Aspetti normativi. Le norme che disciplinano la responsabilità degli organi di governance sul sistema di controllo interno

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1 3 Aspetti normativi Le norme che disciplinano la responsabilità degli organi di governance sul sistema di controllo interno 1 La governance dei controlli interni In questa sezione vengono presentate le principali norme relative al funzionamento del sistema di controllo interno delle imprese. È importante comprendere: la distribuzione delle responsabilità tra i diversi organi e soggetti aziendali (corporate governance dei controlli interni) leattività,iprocessieidocumentichequalificanoe dimostrano l esercizio effettivo della responsabilità (control governance dei controlli interni) 2 1

2 Gli organi e i soggetti della governance aziendale Assemblea Amministratori Organo di controllo legalità e corretta amministrazione Soggetto incaricato della revisione legale dei conti Organismo di Vigilanza. Responsabile organo di staff Responsabile funzione/divisione Responsabile funzione/divisione Responsabile funzione/divisione.. 3 Le norme che regolano il funzionamento degli organi della governance aziendale Codice civile Titolo V Capo V (Società per azioni) -Sezione VIbis (Dell amministrazione e del controllo) Artt undevicies D.Lgs.n. 39 del Attuazione della direttiva 2006/43/CE relativa alle revisioni legali dei conti annuali e dei conti consolidati. TUF Testo Unico della Finanza (D.Lgs.n. 58 del 1998) Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari: Art. 123-bis Organi di amministrazione: Artt. 147 ter- 147 quinquies Organi di controllo: Artt Informazione finanziaria : Artt. 154-bis -Art. 154-ter Revisione legale dei conti Artt Art. 159 Codice di autodisciplina società quotate diffuso da Borsa Italiana SpA - ultima edizione anno 2011 D.Lgs. n. 231 del 2001 Responsabilità amministrativa degli Enti Format per la relazione sul governo societario e gli assetti proprietari diffuso da Borsa Italiana SpA - ultima edizione gen

3 3.1 Aspetti normativi Codice civile D.lgs. n. 39 del 2010 D.lgs. n. 58 del 1998 (TUF) 5 Codice Civile cosa ricordare 6 3

4 Gli organi sociali sono gli organismi cui è demandata la gestione, l'amministrazione e il controllo di una società. Gli organi sociali, nell ambito del modello tradizionale, sono: l'assemblea dei soci, che è l'organo deliberativo; gli amministratori (o il consiglio di amministrazione), che rappresentano l'organo direttivo ed esecutivo delle delibere assembleari; il collegio sindacale che è l'organo di controllo. La revisione legale dei conti sulla società e' esercitata da un revisore legale dei conti o da una società di revisione legale iscritti nell'apposito registro 7 Il consiglio di amministrazione Definizione Organo al quale è affidata l'amministrazione di una società. Il consiglio di amministrazione è un organo sociale, formato da più persone, che si occupa della gestione ordinaria e straordinaria della società. Gli amministratori che hanno la rappresentanza della società possono compiere tutti gli atti che rientrano nell'oggetto sociale, salvo le limitazioni che risultano dalla legge o dall'atto costitutivo. La nomina degli amministratori spetta all'assemblea dei soci, essi rimangono in carica per un periodo non superiore a tre anni e sono rieleggibili. Nello statuto della società viene di norma indicato il numero minimo e massimo di amministratori. 8 4

5 Art bis Amministrazione della società La gestione dell impresa spetta esclusivamente agli amministratori, i quali compiono le operazioni necessarie per l attuazione dell oggetto sociale. 9 Quali responsabilità in tema di controlli interni per l organo di controllo amministrativo.. Modello tradizionale Modello dualistico Modello monistico Collegio sindacale (2403) Consiglio di Sorveglianza (2409-terdecies) Comitato per il controllo sulla gestione (2409-octiesdecies) vigila sull osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, ed in particolare sull adeguatezza dell assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento. (rinvio). vigila sull osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, ed in particolare sull adeguatezza dell assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento. vigila sull adeguatezza della struttura organizzativa della società, del sistema di controllo internoe del sistema amministrativo e contabile, nonché della sua idoneità a rappresentare correttamente i fatti di gestione. 10 5

