ANTIRICICLAGGIO Il provvedimento della Banca d Italia in materia di organizzazione, procedure e controlli interni. Avv.

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1 ANTIRICICLAGGIO Il provvedimento della Banca d Italia in materia di organizzazione, procedure e controlli interni Avv. Camilla Merlini

2 2 La normativa di riferimento: il D.lgs. 231/2007 D.lgs. 231/2007, art. 7, c. 2 ( ) le Autorità di vigilanza, d'intesa tra di loro, emanano disposizioni circa le modalità di adempimento degli obblighi di adeguata verifica del cliente, l'organizzazione, la registrazione, le procedure e i controlli interni volti a prevenire l'utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria di cui all'articolo 11 e di quelli previsti dall'articolo 13, comma 1, lettera a), a fini di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. ( ) D.lgs. 231/2007, art. 56 Nei casi di inosservanza delle disposizioni richiamate o adottate ai sensi degli articoli 7, comma 2, ( ), si applica la sanzione amministrativa pecuniaria da euro a euro ( )

3 3 La normativa di riferimento: le disposizioni di vigilanza della Banca d Italia Il provvedimento della Banca d Italia del 10 marzo 2011 si inserisce nel quadro della regolamentazione di vigilanza sull organizzazione e i controlli interni, in particolare si ricordano: Le disposizioni di vigilanza del 10/07/2007 in materia di funzione di conformità (compliance) Le disposizioni di vigilanza del 4/03/2008 in materia di organizzazione e governo societario delle banche (sono richiamate le funzioni di supervisione strategica, gestione, controllo ivi definite)

4 4 La normativa di riferimento: le disposizioni di vigilanza della Banca d Italia (segue) Il contenimento del rischio di riciclaggio assume rilievo anche sotto il profilo del rispetto della regolamentazione prudenziale (cd. Basilea 2) che impone agli intermediari di fronteggiare con un idoneo assetto organizzativo e adeguata dotazione patrimoniale tutti i rischi cui sono esposti Nella classificazione di Basilea 2, il rischio di riciclaggio è ricondotto tra quelli di natura legale e reputazionale, ancorché non possano escludersi perdite su crediti o su strumenti finanziari dovute al finanziamento inconsapevole di attività criminose

5 5 Il provvedimento della Banca d Italia del 10 marzo 2011 Prevede disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni in materia di antiriciclaggio e finanziamento del terrorismo Tempistica di adeguamento: 1 settembre 2011 Obiettivi: Mira ad introdurre presidi specifici per il controllo del rischio di riciclaggio efficaci assetti organizzativi e di governo sono condizione essenziale per prevenire e mitigare i rischi

6 6 I destinatari delle disposizioni banche istituti di moneta elettronica istituti di pagamento SIM SGR SICAV succursali insediate in Italia dei soggetti precedenti con sede legale in stato estero intermediari finanziari iscritti nell'elenco art. 106 del TUB le società fiduciarie di cui all art. 199 del TUF Poste italiane S.p.A. Cassa depositi e prestiti S.p.A agenti di cambio soggetti disciplinati dagli articoli 111 e 112 del TUB mediatori creditizi agenti in attività finanziaria iscritti nell'elenco di cui all art quater, comma 2, TUB e nell art quater, comma 7, TUB

7 7 Il principio di proporzionalità La normativa si applica ad una gamma estesa di soggetti E stata predisposta tenendo conto delle strutture più complesse I destinatari applicano le disposizioni secondo il principio di proporzionalità, in coerenza con la forma giuridica, le dimensioni, l articolazione organizzativa, le caratteristiche dell attività e dei destinatari I presidi organizzativi non trovano applicazione nei confronti dei soggetti che esercitano la propria attività in forma individuale, ferma restando la necessità che l impresa sia organizzata in modo tale da assicurare l osservanza degli obblighi antiriciclaggio

8 8 Il principio di proporzionalità e i requisiti minimali richiesti dalla Banca d Italia Deve essere prevista una funzione antiriciclaggio ed un responsabile della stessa: la funzione può essere esternalizzata (purché la responsabilità per la corretta gestione dei rischi rimanga in capo all intermediario) può essere attribuita ad un amministratore purché privo di deleghe operative (salvo amministratore unico) Se non è istituita l unità di revisione interna, i relativi compiti possono essere assegnati, ad un amministratore privo di deleghe operative (salvo amministratore unico) La responsabilità per le sos deve essere formalizzata

