Manuale operativo Denuncia On Line Servizi D.O.L. e Tracking

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1 Manuale operativo Denuncia On Line Servizi D.O.L. e Tracking

2 Manuale di registrazione D.O.L. 30/06/2015 Indice Generale 1. SCOPO RIFERIMENTI DEFINIZIONI PREMESSA ACCESSO AL SITO AREA PERSONALE Modifica del profilo Cambio password AREA D.O.L Visualizzazione delle D.O.L. inserite Inserimento di una nuova D.O.L AREA TRACKING Pagina 2 di 18

3 05/08/2014 Manuale di registrazione D.O.L. Indice delle figure Figura Pagina di autenticazione... 5 Figura Documenti scaricabili... 5 Figura Pagina personale... 6 Figura Riepilogo dati personali... 7 Figura Modifica profilo... 7 Figura Pagina di modifica dei dati... 8 Figura Richiedi modifica completa... 8 Figura Richiesta modifica anagrafica... 9 Figura 6.6 Visualizzazione elenco familiari Figura Modifica dati dei familiari Figura Cambia password Figura Form di cambio password Figura 6.10 Nuove password non identiche Figura Password in uso errata Figura Lista D.O.L Figura Inserisci nuova D.O.L Figura Dati anagrafici nuova D.O.L Figura Persona per cui si chiede il rimborso Figura Coordinate IBAN Figura Selezione delle garanzie Figura Consigli sui documenti necessari Figura Inserimento documenti Figura Contatore di dimensione Figura Campo note Figura Informativa sulla privacy Figura 7.12 Segnalazione di errori Figura Campo non compilato correttamente Figura Tracking pratiche Figura Filtri Figura Pulsante di log out Pagina 3 di 18

4 Manuale di registrazione D.O.L. 30/06/ SCOPO Il presente manuale ha lo scopo di descrivere le modalità di utilizzo dei servizi Inserimento Denuncia on-line (D.O.L.) e Tracking pratiche dedicati ai dipendenti di Cattolica Assicurazioni. 2. RIFERIMENTI Nomi e dati di clienti ed operatori presenti nelle figure sono di fantasia e/o mascherati graficamente al fine di preservarne l identità. 3. DEFINIZIONI Login D.O.L. Tracking Check-box Capo nucleo Form Autenticazione Denuncia on line, ovvero richiesta di rimborso per spese mediche sostenute, da inoltrare tramite web Servizio che permette di visionare lo stato di lavorazione delle richieste di rimborso già inoltrate Casella di controllo che consente di effettuare una selezione di una voce Titolare della polizza, ovvero il dipendente di Cattolica Assicurazioni Scheda da compilare on-line inserendo i dati richiesti 4. PREMESSA Oltre al canale postale, l assistito può inoltrare le richieste di rimborso in formato elettronico (D.O.L.), allegando la documentazione di spesa e i certificati medici. Questa modalità di invio offre un risparmio sulle spese di spedizione e garantisce l arrivo della documentazione presso gli uffici liquidativi in tempi molto più rapidi rispetto all inoltro cartaceo tradizionale. Inoltre, in qualsiasi momento l assistito può visualizzare on-line lo stato di lavorazione delle pratiche di cui ha richiesto la gestione (servizio Tracking pratiche). 5. ACCESSO AL SITO L acceso al servizio D.O.L. avviene, come per una normale pagina web, tramite apertura del browser (consigliato Internet Explorer 8 o superiore), digitando nella barra degli indirizzi. La prima pagina visualizzata è quella relativa all autenticazione dell utente (Error! Reference source not found.). Pagina 4 di 18

5 05/08/2014 Manuale di registrazione D.O.L. Figura Pagina di autenticazione L accesso al sito è consentito solamente al titolare della polizza, d ora in avanti chiamato Capo nucleo ; questi potrà usufruire del servizio di inserimento D.O.L. e di tracking per tutti i sinistri relativi ai familiari compresi nel nucleo. Dopo aver completato il procedimento di registrazione, per accedere ai servizi descritti sopra è necessario autenticarsi inserendo: nome utente: codice fiscale del Capo nucleo, da inserire senza spazi, trattini o altri caratteri separatori; password: password scelta in fase di registrazione, rispettando la sequenza di maiuscole e minuscole. Se i dati inseriti sono corretti, verrà visualizzata una pagina divisa in tre paragrafi: l area personale di riepilogo dati anagrafici, la sezione D.O.L. e il servizio Tracking pratiche (Figura 5.3). Da questa pagina è possibile inoltra scaricare la manualistica e il modulo cartaceo per la richiesta di rimborso da inoltrare via posta tradizionale (Figura 5.2). Figura Documenti scaricabili Pagina 5 di 18

