FATTURAZIONE ELETTRONICA (guida operativa)

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA (guida perativa) All scp di fare un p di chiarezza sul fluss sia in ingress che in uscita della fatturazine elettrnica per la PA, perativa dal , e l integrazine della stessa nei sistemi infrmatici dei Cmuni/Enti, si evidenzia quant segue : Tutte le fatture in entrata e in uscita dvrann passare attravers il sistema si interscambi SDI di OGNI COMUNE/ENTE è accreditat all indice IPA (Indice Pubbliche Amministrazini) all intern del quale viene assegnat autmaticamente, al mment dell accreditament, il servizi di fatturazine elettrnica Uff_eFatturaPA che è cntraddistint dal simbl che prende il nme di UFFICIO CENTRALE Denminazine Ente: Cmune di XXXXXX Cdice Univc uffici: UF9UBU Nme dell'uffici: Uff_eFatturaPA Cd. fisc. del servizi di F.E.: XXXXXXXX Ultima data validaz. del c.f.: 19/10/2012 Data di avvi del servizi: 31/03/2015 Regine dell'uffici: XXXXXXX Prvincia dell'uffici: XXXXXXX Cmune dell'uffici: XXXXXXX Indirizz dell'uffici: XXXXXXX Cap dell'uffici: XXXXXXX ed ha cme canale telematic di trasmissine PRE IMPOSTATO via PEC (Psta Elettrnica Certificata) Se si crean, cn la prpria utenza di access all indice IPA Accedi all Area Riservata, ALTRI UFFICI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA INDICARE COME CANALE DI TRASMISSIONE VIA PEC e riprtare l indirizz PEC istituzinale già cllegat al Prtcll Infrmatic

2 Denminazine Ente: Cmune di XXXXXX Cdice Univc uffici: UF9UBU Nme dell'uffici: RAGIONERIA Cd. fisc. del servizi di F.E.: XXXXXXXX Ultima data validaz. del c.f.: 19/10/2012 Data di avvi del servizi: 31/03/2015 Regine dell'uffici: XXXXXXX Prvincia dell'uffici: XXXXXXX Cmune dell'uffici: XXXXXXX Indirizz dell'uffici: XXXXXXX Cap dell'uffici: XXXXXXX CANALE DI RICEZIONE PEC (Psta Elettrnica Certificata) RICEVERE LA FATTURA ELETTRONICA (VALIDO PER I COMUNI) L Operatre Ecnmic predispne la fattura elettrnica nel frmat xml previst dalle specifiche tecniche, l firma digitalmente e l nmina nel rispett delle regle previste, e l invia al Sistema di Interscambi. All indirizz PEC: SDI (Sistema di Interscambi) ricevere la fattura elettrnica dell Operatre Ecnmic, effettua il cntrll della crrettezza del file xml, e l invia alla casella PEC della pubblica amministrazine destinataria cme risultante da IPA. Esempi Cmune XXXXXX : Il Cmune di XXXXXXXX : a) riceve la fattura elettrnica da alla PEC che è già cllegata al Registr di Prtcll Infrmatic; b) l peratre di prtcll infrmatic prcessa in autmatic all intern del prtcll la casella PEC ed imprta all intern del Prtcll Infrmatic il messaggi PEC che arriva da unitamente alla allegata fattura elettrnica in frmat XML e prcede cn la prtcllazine e trasmissine all uffici destinatari ;

