ARCHIVIA Plus per Studi Commerciali. Archiviazione e conservazione sostitutiva documenti fiscali

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1 ARCHIVIA Plus pr Studi Commrciali Archiviazion consrvazion sostitutiva documnti fiscali

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3 ARCHIVIA Plus pr Studi Commrciali Archivia Plus Archivia Plus è il softwar pr la consrvazion sostitutiva ch consnt la gstion dll archivio informatico. Offr la possibilità di insrir in un unico contnitor, opportunamnt organizzato, una moltplicità di fi l di vari formati di varia natura in grado di rapprsntar in manira complta inoppugnabil ogni documnto msso, ricvuto, inviato o prodotto. Il programma si prsnta com un data bas confi gurabil dall utnt nl qual possono ssr catalogati mmorizzati i fil ch rapprsntano i documnti. Archivia Plus nllo studio commrcial All intrno dllo studio, Archivia Plus può affrontar migliorar la gstion di divrs problmatich oprativ dalla produzion di documnti fiscali fino alla consrvazion informatica dll fattur di clinti. p01

4 ARCHIVIA Plus pr Studi Commrciali La consrvazion dll stamp fiscali L stamp fiscali com i rgistri iva, i libri giornal, i partitari, i cspiti, i bilanci, gli invntari, l stamp di magazzino, possono ssr consrvat com documnti informatici sostituir a tutti i fini di lgg la vrsion cartaca. Si può insrir nl cd dll stamp fiscali, una copia (informal) dll dichiarazioni dll ricvut di trasmission. S vin attivata la scansion di documnti contabili si insriscono nl cd, il clint può distruggr il cartaco. La produzion dl documnto informatico è conomica, vloc la consrvazion occupa pochissimo spazio. I programmi dlla suit Gcom sono in grado di produrr un documnto PDF di fornir ad Archivia i dati ncssari pr la consrvazion. L utnt dv solo indicar in fas di produzion dl documnto, la volontà di archiviar il fil (flag A= Archivia nll procdur di stampa). Il fil vin crato in formato statico (pdf) prlvato da Archivia insrito nl contnitor ddicato a qulla tipologia di documnto. Con l funzioni di firma digital prsnti nl sistma l utnt dovrà sottoscrivr il documnto procdr, ntro i 90 giorni succssivi al trmin di prsntazion dlla dichiarazion, a gnrar un supporto sostitutivo fi rmato digitalmnt dal rsponsabil dlla consrvazion marcato con marca tmporal (anch su disco magntico). Pr qui documnti ch pagano bollo si dovrà provvdr al vrsamnto dgli importi dovuti tramit F23 alla gnrazion di una lttra pr l Agnzia dll Entrat in cui si comunicano gli strmi dl pagamnto i documnti prodotti. La gstion di bolli, dgli F23 dll comunicazioni all Agnzia dll Entrat sono intgrat nl programma La mastrizzazion multi azindal, suddivid i documnti pr ditta provvd a gnrar pr ognuna, il fi l di chiusura fi rmato dal rsponsabil dlla consrvazion, ch attsta il compltamnto dl procsso. Bilanci Invntari dvono ssr sottoscritti con la fi rma digital dl rsponsabil dlla ditta. La consrvazion sostitutiva può ssr stsa ai libri sociali com vrbali di assmbla, libri soci tc. Spool di rgistri iva Consrvazion stamp fiscali Disco ditta 1 Spool di giornali contabili Spool di rgistri cspiti AutoSpool Elabora fil Multi Firma Digital Rsponsabil Rifrimnto o marca tmporal Disco ditta 2 Disco ditta 3 Spool di partitari Spool di Bilanci Situazioni contabili Invntari STAMPE FISCALI AutoSpool Elabora fil Multi Firma Digital Clint Rifrimnto o marca tmporal Mastr Impronta 1 o più dvd di studio p02

