PRIVACY MODALITA per l esercizio dei diritti di accesso ai dati personali da parte dell interessato

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1 PRIVACY MODALITA per l esercizio dei diritti di accesso ai dati personali da parte dell interessato L interessato può esercitare i suoi diritti con richiesta rivolta senza formalità al titolare o al responsabile, anche per il tramite di un incaricato, ovvero, mediante lettera raccomandata, telefax o posta elettronica. L incaricato del trattamento al quale venga presentata, anche verbalmente, da parte dell interessato o da parte di un soggetto a ciò delegato: a) una richiesta volta ad ottenere dal titolare la conferma dell esistenza o meno di propri dati personali e che tali dati gli vengano comunicati in forma intelligibile; b) una richiesta volta ad ottenere l indicazione dell origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del, titolare e dei responsabili nonché dei soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che ne possono venire a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati; deve: c) una richiesta volta ad ottenere l aggiornamento, la rettificazione o, se vi è interesse, l integrazione dei dati, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione della legge nonché l attestazione che dette operazioni sono state portate a conoscenza a coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi; d) un opposizione al trattamento di dati personali che lo riguardano per motivi legittimi ai fini dell invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. 1. in caso di richiesta formulata oralmente - solo per le ipotesi a) e b) -, ove possibile, raccogliere l istanza utilizzando il modulo Esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali, invitando l interessato ad indicare la banca dati oggetto della richiesta ed a sottoscrivere la medesima, in caso contrario provvedere direttamente alla compilazione del modulo. Gli originali dei moduli sottoscritti dall interessato o compilati dall incaricato sono conservati presso l Ufficio Controlli Interni e Servizi Organizzativi; 2. in caso di richiesta formulata per iscritto - obbligatoria per le ipotesi c) e d) - ricevere l istanza; 3. verificare l identità dell interessato sulla base di idonei elementi di valutazione, anche mediante atti e documenti disponibili o esibizione o allegazione di copia di documento di riconoscimento; 3a. nel caso di richiesta presentata da persona che agisce per conto dell interessato, identificare il soggetto delegato e richiedere a seconda dei casi: esibizione o allegazione di copia della procura o; esibizione o allegazione della delega sottoscritta dall interessato in presenza di un incaricato o; esibizione o allegazione della delega sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di riconoscimento dell interessato.

2 3b. nel caso di richiesta avanzata da interessato persona giuridica, associazione o ente verificare la legittimazione della persona fisica che agisce in rappresentanza delle medesime in base ai rispettivi statuti od ordinamenti; 4. provvedere immediatamente a dare comunicazione della richiesta all Ufficio Controlli Interni e Servizi Organizzativi mediante l invio del modulo Esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali, indicato al punto precedente. Nel caso in cui la richiesta pervenga direttamente al Titolare o al Responsabile del trattamento mediante fax, lettera raccomandata o posta elettronica, questi provvedono ad informarne immediatamente per l evasione della richiesta l Ufficio Controlli Interni e Servizi Organizzativi. L Ufficio Controlli Interni e Servizi Organizzativi, entro e non oltre quindici giorni dalla data di ricevimento della richiesta, deve dar corso alla medesima e provvedere al riscontro all interessato. Entro tale termine, se le operazioni per il riscontro si rivelano di particolare complessità, ovvero ricorre altro giustificato motivo, l Ufficio Controlli Interni e Servizi Organizzativi ne dà comunicazione all interessato provvedendo comunque entro il termine di trenta giorni, dal ricevimento della richiesta, all integrale riscontro. L Ufficio Controlli Interni e Servizi Organizzativi provvede ad attivarsi presso tutti gli uffici per ottenere le informazioni richieste dall interessato. Gli uffici interessati provvedono a riferire in base alla richiesta pervenuta dall Ufficio Controlli Interni e Servizi Organizzativi entro il secondo giorno successivo alla data della richiesta anche nel caso non siano presenti dati personali relativi all interessato. Qualora in un ufficio esistano più banche dati, gli uffici devono fornire le informazioni richieste per ogni banca dati. L Ufficio Controlli Interni e Servizi Organizzativi deve provvedere a dare riscontro all interessato con comunicazione scritta anche mediante trasposizione dei dati su supporto cartaceo o informatico, ovvero mediante la loro trasmissione per via telematica. In caso di comunicazione di codici o sigle sono forniti i parametri per la comprensione del relativo significato. Nel caso in cui non risulti confermata l esistenza dei dati può essere richiesto all interessato un contributo spese che non ecceda i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata e comunque tale contributo non può superare la misura di euro 10. In relazione al caso in cui i dati siano trattati con strumenti elettronici e la risposta negativa sia fornita oralmente, tale contributo è individuato forfetariamente in misura pari a euro 2,50. Nel caso in cui invece risulti confermata l esistenza dei dati, l esercizio del diritto è gratuito ma può essere chiesto un contributo spese in presenza di una richiesta di riprodurre uno speciale supporto su cui i dati personali figurano. Tale caso non attiene tuttavia alle richieste di trasporre i dati su supporti ordinari come floppy disk o cd-rom mentre concerne le richieste relative a supporti di maggior costo quali audiovisivi, nastri o altri specifici supporti magnetici. Il contributo richiesto non può superare l importo massimo di euro 20 e non può comunque eccedere i costi effettivamente sostenuti e documentabili nel caso specifico.

