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1 INSIDE REPORT APRILE 2015 Che cos è la fatturazione elettronica strutturata e che vantaggi offre La fatturazione elettronica non è solo un processo di dematerializzazione dei documenti: se il documento digitale è integrato in un sistema strutturato è possibile gestire in maniera più veloce, sicura ed efficiente le informazioni a supporto delle relazioni e del business in collaborazione con:

2 ERP riconciliazione DDT xml fattura elettronica cloud clienti partita iva pagamenti CRM SLA conservazione sostitutiva digitalizzazione ciclo attivo menu business WEB tecnologia INVOICE LIFECYCLE MANAGEMENT ordini database ottimizzazione tracciabilità incasso paperless anagrafiche contabilità rintracciabilità programmazione fattura ciclo passivo workflow PRIVACY edi clienti posta digitalizzazione bolla fornitori logistica magazzino vendita software archiviazione normativa BI pagamenti aliquota fornitori

3 Che cos è la fatturazione elettronica La fattura è un documento fiscale che attesta che è avvenuta una cessione di beni o servizi e dà diritto a riscuotere il compenso pattuito. Da un lato dunque c è il fornitore del prodotto o del servizio e dall altro, invece, c è il cliente che acquista il prodotto o fruisce del servizio. La fattura ha un iter burocratico preciso: deve essere emessa in duplice copia: l originale va spedito al cliente, la copia va conservata almeno 10 anni. Grazie all evoluzione delle tecnologie informatiche e a una progressiva sensibilizzazione dei legislatori rispetto ai numerosi vantaggi associati alla dematerializzazione e alla digitalizzazione dei documenti, anche la gestione della fattura elettronica (einvoice) si sta progressivamente affermando, in ogni settore In data 1 gennaio 2013 è stata recepita la Direttiva IVA 2010/45/UE che introduce una nuova definizione di fatturazione elettronica: secondo la quale per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico, e sancisce la parità di trattamento per fatture elettroniche e cartacee anche per quanto riguarda la garanzia di autenticità dell origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo (ottenibile ricorrendo alla firma digitale, a soluzioni di Electronic Data Interchange oppure affidandosi ai controlli di gestione). e ogni tipo di azienda. Versione digitale della fattura, l einvoice ha lo stesso valore legale del documento cartaceo, è caratterizzata dall invio tramite mezzo elettronico, offre numerosi vantaggi (ad esempio l archiviazione in cloud) e nuove caratteristiche di sicurezza. Il problema è che c è ancora molta confusione sui metodi, le soluzioni e gli approcci. Consideare la fatturazione elettronica come la versione digitalizzata del documento fiscale, associata a un processo di document management è riduttivo: un conto, infatti, è generare un PDF della fattura e gestire il documento come una semplice immagine. Un altro è un approccio strategico e strutturato, integrato al ciclo dell ordine, più evoluto e funzionale, che presuppone la gestione di tutto il ciclo di vita della fattura: si parla allora di Invoice Lifecycle Management. DEMATERIALIZZAZIONE SOFTWARE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CLOUD 3

