SISTEMA DI RINTRACCIABILITA IN ORGANIZZAZIONI/SEGMENTI DELLA FILIERA AGRO-ALIMENTARE

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1 IN ORGANIZZAZIONI/SEGMENTI DELLA FILIERA AGRO-ALIMENTARE PROCEDURA OPERATIVA REGOLE PARTICOLARI PER LA IN ORGANIZZAZIONI/SEGMENTI DELLA FILIERA AGRO-ALIMENTARE 2 25/10/2010 RQ LTM 1 di 11

2 1. INTRODUZIONE TERMINOLOGIA SISTEMA DI RINTRACCIABILITÀ FILIERA AGROALIMENTARE RINTRACCIABILITÀ DI FILIERA FILIERA AGROALIMENTARE E MANGIMISTICA FLUSSI MATERIALI PIANIFICAZIONE PER LA RINTRACCIABILITA LOTTO MANUALE DI RINTRACCIABILITA O PIANO DELLA QUALITA PRODUZIONE PRIMARIA PROFONDITÀ ESTENSIONE ELEMENTI UNITÀ MINIMA RINTRACCIABILE (UMR) OBIETTIVI BILANCI DI MASSA RINTRACCIABILITÀ: SISTEMA DI RINTRACCIABILITÀ DELL ORGANIZZAZIONE: ORGANIZZAZIONE AGROALIMENTARE: MATERIALI: RESPONSABILITÀ E COORDINAMENTO DELLA FILIERA PIANIFICAZIONE DELLA QUALITA SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE GLOSSARIO E RIFERIMENTI Glossario Riferimenti RESPONSABILITÀ GESTIONE DEL PROCESSO DI RINTRACCIABILITA Descrizione delle fasi/organizzazioni coinvolte e posizione nella filiera (anche con diagramma di flusso) Spiegazione del processo di tracciabilità/rintracciabilità Controlli e collaudi registrazioni AZIONI CORRETTIVE E GESTIONE PRODOTTI NON CONFORMI FORMAZIONE DEL PERSONALE AUDIT VALUTAZIONE PRESSO IL PRODUTTORE. OTTENIMENTO E MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE (AD INTEGRAZIONE DELLA GP01P) VERIFICHE SUL PROCESSO PRODUTTIVO VISITE PRESSO RIVENDITORI RINUNCIA AL DIRITTO D USO DEL MARCHIO (AD INTEGRAZIONE DELLA GP01P) USO DELLA CERTIFICAZIONE DURATA DEL CONTRATTO PREMESSA Le modifiche apportate sono dovute al ritiro, da parte di UNI, della Norma UNI 11020: 2002 sostituita a tutti gli effetti dalla UNI EN ISO 22005: /10/2010 RQ LTM 2 di 11

3 1. INTRODUZIONE La procedura di seguito descritta mira ad illustrare le metodiche e requisiti aggiuntivi per la certificazione di prodotto relativamente a: - sistema di rintracciabilità per organizzazioni/segmenti di filiera agro-alimentari ai fini della conformità alla Norma UNI EN ISO 22005:2008 (ex Norma UNI 11020:2002). La presente procedura risulta applicabile a singole organizzazioni o a segmenti della filiera agro-alimentare e applicata al/ai materiali utilizzati avente/i rilevanza per le caratteristiche del prodotto al fine di rintracciare i materiali rilevanti, le informazioni rilevanti (controlli, elementi di identificazione, origine/provenienza) e prodotti finiti. Non risulta applicabile per filiere già regolamentate ai fini della rintracciabilità da normativa cogente (es. rintracciabilità carne bovina, etc.) e a filiere complete 1 (per cui è applicabile la SP15) La conformità legislativa è da considerarsi prerequisito per le aziende che intendono accedere alla certificazione. Come tale, essa dovrà essere sempre garantita dalle organizzazioni intestatarie della certificazione, tramite adeguate evidenze oggettive. Elemento chiave per la garanzia della rintracciabilità è la capacità di ricostruire la storia del prodotto agroalimentare, tramite identificazione e registrazione sistematica dei parametri critici di tali processi, in termini tali da individuare eventuali non conformità rispetto alla legislazione vigente, ai fini di un tempestivo ritiro del prodotto dal circuito commerciale, e identificare le relative responsabilità, ai fini dell adozione delle necessarie azioni correttive. Le presenti regole particolari sono integrative rispetto a quanto previsto dal Regolamento Generale per la certificazione di conformità di prodotto (GP01P) e forniscono una specifica regolamentazione relativa alla procedura ed ai requisiti di un prodotto e/o famiglia di prodotti. Esse pertanto devono essere applicate unitamente al documento GP01P, le cui disposizioni sono in ogni caso da considerarsi prevalenti su quelle riportate in queste regole, qualora insorgano interpretazioni discordanti in ordine alle stesse. Nella progettazione di un sistema di rintracciabilità devono essere sempre inclusi i seguenti punti: a) obiettivi b) requisiti normativi e legislativi pertinenti alla rintracciabilità c) prodotti e/o ingredienti d) posizione nella catena alimentare e mangimistica e) flusso di materiali f) requisiti informativi g) procedure h) documentazione i) Coordinamento (se applicabile) del segmento di filiera alimentare e mangimistica. 1 Per filiera completa si intende una filiera che coinvolge il settore primario 2 25/10/2010 RQ LTM 3 di 11