3 c) Il respnsabile/referente di servizi accede dalla prpria pstazine al Prtcll Infrmatic cn la prpria utenza (user e passwrd), selezina il prtcll desiderat cntenente la fattura elettrnica e dalla sezine appsita : 1. scarica/salva il file XLM firmat digitalmente sul su PC 2. rimuve la firma digitale (ciè trasfrma il file.p7m in.xml) 3. accedere al prgramma Finanziaria/Ragineria e tramite appsita funzine di imprtazine da file, prcedere cn l'imprtazine del file XML precedentemente salvat Sarà/Dvrà quindi essere il prgramma Finanziaria/Ragineria a leggere e decdificare il file XML della fattura elettrnica ed andare a cmpilare i vari campi del prgramma, cme da fgli di stile del file xml. SDI11 CANALE DI TRASMISSIONE PEC (Psta Elettrnica Certificata) INVIARE LA FATTURA ELETTRONICA (VIA PEC) (VALIDO SIA PER GLI OPERATORI ECONOMICI CHE PER I COMUNI) Il file della fattura elettrnica, preparat nel frmat xml previst dalle specifiche tecniche che viene/dvrà essere prdtt dal sftware FINANZIARIA/RAGIONERIA utilizzat dal Cmune/Ente, deve essere firmat digitalmente e nminat nel rispett delle regle previste ed inviat al Sistema di Interscambi. Invi tramite Psta Elettrnica Certificata (PEC) L'utilizz del canale PEC nn presuppne alcun tip di accreditament preventiv press il Sistema di Interscambi. I file FatturaPA e i file archivi, preparat nel frmat xml previst dalle specifiche tecniche che viene prdtt dal sftware FINANZIARIA/RAGIONERIA utilizzat dal Cmune/Ente, DEVONO ESSERE SPEDITI COME ALLEGATO DEL MESSAGGIO DI PEC. All indirizz PEC: Il messaggi, cmprensiv dell allegat, nn deve superare la dimensine di 30 megabytes. Il Cmune di XXXXXXXX : 1. Carica i dati della fattura da fare ad altra PA nella prpria prceduta ragineria/finanziaria

4 2. Il prgramma ragineria/finanziaria esprta i dati della fattura secnd il frmat XML cn Firma Digitale 3. L peratre cmunale genera un prtcll in uscita cn allegat file XML e l trasmette al SDI Il cmune di XXXXXXXX riceverà quindi sulla casella da cui ha effettuat la trasmissine, i file messaggi prdtti dal SdI relativi al prpri invi. CONCLUSIONI L unica differenza cn gli Enti che Utilizzan un Prtcll della ditta frnitrice del sftware Finanziaria/Ragineria dvrebbe quindi riguardare il fatt che al pst di salvare sul prpri PC il file XML ed Imprtarl all intern del prpri sftware Finanziaria/Ragineria, richiamand un numer e data di prtcll, il file XLM ptrà essere imprtat in autmatic all intern del sftware di ragineria/finanziaria.

5 Predisprre la FatturaPA (per amministrazini che emettn fatture vers altre PA) (dvrà essere il sftware ragineria/finanziaria dell Ente a predisprre la fattura nel frmat richiest da SDI e nminarla cme da specifiche di seguit riprtate) Ogni fattura, ltt di fatture, cstituisce, per il Sistema di Interscambi, un file predispst secnd il frmat della FatturaPA. Il singl file, ppure più file singli, pssn essere racchiusi in un file cmpress, in frmat zip, ciè in un file archivi. Dp aver preparat il file, ess deve essere nminat in maniera pprtuna affinché pssa essere accettat dal Sistema di Interscambi. Nel cas di file FatturaPA deve essere rispettata la seguente nmenclatura: Cdice PaeseIdentificativ univc del Trasmittente _ Prgressiv univc del file dve: il Cdice Paese va espress secnd l standard ISO alpha 2 cde, l Identificativ univc del Trasmittente, sia ess persna fisica sggett giuridic, è rappresentat dal su identificativ fiscale (cdice fiscale nel cas di sggett trasmittente residente in Italia, identificativ prpri del Paese di appartenenza nel cas di sggett trasmittente residente all ester). La lunghezza di quest identificativ è di: 11 caratteri (minim) e 16 caratteri (massim) nel cas di cdice paese IT, 2 caratteri (minim) e 28 caratteri (massim) altrimenti, il prgressiv univc del file è rappresentat da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e cn valri ammessi da A a Z e da 0 a 9. Il separatre degli elementi che cmpngn il nme file è il carattere underscre ( _ ), cdice ASCII 95. L estensine del file assume il valre.xml ppure.xml.p7m in base al tip di firma utilizzata (a tal prpsit cnsultare la sezine Firmare la FatturaPA). Esempi: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml

