Manuale Operativo per i responsabili ASL

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1 Manuale Operativo per i responsabili ASL Versione 1.0 [8 novembre 2010]

2 INDICE 1. Premessa pag Accesso al sistema pag Operatori abilitati...pag Primo accesso... pag Livelli di accesso...pag Ambito della rivelazione..pag Organizzazione del flusso....pag Tracciati record... pag Fasi dell inserimento... pag Inserimento XML pag Consultazione dati...pag.7 7. Messaggistica...pag.7 8. Documentazione...pag.7 2

3 1. Premessa Il presente manuale descrive le modalità, la tempistica e i contenuti informativi relativi al nuovo Sistema Informativo dell Assistenza Domiciliare. Il Manuale verrà aggiornato periodicamente per garantire il corretto uso del sistema nel corso delle varie fasi d implementazione. 2. Accesso al sistema 2.1 Operatori abilitati: Gli operatori abilitati per l accesso al sistema sono: Per l'accesso a livello di CAD: - i referenti SIAD nominati formalmente dai DG aziendali - eventuali altri operatori i cui nominativi devono essere trasmessi a Laziosanità ASP dal Responsabile del CAD o del distretto o dal Responsabile Aziendale SIAD Per l'accesso a livello di ASL: - i Responsabili Aziendali SIAD o eventuali altri operatori i cui nominativi devono essere trasmessi a Laziosanità ASP dagli stessi Responsabili Aziendali. Le buste contenti le password ed i nomi utenti degli operatori abilitati devono essere ritirate presso Laziosanità ASP personalmente o da persone delegate (il modulo di delega è attualmente disponibile nella sezione documentazione all interno dell area riservata SIAD) In alternativa Laziosanità ASP potrà inviare le password nominative in forma criptata tramite . I singoli operatori dovranno contattare telefonicamente Laziosanità ASP per sapere la password con cui aprire il file contenente la password nominativa di accesso al SIAD. Le password nominative fornite da Laziosanità ASP andranno modificate al primo accesso al sistema. 2.2 Primo accesso: Per accedere al SIAD dalla homepage del sito di Laziosanità-ASP (www.asplazio.it) Selezionare dal menù a sinistra Sistemi Informativi>S.I. Assistenza Domiciliare In alternativa inserire direttamente l indirizzo della pagina di accesso per gli utenti autorizzati: La password consegnata agli utenti è scaduta, al primo accesso il sistema richiede di modificare la password. Memorizzare la nuova password senza comunicarla ad altre persone. Il nome utente non può essere modificato. 3

4 Dopo aver effettuato la login, compare la home page con le informazioni sull ultimo accesso effettuato. Il Menù di sinistra elenca le diverse sezioni del sistema. 2.3 Livelli di accesso: L'accesso a livello di CAD permette l'inserimento online (o in alternativa la trasmissione in modalità XML), la visualizzazione e il download dei dati inseriti. L'accesso a livello di ASL permette la trasmissione dei dati in modalità XML, la visualizzazione e il download dei dati inseriti. Laddove un'intera ASL o singoli distretti intendano trasmettere i dati in modalità XML, sarà compito del Responsabile Aziendale comunicarlo a Laziosanità ASP. In tal caso l'azienda o il singolo distretto sarà abilitato alla trasmissione dei dati in modalità XML. Gli utenti dei CAD potranno continuare a visualizzare i propri dati ma non li potranno più inserire o modificare attraverso il portale SIAD. 3. Ambito della rilevazione La rilevazione riguarda interventi sanitari e socio-sanitari erogati in maniera programmata da operatori afferenti al SSN, nell'ambito dell'assistenza domiciliare, rivolti anche ad assisti non residenti nel distretto a cui afferisce il CAD. Tali interventi sono caratterizzati da: - Presa in carico dell utente; - valutazione multidimensionale; - piano/programma/progetto di assistenza individuale; - responsabilità clinica del MMG, PLS o medico competente per la terapia del dolore, purché afferenti al distretto/asl. Sono pertanto escluse dal flusso informativo le cure domiciliari prestazionali e tutti quegli interventi per i quali non viene steso un piano di assistenza individuale, anche nel caso in cui si effettui la valutazione multidimensionale dell utente. Sono altresì esclusi dal flusso informativo: - interventi caratterizzati esclusivamente dal sostegno sociale alla persona; - Ospedalizzazione domiciliare, gestita direttamente dalle strutture ospedaliere ( come p.e. nel caso di assistenza a malati di AIDS..) - Cure domiciliari fornite dagli Hospices a malati in fase terminale. Sono invece incluse nel flusso informativo 4

