Le comunicazioni obbligatorie on line. - Che cosa sono le Comunicazioni obbligatorie (CO) - Assunzioni: che cosa cambia - Lavoro: una rete di servizi

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1 Indice Le comunicazioni obbligatorie on line - Che cosa sono le Comunicazioni obbligatorie (CO) - Assunzioni: che cosa cambia - Lavoro: una rete di servizi - Le comunicazioni obbligatorie in pratica - Come funzionano - A chi sono rivolte - Le istituzioni: un ruolo sempre attivo - Le comunicazioni obbligatorie in Piemonte e in Provincia di Cuneo - Come fare - Come trasmettere i dati - Indirizzi utili - I Centri per l impiego della Provincia di Cuneo - Assistenza e contatti - Siti utili

2 Che cosa sono le Comunicazioni obbligatorie (CO) Semplificare è la nuova parola d ordine che da qualche anno domina il dibattito sulla Pubblica amministrazione. Semplificazione significa infatti: produttività, efficienza e soddisfazione dei cittadini. Le nuove tecnologie, e Internet in particolare, possono dare un impulso formidabile verso questa strada. Ecco allora che, sul fronte del lavoro, il nuovo Sistema per le comunicazioni obbligatorie online si presenta come il primo servizio telematico della rete dei Servizi per il lavoro, in grado di monitorare tutte le informazioni che riguardano la formazione e la vita lavorativa dei cittadini: dalla ricerca di prima occupazione, all ingresso nel mercato del lavoro fino alla pensione. Vediamo da vicino come funziona... Assunzioni: che cosa cambia Tempi nuovi per il mondo del lavoro e dell imprenditoria: dall 11 gennaio 2008 è entrato in vigore il Decreto Interministeriale 30 ottobre 2007 (pienamente operativo da Marzo 2008), che sancisce definitivamente l utilizzo di un sistema telematico, per le comunicazioni obbligatorie (CO) che datori di lavoro pubblici e privati, devono intrattenere con le pubbliche amministrazioni. Le comunicazione obbligatorie, sono tutte quelle procedure tramite le quali le imprese comunicano alle pubbliche amministrazioni dati relativi a: trasformazioni, proroghe e cessazioni dei rapporti di lavoro ecc. Farlo ora è più semplice: il nuovo sistema telematico sostituisce le vecchie modalità di comunicazione che le aziende inoltravano ai Centri per l impiego (Cpi), all Inps, all Inail e al Ministero del Lavoro. Con i nuovi supporti elettronici non sarà più necessario inviare differenti comunicazioni cartacee, ma basterà compilare un unico modello, con un risparmio evidente in termini di: tempo, risorse e pratiche amministrative. L interfaccia amministrativo con cui il singolo datore di lavoro può effettuare le sue comunicazioni dalla sua postazione Internet è accessibile all indirizzo web: La legge Finanziaria 2007 ha esteso gli obblighi della comunicazione anche a: - Rapporti di lavoro a progetto e di associato in partecipazione. - Tirocini di formazione e di orientamento e le altre esperienze lavorative assimilabili. - Trasferimento e distacco del lavoratore. - Modifica della ragione sociale. - Trasferimento o fusione di azienda o ramo di essa. Gli obblighi della comunicazione sono estesi anche ai datori di lavoro agricoli, agli enti pubblici e alle Pubbliche amministrazioni. Il termine della comunicazione è stato anticipato al giorno precedente l instaurazione del rapporto di lavoro. Le agenzie di somministrazione devono comunicare entro il 20 giorno del mese successivo. Se fino al 1 Marzo 2008 era ancora possibile scegliere tra il nuovo invio telematico e il vecchio sistema dell invio cartaceo, ora il nuovo sistema telematico è diventato obbligatorio, sostituendo così ogni forma di comunicazione cartacea. Con il nuovo CO è più semplice, infatti, monitorare tutte le informazioni riguardo alla formazione e alla vita lavorativa dei cittadini: dalla ricerca di prima occupazione, all ingresso nel mercato del lavoro, fino alla pensione. 2 3

