (cod. pagamento, banca, filiale - vedi manuale sull anagrafica generale) o sul contratto (cod. pagamento, banca, filiale, CUP, CIG - vedi manuale su preventivi & contratti) e saranno richiamate in automatico sulla linguetta Fatture del formulario a seguito dell indicazione del cliente. N.B. In caso di interfacciamento con gestionale di contabilità esterno, una delle procedure standard prevede il passaggio dei formulari prezzati da Prometeo all altro software. Le informazioni che vengono trasferite comprendono anche il cliente di fatturazione, banche, condizioni di pagamento, eventuali CUP, CIG ecc. (oltre, ovviamente, ai prezzi del singolo formulario gestibili dalla linguetta Voci in fattura descritta a seguire).

7 Linguetta Voci in fattura su formulario E sulla linguetta Voci in fattura del formulario che sarà possibile indicare, manualmente o richiamandoli in automatico da contratto, i prezzi applicati al singolo formulario. Mensilmente, tutti i formulari prezzati di un determinato cliente concorreranno alla generazione automatica della fattura. 7 Clicca qui per salvare il formulario nella sua totalità. Clicca qui per aggiungere manualmente delle righe di prezzo. Clicca qui per selezionare le voci in fattura da contratto. Clicca qui per salvare il dettaglio della riga di prezzo. Clicca qui per ribaltare automaticamente le voci in fattura da contratto. Gestione manuale dei prezzi sul formulario.

8 Clicca su per accedere al dettaglio del rigo di prezzo. Compila i campi indicando: - il Servizio che vorrai fatturare per quel formulario; - la Quantità, che ti permetterà di fatturare quel formulario sulla base del peso a destino, del numero di imballi o di una quantità da te indicata (nei tre casi presentati, il valore sarà moltiplicato per il prezzo indicato per determinare il Totale Rigo se il tipo di importo sarà A unità ); - l unità di misura (UM, solitamente impostata di default sul servizio che fatturerai); 8 - l IVA (solitamente impostata di default sul servizio che fatturerai); - il Tipo Importo che potrà essere Forfettario o A unità (l indicazione della succitata Quantità è relativa solo ai formulari fatturati con prezzo unitario e non forfettario); - il Prezzo; - eventuali Sconto% e/o Minimo Fatturabile. Gestione automatica dei prezzi sul formulario. A fronte di un contratto già configurato (per quel cliente ed eventualmente CER vedi manuale Preventivi & Contratti ) esiste la possibilità di compilare automaticamente i righi di dettaglio delle voci in fattura, richiamando i prezzi automaticamente. - Cliccando su puoi selezionare le righe di prezzo da applicare a quello specifico formulario. Si apre la seguente schermata in cui indicherai le spunte di tuo interesse.

9 Nell immagine d esempio saranno fatturati sul formulario, per il cliente Prova Rossi Mario e il CER , i servizi di trasporto (forfettario a 100 ) e di recupero (unitario a 0,5 /kg moltiplicato per il peso a destino indicato sul formulario). 9 - Cliccando invece su ribalti automaticamente sul formulario TUTTE le righe di prezzo indicate sul contratto (senza possibilità di selezionare i servizi effettivamente forniti con il singolo formulario). N.B. Esiste la possibilità di automatizzare ulteriormente il richiamo delle voci in fattura su formulario a fronte di un contratto configurato impostando il parametro Proponi le voci in fattura in automatico sul salvataggio del formulario che consente di richiamare le voci in fattura senza necessità di cliccare nulla. Tuttavia, tale parametro richiede una configurazione a regola d arte dei contratti perché non consente alcun tipo di controllo preventivo (leggasi anteriore al salvataggio del formulario) sui righi di prezzo inseriti. Se vuoi attivare questo parametro, rivolgiti ai nostri tecnici. Sia in caso di gestione manuale, sia in caso di gestione automatica dei prezzi sul formulario, al termine dell inserimento clicca su.

