Code of Conduct Xxxxxxxx. Code of Conduct Vodafone. Working in The Vodafone Way

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1 Code of Conduct Xxxxxxxx Code of Conduct Vodafone 1 Working in The Vodafone Way

2 Code of Conduct Xxxxxxxx "La fiducia è la base del nostro business". 2

3 Code of Conduct Xxxxxxxx Messaggio del nostro Amministratore Delegato 2 Perché abbiamo adottato un Code of Conduct 4 I nostri Business Principles 6 Segnala 8 Condotta individuale Sicurezza dei dipendenti, del patrimonio e delle informazioni dell'azienda 10 Evitare i conflitti di interesse 12 Regali e ospitalità 14 Trasferte e spese 15 Gestione delle informazioni e dei documenti aziendali 15 Rispetto della legge Insider dealing 16 Diritto della concorrenza 17 Corruzione e pagamenti indebiti 18 Salute e sicurezza 20 Financial integrity Financial integrity 21 Assumere impegni contrattuali e di spesa 22 Considerazioni sociali e ambientali 22 Protezione del nostro marchio e degli altri asset 23 Public policy 25 Comunicazioni Parlare per conto di Vodafone 26 Riservatezza 26 Uso dei social media 27 Clienti I nostri impegni per la privacy 28 Dipendenti Diversity and inclusion 31 Prevenzione di molestie e soprusi 32 Droghe e alcol 33 Comunità e società 34 Ambiente 36 Definizioni chiave 37 1

4 Code of Conduct Xxxxxxxx Essere un'azienda ammirata globalmente non riguarda esclusivamente le nostre performance e i successi conseguiti, ma anche il modo responsabile, etico e rispettoso della legge con cui agiamo. In qualità di una delle più grandi aziende internazionali al mondo, dobbiamo guadagnarci la fiducia dei nostri Clienti, dei colleghi e delle comunità in cui lavoriamo. Il nostro Code of Conduct definisce i principi di business e come ogni singola persona in Vodafone deve applicarli, ovvero Working in The Vodafone Way. Sono orgoglioso di lavorare per un'azienda che mantiene i più elevati standard di integrità e si impegna al massimo per tutelare i propri dipendenti, i propri beni e la propria reputazione. Vi prego di leggere attentamente il nostro Code of Conduct e di comprenderlo a fondo, di segnalare ogni problema e di lavorare sempre in linea con la Vodafone Way. Vittorio Colao CEO Vodafone Group. 2

5 Code of Conduct Xxxxxxxx "Per essere un'azienda ammirata, non bastano le performance e i successi raggiunti: è fondamentale agire in modo responsabile, etico e legale". 3

6 Perché abbiamo un Code of Conduct La fiducia è la base del nostro business. Working in The Vodafone Way significa agire con integrità per assicurarci la fiducia di Clienti, colleghi, partner aziendali e delle comunità in cui lavoriamo. Il nostro Code of Conduct definisce i principi che stanno alla base dell'attività di Vodafone e come ogni dipendente li deve applicare. Inquadra anche le nostre responsabilità nei confronti del personale, del partner e degli azionisti dell'azienda. Il Code of Conduct aiuta tutti noi a prendere decisioni informate e include i riferimenti per ottenere ulteriori informazioni. La Vodafone Way "La Vodafone Way" definisce i nostri valori chiave che ci permettono di essere un'azienda ammirata agli occhi dei Clienti, degli azionisti, del personale e delle comunità in cui operiamo. I nostri Business Principles I Business Principles sono le fondamenta del nostro business e l'essenza del nostro Code of Conduct. Cosa pensano i Clienti Ammirazione Come ci vedono i Clienti Ossessione per i clienti Fame di innovazione Ambiziosità e competitività Un azienda, radici locali Perché lavoriamo con Velocità Semplicità Fiducia 4