4 2. TERMINOLOGIA 2.1 SISTEMA DI RINTRACCIABILITÀ Insieme di elementi e operazioni che consentono il mantenimento delle informazioni desiderate riguardo il prodotto, attraverso tutti o parte degli elementi della propria catena di produzione e utilizzazione (UNI EN ISO 22005:2008 ). 2.2 FILIERA AGROALIMENTARE Insieme definito delle organizzazioni (od operatori) con i relativi flussi materiali che concorrono alla formazione, distribuzione, commercializzazione e fornitura di un prodotto agro-alimentare. Il termine di filiera individua, in questo contesto, tutte le attività ed i flussi che hanno rilevanza critica per le caratteristiche del prodotto. Nota: La filiera si può considerare "documentata" quando è possibile identificare in modo documentato le organizzazioni ed i flussi coinvolti. 2.3 RINTRACCIABILITÀ DI FILIERA Capacità di ricostruire la storia e di seguire l'utilizzo di un prodotto mediante identificazioni documentate (relativamente ai flussi materiali ed agli operatori di filiera). Nota: Occorre considerare sia la rintracciabilità interna ad ogni organizzazione, sia la rintracciabilità fra le varie organizzazioni. 2.4 FILIERA AGROALIMENTARE E MANGIMISTICA Sequenza di fasi e operazioni coinvolte nella produzione, trasformazione, distribuzione e manipolazione di mangimi e alimenti, dalla produzione primaria al consumatore finale. (UNI EN ISO 22005:2008 ) Nota: La produzione primaria comprende la produzione di mangimi per animali coinvolti nella produzione di alimenti e per animali intesi come prodotto alimentare. 2.5 FLUSSI MATERIALI Sono le materie prime, gli additivi, i semilavorati e i materiali di imballaggio che, in qualunque punto della filiera, entrano nel processo produttivo. 2.6 PIANIFICAZIONE PER LA RINTRACCIABILITA Insieme delle particolari modalità operative, delle risorse e delle sequenze delle attività relative attuate dal produttore per garantire la rintracciabilità di un determinato prodotto o famiglia di prodotti in relazione alle caratteristiche certificate. 2.7 LOTTO Unità minima, avente caratteristiche omogenee, che è stata prodotta e/o lavorata e/o imballata in condizioni identiche o comunque equivalenti ai fini di specie. Il lotto deve essere definito dalle organizzazioni richiedenti la certificazione in funzione dei propri obiettivi ed esigenze. 2.8 MANUALE DI RINTRACCIABILITA O PIANO DELLA QUALITA Documento che descrive la filiera, le responsabilità e le modalità di gestione e verifica. Tale documento può essere strutturato come piano qualità /disciplinare. 2 25/10/2010 RQ LTM 4 di 11

