Nuove strade d accesso alla cultura RFID 201. La principale domanda: perché mi dovrebbe interessare? Che cos è la tecnologia RFID?

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1 Nuove strade d accesso alla cultura RFID 201 Introduzione all uso della tecnologia RFID nelle biblioteche La principale domanda: perché mi dovrebbe interessare? Nella maggior parte delle biblioteche, il budget per il personale non è adeguato all aumento della circolazione. Le biblioteche necessitano di nuovi strumenti che consentano di aumentare la produttività e di migliorare al contempo il servizio di assistenza ai clienti senza dovere ricorrere all impiego di altro personale. Molte biblioteche stanno perciò decidendo di adottare la tecnologia RFID (Radio Frequency Identification, identificazione a radiofrequenza). Questa tecnologia consolidata migliora la rapidità e l accuratezza della maggior parte delle funzioni di collocazione a scaffale e circolazione, consentendo in questo modo al personale di dedicare più tempo all assistenza diretta ai clienti. Aumenta inoltre il livello di protezione delle collezioni garantendo agli utenti di usufruire al meglio delle risorse offerte dalla biblioteca. L installazione del sistema RFID richiede un investimento, che in genere viene comunque recuperato nel giro di due anni, mentre i vantaggi offerti dal sistema possono durare per oltre dieci anni. Alcune nuove tecnologie possono intimorire i clienti, ma non il sistema RFID. Molti di noi già usano questa tecnologia ogni giorno. Anche coloro che non hanno ancora familiarità con essa subito ne apprezzano i grandi vantaggi sia a livello di intuitività che di soddisfazione. Sebbene sia estremamente utile alle biblioteche, è anche molto semplice, a tal punto che anche i bambini possono, come succede spesso, mostrarne l uso ai genitori. Che cos è la tecnologia RFID? In breve, un sistema RFID è composto da due parti: un etichetta e un lettore. Le informazioni sono codificate sull etichetta e il lettore consente di accedere a tali informazioni in modo da trasferirle alla persona o al sistema di destinazione. All interno dell etichetta si trovano un microchip (che contiene le informazioni) e un antenna. Questi elementi sono generalmente protetti da una copertura. (la durabilità della copertura viene determinata dal tipo di applicazione. Se l etichetta deve essere applicata all interno di un libro, la carta fornisce una protezione adeguata, ma se deve invece essere applicata sul motore di un jet, sarà necessario utilizzare un materiale più resistente). La parte posteriore della copertura è dotata di un adesivo, che consente l installazione permanente dell etichetta. Per i libri, le etichette finali hanno dimensioni ridotte, generalmente pochi centimetri, e sono molti sottili. Le etichette RFID per libri sono passive, nel senso che non dispongono di batterie o di altre fonti di alimentazione. L energia necessaria ad alimentare e leggere le etichette viene fornita dal lettore. Quante volte hai fatto uso della tecnologia RFID questa settimana? Se hai acquistato una nuova T-shirt o una felpa, quel capo di abbigliamento potrebbe essere stato provvisto di un etichetta RFID. Se hai attraversato un casello autostradale o hai acquistato del carburante in una stazione di servizio, potresti avere usato un sistema RFID (e la tua autovettura potrebbe anche utilizzare un sistema di accensione RFID senza chiave). Se hai preso parte a una maratona, ti potrebbero avere dato un etichetta per scarpe RFID che ha registrato il momento esatto in cui hai raggiunto il traguardo. In alcuni paesi, i passaporti hanno etichette RFID integrate. E questi sono solo alcuni esempi dell uso della tecnologia RFID che è entrata a fare parte della nostra vita di ogni giorno. Su un livello meno evidente, i lettori e le etichette RFID vengono utilizzati per monitorare inventari internazionali e per assistere gli studi legali nella ricerca delle pratiche. La tecnologia RFID serve inoltre a garantire la corretta identificazione dei campioni di laboratorio e l adeguata manutenzione dei motori dei jet. Dispositivi RFID rudimentali furono introdotti nel Dopo più di sessant anni di ricerca e sviluppo, questa tecnologia è profondamente radicata nella nostra vita quotidiana. Nei prossimi anni dovremmo assistere a un accelerazione nell applicazione dei sistemi RFID, in quanto un numero sempre maggiore di produttori e fornitori di servizi ne stanno constatando l economicità e l elevata affidabilità.

