Manuale utente Revisione del 06/04/2010

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1 Manuale utente Revisione del 06/04/2010 Team Power s.r.l. v.le E. Garrone, 16/A Città Giardino Melilli tel./fax

2 Introduzione Congratulazioni per la scelta di questo Software. Siamo certi che sarà un valido aiuto per la vostra attività lavorativa, ed un impareggiabile strumento per aumentare la vostra produttività. CoffeeBreak può rispondere a tutte le esigenze che possono sorgere in un attività commerciale (non importa di quale dimensione), poiché sia la potenza che le più innovative tecniche di programmazione sono unite ad una interfaccia molto intuitiva e ad una struttura modulare studiata appositamente per permettere, anche a chi non è pratico di informatica, un utilizzo veloce e produttivo. Tutto ciò vi permetterà di ottimizzare al massimo il vostro lavoro. Manuale utente Pagina 1 di 70

3 Indice Cap. 1 Il login e l avvio...4 Cap. 2 I menù...5 Cap. 3 Anagrafiche Clienti Tipologia Kit Marca Macchinette Prodotti/Kit Venditori Agenti Utenti Utente con livello di accesso Amministratore Utente con livello di accesso User Cap. 4 Gestione Postazioni Il pulsante Nuova Postazione Il pulsante Modifica dati postazione Il pulsante Modifica macchinette Il pulsante Dismetti postazione Il pulsante Recupera postazione Il pulsante Assegna kit Il pulsante DDT Postazione Magazzino Centrale Magazzino Venditore Consegna Kit a cliente Il pulsante Crea documenti Il pulsante Apri documento Riparazione Macchinette Storico Postazioni Statistiche Vendite Manuale utente Pagina 2 di 70

4 Cap. 5 Contabilità Anagrafiche Banche di appoggio Codici IVA Trasporto a Mezzo Vettori Causale trasporti Aspetto esteriore dei beni Porto Registrazione Documenti Registrazione DDT Registrazione Fatture Registrazione Costi diversi Emissione Documenti Emissione DDT Il pulsante Codice Articolo Emissione Fatture Note di credito Registrazione Prima Nota Scadenziario Pagamenti \ Incassi Cap. 6 Opzioni Impostazioni server Password Manuale utente Pagina 3 di 70

5 Cap. 1 Il login e l avvio Per utilizzare l applicativo avviarlo tramite l apposita icona (come da figura seguente): CoffeeBreak Tale icona sarà presente nella barra START -> Programmi, nella barra Avvio veloce e sul desktop. L applicazione, una volta avviata, verrà visualizzata una schermata iniziale (vedi figura seguente). All avvio dell applicativo, la finestra di login permette di inserire la propria Username e la propria Password, in modo che ogni utente possa essere riconosciuto univocamente. L utenza di default, con diritti di amministratore (accesso a tutte le funzioni) inserita è la seguente: Username: ADMIN Password: ITALIA2010 da digitare all avvio del programma nella finestra sopra visualizzata. Manuale utente Pagina 4 di 70

6 Cap. 2 I menù I menù sono la parte principale dell applicativo; tramite essi è possibile accedere a tutte le sezioni del programma (Vedi figura seguente). Menù a tendina Menù di avvio veloce Menù gafico Cliccando sulle voci raffigurate nell area di lavoro (parte sinistra dello schermo) saranno visualizzati gli elementi corrispondenti, ovvero le sezioni appartenenti a quella determinata categoria. Manuale utente Pagina 5 di 70

7 Cap. 3 Anagrafiche Nel menù Anagrafiche sono presenti le seguenti voci: Per quanto riguarda la sezione Utenti, è possibile gestire le credenziali di acceso (username e password) per gli utenti che utilizzeranno tale applicativo (la descrizione di tale sezione si rimanda al paragrafo Utenti). Tutte le anagrafiche (eccetto Anagrafica Utenti) saranno accessibili soltanto dagli utenti che appartengono ad un livello di accesso come amministratori del sistema. Manuale utente Pagina 6 di 70

8 3.1 Clienti Permette la gestione dei clienti, con la possibilità di impostare i prezzi per ogni singolo prodotto/kit, per il cliente in questione. I dati disponibili per la compilazione della scheda cliente sono i seguenti: Cliente o Fornitore Nome cliente/fornitore Codice. Fiscale Partita Iva Indirizzo CAP Città Provincia Telefoni / fax Sarà inoltre possibile associare al cliente uno dei venditori memorizzato nell apposita anagrafica. Manuale utente Pagina 7 di 70

9 Nel caso in cui sia stato attivato il Modulo Contabilità, saranno presenti due sezioni aggiuntive: Pagamenti \ Sedi e Privacy. Su Pagamenti \ Sedi è possibile: o Indicare la modalità di pagamento preferita; Tale pagamento sarà proposto nella scheda di emissione documenti di contabilità (DDT, Fatture, Note di credito) per il cliente in questione. o Scegliere il codice IVA (nel caso di codice esente iva, è possibile comporre la descrizione del codice iva attraverso l inserimento di due stringhe testuali che verranno poi sostituite nella descrizione del codice iva al posto di %1 e %2, componendo la descrizione dell iva desiderata); es. ESENTE IVA ART. 17 DEL D.P.R. 633/72 Num %1 DEL %2 ESENTE IVA ART. 17 DEL D.P.R. 633/72 Num 324 DEL 15/02/2010 Tale codice iva verrà proposto sugli articoli importati per il cliente in questione. o Inserire, modificare o rimuovere le sedi/destinazioni preferite; Su Privacy è possibile: Manuale utente Pagina 8 di 70