5 2.9 PRODUZIONE PRIMARIA Tutte le fasi della produzione, dell allevamento 2 o della coltivazione dei prodotti primari, compresi il raccolto, la mungitura e la produzione zootecnica precedente la macellazione e comprese la caccia e la pesca e la raccolta di prodotti selvatici (art. 3 del Reg. CE 178/2002) PROFONDITÀ Insieme delle fasi di produzione, trasformazione, commercializzazione, ecc., coperte dal sistema in modo continuativo ESTENSIONE Insieme dei componenti il prodotto coperto dal sistema in modo continuativo ELEMENTI Attività/informazioni che il sistema si prefigge di realizzare/ottenere a supporto degli obiettivi UNITÀ MINIMA RINTRACCIABILE (UMR) Quantità minima omogenea, espressa in peso o volume, per la quale esiste la necessità di recuperare informazioni predefinite e che può essere prezzata, ordinata o fatturata ed è oggetto della verifica della conformità all interno del sistema di rintracciabilità OBIETTIVI Risultati/informazioni, inerenti l UMR, che il richiedente la certificazione si prefigge di ottenere/divulgare applicando il sistema d rintracciabilità BILANCI DI MASSA Attività finalizzate alla verifica, mediante comparazione, della compatibilità dei flussi materiali in ingresso ed in uscita del sistema di rintracciabilità (per la produzione primaria è meglio applicabile il termine resa produttiva ) RINTRACCIABILITÀ: Capacità di risalire alla identificazione del fornitore dei materiali impiegati in ogni lotto del prodotto, e della relativa destinazione, mediante registrazione documentata SISTEMA DI RINTRACCIABILITÀ DELL ORGANIZZAZIONE: Sistema organizzato che consente la rintracciabilità nell ambito della organizzazione ORGANIZZAZIONE AGROALIMENTARE: Ogni soggetto pubblico o privato, con o senza fini di lucro, che esercita una o più delle seguenti attività: la produzione compresa quella primaria, la preparazione, la trasformazione, la fabbricazione, il confezionamento, il deposito, il trasporto, la distribuzione, la manipolazione, la vendita o la fornitura, compresa la somministrazione, di prodotti alimentari o di mangimi MATERIALI: Mezzi tecnici per l agricoltura (per esempio sementi, fertilizzanti, mangimi), le materie prime, gli additivi, i semilavorati e i materiali di imballaggio che entrano nel processo produttivo. 2 nel caso di filiere animali il sito di origine potrà essere diverso da quello di nascita, fermo restando che, in questi casi, i tempi di permanenza dell animale nel sito di partenza della filiera dovranno essere significativi per la vita dello stesso. 2 25/10/2010 RQ LTM 5 di 11

6 3. RESPONSABILITÀ E COORDINAMENTO DELLA FILIERA Se un organizzazione partecipa a un sistema di rintracciabilità con altre organizzazioni, gli elementi del sistema devono essere coordinati. Devono essere definiti chiaramente i rapporti contrattuali/ legali che legano i diversi anelli della filiera ai fini della rintracciabilità, nonché l identificazione di un responsabile della filiera che gestisca il suo funzionamento, gestisca reclami, crisi e relative problematiche. 4. PIANIFICAZIONE DELLA QUALITA Per dimostrare la conformità alla presente procedura deve essere redatto, da parte del licenziatario, un manuale condiviso da tutte le parti coinvolte. Tale documento deve primariamente soddisfare i requisiti della UNI ISO nonché i punti di seguito descritti. 4.1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Deve essere definito chiaramente lo scopo della certificazione in funzione della scelta aziendale: - Grado di Rintracciabilità (il/i materiale/i rilevante/i ed i prodotti per i quali si voglia garantire la rintracciabilità) - Prodotti coinvolti e loro identificazione - Identificazione chiara dell UMR - Obiettivi di rintracciabilità (es. a) supportare la sicurezza alimentare e/o gli obiettivi di qualità; b) rispondere alle specifiche richieste del cliente; c) determinare la storia o l origine del prodotto; d) facilitare il ritiro e il richiamo dei prodotti; e) identificare le organizzazioni responsabili nella catena alimentare e mangimistica; f) facilitare la verifica di specifiche informazioni circa il prodotto; g) comunicare l informazione rilevata agli stakeolders e ai consumatori rilevanti; h) soddisfare qualsiasi regolamento locale, nazionale o internazionale o legislazione, come applicabile; i) migliorare l efficacia, la produttività e il profitto dell organizzazione). E importante specificare chiaramente il campo di applicazione, il prodotto o il/i componente/i rilevante/i per il/i quale/i si intende realizzare la rintracciabilità, i siti coinvolti, le informazioni 4.2 GLOSSARIO E RIFERIMENTI Glossario Specificare e chiarire i termini contenuti nel piano della qualità e la terminologia tecnica relativa alla filiera interessata. Deve essere prestata particolare attenzione alle definizioni di lotto, sottolotto, partita, sottopartita e qualsivoglia terminologia che identifichi un insieme omogeneo di materie prime/ semilavorati/prodotto finito aventi impatto sulla rintracciabilità Riferimenti UNI EN ISO 9001: /10/2010 RQ LTM 6 di 11