2 Una biblioteca dotata di sistemi RFID generalmente dispone di lettori presso il banco prestito e nell area self-service. Un altro lettore di sicurezza è installato presso l uscita, e serve a individuare libri e altro materiale che non è stato sottoposto a check-out. Molte biblioteche impiegano inoltre la tecnologia RFID in un sistema di gestione del materiale e di check-in automatico. La produttività può essere inoltre ulteriormente migliorata grazia ai lettori portatili, che vengono utilizzati per registrare gli articoli sottoposti a check-in o per effettuare la scansione degli scaffali in caso di collocazioni erronee. Come funziona il sistema RFID? I lettori RFID emettono dei segnali per la ricerca delle etichette. Quando un etichetta si trova nel raggio di azione, il segnale la colpisce attivandola e fornendole l energia necessaria per rispondere con le informazioni richieste dal lettore. Se un cliente sta effettuando il check-out di diversi libri, ciascuna etichetta trasmette immediatamente il proprio numero di identificazione univoco; questo numero corrisponde a quello contenuto nei codici a barre impiegati in molte biblioteche. Il sistema RFID trasferisce il numero di identificazione al sistema di gestione della biblioteca, che è quindi in grado di ottenere il titolo del libro e completare il check-out con l emissione di una ricevuta. Se un cliente sta restituendo un libro, l etichetta ne trasmette il relativo numero di identificazione e il sistema procede all accredito sul conto del cliente. Se il sistema comprende un sistema automatico di gestione del materiale, i libri vengono direttamente trasferiti al relativo contenitore per la ricollocazione a scaffale. Se si sta effettuando la scansione degli scaffali per l inventario, il lettore portatile emette un segnale acustico quando rileva un volume perduto, dichiarato restituito o erroneamente collocato, o da cestinare. Se un cliente si accinge a uscire dalla biblioteca con del materiale, il lettore effettua la scansione dell etichetta per verificare che il check-out sia stato completato. Se la risposta è negativa, il lettore collocato presso l uscita emette un segnale di allarme, per avvisare il cliente di restituire il libro o di effettuarne il check-out. Il raggio di azione di un sistema RFID dipende dal tipo di applicazione. Nei grandi magazzini, i sistemi devono essere in grado di leggere le etichette a una distanza di 4,5 m. In una biblioteca, i sistemi sono progettati per leggere le etichette a una distanza massima di circa 1-1,5 m. La tecnologia RFID offre alcuni vantaggi rispetto ad altre tecnologie per la circolazione, come il codice a barre. Ad esempio, ogni volta che si effettua il check-in o il check-out di un articolo provvisto di codice a barre, il cliente o il personale devono provvedere a sottoporlo individualmente al lettore e allinearlo con lo scanner. Questo processo richiede sostanzialmente più tempo rispetto alla tecnologia RFID, che consente di effettuare il check-out contemporaneo di più articoli senza necessità di allineamenti. Gli articoli con codice a barre a volte devono essere sottoposti a scansione più volte prima di consentire la lettura. Inoltre i codici a barre sono stampati su carta e devono essere applicati sulla superficie esterna di un volume o di una custodia, per cui possono essere graffiati o resi in altro modo illeggibili a causa della normale usura. In che modo i clienti possono trarre vantaggio dal sistema RFID? Operazioni di check-in e check-out più rapide: il cliente o il personale della biblioteca possono scansionare simultaneamente una pila di libri dotati di etichetta RFID. Dal momento che questa tecnologia è talmente semplice da utilizzare, e così veloce, i clienti sono più inclini a servirsi da soli. Anche il check-in avviene molto più rapidamente e facilmente con un sistema RFID (in aggiunta, se il sistema RFID è associato a un sistema automatico di gestione del materiale, gli aumenti della produttività sono incredibili: il sistema è in grado di accettare le restituzioni, accreditare il conto dei cliente e smistare gli articoli per la ricollocazione a scaffale, mentre il personale bibliotecario può dedicarsi all assistenza dei clienti). Maggiore disponibilità del personale: con il sistema RFID, il personale impiega meno tempo in operazioni quali il maneggiamento, la scansione e la sistemazione del materiale, per cui dispone di una maggiore quantità di tempo da