6 Quali responsabilità per il soggetto incaricato della.. Art bis (Revisione legale dei conti). «- La revisione legale dei conti sulla società e' esercitata da un revisore legale dei conti o da una società di revisione legale iscritti nell'apposito registro». Lo statuto delle società che non siano tenute alla redazione del bilancio consolidato può prevedere che la revisione legale dei conti sia esercitata dal collegio sindacale. In tal caso il collegio sindacale e' costituito da revisori legali iscritti nell'apposito registro». L esercizio dell attività di revisione richiede l utilizzo dei principi di revisione 11 D. lgs. n. 39 del 2010 cosa ricordare 12 6

7 Lo schema del d.lgs. 39/2010 Capo I Capo II Capo III Capo IV Capo V Capo VI Capo VII Capo VIII Capo IX Capo X DEFINIZIONI ABILITAZIONE E FORMAZIONE CONTINUA REGISTRO SVOLGIMENTO DELLA REVISIONE LEGALE DISPOSIZIONI SPECIALI RIGUARDANTI GLI ENTI DI INTERESSE PUBBLICO CONTROLLO DELLA QUALITÀ VIGILANZA SANZIONI AMMINISTRATIVE E PENALI ASPETTI INTERNAZIONALI MODIFICHE E ABROGAZIONI ALLA NORMATIVA VIGENTE 13 Art La revisione legale è svolta in conformità ai principi di revisione 14 7

8 Art. 13 c. 1 e 2 l assemblea, su proposta motivata dell organo di controllo, conferisce l incarico di revisione legale dei conti e determina il corrispettivo spettante al revisore legale o alla società di revisione legale per l intera durata dell incarico e gli eventuali criteri per l adeguamento di tale corrispettivo durante l incarico. L incarico ha la durata di tre esercizi, con scadenza alla data dell assemblea convocata per l approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio dell incarico. 15 Art. 14 c Il revisore legale o la società di revisione legale incaricati di effettuare la revisione legale dei conti: a) esprimono con apposita relazione un giudizio sul bilancio di esercizio e sul bilancio consolidato, ove redatto; b) verificano nel corso dell esercizio la regolare tenuta della contabilità sociale e la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili. 16 8

9 Art. 14 c La relazione, redatta in conformità ai principi di cui all articolo 11, comprende: a) un paragrafo introduttivo che identifica i conti annuali o consolidati sottoposti a revisione legale ed il quadro delle regole di redazione applicate dalla società; b) una descrizione della portata della revisione legale svolta con l indicazione dei principi di revisione osservati; c) un giudizio sul bilancio che indica chiaramente se questo è conforme alle norme che ne disciplinano la redazione e se rappresenta in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e fi nanziaria e il risultato economico dell esercizio; d) eventuali richiami di informativa che il revisore sottopone all attenzione dei destinatari del bilancio, senza che essi costituiscano rilievi; e) un giudizio sulla coerenza della relazione sulla gestione con il bilancio. 17 Art. 14 (segue) 3. Nel caso in cui il revisore esprima un giudizio sul bilancio con rilievi, un giudizio negativo o rilasci una dichiarazione di impossibilità di esprimere un giudizio, la relazione illustra analiticamente i motivi della decisione. 4. La relazione è datata e sottoscritta dal responsabile della revisione I soggetti incaricati della revisione legale hanno diritto ad ottenere dagli amministratori documenti e notizie utili all attività di revisione legale e possono procedere ad accertamenti, controlli ed esame di atti e documentazione. Il revisore legale o la società di revisione legale incaricati della revisione del bilancio consolidato sono interamente responsabili dell espressione del relativo giudizio

