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1 DIPARTIMENTO DELL 'AMMINISTRAZIONE Direzione Generale delle Risorse materiali, dei Ai Proweditori Loro Sedi Lettera Circolare e, Ai per Capo conoscenza: del Dipartimk. Amministrazione Penit Sede 1 Al Vice Capo del Dipartimento /7 Amministrazione Sede Penitemiaria, _ _._.IC Al Servizio Approvvigionamento e Distribuzione Armamento e Vestiario Alla Direzione del Magazzino Vestiario Firenze Oggetto: vestiario e equipaggiamento del Corpo di Polizia Penitenziaria. Decentramento funzionale della gestione e delle scorte. Si avverte l'esigenza di adottare un nuovo e più moderno modello di organizzazione della distribuzione del vestiario uniforme per il personale del Corpo che permetta di accelerare i tempi di sornministrazione degli effetti agli aventi titolo, contenendo al minimo indispensabile gli intervalli tra le richieste e le disponibilità. Un primo passo è stato quello dell'adozione di una procedura informatizzata per la gestione delle richieste e delle consegne hrocedura "Gestione Mapazzino Vestiario") che - a regime - consentira di monitorare in tempo reale sia il movimento dei materiali che le somrninistrazioni eseguite. Tale applicativo,'già visionabile all'indirizzo andrà a regime nel primo semestre di quest'anno e sostituirà completamente le procedure cartacee fino ad oggi utilizzate. Si tratta ora di procedere al decentramento a livello regionale di un sufficiente quantitativo di scorte vestiario perché in ciascuno di codesti Provveditorati siano disponibili gli effetti da somministrare al personale per il quale è avanzata la richiesta di fornitura. Tale

2 DIPARTIMENTO DELL 'AMMINISTRAZIONE PENITENZIA RIA scorta, che deve comprendere gli effetti e le dotazioni ordinarie di corrente utilizzo, non potrà essere inferiore a quella necessaria a dotare un'aliquota pari al 50% della forza amministrata di personale di Polizia Penitenziaria in servizio presso gli Istituti penitenziari per adulti e minori, e presso le Scuole di formazione, così da rispondere con speditezza alle ordinarie esigenze di vestizione. L'attuaie modello organizzativo basato sulla effettiva disponibilità di un solo centro di raccolta e distribuzione del vestiario, in Roma, non è più in linea con le moderne esigenze e le necessità correnti, e non è più assolutamente in grado per motivi stmttwali di fronteggiare con efficacia la sempre più pressante richiesta di fornitura di materiale che perviene mensilmente da ciascuna delle sedi interessate; su di esso incidono il consistente incremento delle dotazioni previste dal D.M. n. 30 del 24 gennaio 2002 e un organico del personale del Corpo che negli ultimi vent'anni è quasi raddoppiato. Allora, è intendimento di questa Direzione Generale provvedere a costituire in via sperimentale in ciascuna regione uno o più centri di raccolta e di dishibuzione del materiale, organizzate presso Istituti penitenziari, che siano di supporto alle attività di che si tratta. Presso quegli Istituti si provvederà alla costituzione delle aliquote di scorta indicate che permettano di soddisfare le richieste di materiale per integrazione o fornitura al personale di Polizia Penitenziaria, con le modalità di seguito indicate: 11 materiale di vestiario ed equipaggiamento che costituisce la scorta sarà preso in carico e governato dal contabile dell'istituto, nelle forme previste. E determinata di massima come quella occorrente ad assicurare la vestizione completa di un'aliquota di personale pari al 50% della forza presente in regione. Eventuali variazioni in aumento o diminuzione saranno concertate tra la Direzione Generale delle Risorse materiali, dei Beni e dei Servizi, il Provveditorato Regionale interessato ed il S.A.D.A.V. 11 materiale di scorta sarà custodito - nei limiti delle possibilità - in locali da destinarsi in via esclusiva a questo scopo, e comunque in modo da separarlo da altro materiale simile contestualmente presente in Istituto. Per la classificazione e la catalogazione si adotteranno i modelli in uso al S.A.D.A.V.