6 IT _00002.xml.p7m FR _00003.xml La nmenclatura dei file, csì cme descritta, viene mantenuta nella fase di inltr all Amministrazine. Nel cas di file archivi deve essere rispettata la stessa nmenclatura usata per il file FatturaPA utilizzand l'estensine.zip. Esempi: ITAAABBB99T99X999W_00001.zip che al su intern cntiene, a titl di esempi: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml ITAAABBB99T99X999W_00002.xml ITAAABBB99T99X999W_00003.xml.p7m Il Sistema di Interscambi, ricevut un file archivi, elabra e trasmette all Amministrazine destinataria il file i file in ess cntenuti. Firmare la FatturaPA Ogni file FatturaPA trasmess al Sistema di Interscambi deve essere firmat dal sggett che emette la fattura tramite un certificat di firma qualificata. La firma è necessaria in quant garantisce: l integrità delle infrmazini cntenute nella fattura; l autenticità dell emittente; Per dtarsi di un certificat di firma qualificata è necessari rivlgersi a un dei certificatri presenti nell elenc dei certificatri autrizzati pubblicat sul sit dell'agenzia per l'italia Digitale tenend presenti i seguenti vincli tecnici: il Sistema di Interscambi ammette i seguenti frmati di firma:

7 CAdES BES (CMS Advanced Electrnic Signatures) cn struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS V1.7.4, csì cme previst dalla nrmativa in materia a partire dal 1 settembre 2010, XAdES BES (XML Advanced Electrnic Signatures), cn struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versine 1.4.1, csì cme previst dalla nrmativa in materia a partire dal 1 settembre L unica mdalità accettata per quest tip di firma è quella envelped. Inltre la firma XAdES deve presentare gli element Reference cn URI= ppure cn URI= #iddc dve iddc indica l identificativ del dcument da firmare: nn è pssibile quindi mettere l attribut URI all intern degli elementi Reference. In base al frmat di firma adttat, l estensine del file assume il valre.xml.p7m (per la firma CAdES BES) ppure.xml (per la firma XAdES BES). il sftware utilizzat per apprre la firma deve essere in grad di valrizzare il parametr signing time, che riprta la data e l ra, ed anche la "time zne" e che assume il significat di riferiment temprale. Nn è invece necessaria l appsizine della marca temprale. Si precisa che il file archivi nn deve essere firmat elettrnicamente ma devn essere firmati tutti i file FatturaPA al su intern. Cnsultare la sezine degli esempi per visualizzare due fatture firmate in frmat XAdES e CAdES. Inviare la FatturaPA Il file preparat, firmat e nminat nel rispett delle regle previste, può essere inviat al Sistema di Interscambi. Sn previsti cinque diversi canali di trasmissine per l invi dei file: Psta Elettrnica Certificata (PEC) Invi via web Invi tramite Psta Elettrnica Certificata (PEC) La Psta Elettrnica Certificata (PEC) è un sistema di psta elettrnica che: garantisce l invi e la ricezine di messaggi e di eventuali dcumenti allegati, attesta cn valenza legale l invi e la ricezine dei messaggi al pari di una raccmandata cn ricevuta di ritrn.

8 L invi mediante PEC è pssibile per i sggetti frniti di una casella di Psta Elettrnica Certificata. Per fare richiesta di una casella di PEC ci si può rivlgere ai gestri presenti nell elenc pubblic dei gestri di Psta Elettrnica Certificata pubblicat sul sit dell'agenzia per l'italia Digitale. L'utilizz del canale PEC nn presuppne alcun tip di accreditament preventiv press il Sistema di Interscambi. I file FatturaPA e i file archivi devn essere spediti cme allegat del messaggi di PEC. L'indirizz PEC a cui destinare i file è il seguente: Il messaggi, cmprensiv dell allegat, nn deve superare la dimensine di 30 megabytes. Se tale limite dimensinale nn viene rispettat nn è garantit il bun esit della trasmissine. Il sggett che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuat la trasmissine, i file messaggi prdtti dal SdI relativi al prpri invi. Nta bene: il Sistema, cn il prim messaggi di rispsta, ntifica di scart ricevuta di cnsegna, cmunica al trasmittente l indirizz di PEC che dvrà utilizzare per i successivi eventuali invii. L utilizz di un indirizz di PEC divers da quell assegnat dal SdI nn garantisce il bun fine della ricezine del file FatturaPA. Per apprfndire Cnsultare la sezine PEC del sit dell'agenzia per l'italia Digitale Si cnsiglia di cnsultare la sezine File, fatture e messaggi per una descrizine dettagliata dei file messaggi prdtti dal SdI