10 Art. 16. Enti di interesse pubblico a) le società italiane emittenti valori mobiliari. b) le banche; c) le imprese di assicurazione; d) le imprese di riassicurazione; e) le società emittenti strumenti finanziari diffusi tra il pubblico in maniera rilevante; f) le società di gestione dei mercati regolamentati; g) le società che gestiscono i sistemi di compensazione e di garanzia; h) le società di gestione accentrata di strumenti finanziari; i) le società di intermediazione mobiliare; l) le società di gestione del risparmio; m) le società di investimento a capitale variabile; n) gli istituti di pagamento di cui alla direttiva 2009/64/CE; o) gli istituti di moneta elettronica; p) gli intermediari finanziari di cui all articolo 107 del TUB. 19 Art. 16. Enti di interesse pubblico.. 2. Negli enti di interesse pubblico, nelle società controllate da enti di interesse pubblico, nelle società che controllano enti di interesse pubblico e nelle società sottoposte con questi ultimi a comune controllo, la revisione legale non può essere esercitata dal collegio sindacale

11 Art. 16. Enti di interesse pubblico 3. La Consob, d intesa con la Banca d Italia e l Isvap, può individuare con regolamento le società controllate e quelle sottoposte a comune controllo di cui al comma 2 che non rivestono significativa rilevanza nell ambito del gruppo, nelle quali, ai sensi dell articolo bis, secondo comma, del codice civile, la revisione legale può essere esercitata dal collegio sindacale. 4. Nell ambito delle società di cui al comma 2, la Consob, d intesa con la Banca d Italia e l Isvap, può individuare con regolamento le società che, in relazione alla rilevanza dell interesse pubblico all accuratezza e affidabilità dell informativa finanziaria, sono qualificate enti di interesse pubblico ai fini dell applicazione delle disposizioni del 21 presente decreto legislativo. Art. 17. Indipendenza 1. L incarico di revisione legale ha la durata di nove esercizi per le società di revisione e di sette esercizi per i revisori legali. Esso non può essere rinnovato o nuovamente conferito se non siano decorsi almeno tre esercizi dalla data di cessazione del precedente incarico

12 Art. 17. Indipendenza 3. I revisori legali, le società di revisione legale e le entità appartenenti alla loro rete, i soci, gli amministratori, i componenti degli organi di controllo e i dipendenti della società di revisione legale non possono fornire alcuno dei seguenti servizi all ente di interesse pubblico che ha conferito l incarico di revisione e alle società dallo stesso controllate o che lo controllano o sono sottoposte a comune controllo: a) tenuta dei libri contabili e altri servizi relativi alle registrazioni contabili o alle relazioni di bilancio; b) progettazione e realizzazione dei sistemi informativi contabili; c) servizi di valutazione e stima ed emissione di pareri pro veritate; d) servizi attuariali; e) gestione esterna dei servizi di controllo interno; f) consulenza e servizi in materia di organizzazione aziendale diretti alla selezione, formazione e gestione del personale; g) intermediazione di titoli, consulenza per l investimento o servizi bancari d investimento; h) prestazione di difesa giudiziale; i) altri servizi e attività, anche di consulenza, inclusa quella legale, non collegati alla revisione, individuati 23 dalla Consob con il regolamento Art. 17. Indipendenza 5. Il revisore legale, il responsabile della revisione legale per conto di una società di revisione, e coloro che hanno preso parte con funzioni di direzione e supervisione alla revisione del bilancio di un ente di interesse pubblico non possono rivestire cariche sociali negli organi di amministrazione e controllo dell ente che ha conferito l incarico di revisione, né possono prestare lavoro autonomo o subordinato in favore dell ente stesso svolgendo funzioni dirigenziali di rilievo, se non sia decorso almeno un biennio dalla conclusione dell incarico, ovvero dal momento in cui abbiano cessato di essere soci, amministratori o dipendenti della società di revisione

