Manuale Sito PartsPartner

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1 Manuale Sito PartsPartner Corso Base - Come fare un ordine Release 1.1

2 Indice Manuale Introduzione Accesso al Sistema Fare un ordine - 4 Passi Conferma Ordine 2

3 Progetto PartsPartner Come funziona? Case Costruttrici Riparatore Apertura Catalogo originale Trasferimento carrello (lista dei Ricambi) Conferma ordine Come: subito (On line) 30 min(fax/ /sms) Ricevimento merce Accesso al sito Internet Scelta del marchio Elenco Ricambi Selezione Concessionario Verifica disponibilità e prezzi Invio Ordine Normali condizioni Evasione Ordine Pagamento Concessionario Comunicazione nuova consegna da effettuare Corriere 3 Raccolta e smistamento Invio merce

4 Indice Manuale Introduzione Accesso al Sistema Fare un ordine - 4 Passi Conferma Ordine 4

5 Accesso al Sistema Per accedere al Portale PartsPartner, l Utente (una volta registratosi) deve digitare il seguente indirizzo: Inserire il nome Utente Inserire il Codice d accesso (password) Premere sul tasto per accedere al sistema. In automatico verrà visualizzata la pagina iniziale del sito. Premere sul collegamento Contattaci se l Utente ha dimenticato il Nome Utente o il Codice di Accesso 5 Pagina Iniziale

6 Indice Manuale Introduzione Accesso al Sistema Fare un ordine - 4 Passi Conferma Ordine 6

7 Fare un ordine 4 Passi per fare un ordine 1 Scegli la Marca 2 Scegli Ricambi Aggiunta Ricambi manualmente 3 Seleziona il concessionario Preferenziale 4 Completa e invia l ordine Due tipologie di completamento dell ordine in funzione del Concessionario scelto 7

8 Fare un ordine Passo 1 - Scegli Marca 1 Selezionare la Marca premendo sul pulsante che la raffigura 2 L Utente accede alla pagina dedicata al marchio scelto (es. Fiat) Per scegliere i Ricambi da ordinare, l Utente ha 2 possibilità: Dal Catalogo L Utente accede al Catalogo dei Ricambi del Marchio selezionato (es. Fiat), poi naviga il Catalogo Seleziona i Ricambi da ordinare Invia i Ricambi selezionati a PartsPartner Manualmente L Utente inserisce direttamente il codice del pezzo da ordinare nelle linee dell ordine. Cliccare su Aggiungi 10 linee manualmente nel caso si vogliano inserire contemporaneamente fino a 10 particolari. 8

9 Fare un ordine Passo 3 - Seleziona Concessionario Una volta creata su PartsPartner la lista dei Ricambi da acquistare, l Utente deve selezionare il nominativo del Concessionario Preferenziale da cui acquistare i pezzi. Seleziona il Concessionario Preferenziale * Concessionario 1 Concessionario 2 Carrello: lista di tutte le parti selezionate sul Catalogo con le relative quantità * Nel caso in cui il proprio Concessionario Preferenziale abbia più di un magazzino in PartsPartner, vi è la possibilità di decidere, in fase di invio ordine, a quale magazzino inoltrarlo. Infatti, a discrezione del Concessionario, selezionando anche uno solo dei suoi magazzini, in automatico si acquisisce il diritto ad ordinare a tutti gli altri magazzini (anche se gli altri magazzini non sono stati scelti inizialmente come Preferenziali). La possibilità di avere più magazzini Preferenziali vale solo per i marchi comuni ai diversi magazzini del Concessionario in questione. Vedi approfondimento sulla modifica di un ordine nel manuale corso avanzato 9

10 Fare un ordine Passo 4 - Completamento e invio ordine Due casi e come riconoscerli A seconda del Concessionario Preferenziale, i passi da seguire per completare e inviare l ordine sono differenti. Ecco come riconoscerli attraverso i passi in giallo del serpentone visualizzato in alto. 1 Disponibilità e prezzi Il Concessionario è sempre collegato al sito per cui è possibile: controllare immediatamente i prezzi e le disponibilità dei Ricambi scelti ricevere on-line, immediatamente, la conferma dell ordine 2 Conferma disponibilità e prezzi dal Concessionario Il Concessionario non è collegato al sito per cui è possibile: avere informazioni su prezzi e disponibilità solo dal Concessionario la conferma dell ordine, oltre che visibile sul sito, verrà inviata via fax/ /sms 10