10 o indicare per quali società il cliente/fornitore ha già firmato il foglio di privacy e le banche di appoggio scelte per ogni società corrispondente (facendo doppio click sulla riga della società corrispondente). Attraverso il pulsante di Stampa Privacy sarà possibile stampare il foglio di Privacy per una determinata società selezionata. Su Prezzi prodotti è possibile: o Impostare i singoli prezzi dei prodotti/kit per il cliente in questione. Le funzionalità che si hanno a disposizione sono associate ai seguenti pulsanti: = Permette l inserimento di un nuovo cliente; = Modifica un cliente esistente; = Effettua la cancellazione di un cliente (solo per quei clienti che non sono stati importati in nessuna postazione); = Richiama l elenco dei clienti memorizzati in precedenza con la possibilità di aprire la propria scheda; = Permette la stampa della scheda del cliente caricato sulla maschera; Tali pulsanti saranno presenti in quasi tutte le maschere ed avranno le medesime funzionalità. Manuale utente Pagina 9 di 70

11 3.2 Tipologia Kit Consente di poter creare, modificare o cancellare le tipologie di kit che verranno associati alle singole macchinette e ad ogni singolo prodotto/kit. La griglia inizialmente apparirà a video in sola lettura. Se si vuole modificare, basterà cliccare sul pulsante di edit. per passare in modalità I dati disponibili sono i seguenti: Tipologia = la descrizione della tipologia; Obsoleto = se la casella contiene il segno di spunta allora tale voce non sarà presente nell elenco delle tipologie da associare alle macchinette o prodotti/kit. Cliccando, invece, sul pulsante che sono attualmente visualizzate sulla maschera. verrà stampato l elenco delle Tipologie Kit Manuale utente Pagina 10 di 70

12 3.3 Marca Consente di poter creare, modificare o cancellare tutte le marche delle macchinette e/o dei prodotti/kit, in modo tale da essere disponibili nella compilazione dei dati anagrafici. La griglia inizialmente apparirà a video in sola lettura. Se si vuole modificare, basterà cliccare sul pulsante di edit. per passare in modalità I dati disponibili sono i seguenti: Marca = la descrizione della marca; Obsoleto = se la casella contiene il segno di spunta allora tale voce non sarà presente nell elenco delle marche da associare alle singole macchinette. Cliccando sul pulsante attualmente visualizzate sulla maschera. verrà stampato l elenco delle Marche che sono Manuale utente Pagina 11 di 70

13 3.4 Macchinette Consente di poter creare, modificare o cancellare tutte le macchinette in uso dall azienda. Le macchinette presenti verranno successivamente associate ad una postazione (vedi paragrafo Postazioni). Nella parte alta della maschera saranno presenti i dati principali della macchinetta, mentre nella parte bassa è presente una griglia con l elenco degli stati della macchinetta (storico degli stati della macchinetta), dove in corrispondenza di ogni stato verrà indicata l ubicazione della macchinetta nella data indicata. Cliccare sul pulsante per passare in modalità di edit. I dati disponibili sull elenco degli stati della macchinetta sono i seguenti: Data = la data in cui la macchinetta si trovava in quello stato; Stato = lo stato della macchinetta; Ubicazione = la posizione attuale in cui si trovava la macchinetta nella data indicata; Cliccando sul pulsante verrà richiamato l elenco delle macchinette memorizzati in precedenza con la possibilità di aprire la propria scheda. Manuale utente Pagina 12 di 70

14 3.5 Prodotti/Kit Consente di poter creare, modificare o cancellare tutti i prodotti/kit gestiti che potranno successivamente essere assegnati a una Postazione (vedi paragrafo Assegna Kit). Nella parte alta della maschera saranno presenti i dati principali del prodotto/kit, mentre nella parte bassa è presente una griglia con l elenco dei prezzi per cliente. Tale griglia inizialmente apparirà a video in sola lettura. Cliccare sul pulsante per passare in modalità di edit. La tipologia di kit, scelta tra quelle inserite a sistema attraverso la maschera Anagrafica Tipologie Kit, è un informazione che può anche non essere assegnata (ad esempio nel caso di articolo Accessori/kit ove non è presente una tipologia). L assegnazione della tipologia kit al prodotto determinerà la sua visualizzazione durante l assegnazione del prodotto/kit ad una postazione; l applicativo infatti filtrerà tutti gli articoli che hanno una corrispondenza con le macchinette assegnate alle postazioni. Verranno inoltre visualizzati tutti i prodotti/kit senza tipologia di kit. La voce Scadenza (gg) consente di definire l autonomia di giorni per ogni prodotto/kit. Nel caso, ad esempio, di una confezione di caffè con 100 cialde, se vogliamo che chi acquista questa confezione possa non richiedere un nuovo acquisto per 30 gg, basterà impostare questo valore nel campo in esame. Manuale utente Pagina 13 di 70

15 E presente inoltre una griglia che consente di impostare un prezzo diverso del prodotto per cliente. I dati visualizzati sono: Cliente = il nominativo del cliente; Ubicazione = l indirizzo in cui si trova il cliente; Prezzo vendita = l importo di vendita per il prodotto/kit in questione. Sulla parte bassa della maschera è presente un pulsante Aggiungi importo da prezzi per cliente il quale permetterà di aggiungere o sottrarre un determinato importo ai singoli prezzi applicati per cliente. Cliccando sul pulsante in precedenza con la possibilità di aprire la propria scheda. verrà richiamato l elenco dei prodotti/kit memorizzati Cliccando, invece, sul pulsante attualmente caricato sulla maschera. verrà stampata la scheda del prodotto/kit Manuale utente Pagina 14 di 70