10 Fatturazione a due clienti diversi Manuale Fatture - Versione Nei parametri di programma, linguetta Formulario, sezione Prezzi e Costi, è possibile abilitare la fatturazione del formulario a due clienti diversi. 10 Nella linguetta Fatture, a parametro attivo, sarà possibile impostare un secondo cliente di fatturazione per lo stesso formulario. La gestione delle voci in fattura sarà invariata.

11 Linguetta Merci su DDT Analogamente, è sulla linguetta Merci del DDT che sarà possibile indicare, manualmente o richiamandoli in automatico da contratto, i prezzi applicati al singolo DDT. Mensilmente, tutti i DDT prezzati (insieme con i formulari) relativi a un determinato cliente concorreranno alla generazione automatica della sua fattura. 11 Le modalità dei gestione dei righi merce sul DDT sono le stesse delle Voci in fattura del formulario (manuale, cliccando su o automatica, cliccando su ), tuttavia gli articoli/servizi venduti tramite DDT di Uscita o Rapporto d intervento non saranno riferibili a dei CER. Per maggiori informazioni sulla compilazione dei DDT ti rimandiamo al relativo manuale.

12 FATTURE Generazione Fatture da DDT/Formulari Voci di menù: DDT/formulari. Fatture > FATTURE CLIENTI > Generazione fatture da Attraverso questa schermata, visualizzi tutti i Formulari e i DDT emessi nell intervallo indicato Da Data, A Data. Prometeo genera automaticamente le fatture relative ai formulari/ddt selezionati, raggruppandole per ogni cliente. 12 Puoi filtrare i formulari/ddt visualizzati anche per Cliente o Agente (eventuale). In caso eventuali errori o informazioni mancanti sui formulari/ddt selezionati, Prometeo segnala le anomalie con un messaggio a video: puoi verificarle subito o generare comunque le fatture escludendo i documenti problematici (per poi controllarli in seguito). Tutte le fatture generate automaticamente possono essere comunque modificate in un secondo tempo. Inoltre, sulla fattura generata, sarà stampato il periodo di fatturazione (intervallo Da Data A Data ). Con questi pulsanti selezioni o deselezioni tutte le righe della tabella. Puoi fare una simulazione per vedere le fatture in anteprima. In alternativa, puoi procedere subito con la generazione. Facoltativamente indica la data di emissione della fattura. Prometeo propone di default la data odierna. Il numero progressivo delle fatture viene proposto e incrementato automaticamente con la generazione.

13 13 N.B. Puoi impostare il logo della tua azienda tramite il menù in alto Utility > Parametri Stampa.

14 Caricamento rapido fatture (per i gestori di metalli) Voci di menù: Fatture > FATTURE CLIENTI > Caricamento Rapido Fatture. Questa videata è stata appositamente studiata per i gestori di metalli (ma nulla vieta che sia utilizzata anche da altri) e consente di caricare in modo rapido righi di fatture: spesso, chi lavora con i metalli, emette delle fatture in funzione di documenti che riceve dal destinatario finale. E possibile che siano variati nomi degli articoli o quantità a destino rispetto ai valori indicati sul DDT originario e il caricamento rapido consente di emettere una 14 fattura così come il destinatario se la aspetta. Puoi ricopiare velocemente quei documenti nella griglia a seguire, che volutamente ha un impostazione simile ad Excel. Indica il cliente e compila i campi di interesse (non tutti sono obbligatori). Per generare la fattura premi. Il tasto genera la fattura e ne apre l anteprima di stampa. Il tasto esporta in Excel l intero contenuto della griglia per consentirne la modifica manuale e gestire la fattura secondo l eventuale layout non standard espressamente richiesto dal cliente.

15 Fatture Immediate Voci di menù: FATTURE > FATTURE CLIENTI > Fatture. Attraverso questa videata puoi caricare manualmente delle fatture immediate o modificare e ristampare le fatture generate automaticamente da Prometeo partendo da formulari/ddt. 15 Premi questo pulsante inviare la fattura via mail al cliente (previa configurazione). Premi questo pulsante per aggiungere i righi di dettaglio della Fattura. Premi questo pulsante per importare i dati dal contratto cliente. I righi possono essere o di tipo Merce, Descrittivi o Omaggio. N.B. La compilazione della fattura immediata è molto simile alla compilazione manuale delle voci in fattura su formulario. Tuttavia, nel primo caso si ha la vera e propria emissione del documento fiscale; nel secondo caso, invece, bisognerà ricorrere alla generazione automatica delle fatture da DDT/Formulari.