3 D) MODALITÀ DI DISTRIBUZIONE E REGISTRAZIONE DEL MATERIALE Ai fini della durata dei capi e delle procedure e i termini di sostituzione si farà riferimento alle prescrizioni contenute nel D.M. n. 30 del 24 gennaio In ogni caso, alle scadenze previste o allorquando occorrerà la fornitura dovrà essere eseguita alllistituto o Scuola richiedente somministrata solo a seguito di espressa autorizzazione del competente Proweditorato Regionale che, previo- accertamento di disponibilità presso il magazzino regionale, ne disporrà la consegna e la successiva cessione contabile. In caso di indisponibilità accertata, il Proweditorato Regionale avanzerà richiesta di integrazione al S.A.D.A.V. per la consegna di quel che occorre. I1 Contabile che ha il governo e la custodia del materiale procederà alle consegne nel rispetto degli adempimenti contabili prescritti. Contestualmente alla somministraione al personale destinatario il Comandante di Reparto, o un suo delegato, prowederà ad annotare gli stremi della fornitura e la data di consegna sulla scheda vestiario nominativa, ed a ritirare il vestiario dismesso per il successivo fuori uso da parte del Contabile competente. A cura di ciascun Comandante di Reparto sarà tenuto costantemente aggiornato un registro su cui si annoteranno: 1) data di consegna al personale nominativamente identificato del vestiario o dell'equipaggiamento; 2) tipo e quantità del materiale consegnato; 3) data di successivo rinnovo alle condizioni prescritte dal D.M. n. 30/2002. E) ADEMPIMENTI PERIODICI - INDISPONIBILITÀ MATERIALE Alla scadenza di ogni trimestre solare ciascuna sede di magazzino regionale inoltrerà al Proweditorato Regionale competente la scheda di riepilogo sulla consistenza delle scorte di materiale in accompagnata da un prospetto Lsuntivo dei movimenti avvenuti nel trimestre di riferimento. I1. prospetto. riporterà l'elencazione dei materiali, identificati a mezzo dei codici della procedura informatica Gestione Magazzino Vestiario; il prospetto e la scheda, redatti in formato elettronico (con l'uso di fogli di calcolo del tipo "Excel") e stampati su carta, saranno trasmessi al Proweditorato Regionale debitarnente sottoscritti dal Contabile del materiale e vistati dal Direttore delllistituto. Ciascun Proweditorato Regionale, sulla base dei dati cosi raccolti, procederà a richiedere al S.A.D.A.V. l'eventuale integrazione delle scorte per il materiale indisponibile ovvero in via di esaurimento. I1 S.A.D.A.V. prowederà al soddisfacimento delle necessità attingendo alle proprie giacenze presso i magazzini di Roma o di Firenze.

4 Allo scadere di ciascun semestre ciascun Proweditorato Regionale trasmetterà al S.A.D.A.V. in formato elettronico su foglio di calcolo tipo "Excel" uno schema riassuntivo delle consegne del materiale effettuate nel periodo appena concluso, distinguendolo per categoria merceologica, taglia e misura. L'analisi dei dati così raccolti costituirà un utilissimo elemento di valutazione per la definizione dei bisogni futuri, e dunque per i conseguenti approvvigionamenti. Data la necessità di annotare i rinnovi dei capi forniti in dotazione, è necessario ripristinare l'uso della scheda vestiario individuale da custodire a cura del Comandante di Reparto, nelle more dell'adozione dei nuovi sistemi di annotazione e di registrazione informatizzati. I1 costante aggiornamento della scheda vestiario è la condizione essenziale per il monitoraggio continuo della regolarità delle forniture di materiale. Per questa ragione ciascuna Direzione disporrà periodici controlli tesi ad accertare, anche sotto il profilo della regolarità amministrativa e contabile, lo stato delle dotazioni individuali, impartendo tempestive disposizioni per la risoluzione delle eventuali irregolarità riscontrate, che saranno segnalate al Proweditorato Regionale per gli adempimenti di rispettiva competenza. La stampa e la distribuzione delle schede vestiario saranno curate direttamente da ciascun Proweditorato Regionale per le esigenze degli Istituti del proprio distretto. I Provveditori Regionali vigileranno sulla regolarità contabile delle operazioni di distribuzione, e impartiranno le disposizioni più opportune a disciplinare convenientemente la gestione del servizio di custodia e di consegna del materiale per l'ambito territoriale di competenza. Monitoreranno la fase di avvio della procedura segnalando a questa Direzione Generale ed al S.A.D.A.V. gli eventuali inconvenienti riscontrati, anche formulando proposte utili a migliorare il servizio per aumentarne l'efficacia e l'efficienza complessiva. L'espletarnento dell'attivita di controllo e di gestione potrà essere affidata anche al personale appartenente al profilo di contabile in servizio presso il Proweditorato Regionale che - per la parte tecnico-operativa - sarà supportato e coadiuvato dal Referente regionale per il vestiario, da nominare all'uopo, suggerendo per l'occasione di individuarlo tra il personale del ruolo direttivo del Corpo di Polizia Penitenziaria.

5 Costoro assicureranno la funzionalità del servizio in ambito distrettuale, ed il costante collegamento tra le Direzioni degli Istituti, il Proweditorato Regionale e il S.A.D.A.V., per ogni altro aspetto connesso all'incarico. Rimangono, invece, attribuite alle esclusive competenze gestionali ed organizzative del S.A.D.A.V. le fomitwe per le somrninistrazioni alle Scuole ed Istituti di istruzione e di formazione ed ai Servizi centrali del Corpo. Si confida nella piena collaborazione di codesti Provveditorati, e si rimane in attesa di conoscere l'indicazione delle sedi penitenziarie di codesti ambiti regionali che si intenderanno proporre per destinarle allo scopo. I1 Diretto & ener e

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