Ordinanza sulla gestione elettronica degli affari nell Amministrazione federale

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1 Ordinanza sulla gestione elettronica degli affari nell Amministrazione federale (Ordinanza GEVER) del 30 novembre 2012 Il Consiglio federale svizzero, visto l articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo sull organizzazione del Governo e dell amministrazione (LOGA), ordina: Sezione 1: Disposizioni generali Art. 1 Principi 1 In linea di massima i documenti pertinenti a un affare dell Amministrazione federale sono trattati in sistemi di gestione elettronica degli affari (sistemi GEVER). Sono considerati pertinenti a un affare i documenti necessari per comprovare l attività amministrativa ai sensi dell articolo 22 dell ordinanza del 25 novembre sull organizzazione del Governo e dell amministrazione (OLOGA). 2 I sistemi GEVER dell Amministrazione federale servono affinché gli affari si svolgano in modo conforme al diritto, orientato ai processi, tracciabile, sistematico, trasparente, sicuro ed economico. 3 Oltre ai sistemi GEVER, non deve essere usato alcun sistema di archiviazione parallela dei documenti pertinenti a un affare. Art. 2 Oggetto Per i sistemi GEVER dell Amministrazione federale, la presente ordinanza regola: a. i principi del trattamento dei dati; b. i requisiti relativi alla sicurezza delle informazioni; c. le competenze in seno all Amministrazione federale. RS RS RS

2 Art. 3 Campo d applicazione 1 La presente ordinanza si applica a: a. le unità amministrative dell Amministrazione federale centrale conformemente all articolo 7 in combinato disposto con l articolo 8 capoverso 1 lettera a OLOGA 3 ; b. i terzi che hanno accesso a un sistema GEVER dell Amministrazione federale. 2 I dipartimenti e la Cancelleria federale possono assoggettare alle prescrizioni della presente ordinanza le unità amministrative dell Amministrazione federale decentralizzata che sono loro attribuite conformemente all articolo 7a in combinato disposto con l articolo 8 capoversi 1 lettera b e 2 OLOGA, se tali unità non sono autonome dal punto di vista dell archiviazione. 3 Se documenti pertinenti a un affare sono temporaneamente trattati al fuori dei sistemi GEVER dell Amministrazione federale, deve essere elaborato un regolamento sul loro trattamento secondo l articolo 7. Gli articoli 12 e 14 sono inoltre applicabili per analogia. 4 La presente ordinanza non si applica ai sistemi per i quali la legislazione prevede deroghe e alle applicazioni che non trattano dati personali. Art. 4 Definizioni Nella presente ordinanza si intende per: a. GEVER PSD: il sistema GEVER adottato dalla Cancelleria federale per eseguire e coordinare i processi sovradipartimentali; b. documento: un file con i suoi metadati; c. sistema di ordinamento: struttura che rappresenta i diversi compiti di un unità amministrativa e garantisce che i documenti siano classificati in base al loro contesto amministrativo. Art. 5 Scelta del prodotto 1 Le unità amministrative assoggettate alla presente ordinanza scelgono un sistema GEVER omologato come standard. 2 Su proposta del Comitato direttivo (art. 18), l Organo direzione informatica della Confederazione, dopo aver consultato la Conferenza dei segretari generali, può autorizzare un unità amministrativa a scegliere un altro sistema che le permetta di svolgere meglio i propri compiti. 3 RS