13 Art. 17. Indipendenza 9. I revisori legali e le società di revisione legale: a) annualmente confermano per iscritto all organo di cui all articolo 19, comma 1, la propria indipendenza e comunicano al medesimo gli eventuali servizi non di revisione forniti all ente di interesse pubblico, anche dalla propria rete di appartenenza; b) discutono con l organo di cui all articolo 19, comma 1, i rischi per la propria indipendenza nonché le misure adottate per limitare tali rischi, documentati nelle carte di lavoro ai sensi dell articolo 10, comma Art. 19. Comitato per il controllo interno e la revisione contabile 1. Negli enti di interesse pubblico il comitato per il controllo interno e la revisione contabile vigila su: a) il processo di informativa finanziaria; b) l efficacia dei sistemi di controllo interno, di revisione interna, se applicabile, e di gestione del rischio; c) la revisione legale dei conti annuali e dei conti consolidati; d) l indipendenza del revisore legale o della società di revisione legale, in particolare per quanto concerne la prestazione di servizi non di revisione all ente sottoposto alla revisione legale dei conti

14 Art. 19. segue 2. Il comitato per il controllo interno e la revisione contabile si identifica con: a) il collegio sindacale; b) il consiglio di sorveglianza negli enti che adottano il sistema dualistico..; c) il comitato per il controllo sulla gestione negli enti che adottano il sistema monistico. 3. Il revisore legale o la società di revisione legale presenta al comitato per il controllo interno una relazione sulle questioni fondamentali emerse in sede di revisione legale, e in particolare sulle carenze significative rilevate nel sistema di controllo interno in relazione al processo di informativa finanziaria. 27 Testo Unico della Finanza cosa ricordare 28 14

15 Sistema di controllo interno ed il TUF L art. 149 c.1 del TUF(d.lgs. 58/1998) ha introdotto, per la prima volta nella legislazione italiana, l espressione sistema di controllo interno. 1. Il collegio sindacale vigila: a) sull'osservanza della legge e dell'atto costitutivo; b) sul rispetto dei principi di corretta amministrazione; c) sull'adeguatezza della struttura organizzativa della società per gli aspetti di competenza, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo contabile nonché sull'affidabilità di quest' ultimo nel rappresentare correttamente i fatti di gestione; c-bis) sulle modalità di concreta attuazione delle regole di governo societario previste da codici di comportamento redatti da società di gestione di mercati regolamentati o da associazioni di categoria, cui la società, mediante informativa al pubblico, dichiara di attenersi; d) sull'adeguatezza delle disposizioni impartite dalla società alle società controllate ai sensi dell'articolo 114, comma Il Sistema di controllo interno ed il TUF L art. 150 c. 4 del TUF (d.lgs. 58/1998) prevede anche i preposti ai controlli interni 1. Gli amministratori riferiscono tempestivamente, secondo le modalità stabilite dallo statuto e con periodicità almeno trimestrale, al collegio sindacale sull'attività svolta e sulle operazioni di maggior rilievo economico, finanziario e patrimoniale, effettuate dalla società o dalle società controllate; in particolare, riferiscono sulle operazioni nelle quali essi abbiano un interesse, per conto proprio o di terzi, o che siano influenzate dal soggetto che esercita l'attività di direzione e coordinamento Il collegio sindacale e il revisore legale o la società di revisione legale si scambiano tempestivamente i dati e le informazioni rilevanti per l'espletamento dei rispettivi compiti. 4. Coloro che sono preposti al controllo interno riferiscono anche al collegio sindacale di propria iniziativa o su richiesta anche di uno solo dei sindaci