dedicare alle domande e alle richieste dei clienti. Biblioteche più efficienti. le biblioteche hanno l arduo compito di tenere traccia delle proprie risorse, che possono includere migliaia o addirittura milioni di articoli, ognuno dei quali è unico e di importanza fondamentale per il cliente che ne ha bisogno per completare una relazione o desidera conoscere l ultimo lavoro del suo autore preferito. Con la tecnologia RFID, tali articoli si trovano esattamente al loro posto, dove sia il personale che la clientela è in grado di trovarli con la massima facilità (durante la fase di passaggio ai sistemi RFID, le biblioteche possono generalmente usufruire del vantaggio immediato di ritrovare libri erroneamente collocati, spesso centinaia di unità, che erano ritenuti persi). La tecnologia RFID offre anche vantaggi al personale: la soddisfazione lavorativa aumenta e i casi di RSI (Repetitive Strain Injury, sindrome da sforzo ripetuto) potrebbero diminuire dal momento che il personale dedica più tempo ad aiutare i clienti e meno tempo a sollevare volumi. Tradizionalmente, la missione delle biblioteche è quella di garantire un accesso indiscriminato a conoscenza e idee. Oggigiorno, le comunità si aspettano anche che le biblioteche servano come centro vitale per una serie di attività ricreative, dai corsi e le conferenze alle esibizioni e mostre d arte. Grazie al miglioramento della produttività e alla soddisfazione del personale, i sistemi RFID possono aiutare le biblioteche ad adempire il proprio ruolo tradizionale e a soddisfare allo stesso tempo le nuove e spesso esigenti aspettative di clienti e personale dirigente.

3 Come è considerata la tecnologia RFID? La tecnologia alla base dei sistemi RFID è generalmente accettata al giorno d oggi. È durevole, affidabile ed economica, motivi per cui sta diventando sempre più parte della nostra vita quotidiana. Una preoccupazione menzionata spesso riguarda la privacy. Se un libro o CD è dotato di un etichetta RFID, qualcuno sarà in grado di leggere l etichetta a distanza e venire quindi a conoscenza di informazioni riguardo a cosa ascoltiamo o leggiamo? La privacy è un problema serio e merita pertanto la nostra più completa attenzione. Le biblioteche hanno istituito sofisticati protocolli per assicurare che i clienti possano ritirare gli articoli confidando nella massima sicurezza che le loro attività non verranno monitorate. I sistemi RFID sono in linea con tali principi per la protezione della privacy dei clienti. Innanzitutto, le informazioni contenute in un etichetta RFID sono analoghe a quelle codificate nei codici a barre. E come quelle sono più difficili da leggere del titolo del libro, stampato a grandi caratteri sulla copertina e sul dorso del libro. In secondo luogo, il raggio di azione limitato della maggior parte dei sistemi RFID per biblioteche, che non supera 1-1,5 m, rende estremamente improbabile il rilevamento delle informazioni contenute nelle etichette sui libri o sugli altri articoli una volta che il cliente esce dalla biblioteca (la privacy può inoltre essere aumentata con la combinazione del check-out automatico al sistema RFID. Eventuali osservatori indiscreti avrebbero molte difficoltà a tentare di individuare tutti i titoli quando una pila di libri viene collocata su un lettore RFID e scansionata immediatamente). In tutta onestà, se esistesse un modo pratico di leggere etichette RFID ad alta frequenza (come quelle utilizzate nelle biblioteche) da uno o due metri, i fornitori di tecnologia RFID ne sarebbero entusiasti. In realtà, le caratteristiche tecniche dei sistemi RFID ad alta frequenza sono tali da rendere tale possibilità impraticabile (per leggere etichette ad alta frequenza da circa 1,8 m, sarebbe necessario disporre di un trasmettitore molto potente delle dimensioni di un furgone). In altre parole, siamo una società hightech da troppi anni per affermare con assoluta certezza che ciò non potrebbe mai accadere, ma non crediamo che questo rappresenti un rischio dal punto di vista pratico. Come vengono codificate le informazioni sull etichetta? La codifica delle informazioni sulle etichette RFID è generalmente un processo semplice, facile ed estremamente veloce. Ogni produttore dispone di un proprio sistema. Di seguito viene delineato il processo di conversione dei codici a barre nel sistema RFID con il sistema di 3M Library Systems: Tutta la strumentazione necessaria è stata integrata in una singola stazione