4 i 3 stadi evolutivi della fatturazione Ci sono tre stadi diversi che caratterizzano l approccio delle aziende rispetto alla gestione della fatturazione: analogico, digitale di 1 livello e digitale di 2 livello. 0.0 cartacea elettronica destrutturata La dematerializzazione e la digitalizzazione della fattura consentono di risparmiare sui costi (materiali, risorse impegnate nelle attività manuali, necessità di spazio) e di ridurre margini di errore e impatto ambientale ma, soprattutto, di migliorare le procedure e il business. Attraverso l uso di soluzioni software più o meno avanzate, infatti, è possibile semplificare e velocizzare la gestione, mettendo a sistema una serie di informazioni: in modo destrutturato (1.0) o in modo strutturato (2.0), ovvero integrato e altamente più funzionale ELETTRONICA 1.0 SOFTWARE 2.0 DIGITALIZZAZIONE elettronica strutturata CARTACEA? 1.0 LA DIFFERENZA 4 La fatturazione elettronica destrutturata è, a tutti gli effetti, un file immagine e, come tale, non può essere elaborato dai sistemi informativi aziendali, ma può essere archiviato secondo i principi della conservazione sostitutiva. 2.0 La fatturazione elettronica strutturata integra il documento digitale nei processi informativi aziendali a partire dal ciclo dell ordine: i dati dei file sono leggibili ed elaborabili in automatico dai sistemi informativi, rendendo ancora più efficiente, economica e rapida la gestione delle informazioni. ELETTRONICA DESTRUTTURATA ELETTRONICA STRUTTURATA 1.0 La fattura elettronica destrutturata consente di risparmiare 4-5 euro a fattura* SCANSIONE DEL DOCUMENTO CARTACEO ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 2.0 CLOUD La fattura elettronica strutturata consente di risparmiare 8-12 euro a fattura* *Fonte: Osservatori Digital Innovation 2014 SW DI RICONOSCIMENTO OTTICO DEI CARATTERI SW DI CONVERSIONE DEI FORMATI IN INGRESSO (EDI, WebEDI O XML) SOFTWARE DI GESTIONE DOCUMENTALE GESTIONE ELETTRONICA PIÙ EVOLUTA SW DI INTEGRAZIONE CON ERP FIRMA DIGITALE La fattura elettronica viene considerata come documento originale valido se il formato elettronico e la relativa trasmissione telematica mantengono il documento inalterabile, garantendo così la sua integrità e PAGAMENTI DIGITALI POSTA ELETTRONICA

5 ELETTRONICA nuovi livelli di integrazione Di fatto, la digitalizzazione delle informazioni ha inaugurato nuove opportunità di sviluppo del business attraverso un automazione a valore aggiunto che porta servizi di standardizzazione e di integrazione a supporto dell attività aziendali. CICLO ATTIVO Sono oltre 10 miliardi i documenti cartacei che ancora regolano i processi commerciali in Italia* *Fonte: Osservatori Digital Innovation 2014 L utilizzo di strumenti informatici condivisi, infatti, costituisce un elemento di armonizzazione nelle relazioni e negli scambi tra aziende e clienti così come tra tutti gli operatori della filiera, favorendo una migliore collaborazione, evitando ridondanze, rallentamenti ed errori. Al di là della maggiore ecosostenibilità associata ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, infatti, la standardizzazione delle procedure porta razionalizzazione e velocità nei processi, introducendo una tracciabilità e una rintracciabilità documentale, che garantisce una trasparenza e una qualità nella gestione dell informazione come nessuna attività manuale potrebbe fare. Lo sgravio economico di una gestione digitale, rispetto a quella tradizionale cartacea, ha dato al nostro Paese un occasione per reingegnerizzare la gestione documentale, approcciando strumenti e sistemi che hanno cambiato metodi e processi di lavoro, favorendo una nuova cultura che oggi rientra nella categoria dello smart management e degli smart services. Il costo complessivo della gestione documentale cartacea per le imprese è stimato in circa 70/80 miliardi di euro, tra costo del personale, di spazio, materiali e servizi. Circa 60 miliardi sarebbero risparmiabili a fronte di una seria digitalizzazione dei processi Il 6 giugno 2014 è scattato l obbligo di emettere fatturazione elettronica per la PA italiana: il decreto ha coinvolto i ministeri e loro articolazioni, mentre il 31 marzo 2015 è stato esteso all intero organico delle PA e dei loro fornitori. Per quanto riguarda le imprese, il decreto legislativo licenziato dal Cdm e ora al vaglio delle commissioni parlamentari competenti, non obbliga a usare il digitale ma ne stimola la diffusione tramite incentivi premiali: non solo verranno garantiti tempi rapidi sui rimborsi Iva, ma spariranno gli adempimenti introdotti con il cosiddetto spesometro, l obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi e quello relativo alle operazioni con i paradisi fiscali. In sintesi: chi sceglie la fattura elettronica avrà meno obblighi e controlli. CICLO PASSIVO In dettaglio, il Ciclo dell Ordine è un processo impegnativo per le aziende, che include la gestione di ordini, conferme d ordine, documenti di trasporto o stati avanzamento lavori, fatture, riconciliazioni e tutto ciò che attiene ai pagamenti. 5

