Paolo Braida

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1 Roma 3 Marzo 2010 Classificazione Automatica delle Informazioni Ordine in un mondo disordinato Tassonomia univoca Aziendale Efficienza efficacia e consapevolezza Qi Italy Srl Paolo Braida paolo.braida@qiitaly.it

2 Ottieni il massimo dalle Informazioni di Business Aziendali con la Classificazione del Patrimonio Informativo

3 Contenuti 1. Dati, Informazioni e Documenti 2. Peculiarità e Criticità 3. Strumenti 4. Informazioni e Business 5. Classificazione delle Informazioni a) Obiettivi b) Processo c) Progetti correlati d) Benefici (ROI)

4 Dati, Informazioni e Documenti Molti dei processi di business sono basati su documenti ed che sono difficili da gestire e controllare

5 Dati, Informazioni e Documenti Dato Abc 1234 xxxx Informazione (dato con un significato) BRD PLA 60T09 B301X

6 Informazioni STRUTTURATE Nome Indirizzo Codice fiscale Braida Paolo Brugherio BRDPLA 60T09B301X Informazioni NON STRUTTURATE

7 PECULIARITA CRITICITA Sistemi, sottosistemi ed Applicazioni

8 PECULIARITA CRITICITA Repository, database, directory, supporti

9 PECULIARITA CRITICITA Quantità, versioni, formati,.

10 PECULIARITA CRITICITA Crescita esponenziale ed infinita!

11 e poi ci sono gli strumenti! PRODUTTIVITA INDIVIDUALE

12 e poi ci sono gli strumenti! PRODUTTIVITA INDIVIDUALE

13 Dati, Informazioni e Documenti Molti dei processi di business sono basati su documenti ed che sono difficili da gestire e controllare Le Aziendeperdonomolto denaroe competitività a causa dei loro processi di Business: Contratti e Clienti persi Progetti falliti o non ottimali Aumento dei Costi operativi La duratae la qualitàdeiprocessidi Business dipendono dalla disponibilità e dalla accuratezza delle Informazioni Le Informazioni coinvolte nei processi sono distribuite in diversi sottosistemi

14 La consapevolezza delle Informazioni Permette alle Aziende di ottimizzare i processi di Business semplificando e standardizzando la gestione e la governance delle Informazioni

15 Le criticitàdelleinformazionidi Business 80% delle Informazioni Aziendali sono NON strutturate, NON gestite e distribuite su diversi sistemi ed applicazioni Il trend di crescita delle Informazioni NON strutturate è esponenziale Il 40% dei nuovi documenti, è originato da informazioni e file esistenti (Fonti Gartner, Forrester e Taylor anno 2008)

16 Le complessitàdel Business E possibile gestiretuttele Informazioni coinvolte nei processi di Business? Le tue Informazioni di Business memorizzate nel luogo corretto? Custom Applications Server Saichi ha accessoo riceve le tue Informazioni di Business? Sei sicuro di poter trovaretuttele Versionie copie? Le tue Informazioni di Business sono protette? Document Management Document Management Document System System Management System Microsoft SharePoint Puoi implementare con successole Policy per l accesso? Filesystem

17 Conseguenze NON si conosce esattamente quali e quante Informazioni sono disponibili: o Difficoltà nel trovare le Informazioni, gestirle, condividerle, proteggerle, od utilizzarle per prendere decisioni o Difficoltà nell identificare o mitigare I rischi per l organizzazione o Difficoltà nell applicare efficaci governance e policy

18 Classificazione Automatica delle Informazioni Interpretare le Informazioni Interpretare le Informazioni contenute nei documenti, contestualizzarle, ottenendo le relazioni con ciò che è rilevante per i processi di Business dell Azienda e con il resto delle Informazioni esistenti.