7 UNI CEI EN 45011: 1999 Requisiti generali relativi agli organismi che gestiscono sistemi di certificazione di prodotti UNI EN ISO 22005:2008 Tracciabilità nelle filiere agroalimentari - Principi generali e requisiti di base per progettazione di sistemi e attuazione UNI EN ISO 22000:2005 Sistemi di gestione per la sicurezza alimentare Requisiti per qualsiasi organizzazione nella filiera alimentare. Inoltre è necessario indicare tutta la normativa nazionale/europea cogente ed applicabile 4.3 RESPONSABILITÀ Gli attori e le responsabilità di gestione della rintracciabilità devono essere chiaramente riepilogate/definite per di ogni fase di produzione. 4.4 GESTIONE DEL PROCESSO DI RINTRACCIABILITA Deve esistere chiara descrizione delle fasi di produzione. Tale descrizione del processo deve includere: Descrizione delle fasi/organizzazioni coinvolte e posizione nella filiera (anche con diagramma di flusso). Devono essere riepilogati con uno o più diagrammi/tabelle o descrizioni similari i processi (intesi come sequenza di fasi), le organizzazioni e fasi coinvolte nel sistema Spiegazione del processo di tracciabilità/rintracciabilità Per ogni processo devono essere riepilogate le azioni, le procedure, le attività per la gestione della identificazione e rintracciabilità. Deve essere chiaramente documentata la metodica che permetta di rintracciare le differenti materie prime utilizzate, additivi, semilavorati. Deve essere presente specifica procedura documentata (o altra forma equivalente) che definisca le metodiche di identificazione per le differenti fasi di processo. Devono essere identificati i punti critici ai fini della rintracciabilità. Di seguito un esempio: Fase Criticità (oppure punto critico) Azione Documento di riferimento Responsabilità Particolare attenzione deve essere prestata al richiamo del prodotto che deve essere descritto in una procedura documentata. Nota: Per il richiamo del prodotto deve essere stabilita una correlazione certa tra i lotti di produzione ed i clienti per poter avviare le procedure di ritiro/richiamo dal mercato di partite difettose o a rischio. Nella media/grande industria e per la grande distribuzione l'impiego di database che consentono di collegare le informazioni provenienti dall'archivio clienti con quelle dell'archivio contenenti i dati delle partite (tra cui il lotto), possono fornire informazioni sufficienti per poter avviare la procedura di ricerca del prodotto sul mercato. Devono essere chiaramente definite procedure di crisis-management per la gestione del ritiro (ove possibile) e della opportuna informazione al consumatore finale. 2 25/10/2010 RQ LTM 7 di 11