3 Al (Indirizzare al titolare o al responsabile del trattamento) Oggetto: ESERCIZIO DI DIRITTI DI ACCESSO IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (artt. 7 e 8 del Codice) Il/La sottoscritto/a nato/a a il, esercita con la presente richiesta i suoi diritti di cui all articolo 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196): (BARRARE SOLO LE CASELLE CHE INTERESSANO) Accesso ai dati personali (art. 7, comma 1, del Codice) Il sottoscritto intende accedere ai dati che lo riguardano e precisamente: chiede di confermargli l esistenza o meno di tali dati, anche se non ancora registrati, e/o chiede di comunicargli i medesimi dati in forma intelligibile (art. 10 del Codice). (BARRARE SOLO LE CASELLE CHE INTERESSANO) Richiesta di conoscere alcune notizie sul trattamento (art. 7, comma 2, del Codice) Il sottoscritto chiede di conoscere: l origine dei dati (ovvero il soggetto o la specifica fonte dalla quale essi sono stati acquisiti); le finalità del trattamento dei dati che lo riguardano; le modalità del medesimo trattamento; la logica applicata al trattamento effettuato con strumenti elettronici; gli estremi identificativi del titolare del trattamento (ovvero della pubblica amministrazione, della persona giuridica pubblica o privata, dell associazione od organismo che li tratta); gli estremi identificativi del/i responsabile/i del trattamento (nel caso in cui siano designati ai sensi dell art. 29 del Codice); i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o di incaricati o di rappresentante designato nel territorio dello Stato; gli estremi identificativi del rappresentante del titolare nel territorio dello Stato (se designato ai sensi dell art. 5 del Codice).

4 (BARRARE SOLO LE CASELLE CHE INTERESSANO) Richiesta di intervento sui dati (art. 7, comma 3, del Codice) Il sottoscritto chiede di effettuare le seguenti operazioni: aggiornamento dei dati; rettificazione dei dati; integrazione dei dati; cancellazione dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione); trasformazione in forma anonima dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione); blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione); attestazione che tale intervento sui dati è stato portato a conoscenza, anche per quanto riguarda il suo contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi. Opposizione al trattamento per fini pubblicitari (art. 7, comma 4, del Codice) Il sottoscritto si oppone al trattamento dei dati effettuato a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. Opposizione al trattamento per motivi legittimi (art. 7, comma 4, del Codice) Il sottoscritto si oppone al trattamento dei dati per i seguenti motivi legittimi:

5 Il sottoscritto si riserva di rivolgersi all autorità giudiziaria o al Garante (con segnalazione, reclamo o ricorso: artt. 141 ss. del Codice) se entro 15 giorni dal ricevimento della presente istanza non perverrà un riscontro idoneo. Recapito per la risposta: Indirizzo postale: Via/Piazza Comune Provincia Codice postale telefax: telefono*: Eventuali precisazioni Il sottoscritto precisa (fornire eventuali spiegazioni utili o indicare eventuali documenti allegati): Estremi di un documento di riconoscimento**: ( Luogo e data) (Firma) * Le richieste in esame e la relativa risposta possono essere anche orali (solo per quanto riguarda le parti relative a Accesso ai dati personali e Richiesta di conoscere alcune notizie sul trattamento. Tuttavia, se l interessato si rivolge al Garante con un ricorso, occorre allegare copia della richiesta rivolta al titolare (o al responsabile, se designato) del trattamento, quindi è sempre opportuno che la richiesta sia effettuata in forma scritta ** Esibire o allegare copia di un documento di riconoscimento, se l identità del richiedente non è accertata con altri elementi.