19 ObiettividellaClassificazione Identificare ed interpretare automaticamente tutte le Informazioni, in particolare non strutturate, in base al loro contesto di Business, costruire ed applicare una tassonomia aziendale univoca e correlare le informazioni contenute nei vari repository e sottosistemi. Permettere un accesso centralizzato alle Informazioni, indipendentemente da nome, tipologia, locazione o modalità di accesso, applicando le credenziali di sicurezza definite

20 AltriobiettividellaClassificazione Mettere ordine nel tipico caos delle Informazioni non strutturate: organizzare logicamente le informazioni di Business, non basandole per nome, tipologia o locazione fisica, dando agli utenti i contenuti più adatti alle loro esigenze Permettere una completa visibilità su contenuto, utilizzo e ciclo di vita, evidenziando: Le diverse versioni di un Documento ed Informazione Completi dettagli sulla distribuzione Completa storicità e tracciabilità a livello file Applicazione dei permessi di accesso ai dati Permettere una gestione centralizzata delle Policy Consolidare l Azienda nel mantenere le Informazioni sicure, accessibili, compatibili ed integrate nei processi di Business.

21 Scanning Applicazioni Il processodiclassificazione Interpretazione dei Dati Creazione Tassonomia Data Classification & Indicizzazione Applicationidi Business ERP CRM Active Directory repository dei dati indicizzati SharePoint Exchange File System Processo di Classificazione Entitàdi Business Tipologia Documenti Distribuzione Versioni History (modifiche) Regole aggiuntive

22 Esempio di correlazione di Informazioni Classificazione File System ODBC Databases Microsoft Exchange Microsoft SharePoint Custom Repositories Document: BMW Z4 Reference: Bayerische Motoren Werke AG between BMW Dealer and customer: 5% discount re invoice Contract: Document: Roadster

23 Processo di Classificazione Step 1: Scansione dei Repositories sistemi ed Applicazioni Identificazione dei documenti con informazioni sensibili Identificazione automatica della posizione non corretta dei documenti Identificazione automatica dei permessi di accesso per ogni documento Identificazione automatica di Versioni e diversa rappresentazione di informazioni sensibili Informazioni Dati di Business Relazioni File System Custom Databases MS Exchange DCM SharePoint Custom

24 Processo di Classificazione Step 2: Analisi dei Rischi (Informazioni) Produzione di rappresentativi Report che identificano aree di rischio per le Informazioni Analisi dislocazioni dei contenuti Analisi regole di accesso ai Dati Permessi di sicurezza Utenti Analisi sulla distribuzione e comunicazione delle Informazioni File System Custom Databases MS Exchange DCM SharePoint Custom

25 Step 3: Mitigazione dei Rischi Definizione di suggerimenti e raccomandazioni per la gestione: Definizione e perfezionamento Policy di accesso Data management (Move, delete, archive,..) Modifiche regole di Change / delete Applicazione forzata ed automatica delle Policy Processo di Classificazione File System Custom Databases MS Exchange DCM SharePoint Custom

26 Grazie al processo Automatico della CLASSIFICAZIONE, è quindi REALMENTE POSSIBILE realizzare ed applicare progetti di: gestione delle Informazioni, accesso alle stesse, definizione e verifica sull applicazione di Policy e Governance ed in generale una mitigazione dei rischi correlati all utilizzo delle Informazioni nei processi di Business dell Azienda.

27 Classificazione& Progetti correlati Information Governance Information Risk Assessments GRC Policy Scenario Analysis, Management and Alerting Security Controls such as DLP, Encryption Access Controls such as DRM Spreadsheet & Document Auditing and Control PCI DSS Non-Incident Data Investigation Information access Enterprise Search Information Management ECM Solution Data Migration, Consolidation, Destruction Data Archiving/Protection ILM/Storage Management SharePoint Deployment M&A, Due Diligence, Business Restructuring Knowledge Transfer Business Continuity E-Discovery, Forensic Analysis

28 BeneficidellaClassificazione( possibiliroi) Significante semplificazione della gestione delle informazioni, per processi più efficenti e migliori decisioni Informazioni correlate per tutta l organizzazione per fornire un quadro completo ed aggiornato delle Informazioni disponibili Valorizzazione delle Informazioni esistenti anche in caso di sostituzione o dimissioni del personale Incremento della produttività del personale, anche con minori risorse(*) Mitigazione dei rischi e delle violazioni a Compliance / Governance ed inefficienze (*) Semplificazione ed efficienza dei processi di elaborazione delle Informazioni

29 Classificazione Automatica delle Informazioni Grazie! Qi Italy Srl Paolo Braida