9 9 L approccio basato sul rischio In applicazione del principio dell approccio basato sul rischio, gli intermediari devono definire adeguati presidi organizzativi e controlli per attuare efficaci politiche di governo dei rischi In particolare,devono: identificare e misurare il rischio di riciclaggio nei rapporti con la clientela; impostare i processi organizzativi e le misure di mitigazione del rischio alla luce della profilatura della clientela

10 10 I presidi specifici per il controllo del rischio di riciclaggio Definizione, ai diversi livelli, dei ruoli, dei compiti e delle responsabilità Predisposizione di procedure intese a garantire l osservanza degli obblighi di adeguata verifica della clientela, conservazione della documentazione, sos Creazione di un apposita funzione antiriciclaggio Architettura delle funzioni di controllo coordinata, anche attraverso idonei flussi informativi, e coerente con l articolazione della struttura, l entità del rischio (proporzionalità)

11 11 I presidi specifici per il controllo del rischio di riciclaggio Attività di controllo finalizzata a verificare il rispetto da parte del personale e dei collaboratori delle procedure interne e di tutti gli obblighi normativi La responsabilizzazione del personale dipendente e dei collaboratori esterni

12 12 Gli organi e funzioni aziendali interessate: compiti e responsabilità Organo con funzione di supervisione strategica Organo con funzione di gestione Organo con funzione di controllo Organismo 231/2001 La funzione antiriciclaggio Il responsabile antiriciclaggio ( Resp. AML ) Il Delegato per le segnalazioni di operazioni sospette La funzione di revisione interna

13 13 L organo con funzione di supervisione strategica Definisce (e riesamina) le politiche aziendali di gestione del rischio Assicura che l allocazione dei compiti e responsabilità antiriciclaggio sia chiara e appropriata, con distinzione tra funzioni operative e di controllo Assicura che i flussi informativi verso organi sociali e al loro interno siano adeguati, completi, tempestivi Definisce un sistema di controlli interni coordinato, funzionale, efficace Assicura che le carenze ed anomalie riscontrate siano portate a sua conoscenza

14 14 L organo con funzione di supervisione strategica Nei rapporti con gli altri organi: Esamina la relazione annuale del Resp. AML e le relazioni sui controlli delle funzioni di controllo Agli organi di gestione, di supervisione e di controllo è presentata almeno una volta all anno la relazione del Resp. AML sulle iniziative, anomalie accertate, azioni correttive, attività formativa

15 15 L organo con funzione di gestione Attua le policies e le linee di indirizzo Definisce le procedure di adeguata verifica (anagrafica, profilo, motivazione economica, aggiornamento) registrazione in AUI, sos,comunicazioni all Autorità Assicura che i sistemi informativi siano adeguati per l adempimento degli obblighi Definisce i flussi informativi necessari per consentire la conoscenza dei fattori di rischio a tutte le strutture aziendali coinvolte e agli organi di controllo Approva i programmi di formazione del personale e collaboratori Adotta strumenti idonei a consentire la verifica dell attività dei dipendenti e collaboratori per riscontrare carenze e anomalie

16 16 L organo con funzione di gestione Nei rapporti con gli altri organi: Nomina il Resp. AML, d accordo con l organo di supervisione strategica, sentito l organo di controllo Sottopone all organo di supervisione strategica il documento (costantemente aggiornato) del Resp. AML sulle responsabilità, i compiti e modalità operative nella gestione del rischio riciclaggio Agli organi di gestione, di supervisione e di controllo è presentata almeno una volta all anno la relazione del Resp. AML sulle iniziative, anomalie accertate, azioni correttive, attività formativa

17 17 L organo con funzione di controllo Vigila sull osservanza della normativa Vigilia sull adeguatezza, completezza, funzionalità dei controlli antiriciclaggio Valuta l idoneita delle procedure per l adeguata verifica della clientela, la registrazione e la conservazione documenti e sos Stimola approfondimento dei motivi delle carenze, anomalie e riscontrate e promuove l adozione delle opportune misure correttive Utilizza flussi informativi provenienti dagli altri organi aziendali, dal Resp. AML e dalle altre funzioni di controllo interno per lo svolgimento di verifiche