6 Manuale di registrazione D.O.L. 30/06/2015 Figura Pagina personale 6. AREA PERSONALE Nella prima sezione (Figura 6.1) sono riportati i dati anagrafici del titolare della polizza, altrimenti detto Capo nucleo, ovvero: codice fiscale: codice fiscale del Capo nucleo nome: nome del Capo nucleo cognome: cognome del Capo nucleo indirizzo: indirizzo del Capo nucleo telefono: recapito telefonico del Capo nucleo (se presente) indirizzo di posta elettronica del Capo nucleo, inserito durante la registrazione data di nascita: data di nascita del Capo nucleo matricola: numero di matricola del Capo nucleo come dipendente di Cattolica Assicurazioni polizza: numero di polizza alla quale il nucleo familiare ha aderito. Pagina 6 di 18

7 05/08/2014 Manuale di registrazione D.O.L. Figura Riepilogo dati personali 6.1. Modifica del profilo Nel caso ci si accorgesse che le informazioni riportate nell area personale non siano corrette è possibile modificarle tramite il pulsante Modifica profilo riportato a destra del riepilogo dati personali (Figura 6.2). Figura Modifica profilo Cliccando sull icona Modifica profilo appare una pagina (Figura 6.3) che permette di modificare alcuni dati. Le generalità a cui è possibile apportare correzioni sono le seguenti: anagrafica: inserire città, provincia, CAP e indirizzo corretti nei relativi campi coordinate bancarie: inserire l IBAN utilizzando la divisione in codice nazionale (2 caratteri), CIN1 (check digit, 2 cifre di controllo) e CIN2 (control internal number, 1 lettera di controllo), ABI (5 caratteri), CAB (5 caratteri), numero di conto corrente (12 caratteri) recapiti: inserire gli eventuali numeri di telefono (personale, cellulare, ufficio) e l indirizzo corretto. Per confermare è sufficiente cliccare su Salva. Pagina 7 di 18

8 Manuale di registrazione D.O.L. 30/06/2015 Figura Pagina di modifica dei dati Se si notassero degli errori nei dati citati sopra, si può inviare una segnalazione per richiederne la correzione cliccando su Richiedi modifica completa (Figura 6.4). Figura Richiedi modifica completa Apparirà un form (Figura 6.5) nel quale è possibile inserire i dati corretti per se stessi o per i familiari; al termine della compilazione cliccare su Invia richiesta per richiedere la modifica dei dati, che avverrà previa autorizzazione da parte dell ufficio competente. Pagina 8 di 18

9 05/08/2014 Manuale di registrazione D.O.L. Figura Richiesta modifica anagrafica Nella parte inferiore della pagina di gestione del profilo vengono invece riportati i familiari appartenenti al nucleo; per ciascuno di essi è possibile apportare eventuali correzioni ai dati cliccando su Modifica (Figura 6.6). Pagina 9 di 18

10 Manuale di registrazione D.O.L. 30/06/2015 Figura 6.6 Visualizzazione elenco familiari Apparirà una pagina (Figura 6.7) attraverso la quale è possibile modificare i dati della persona selezionata, con gli stessi criteri descritti sopra. Per i familiari non è possibile apportare cambiamenti al codice IBAN in quanto per poter procedere correttamente alla gestione del sinistro il conto corrente deve essere intestato al Capo nucleo. Figura Modifica dati dei familiari 6.2. Cambio password È possibile modificare la propria password cliccando su Cambia password in alto nella pagina dell area personale (Figura 6.8). Pagina 10 di 18