8 Sistemi più semplici ed adattabili alle piccole imprese possono essere adottati. In ogni caso l'impresa è tenuta a formalizzare la procedura di intervento ritenuta più idonea per una rapida informazione dei clienti in caso di potenziali pericoli per i consumatori. Nella definizione delle procedure di tracciabilità bisogna tener conto della normativa cogente/volontaria in tema di rintracciabilità Controlli e collaudi Per ogni fase processo devono essere riepilogati i controlli ed i collaudi previsti dall azienda per tenere sotto controllo la rintracciabilità. Deve essere definito un piano di controllo allo scopo di assicurare il corretto funzionamento del sistema di rintracciabilità da parte di ogni organizzazione coinvolta. Tale piano deve comprendere l'identificazione dei punti rilevanti, le attività di prevenzione e di monitoraggio per ciascun punto e le corrispondenti modalità di registrazione. È opportuno anche disporre di un sistema di verifica dell'efficacia ed efficienza del piano di controllo messo in atto registrazioni Devono essere riepilogati tutti i documenti operativi e di registrazione che dimostrano quanto previsto in e Devono essere documentate tutte le informazioni scritte o registrate che documentino le attività e i flussi del processo produttivo e gli esiti dei controlli e delle verifiche effettuati. Tali informazioni devono essere aggiornate, archiviate, conservate e rese reperibili. Nota: tali punti possono essere riepilogati in forma tabellare inserendo schematicamente gli elementi di rintracciabilità riscontrabili per ogni fase. Si propone di seguito esempio: fase attività Elemento di rintracciabilità registrazione Procedure applicabili 4.5 AZIONI CORRETTIVE E GESTIONE PRODOTTI NON CONFORMI Devono essere applicate delle procedure documentate che descrivono: La gestione delle non conformità (il prodotto non conforme ai requisiti del sistema di rintracciabilità deve essere opportunamente identificato, separato e sottoposto a procedure finalizzate allo scopo) La gestione delle azioni correttive (per evitare il ripetersi dell evento) Tutte le non conformità e le azioni correttive relative alle caratteristiche certificate, di qualsiasi entità, devono essere documentate e sono fatte oggetto di una ricerca di cause documentata. Le azioni correttive e le non conformità devono sempre messe a disposizione di Bureau Veritas. 4.6 FORMAZIONE DEL PERSONALE Il personale delle organizzazioni interessate, che può avere di influenza sul sistema di rintracciabilità, deve essere opportunamente addestrato, sensibilizzato e coinvolto al fine di assicurare una corretta attuazione del sistema. Il personale deve essere reso consapevole dell importanza della propria funzione e delle conseguenze del proprio comportamento. 4.7 AUDIT Devono essere previste procedure di audit presso le funzioni aziendali. 2 25/10/2010 RQ LTM 8 di 11

9 In ambito di tali attività devono essere previsti test di rintracciabilità a ritroso per la verifica della efficacia e la tempistica di reperimento delle informazioni. Le verifiche devono essere effettuate da personale indipendente dall attività verificata ed estesa a tutto il sistema di rintracciabilità definito. L'efficacia del sistema di rintracciabilità e la relativa documentazione deve essere verificata, quando richiesto, con il coinvolgimento delle organizzazioni interessate, ogni qualvolta si verifichino cambiamenti nelle attività o nelle caratteristiche del prodotto. Gli audit devono essere pianificati ad intervalli regolari e registrati su apposita documentazione. Gli audit devono prevedere un test a monte e a valle rispetto ad uno o più lotti di prodotto finito, contemplando adeguati bilanci di massa. 3.8 RIESAME L organizzazione deve revisionare il sistema di rintracciabilità ad intervalli appropriati, od ogni qualvolta vengano apportate modifiche agli obiettivi, ai prodotti o ai processi. In base ai risultati di tale revisione, si attueranno le appropriate misure correttive o preventive. Questa revisione dovrà comprendere, ma non limitarsi ai seguenti punti: a) I risultati dei test di rintracciabilità b) I risultati dell audit di rintracciabilità c) Le modifiche al prodotto o ai processi d) L informazione relativa la rintracciabilità è fornita da altre organizzazioni nella catena alimentare e mangimistica e) Le azioni correttive relative la rintracciabilità f) Le informazioni provenienti dai clienti, comprese le denunce, relative la rintracciabilità. g) I regolamenti nuovi o modificati che incidono sulla rintracciabilità h) I nuovi metodi statistici di valutazione 5. VALUTAZIONE PRESSO IL PRODUTTORE. OTTENIMENTO E MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE (AD INTEGRAZIONE DELLA GP01P) Il diritto d uso del marchio, che si acquisisce dopo aver superato i controlli e le prove iniziali, viene mantenuto solo se il controllo della produzione dà esito favorevole. L uso del marchio è regolamentato dalla procedura GP05P. Il controllo della produzione consiste in: visita in campo effettuata presso il licenziatario visita di sorveglianza effettuata presso il licenziatario test di rintracciabilità sui prodotti secondo il programma definito da Bureau Veritas; eventuali visite non pianificate Tali verifiche includeranno test di rintracciabilità a monte e a valle, verifica dei requisiti cogenti applicabili alla specifica organizzazione, bilanci di massa per verificare coerenza tra quantità entrate e quantità uscite. 2 25/10/2010 RQ LTM 9 di 11