11 Passo 4 - Completamento e invio ordine CASO 1: disponibilità e prezzi Concessionario Preferenziale Verificare che il carrello contenga tutti i ricambi desiderati Scegliere dall elenco proposto il concessionario da cui si preferisce acquistare i pezzi Vengono visualizzate nel carrello le seguenti informazioni: conferme ed eccezioni prezzi e sconti applicati dal concessionario quantità disponibili e data di consegna Specificare, nel caso in cui il ricambio non sia disponibile, se: non ordinare ordinare urgente / normale telefonare Inserire il telaio della vettura Indicare se si tratta di un ordine speciale (Es. Compagnie di noleggio; gestione flotte) Vengono visualizzati: intestazione dell ordine lista definitiva dei pezzi da ordinare e quantità spesa totale (LORDA senza IVA) Viene visualizzato il messaggio di conferma: Se compare un messaggio diverso da questo l ordine non è andato a buon fine 11

12 Passo 4 - Completamento e invio ordine CASO 2: conferma disponibilità/prezzi dal Concessionario Concessionario Preferenziale Verificare che il carrello contenga tutti i ricambi desiderati Scegliere dall elenco proposto il concessionario da cui si preferisce acquistare i pezzi Specificare, nel caso in cui il ricambio non sia disponibile, se: non ordinare ordinare urgente / normale telefonare Inserire il telaio della vettura Indicare se si tratta di un ordine speciale (Es. Compagnie di noleggio; gestione flotte) Vengono visualizzati: intestazione dell ordine lista definitiva dei pezzi da ordinare e quantità spesa totale (LORDA senza IVA) 12 Viene visualizzato il messaggio di conferma Se compare un messaggio diverso da questo l ordine non è andato a buon fine

13 Personalizzazione dell ordine Prima di inviare l ordine l Utente ha la possibilità di: aggiungere un messaggio all ordine dare un nome all ordine indicare come procedere nel caso di non disponibilità Se materiale non disponibile: Se materiale non disponibile: l utente può scegliere, nel caso in cui il Ricambio risulti non disponibile, di non ordinare, di ordinare urgente/normale o di ricevere un contatto telefonico dal magazziniere Nome ordine: è possibile identificare l ordine con un nome Aggiungi messaggio all ordine: se lo si desidera è possibile aggiungere all ordine un messaggio che si vuole far pervenire al Concessionario 13 Ordini speciali: L utente può indicare se si tratta di un ordine speciale Numero di telaio (VIN): L utente può inserire, nell apposita casella, in numero di telaio del veicolo per il quale sta effettuando l ordine

14 Indice Manuale Introduzione Accesso al Sistema Fare un ordine - 4 Passi Conferma Ordine 14

15 Conferma Ordine CASO 1: colonna Eccezioni 1 Disponibilità e prezzi La conferma dell ordine si legge nella colonna Eccezioni dell ordine Concessionario 1 TUTTO OK Segni di eccezione C E QUALCOSA CHE NON VA Posizionando il puntatore del mouse sopra qualsiasi segno di eccezione, il Sistema ne visualizza la descrizione tramite una finestra di pop-up. 15

16 Conferma Ordine CASO 1: Eccezioni possibili Le eccezioni che l Utente può trovare sono di due tipi: Eccezione bloccante: Il Ricambio non viene ordinato 1. Codice Ricambio non presente 2. Prezzo netto non trovato 1. Quantità disponibile non presente Eccezione non bloccante: Il Ricambio viene ordinato ugualmente 2. Data di consegna non trovata 3. Informazioni sugli sconti non disponibili 4. Quantità eccedente il massimo gestibile 5. Ricambio sostituito o non ordinabile 16

17 Conferma Ordine CASO 1: Eccezione con Gestione Ricambio sostituito Nella colonna Eccezioni premi il pulsante Gestione per visualizzare la lista delle parti sostitutive Se accetti di sostituire il prodotto con le parti sostitutive proposte premi il pulsante Premi per tornare al carrello corrente Il ricambio risulta ora confermato e dunque ordinabile 17

18 Conferma Ordine CASO 2 : Sezione Il Mio Storico Ordini 2 Conferma disponibilità e prezzi dal Concessionario La conferma dell ordine si legge nella colonna Stato in Il Mio Storico Ordini CONFERMATO Tutto ok Riceverai tutti i Ricambi ordinati PENDENTE Entro 30 MINUTI Riceverai i Ricambi disponibili Se materiale non disponibile: RI-ORDINO ECCEZIONATO C è qualcosa che non va Non disponibili: riceverai i Ricambi o meno in base a quanto hai indicato nell ordine 18