11 05/08/2014 Manuale di registrazione D.O.L. Figura Cambia password Verrà visualizzata la schermata di modifica delle credenziali (Figura 6.9), nella quale inserire: password attuale: la password utilizzata per l accesso al sito, che si vuole modificare nuova password: la nuova password che si vuole impostare conferma password: ripetere la nuova password che si vuole impostare. Figura Form di cambio password Se la modifica è andata a buon fine, l utente verrà indirizzato alla pagina di login, nella quale è tenuto ad inserire nome utente (codice fiscale del Capo nucleo) e nuova password inserita per accedere ai servizi on-line. Se invece la nuova password non è stata inserita in modo identico nei campi Nuova password e Conferma password verrà visualizzato un messaggio di errore (Figura 6.10); per procedere è necessario ripetere l inserimento in modo corretto. Pagina 11 di 18

12 Manuale di registrazione D.O.L. 30/06/2015 Figura 6.10 Nuove password non identiche Allo stesso modo se la password in uso è stata inserita in modo errato comparirà un avviso (Figura 6.11); l utente dovrà quindi ripetere la procedura. Figura Password in uso errata Pagina 12 di 18

13 05/08/2014 Manuale di registrazione D.O.L. 7. AREA D.O.L. La seconda sezione è dedicata alle D.O.L. Da questo pannello (Figura 7.1) è possibile visualizzare le richieste di rimborso già inoltrate in modalità online e inserire una nuova richiesta. Figura Lista D.O.L Visualizzazione delle D.O.L. inserite Le richieste di rimborso già inoltrate vengono visualizzate con le seguenti informazioni: numero progressivo di D.O.L. cognome e nome della persona che richiede l indennizzo data di invio della D.O.L. stato di lavorazione della D.O.L.: in attesa (richieste non ancora prese in carico) o chiusa (richieste lavorate). Cliccando su Visualizza viene data la possibilità di visionare una richiesta di rimborso precedentemente inserita, senza possibilità di modifica. Il pulsante Aggiungi Doc. permette invece di riaprire una D.O.L. per aggiungere dei documenti; questo pulsante è attivo solo se la richiesta non è ancora stata presa in carico (cioè è in stato In attesa ) Inserimento di una nuova D.O.L. Per inserire una nuova richiesta di rimborso è necessario cliccare sul pulsante Inserisci nuova (Figura 7.2). Figura Inserisci nuova D.O.L. Si viene indirizzati ad una pagina di data entry (Figura 7.3). La prima sezione riporta i dati di polizza e i dati anagrafici del titolare della copertura. Segnaliamo che i dati visualizzati, ad eccezione dei recapiti telefonici, non sono modificabili da questa scheda; pertanto qualora l assistito notasse degli errori o imprecisioni è pregato di correggerli tramite il servizio Modifica profilo disponibile nell area personale. Pagina 13 di 18

14 Manuale di registrazione D.O.L. 30/06/2015 I campi Nato/a il, Sesso e Indirizzo sono obbligatori. Figura Dati anagrafici nuova D.O.L. Successivamente l assistito deve scegliere il familiare per il quale intende richiedere il rimborso tramite il menu a tendina che viene proposto (Figura 7.4). Figura Persona per cui si chiede il rimborso La sezione seguente (Figura 7.5) riporta le coordinate bancarie (IBAN) del capo nucleo. Se si apportano correzioni da questa scheda, le modifiche restano valide solo per la D.O.L. che si sta inserendo; per renderle permanenti è necessario correggere i dati tramite il servizio Modifica profilo raggiungibile dall area personale. Ricordiamo che l intestatario del conto corrente deve essere il titolare della polizza. Figura Coordinate IBAN Di seguito è necessario indicare le garanzie per le quali si richiede il rimborso, selezionando nel relativo check-box la voce interessata (Figura 7.6). Pagina 14 di 18

15 05/08/2014 Manuale di registrazione D.O.L. Figura Selezione delle garanzie Una volta selezionata la prestazione per cui si richiede il rimborso, si devono allegare i documenti necessari alla gestione della pratica, il cui elenco viene riportato nella pagina per comodità. Figura Consigli sui documenti necessari Per ciascun documento bisogna specificare: tipo del documento, tramite scelta dal menu a tendina (Cartella clinica o Fattura/Scontrini/Ticket) numero del documento (obbligatorio per fatture, scontrini e ticket) data di emissione (obbligatorio per fatture, scontrini e ticket) ente/professionista che ha emesso il documento importo (obbligatorio per fatture, scontrini e ticket). Il pulsante Sfoglia permette di selezionare il documento da inserire e confermare (Figura 7.8). Pagina 15 di 18