18 18 L organo con funzione di controllo Adempie agli obblighi di comunicazione (art. 52 D.lgs 231/07): Informa l Autorita di Vigilanza di settore delle violazioni delle disposizioni attuative del D.lgs 231/2007 Entro 30 giorni, comunica alle Autorità di Vigilanza di settore le infrazioni all art. 36 D.lgs 231/2007 (registrazioni in AUI) Entro 30 giorni comunica al MEF violazione dell art. 49 (contanti) Senza ritardo comunica al Titolare dell attivita o legale rappresentante o Delegato sos le violazioni dell art. 41 (sos) Le comunicazioni all Autorità di Vigilanza possono essere effettuate congiuntamente con altri organi/funzioni aziendali

19 19 L organo con funzione di controllo Nei rapporti con gli altri organi: Viene sentito in merito alla nomina del Resp. AML Viene sentito in merito alla definizione dell assetto dei sistemi di gestione e di controllo del rischio di riciclaggio Agli organi di gestione, di supervisione e di controllo è presentata almeno una volta all anno la relazione del Resp. AML sulle iniziative, anomalie accertate, azioni correttive, attività formativa

20 20 Organismo di vigilanza 231/2001 Contribuisce alla definizione del modello organizzativo per prevenire reati di riciclaggio e monitora le procedure previste dal modello Come l org. di controllo, vigila sull osservanza della normativa ed effettua le prescritte segnalazioni alle Autorità anche congiuntamente con altri organi/funzioni aziendali Riceve i flussi informativi dalle altre funzioni aziendali Può accedere senza limitazioni a tutte le informazioni rilevanti ai fini dell assolvimento dei propri compiti

21 21 La funzione antiriciclaggio E inserita tra le funzioni di controllo di II livello sulla gestione dei rischi E presidio aziendale specialistico, in particolare è presidio e controllo delle procedure aziendali di contrasto del riciclaggio La funzione antiriciclaggio è organizzata secondo il principio di proporzionalità La funzione deve essere indipendente e dotata di risorse adeguate Riferisce direttamente agli organi di vertice Ha accesso a tutte le attività dell impresa nonché a qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti

22 22 La funzione antiriciclaggio I compiti in cui si articola l attivita della funzione possono essere affidati a strutture organizzative diverse, già presenti nell ambito dell impresa, purché il processo di gestione dei rischi sia ricondotto ad unità mediante la nomina di un responsabile con compiti di coordinamento e di supervisione La funzione può essere attribuita alle strutture che svolgono controllo di conformità (Compliance) o di Risk Management Non alla funzione di revisione interna

23 23 La funzione antiriciclaggio: compiti e responsabilità Verifica che le procedure aziendali siano coerenti con l obiettivo di prevenire e contrastare la violazione delle norme antiriciclaggio Verifica l adeguatezza delle procedure in materia di adeguata verifica, conservazione documenti, registrazione, sos, obblighi di comunicazione (anche con controlli a campione) Identifica le norme applicabili e valuta l impatto su processi e procedure Collabora all individuazione del sistema dei controlli interni e delle procedure per la prevenzione del riciclaggio Verifica l idoneita del sistema dei controlli interni e delle procedure e propone modifiche organizzative e procedurali

24 24 La funzione antiriciclaggio: compiti e responsabilità Presta consulenza e assistenza agli organi aziendali e all alta direzione; in caso di prodotti nuovi, effettua in via preventiva le valutazioni di competenza Predispone in raccordo con le altre funzioni aziendali il piano di formazione Verifica il sistema informativo di alimentazione dell AUI Trasmette i dati aggregati all UIF Può svolgere la verifica rafforzata della clientela in casi in cui è elevato il rischio di riciclaggio; se la verifica rafforzata è attribuita a strutture operative, il Responsabile AML verifica l adeguatezza del processo di rafforzata verifica e gli esiti Predispone flussi informativi diretti agli organi aziendali e all alta direzione e agli organi di controllo

25 25 La funzione antiriciclaggio: compiti e responsabilità Predispone un documento, per l Org. di gestione (che lo sottoporre all approvazione dell Org. con funzione di supervisione strategica) che definisce responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del rischio Almeno una volta l anno, presenta agli organi aziendali (supervisione strategica, gestione e controllo) una relazione sulle iniziative intraprese, sulle anomalie accertate e azioni correttive, sull attivita formativa In qualità di presidio aziendale specialistico antiriciclaggio, collabora con le Autorità

26 26 Il Responsabile della funzione antiriciclaggio La funzione è guidata da un Responsabile in possesso di adeguati requisiti: indipendenza non deve avere responsabilità dirette di aree operative, né essere gerarchicamente dipendente da soggetti responsabili di tale aree autorevolezza professionalità E nominato dall Org. di gestione; alla nomina partecipano tutti gli organi aziendali