16 3.6 Venditori Consente di poter creare, modificare o cancellare i Venditori che potranno essere associati ad uno o più Clienti in modo da poter essere proposto in automatico durante l assegnazione di un kit ad una postazione assegnata ad un determinato cliente. La griglia inizialmente apparirà a video in sola lettura. Cliccare sul pulsante per passare in modalità di edit. I dati disponibili sono i seguenti: Codice = codice identificativo del venditore; Venditore = nominativo del venditore; Obsoleto = se la casella contiene il segno di spunta allora tale voce non sarà presente nell elenco dei venditori da associare ai clienti. Cliccando sul pulsante attualmente visualizzate sulla maschera. verrà stampato l elenco dei Venditori che sono Manuale utente Pagina 15 di 70

17 3.7 Agenti Consente di poter creare, modificare o cancellare tutti gli Agenti che potranno essere associati ad uno o più Postazioni, in modo tale da essere disponibili nella compilazione dei dati di una nuova Postazione (vedi paragrafo Nuova Postazione). La griglia inizialmente apparirà a video in sola lettura. Cliccare sul pulsante per passare in modalità di edit. Agente = nominativo dell agente; Obsoleto = se la casella contiene il segno di spunta allora tale voce non sarà presente nell elenco degli agenti da associare ad ogni singola postazione. Cliccando sul pulsante attualmente visualizzate sulla maschera. verrà stampato l elenco degli Agenti che sono Manuale utente Pagina 16 di 70

18 3.8 Utenti Questa sezione consente la definizione degli utenti che possono accedere all applicativo. Gli utenti con livello di accesso Amministratore possono: Creare un nuovo utente; Modificare i dati di un utente Resettare la password di un utente Cancellare un utente; Gli utenti con livello di accesso User possono: Cambiare la propria password; Nei successivi paragrafi descriviamo le due modalità di accesso Utente con livello di accesso Amministratore Per poter accedere a tale sezione, è necessario inserire la propria password di accesso all applicativo, come mostrato nella figura seguente: Inserita la password e cliccando su conferma viene visualizzata la finestra che permette la visualizzazione dei dati degli utenti presenti e la possibilità di creare un nuovo utente. Manuale utente Pagina 17 di 70

19 Per creare un nuovo utente, che avrà così accesso all applicativo, è sufficiente cliccare sul pulsante ed inserire i seguenti dati: Nominativo = può essere, ad esempio, il nome e cognome dell utente; Username = il nome utente utilizzato per accedere all applicativo; Password = la password che dovrà utilizzare l utente per accedere all applicativo. Tale password è scelta dall amministratore (che la comunicherà in segreto all utente); al primo accesso sarà richiesto obbligatoriamente il cambio della stessa. Livello di accesso = è possibile scegliere tra livello AMMINISTRATORE o livello USER; Disattivato = Se si spunta tale casella, allora l utente non potrà momentaneamente accedere all applicativo; Cliccando, invece, sul pulsante sarà visualizzata una griglia con l elenco degli utenti che sono stati definiti. La successiva figura, mostra un elenco di cinque utenti definiti per l applicativo: Manuale utente Pagina 18 di 70

20 L elenco riporta i seguenti dati: Nominativo Nome utente = l username dell utente; Livello = il livello di accesso dell utente; può essere AMMINISTRATORE o USER; Mai loggato = se la casella contiene il segno di spunta, vuol dire che l utente non ha mai utilizzato l applicativo; Disattivato = se la casella contiene il segno di spunta, tale utente non può accedere all applicativo. Selezionando un utente e cliccando sul pulsante, si potranno modificare i suoi dati. Nell esempio raffigurato nell immagine precedente, cliccando sul pulsante IMPORTA verrà visualizzata la seguente finestra, in cui si potrà modificare i dati dell utente Francesco Bianchi. Il pulsante esegue l esportazione dei dati visualizzati in un documento Excel. Manuale utente Pagina 19 di 70

21 Una nota speciale merita il campo Password. Come detto in precedenza, quando l amministratore crea un nuovo utente, assegnerà una password provvisoria comunicandola in segreto all utente (ad esempio, in questo caso a Francesco Bianchi). Il sig. Francesco Bianchi durante il primo accesso, dopo aver inserito l username e la password provvisoria, sarà costretto a cambiare la password. Se un utente, per qualche motivo, si dimentica la propria password, visto l impossibilità di poterla recuperare, dovrà richiederne all amministratore il reset (tramite il pulsante Resetta Password) per poter disporre di una nuova password provvisoria. A questo punto, l amministratore inserirà una nuova password e la comunicherà in segreto all utente; successivamente, al primo accesso dell utente, gli verrà richiesto obbligatoriamente il cambio della stessa. Manuale utente Pagina 20 di 70

22 3.8.2 Utente con livello di accesso User Per descrivere questa sezione, utilizziamo il seguente esempio. Nel sistema è definito l utente Mario Rossi (Username MRossi con livello di accesso USER) che, come mostrato nella figura successiva contiene il segno di spunta sul campo Mai Loggato. Nel momento in cui il sig. Mario Rossi accederà all applicativo, dovrà inserire la propria username e password provvisoria (comunicatagli in segreto dall amministratore), come mostrato nella figura successiva: Manuale utente Pagina 21 di 70

23 Cliccando sul pulsante, se le credenziali sono corrette, sarà visualizzata la successiva finestra in cui l utente sarà obbligato a cambiare la propria password. Se, in seguito, l utente vorrà visualizzare i propri dati, gli sarà sufficiente portarsi sulla sezione Anagrafiche->Utenti. L accesso a tale sezione, richiede l inserimento della propria password di accesso all applicativo, come mostrato nella figura seguente: Inserita la password e cliccando su conferma è visualizzata la finestra che riporta i propri dati. Manuale utente Pagina 22 di 70

