Esempio di utilizzo di trasmissioni telematiche tra PA per velocizzare un processo

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1 Esempio di utilizzo di trasmissioni telematiche tra PA per velocizzare un processo Strumenti, metodologia ed esempio di applicazione

2 La conoscenza degli strumenti: la PEC La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema in cui il mittente riceve delle ricevute (via ) che garantiscono l accettazione di ogni messaggio da parte del server destinatario e l avvenuto recapito (non la lettura). Quindi, possiamo definirla una posta elettronica con ricevute di ritorno. La PEC rende anche certo il mittente. Si utilizza il messaggio di PEC per trasmettere come allegato uno o più documenti informatici. Tali documenti informatici possono, se del caso, essere firmati digitalmente. E fondamentale presidiare gli indirizzi di posta istituzionale e quello di posta certificata per evitare che i documenti arrivati siano dimenticati

3 Come funziona la posta elettronica

4 La conoscenza degli strumenti: il documento informatico I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza.

5 La conoscenza degli strumenti: i documenti firmati digitalmente Sono documenti che hanno lo stesso valore legale di quelli cartacei e cioè la firma digitale ha lo stesso valore della firma olografa (fa fede fino a querela di falso art.2702 CC). Anche le firme digitali possono essere autenticate con un procedimento analogo a quello normale (art CC). Le copie informatiche di documenti originali informatici delle PA hanno piena efficacia (artt CC). Come si legge un file firmato? Come si apre un file.p7m? Se il Comune ha aderito a DOCAREA e ha il software di Infocamere installato (Dike) Altrimenti, per esempio, si può aprire la busta crittografica online: Come operazione finale del processo si estrae e si salva il file contenuto (per noi un.pdf per via delle macro utilizzate nei documenti per es. di word)

6 La conoscenza degli strumenti: protocollare i documenti elettronici Se il software del protocollo è stato messo a norma consentirà la protocollazione di un documento informatico Altrimenti si stampa il documento e si protocolla la carta come si faceva con i fax Al riguardo delle copie cartacee si ricorda che: Le copie su supporto cartaceo di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, sostituiscono ad ogni effetto di legge l originale da cui sono tratte se la loro conformità all originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

7 La conoscenza degli strumenti: la normativa Vedi opuscolo del CNIPA con il testo integrato del Codice per l Amministrazione Digitale

8 Processo: autorizzazione scarico reti fognarie e acque reflue

9 Gli obiettivi da perseguire DDL (Nicolais) approvato in settembre 2006 prevede sanzioni alle PA che non rispettano i tempi dei procedimenti (obiettivo di conformità normativa) Obbligo delle comunicazioni telematiche invece che postali tra le PA (obiettivo di conformità normativa) Risparmio (obiettivo di carattere contingente) Andare incontro alle esigente dei clienti (obiettivo di carattere esterno)

10 I risultati dell indagine sulla soddisfazione (periodo 1/3/ /9/2006 hanno risposto 23 su 116 [116 = 83% di 140] cioè numerosità campionaria del 19,82%) GIUDIZIO GENERALE (116 clienti) Insodd.; 5 Sodd.; 20 Pessimo; 5 Buono; 71 Eccellente; 15 Eccellente Buono Sodd. Insodd. Pessimo

11 UNI 11098:2003 La lettura dei risultati riferiti a domande puntuali deve essere comparata al risultato della domanda over-all In tal modo, a prescindere da chi ha risposto al questionario (arrabbiati, deliziati, altro) si riescono ad individuare i punti di forza e di debolezza Forza: competenza, cortesia Debolezza: tempo, informazioni dopo il provvedimento finale 4 3,9 3,8 3,7 3,6 3,5 3,4 3,3 3,2 3,1 Forza Forza Info dopo Orario Info prima Info durante Snellezza Cortesia Competenza Tempo Il servizio ricevuto Debolezza Debolezza

12 1 Raccogliere dati specifici

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14 Il questionario Flusso di comunicazione interno al processo n. Stato attuale DA (prov, comune, suap, arpa, asl) A (prov, comune, suap, arpa, asl) Descrizione (pareri...) formato attuale (n.fogli, formato, planimetrie, cartografie) possibilità di ridurre o eliminare gli allegati importanza della velocità della comunicazione

15 2 Analizzare i dati e decidere cosa fare

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17 Valutare l intero contesto 1) Tempo di passaggio dell istanza alla Provincia eccessivo (gg. 10 medi): come velocizzare questa attività? 2) Alto tasso di richieste di integrazione (70% delle pratiche) per il 50% dovuto a incompletezza: è possibile aumentare i controlli almeno per quanto riguarda la completezza della documentazione (check-list)? 3) Tempi morti per la firma/protocollazione/spedizione di documenti da parte della Provincia: specialmente i tempi di firma costituiscono un nodo molto delicato (chi firma che cosa) 4) Spesso i pareri del Servizio Tecnico di Bacino/ Consorzio di Bonifica sono fuori tempo: cosa si può fare? 5) SUAP con diversa efficienza : come aiutare quelli che più frequentemente danno problemi? organizzativo

18 3 Attuare la decisione (incontri operativi tecnici specifici)

19 4 Verificare sistematicamente i risultati (attraverso un sistema per il controllo di processo)