27 27 Il responsabile della funzione antiriciclaggio La funzione può essere attribuita: al Responsabile Compliance al Risk Manager o, in caso di ridotte dimensioni dell impresa, ad un Amministratore privo di deleghe operative ed è sottoposta a verifica periodica da parte della Revisione Interna Nel caso in cui l intermediario non incardini la funzione antiriciclaggio nell area compliance, dovranno essere previsti specifici flussi informativi tra dette funzioni e dedicata un attenzione particolare nel distinguerne il ruolo nell ambito dell impresa

28 28 Esternalizzazione della funzione antiriciclaggio L affidamento della funzione a soggetti esterni all intermediario che comunque dovranno avere requisiti analoghi a quelli previsti per il responsabile interno - è possibile solo se l intermediario non presenta dimensioni significative o situazioni di complessità operativa pr. di proporzionalità Deroghe sono previste per l esternalizzazione infragruppo È possibile esternalizzare fasi specifiche degli adempimenti In ogni caso l esternalizzazione non sposta la responsabilità per la corretta gestione dei rischi, che resta in capo all impresa destinataria della normativa

29 29 L accordo di esternalizzazione Accordo scritto di esternalizzazione (outsourcing): indicazione degli obiettivi frequenza minima dell informativa riservatezza fac. di rivedere le condizioni del servizio in caso di modifiche normative o di operatività fac. dell Autorità di accedere alle informazioni Nomina di un referente interno alla funzione antiriciclaggio con il compito di monitorare lo svolgimento del servizio da parte del fornitore esterno Gli organi aziendali dovranno mantenere poteri di indirizzo e di controllo sulla funzione esternalizzata

30 30 Il Delegato per le segnalazioni di operazioni sospette Valuta le segnalazioni di operazioni sospette pervenute Trasmette alla UIF le segnalazioni ritenute fondate Deve essere in possesso di adeguati requisiti: Indipendenza autorevolezza Professionalità Non deve avere responsabilità dirette di aree operative, né essere gerarchicamente dipendente da soggetti responsabili di tale aree La delega puo essere attribuita al Responsabile AML La delega non può essere conferita al Responsabile della Revisione interna né a soggetti esterni all impresa Nei Gruppi, può essere attribuita al delegato di Gruppo

31 31 Il Delegato per le segnalazioni di operazioni sospette Il ruolo e le responsabilità del delegato devono essere adeguatamente formalizzati e resi pubblici all interno della struttura Il nominativo del delegato va comunicato alla UIF Il delegato deve avere libero accesso ai flussi informativi diretti agli organi aziendali e alle strutture, a vario titolo, coinvolte nel contrasto del riciclaggio Nel processo di valutazione delle operazioni sospette il delegato può acquisire informazioni utili dal Resp. AML

32 32 Il Delegato per le segnalazioni di operazioni sospette E tenuto a comunicare l esito delle proprie valutazioni al Responsabile della Dipendenza che ha proceduto alla segnalazione, individuando le modalità organizzative più appropriate nel rispetto della riservatezza Può consentire l accesso da parte dei responsabili delle diverse strutture operative aziendali ai nominativi dei clienti segnalati importanza di queste informazioni per l apertura di un rapporto continuativo e la valutazione dell operatività con la clientela esistente

33 33 La funzione di Revisione interna Verifica il grado di adeguatezza e conformità alla normativa dell assetto organizzativo aziendale (funzioni di controllo di III livello) Vigila sulla funzionalità del sistema dei controlli interni Verifica il rispetto degli obblighi di adeguata verifica, di conservazione documenti Verifica il corretto funzionamento dell AUI (cfr. Resp. AML che verifica l affidabilità dell AUI) Verifica il grado di coinvolgimento dei dipendenti e collaboratori nonché dei responsabili delle strutture centrali e periferiche, nell attuazione dell obbligo della collaborazione attiva

34 34 La funzione di Revisione interna Effettua controlli sistematici pianificare gli interventi, sia a distanza che ispettivi, per consentire che tutte le strutture siano sottoposte a verifica in un congruo arco di tempo, soprattutto le strutture maggiormente esposte ai rischi Interventi di follow-up per verificare l adozione misure correttive Verifica periodicamente l allineamento tra le varie procedure contabili e quella di alimentazione e gestione dell AUI Deve riportare agli organi aziendali le informazioni sull attività svolta e esiti