24 Dato che il Livello di accesso dell utente è USER, l unica funzionalità consentita è quella di cambiarsi la password. Manuale utente Pagina 23 di 70

25 Cap. 4 Gestione Nel menù Gestione sono presenti le seguenti voci: 4.1 Postazioni Questa sezione permette la gestione delle Postazioni (vedi figura seguente). Attraverso questa maschera è possibile: Visualizzare tutte le postazioni presenti (filtrando la ricerca attraverso appositi filtri di ricerca); Creare una Nuova postazione; Modificare i dati di una postazione già esistente; Sostituire le macchinette associate ad una postazione già esistente; Dismettere una postazione (comporterà la dismissione di tutte le macchinette associate); Recuperare una postazione che è stata precedentemente dismessa; Eliminare una postazione già esistente; Assegnare dei prodotti/kit ad una postazione; Esportare su excel l elenco delle postazioni; Stampare l elenco delle postazioni; Emettere DDT per le macchinette impostate su una postazione. Manuale utente Pagina 24 di 70

26 4.1.1 Il pulsante Nuova Postazione Per creare una nuova postazione è sufficiente cliccare sul pulsante Nuova postazione ; verrà mostrata la seguente finestra che permetterà l inserimento dei dati della nuova postazione e delle macchinette da associare (vedi figura seguente). All apertura della maschera, il numero postazione viene proposto in automatico (il primo disponibile). A questo punto l utente dovrà: selezionare il cliente (attraverso il pulsante visualizzato accanto) importandosi tutti i suoi dati anagrafici; associare le macchinette; selezionare, se è presente, l agente (attraverso il pulsante visualizzato accanto); impostare la data di creazione; impostare la data del prossimo acquisto; assegnare la condizione senza scarico. Cliccando sul pulsante Inserisci verrà aperta una maschera con l elenco delle macchinette con stato disponibile (quindi escluse quelle che sono già state importate o che si trovano in uno stato guasto o altro ). Mentre, cliccando sul pulsante Rimuovi sarà possibile rimuovere una macchinetta presente in griglia. Manuale utente Pagina 25 di 70

27 4.1.2 Il pulsante Modifica dati postazione Cliccando sul pulsante Modifica dati postazione è possibile modificare i soli dati anagrafici della postazione. Un esempio di modifica dei dati di una postazione è riportato nella figura seguente: Su tale maschera, è possibile: modificare i dati anagrafici della postazione; visualizzare le macchinette precedentemente associate alla postazione; cambiare l agente; modificare la data prossimo acquisto; modificare la condizione senza scarico. Manuale utente Pagina 26 di 70

28 4.1.3 Il pulsante Modifica macchinette Cliccando sul pulsante Modifica macchinette verrà aperta un ulteriore maschera dove sarà possibile aggiungere, dismettere e/o sostituire le macchinette alla postazione. Un esempio delle possibili operazioni che si posso effettuare sulle macchinette è riportato nella figura seguente: Cliccando sul pulsante Inserisci verrà aperta una maschera con l elenco delle macchinette con stato disponibile (quindi escluse quelle che sono già state importate o che si trovano in uno stato guasto o altro ) (vedi figura seguente). Manuale utente Pagina 27 di 70

29 Cliccando sul pulsante Importa o facendo doppio click sulla macchinetta scelta, quest ultima verrà importata sulla maschera precedente. A seguito dell import, nella colonna Data verrà inserita la data in cui è stata inserita la macchinetta, mentre nel campo Note verrà inserita la descrizione Nuova macchinetta. Ritornando alla maschera Modifica macchinette postazione, cliccando invece sul pulsante Dismetti, verrà aperta una maschera Dismissione macchinetta che richiederà l inserimento della data ed ora di dismissione della macchinetta (vedi figura seguente). Con tale operazione, la macchinetta verrà resa disponibile per future associazioni in altre postazioni. Al click su conferma, la macchinetta verrà dismessa e sulla maschera Modifica macchinette postazione, la riga corrispondente, verrà colorata di colore rosso, nel campo Data verrà riportata la data di dismissione, mentre nel campo Note verrà inserita la descrizione Macchinetta dimessa. Infine, ritornando sulla maschera Modifica macchinette postazione, cliccando sul pulsante Sostituisci, verrà aperta una maschera con l elenco delle macchinette con stato disponibile (quindi escluse quelle che sono già state importate o che si trovano in uno stato guasto o altro ) (vedi figura seguente). A questo punto, si potrà indicare: La data di sostituzione La motivazione (Guasta o Altro) Manuale utente Pagina 28 di 70

30 Al click su Importa o facendo doppio click sulla macchinetta scelta, la macchinetta presente sulla maschera Modifica macchinette postazione verrà sostituita con la nuova macchinetta (vedi figura seguente). A seguito dell operazione di sostituzione: la riga corrispondente alla macchinetta sostituita verrà colorata di colore verde; nel campo Data verrà riportata la data di sostituzione; nel campo Note verrà riportata la descrizione Nuova macchinetta sostituita Il pulsante Dismetti postazione Cliccando sul pulsante Dismetti postazione verrà aperta un ulteriore maschera Dismetti postazione dove sarà possibile dismettere tutta la postazione. Tale operazione comporterà la dismissione di tutte le macchinette associate rendendole così disponibili per assegnazioni future. Un esempio è riportato nella figura seguente: Su tale maschera sarà possibile indicare soltanto la data di chiusura della postazione. Una volta dismessa la postazione, la riga corrispondente alla postazione dismessa verrà colorata di colore rosso (vedi figura nel paragafo Postazioni). Manuale utente Pagina 29 di 70