di conversione di facile manovrabilità che può essere spostata facilmente tra gli scaffali (in questo modo non è necessario trasportare pile di libri avanti e indietro tra gli scaffali). Queste stazioni vengono normalmente noleggiate per le conversioni di maggiore entità, laddove le aggiunte successive alle collezioni possono essere dotate di etichette RFID utilizzando la stazione di lavoro presso il banco prestito. Il personale deve semplicemente posizionare il codice a barre dell articolo sotto un apposito scanner e le informazioni vengono acquisite. La stazione fornisce un etichetta RFID vuota. Mentre il personale applica l etichetta sull articolo, la stazione codifica automaticamente le informazioni appena acquisite dal codice a barre. Il personale ricolloca il volume sullo scaffale e prende un altro libro. Con 3M, il processo di conversione è altamente automatizzato. Non sono necessari preparativi complessi, né complicate operazioni manuali di introduzione di codici di accesso o altri dati. Dopo avere attivato la stazione di conversione, il personale non deve premere nessun altro tasto. Con una singola stazione, un impiegato è in grado di convertire fino a 500 articoli l ora. Utilizzando più stazioni, una biblioteca è riuscita a convertire una collezione comprendente articoli in soli 10 giorni. Quali sono i rischi? Trattandosi di un investimento importante, il personale e i dirigenti della biblioteca devono valutarne i rischi potenziali. Generalmente, si inizia con il considerare l esperienza che le altre biblioteche hanno avuto con i sistemi RFID. In questo modo, ci si rende conto che i casi di esito catastrofico sono praticamente sconosciuti. La ricerca mostra inoltre che per alcune biblioteche il processo di implementazione è stato più facile che per altre, e che alcune sono rimaste più soddisfatte delle funzionalità post-implementazione e dell assistenza tecnica. Nella maggior parte dei casi, i problemi possono essere evitati prendendo alcune semplici precauzioni. 1. Considerare solo fornitori di comprovata esperienza: il sistema può durare anche più di dieci anni, per cui è necessario affidarsi a un fornitore che possa garantire la stessa longevità. Richiedere referenze. 2. Una volta deciso qual è il miglior candidato per le proprie esigenze, non temere di prendere un impegno: le installazioni RFID di maggior successo sono il risultato di una stretta collaborazione tra la biblioteca e un singolo fornitore proprietario del sistema. Esigere che

4 il fornitore si assuma piena responsabilità per l hardware, il software, l integrazione con il sistema ILS (Integrated Library System, sistema bibliotecario integrato), formazione iniziale e assistenza tecnica. Se il fornitore si mostra restio o non è in grado di offrire tali servizi, è opportuno considerare l uso di un altro fornitore (ciò significa ovviamente appurare che il fornitore abbia una presenza locale o regionale. Infatti, se il fornitore di assistenza tecnica si trova dall altra parte del continente o su un altro continente, i tempi di interruzione del servizio potrebbero essere inaccettabili). 3. Fare attenzione alle caratteristiche progettuali del sistema: dal momento che i sistemi RFID producono miglioramenti immediati e significativi della produttività, il personale potrebbe essere portato a trascurare piccole mancanze nelle caratteristiche progettuali. In altre parole, potrebbe essere tentato di accettare quelli che possono apparire come difetti secondari per potere godere dei vantaggi il prima possibile. Ciò è comprensibile ma sconsigliabile. In breve tempo, i piccoli difetti diventano significativi. Ad esempio, alcuni sistemi RFID forniscono un interfaccia scomoda con il sistema ILS. Ciò risulta in un sistema di circolazione estremamente complesso e in una ridotta funzionalità del sistema ILS. Il personale e i clienti prendono subito per scontati i vantaggi del sistema RFID, quindi concentrano l attenzione su quelli che prima avevano considerato difetti secondari. È bene quindi fare delle ricerche; esistono infatti sistemi economici che non richiedono nessun compromesso con l efficienza. 