5 La consrvazion dll dichiarazioni dll ricvut di trasmission L intrmdiario ha l obbligo di consrvar una copia dll dichiarazioni trasmss. L disposizioni lgislativ danno la possibilità di consrvar il formato lttronico. Gli allgati cartaci ORIGINALI NON UNICI possono ssr consrvati com immagini digitali. Archivia Plus contin già un archivio pr l dichiarazioni una sri di «schmi» ch consntono di intrprtar i modlli salvati com fi l PDF. Con il modulo ArchiTl si possono collgar ai vari modlli l ricvut di trasmission, nl caso di F24 anch i rlativi Esiti. Una copia di modlli dll ricvut può ssr insrita ni supporti sostitutivi dll stamp fi scali dll ditt, ma i clinti dovranno ricvr ANCHE una copia cartaca sottoscritta dal profssionista. Gli archivi informatici vri propri dovranno ssr consrvati dall intrmdiario rsi disponibili in caso di vrifi ca. La consrvazion dll ricvut di trasmission NON È OBBLIGATORIA ma è molto comoda poiché svincola dalla consultazion dl programma Entratl ch risulta poco pratico nll ricrch. I modlli dll dichiarazioni dvono ssr fi rmati dal profssionista dv ssr crato il supporto sostitutivo ntro il trmin di prsntazion dlla dichiarazion succssiva. Allgati cartaci ArchiScan scansion massiva Unico PF/SP/SC Iva Consrvazion stamp dichiarazioni Modllo 770 Modllo 730 ArchiSpool Elabora fil strutturati DICHIARAZIONI E RICEVUTE Firma Digital Rsponsabil Com.n Iva Marca tmporal Mastr Impronta MODELLI f24 AutoSpool Elabora fil Multi F24 E RICEVUTE Firma Digital Rsponsabil 1 o più dvd di studio Stamp pdf ENTRATEL ArchiTl Ricvut Entratl RIEPILOGHI TRASMISSIONI ENTRATEL Firma Digital Rsponsabil p03

6 ARCHIVIA Plus pr Studi Commrciali La Scansion massiva dgli allgati cartaci Gli allgati all dichiarazioni sono numrosi, in gran part cartaci, quasi smpr, originali non unici. Possono ssr consrvati com immagini digitali acquisndoli con scannr. Archivia Plus offr sia la possibilità di scansion di singoli allgati (com in Gcom) ma anch un mtodo di scansion massiva supportato dal modulo ArchiScan. Gli allgati vngono codificati con tichtta con codic a barr ch indica il codic dl dichiarant. L intro fascicolo dgli allgati vin acquisito in soluzion unica agganciato al modllo. S lo scannr consnt di caricar molt pagin, si possono scansionar in soluzion unica gli allgati di più dichiaranti, sarà il softwar a suddividrli a posizionarli insim alla dichiarazion richiamata. Con qusto mtodo si può sfruttar al massimo la vlocità dllo scannr ridurr drasticamnt il tmpo ddicato alla acquisizion. Scansion massiva allgati RICHIEDE SCANNER ISIS Prparazion fascicolo con tichtta sulla 1 pagina Unico PF/SP/SC Iva Scansion a lotti, tichtta fa da sparator ArchiSpool Elabora fil strutturati Riconoscimnto union al rcord dlla dichiarazion DICHIARAZIONI RICEVUTE E ALLEGATI L altr ricvut Entratl Il modulo ArchiTl provvd alla consrvazion anch dll ricvut di trasmission divrs da dichiarazioni F24. Vngono laborat qull rlativ a Dichiarazion di Intnti, Variazioni Anagrafi ch, Compnsi pr trasmission, Rgistrazion Contratti di Affitto, pagamnti succssivi. L oprator dv solo produrr la ricvuta in PDF, è il sistma ch provvd a intrprtarla ad indirizzarla nll archivio impostato pr qulla tipologia di documnti. p04