7 Cos'è il Code of Conduct? Il Code of Conduct è il documento che contiene la nostra politica aziendale ove sono definiti i requisiti che ciascun individuo che lavora per e con Vodafone deve osservare, indipendentemente dal luogo in cui operi. Naturalmente è possibile applicare anche ulteriori politiche, specifiche per il proprio ruolo o mercato locale. A chi si rivolge il Code of Conduct? Il nostro Code of Conduct è destinato a tutti coloro che lavorano per e con Vodafone: dipendenti, appaltatori, affiliati, joint-venture e fornitori. I nostri fornitori e partner devono applicare gli stessi standard e sono tenuti a rispettare il nostro Codice Etico degli Acquisti che è disponibile sul sito vodafone.com e nella pagina Intranet del Code of Conduct. Cosa succede se non si osserva il codice? La non osservanza del Code of Conduct comporta conseguenze gravi. L azienda potrà intraprendere azioni disciplinari con riferimento alla infrazione commessa, arrivando nei casi più gravi al licenziamento. Ci aspettiamo che tu: Agisca in modo etico e sia orgoglioso delle tue azioni e decisioni Rispetti i principi e le regole del codice aziendale come pure qualsiasi altro obbligo legale e normativo Comprenda il significato della "Vodafone Way" e applichi i Business Principles mentre lavori Segnali le prassi lavorative che giudichi non etiche, non sicure o non conformi al Code of Conduct In caso di dubbi su cosa fare, chiediti: è legale? Mi sembra giusto? Mi sto comportando in modo corretto e onesto? La mia azione resterà valida nel corso del tempo? Come mi sentirò dopo? Starebbe bene vedere questa cosa sulla prima pagina del giornale? Come lo giustificherei alla mia famiglia? Se hai risposto "No" o "Non so" a una o più di queste domande, dovresti richiedere supporto, parlare con il tuo responsabile diretto o con un collega di cui ti fidi per ottenere i consigli e le indicazioni che ti servono. Oppure, puoi rivolgerti al team di compliance locale. Osservanza della legge Vodafone opera in più di 25 paesi in tutto il mondo. Il nostro Code of Conduct non è in grado di coprire tutte le leggi e i regolamenti in vigore nei vari paesi. Per questo, è importante che i nostri dipendenti siano a conoscenza delle leggi e delle norme in vigore nel paese in cui operano. Qualora vi sia una divergenza fra un requisito normativo locale e il nostro Codice, occorre applicare lo standard più vincolante. In caso di dubbi, rivolgiti al tuo responsabile diretto, all'ufficio legale, alle risorse umane o al team di compliance locale. Se sei un responsabile diretto, hai il dovere di garantire che il nostro Code of Conduct sia compreso e applicato dal tuo team. In particolare, ci aspettiamo che tu: Sia di esempio nel lavorare "In The Vodafone Way" Faccia in modo che il tuo team conosca e capisca a fondo il nostro Codice Consideri i membri del tuo team responsabili per l'osservanza del nostro Codice 5

8 I nostri Business Principles Condotta individuale Agiremo con onestà, integrità e correttezza nella nostra attività professionale, sia all'interno che esternamente. Non tollereremo alcuna forma di corruzione, incluse indebite offerte di denaro o regali fatti o ricevuti da dipendenti. Eviteremo di stipulare contratti che potrebbero portare a, o essere interpretati come, un conflitto di interessi fra le attività personali e professionali. Non forniremo mai, né accetteremo, ospitalità o regali che potrebbero implicare un obbligo da parte nostra. Perseguiremo relazioni d'affari mutualmente vantaggiose, e conformi ai nostri Business Principles, con i partner e i fornitori aziendali. Rispetto della legge Osserveremo ogni norma locale e legge internazionale come pure gli standard e i principi debitamente applicabili. Salute e sicurezza Tuteleremo la salute, la sicurezza e il benessere dei nostri Clienti, dipendenti, partner commerciali e comunità in cui operiamo, e divulgheremo ogni informazione a noi nota che dimostri chiaramente che uno dei nostri prodotti o servizi ha violato degli standards o linee guida di safety riconosciuti a livello internazionale. Financial integrity Forniremo ai nostri azionisti il miglior ritorno possibile a lungo termine. Baseremo le nostre decisioni in materia di investimenti, acquisizioni e relazioni commerciali su criteri economici, ma anche prendendo in considerazione fattori sociali e ambientali. Public policy Esprimeremo le nostre opinioni sulle proposte di governo e sugli altri problemi che potrebbero interessare Vodafone e i suoi stakeholders. Non faremo regali o donazioni a partiti politici, né interverremo nelle questioni politiche. Comunicazioni Comunicheremo in modo chiaro e trasparente con tutti i nostri stakeholders, ma sempre nei limiti della riservatezza commerciale. Proteggeremo le informazioni riservate dalla divulgazione non autorizzata e qualsiasi comunicazione autorizzata di dette informazioni confidenziali si limiterà a chi ne deve fare uso per il proprio lavoro. 6