3 ECCO LE NOVITÀ DEL NUOVO SISTEMA TELEMATICO (CO) PER LE COMUNICAZIONI: Comunicazione unica da inoltrare per via telematica ai servizi competenti, secondo le modalità stabilite da ciascuna Regione e Provincia autonoma. Estensione dell obbligo a tutti i datori di lavoro per tutte le tipologie di rapporto di lavoro subordinato, nonché per alcune categorie di lavoro autonomo, per il lavoro associato e per le altre esperienze lavorative. Anticipazione del termine: la comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro diventa antecedente attraverso l estensione a tutti i settori dell obbligo già in vigore per l edilizia. Ampliamento dell obbligo di comunicazione a tutte le circostanze che possono modificare il rapporto di lavoro in corso di svolgimento, anche per eventi modificativi degli assetti societari dell azienda. Lavoro: una rete di servizi Una Rete dei Servizi per il lavoro, vale a dire un infrastruttura tecnologica, informativa, e organizzativa necessaria per lo sviluppo, il governo, la gestione, e l analisi del mercato del lavoro in Italia, questo l obiettivo principale in cui si inserisce il nuovo CO. Un sistema distribuito, non gerarchico, integrato e unitario, in cui cooperano i sistemi informativi dei differenti attori coinvolti. Strumento importante per un monitoraggio costante del mercato, delle competenze, dell offerta e della domanda di lavoro, della mobilità interna ed esterna al Paese, nonché mezzo che sveltisce e semplifica l erogazione di servizi online verso cittadini e imprese; la rete assicura anche un integrazione tra servizi di diverse amministrazioni, garantendo sicurezza, aggiornamento e unicità dei dati. Permette inoltre l accesso telematico alle informazioni a tutti gli operatori e utilizzatori, ciascuno secondo il proprio ruolo e necessità. La rete si fonda su alcuni strumenti già realizzati e su altri che verranno messi a punto gradualmente. Fra quelli già disponibili ci sono: - Il sistema degli standard definito dal Ministero del Lavoro, in stretto raccordo e condivisione con le Regioni, che permette ai sistemi esistenti (Comunicazioni obbligatorie, Borsa Lavoro, Sil regionali e provinciali ecc.) di dialogare in maniera sistemica una base dati informativa omogenea, sia per le attività di servizio che di monitoraggio. - Il canale di interscambio dati, basato sul sistema di Cooperazione Applicativa e Interoperabilità realizzato dal Ministero del Lavoro, che garantisce la connessione di tutti i sistemi locali, e sul quale è basato in particolare il sistema delle Comunicazioni obbligatorie che costituisce la dorsale portante della rete dei servizi per il lavoro. - L indice nazionale dei lavoratori, che rappresenta la base certa per realizzare l anagrafe del lavoro, al quale verrà aggiunto l indice nazionale dei datori di lavoro. In via di messa a punto sono invece: - La Borsa continua nazionale del lavoro (incontro domanda/offerta di lavoro): mette in connessione diversi soggetti, sia pubblici che privati, appartenenti al mercato del lavoro. È in via di realizzazione la piena cooperazione applicativa con Province e Regioni. Accessibile all indirizzo web: - Il Sil locale, piattaforma dei servizi di politica attiva (Plus) e sistema permanente di formazione (Spf): sono strumenti in sperimentazione, non ancora a regime presso i soggetti pubblici appartenenti al Mercato del Lavoro; in prospettiva rientreranno nell offerta della Rete. Le comunicazioni obbligatorie in pratica Come funzionano Con il nuovo sistema telematico per le comunicazione obbligatorie, tutti i datori di lavoro possono comunicare facilmente: - le comunicazioni di assunzione, proroga, trasformazione e cessazione di rapporti di lavoro secondo i modelli unificati previsti dal Ministero del Lavoro (UnificatoLAV e UnificatoSOMM); - le comunicazioni di assunzione con caratteristiche di urgenza (Modello UnificatoURG); - le trasformazioni/ trasferimenti aziendali (UnificatoVARDATORI). Gli utenti accedono alla piattaforma di autenticazione del sistema attraverso il sito del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale, e i siti regionali che rilasceranno le credenziali di accesso utili all utilizzo del sistema. I servizi disponibili sono differenti a seconda del tipo di accesso che si effettua; le categorie di accesso sono sostanzialmente due: - Soggetti istituzionali: Ministero del Lavoro, Regioni, Province Autonome e Centri per l Impiego (Cpi): possono visualizzare le comunicazioni obbligatorie inviate dai soggetti obbligati. L accesso alle informazioni è opportunamente filtrato sulla base delle competenze del soggetto che ha effettuato l accesso (livello circoscrizionale per i Cpi/provinciale/regionale o nazionale). Gli stessi soggetti avranno accesso alla gestione delle utenze. Possono ad esempio creare/modificare i dati di accesso, disabilitare un utente ecc... - Soggetti obbligati: possono accedere alle funzionalità specifiche per l inoltro delle comunicazioni obbligatorie. Gli utenti possono comunicare col sistema attraverso due modalità: 1. Compilazione di apposite maschere web aderenti ai modelli. 