3. Quali sono le principali attività dell amministratore in merito alla gestione delle spese per la manutenzione delle parti comuni?

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1 LE FUNZIONI DELL AMMINISTRATORE DI CONDOMINIO (ART C.C.) A cura di: Avv. Alessandro Re - ASSOCOND 1.Quali sono le principali funzioni dell amministratore del condominio in merito all assemblea e al regolamento? 2. In che modo l amministratore deve gestire l uso delle parti comuni? 3. Quali sono le principali attività dell amministratore in merito alla gestione delle spese per la manutenzione delle parti comuni? 4. In che modo deve attivarsi l amministratore per tutelare la conservazione delle parti comuni del condominio? 5. Quali sono le principali funzioni dell amministratore del condominio in ambito fiscale? 6. L amministratore in che modo deve gestire i dati dei condomini? 7. I condomini hanno l obbligo di informare l amministratore in caso di variazione dei dati personali e/o relativi agli immobili di proprietà? 8. In che modo l amministratore deve gestire la documentazione condominiale? 9. Cosa deve essere annotato nel registro dei verbali di assemblea? 10. Cosa deve essere annotato nel registro di nomina e revoca dell amministratore? 11. Cosa deve essere annotato nel registro di contabilità? 12. Quale tipo di documentazione deve conservare l amministratore durante la propria gestione? 13. I condomini hanno il diritto di richiedere all amministratore l attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso? 14. L amministratore deve redigere un rendiconto annuale della gestione condominiale? 15. Cosa deve contenere il rendiconto condominiale? (art bis c.c.) 16. Come è composto il rendiconto condominiale? 17. L assemblea può nominare un revisore contabile? 18. Perché è utile che l assemblea nomini un revisore contabile? 1

2 2 Pagina I condomini possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa condominiale? 20. Per quanti anni devono essere conservati i documenti giustificativi delle spese condominiali? 21. L assemblea ha la possibilità di nominare dei consiglieri di condominio? 2

3 1.Quali sono le principali funzioni dell amministratore del condominio in merito all assemblea e al regolamento? L amministratore deve provvedere a eseguire ciò che viene deliberato dai condomini in sede di assemblea del condominio, convocarla almeno una volta l anno per l approvazione del rendiconto condominiale e vigilare affinché venga rispettato il regolamento del condominio. 2. In che modo l amministratore deve gestire l uso delle parti comuni? Egli è tenuto ad attivarsi perché sia assicurato a ciascuno dei condomini il miglior godimento delle cose comuni e ad adoperarsi per l efficienza dei servizi forniti. Nell espletamento di tali compiti l amministratore deve vigilare sulla regolarità dei servizi comuni ed intervenire affinché sia mantenuta la parità di godimento dei beni comuni da parte di tutti i partecipanti al condominio. 3. Quali sono le principali attività dell amministratore in merito alla gestione delle spese per la manutenzione delle parti comuni? L amministratore deve provvedere a riscuotere i contributi dai condomini ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell edificio e per l esercizio dei servizi comuni. In merito a ciò, l amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa dei contributi nei confronti dei condomini morosi entro il termine di sei mesi dalla chiusura dell esercizio cui i crediti esigibili si riferiscono. 4. In che modo deve attivarsi l amministratore per tutelare la conservazione delle parti comuni del condominio? L amministratore ha il potere di compiere tutti gli atti necessari per la conservazione delle parti comuni dell edificio. Egli deve pertanto assumere le iniziative opportune e necessarie a salvaguardia delle parti comuni, anche per via giudiziale. 5. Quali sono le principali funzioni dell amministratore del condominio in ambito fiscale? Dalla finanziaria del 1998 il condominio è diventato Sostituto d'imposta. Questo vuol dire che, in linea generale, sui versamenti corrisposti a professionisti, lavoratori dipendenti e all'amministratore stesso il condominio dovrà applicare la ritenuta d'acconto e pagare le imposte relative. Il compito spetta all'amministratore in forza del mandato conferitogli. Egli dovrà comunicare, inoltre, all'anagrafe tributaria le fatture emesse da imprese per la prestazione di servizi e l'acquisto di beni oltre ai dati stessi del fornitore. Egli sarà ancora tenuto a compilare e presentare il modello 770 per dichiarare le somme assoggettate a ritenuta, le generalità e i codici fiscali di tutti i percettori e rilasciare, entro il 28 febbraio di ogni anno, il CUD attestante gli importi corrisposti, le detrazioni operate, le ritenute ed i contributi versati. 3