9 Clienti Apprezzeremo la fiducia che i Clienti ripongono in noi e proteggeremo ogni informazione che ci viene fornita. Dipendenti Baseremo le relazioni con e tra i dipendenti sul rispetto degli individui e dei loro diritti umani e non tollereremo lo sfruttamento di manodopera minorile. Non tollereremo alcuna forma di discriminazione, molestia o sopruso. Perseguiremo il principio delle pari opportunità e dell integrazione di tutti i dipendenti attraverso le nostre politiche e prassi per l impiego. Comunità e società Comunicheremo con le comunità locali per comprendere e rispondere a qualsiasi loro preoccupazione, ad esempio in materia di Network deployment. Forniremo sempre ai nostri azionisti l'accesso a informazioni corrette, rilevanti e aggiornate e consolideremo la loro fiducia grazia alla nostra integrità, trasparenza, onestà e obiettività. Investiremo nella società al fine di utilizzare efficacemente le nostre risorse, incluso il sostegno agli enti benefici. "Agiremo con onestà, integrità e correttezza nei nostri affari, sia all'interno che esternamente." Ambiente Ci impegneremo nella protezione dell'ambiente. Minimizzeremo l'utilizzo delle risorse limitate (quali energia, acqua e materie prime) e il rilascio di emissioni nocive nell'ambiente (inclusi rifiuti, emissioni gassose e scarichi nell'acqua). Cercheremo di migliorare le performance ambientali dei prodotti e dei servizi forniti e sosterremo quelli che offrono vantaggi ambientali e sociali ai nostri Clienti. 7

10 Segnala-Speak Up Se noti un comportamento sul lavoro che ti sembra violare il nostro Code of Conduct o che ti sembra illegale o immorale, è tuo dovere segnalarlo. Sei tenuto a segnalare ogni comportamento che giudichi illegale o criminale, come corruzione, frode, allineamento dei prezzi o violazione della privacy dei dati. Devi anche segnalare qualsiasi abuso dei sistemi informatici, processi e politiche aziendali. Potrebbe trattarsi di molestie o soprusi, potenziali conflitti di interesse, pericoli per la salute e la sicurezza dei dipendenti o del pubblico, eventuali abusi dei diritti dell'uomo o gravi problemi ambientali. Vodafone non sostiene politiche di ritorsione in seguito alla segnalazione di un problema serio. Questo significa che se segnali un problema, Vodafone non prenderà alcuna azione contro di te, anche se non viene dimostrata una violazione alla compliance. Andre Ballista Domande e risposte D: Sono un fornitore che lavora sotto contratto con Vodafone e devo segnalare un problema. Posso utilizzare la linea di segnalazione Expolink? R: Sì. La linea Expolink è stata creata per i dipendenti, gli appaltatori, i fornitori, i partner commerciali, i partner di jointventure e gli agenti di Vodafone. I contatti sono gli stessi di quelli definiti per i dipendenti in questa sezione. D: Ho riferito un problema e ora temo che i miei colleghi lo vengano a sapere. La mia segnalazione rimarrà confidenziale? R: La protezione dell identità delle persone in buona fede è nostra priorità. Vodafone non tollera ritorsioni contro un dipendente che riferisce un problema reale. Manterremo la privacy su quello che ci segnali durante tutto il processo di indagine, fatti salvi i nostri obblighi legali. Tutte le linee di segnalazione consentono di riferire un problema in modo del tutto riservato. Expolink consente inoltre di fare segnalazioni mantenendo l'anonimato. 8