31 4.1.5 Il pulsante Recupera postazione Cliccando sul pulsante Recupera postazione verrà aperta un ulteriore maschera Recupera postazione dove sarà possibile recuperare una postazione precedentemente dismessa proponendo i soli dati anagrafici precedentemente storicizzati. Un esempio è riportato nella figura seguente: A questo punto si potranno assegnare le macchinette alla postazione. Manuale utente Pagina 30 di 70

32 4.1.6 Il pulsante Assegna kit Cliccando sul pulsante Assegna kit verrà aperta un ulteriore maschera Carico/scarico a cliente dove sarà possibile assegnare uno o più prodotti/kit alla postazione. Un esempio è riportato nella figura seguente: Nella parte bassa della maschera verranno elencati tutti i Prodotti/kit senza tipologia associata e tutti i Prodotti/kit che hanno una tipologia uguale a quella delle macchinette assegnate alla postazione (vedi parte alta della maschera). Attraverso questa maschera è possibile: impostare la quantità dei kit assegnati variare il prezzo unitario di ogni singolo prodotto/kit venduto; specificare se si tratta di una vendita (Scarico) o di un rientro di materiale (Carico) dovuto ad una dismissione di postazione; specificare la data del prossimo acquisto; specificare la data dell operazione. Il Tot. gg. da acquisto rappresenta il numero di giorni di autonomia della postazione calcolato in base all ultima data di acquisto, ai giorni di scadenza per prodotto venduto e al numero di macchinette assegnate alla postazione. Manuale utente Pagina 31 di 70

33 4.1.7 Il pulsante DDT Postazione Cliccando sul pulsante DDT postazione verrà aperta un ulteriore maschera Gestione DDT postazione, dove sarà possibile creare delle DDT per la postazione in esame. Selezionando una o più macchinette sull elenco posto in alto alla maschera e cliccando sul pulsante Crea DDT verrà creata una DDT in emissione che verrà visualizzata sull elenco posto in basso alla maschera. Un esempio è riportato nella figura seguente: Inoltre, selezionando una DDT sull elenco e cliccando sul pulsante Apri DDT, sarà possibile aprire la DDT per visualizzarne il dettaglio. Sulla maschera della DDT sarà possibile modificare, o cancellare la DDT emessa. Manuale utente Pagina 32 di 70

34 4.2 Magazzino Centrale Questa sezione permette di gestire le quantità dei prodotti/kit presenti nel magazzino centrale. La maschera permette di aggiungere o rimuovere quantità di prodotti/kit (vedi figura seguente). Il pulsante esegue l esportazione dei dati visualizzati in un documento Excel. Cliccando sul pulsante verrà stampato l elenco dei Prodotti/Kit che sono attualmente visualizzate sulla maschera compresa la quantità presente in magazzino e il prezzo di vendita. Manuale utente Pagina 33 di 70

35 4.3 Magazzino Venditore Questa sezione permette di gestire il magazzino del venditore. La maschera permette di effettuare un carico o scarico delle quantità di prodotti/kit dal magazzino centrale al magazzino di un particolare venditore (vedi figura seguente). Nella parte intermedia sarà presente un elenco dei prodotti/kit inseriti a sistema con le quantità presenti nel magazzino del venditore. Nella parte bassa della maschera sarà invece presente una sezione per la gestione dei movimenti di carico o scarico delle quantità dei prodotti/kit sul magazzino del venditore. Cliccando sul pulsante Nuovo verrà aperta una maschera Carico/Scarico magazzino venditore che consentirà di assegnare/ritornare delle quantità di prodotti/kit al magazzino venditore (vedi figura seguente). Manuale utente Pagina 34 di 70

36 Il click sul pulsante Modifica consentirà invece di modificare un movimento di carico/scarico effettuato in precedenza. Manuale utente Pagina 35 di 70

37 4.4 Consegna Kit a cliente Questa sezione permette di gestire le consegne dei prodotti/kit sulle singole Postazioni/Clienti (vedi figura seguente). Questa funzionalità consente la visione, e l eventuale modifica, di tutte le operazioni di carico/scarico al cliente di prodotti/kit effettuata da questa gestione o dalla funzionalità Gestione Postazioni. Il pulsante Nuovo consentirà l inserimento di un movimento di carico o scarico di prodotti/kit per una determinata postazione/cliente mentre il pulsante Modifica ne consentirà la modifica. La funzionalità è descritta nel paragrafo Assegna Kit. Cliccando sul pulsante Modifica Pross. Acq. verrà aperta la maschera Modifica Postazione (vedi paragrafo Modifica dati postazione) per modificare la data del prossimo acquisto. Nel caso in cui sia stato attivato il Modulo Contabilità, saranno presenti due pulsanti aggiuntivi: Crea documenti e Apri documento. Il pulsante Crea documenti permetterà di creare dei documenti emessi/registrati per ogni singola consegna di kit al cliente precedentemente selezionata. Il pulsante Apri documento permetterà di creare dei documenti emessi/registrati per ogni singola consegna di kit al cliente precedentemente selezionata. Manuale utente Pagina 36 di 70