16 Art. 154-bis (Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari) Il d.lgs. 262/2005 ( Legge Risparmio ), a seguito degli scandali finanziari che hanno investito anche l Italia, ha introdotto profili di responsabilità personale in materia di redazione dei documenti contabili societari. Prendendo spunto anche dal 31 Art. 154-bis (Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari) 1. Lo statuto degli emittenti quotati prevede i requisiti di professionalità e le modalità di nomina di un DIRIGENTE PREPOSTO ALLA REDAZIONE DEI DOCUMENTI CONTABILI SOCIETARI, previo parere obbligatorio dell'organo di controllo. 2. Gli atti e le comunicazioni della società diffusi al mercato, e relativi all informativa contabile anche infrannuale della stessa società, sono accompagnati da una dichiarazione scritta del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, che ne attestano la corrispondenza alle risultanze documentali, ai libri e alle scritture contabili

17 Art. 154-bis (segue) 3. Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari predispone adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio di esercizio e, ove previsto, del bilancio consolidato nonché di ogni altra comunicazione di carattere finanziario. 33 Art. 154-bis (segue) 4. Il consiglio di amministrazione vigila affinché il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari disponga di adeguati poteri e mezzi per l'esercizio dei compiti a lui attribuiti ai sensi del presente articolo, nonché sul rispetto effettivo delle procedure amministrative e contabili

18 Art. 154-bis (segue) 5. Gli organi amministrativi delegati e il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari attestano con apposita relazione sul bilancio di esercizio, sul bilancio semestrale abbreviato e, ove redatto, sul bilancio consolidato: a) l'adeguatezza e l'effettiva applicazione delle procedure di cui al comma 3 nel corso del periodo cui si riferiscono i documenti; b) che i documenti sono redatti in conformità ai principi contabili internazionali.; c) la corrispondenza dei documenti alle risultanze dei libri e delle scritture contabili; d) l'idoneità dei documenti a fornire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell'emittente e dell'insieme delle imprese incluse nel consolidamento; e) per il bilancio d'esercizio e per quello consolidato, che la relazione sulla gestione comprende un'analisi attendibile dell'andamento e del risultato della gestione, nonché della situazione dell'emittente e dell'insieme delle imprese incluse nel consolidamento, unitamente alla descrizione dei principali rischi e incertezze cui sono esposti; f) per il bilancio semestrale abbreviato, che la relazione intermedia sulla gestione contiene un'analisi attendibile delle informazioni di cui al comma 4 dell'articolo 154-ter. 35 Art. 154-bis (segue) 5-bis. L'attestazione di cui al comma 5 è resa secondo il modello stabilito con regolamento dalla Consob. 6. Le disposizioni che regolano la responsabilità degli amministratori si applicano anche ai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, in relazione ai compiti loro spettanti, salve le azioni esercitabili in base al rapporto di lavoro con la società

19 Nella sostanza la norma richiede alle società quotate in Italia di: (i) identificare i processi che alimentano e generano l informativa di natura patrimoniale, economica e finanziaria; (ii) formalizzare adeguate procedure amministrativocontabili; (iii) fornire alle figure responsabili (tra cui il nominato Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari) gli elementi necessari a valutarne ed attestarne periodicamente l adeguatezza e l effettiva operatività. 37 Il Legislatore ha così rafforzato il sistema dei controlli sull informativa economico finanziaria definendo meccanismi formali di assunzione di responsabilità (dichiarazione/attestazione) in capo a: Gli Organi amministrativi delegati, con riferimento all obbligo di attestazione da allegare al bilancio di esercizio e consolidato circa l adeguatezza ed effettiva applicazione delle procedure amministrative e contabili nonché alla corrispondenza del bilancio alle risultanze dei libri e delle scritture contabili; Il Direttore Generale, con riferimento all obbligo di dichiarare per iscritto la corrispondenza al vero delle informazioni e dati sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria previsti dalla Legge e/o diffusi al mercato; Il Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari (in linea di massima identificabile con il CFO/Direttore Amministrazione Finanza e Controllo), con riferimento, congiuntamente a Direttore Generale e Organi Amministrativi delegati, alle dichiarazioni ed attestazioni di cui sopra, ed in via esclusiva all implementazione di adeguate procedure amministrative e contabili per la predisposizione del bilancio nonché di ogni altra comunicazione di carattere finanziario