11 Segnala Esistono tre modi per far sentire la tua voce: 1 Parlane con il tuo responsabile: Sappiamo che non sempre è facile segnalare un problema. Per questo abbiamo elaborato una politica aperta sulle comunicazioni che incoraggia i nostri dipendenti a riferire problemi reali o potenziali al proprio responsabile diretto. 2 Contattare il team delle risorse umane locale: Nei casi in cui non è appropriato discutere del problema con il tuo responsabile diretto, potrai rivolgerti alle risorse umane locali. 3 Segnalare confidenzialmente su Expolink: Potresti preferire esporre il problema a qualcuno che è completamente estraneo al contesto. In alcuni casi, la segnalazione di un problema all interno potrebbe non essere appropriata o non sembra il giusto approccio. Tutti i dipendenti e i fornitori hanno perciò accesso a un meccanismo di segnalazione esterno. Cosa succede dopo? Ecco cosa succede dopo una segnalazione: Quando segnali un problema o un dubbio, viene deciso chi si occuperà della segnalazione: le risorse umane, la sicurezza aziendale, l'ufficio legale o team di Gruppo equivalenti. Dopodiché contatteremo la persona che ha segnalato il problema (anche anonimamente tramite Expolink fornendoti un PIN di accesso), per verificare di essere in possesso di tutte le informazioni necessarie e per definire i prossimi passi. Se decidessimo di procedere con un'indagine, questa sarà condotta da un esperto qualificato, e la persona che ha segnalato il problema sarà tenuta informata durante tutto il processo. Manterremo una documentazione trasparente e accurata su tutte le informazioni e le azioni intraprese. Telefono: Numero Verde Gratuito per l Italia: Fai clic su Speak Up nella Intranet per vedere gli altri numeri verdi locali. Online: Fai clic su Segnala nella Intranet per creare una segnalazione online. D: Ho dei dubbi sulle azioni di un collega. Come faccio a riferirli? D: Cosa succede se riferisco qualcosa che non ritengo corretto ma che alla fine non risulta essere una violazione di conformità? R: La cosa più importante è riferire i tuoi dubbi. Non importa in che modo. Se ti senti a tuo agio, parlarne con il tuo responsabile diretto. Il suo ruolo è proprio di darti supporto e sicuramente saprà consigliarti sulla linea di condotta più indicata. R: A patto che la segnalazione sia stata mossa da una genuina preoccupazione, non intraprenderemo alcuna azione. 9

12 Condotta individuale Sicurezza delle persone, del patrimonio e delle informazioni aziendali Vodafone gestisce ingenti quantità di informazioni ogni giorno. I sistemi e le reti che contengono i dati dei Clienti e dei dipendenti devono essere sicuri. Le informazioni utilizzate (siano queste scritte, orali, digitali o fisiche) devono essere protette, per garantire: Riservatezza: le nostre informazioni non sono divulgate a persone non autorizzate. Integrità: le nostre informazioni sono accurate, complete e autentiche. Disponibilità: le nostre informazioni saranno accessibili ogni volta che saranno richieste secondo le necessarie modalità. "Non dovresti mai mandare informazioni ad un account personale o allegarle ad un personal computer o altro terminale". D: Un mio collega svolgerà la mia attività mentre sono in ferie e dovrà accedere ai sistemi che utilizzo. È una scocciatura provvedere a login e password nuovi, non posso passargli semplicemente le mie credenziali? R: No. Non devi mai comunicare i tuoi dati di accesso a terzi. Abbiamo il dovere di mantenere un preciso tracciamento di chi accede ai nostri sistemi. Tutti coloro che accedono ai nostri sistemi devono essere autorizzati. D: Sto lavorando da casa e ho alcuni problemi ad accedere alla rete Vodafone. Posso chiedere a un mio collega di inviarmi le informazioni che mi servono nella mia posta elettronica personale? R: No. Le informazioni inviate a una posta elettronica personale non sono protette come sulla rete Vodafone. Non dovresti mai mandare informazioni ad un account personale o allegarle ad un personal computer o altro terminale. 10