5 - Le cure palliative domiciliari a malati in fase terminale o affetti da malattie progressive presi in carico dal CAD per i quali sia stato steso un piano di assistenza individuale - Gli interventi di assistenza domiciliare attivati in seguito a dimissione ospedaliera per i quali sia stato steso un piano di assistenza individuale (dimissioni protette). In sintesi è la presa in carico con la stesura di un piano di assistenza individuale da parte degli operatori del CAD a determinare se un intervento di assistenza domiciliare debba essere incluso nel flusso informativo. 4.Organizzazione del flusso 4.1 Tracciati record Il flusso informativo è articolato in due tracciati record, descritti nel DM del : il tracciato record n 1 raccoglie le informazioni relative alla presa in carico dell utente ed alla prima valutazione; il tracciato record n 2 raccoglie le informazioni relative alle rivalutazioni, le sospensioni dei piani di assistenza domiciliare, le conclusioni dei piani di assistenza e all erogazione dell assistenza domiciliare (accessi). Per la trasmissione dei dati in modalità XML fare riferimento agli schemi XML presenti nell'area documentazione. 4.2 Fasi dell inserimento Fase 1 - dal 15 giugno al 26 luglio 2010: Sono stati inseriti i dati relativi alle prese in carico ed alle prime valutazioni di tutti i piani di assistenza attivati a partire dal 1 gennaio 2010 e non ancora conclusi alla data del 30 giugno Il 29 luglio Laziosanità ASP ha trasmesso al Ministero i dati del 1 semestre Fase 2 - dal 27 luglio al 31 dicembre 2010: Continua l inserimento delle nuove prese in carico e relative valutazioni iniziali e si iniziano ad inserire i dati relativi alle rivalutazioni, sospensioni e conclusioni dei piani di assistenza. Esclusivamente in questa fase possono essere inseriti i dati relativi alle prese in carico attivate prima del 01/01/2010 e non ancora concluse alla data del 30/06/2010. Per tali utenti si dovrà inserire la data effettiva di presa in carico e come data di valutazione la data della prima valutazione inserita nel sistema ( 15/07/2010) Entro il 15 gennaio 2011 Laziosanità ASP provvederà a trasmettere al Ministero i dati del 2 semestre Fase 3 - dal primo gennaio al 31 dicembre 2011: Continuerà l inserimento delle nuove prese in carico, valutazioni iniziali, rivalutazioni, sospensioni e conclusioni. Dal 1 febbraio inizierà l'inserimento dei dati relativi all erogazione dell assistenza domiciliare (accessi a domicilio effettuati dal 01/01/2011). Gli eventi (prese in carico, valutazioni, rivalutazioni, sospensioni, accessi) dovranno essere inseriti non oltre il ventesimo giorno del mese successivo al trimestre in cui si sono verificati. 5