38 4.4.1 Il pulsante Crea documenti Cliccando sul pulsante Crea documenti verrà aperta una tipologia di maschera per ogni gruppo di consegne con carico e/o scarico selezionate. Consegne in scarico Nel caso in cui sono state selezionate una o più consegne con scarico verrà aperta la seguente maschera ( Emissione documenti consegne in scarico ) che permetterà la selezione della tipologia di documento da creare (DDT o Fattura emessa) e la causale di trasporto. Una volta selezionati la tipologia di documento e la causale, cliccando sul pulsante: Salva verrà effettuato il salvataggio dei documenti per le consegne in scarico precedentemente selezionate; Salva e stampa verrà effettuato il salvataggio e successivamente la stampa dei documenti per le consegne in scarico precedentemente selezionate; durante la fase di stampa verrà aperta una maschera la quale permetterà di specificare il numero di copie da stampare (vedi figura seguente) Consegne in carico Manuale utente Pagina 37 di 70

39 Nel caso in cui sono state selezionate una o più consegne con carico verrà aperta la seguente maschera ( Emission/Registrazione documenti consegne in carico ) che permetterà la selezione della tipologia di documento da creare (DDT registrata o Nota di credito emessa) e la causale di trasporto. Una volta selezionati la tipologia di documento e la causale, cliccando sul pulsante: Salva verrà effettuato il salvataggio dei documenti per le consegne in carico precedentemente selezionate; Salva e stampa verrà effettuato il salvataggio e successivamente la stampa dei documenti per le consegne in carico precedentemente selezionate; durante la fase di stampa verrà aperta una maschera la quale permetterà di specificare il numero di copie da stampare (vedi figura seguente) Nel caso di emissione Nota di credito verrà aperta un ulteriore maschera per impostare la fattura di riferimento (vedi figura seguente). Manuale utente Pagina 38 di 70

40 4.4.2 Il pulsante Apri documento Cliccando sul pulsante Apri documento, nel caso in cui su tale consegna è stato creato un solo documento, verrà aperta direttamente la maschera di visualizzazione del documento. Mentre, nel caso in cui la consegna selezionata conterrà due documenti creati, verrà aperta una maschera per la selezione del documento da visualizzare (vedi figura seguente). Selezionato il documento da visualizzare (attraverso la combo in alto) e cliccando sul pulsante Visualizza documento, verrà aperta la maschera di visualizzazione del documento selezionato. Sulla maschera di visualizzazione del documento sarà possibile modificare, cancellare o stampare il documento. Manuale utente Pagina 39 di 70

41 4.5 Riparazione Macchinette Questa sezione permette di gestire tutte le riparazioni effettuate sulle macchinette guaste (vedi figura seguente). Nella parte alta della maschera verranno elencate tutte le macchinette che si trovano in uno stato guasto. Nella parte bassa della maschera verranno invece elencate tutte le riparazioni effettuate. Attraverso il filtro posto a destra della maschera si potranno visualizzare tutte le riparazioni effettuate sulla singola macchinetta guasta selezionata oppure su tutte le macchinette guaste visualizzate sulla parte alta della maschera. Cliccando sul pulsante Nuovo verrà aperta la maschera Nuova Riparazione per l inserimento di un intervento di riparazione effettuata su una macchinetta guasta. Cliccando sul pulsante Modifica verrà aperta una maschera Dettaglio Riparazione per la modifica di un intervento di riparazione precedentemente inserita su una macchinetta guasta (vedi figura seguente). Manuale utente Pagina 40 di 70

42 Cliccando sul pulsante Cancella si potrà cancellare un intervento di riparazione precedentemente inserito su una macchinetta guasta. Il pulsante Passa a disponibile permetterà di rendere lo stato della macchinetta selezionata da guasto a disponibile. Infine, cliccando sul pulsante nella sezione Elenco macchinette guaste della maschera, verrà stampato l elenco delle Macchinette Guaste che sono attualmente visualizzate sulla griglia, mentre, cliccando sul pulsante nella sezione Elenco riparazioni effettuate della maschera, verrà stampato l elenco delle Riparazioni Effettuate sulle macchinette/a che sono attualmente visualizzate sulla griglia. Manuale utente Pagina 41 di 70

43 4.6 Storico Postazioni Questa sezione permette di visualizzare tutto lo storico delle operazioni effettuate sulle postazioni create a sistema (vedi figura seguente). Nella parte alta della maschera verranno elencate tutte le postazioni create a sistema. Nella parte bassa della maschera verranno invece elencate tutte le operazioni effettuate sulla postazione selezionata in alto alla maschera. Cliccando sul pulsante effettuate sulla postazione selezionata. verrà stampato l elenco di tutte le operazioni Manuale utente Pagina 42 di 70

44 4.7 Statistiche Vendite Questa sezione permette di avere una visione su tutte le vendite di prodotti/kit fatte verso i clienti per fare in modo di avere una statistica sul totale delle vendite su un particolare periodo di tempo (vedi figura seguente). Il pulsante esegue l esportazione dei dati visualizzati in un documento Excel. Cliccando sul pulsante rispettive battute e il prezzo di vendita. verrà stampato l elenco di tutti i Prodotti/Kit con le Manuale utente Pagina 43 di 70

45 Cap. 5 Contabilità In questo capitolo viene descritto il funzionamento del modulo Contabilità. Se tale modulo è stato attivato, infatti, sarà presente il menù Contabilità, come riporta la seguente figura: 5.1 Anagrafiche Nel menù Anagrafiche contabilità sono presenti le seguenti voci: Manuale utente Pagina 44 di 70

46 5.1.1 Banche di appoggio Questa sezione è accessibile solo agli utenti amministratori del sistema. Attraverso questa maschera, è possibile inserire, modificare o cancellare le banche a cui si appoggia ogni singola società. Attraverso la combo posizionata in alto sulla finestra, sarà possibile visualizzare tutte le banche a cui si appoggia tale società. Bisogna sempre specificare una banca di default per ogni società. Manuale utente Pagina 45 di 70