16 Split Payment Prometeo consente la gestione dello split payment nell emissione della fattura. Voci di menù: FATTURE > ARCHIVI > Aliquote I.V.A.. Da questa finestra, è possibile indicare sul codice IVA di interesse la volontà di applicare lo split payment tramite l apposita spunta: 16 Sulle righe della fattura aventi quel codice IVA, il software calcolerà un totale a pagare pari al solo imponibile (perché l IVA sarà gestita separatamente) e genererà debita scadenza.

17 L informazione sarà visibile nella stampa del documento: Manuale Fatture - Versione

18 Visualizza/Ricerca Fatture Voci di menù: FATTURE > FATTURE CLIENTI > Visualizza Fatture. Attraverso questa videata puoi visualizzare e ricercare tutte le fatture emesse. Hai a disposizione diversi filtri. In particolare ti potranno essere utili Da Data Doc., A Data Doc e i filtri Cliente. Una volta individuata la fattura di tuo interesse, fai doppio click con il mouse su di essa per aprirla ed eventualmente modificarla o ristamparla. 18

19 Stampa o invia fatture Voci di menù: FATTURE > FATTURE CLIENTI > Stampa/Invia Fatture. Attraverso questa schermata puoi ristampare o inviare massivamente via mail le fatture già generate (in base ai i filtri impostati per intervallo di numero documento, cliente, tipo documento, intervallo di data). Premi qui per mandare direttamente in stampa massiva le fatture secondo i filtri impostati. 19 Premi qui per visualizzare le fatture secondo i filtri impostati. Premi qui per mandare le fatture via mail ai clienti secondo i filtri impostati. Sono possibili una serie di esclusioni per la stampa o l invio massivo delle fatture: - Escludi fatture per clienti con specifica per fatturazione (valido per la stampa), si suppone che le fatture per quel cliente vengano inviate via mail e che quindi non sia necessario stamparle; - Escludi fatture già inviate, per evitare invii reiterati; - Escludi fatture già stampate, per evitare doppioni in stampa.

20 SCADENZARIO PAGAMENTI Registrazione incassi Voci di menù: FATTURE > FATTURE CLIENTI > SCADENZARIO > Registrazione Incasso. Se sull anagrafica cliente (o sul contratto) hai indicato una condizione di pagamento, questa viene ereditata sul formulario/ddt e conseguentemente sulle fatture generate. Prometeo, in base alle condizioni di pagamento, genera le 20 relative scadenze di incasso. Attraverso questa videata vedi le scadenze e puoi registrare i pagamenti. Spuntando la riga si considera pagata l intera rata. Altrimenti puoi scrivere a mano l importo versato nella colonna incassato. Puoi indicare la data del pagamento effettuato. La parte superiore della schermata presenta una serie di filtri per visualizzare ed evadere solo le scadenze di interesse. L indicazione della spunta Pagato? evade interamente la scadenza che, tuttavia, può essere anche evasa parzialmente sovrascrivendo l importo effettivamente versato dal cliente nel campo Incassato. Indica la Data dei pagamenti e al termine della compilazione clicca su. In automatico lo scadenzario pagamenti chiude le scadenze relative ai pagamenti interamente saldati o aggiorna quelle relative a pagamenti parziali.