3 Sezione 2: Trattamento e protezione dei dati Art. 6 Organo responsabile del trattamento dei dati Gli organi responsabili del trattamento dei dati sono: a. la Cancelleria federale per GEVER PSD; b. le unità amministrative interessate secondo gli articoli 7 8 OLOGA 4 per gli altri sistemi GEVER. Art. 7 Regolamento sul trattamento dei dati Ciascuna unità amministrativa che gestisce un sistema GEVER emana un regolamento sul trattamento dei dati del sistema conformemente all articolo 21 dell ordinanza del 14 giugno relativa alla legge federale sulla protezione dei dati. Art. 8 Notifica dei sistemi GEVER Le unità amministrative notificano i loro sistemi GEVER all Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza come collezioni di dati secondo l articolo 11a capoverso 2 della legge federale del 19 giugno sulla protezione dei dati. Art. 9 Sistemi di ordinamento I sistemi di ordinamento dei sistemi GEVER devono avere una struttura che, se resa nota, non trasmette illecitamente dati personali degni di particolare protezione, profili della personalità o informazioni classificate. Art. 10 Cambio del supporto 1 Per quanto riguarda la trasformazione dei documenti fisici in documenti elettronici o viceversa o la conversione di un formato elettronico in un altro (cambio del supporto), la Cancelleria federale regola: a. i processi e le misure di controllo della qualità; b. la firma elettronica da utilizzare e il formato. 2 I documenti scansionati elettronicamente secondo le presenti disposizioni sono considerati originali. 3 I documenti fisici originali sono distrutti tre mesi dopo essere stati scansionati elettronicamente. Non sono distrutti i documenti che: a. devono essere conservati fisicamente in base a disposizioni legali; b. sono ancora necessari per il disbrigo degli affari; 4 RS RS RS

4 c. sono probabilmente necessari per provare fatti giuridicamente rilevanti; d. devono essere conservati tenuto conto della loro importanza storica o culturale. Art. 11 Firma La Cancelleria federale disciplina la firma elettronica da utilizzare e, d accordo con l Archivio federale, il formato dei file dei documenti da firmare per il trattamento nei sistemi GEVER dell Amministrazione federale. Sezione 3: Sicurezza dei dati e del sistema Art. 12 Principi 1 Nei sistemi GEVER, i documenti devono essere trattati in modo da impedire alle persone non legittimate di consultarli. 2 Nei sistemi GEVER, i documenti che contengono dati personali degni di particolare protezione, profili della personalità o informazioni classificate CONFIDEN- ZIALE devono essere criptati. I documenti con tale tenore contenuti nei sistemi GEVER devono essere trasmessi criptati. 3 Nei sistemi GEVER non devono essere trattati documenti classificati SEGRETO. Art. 13 Scambio di dati 1 Gli utenti possono inviare i documenti del loro sistema GEVER a un altro sistema GEVER; ma dal loro sistema non possono accedere ai documenti di un altro sistema GEVER. 2 La trasmissione tra sistemi GEVER deve avvenire mediante un canale sicuro. 3 La Cancelleria federale designa il prodotto da utilizzare d accordo con l Organo direzione informatica della Confederazione. Art. 14 Autenticazione I sistemi GEVER devono essere dotati di un autenticazione a due fattori conformemente alle istruzioni sulla sicurezza informatica. Art. 15 Registrazione in protocolli 1 I sistemi GEVER devono registrare in un protocollo gli accessi ai documenti, la stampa e l invio di documenti, come pure le modifiche della protezione degli accessi, in particolare del criptaggio. 2 I protocolli sono conservati per due anni conformemente all ordinanza del 24 aprile sui libri di commercio. 7 RS

5 Art. 16 Piano per la sicurezza dell informazione 1 L organo responsabile del trattamento dei dati documenta le misure per l attuazione e il mantenimento della sicurezza dell informazione. La strategia è verificata regolarmente e, se necessario, aggiornata. 2 I rischi residuali e le loro potenziali conseguenze sono identificati dopo l attuazione delle misure e comunicati ai responsabili. Sezione 4: Competenze nell Amministrazione federale Art. 17 Conferenza dei segretari generali 1 Su proposta del Comitato direttivo, la Conferenza dei segretari generali approva la strategia GEVER dell Amministrazione federale. 2 Su proposta del Comitato direttivo, coordina il finanziamento dell attuazione della strategia GEVER dell Amministrazione federale. 3 Su proposta della Cancelleria federale, approva le direttive organizzative necessarie affinché i sistemi GEVER funzionino in modo uniforme. 4 Su proposta della Cancelleria federale, approva la documentazione GEVER. Quest ultima è composta: a. dal manuale sull organizzazione GEVER; b. dal piano di sistema GEVER. Art. 18 Comitato direttivo 1 Il Comitato direttivo è composto da rappresentanti: a. dei dipartimenti e della Cancelleria federale; b dell Archivio federale; c. dell Organo direzione informatica della Confederazione; d. dell Ufficio federale dell informatica e della telecomunicazione; e. dei Servizi del Parlamento; f. dei fornitori di prestazioni standard GEVER. 2 La Cancelleria federale presiede il Comitato direttivo. 3 In seno al Comitato direttivo, i dipartimenti e la Cancelleria federale dispongono ciascuno di un voto. 4 Il Comitato direttivo: a. garantisce la continuità nell attuazione della strategia GEVER dell Amministrazione federale; b. provvede alla pianificazione a lungo termine nell ambito della strategia GEVER; 6673

