Programma di attività di SERVIZIO POLO ARCHIVISTICO REGIONALE. Versione: 2/2017 (31/10/2017) Stato: Approvato

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Erica Sacco
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1 Programma di attività di SERVIZIO POLO ARCHIVISTICO REGIONALE Versione: 2/2017 (31/10/2017) Stato: Approvato Responsabile: CALZOLARI MARCO Tel Fax. PdA (Unità Funzionale ) v.2/2017 (01/06/ /12/2017) Pag. 1/8

2 Nell anno 2017 il ParER (Polo archivistico della Regione Emilia-Romagna) consoliderà l esperienza della conservazione dei documenti amministrativi e sanitari ampliando il numero degli enti e aziende sanitarie versanti e potenziando l infrastruttura di conservazione con nuove funzionalità del software per la conservazione denominato Sacer (Sofware Archivio di Conservazione Emilia-Romagna). Si stima che a fine 2017 si raggiungeranno 600 milioni di documenti in conservazione versati da circa 1000 Enti ed Aziende sanitarie. Per mantenere aggiornata la visione strategica sarà aggiornato e proposto alla giunta il piano triennale delle attività che specifica insieme al programma annuale delle attività (PDA) gli obiettivi, i servizi e il budget del ParER fino al Nel 2017 Il ParER concluderà il percorso per ottenere la certificazione di qualità ISO9001 naturale complemento alla certificazione ISO 27001, ottenuta nel 2015, e conseguente alla procedura di accreditamento presso AGID, già conseguita nel Si continueranno ad ampliare i servizi di conservazione offerti agli Enti del territorio (e non solo) con la gestione di nuove tipologie di documenti e si continuerà anche con la sottoscrizione di nuove convenzioni che definiscono in maniera puntuale le modalità della conservazione dei documenti informatici presso il ParER. Con CUP2000, in accordo con la DG sanità, si inizierà la conservazione delle cartelle cliniche e continuerà l attività del gruppo di lavoro, composto da membri delle aree vste, della direzione sanità e da personale PRINCIPALI FINALITÀ DEL PROGRAMMA del Parer che ha il fine di analizzare gli aspetti documentali e tecnologici della conservazione della documentazione sanitaria. L' evoluzione ed il miglioramento del sistema di conservazione sarà garantito con la continua attività di sviluppo del software di conservazione (Sacer). Gran parte dell evoluzione nel 2017 sarà indirizzata a creare funzionalità che permettano di ottimizzare l esercizio dei servizi di conservazione. Nel 2017 si lavorerà anche per ottimizzare il nuovo ambiente tecnologico, denominato Cloud Privato ParER, avviato nel 2015 in particolare migliorando le performance del disaster recovery. Poiché il Parer rappresenta sempre di più l esperienza di riferimento a livello nazionale sulla conservazione digitale si farà una riflessione sul ruolo che il Parer dovrà avere a livello nazionale e intanto saranno avviati gli Enti locali e Statali fuori Regione che hanno già sottoscritto l accordo di conservazione. In ambito culturale nel 2017 continuerà l attività di coordinamento e gestione dei sistemi informativi dell IBACN compresi il sito web dell IBACN che è stato riorganizzato e pubblicato. Insieme al servizi dell'ibacn di competenza e ai fruitori del servizio, continuerà la gestione degli aggiornamenti del prodotto Sebina (biblioteche). Infine continuerà l attività di gestione e inventariazione dell archivio di deposito e storico della Regione situato a San Giorgio di Piano. PdA (Unità Funzionale ) v.2/2017 (01/06/ /12/2017) Pag. 2/8

3 SOMMARIO Obiettivi di Servizio collegati con area integraz./direzione Preparazione e approvazione in Giunta regionale del piano del ParER pag. 4 Estensione del servizio di conservazione agli Enti fuori regione pag. 5 Gestione progetti di innovazione in ambito biblioteche, musei, archivi e beni ambientali pag. 6 Inventariazione dell'archivio di deposito e storico di San Giorgio di Piano pag. 7 Attività trasversali di Direzione Attività su protocollo e archivi pag. 8 PdA (Unità Funzionale ) v.2/2017 (01/06/ /12/2017) Pag. 3/8

4 Preparazione e approvazione in Giunta regionale del piano del ParER Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione Aggiornamento del Piano degli obiettivi del polo archivistico per l'anno 2018 con la revisione degli obiettivi fino al 2020 secondo gli indirizzi e le politiche della giunta regionale in tema di Agenda Digitale e digitalizzazione. Valutata la relazione sulle attività svolte dal Polo Archivistico dell Emilia-Romagna si definiscono gli obiettivi per il ParER a cui dovrà attenersi nello svolgimento delle proprie attività nel periodo dalla fine del 2018 a tutto il 2020 con particolare attenzione alla definizione del ruolo di Parer in ambito nazionale. CALZOLARI MARCO, dal 01/01/2017 al 31/12/2017 Delibera di giunta con il piano PdA (Unità Funzionale ) v.2/2017 (01/06/2017) Pag. 4/8