6 La fattura è il cardine informativo del business LA HA VALORE LOGISTICO-GESTIONALE AMMINISTRATIVO-CONTABILE FISCALE-NORMATIVO Riporta le informazioni della relazione di business che si è sviluppata a monte e attiva le procedure di pagamento a valle Chiude il ciclo logistico/ commerciale e apre quello amministrativo/contabile È un documento su cui è opportuno procedere alle verifiche di incasso e con cui è possibile richiedere anticipi finanziari La parte descrittiva della fattura contiene: i dati del venditore (indirizzo, partita IVA, nome, cognome, ditta) i dati del compratore (nominativo in caso di libero professionista, o ragione sociale in caso di società o studio professionale) la data di emissione il numero di fattura le condizioni generali di vendita (tipo consegna, imballaggio e modalità di pagamento) La parte tabellare della fattura contiene: la quantità e le descrizione dei prodotti il prezzo unitario e l importo complessivo della merce gli sconti concessi al compratore le spese accessorie la base imponibile su cui calcolare l IVA l aliquota IVA il totale della fattura Il documento include un insieme di dati, inseriti in una parte descrittiva e in una parte tabellare, ognuno dei quali appartiene a uno o più processi informativi a supporto del business In una relazione di business la fattura è un documento che ha una molteplice valenza informativa, fiscale, contabile, logistica e operativa, per il fornitore (del bene e/o del servizio) e per il cliente. La dematerializzazione della fattura e l informatizzazione del processo (gestione della firma digitale inclusa) inaugurano una gestione elettronica che impatta positivamente su tutta la filiera gestionale, a partire dall integrazione del ciclo dell ordine. Dall applicazione dei principi della digitalizzazione adottati per la fattura a tutti gli altri documenti contabili e amministrativi, la gestione della relazione cliente-fornitore migra così in un flusso informatico più veloce ed efficiente. 6 ORDINE CICLO DELL AUTOMAZIONE AUTOMAZIONE FORNITORE CLIENTE RICONCILIAZIONE ORDINE E CONFERMA ORDINE ORDINE COMPOSIZIONE DELL ORDINE RICONCILIAZIONE DTT E NOTIFICA RICEZIONE MERCI CONSEGNA COMPOSIZIONE AVVISO DI SPEDIZIONE ARCHIVIAZIONE ARCHIVIAZIONE ESTRATTI CONTO INCASSO COMPOSIZIONE ORDINE DI PAGAMENTO Passare dalla fatturazione elettronica alla digitalizzazione dell intero ciclo dell ordine consente di ottenere risparmi di efficienza fino a 6 volte superiori, raggiungendo benefici compresi tra i 25 e i 65 euro per ogni ciclo. SISTEMA BANCARIO