13 Condotta individuale Seguire queste semplici linee guida per salvaguardare e proteggere le informazioni a noi fornite: 1 Valutare le informazioni e classificarle C4 Vodafone Secret: informazioni critiche che potrebbero influenzare le quotazioni delle nostre azioni C3 Vodafone Confidential: informazioni sensibili, con condivisione limitata ai casi di effettiva necessità, comunque soggetti ad autorizzazione C2 Vodafone Restricted: informazioni quotidiane che condividiamo con colleghi e terze parti autorizzate C1 Vodafone Public: informazioni che condividiamo con il pubblico, sebbene queste richiedano ancora l'approvazione del team comunicazioni esterne 2 Ordinare la scrivania e bloccare lo schermo Quando lasci il computer incustodito, blocca lo schermo e verifica che le informazioni classificate siano al sicuro se ti allontani. Alla fine della giornata, spegni il computer e chiudi il portatile al sicuro. Ordina la scrivania prima di uscire dal lavoro. Conserva le informazioni classificate correttamente e smaltiscile in sicurezza se non più richieste. 4 Prima di fare clic, rifletti Presta attenzione quando apri allegati da indirizzi sconosciuti. Usa solo software autorizzato. Non selezionare collegamenti che portano a siti Web non sicuri. Non utilizzare i nostri sistemi per azioni oscene, indecenti, offensive, diffamatorie, illegali o altresì inappropriate per un posto di lavoro. 5 Proteggi sempre i dati Mostra sempre il tuo badge identificativo se ti trovi nei locali Vodafone. Prenditi sempre cura del tuo portatile e di altre apparecchiature di lavoro quando non sei in ufficio. Evita di lasciare i documenti originali nelle stampanti o nelle fotocopiatrici. Usa la funzionalità "secure printing" Per ulteriori informazioni, visita il Portale Global di Corporate Security sulla Intranet, oppure contatta il team di sicurezza aziendale locale. 3 Proteggi la tua password Non condividere con nessuno la tua password, né annotarla da qualche parte. Non lasciare che il computer "ricordi" la tua password. Scegli una password che contenga almeno otto caratteri combinati tra lettere maiuscole e minuscole, numeri e caratteri speciali. D: Posso lasciare che un mio visitatore esca da solo dall'edificio? R: No. Ogni visitatore che inviti presso le strutture Vodafone è tua responsabilità. Supervisiona costantemente i tuoi visitatori e non condividere o prestare il tuo badge di accesso. 11

14 Evitare conflitti di interesse Se ti trovi in una posizione in cui i tuoi interessi personali e aziendali entrano in conflitto, devi discuterne con le risorse umane locali. Per stabilire se ti trovi di fronte a un conflitto di interessi, immagina di descrivere le tue azioni ad amici, a un collega o ai media e prova a immaginare se ti sentiresti a tuo agio. Ecco alcuni esempi di potenziale conflitto di interessi: 1 Attività o investimenti esterni Potresti avere un interesse personale in uno dei fornitori, concorrenti o Clienti di Vodafone, che potrebbe avere effetti sul nostro business. Tale interesse potrebbe essere sotto forma di investimento, coinvolgimento nelle attività operative o di relazione con il management. 2 Relazioni con amici, parenti e colleghi Le relazioni con parenti, marito/moglie o amici stretti possono portare a un conflitto di interessi difficile da risolvere. Analogamente, le relazioni sentimentali tra colleghi, a seconda della posizione lavorativa e del rispettivo posizionamento, creano un reale o apparente conflitto di interesse. Se ti trovi di fronte alla possibilità di una relazione commerciale o personale di questo genere, discuti il problema con il tuo responsabile. 3 Coinvolgimento politico L'uso delle risorse di Vodafone (come tempo, patrimonio, denaro, apparecchiature o marchi per attività politiche) potrebbe costituire un conflitto di interessi. D: Lavoro part-time nell'azienda della mia famiglia. Devo dichiarare un interesse? R: Sì. Anche se l'azienda non collabora con Vodafone. In alcuni paesi esistono restrizioni sul numero di ore che puoi lavorare. La violazione di tali regole potrebbe influire sulla tua salute e sulla qualità del tuo lavoro. Potrebbe anche comportare una multa per Vodafone. D: Un mio amico sta presentando domanda d'assunzione in Vodafone, è un problema? R: Ti incoraggiamo a consigliare Vodafone come un eccezionale posto di lavoro. Tuttavia, devi garantire che non sei coinvolto/a nel processo di assunzione e che non sei il responsabile diretto per la posizione offerta. 12