4 6. L amministratore in che modo deve gestire i dati dei condomini? Egli deve curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza. 7. I condomini hanno l obbligo di informare l amministratore in caso di variazione dei dati personali e/o relativi agli immobili di proprietà? Sì, i condomini hanno l obbligo di comunicare ogni variazione dei suddetti dati all amministratore in forma scritta entro sessanta giorni da quando la variazione si è verificata. Scaduto tale termine, l amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, è tenuto a richiedere al condomino, con lettera raccomandata, le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe e, decorsi trenta giorni dalla richiesta, in caso di omessa o incompleta risposta, l amministratore deve acquisire le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai condomini che, con la loro inerzia, hanno reso necessaria tale attività. 8. In che modo l amministratore deve gestire la documentazione condominiale? L amministratore deve curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblea, del registro di nomina e revoca dell amministratore e del registro di contabilità e deve, inoltre, conservare la documentazione inerente alla propria gestione. 9. Cosa deve essere annotato nel registro dei verbali di assemblea? In esso, oltre agli ordinari resoconti delle adunanze, devono essere annotate anche le mancate costituzioni dell assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta. Allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato. 10. Cosa deve essere annotato nel registro di nomina e revoca dell amministratore? In tale registro sono annotati, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore di condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. 11. Cosa deve essere annotato nel registro di contabilità? Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita (cioè gli incassi e le spese). Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate. 12. Quale tipo di documentazione deve conservare l amministratore durante la propria gestione? Egli deve conservare tutta la documentazione riferibile al rapporto con i condomini (rapporto tra il condominio ed i singoli condomini e tra l amministratore e i singoli condomini) nonché tutti i documenti concernenti lo stato tecnico-amministrativo dell edificio del condominio (libretto di fabbricato e tutte le certificazioni dello stabile e delle sue pertinenze). 4

5 13. I condomini hanno il diritto di richiedere all amministratore l attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso? Si, l amministratore ha l obbligo di informare i condomini e di rilasciare a questi ultimi, se lo richiedono, copia di tutta la documentazione attinente lo stato dei pagamenti condominiali, nonché lo stato dei procedimenti pendenti in capo al condominio. Il mancato assolvimento di tale incombenza legittima la richiesta di revoca dell amministratore, come espressamente previsto dall art c.c. comma 12, n L amministratore deve redigere un rendiconto annuale della gestione condominiale? Sì, la redazione del rendiconto condominiale annuale della gestione è una delle incombenze che l amministratore deve obbligatoriamente assolvere. Egli deve inoltre convocare l assemblea per la relativa approvazione entro 180 giorni decorrenti dalla chiusura della gestione cui il rendiconto si riferisce. 15. Cosa deve contenere il rendiconto condominiale? (art bis c.c.) Nel rendiconto condominiale devono essere presenti le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espresse in modo da consentire l'immediata verifica da parte dei condomini. 16. Come è composto il rendiconto condominiale? Si compone di ben tre documenti e precisamente: a) un registro di contabilità b) un riepilogo finanziario c) una nota sintetica esplicativa della gestione con l'indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti. La relazione deve costituire parte integrante del rendiconto e ha la funzione di illustrare ed integrare i sintetici dati quantitativi, i problemi condominiali irrisolti e da risolvere nel corso dell esercizio. Non è necessario che la contabilità sia redatta con forme rigorose ed analoghe a quelle prescritte per i bilanci delle società, ma è sufficiente che sia idonea a rendere intelligibile ai condomini le voci di entrata e di uscita, con le relative quote di ripartizione. 17. L assemblea può nominare un revisore contabile? Sì, l assemblea può nominare, con la maggioranza degli intervenuti che siano portatori di almeno metà del valore dell edificio, un revisore per la verifica della contabilità condominiale. Tale revisore avrà il compito di esaminare tutta la contabilità del condominio tenuto dall amministratore, sia per la gestione in corso, sia per più annualità specificamente indicate. I costi relativi all attività del revisore vanno a gravare sull intera collettività dei condomini e ripartita tra di loro in ragione dei rispettivi millesimi. 5

6 18. Perché è utile che l assemblea nomini un revisore contabile? La nomina del revisore non deve essere vista come un segno di sfiducia nei confronti dell amministratore, bensì come facoltà di controllo che i condomini ritengono di esercitare qualora gli stessi non siano in grado, per competenza o tempo, di procedere ad un attenta verifica della contabilità del proprio condominio. E uno strumento utile per lo stesso amministratore, che ben potrà presentare in assemblea un rendiconto già revisionato da un esperto e, quindi, ottenerne l approvazione con estrema facilità. 19. I condomini possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa condominiale? Sì, i condomini hanno il diritto di prendere visione dei documenti giustificativi di spesa ogni volta che lo richiedono all amministratore e possono, inoltre, richiedere copia a proprie spese. 20. Per quanti anni devono essere conservati i documenti giustificativi delle spese condominiali? L amministratore ha l obbligo di conservare le scritture e i documenti giustificativi per dieci anni dalla data della relativa registrazione. 21. L assemblea ha la possibilità di nominare dei consiglieri di condominio? Sì, l assemblea può nominare un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Il consiglio di condominio deve svolgere il ruolo di vero e proprio organo di consulenza e di controllo dell operato dell amministratore. 6

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