7 ELETTRONICA a che punto siamo in italia? glossario In Italia sono tra le 50mila e le 60mila le imprese che interscambiano informazioni di business all interno di ecosistemi Web-based, come le Extranet o i Portali B2b per connettersi e scambiare i documenti del ciclo dell ordine. Circa 5mila imprese, in crescita del +32%, portano le fatture in Conservazione Elettronica/Sostitutiva che sostituisce, a tutti gli effetti, l archiviazione cartacea ai fini fiscali. Questa modalità è già adottata da circa 150 mila imprese per conservare i documenti in L Electronic Data Interchange rappresenta una soluzione per lo scambio di dati in formato elettronico strutturato, attraverso un canale informatico finalizzato ad automatizzare la gestione diretta (tra i rispettivi sistemi informativi) dei documenti commerciali e amministrativi tra aziende. Gli scambi via EDI possono basarsi su formati standard e/o standard tra cui Edifact o Euritmo. L XML (Extensible Markup Language) è un linguaggio di programmazione che fornisce una rappresentazione strutturale delle informazioni attraverso un formato che garantisce con maggiore precisione il contenuto dei dati. L XML abilita lo scambio ottimizzato per l invio nel Web dei documenti, consentendo modalità di visualizzazione e di manipolazione dei dati, in modo uniforme e indipendente dalle applicazioni o dai produttori, il che assicura la massima interoperabilità tra i sistemi. INFORMATIZZAZIONE La trasmissione telematica dei dati di fatturazione in formato XML è un metodo che, in vario modo e in varia misura, sta interessando tutte le organizzazioni. Le modalità sono differenti, a seconda della cultura aziendale. C è chi sceglie un approccio nativo alla gestione documentale elettronica e chi adotta un approccio ibrido, gestendo una parte in modalità analogica e una parte in modalità digitale. elettronico (soprattutto libri, registri e scritture contabili). Se fosse integrata ai pagamenti elettronici, i risparmi raggiungerebbero i 6,5 miliardi. Allo stato attuale sono oltre 9mila le aziende che utilizzano tecnologie come EDI, WebE- DI e XML, per scambiare in formato elettronico strutturato i principali documenti del ciclo ordine-pagamento con i propri clienti e/o fornitori. Attualmente, la ripartizione vede l utilizzo dell EDI dal 38% delle grandi Imprese mentre le Pmi si attestano al 3%. L interscambio di un insieme ampio di documenti lungo il ciclo dell ordine conferma che chi usa l Edi, una volta provati e compresi gli impatti sui processi e i benefici, tende a estenderne l adozione il più possibile. Secondo gli esperti, l introduzione della fattura elettronica porterà a regime risparmi per 1,6 miliardi di euro l anno. *Fonte: Osservatori Digital Innovation

8 GESTIONE A come funziona la fatturazione elettronica strutturata 2.0 L Invoice Lifecycle Management garantisce un approccio strutturato alla fattura elettronica, integrandola non soltanto al ciclo dell ordine ma a tutto il sistema informativo aziendale. Capitalizzando i dati inseriti a sistema, l ILM supporta di nuovi livelli di gestione, archiviazione, ricerca, verifica e controllo automatici, più veloci, efficienti e sicuri, garantendo la condivisione e la collaborazione tra tutti gli attori della filiera. Inaugurando nuove economie di scala e nuove opportunità di servizio più intelligenti, economiche ed ecosostenibili, l ILM oggi può essere fruito anche in cloud, secondo le migliori logiche dell As a Service: pay per use e on demand. 1 POSTA ELETTRONICA RICONCILIAZIONI LOGISTICO-GESTIONALE AMMINISTRATIVO-CONTABILE FISCALE-NORMATIVO FIRMA DIGITALE GESTIONE FORNITORI GESTIONE CLIENTI PAGAMENTI EFFICIENZA Diminuzione dei tempi amministrativi, riducendo il tempo del data entry, aumentando quantità e qualità dei controlli. Il dato digitalizzato, infatti, entra già strutturato da e verso i fornitori semplificando i processi 10 USER EXPERIENCE Distribuzione del carico di lavoro tra gli utenti, ingaggiandoli in modo automatico CONSEGNE Verificare i disallineamenti tra fatturato dal fornitore e consegnato in automatico e in real time 8 ORDINI/ CONFERME D ORDINE PRIVACY ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA PAGAMENTI Gestione automatizzata delle riconciliazioni e dei pagamenti, contabilizzazione delle aliquote, degli sconti e delle promozioni associate a determinati periodi temporali 2 DDT AVVISI DI CONSEGNA VELOCITÀ RESI/SOSTITUZIONI 7 SCORTE E MAGAZZINO Dematerializzazione dei documenti e digitalizzazione delle procedure, con una velocizzazione delle tempistiche di elaborazione e una riduzione degli errori grazie a un intelligenza e un automazione di sistema ad alto valore aggiunto INVOICE LIFECYCLE MANAGEMENT BUSINESS INTELLIGENCE 10 VANTAGGI DELL ILM RISORSE Possibilità di abilitare il lavoro per eccezione, ingegnerizzando i processi a basso valore e liberando risorse che possono dedicarsi ad attività di più alto valore a supporto del business. 4 SUPPLY CHAIN Integrare la fattura all ERP consente di mettere in comunicazione Logistica e Amministrazione. Questo permette di verificare i disallineamenti tra fatturato dal fornitore e consegnato in automatico e in real time, ma anche di aggiornare l inventario e di procedere al riassortimento delle scorte a magazzino COMPLIANCE E PRIVACY Standardizzazione delle procedure e allineamento alle normative e alle policy aziendali 5 OTTIMIZZAZIONE Strutturare i flussi organizzativi interni, coinvolgendo i key-user corretti 6 CONTROLLO Misurare tempi, scarti, errori a ogni livello di processo