2. Upload (cioè caricamento e invio) di file contenenti più comunicazioni. Il sistema permette sempre agli utenti la possibilità di comunicare la rettifica o l annullamento di una comunicazione inoltrata. Al termine dell inoltro il servizio informatico rilascia una ricevuta elettronica in cui sono indicati il codice di comunicazione e la data di comunicazione, certificata dal sistema stesso. Le comunicazioni obbligatorie vengono inoltrate all XML Repository e alla porta di dominio nazionale, per il successivo smistamento ai sistemi informativi di tutti i soggetti competenti. Le comunicazioni inoltrate al sistema sono raccolte e archiviate, e possono essere consultate dai vari soggetti abilitati (Cpi, Province, Regioni e Ministero) 4 5

4 a seconda della propria competenza e visibilità sui dati. La banca dati è utilizzata inoltre dal Ministero per avere da un lato delle statistiche in tempo reale sull andamento delle comunicazioni e dall altro, un efficiente storicizzazione dei dati. A chi sono rivolte I soggetti obbligati a presentare la domanda di comunicazione obbligatoria sono: - Datori di lavoro privati La categoria comprende qualsiasi persona, fisica e giuridica, titolare del rapporto di lavoro che abbia una unità locale sul territorio italiano(senza alcuna eccezione di natura giuridica, di settore economico, di dimensione o di sede). - Pubbliche amministrazioni Le amministrazioni dello Stato, compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende e amministrazioni dello stato a ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, l Aran e le agenzie finanziarie. - Enti pubblici economici Tutti gli enti pubblici che operano nel campo della produzione di beni e servizi, per i quali si applicano le norme dell impresa privata. - Agenzie di somministrazione Oltre ai soggetti obbligati, possono accedere al sistema diverse categorie di intermediari (avvocati, procuratori legali, consulenti del lavoro ecc...). Le istituzioni: un ruolo sempre attivo I soggetti istituzionali interessati alla comunicazione sono: - Centri per l impiego; - Servizi regionali per il lavoro; - Singole Direzioni Provinciali del Lavoro e il Ministero del Lavoro nel suo complesso; - Enti previdenziali e Uffici territoriali di Governo (Utg). A ciascuno di essi è affidato un ruolo fondamentale per il corretto funzionamento del sistema. E importante che questi ruoli siano conosciuti anche dai soggetti abilitati, che con una sola comunicazione adempiono a tutti gli obblighi antecedentemente previsti nei casi di instaurazione, trasformazione, proroga e cessazione del rapporto di lavoro; vediamo nel dettaglio quali sono: - I Centri per l impiego ricevono le comunicazioni esclusivamente mediante il nodo di coordinamento del sistema informatico della propria Regione o Provincia autonoma. - I servizi informatici delle Regioni provvedono a inviare tutte le comunicazioni al nodo di coordinamento nazionale, ubicato presso il Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale. - Il Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale mette a disposizione le informazioni relative ai rapporti di lavoro comunicati su tutto il territorio nazionale alle Direzioni Provinciali del Lavoro attraverso i propri LAVORO DOMESTICO: REGOLARIZZALO DIRETTAMENTE O ONLINE: servizi di rete interna, nonché agli ispettorati del lavoro ubicati presso le Regioni e Province autonome che hanno regionalizzato tali funzioni attraverso il sistema di cooperazione applicativa. Sempre con il sistema di cooperazione applicativa, queste informazioni vengono rese disponibili sia agli enti previdenziali, ai quali vengono versati i contributi a favore del lavoratore, sia all Inail e agli Uffici territoriali di Governo per le relative competenze. Devi regolarizzare colf e badanti? Puoi farlo online, ma anche direttamente. Basta recarsi al Centro per l impiego dove è ubicata la sede di lavoro e provvedere con i