7 Archivio Bozz I fil prodotti pr divrsi scopi con i programmi Microsoft Offic o Opn Offi c, sono spsso consrvati in cartll condivis posizionat su srvr dnominat nll manir più stran. Qusto mtodo non garantisc sulla univocità dl documnto, non prmtt di controllar l modifi ch, a volt, nonostant l ampio utilizzo dll cartll sottocartll, risulta diffi cil ritrovar qullo corrtto. Attivando un Archivio Bozz si potranno consrvar i vari fi l prodotti in un sistma sicuro prottto dov è facil consolidar i documnti (pr vitar modifi ch non volut) o addirittura mastrizzar o sportar tutto o part dll archivio pr avrlo smpr con s. L insrimnto di fi l è facilitato dal comando Archivia Plus ch vin aggiunto nlla barra di Microsoft Offi c. In tutti gli altri casi è sufficint trascinar un fi l su un archivio pr avviar il procsso di archiviazion (drag and drop). Protocollo Notifica Fascicolazion La gstion dl protocollo conto trzi dllo studio non è un applicazion formal ch punta a numrar smplicmnt i documnti inviati ricvuti, ma è un mtodo pr ricvr documnti avviar l pratich. La sgrtria ch ricv la sgnalazion provvd ad insrir il documnto nl sistma a notifi carlo al profssionista o all addtto ch dovrà gstirlo. Il ricvnt potrà attivar il fascicolo iniziar la pratica oppur inviar una smplic lttra da collgar al documnto ricvuto concludr così il procdimnto. Gli appunti l not aggiunt durant l notifi ch rimangono collgat al documnto. I procssi dl protocollo La sgrtria provvd al protocollo di documnti ricvuti inviati Gli altri utnti ricvono la notifica il link al documnto protocollato Cartaci INVIATI E RICEVUTI NOTIFICHE E RICEVUTE Fax Il sistma vidnzia qull invas p05

8 ARCHIVIA Plus pr Studi Commrciali Il fascicolo Ditt Con la gstion di moduli trasmssi tramit Entratl, vngono insriti nl Fascicolo Ditt tutt l variazioni di attività. Qusto archivio può ssr alimntato anch con TUTTI qui documnti ch accompagnano la vita dll azinda, dai crtifi cati di iscrizion, statuti, atti costitutivi, contratti, accordi. È un archivio tipicamnt pluri annual, cioè prsuppon una consrvazion ch va oltr l anno fi scal, consnt di ritrovar anch a distanza di tmpo qualsiasi documnto ch abbia infl uito sulla gstion dl clint. Dovranno ssr consrvati com cartaci solo i documnti originali unici. La consrvazion di documnti contabili rgistrati Gli studi ch ffttuano il srvizio di tnuta dlla contabilità si trovano a gstir migliaia di documnti di clinti ai fini iva contabili. La consrvazion di qusti documnti è, toricamnt, a carico dl clint ma capita spsso ch una part vnga fotocopiata consrvata dallo studio (fattur con rati, risconti, ritnut, cspiti, stratti conto banch). La consrvazion lttronica prmtt di consultar i documnti snza fotocopiarli o richidrli al clint, consnt di fornir, com srvizio aggiuntivo, la consrvazion su cd anch di documnti cartaci di ridurr drasticamnt i tmpi di ricrca. Insrimnto dll immagini L insrimnto è agvol vloc grazi al modulo ArchiScan all uso dll tichtt con codici a barr. L tichtta vin applicata sulla prima pagina dl documnto prima o dopo la rgistrazion. Il numro dv coincidr con qullo insrito nlla prima nota. L tichtta riporta anch il codic dlla ditta, il tipo documnto, la sri. La scansion massiva utilizza l tichtta pr sparar l immagini pr idntifi car la rgistrazion di rifrimnto. Scansion massiva di fattur con tichtt Rgistrazion Codifica fascicolo con tichtt Scansion Massiva Riconoscimnto Spool movimnti ArchiSpool Elabora fil strutturati ARCHIVIO FATTURE, DATI CONTABILI + IMMAGINI p06