9 SICUREZZA EFFICIENZA CONTROLLO RIDUZIONE DEI COSTI MEMORIA INNOVAZIONE A IMPATTO ZERO MULTICANALITÀ RIDUZIONE DEGLI ERRORI PRIVACY VELOCITÀ SPAZIO MAGGIORI SERVIZI TESI Paperless è una soluzione di fatturazione elettronica strutturata che inaugura un invoice lifecycle management di nuova generazione. Riduce tempi e costi velocizzando i pagamenti, con una gestione semplice, completa e personalizzata. È tecnologicamente neutrale grazie a una comunicazione multicanale (carta, pdf, , portale web ed EDI). È UNA SOLUZIONE DI INVOICE LIFECYCLE MANAGEMENT MODULARE E SCALABILE È TOUCHLESS, IN QUANTO SOSTITUISCE CARTA E PDF IN INGRESSO CON DATI STRUTTURATI IMMEDIATAMENTE ELABORABILI DAI SISTEMI LEGACY/ERP GIÀ PRESENTI IN AZIENDA GESTISCE FACILMENTE ANCHE LE CHE NON TRANSITANO DAL SISTEMA ERP (AD ESEMPIO DI BENI INDIRETTI E SERVIZI) SFRUTTANDO LE POTENZIALITÀ DEL PORTALE WEB CONSENTE DI INGAGGIARE, GRAZIE ALLA MULTICANALITÀ, TUTTI I PARTNER COMMERCIALI: DAL PIÙ PICCOLO AL PIÙ GRANDE DEFINISCE CICLI DI AUTORIZZAZIONE CHIARI COSÌ DA GARANTIRE UN FLUSSO DI ZIONE TRASPARENTE E CONDIVISO TESI Paperless invoice lifecycle management per mgliorare il tuo business GESTISCE PARTNER COMMERCIALI PRIVATI O PUBBLICI, INCLUDENDO LA SOLUZIONE DI GESTIONE DELLA ZIONE VERSO LA PA CONSERVA A NORMA I DOCUMENTI OFFRE UN ROI GARANTITO: IL MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI PERMETTE DI OTTENERE UN RITORNO DELL INVESTIMENTO IN BREVE LASSO TEMPORALE (A PARTIRE DAI SEI MESI) IL PARTNER TESISQUARE - where IT happens è la piazza delle soluzioni software di tipo collaborativo, protagonista da 20 anni nel mondo dell Information Technology, con oltre 230 persone impiegate ed un sistema d offerta che copre le aree più critiche della gestione di diversi settori aziendali: dalle soluzioni per la supply chain ed il transportation ai servizi EDI, alla fatturazione e conservazione elettronica; dai prodotti per la gestione dei rischi aziendali e dei processi HR ai servizi di Application Management; fino alla piattaforma cloud molti a molti, per la condivisione in tempo reale di informazioni e documenti all offerta verticale dedicata al mondo della distribuzione (TESISQUARE Retail). TESI Paperless è la soluzione di TESISQUARE per la digitalizzazione dell intero ciclo odine-pagamento, sia attivo che passivo.

10 INSIDE REPORT APRILE 2015 Il materiale prodotto è protetto da copyright ICT4executive in collaborazione con:

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