seguenti mezzi: - Consegna a mano, avendo cura di farsi rilasciare dall Ufficio un protocollo contenente data di consegna e ufficio che lo rilascia. - Via fax, in questo caso bisogna conservare la ricevuta con l indicazione della data di invio. - Raccomandata A/R. Queste modalità saranno sempre valide, anche dopo il 1 marzo Per i datori di lavoro domestico, infatti, non c è obbligo di comunicazione telematica e dunque non vale il periodo transitorio previsto per le altre tipologie di datori di lavoro. Le comunicazioni obbligatorie in Piemonte e in provincia di Cuneo Come fare Per usufruire dei servizi informatici, i soggetti obbligati (datori di lavoro privati, Pubbliche amministrazioni, enti pubblici economici, agenzie di somministrazione) e abilitati (avvocati, procuratori legali, consulenti del lavoro ecc...) devono registrarsi per il riconoscimento, con le modalità indicate da ciascuna Regione e Provincia autonoma ove è ubicata la sede di lavoro. Per tutte le province del Piemonte è possibile abilitarsi accedendo all indirizzo web: Per i soggetti obbligati che hanno sede in Provincia di Cuneo è possibile collegarsi direttamente al sito provinciale per ottenere l accreditamento: sezione web Servizi alla persona, tema Politiche del lavoro. Come fare per ottenere invece l abilitazione al servizio telematico delle comunicazioni obbligatorie? Semplice, è necessario: - Mandare via ai Centri per l impiego, i dati anagrafici dell azienda o dello studio di intermediazione (denominazione, partita Iva, sede legale), il nominativo del legale rappresentante e la richiesta di abilitazione debitamente compilata. - In caso di delega all utilizzo del servizio, è necessario compilare e inviare a mezzo posta o a mezzo fax ai Centri per l impiego l apposito modulo delle deleghe. - Essere in possesso di Smart Card: il dispositivo di certificazione digitale, personale e nominativo, acquistabile presso i certificatori accreditati dal Centro nazionale per informatica nella Pubblica amministrazione (Cnipa). 6 7

5 Per le procedure di abilitazione al servizio è anche possibile recarsi presso il Centro per l impiego di competenza. Per accedere al software Comunicazione online, si deve possedere il kit di firma digitale (contenente i certificati di autenticazione e sottoscrizione) in distribuzione presso gli Uffici di registrazione degli enti certificatori riconosciuti dallo Cnipa. Per maggiori informazioni è sufficiente andare sul sito web web sezione Attività. L applicazione gestisce 4 profili abilitativi che corrispondono a 5 differenti condizioni e modalità di lavoro, in particolare: 1. Azienda: soggetto con potere di firma che opera direttamente o attraverso un intermediario. 2. Intermediario: soggetto con potere di firma che opera in nome e per conto del soggetto originariamente obbligato direttamente o attraverso personale proprio delegato. 3. Delegato: soggetto senza potere di firma che opera in nome e per conto di un azienda o di un intermediario. 4. Operatore Cpi: abilita gli intermediari ad agire sul sistema, svolgendo tutte le funzioni operative, proprie degli impiegati dei Centri provinciali. Lo stesso profilo viene utilizzato anche per gli enti pubblici. 5. Amministratore: attiva la supervisione del sistema, gestisce le abilitazioni degli utenti delegati e degli operatori dei Centri per l impiego. I legali rappresentanti di azienda e tutte le persone iscritte a diverso titolo nel registro imprese non devono richiedere l abilitazione in quanto abilitati in automatico. Il servizio Comunicazione online utilizza una banca dati aggiornata quotidianamente dal Registro imprese della Camera di commercio. Come trasmettere i dati Esistono due modalità di utilizzo del servizio di trasmissione telematica delle comunicazioni obbligatorie: Modalità web Attraverso il sistema Comunicazioni online è possibile compilare direttamente online un form predefinito e firmare digitalmente le comunicazioni da trasmettere. Questa modalità web consente di inserire le comunicazioni singolarmente e richiede di essere costantemente collegati all indirizzo dell applicazione: Questa modalità è consigliata per un utenza che non deve gestire la trasmissione di un forte flusso di comunicazioni. Modalità massiva Attraverso questa modalità è possibile inviare in un