15 Condotta individuale Ci aspettiamo che tu: Agisca nel migliore interesse di Vodafone, riconoscendo i potenziali conflitti di interesse. Discuta le preoccupazioni con il tuo responsabile diretto e riferisca i conflitti alle risorse umane locali. Rinunci agli incarichi nelle aree aziendali in cui hai un interesse personale. Non fornisca informazioni sensibili alla concorrenza o a terze parti (vedere la sezione Diritto della concorrenza) Non effettui donazioni politiche per conto di Vodafone. Valuti e verifichi le leggi locali e i requisiti Vodafone prima di investire. Devi comunicare al tuo responsabile o alle risorse umane: Ogni altro lavoro che svolgi o appartenenza a un consiglio di amministrazione. Le relazioni più strette con le persone nella gerarchia lavorativa. Le relazioni più strette con il personale che procederà all assunzione, se ha la possibilità di influenzare. Le relazioni più strette con le persone che lavorano per concorrenza, principali Clienti, fornitori o altri partner aziendali. Questo risulta particolarmente importante se hai accesso alle informazioni sensibili. Non devi: Essere coinvolto/a nell'assunzione, supervisione, gestione o pianificazione della carriera di parenti o partner amorosi. Lasciare che le relazioni personali influenzino o sembrino influenzare le tue decisioni lavorative. Fornire informazioni sensibili o confidenziali a soggetti esterni a Vodafone. Utilizzare le risorse Vodafone per promuovere attività politiche. Trattare con i tuoi precedenti datori di lavoro prima di aver concluso un anno di collaborazione con Vodafone. D: Sono membro di un partito politico. Devo dichiarare un interesse? R: No. Non devi dichiarare le tue appartenenze politiche personali, a meno che non sia candidato/a alla carica, caso in cui devi avvisare le risorse umane locali. Mike Bakke 13

16 "Rispetta sempre le leggi e le norme locali in materia di offerta e accettazione di regali e ospitalità". Regali e ospitalità Sosteniamo offerte e ricezioni di regali e ospitalità ragionevoli e proporzionati, come parte di una normale relazione commerciale. Tuttavia, proibiamo l'offerta o la ricezione di regali o benefit importanti (inclusi ospitalità, sconti e altri vantaggi non disponibili a tutti i dipendenti). Dobbiamo garantire di non essere mai influenzati o ritenuti influenzati da regali o ospitalità. Ad esempio, non dobbiamo offrire o ricevere regali o ospitalità durante una gara di appalto o quando si firma un nuovo accordo. La Policy Corporate Gifts & Hospitality o Standard Aziendale sulla Politica in materia di Regali e Ospitalità delinea i principi da seguire, inclusi i requisiti per ottenere l'approvazione e registrare i regali offerti o ricevuti. Inoltre, in relazione alle trasferte, potete consultare per maggiori informazioni sulle spese esigibili le politiche locali scaricabili dalla rete Intranet. Il paragrafo Corruzione e pagamenti indebiti del presente documento descrive come agire quando si lavora con i funzionari pubblici. D: Sono stato invitato a cena da un potenziale fornitore che sta partecipando alla gara per un nuovo contratto. Cosa devo fare? R: Devi rifiutare. È inappropriato andare a pranzo/cena o a qualsiasi altro evento di ospitalità con un fornitore durante una gara d'appalto o richiesta di offerta. D: Un fornitore mi ha fatto un regalo di valore e non vorrei che si offenda se lo restituisco. Cosa devo fare? R: È importante che avvisi il tuo responsabile diretto e richieda supporto alle risorse umane locali o all'ufficio legale. Idealmente, dovresti rifiutare il regalo con gentilezza. Se questo non è possibile, il regalo deve essere donato in beneficienza. Ci aspettiamo che tu: Eviti di offrire o accettare regali dal valore inappropriato. Eviti di offrire o accettare regali o ospitalità durante una gara d'appalto. Pensa al contesto del regalo o dell'ospitalità: immagina come apparirebbe a qualcuno esterno a Vodafone. Non offrire o accettare mai denaro o equivalenti. Non accettare mai regali dalla concorrenza o da funzionari pubblici. Non chiedere mai regali o ospitalità. Ricerca l'approvazione e registra regali e ospitalità, se necessario. Discuti eventuali dubbi con il tuo responsabile diretto. Leggi e comprendi la Policy Corporate Gitfs & Hospitality. 14