21 Gestione incassi Voci di menù: FATTURE CLIENTI > SCADENZARIO > Gestione Incassi. La schermata di gestione incassi consente di gestire puntualmente i pagamenti della singola fattura manualmente. Nel caso di pagamenti rateizzati puoi caricare qui il dettaglio di ogni rata (o, in alternativa, indicare l importo pagato dalla Registrazione incassi ). 21 Puoi vedere il totale già pagato per la fattura corrente. Quando l Importo pagato coincide con il totale da pagare, lo Stato Saldo Scadenza si chiude automaticamente e viene registrata la data. Premi questo pulsante per inserire una nuova rata o un nuovo pagamento riferito alla fattura corrente. Indica se stai caricando una nuova rata (andando a incrementare l importo totale relativo alla scadenza) o un pagamento. Clicca su per registrare una nuova rata o un nuovo pagamento manuali. Indica, tramite l apposito pallino, se stai caricando una nuova rata (andando a incrementare l importo totale relativo alla scadenza) o un pagamento. Se si tratta di pagamento inserisci la Data e l Importo. Quando l Importo pagato coincide con il totale da pagare, lo Stato Saldo Scadenza si chiude automaticamente e viene registrata la data.

22 Fatture fornitori Voci di menù: FATTURE > FATTURE FORNITORI > Fatture. Attraverso questa videata puoi caricare manualmente le fatture (passive) emesse dai tuoi fornitori. Sulla base delle condizioni di pagamento indicate sull anagrafica del fornitore (vedi manuale Anagrafica generale ), al salvataggio della fattura, Prometeo genera automaticamente una scadenza per il pagamento vs. fornitore che dovrai effettuare. Tali scadenze saranno gestibili attraverso lo Scadenzario Pagamenti Fornitori. 22 Premi questo pulsante per aggiungere i righi di dettaglio della Fattura. Premi questo pulsante per importare i dati dal contratto fornitore. I righi possono essere o di tipo Merce, Descrittivi o Omaggio.

23 La compilazione della fattura fornitore è identica alla compilazione manuale della fattura cliente, tuttavia si tratterà di importi passivi. N.B. Prometeo non ha una funzione di generazione automatica delle fatture passive perché queste possono essere anche slegate dalla normale attività di gestione dei rifiuti e non prevedere formulari o DDT collegati (ad esempio può essere caricata una fattura relativa a una consulenza legale). Registrazione pagamenti Voci di menù: FATTURE > FATTURE FORNITORI > SCADENZARIO > Registrazione Pagamento. Attraverso questa videata vedi le scadenze relative alle fatture dei tuoi fornitori e puoi registrare i pagamenti da te effettuati. Le scadenze sono generate sulla base delle condizioni di pagamento indicate sull anagrafica fornitore. 23 Spuntando la riga si considera pagata l intera rata. Altrimenti puoi scrivere a mano l importo versato nella colonna incassato. Qui puoi indicare la data del pagamento che hai effettuato L indicazione della spunta Pagato? evade interamente la scadenza che, tuttavia, può essere anche evasa parzialmente sovrascrivendo l importo effettivamente versato da te nel campo Incassato. Al termine della compilazione clicca su. In automatico lo scadenzario pagamenti chiude le scadenze dei tuoi pagamenti interamente saldati o aggiorna quelle relative a pagamenti parziali.

24 Gestione pagamenti Voci di menù: FATTURE > FATTURE FORNITORI > SCADENZARIO > Gestione Pagamenti Fornitori. La schermata di gestione pagamenti consente di gestire puntualmente i pagamenti delle tue fatture passive manualmente, con le stesse modalità della Gestione Incassi. 24 Puoi vedere il totale già pagato per la fattura corrente. Quando l Importo pagato coincide con il totale da pagare, lo Stato Saldo Scadenza si chiude automaticamente e viene registrata la data. Premi questo pulsante per inserire una nuova rata o un nuovo pagamento riferito alla fattura corrente. Indica se stai caricando una nuova rata (andando a incrementare l importo totale relativo alla scadenza) o un pagamento. Se non intendi caricare manualmente la fattura, dopo aver cliccato su Nuovo, in questa schermata puoi indicare la data del documento ( del ), il Tot. Documento e le condizioni di pagamento che ti vengono applicate nel campo Cod. Pagam. Quindi, clicca su. Prometeo genererà automaticamente le rate dei pagamenti che dovrai effettuare sulla base delle condizioni indicate.