9 Invi via web Il Sistema di Interscambi mette a dispsizine, su quest sit, un applicazine per inviare un file FatturaPA un file archivi attravers un interfaccia web. Per accedervi è necessari essere in psssess di credenziali Entratel Fiscnline essere prvvisti di Carta Nazinale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell'agenzia delle Entrate. Il file inviat utilizzand questa mdalità nn deve superare la dimensine di 5 megabytes. Il sggett che usa il canale Web per l invi di file ptrà visualizzare i file messaggi relativi al prpri invi attravers l applicazine Mnitrare la FatturaPA dispnibile nella sezine Strumenti. Per apprfndire Vai all applicazine Inviare via web la FatturaPA Per ttenere le credenziali Entratel Fiscnline, cnsultare l appsita pagina dedicata ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate: Cme registrarsi ai servizi Entratel e Fiscnline Per ttenere una CNS, cnsultare il sit della Carta Nazinale dei Servizi Per abilitare la CNS ai servizi telematici, cnsultare l appsita pagina sul sit dell Agenzia delle Entrate: Access tramite Smartcard. Si cnsiglia di cnsultare la sezine File, fatture e messaggi per una descrizine dettagliata dei file messaggi prdtti dal SdI Dp l'invi della FatturaPA 14.htm Clui che emette trasmette un file FatturaPA ha la pssibilità di visinare tutti i file messaggi che dcumentan l stat del prpri file press il Sistema di Interscambi attravers l'applicazine Mnitrare la FatturaPA dispnibile nella sezine Strumenti di quest sit. I messaggi relativi al file emess trasmess pssn essere visualizzati direttamente dall'emittente dal trasmittente utilizzand le prprie credenziali Entratel Fiscnline. Inltre, attravers l'applicazine Autrizzare gli Amministratri degli Incaricati, i rappresentanti legali di enti, scietà, etc... pssn definire le persne fisiche autrizzate a visualizzare le infrmazini relative ai file FatturaPA per cnt dei sggetti giuridici che rappresentan. Gli Amministratri degli Incaricati, a lr vlta, pssn definire altri sggetti Incaricati utilizzand l'applicazine Gestire gli Incaricati.

10 La visualizzazine dei file messaggi relativi ai file FatturaPA emessi trasmessi è inltre cnsentita ai Gestri degli Incaricati già definiti in ambit Entratel. Per apprfndire Per ttenere le credenziali Entratel Fiscnline, cnsultare l appsita pagina dedicata ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate: Cme registrarsi ai servizi Entratel e Fiscnline Vai all'applicazine Mnitrare la FatturaPA Vai all'applicazine Autrizzare gli amministratri degli incaricati Vai all'applicazine Gestire gli incaricati Si cnsiglia di cnsultare la sezine File, fatture e messaggi per una descrizine dettagliata dei file messaggi prdtti dal SdI Esplicitare l'esit per la FatturaPA Dp aver ricevut il file FatturaPA attravers il Sistema di Interscambi utilizzand un dei canali di ricezine descritti nella sezine Ricevere la FatturaPA, l' Amministrazine pubblica può esplicitare l' accettazine il rifiut per le fatture cntenute nei file ricevuti utilizzand necessariamente l stess canale usat per la ricezine. L'esit è cntenut in una ntifica di esit cmmittente, il cui frmat è descritt dal file MessaggiTypes_v1.1.xsd scaricabile nella sezine Dcumentazine Sistema di Interscambi di quest sit. Dp aver preparat il file della ntifica di esit cmmittente, ess deve essere "nminat" nel md seguente affinché pssa essere accettat dal Sistema di Interscambi: Nme del file ricevut senza estensine _ EC _ Prgressiv univc. xml dve: il Nme del file ricevut senza estensine deve essere cnfrme alle regle definite nella sezine Predisprre il file FatturaPA. Nel cas in cui il nme file nn sia cnfrme e la sua lunghezza sia superire ai 36 caratteri il nme sarà trncat ed i caratteri ltre il 36 esim nn sarann presenti nella ntifica di scart, EC (valre fiss) indica il tip di messaggi (Esit Cmmittente),