6 c. propone modifiche della strategia GEVER alla Conferenza dei Segretari generali; d. sottopone alla Conferenza dei Segretari generali proposte in merito al finanziamento dell attuazione della strategia GEVER; e. provvede a sottoporre a controlli regolari i sistemi GEVER dei dipartimenti e della Cancelleria federale. Art. 19 Cancelleria federale La Cancelleria federale: a. è competente per il coordinamento globale; b. dirige gli affari del Comitato direttivo al quale riferisce regolarmente; c. dirige l attuazione degli obiettivi strategici; d. dirige il gruppo tecnico GEVER e i gruppi di utenti delle soluzioni GEVER standardizzate; e. provvede ad aggiornare i requisiti dei sistemi GEVER sotto il profilo organizzativo e tecnico; f. insieme ai gruppi di utenti coordina l attuazione tecnica dei requisiti GEVER nell ambito delle soluzioni GEVER standardizzate; g. vigila sul corretto impiego del sistema GEVER PSD da parte dei dipartimenti; h. fa rapporto ogni anno al Consiglio federale. Art. 20 Archivio federale L Archivio federale: a. consiglia e sostiene le unità amministrative conformemente alla documentazione GEVER; b. d accordo con la Cancelleria federale stabilisce l interfaccia e il formato per l archiviazione dei documenti dei sistemi GEVER; c. d accordo con il Centro di formazione dell Amministrazione federale in seno all Ufficio federale del personale provvede alla formazione nell ambito di GEVER. Art. 21 Organo direzione informatica della Confederazione L Organo direzione informatica della Confederazione definisce gli standard tecnici per la sicurezza dei dati. 6674

7 Art. 22 Scelta del fornitore di prestazioni Le unità amministrative assoggettate alla presente ordinanza sono autonome nella scelta del fornitore di prestazioni per i loro sistemi GEVER, sempre che il Consiglio federale non abbia limitato la scelta a uno o più servizi standard in base all articolo 14 lettera b dell ordinanza del 9 dicembre sull informatica nell Amministrazione federale. Sezione 5: Finanziamento Art. 23 L acquisto, l esercizio, la manutenzione e lo sviluppo dei sistemi GEVER sono finanziati dai budget delle rispettive unità amministrative. Sezione 6: Disposizioni finali Art. 24 Regolamenti sul trattamento dei dati e istruzioni 1 I dipartimenti e la Cancelleria federale emanano le istruzioni necessarie. 2 I regolamenti sul trattamento dei dati di cui all articolo 7, i piani per la sicurezza dell informazione secondo l articolo 16 e le eventuali istruzioni delle unità amministrative devono essere portati a conoscenza della Cancelleria federale. Art. 25 Modifica del diritto previgente Le ordinanze qui appresso sono modificate come segue: 1. Ordinanza del 4 marzo sui controlli di sicurezza relativi alle persone Art. 11 cpv. 2 lett. a bis 2 Sono sottoposti al controllo di sicurezza ampliato: a bis. nell ambito del sistema di gestione degli affari secondo l ordinanza GEVER del 30 novembre : 1. gli amministratori, 2. i registratori con pieni diritti d accesso, 3. il personale dei fornitori di prestazioni e i terzi incaricati. 8 RS RS RS

8 2. Ordinanza del 25 novembre sull organizzazione del Governo e dell amministrazione Art. 22 Documentazione dell attività amministrativa 1 Le unità amministrative documentano le loro attività con una sistematica gestione degli atti. 2 L impiego dei sistemi di gestione elettronica degli affari è retto dall ordinanza GEVER del 30 novembre Art. 26 Disposizione transitoria I sistemi GEVER che non sono conformi alla presente ordinanza devono essere adeguati entro il 1 gennaio Art. 27 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1 gennaio novembre 2012 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Eveline Widmer-Schlumpf La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova 11 RS RS