20 In pratica, per effetto delle novità introdotte dalla Legge, il regime di responsabilità viene integrato: a livello di responsabilità personali per effetto, da una parte dell introduzione di nuovi obblighi di comunicazione a carico degli organi amministrativi delegati, dall altra per effetto dell introduzione di nuovi doveri e responsabilità a carico della figura del Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari; a livello di responsabilità societarie (ex D.lgs 231/2001) per effetto dell introduzione di nuovi obblighi di informativa societaria ( dichiarazione di corrispondenza al vero e attestazione sul bilancio ) a fronte dei quali sarà necessario valutare la tenuta dei modelli organizzativi e di controllo implementati. 39 Presupposti per l attività del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari posizione organizzativa elevata; accesso libero alle info ritenute rilevanti; partecipazione alle riunioni del CdA; facoltà di approvare procedure aziendali riguardo al bilancio partecipazione al disegno dei sistemi informativi possibile supporto da parte dell internal auditing 40 20

21 Art. 123-bis (Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari) Introdotto dal D. Lgs. 3 novembre 2008, n. 173 art. 5 Attuazione della direttiva 2006/46/CE 41 Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari 1. La relazione sulla gestione delle società emittenti contiene in una specifica sezione, denominata: «Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari», informazioni dettagliate riguardanti: a) la struttura del capitale sociale,.., con l'indicazione delle varie categorie di azioni.; b) qualsiasi restrizione al trasferimento di titoli, ; c) le partecipazioni rilevanti nel capitale, dirette o indirette, ad esempio tramite strutture piramidali o di partecipazione incrociata, secondo quanto risulta dalle comunicazioni effettuate ai sensi dell'articolo 120; d) se noti, i possessori di ogni titolo che conferisce diritti speciali di controllo e una descrizione di questi diritti; e) il meccanismo di esercizio dei diritti di voto previsto in un eventuale sistema di partecipazione azionaria dei dipendenti, quando il diritto di voto non è esercitato direttamente da questi ultimi; f) qualsiasi restrizione al diritto di voto,.; 42 Segue.. 21

22 2. Nella medesima sezione della relazione sulla gestione di cui al comma 1 sono riportate le informazioni riguardanti: a) l'adesione ad un in materia di governo societario promosso da società di gestione di mercati regolamentati o da associazioni di categoria, motivando le ragioni dell'eventuale mancata adesione ad una o più disposizioni, nonché le pratiche di governo societario effettivamente applicate dalla società al di là degli obblighi previsti dalle norme legislative o regolamentari. La società indica altresì dove il codice di comportamento in materia governo societario al quale aderisce è accessibile al pubblico; b) le principali caratteristiche dei esistenti in relazione al processo di informativa finanziaria, anche consolidata, ove applicabile; c) i meccanismi di funzionamento dell'assemblea degli azionisti, i suoi principali poteri, i diritti degli azionisti e le modalità del loro esercizio, se diversi da quelli previsti dalle disposizioni legislative e regolamentari applicabili in via suppletiva; d) la composizione e il funzionamento degli 43 Art. 123-bis (segue) 3.Leinformazionidicuiaicommi1e2possonofigurareinunarelazione distinta dalla relazione sulla gestione, approvata dall'organo di amministrazione, e pubblicata congiuntamente alla relazione sulla gestione. In alternativa, la relazione sulla gestione può indicare la sezione del sito internet dell'emittente dove è pubblicato tale documento. 4. La società di revisione esprime il giudizio di cui all'articolo 156, comma 4-bis,lettera d), sulle informazionidicuialcomma1,letterec), d), f), l) em),ealcomma2,lettera b),everificache sia stata elaborata una relazione sul governo societario e gli assetti proprietari

23 La società di revisione Art. 123 bis comma 4 Esprime un giudizio sulla coerenza con il bilancio di alcune informazioni sul governo societario Verifica che sia stata elaborata una relazione sul governo societario e gli assetti proprietari 45 23