47 5.1.2 Codici IVA Questa sezione è accessibile solo agli utenti amministratori del sistema. Attraverso questa finestra è possibile creare, modificare o cancellare un particolare codice iva. Per ogni codice iva sarà possibile specificare: un codice; un aliquota(%); una descrizione; Il codice iva di default dell applicativo potrà essere impostato da Opzioni -> Iva Bollo Causali trasporto, come descritto nel paragrafo. Manuale utente Pagina 46 di 70

48 5.1.3 Trasporto a Mezzo Questa sezione è accessibile solo agli utenti amministratori del sistema. Attraverso questa finestra è possibile creare, modificare o cancellare le tipologie di trasporto che sarà possibile indicare durante una spedizione o ricezione di materiale. Manuale utente Pagina 47 di 70

49 5.1.4 Vettori Questa sezione è accessibile solo agli utenti amministratori del sistema. Questa finestra è utilizzata per poter creare, modificare o cancellare i vettori, che sarà possibile indicare durante una spedizione o ricezione di materiale. Manuale utente Pagina 48 di 70

50 5.1.5 Causale trasporti Questa sezione è accessibile solo agli utenti amministratori del sistema. Questa finestra viene utilizzata per poter creare le tipologie di causali trasporto da indicare durante una spedizione o ricezione di materiale. Manuale utente Pagina 49 di 70

51 5.1.6 Aspetto esteriore dei beni Questa sezione è accessibile solo agli utenti amministratori del sistema. Questa finestra è utilizzata per poter creare le tipologie di aspetto dei beni da indicare durante una spedizione o ricezione di materiale. Manuale utente Pagina 50 di 70

52 5.1.7 Porto Questa sezione è accessibile solo agli utenti amministratori del sistema. Attraverso questa finestra è possibile creare, modificare o cancellare una tipologia di spedizione. Ad esempio: Porto franco (se il carico della spedizione è a carico del mittente); Porto assegnato (se il carico della spedizione è a carico del destinatario); Manuale utente Pagina 51 di 70

53 5.2 Registrazione Documenti Nel menù Contabilità -> Documenti registrati, sono presenti le seguenti voci: Questa sezione permette di poter registrare tutti i documenti che l azienda riceve dai suoi fornitori. E possibile registrare i seguenti documenti: DDT Fatture (sia differite che accompagnatorie) Costi diversi La struttura di questa finestra è identica sia per la registrazione sia per l emissione di DDT e Fatture (differite o accompagnatorie). Manuale utente Pagina 52 di 70

54 5.2.1 Registrazione DDT La finestra di registrazione DDT è strutturata nel modo seguente: Sulla parte alta della finestra abbiamo i dati del fornitore. o o Dal pulsante Importa Fornitore è possibile scegliere il fornitore; Attraverso il pulsante Verifica dati fornitore è possibile visualizzare i dati di registrazione su anagrafica del fornitore caricato; Manuale utente Pagina 53 di 70

55 Sulla parte bassa della finestra, abbiamo tre sezioni: o Elenco articoli, in cui è possibile inserire gli articoli; o Riepilogo importi, in cui sono presenti le seguenti parti: Spese Pagamenti (sezione non abilitata nel caso di DDT) Riepilogo importi o Dati accompagnatori: tale sezione sarà disabilitata in caso di Fatture e Note di credito. Manuale utente Pagina 54 di 70

56 Manuale utente Pagina 55 di 70

57 5.2.2 Registrazione Fatture Questa finestra, a differenza della finestra di registrazione delle DDT, presenta una combo che permette di scegliere se registrare una fattura Differita oppure una fattura Accompagnatoria. Attraverso il pulsante Importa art. DDT particolare DDT registrata. è possibile importare gli articoli da una Manuale utente Pagina 56 di 70

58 5.2.3 Registrazione Costi diversi Attraverso questa finestra sarà possibile registrare, modificare o cancellare eventuali costi diversi (es. schede carburanti, spese di affitto, ecc...). Su tale finestra possiamo notare, la sezione dei dati del fornitore che potrà essere importato dall anagrafica soggetti e la sezione relativa ai pagamenti, dove, selezionando la modalità di pagamento, verranno calcolate automaticamente le varie taglie di importo con le relative date. Il numero del documento non è obbligatorio durante la registrazione di un costo diverso. Manuale utente Pagina 57 di 70

59 5.3 Emissione Documenti Nel menù Contabilità -> Documenti emessi, sono presenti le seguenti voci: Questa sezione permette di poter emettere documenti verso i suoi clienti. E possibile emettere i seguenti documenti: DDT Fatture (sia differite che accompagnatorie) Note di credito Manuale utente Pagina 58 di 70

60 5.3.1 Emissione DDT La struttura di questa finestra è quasi identica a quella vista in precedenza per la registrazione dei documenti. Le uniche differenze sono: la presenza della parte dei dati di destinazione del cliente (nel caso in cui la destinazione della merce sarà diversa dall indirizzo di domicilio); la presenza del pulsante Codice Articolo attraverso cui è possibile importare un articolo; per articolo si intende un prodotto/kit; la presenza del pulsante Importa Prodotti/Kit per importare un prodotto/kit; la presenza di un pulsante Stampa per la stampa del documento emesso; Manuale utente Pagina 59 di 70