6 Nel corso del 2011 Laziosanità ASP provvederà a trasmettere al Ministero i dati con cadenza trimestrale. Messa a regime del flusso informativo A partire dal primo gennaio 2012 gli eventi (prese in carico, valutazioni, rivalutazioni, sospensioni accessi) dovranno essere inseriti non oltre il ventesimo giorno del mese successivo a quello in cui si sono verificati. Nel corso del 2012 Laziosanità ASP provvederà a trasmettere al Ministero i dati con cadenza mensile. 5. Inserimento XML Se precedentemente al primo invio in modalità XML, sono già stati inseriti dati anagrafici e valutazioni relative ad utenti di un CAD o di un'intera ASL, occorre aggiornare l'archivio SIAD con gli identificativi univoci degli utenti già in carico utilizzati dal Gestionale Aziendale o distrettuale. A tale fine occorre caricare un'unica volta un file contenente esclusivamente il codice fiscale e l'identificativo univoco del Gestionale Aziendale/Distrettuale che abbia il formato specificato nello schema XML SIAD_listaassistiti_ASL.XSD (vedi schemi XML presenti nella sezione documentazione). Selezionare dal Menù a destra: gestione utenti>inserimento XML>aggiorna id utenti già in carico> selezionare il file sopraindicato e cliccare sul pulsante carica file id assistiti Eseguita quest'operazione preliminare, selezionando gestione utenti>inserimento XML si potranno trasmettere i dati relativi a: prese in carico: trasferendo prima le informazioni anagrafiche (schema XML siad_assistito_cad.xsd) e poi quelle della prima valutazione (schema XML siad_assistenza.xsd); rivalutazioni: trasferendo le informazioni riportate nello schema XML siad_rivalutazione_cad.xsd; sospensioni e conclusioni: trasferendo le informazioni riportate nello schema XML siad_eventi_cad.xsd; Nella fase di accettazione il sistema elencherà gli eventuali errori e permetterà di salvare in locale un report dettagliato relativo alle anomalie riscontrate. 6

7 6. Consultazione dati Per visualizzare, stampare o salvare le informazioni relative alle valutazioni già inserite, selezionare dal menù: consultazione dati> visualizza valutazioni Selezionare il CAD di interesse: viene visualizzata la lista degli utenti per i quali sono state inserite la valutazione iniziale e/o delle rivalutazioni. Si può visualizzare o salvare la lista delle valutazioni (informazioni disponibili: Cognome,Nome,Codice fiscale,data presa carico,data valutazione,rivalutazione sì/no) cliccando su Excel o Pdf. Per visualizzare la scheda di una singola una valutazione, selezionare l utente interessato, selezionare la data della valutazione e cliccare sul pulsante visualizza pdf. Il file pdf può essere stampato o salvato sul proprio computer. Analogamente selezionando consultazione dati> visualizza sospensioni è possibile visualizzare le informazioni relative alle sospensioni. Selezionando consultazione dati> download valutazioni è possibile scaricare in formato excel il dataset delle valutazioni effettuate in un determinato intervallo temporale, eventualmente corredato dalle informazioni anagrafiche (indicare come contenuto del file: anagrafico+valutazioni). 7. Messaggistica Per eventuali comunicazioni all'amministratore del portale SIAD selezionare: utilità>messaggistica Viene visualizzata una finestra attraverso cui è possibile richiedere informazioni o segnalare eventuali problemi. Nel caso occorra far riferimento a determinati utenti e alle relative valutazioni, per rispettare la normativa sulla privacy nel messaggio indicare i numeri identificativi della persona e della singola valutazione e non i dati anagrafici della persona stessa. Firmare sempre il messaggio lasciando un recapito telefonico ed un di riferimento a cui l amministratore potrà rispondere anche per le comunicazioni successive. 8. Documentazione Nella sezione documentazione dell Area riservata SIAD, che è periodicamente aggiornata, sono attualmente disponibili i seguenti documenti: - Tracciati record (1 e 2) - DM Istituzione del sistema informativo per il monitoraggio dell'assistenza domiciliare - Modulo per ritiro password per accesso al sistema; - Scheda di valutazione; - Slides presentazione 3 novembre 2011; - Schemi XML per la trasmissione dei dati; 7

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