19 Conferma Ordine CASO 2 : Invio ordine al Concessionario Secondario Gli ordini che presentano almeno una linea in stato Inevaso possono essere recuperati ed inviati al concessionario Secondario, in modo da poter ordinare presso di lui i pezzi non disponibili presso il Preferenziale. E sufficiente accedere all ordine dalla sezione Il Mio Storico Ordini, aprirlo cliccando sul suo identificativo e seguire i seguenti passi: 1 Cliccare sulla freccetta Copia l ordine in un nuovo carrello 2 Eliminare, cliccando sulla crocetta nella colonna Rimuovi, le linee d ordine per le quali il Concessionario Preferenziale ha già dato la disponibilità. 3 Selezionare il Concessionario Secondario 19 4 Procedere con i passi noti per l invio dell ordine

20 Conferma Ordine CASO 2 : Sezione Il Mio Storico Ordini Nella pagina Il Mio Storico Ordini, sottosezione di Il Mio PartsPartner, è possibile visualizzare tutti gli ordini inviati e verificare se l ordine è stato confermato o se ci sono dei problemi/ritardi per la sua consegna. L Utente verifica lo stato dell ordine nella colonna Stato : Pendente Confermato Ri-Ordino Eccezionato Pendente Ordine inviato e in attesa di risposta dal Concessionario (questa tipologia di stato esiste solo per i Concessionari non integrati oppure per i Concessionari Mercedes-Benz e Smart) Confermato Ri-Ordino Eccezionato Significati visti nella pagina precedente 20

21 Conferma Ordine CASO 2 : dettaglio linee dell ordine Premendo sul collegamento ID Ordine l Utente visualizza il dettaglio delle linee dell ordine selezionato Informazioni principali sull ordine (es. ID Ordine, NO. Ordine DMS, Marca, Data Invio Ordine, Messaggio Allegato) Quantità: quella selezionata da catalogo (modificabile) Assegnata in automatico dal sistema (verificare sempre la risposta del magazziniere sulla disponibilità) Messaggio: indicazioni aggiuntive da parte del magazziniere Stato: Indicazione sulla disponibilità dei pezzi e sull azione intrapresa dal magazziniere (disponibile,ordinato urgente,ordinato normale,inevaso). I pezzi in stato inevaso possono essere ordinati presso il secondario. * Per ordine in Copia Commissione s intende un ordine inviato da un Promoter per conto del cliente PartsPartner 21 Se l ordine è in Copia Commissione * compare il messaggio: Ordine in Copia Commissione: SI

22 Conferma Ordine CASO 2 & 3: ricerca di un ordine La ricerca di un ordine può essere fatta in 3 modi: 1 1. ID Ordine: è un identificativo dell ordine PartsPartner, costituito da 10 caratteri e attribuito in automatico dal sistema 2. Numero Ordine DMS: è un identificativo dell ordine attribuito dalla Concessionaria 3. Nome Ordine: è un nome inserito dal Riparatore nel momento in cui ha effettuato l ordine 3 L Utente può decidere di visualizzare gli ordini con le seguenti opzioni: ultimi 30 giorni; ultimi 2 mesi; ultimi 3 mesi; compresi in un periodo da selezionare 2 L Utente può decidere di ordinare gli ordini per: Concessionario Nome Ordine Marca Data e Ora (Invio Ordini) Stato: Pendente / Confermato / Ri-Ordino / Eccezionato Vedi approfondimento sulle caratteristiche dell ordine nel manuale corso avanzato 22

23 Ordini: Modalità & Conferma Riepilogo Tipo integrazione Come riconoscerlo Conferma disponibilità 1 4 frecce SUBITO Disponibilità e prezzi on-line, all inserimento dell ordine (nella colonna Eccezioni ) 2 3 frecce ENTRO 30 MINUTI Conferma disponibilità e prezzi dal Concessionario (non controllo disponibilità e prezzi) 1. fax, sms, automatici 2. sul Sito PartsPartner (nella sezione Il Mio Storico Ordini ) 3. chiamata da parte della Concessionaria (solo se c è qualcosa che non va) N.B. : In altri casi può essere disponibile subito, on-line, solo il controllo dei prezzi; invece, per la disponibilità e la conferma dell ordine la procedura è esattamente quella del Caso 2 della tabella sopra riportata. 23

24 Conferma ordine Disponibilità effettiva La disponibilità dei Ricambi è comunicata in funzione delle quantità riscontrate sui sistemi di gestione del magazzino della Concessionaria. Eventuali variazioni delle quantità effettive (squadrature) verranno comunicate direttamente dal Concessionario. 24