unico file più comunicazioni. È consigliata a un utenza che pratica un importante flusso di comunicazioni (per esempio consulenti del lavoro, agenzie interinali, associazioni di categoria). La procedura di caricamento massivo delle comunicazioni permette di utilizzare il proprio sistema di gestionale da cui si potranno estrarre le comunicazioni e generare un file di testo secondo il tracciato Sare con estensione.txt. Il file Sare estratto dal sistema gestionale dovrà essere firmato digitalmente e inoltrato direttamente tramite il sito: Il tracciato Sare è stato scelto e concordato sulla base della sua diffusione presso altre Province italiane. È possibile scaricarlo (887 Kb) dal sito sezione web Servizi alla persona, tema Politiche del lavoro. Indirizzi utili I Centri per l impiego della Provincia di Cuneo Per avere informazioni più dettagliate in merito al sistema telematico delle comunicazioni obbligatorie, per chiedere chiarimenti su quanto contenuto in queste pagine e, infine, per essere sempre aggiornati su novità e informazioni di servizio, è utile contattare i Centri per l impiego della Provincia di Cuneo. I Centri per l impiego della Provincia di Cuneo: Centro per l Impiego di Alba via Acqui 15 tel fax HYPERLINK Centro per l Impiego di Cuneo corso Brunet 13 tel fax HYPERLINK Centro per l Impiego di Fossano via Matteotti 1 tel fax HYPERLINK Centro per l Impiego di Mondovì corso Statuto 13 tel fax HYPERLINK Centro per l Impiego di Saluzzo Regione Ruata Re 10 tel fax HYPERLINK 8 9

6 Assistenza e contatti Per avere un assistenza mirata su questioni tecniche e supporto durante le operazione di abilitazione e trasmissione dei dati, è possibile contattare: Call Center - Assistenza Informativa Tel dal lunedì al venerdì - orario: Assistenza Infocamere per smartcard Tel sito web: Assistenza Poste Italiane per smartcard Tel sito web: Siti utili Infine, è possibile utilizzare tutte le informazioni presenti nei seguenti siti web: Ministero del lavoro - CO Per l invio delle comunicazioni telematiche e per fornire ai datori di lavoro tutte le istruzioni necessarie all utilizzo della nuova procedura, il Ministero del Lavoro ha creato una sezione apposita all interno del proprio sito web. La nuova sezione contiene il collegamento con i servizi regionali per l accreditamento e l invio delle comunicazioni, i modelli unificati, un glossario tecnico, la normativa specifica sull argomento, nonché una raccolta di risposte alle domande più frequenti (Faq). Regione Piemonte - Gestione online comunicazioni obbligatorie Gestione online delle comunicazioni aziendali obbligatorie è un applicativo sviluppato dalla Regione Piemonte, che nasce dalla necessità di semplificare le comunicazioni che le aziende sono tenute a inoltrare ai Centri per l impiego, relativamente all assunzione, alla modifica e alla cessazione del rapporto di lavoro. Il servizio consente agli utenti abilitati di inviare le comunicazioni obbligatorie di instaurazione, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro. Provincia di Cuneo - comunicazioni e prospetti online È la pagina del sito della Provincia di Cuneo che contiene le istruzioni per adempiere alle nuove regole sulle comunicazioni obbligatorie online previste dalla Finanziaria La pagina contiene istruzioni e informazioni sul funzionamento della procedura e su come ottenere assistenza

7 Provincia di Cuneo via XX Settembre Cuneo tel Coordinamento editoriale Antonio Monaco Redazione Andrea Costanzo e Katia Bonchi Grafica e stampa PomilioBlumm Redazione e impaginazione PomilioBlumm 2008 by Provincia di Cuneo Prima edizione: aprile 2008 Tutti i diritti riservati La presente pubblicazione è tutelata in ogni sua parte dalle vigenti leggi sul copyright e la proprietà intellettuale. È vietata la memorizzazione e la riproduzione, anche parziale, del testo, con qualsiasi mezzo effettuate. È vietato copiare, modificare, creare opere o lavori derivati da (o basati su) i contenuti esposti, senza l autorizzazione esplicita degli Autori e della Provincia di Cuneo. La menzione, all interno della pubblicazione, di società o di prodotti non implica necessariamente che essi siano appoggiati o preferiti ad altri, di simile o analoga natura, non citati nel volume. 12

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