10 5.1 VERIFICHE SUL PROCESSO PRODUTTIVO La visita di sorveglianza avrà cadenza almeno annuale e avverrà seguendo gli stessi criteri precedentemente esposti. 5.2 VISITE PRESSO RIVENDITORI Nella sua qualità di proprietario del marchio Bureau Veritas può eseguire senza preavviso prelievi casuali sui prodotti certificati, sia presso i consumatori, nonché presso clienti, rivenditori, per effettuare test di rintracciabilità a ritroso. 6. RINUNCIA AL DIRITTO D USO DEL MARCHIO (AD INTEGRAZIONE DELLA GP01P) Il licenziatario può rinunciare al diritto d uso del marchio Bureau Veritas per uno, alcuni o tutti i prodotti oggetto di concessione, dandone preavviso scritto di 60 (sessanta) giorni, a mezzo Raccomandata A.R. indirizzata all organismo di certificazione e per conoscenza agli organismi mandatari, nei seguenti casi: per sopravvenute modifiche alle norme Bureau Veritas, qualora non intenda adeguarsi alle nuove tecniche da queste fissate; per sopravvenute sostanziali variazioni al regolamento e/o alle regole, qualora non accetti le nuove condizioni da queste fissate; per cessazione definitiva della produzione; per sopravvenute variazioni alle condizioni economiche fissate dal tariffario, quando non intenda accettarle. Quando il licenziatario desideri rinunciare anticipatamente per qualsiasi motivo non rientrante nei casi previsti nel presente articolo, dovrà corrispondere al Bureau Veritas un indennizzo comunque non superiore all importo pagato per i diritti, prove e controlli nell anno precedente. Il licenziatario in caso di rinuncia, con o senza scioglimento del contratto, è tenuto inoltre ad attenersi alle seguenti condizioni: cessare di apporre il marchio Bureau Veritas sul prodotto in questione; attenersi alle disposizioni di Bureau Veritas per lo smaltimento dei lotti/partite di prodotto a magazzino o in corso di produzione. Bureau Veritas provvederà a: annullare i certificati di concessione e a togliere la denominazione del prodotto dall elenco periodico delle concessioni; non accettare domande per il prodotto per il quale il licenziatario abbia rinunciato al marchio Bureau Veritas se non dopo 2 (due) anni dalla data della rinuncia, salvo casi particolari valutabili a discrezione dell organismo di certificazione. 2 25/10/2010 RQ LTM 10 di 11

11 7. USO DELLA CERTIFICAZIONE L uso della certificazione da parte delle organizzazioni intestatarie dovrà essere limitato agli obiettivi che il sistema si è posto. L impiego che le aziende certificate potranno fare della certificazione ottenuta, a fini promozionali e commerciali, deve essere congruente rispetto allo scopo di certificazione. L uso della certificazione non deve indurre in errore il cliente con dichiarazioni che esaltino proprietà o caratteristiche del prodotto non direttamente correlate agli obiettivi del sistema. Non potrà mai essere utilizzata, a fini promozionali o commerciali, una dizione generale che contenga implicitamente o esplicitamente il concetto di filiera tipo certificazione di rintracciabilità di filiera ai sensi della norma UNI EN ISO 22005: DURATA DEL CONTRATTO Il contratto tra Bureau Veritas e il licenziatario per il rilascio del diritto d uso del marchio dura 3 (tre) anni. Al termine dei tre anni il contratto non si intende tacitamente rinnovato salvo che entro 2 (due) mesi dalla scadenza il licenziatario non ne faccia apposita richiesta di rinnovo. 2 25/10/2010 RQ LTM 11 di 11

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