16 Manuale di registrazione D.O.L. 30/06/2015 Figura Inserimento documenti La dimensione totale dei file allegati alla pratica non deve superare la soglia di 10Mb, a tale proposito si consiglia di generare file di tipo pdf con la minima dimensione possibile. Sotto la lista di selezione dei documenti è riportato il contatore di dimensione (Figura 7.9); qualora la dimensione totale dovesse superare la soglia di 10Mb apparirà un avviso di anomalia. Per proseguire occorre ridurre la dimensione di uno o più file e ripetere l invio. Nel caso non fosse possibile evitare di inviare file la cui somma supera i 10Mb, l assistito potrà dividere la richiesta su due D.O.L. indicando nel campo note che la seconda è il completamento della precedente denuncia. Figura Contatore di dimensione Se opportuno, l assicurato potrà inserire delle note a specifica della richiesta di rimborso (Figura 7.10). Ribadiamo che è sempre necessario indicare nelle note se la documentazione inviata è riferita ad un altro sinistro già denunciato, per esempio nel caso di documentazione aggiunta dall assistito in un secondo momento (indicare sempre il numero di denuncia a cui ci si riferisce). Pagina 16 di 18

17 05/08/2014 Manuale di registrazione D.O.L. Figura Campo note Per concludere l inserimento della D.O.L. l assicurato dovrà fornire dichiarazione di presa visione dell informativa sulla privacy spuntando l apposito check-box; successivamente potrà premere il pulsante invia (Figura 7.11). Figura Informativa sulla privacy All avvenuto inserimento della D.O.L., l assistito riceverà una comunicazione di conferma tramite ; da questo momento la denuncia inserita sarà visibile nell elenco. Nel caso invece si verificassero errori all atto dell invio, il sistema segnalerà in rosso i campi mancanti o non compilati correttamente (Figura 7.12 e Figura 7.13); dopo aver proceduto alle dovute correzioni si potrà riconfermare l inserimento della D.O.L. tramite il pulsante invia. Figura 7.12 Segnalazione di errori Figura Campo non compilato correttamente 8. AREA TRACKING All atto di presa in carico della pratica da parte dell operatore (normalmente entro poche ore dall invio della richiesta) è possibile prendere visione dello stato di lavorazione del sinistro nell ultima sezione della pagina (Figura 8.1). Pagina 17 di 18

18 Manuale di registrazione D.O.L. 30/06/2015 In questa area è possibile visualizzare anche lo stato di lavorazione delle richieste di rimborso giunte in forma cartacea, che ovviamente non hanno il numero di riferimento D.O.L. (vedi prima riga dell esempio seguente). Figura Tracking pratiche Il quadrante riferito al tracking riporta: il numero di riferimento della D.O.L. inserita dall assistito; segnaliamo che ogni denuncia può generare più sinistri, quindi il numero di riferimento può essere lo stesso per più pratiche il numero di sinistro (generato dalla Compagnia) la data di invio della richiesta (per la D.O.L.) o del timbro postale (per le domande giunte in forma cartacea) la data di ricezione della richiesta di rimborso lo stato della pratica e, al termine della gestione, la data di liquidazione/reiezione con eventuali motivazioni e importi. Il sinistro viene visualizzato come In lavorazione fino a che non viene chiuso dall operatore; successivamente in questo campo viene riportato il link al file relativo alla lettera di liquidazione/reiezione. Contestualmente alla pubblicazione della lettera l assistito riceverà un che lo inviterà ad accedere alla propria area personale per visualizzare il documento emesso. Segnaliamo che, una volta inserite, le denunce non sono più modificabili se non per la documentazione aggiuntiva; pertanto se l assicurato dovesse notare delle imprecisioni nelle richieste già inoltrate potrà inviare una seconda D.O.L. a correzione della prima evidenziandolo nel campo note. Tramite i pulsanti collocati in fondo alla pagina è possibile utilizzare dei filtri per visualizzare le richieste inoltrate (Figura 8.2). Figura Filtri A fine attività è consigliato uscire dalla pagina cliccando in alto su Logout. Figura Pulsante di log out Pagina 18 di 18