35 35 La funzione antiriciclaggio nelle strutture di Gruppo Nelle strutture di Gruppo può prevedersi che la funzione antiriciclaggio sia esternalizzata alla Capogruppo o ad altra società del gruppo Presso ciascuna controllata dovrà essere mantenuto un Referente o una specifica unità che si coordini con la funzione antiriciclaggio di gruppo, presidiando i processi collegati alla normativa antiriciclaggio nella società di riferimento Il Responsabile antiriciclaggio di Gruppo viene informato degli esiti delle attività di controllo effettuate presso le società controllate e di ogni fatto di rilievo Ha accesso a tutte le banche dati del gruppo contenenti informazioni utili ai propri compiti

36 36 La funzione antiriciclaggio nelle strutture di Gruppo Quando il Gruppo è internazionale, deve essere sviluppato un approccio globale al rischio di riciclaggio Fissazione di standard generali in materia di adeguata verifica Resta fermo il principio del rispetto degli adempimenti previsti dalla normativa del paese ospitante Le procedure presso le filiali devono essere in linea con gli standard del Gruppo e tali da assicurare la condivisione a livello consolidato

37 37 Il Delegato sos nelle strutture di Gruppo I legali rappresentanti delle società del Gruppo possono conferire al delegato di una delle società del Gruppo (c.d. delegato di gruppo ) la delega per le sos La procedura di segnalazione dovrà in ogni caso essere caratterizzata da celerità, riservatezza e facilità di contatto e confronto tra il delegato ed il segnalante di primo livello (procedura con limitato numero di livelli) Il delegato di gruppo è autorizzato ad acquisire informazioni da ogni società del gruppo che gli abbia conferito la delega, direttamente o tramite le strutture individuate presso le società del Gruppo

38 38 Il Delegato sos nelle strutture di Gruppo In assenza di delega al delegato di gruppo, questi è comunque destinatario di copia delle sos inviate alla UIF o archiviate (con evidenza delle relative motivazioni) da parte delle società del gruppo non deleganti In ogni modo, il delegato di gruppo può avvalersi della collaborazione di ogni struttura delle società controllate (anche se non hanno conferito la delega) ai fini dell approfondimento delle operazioni e dei rapporti anomali in un ottica di gruppo

39 39 Rapporti con la rete distributiva Nel caso in cui i prodotti siano offerti fuori sede tramite reti di agenti in attività finanziaria od altri collaboratori, l intermediario deve: richiamare nel contratto le regole di condotta antiriciclaggio fornire strumenti operativi e procedure anche informatiche, supporto in caso di adeguata verifica rafforzata approntare programmi di formazione monitorare il rispetto delle regole di condotta antiriciclaggio verificare che gli agenti in attività finanziaria trasmettano, entro 30 giorni, i dati richiesti dall art. 36, comma 2, del D.Lgs. 231/2007 ai fini della registrazione in AUI effettuare verifiche periodiche presso i punti operativi

40 40 In particolare con i mediatori creditizi Può avvalersi dei dati raccolti dal mediatore, verificando la correttezza degli adempimenti, controllando che i dati sino trasmessi tempestivamente per la registrazione in AUI Richiama nella convenzione le regole di condotta antiriciclaggio Prevede che il mediatori partecipino a formazioni

41 41 Le fiduciarie Dovranno porre particolare attenzione alla fase di instaurazione del mandato fiduciario Le misure di adeguata verifica dovranno consentire di monitorare tutti i dati utili a definire il profilo di rischio del fiduciante: capacità economica, l attività professionale ed il profilo economico-finanziario del cliente nonché i motivi del ricorso al contratto fiduciario. Le fiduciarie dovranno inoltre dotare di strumenti informativi che assicurino la rilevazione e la valutazione di eventuali operazioni inusuali e incongruenze, di carattere qualitativo e/o quantitativo, rispetto al profilo economico e/o professionale del cliente

42 42 Le fiduciarie Particolare attenzione viene posta all obbligo di identificazione del titolare effettivo ed alla relativa comunicazione, anche nell ambito delle sos A tale fine devono essere adottate apposite misure, anche organizzative, che prevedano l astensione dall apertura del mandato fiduciario in caso di impossibilità di acquisire e verificare le informazione necessarie Quando la società fiduciaria, non iscritta alla nuova sezione separata dell art. 106 TUB, è cliente di altro soggetto destinatario degli obblighi antiriciclaggio, essa è tenuta a fornire per iscritto a tale soggetto tutte le informazioni necessarie ed aggiornate per consentire l identificazione del titolare effettivo