9 Codifica fattura con tichtta protocollo alla riczion Rgistrazion Protocollo IVA applicato alla riczion Scansion a lotti, tichtta fa da sparator Scansion prima dlla rgistrazion La scansion l tichttatura possono ssr attivat alla riczion dl documnto (anziché dopo la rgistrazion). In qusto caso lo studio può rstituir immdiatamnt i documnti al clint procdr alla rgistrazion visualizzando l immagin digital. L tichtta può riportar il protocollo iva oppur un numro progrssivo di riczion ch dovrà prò ssr riportato nlla rgistrazion contabil (risoluzion agnzia dll ntrat n. 318 dl 7 novmbr 2007). ARCHIVIO TEMPORANEO FATTURE ARCHIVIO FATTURE, DATI CONTABILI + IMMAGINI PDF Spool movimnti ArchiSpool Elabora fil strutturati Sd rmota Sd cntral INTERNET VPN ARCHIVIO TEMPORANEO FATTURE Scansion rmota Immagin digital su dischi locali Nl caso di sdi rmot o uffi ci distaccati si può procdr alla scansion rmota di documnti, durant la nott i procssi di riconoscimnto provvdono anch a trasfrir l immagin vrso la sd cntral. È ncssario prò ch prsso la sd rmota vi sia spazio disco suffi cint pr la consrvazion local di fil ch durant la nott gli laboratori rimangano accsi. Procsso automatico riconosc trasfrisc ARCHIVIO FATTURE, DATI CONTABILI + IMMAGINI PDF Collgamnto tra immagin rgistrazion Con il comando STPRI pr Archivia vngono sportati i movimnti contabili con il procsso di sistmazion ogni immagin vin associata al movimnto contabil di rifrimnto. p07

10 ARCHIVIA Plus pr Studi Commrciali Carattristich Tcnich Programma Clint Srvr pr sistma oprativo Windows ( XP - Vista Srvr Srvr). La vrsion dsktop può utilizzar anch archivi condivisi su srvr TamLinux. Il clint dv comunqu ssr Windows. La vrsion Corporat utilizza Microsoft Sql Srvr richid un srvr Windows 2003 o Moduli dl programma Archivia Plus Modulo Bas - Crazion di Archivi - Gstion Ar - Dizionari - Fascicoli Cartll Lgami - Insrimnto di tutti i tipi di documnti - Gstion Scannr - Importazion Esportazion Fils Archivi - Ricrch rapid complt - ArchiSav - Collgamnto a Microsoft Outlook spdizion - Collgamnto a Microsoft Offi c (Outlook, Word, Excl - archiviazion) - Notifi ca - Procdimnti - Configurazion (ArchiConfi g) - Follow m ArchiSpool Elabora spool di stampa provninti dai sistmi gstionali AutoSpool Elabora fil di stampa PDF accompagnati da spcifi ch XML pr la codifi ca ArchiTl Archiviazion ricvut Entratl ArchiPrint Automazion spool stamp ArchiJoin Du fi ls pr ogni documnto ArchiMastr Mastrizzazion Multi Azindal ArchiProto Protocollo informatico Firma digital consrvazion sostitutiva ArchiScan Scansion massiva, Ocr Omr Bar Cod Corporat Estnsion SQL SERVER DocAnywhr Consultazion archivio tramit wb ArchiStorico Gstion dll Rvisioni ArchiFax Spdizion automatica fax ArchiSnd Spdizion automatica mail Archivia Plus Suit Un solo prodotto ch comprnd: Archivia Plus Bas, ArchiSpool, AutoSpool, ArchiPrint, ArchiJoin, ArchiMastr, ArchiProto. FIRMA DIGITALE, CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA DI LEGGE Moduli Archivia Plus Suit ARCHI SPOOL Elaborazion stamp di softwar gstionali ARCHI PRINT Automazion archiviazion dgli spool di gstion dll stamp ARCHI PROTO Protocollo informatico ARCHI MASTER Chiusura archivi con ArchiRadr pr la consultazion ARCHI JOIN Consnt la gstion di du fil pr ogni documnto indicizzato ARCHIVIA PLUS Modulo bas pr costruir mantnr l archivio informatico ARCHI STORICO Gstion dll rvisioni di procssi ARCHI FAX Spdizion automatica fax ARCHI TEL Archivia l ricvut di trasmission Entratl ARCHI SEND Spdizion automatica -mail anch crtificata Moduli aggiuntivi ARCHISCAN: SCANSIONE MASSIVA, RICONOSCIMENTO BARCODE OMR OCR p08

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12 Crtifid Softwar Partnr Studio Stfano Piri Graphic Dsign_ Stampa Nubrg_ Ottobr 2008_ 3.000

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