11 Il Prgressiv univc deve essere una stringa alfanumerica di lunghezza massima 3 caratteri e cn valri ammessi da "A" a "Z" e da "0" a "9" che identifica univcamente gni ntifica / ricevuta relativa al file inviat. Il separatre degli elementi che cmpngn il nme file è il carattere underscre ("_"), cdice ASCII 95. L'estensine è sempre "xml". La ntifica di esit cmmittente può essere firmata facltativamente mediante l'utilizz di una firma XAdES Bes (XML Advanced Electrnic Signatures), cn struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versine 1.4.1, csì cme previst dalla nrmativa in materia a partire dal 1 settembre L' unica mdalità accettata per quest tip di firma è quella "envelped". Inltre la firma XAdES deve presentare gli element Reference cn URI="" ppure cn URI="#iddc" dve iddc indica l' identificativ del dcument da firmare: nn è pssibile quindi mettere l' attribut URI all' intern degli elementi Reference. Se il file FatturaPA è stat ricevut utilizzand il canale PEC, la ntifica di esit cmmittente dvrà essere inviata via PEC all' indirizz cmunicat dal Sistema di Interscambi nel crp della mail cn cui è arrivat il file. D' altra parte, se il file FatturaPA è stat ricevut utilizzand il canale FTP il canale Prta di Dmini, la ntifica di esit cmmittente dvrà essere inviata seguend le istruzini relative a questi canali trasmissivi. Si può presentare l'eventualità in cui la ntifica di esit cmmittente sia inaccettabile per il Sistema di Interscambi. Ciò può avvenire se: la ntifica è frmalmente inesatta, ciè nn rispetta il frmat previst nel file MessaggiTypes_v1.1.xsd, la ntifica è si riferisce a un IdSdI (identificativ univc attribuit dal Sistema di Interscambi a gni file in entrata) nn esistente già precedentemente esitat. In questi casi il Sistema di Interscambi invia all' Amministrazine Pubblica un scart esit cmmittente il cui frmat è descritt nel suddett file MessaggiTypes_v1.1.xsd utilizzand sempre l stess canale trasmissiv. Nel cas di file FatturaPA cntenenti ltti di fatture, l' Amministrazine pubblica ha la pssibilità di esplicitare l'esit per l'inter ltt per una delle fatture cntenute al su intern ppland i campi del blcc RiferimentFattura nella ntifica di esit cmmittente. In seguit all'invi di una ntifica di esit cmmittente crretta, il Sistema di interscambi invia all'operatre Ecnmic ( al su Intermediari) una ntifica di esit che certifica l'accettazine il rifiut della fattura inviata. Qualra l' Amministrazine pubblica nn espliciti l' esit entr 15 girni dalla data di ricezine del file FatturaPA, il Sistema di Interscambi prvvede ad inviare all' Amministrazine stessa e al trasmittente (Operatre ecnmic su Intermediari) una ntifica di decrrenza termini cn la quale si cmunica la nn avvenuta ntifica di esit da parte dell' Amministrazine pubblica entr i termini previsti.

12 Per apprfndire Si cnsiglia di cnsultare la sezine File, fatture e messaggi per una descrizine dettagliata dei file che il Sistema di Interscambi invia al destinatari Per maggiri dettagli sui canali di trasmissine della ntifica di esit cmmittente e sulle interfacce da esprre per la ricezine, cnsultare il dcument Istruzini del Servizi SPCp Destinatari (canale Prta di Dmini) Istruzini del Servizi SDIFTP (canale FTP) nella sezine Dcumentazine Sistema di Interscambi COME VISUALIZZARE E STAMPARE UNA FATTURA OPPURE UN MESSAGGIO DI RICEVUTA SDI VISUALIZZA I FILE DEL SDI

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