4. Scegliere un sistema che disponga di una stazione di conversione mobile: per alcune biblioteche la transizione ai sistemi RFID è stata percepita come un esperienza imposta e di lunga durata, mentre per altre si è trattato semplicemente di un compito come gli altri. Le biblioteche che hanno impiegato una stazione di conversione mobile appartengono di solito al secondo gruppo. Una stazione mobile consente al personale di lavorare tra le pile di libri convertendo un volume alla volta. Ciò rende il processo più rapido, più semplice per il personale (che non è costretto a trasportare enormi quantità di libri avanti e indietro) e meno scomodo per i clienti (non è necessario acquistare la stazione, in quanto spesso le stazioni di conversione mobili possono essere prese a noleggio per la durata del processo di conversione). 5. Evitare l impiego di etichette RFID proprietarie: agli albori della tecnologia RFID, prima che i protocolli standardizzati fossero adottati dall industria, ciascuna società proponeva un differente prodotto in base alla propria percezione di ciò che fosse pratico per gli utenti. Oggi, la maggior parte delle etichette sono prodotte in base a degli standard industriali che continueranno ad essere validi nel corso dell evoluzione della tecnologia. Continuano però ad essere prodotte alcune etichette proprietarie, nonostante l uso di tali etichette con nuovi sistemi possa limitare le possibilità di aggiornamento. Perché 3M? I dirigenti e il personale delle biblioteche hanno la responsabilità di svolgere ricerche sui numerosi produttori di sistemi RFID e comparare i sistemi offerti. Una volta fatto questo, in genere scelgono di usare 3M. Perché? Eccellenza tecnologica: per giustificare l investimento, un sistema RFID deve aumentare la convenienza dei clienti e migliorare la produttività del personale. In altre parole, deve provare di essere durevole, affidabile e accurato; giorno dopo giorno. I sistemi 3M sono tutto questo, perché vantano anni di ricerca alla base delle caratteristiche tecnologiche principali, dall elaborazione del segnale e i dispositivi adesivi al software e la fabbricazione avanzata. I prodotti 3M vengono inoltre sottoposti a rigorosi test, incluso quello di invecchiamento accelerato. Eccellenza progettuale: il sistema RFID 3MTM è intuitivo, facile da usare e dal design accattivante grazie a decenni di esperienza nella progettazione e realizzazione di sistemi complessi e altamente integrati per un gran numero di industrie (gli esempi includono i sistemi per la gestione delle informazioni mediche, per la produzione di componenti di precisione per le apparecchiature elettriche, per il test automatico delle sostanze biologiche, per il confezionamento ad alta velocità, ecc.). Abbiamo decenni di esperienza nella progettazione software, elettronica e di ingegneria meccanica, e nel tempo abbiamo imparato come integrare l esperienza con i fattori umani e la progettazione industriale. Il risultato è una combinazione di funzionalità ed eleganza che invita il cliente a provare il sistema e a garantirne quindi la completa soddisfazione: oltre il 90% degli utenti è entusiasta dopo aver provato il sistema 3M SelfCheck per la prima volta. Esperienza con le biblioteche: 3M collabora con le biblioteche da oltre 35 anni. Assistiamo le biblioteche dai tempi della transizione dai cataloghi cartacei ai database integrati. Le abbiamo aiutate a espandere le collezioni dai romanzi classici ai DVD. Conosciamo le esigenze dei clienti, la straordinarietà dell impresa di tenere traccia di mezzo milione o più di articoli unici, l impegno del personale. Conosciamo inoltre i clienti delle biblioteche e il modo in cui desiderano interagire con software e hardware. Servizio senza rivali: le biblioteche sanno come procurarsi le informazioni necessarie. E quando effettuano ricerche sui fornitori, generalmente scoprono che il servizio 3M non conosce rivali. Ciò spiega come siamo riusciti a mantenere il nostro posto nell industria bibliotecaria per oltre trent anni, e come mai i nostri clienti continuano a rivolgersi a noi (ma ovviamente invitiamo chiunque a non limitarsi alla nostra parola e a chiedere conferme!).

5 Stabilità: 3M serve i propri clienti da oltre un secolo. Ogni giorno, molte biblioteche utilizzano qualche nostro prodotto. Per alcune, è un semplice Post-it o del nastro adesivo. Per altre, è uno schermo per computer o un perfetto sistema di sicurezza. Tutti sono d accordo sul fatto che 3M non solo mantiene livelli di qualità e servizio ineguagliabili, ma li migliora ogni giorno. 3M, Tattle-Tape e SelfCheck sono marchi di 3M. 3M Library Systems Via S. Bovio San Felice SEGRATE (MI) Tel.: Fax: mvolongo@mmm.com 3M 2008

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