17 Condotta individuale Trasferte e spese La policy locale su trasferte e spese delinea le regole da seguire. Contiene tutte le informazioni rilevanti, incluso un elenco di hotel approvati e istruzioni per l'agenzia di viaggi designata e su come prenotare online. Le prenotazioni di trasferte e sistemazione alberghiera tramite canali alternativi non saranno rimborsate. Quando pianifichi la tua trasferta, prova a trovare il giusto equilibrio tra esigenza aziendale, impatto ambientale, costo finanziario e salute e benessere personale. Ci aspettiamo che tu: Segua le regole delle politiche locali in materia di trasferte e spese Ti serva solo delle agenzie di viaggio e dello strumento di prenotazione online approvato. Prenoti una classe di viaggio e hotel appropriata dal nostro elenco pre-approvato. Decida se i costi di trasferta e le spese sono appropriati. Consideri l'impatto sull'ambiente e utilizzi attrezzature Web/video/audio invece di viaggiare, ove possibile. Ottenga le dovute approvazioni per le tue spese. Fornisca prove evidenti a supporto delle richieste di rimborso. D: I costi per raggiungere l'ufficio sono molto alti. Posso chiedere dei rimborsi? R: I normali spostamenti per raggiungere il posto di lavoro non sono rimborsabili. Potrebbero esserci delle eccezioni per il lavoro straordinario; controlla la tua Policy locale per tutti i dettagli. D: Posso richiedere rimborsi per il mio compagno o mia moglie che viaggia con me? R: Portare la propria compagna, un amico o un membro della tua famiglia durante una trasferta aziendale non è una spesa esigibile. L'unica eccezione sono alcuni incarichi aziendali internazionali per i quali offriamo un ulteriore supporto per i costi di viaggio. Gestione delle nostre informazioni e dei documenti Qualora non sussista motivo commerciale o requisito legale per conservare i documenti, devono essere distrutti in modo rispettoso dell'ambiente. La conservazione di informazioni più a lungo del necessario aumenta inutilmente la nostra necessità di strutture di stoccaggio. Ci aspettiamo che tu: Rispetti le procedure che ti competono, definite nelle politiche locali e nelle procedure sulla gestione e la Conservazione dei Documenti. Conservi i documenti solo per il tempo richiesto dalla pianificazione della conservazione dei documenti locale. In caso di dubbi, ti interfacci con l'ufficio legale locale. D: Penso che conserverò tutti i miei documenti, in caso mi servano in futuro. E' giusto? R: Devi essere selettivo. Alcuni documenti devono essere conservati a fini contabili, tributari o legali. Ad esempio, i documenti relativi a indagini o dispute devono essere conservati fino alla completa risoluzione della procedura. Al contrario, un invito a una riunione già avvenuta è un esempio di documentazione da distruggere. 15

18 Rispetto della legge "Rispetteremo ogni disposizione di tutte le leggi locali e internazionali e degli standard e principi opportuni applicabili". Insider dealing In molti paesi, è illegale che le persone guadagnino dall'insider dealing. Insider dealing significa utilizzare informazioni non disponibili generalmente, ma alle quali tu hai accesso per via del tuo lavoro o delle relazioni aziendali, per informare l'acquisto o la vendita di azioni o titoli. Tali informazioni potrebbero avere un impatto sul valore di questi titoli o azioni, se rese pubbliche. Lo scambio di titoli o la manipolazione dei prezzi delle azioni basato su informazioni ottenuto come conseguenza del lavoro per Vodafone è proibito. Queste regole continuano a essere valide anche se il dipendente smette di lavorare per Vodafone. L insider trading è punito con severe sanzioni nella maggior parte dei paesi del mondo, con pesanti ammende e/o sentenze di detenzione comminate a chi vi partecipa. Discuti ogni dubbio o richiesta con il Dipartimento di segreteria societaria del gruppo. Ci aspettiamo che tu: Non acquisti, venda o altresì tratti titoli Vodafone qualora tu sia in possesso di informazioni interne. Non venda o altresì tratti titoli di qualsiasi azienda per la quale sei in possesso di informazioni interne. Non passi informazioni interne a terze parti. Questo non solo viola la confidenzialità, ma potresti anche commettere un reato. D: Un mio amico pensa di vendere alcune azioni Vodafone nei prossimi giorni. Sono a conoscenza del fatto che Vodafone sta per fare un annuncio che avrà un impatto positivo sul prezzo delle azioni. È un problema se suggerisco al mio amico di aspettare a vendere? R: Sì. Non devi mai far trapelare informazioni sull'attività di Vodafone che non sono pubblicamente disponibili. Né devi utilizzare le informazioni interne per influenzare le decisioni di investimento di altri. 16

