AUDIT INTERNI RENDICONTAZIONI PRIN E FIRB

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1 Incontro con i Direttori di Dipartimento del 23 luglio 2013 AUDIT INTERNI RENDICONTAZIONI PRIN E FIRB Chiara Gastaldi Servizio Ricerca

2 Audit Interni PRIN - FIRB Normativa Decreto Ministeriale 19 marzo 2010 n. 51 Bando PRIN 2009 Procedure per il finanziamento dei Progetti di Ricerca di Interesse Nazionale : saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti PRIN a partire dal Bando 2009 Circolare ministeriale Prot. 661/2012 Progetti FIRB Nuove Modalità di verifica : saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti FIRB non ancora conclusi

3 Verifiche amministrativo contabili PRIN - FIRB 1. VERIFICA AUDIT INTERNI UNIVERSITA Per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione è altresì assoggettata ad appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture degli Atenei. 2. VERIFICA MIUR COMMISSIONI DI ACCERTAMENTO Il Ministero procederà a verifiche a campione delle rendicontazioni, richiedendo alle Università interessate le relative documentazioni contabili e riservandosi l adozione dei più opportuni provvedimenti in caso di accertata difformità delle rendicontazioni rispetto alle norme di legge e/o regolamentari.

4 Audit PRIN - FIRB n n La D.ssa Sofia Baggini ha partecipato, insieme ai Responsabili di altri uffici ricerca di alcune università italiane, ad un gruppo di lavoro MIUR-CODAU sugli audit interni previsti dal PRIN 2009 e Firb presso il MIUR al fine di: definire un documento contenente le linee guida per gli audit; condividere le competenze da coinvolgere nelle costituzione di idonee Unità di Audit presso gli Atenei.

5 Audit PRIN - FIRB Composizione Unità di Audit La composizione dell Unità di AUDIT centrale, costituita nel marzo scorso, accorpa numerose competenze differenti al suo interno. L Unità di Audit è formata da personale afferente ai seguenti Servizi/Aree: - Servizio Ricerca (Coordinamento GdL); - Area Personale; - Servizio Pianificazione, Programmazione e Controllo; - Area Finanza.

6 Audit PRIN - FIRB Scadenze I progetti soggetti ad audit secondo le nuove procedure sono: PRIN 2009 (scadenza n. 49 progetti di UNIPV: 17 ottobre 2013). FIRB (scadenza differente per ogni progetto n. 23)

7 Audit PRIN - FIRB COMPITI DEI RESPONSABILI AMMINISTRATIVI Il Responsabile Amministrativo (R.A.), cioè il Segretario di Coordinamento, è chiamato ad assistere il responsabile di unità per la parte amministrativo-contabile al fine di effettuare un primo screening in merito all ammissibilità delle spese e all osservanza delle procedure regolamentari.

8 Audit PRIN - FIRB FASE 1. Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto, il Responsabile Scientifico deve procedere con la compilazione del rendiconto e con prima chiusura telematica dello stesso;. Successivamente alla chiusura del rendiconto sarà consentito l accesso ai dati inseriti al Responsabile Amministrativo (Segretario di Coordinamento) e al Servizio Ricerca, ma non ancora al MIUR.

9 Audit PRIN - FIRB FASE 2. Entro i successivi 15 giorni, il Responsabile Amministrativo verifica i dati inseriti dal Responsabile Scientifico e ha la possibilità di segnalare telematicamente al Responsabile Scientifico, attraverso idonea procedura attivata dal Cineca, eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati al fine di consentirne la modifica;. Nel caso il cui il Responsabile Amministrativo non rilevi errori e/o imprecisioni darà una conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR.

10 FASE 3 Audit PRIN - FIRB. Nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del Responsabile Scientifico che devono essere effettuate entro il termine di 15 giorni;. Solo a modifiche avvenute, il Responsabile Amministrativo darà conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR;. In caso di mancata modifica entro il termine stabilito, si passa direttamente alla fase 4.

11 Audit PRIN - FIRB FASE 4. Chiusura automatica del rendiconto alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente indicati anche in assenza di modifica da parte del Responsabile Scientifico;. In tal caso il rendiconto sarà chiuso con l evidenza delle segnalazioni formulate dal Responsabile Amministrativo, che dovranno essere visibili sia sul sito degli Uffici Ricerca sia sul sito riservato del MIUR. La procedura descritta, che coinvolge Responsabile Scientifico, Responsabile Amministrativo e MIUR, dovrà essere completata entro giorni dalla conclusione del progetto.

12 Audit PRIN - FIRB Dichiarazione della struttura di Audit Il controllo delle rendicontazioni da parte degli audit interni dovrà avvenire entro 3 mesi dalla chiusura della Fase 4 e dovrà prevedere la dichiarazione della struttura di audit che sarà sottoscritta dal Direttore Generale.

13 Contenuto della dichiarazione della struttura di audit a) DI AVER EFFETTUATO I PRESCRITTI CONTROLLI AMMINISTRATIVO-CONTABILI SUL RENDICONTO IN OGGETTO E AVERNE VERIFICATO LA VERIDICITÀ; b) DI AVERNE VERIFICATO LA CONFORMITÀ ALLE NORME DI LEGGE E REGOLAMENTARI E ALLE DISPOSIZIONI E PROCEDURE AMMINISTRATIVE; c) DI AVER RILEVATO (OVVERO: DI NON AVER RILEVATO ALCUNA IRREGOLARITÀ) LE SEGUENTI IRREGOLARITÀ IN SEDE DI AUDIT; d) DI AVER VALUTATO L ACCETTABILITÀ COMPLESSIVA DEL RENDICONTO, CON LA SEGUENTE MOTIVATA PROPOSTA DI STRALCI.

14 Procedure interne di Audit n Comunicazione via al Direttore di Dipartimento, al Responsabile Scientifico e al Segretario di Coordinamento della data in cui il Servizio Ricerca si recherà presso la struttura per effettuare un primo incontro esplicativo; n Richiesta via al Segretario di Coordinamento e al Responsabile Scientifico della documentazione contabile da fotocopiare o scansionare divisa per ogni voce di spesa, al fine di effettuare il controllo secondo le percentuali di campionatura ammesse dal MIUR;

15 Procedure interne di Audit n Una volta reperita la documentazione da controllare, il Servizio Ricerca invierà il materiale ai responsabili degli uffici competenti dell Amministrazione Centrale coinvolti nel gruppo di lavoro Unità di audit ; n Predisposizione di un verbale, condiviso tra i responsabili dei Servizi coinvolti, che verrà inviato al Direttore di Dipartimento, al Responsabile Scientifico e al Segretario di Coordinamento; n Invio al MIUR entro la scadenza prevista, a cura del Servizio Ricerca tramite il sito Cineca, della dichiarazione dei controlli effettuati dalla struttura interna centrale firmata dal Direttore Generale.

16 Sanzioni L'accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di legge e/o regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme restando le responsabilità civili e penali, comporta: l'automatica esclusione dai successivi bandi PRIN (per un periodo di cinque anni dalla data dell'accertamento) del responsabile di unità L'accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarità negli audit o di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari sul complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola università comporta: l'esclusione dell'università dai successivi bandi PRIN per un periodo di cinque anni dalla data dell'accertamento