61 Il pulsante Codice Articolo Attraverso il pulsante Codice articolo è possibile importare un articolo, ovvero un prodotto/kit, indicando il suo codice articolo (codice che è possibile inserire sull anagrafiche Prodotti/Kit). Al click su tale pulsante, quindi, sarà visualizzata la seguente finestra: A questo punto, l utente, dovrà inserire il codice dell articolo da ricercare e cliccare sul pulsante Trova. Ad esempio, nella finestra seguente si è cercato, e trovato, un prodotto/kit con codice 1375: Dopo aver impostato la quantità desiderata, se si preme sul pulsante conferma, tale articolo verrà importato nella DDT, e il prezzo imponibile cadauno sarà il prezzo impostato sull articolo. Manuale utente Pagina 60 di 70

62 Il pulsante Importa Prodotto/Kit Attraverso il pulsante Importa Prodotto/Kit è possibile importare una o più prodotti/kit. Al click su tale pulsante verrà visualizzata la seguente finestra, che riporta un elenco dei prodotti/kit; In base al cliente importato, verranno visualizzati tutti i prodotti/kit presenti sull anagrafica Prodotti/Kit. Per i prodotti che hanno un prezzo di vendita impostati sul cliente, verrà impostato il prezzo di vendita del cliente (vedi Anagrafica Clienti). Per importare un articolo è sufficiente impostare un segno di spunta sulla casellina Sel e cliccare sul pulsante Importa. Manuale utente Pagina 61 di 70

63 5.3.2 Emissione Fatture La struttura di questa finestra è identica a quella vista in precedenza per l emissione delle DDT, ma dato che siamo su emissione fatture sarà anche possibile importare articoli da DDT; Manuale utente Pagina 62 di 70

64 Il pulsante Importa Articoli DDT Attraverso il pulsante Importa Articoli DDT è possibile importare gli articoli da una DDT emessa precedentemente per lo stesso cliente. Al click su tale pulsante verrà visualizzata la seguente finestra, che riporta, se presenti, un elenco delle DDT emesse per il cliente. Si può quindi selezionare una (o più) DDT e cliccare sul pulsante Importa articoli: verrà visualizzata la seguente finestra che riporterà, un elenco degli articoli presenti su tale DDT, indicando, per ogni articolo, le quantità totali (colonna Qta), le quantità già fatturate (colonna Qta Fatt.) e le quantità non ancora fatturate (colonna Qta Residua) Manuale utente Pagina 63 di 70

65 A questo punto per importare un articolo di tale DDT, è sufficiente impostare un segno di spunta sulla casellina Sel e cliccare sul pulsante Importa. Si verrà riportati sulla seguente finestra: Adesso che tali articoli sono stati importati sulla fattura, è possibile anche modificarne la quantità da fatturare. Manuale utente Pagina 64 di 70

66 5.3.3 Note di credito Attraverso la seguente finestra è possibile emettere una nota di credito nel caso in cui bisognerà ritornare indietro al fornitore, del materiale che gli è stato fatturato. Sarà possibile importare gli articoli da una Fattura già emessa. Manuale utente Pagina 65 di 70

67 5.4 Registrazione Prima Nota Attraverso questa finestra sarà possibile registrare, modificare o cancellare i movimenti di prima nota. Facendo doppio click su una prima nota registrata oppure cliccando sul pulsante Dettagli, sarà possibile vedere in dettaglio i dati della prima nota, attraverso l apertura di una nuova finestra visualizzata qui di seguito: Manuale utente Pagina 66 di 70

68 In questa finestra possiamo notare la presenza di due sezioni: Pagamenti \ Incassi Trasferimenti La sezione Pagamenti/Incassi permette di registrare dei pagamenti o incassi relativi ai documenti che sono già stati registrati, importando tali documenti attraverso il pulsante Importa pagamenti. Mentre la sezione Trasferimenti permette di eseguire dei trasferimenti di denaro (tra Cassa, Banca e Fuori cassa). Manuale utente Pagina 67 di 70

69 5.5 Scadenziario Pagamenti \ Incassi Attraverso questa finestra sarà possibile visionare le scadenze dei pagamenti relativi ai documenti emessi (ovvero pagamenti in entrata) o ai documenti registrati (ovvero pagamenti in uscita). E possibile filtrare i pagamenti per Società, per periodo o per soggetto. Manuale utente Pagina 68 di 70

70 Cap. 6 Opzioni 6.1 Impostazioni server Questa sezione è accessibile a tutti utenti del sistema. Permette di poter collegare l applicazione ad un database presente in un certo server. I parametri da inserire sono: Server = Il nome o l indirizzo IP del server a cui collegarsi; Istanza = Il nome dell istanza del server di database; Database = Il nome del database; User = Lo username di accesso al server di database (ad esempio a Microsoft Sql Server); Password = La password di accesso al server di database (ad esempio a Microsoft Sql Server) Manuale utente Pagina 69 di 70

71 6.2 Password Questa sezione è accessibile solo agli utenti amministratori del sistema. Permette di impostare: Numero giorni di validità della password = vale a dire il numero dei giorni di validità della password di ogni utente. Ad esempio se, come in figura, si imposta tale valore a 180, allora la password di ogni utente sarà valida per 180 giorni; scaduti i 180 giorni l utente sarà obbligato a cambiare la sua password. Numero giorni di preavviso scadenza password = rappresenta il numero dei giorni prima della scadenza della password; vale a dire se, come in figura, si imposta tale valore a 5, nei 5 giorni precedenti alla scadenza effettiva della password, sarà ricordato all utente che la password sta per scadere, e se l utente lo vorrà potrà cambiare la sua password prima della sua effettiva scadenza. Manuale utente Pagina 70 di 70

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