5 Estensione del servizio di conservazione agli Enti fuori regione Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione Si continuerà ad estendere il servizio di conservazione agli Enti del territorio regionale. Per gli Enti fuori regione sarà sospesa fino a autunno 2017 l'attività di sottoscrizione di nuovi accordi in attesa di una definizione della comunità degli Enti che intendo investire ed utilizzare la piattaforma tecnologica di conservazione del Parer. Nel corso del 2017 sarà definita una strategia riferita agli Enti fuori Regione CALZOLARI MARCO, dal 01/01/2017 al 31/12/2017 Apertura alla sottoscrizione degli accordi fuori Regione Sì No Macro attività: Creazione della comunità Enti Parer Si intende costituire un comunità di Enti che vogliono investire sul polo di conservazione Parer con il fine di giungere a costituire gli archivi storici del futuro e garantire la piena fruizione e valorizzazione del patrimonio documentale conservato. Con la costituzione della comunità si sancisce il comune fine istituzionale di conservazione del patrimonio pubblico documentale digitale degli Enti aderenti e l'investimento in un'unica piattaforma tecnologica e di servizio incentrata sull'esperienza del Parer. Gli Enti aderenti potranno quindi effettuare la conservazione dei documenti digitale del proprio archivio in Parer. Gestione rapporti con Agid, Archivio centrale dello Stato e Ministeri Sarà effettuata un'attività di raccordo con le istituzioni romane e con i diversi tavoli di lavoro di Agid, l'archivio cnetrale dello stato e dei Ministeri che trattano il tema della conservazione e gestione documentale in termini di strategia, di regole e leggi. PdA (Unità Funzionale ) v.2/2017 (01/06/2017) Pag. 5/8

6 Gestione progetti di innovazione in ambito biblioteche, musei, archivi e beni ambientali Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione Insieme ai servizi di IBACN vengono valutate: la scelta dei nuovi software, le manutenzioni di quelli già in uso, la definizione delle specifiche tecniche di beni o servizi informatici, la valutazione delle offerte economiche, la verifica degli aspetti di definizione del rapporto con i principali fornitori di tecnologie di IBACN, e la verifica dell'attività da loro svolta. CALZOLARI MARCO, dal 01/01/2017 al 31/12/2017 Percentuale media di realizzazione delle macro attività 80% 80% Macro attività: Supporto all' innovazione dei software in ambito culturale Insieme ai servizi di IBACN e nell'ambito della gestone dei progetti di innovazione vengono valutate la scelta dei nuovi software, le manutenzioni di quelli già in uso, la definizione delle specifiche tecniche di beni o servizi informatici, la valutazione delle offerte economiche, la verifica degli aspetti di definizione del rapporto con i principali fornitori di tecnologie di IBACN, e la verifica dell'attività da loro svolta. In particolare sarà svolto: supporto tecnico all'analisi funzionale, alla definizione delle specifiche tecniche, ed al collaudo delle funzioni evolutive dei prodotti Sebina (Sebina Open Library, Sebina You, Sebina OPAC e Sebina Next); valutazioni di congruità tecnica ed economica delle offerte di beni e servizi informatici all'ibacn, con particolare riferimento alle offerte per le manutenzioni ordinarie ed evolutive di Sebina, SIBIB, Samira e IBC-Archivi; supporto tecnico per la migrazione del Polo bibliotecario di Reggio-Emilia alla piattaforma Sebina, e per la realizzazione dell'infrastruttura tecnologica del Polo; studio di fattibilità per la realizzazione di una infrastruttura tecnologica per l'hosting dei sistemi informativi dei Poli bibliotecari dell'emilia Romagna." PdA (Unità Funzionale ) v.2/2017 (01/06/2017) Pag. 6/8

7 Inventariazione dell'archivio di deposito e storico di San Giorgio di Piano Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione Continuerà nel 2017 il lavoro di catalogazione dei fondi depositati presso l'archivio di San Giorgio per produrre delle schede informatiche, ad ognuna delle quali deve corrispondere la descrizione di altrettante unità archivistiche o conservative. Si gestiranno i rapporti con l'aggiudicatario della gara dei servizi archivistici relativamente alle risorse impegnate alla catalogazione a San Giorgio. BEZZI GABRIELE, dal 01/01/2017 al 31/12/2017 schede catalogate nell'anno PdA (Unità Funzionale ) v.2/2017 (01/06/2017) Pag. 7/8

8 Attività su protocollo e archivi Attività trasversali di Direzione Al servizio è assegnata la responsabilità della tenuta del registro di protocollo e del sistema di gestione documentale oltre alla gestione dell'archivio di San Giorgio di Piano. BEZZI GABRIELE, dal 01/01/2017 al 31/12/2017 Espletata l'attività di verifica di corretta tenuta Sì Sì PdA (Unità Funzionale ) v.2/2017 (01/06/2017) Pag. 8/8

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