19 Rispetto della legge D: Un collega mi ha inviato un' contenente informazioni su un concorrente che potrebbero essere facilmente mal interpretate. Cosa devo fare? R: Avvisa il tuo collega che non dovrebbe scrivere niente che possa essere mal interpretato. Tutto quello che scriviamo (o diciamo) può essere utilizzato come prova legale. Infatti, le sono la forma più comune di prova legale. Diritto della concorrenza Non devi mai cercare, accettare o discutere su informazioni confidenziali con la concorrenza. Le pratiche anti-concorrenza possono danneggiare la nostra azienda. Non incoraggiare mai Clienti, fornitori o dipendenti precedenti della concorrenza a fornire informazioni che dovrebbero mantenere confidenziali. Crediamo in una concorrenza libera e corretta. Nella maggior parte dei mercati nei quali operiamo, sono in vigore leggi ideate per proteggere una competizione libera e corretta. Tali leggi proibiscono accordi con la concorrenza che influiscono sulle contrattazioni di mercato e sono applicabili sia a Vodafone che ad altre aziende. Per garantire che Vodafone rispetti pienamente il diritto sulla concorrenza e identifichi ogni eventuale violazione, attieniti ai tre punti sottostanti: 1 Mantieni una conoscenza base dell'applicabilità delle regole alla tua persona Di seguito alcuni esempi di pratiche anticoncorrenziali: Condivisione di informazioni sensibili con la concorrenza (come prezzi, costi e volumi di vendita). Accordarsi con la concorrenza per fissare il prezzo di prodotti o servizi, inclusi sconti, ribassi e commissioni. Accordarsi con la concorrenza per dividersi determinati account, regioni e mercati. Accordarsi con i rivenditori per fissare il prezzo minimo di rivendita di prodotti o servizi. 2 Rimanere sempre vigili nelle trattative commerciali con terze parti In particolare, ricorda che: Le pratiche anti-concorrenziali includono gli accordi informali e la condivisione di informazioni con la concorrenza, come i contratti formali. Non è sempre evidente chi siano i nostri concorrenti. Alcuni dei nostri fornitori, Clienti e partner aziendali possono essere nostri concorrenti in alcuni mercati. In caso di dubbi, contatta l'ufficio legale. D: Durante una conferenza, un direttore commerciale di un'altra azienda ha iniziato a parlarmi del panorama economico in Europa e delle conseguenze sui nostri piani sui prezzi per il futuro. Cosa devo fare? R: Interrompi la conversazione e allontanati. Non devi discutere dei nostri prezzi o di informazioni commerciali confidenziali con i concorrenti. 17

20 "Non devi mai offrire o accettare forme di corruzione". Corruzione e pagamenti indebiti La legge proibisce la corruzione in ogni tipo di panorama commerciale. Ci opponiamo a ogni forma di corruzione. Una tangente può essere di diversi tipi. Pagamenti agevolanti e bustarelle sono esempi di corruzione. Anche offrire o accettare regali e ospitalità potrebbe essere considerato corruzione in alcune situazioni. I pagamenti aventi il fine di agevolare sono illegali. Vodafone non li tollera a meno che la sicurezza personale del dipendente sia a rischio e in tal caso il problema deve essere riferito all'ufficio legale di competenza prima possibile. Molti paesi proibiscono l'offerta o la fornitura di oggetti di valore a funzionari pubblici per influenzarne le azioni. Per evitare che questo avvenga, non facciamo donazioni ai partiti politici. I metodi lavorativi locali non sono un'eccezione a queste regole. Le nostre regole riguardano anche le tangenti presentate indirettamente tramite terze parti, come ad esempio agenti. Ci aspettiamo che tu: Sia cauto/a nell'offrire o ricevere regali o intrattenimento, in particolare quando sono coinvolti funzionari pubblici. Vedere il paragrafo Regali e ospitalità (pagina 14) per ulteriori informazioni Verifichi che ogni regalo e intrattenimento sia permesso dalla legge locale. Sia consapevole del fatto che Vodafone potrebbe essere ritenuta responsabile per le azioni di terze parti. Sia consapevole che anche donazioni a enti di beneficienza possono essere viste come tangente, se i pagamenti vengono effettuati per agevolare un processo o assicurarsi un vantaggio commerciale. Rifiuti di effettuare i pagamenti agevolanti Discuta eventuali domande o dubbi con il team di compliance locale. Completi il corso di formazione interno anti-bribery ءانثتسا تسيل ةيلحملا لمعلا قرط لثم ىرخأ فارطأ قيرط نع ةرشابملا ريغ ىواشرلا ىلع ا ضيأ اندعاوق يرست.دعاوقلا كلت نم.ءالكولا Sherif Elnaggar 18

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