ESTRATTI CONTO BANCARI

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1 Release 5.20 Manuale Operativo ESTRATTI CONTO BANCARI Caricamento automatico da File Il modulo permette di semplificare ed automatizzare la gestione contabile degli estratti conto bancari su files: con semplici impostazioni, è possibile leggere ed auto-generare i movimenti contabili di prima nota, riducendo decisamente i tempi di quadratura tra saldo contabile e saldo bancario. Compatibile ed adattabile a tutti i formati di file emessi dalla banca (Corporate Banking, Home Banking, xls, txt, csv)

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 ESTRATTI CONTI BANCARI CARICAMENTO ESTRATTO CONTO DA FILE Griglie e suddivisione dei dati nella maschera Carica elaborazione in corso Verifica movimenti doppi Messaggi particolari su righe escluse (in fase di caricamento e\c) FUNZIONI, AUTOMATISMI E GENERAZIONE CONTABILE Scomposizione di una riga su più conti contabili Gestione delle partite Gestione delle partite: riconoscimento testuale Gestione delle partite: sconto e abbuono Gestione delle partite: pulsante Crea Partite Pulsante Genera Movimenti Contabili Gestione note Riconciliazione bancaria Abbinamento Movimenti di prima nota Controllo movimenti abbinati in Caricamento estratti conto bancari Controllo cancellazione movimenti di prima nota abbinati all estratto conto Riepilogo valori riconciliati Pulsante Altre Funzioni FUNZIONI DI PARAMETRIZZAZIONE Definire nuovo tracciato Pulsante Gestione Esperienze (associazione causali e conti) CARICAMENTO RIBA DA FILE Riba di clienti con la stessa partita iva / codice fiscale Casi particolari Struttura del movimento contabile generato... 54

3 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File ESTRATTI CONTI BANCARI Il modulo Caricamento estratti conto bancari 1 è utile per automatizzare la gestione contabile degli estratti conto bancari disponibili su file; esso permette infatti di leggere ed auto-generare i movimenti contabili di prima nota, riducendo i tempi di quadratura tra saldo contabile e saldo bancario. Permette di sfruttare i dati che oggi la banca mette a disposizione dei clienti in formato elettronico, così da decodifica le informazioni presenti sul file bancario e generare i movimenti contabili correlati. Si accede alla funzione dal menù Contabilità Caricamento Estratti conto bancari: Per ogni banca, è possibile scegliere tra diversi formati, direttamente nel campo Tipo File Estratto Conto: Le opzioni corrispondono alle seguenti scelte: Propone i tracciati 01, 02 e 03 presenti di default: tra questi, in particolare il tracciato 01 Standard CBI contiene le impostazioni per leggere file in tracciato CBI. Definire nuovo tracciato permette di definire un nuovo tracciato da importare. Per le specifiche, si veda il relativo paragrafo. Importare il tracciato personalizzato da un'altra società: per importare un tracciato già definito in un'altra società (i tracciati personalizzati vengono infatti salvati per ogni azienda gestita: la funzione riporta le stesse importazioni definite in Definire nuovo tracciato) Importare le impostazioni tracciato da altra società: per importare il collegamento tra causali bancarie e causali\conti contabili, impostabili dalla Gestione Esperienze (ved. Pulsante Gestione Esperienze (associazione causali e conti)). Da utilizzarsi quando le tabelle dei conti e delle causali sono uguali sulle due società, e quando il tracciato della banca da importare è lo stesso. 1 La funzionalità è legata al modulo di licenza IMPORTEC

4 4 Manuale Operativo 1.1 CARICAMENTO ESTRATTO CONTO DA FILE Per operare, indicare nel campo Banca un codice tra quelli codificati nella Tabella Nostre Banche (in Archivi Tabelle Società), quindi nel campo Tipo file estratto conto scegliere il formato di file tra quelli precedentemente impostati (oppure crearne di nuovi). Per una rapida selezione delle banche, vengono visualizzate nella lista solo le banche attive della società, ovvero quelle che presentano un conto contabile nell Anagrafica banche. In questo modo la ricerca è più semplice, soprattutto quando si gestiscono le tipologie. La Tabella Banche, comprensiva di tutte le banche, è comunque sempre disponibile, in aggiunta a quelle attive, sopra menzionata: Scegliendo un tracciato tra quelli indicati, si accende il pulsante in fondo alla maschera: il pulsante permette di cercare, selezionare e caricare il file contenente i dati dell estratto conto bancario. Le griglie della funzione vengono caricate con le informazioni presenti sul file:

5 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 5 Nella prima griglia a sinistra, vengono riepilogati i dati raggruppati per Causale Bancaria: in particolare, viene esposto il valore totale (Importo) dei movimenti per la causale in esame e il numero totale di movimenti (Num.Mov.). La colonna Ass. visualizza quanti movimenti sono già stati assegnati.

6 6 Manuale Operativo Griglie e suddivisione dei dati nella maschera Selezionato un elemento della GRIGLIA 1, nella seconda griglia vengono riportati i dati di dettaglio riferiti alla causale selezionata: Zoom GRIGLIA 1 Zoom GRIGLIA 2 La visualizzazione della seconda griglia può cambiare utilizzando i pulsanti in alto a destra: le diverse opzioni riguardano modalità di visualizzazione, che agevola in alcuni casi l operatività nel programma (senza tuttavia cambiarne le specifiche di funzionamento). Di base è prevista la visualizzazione Originale in modalità Elabora Dettaglio. Le opzioni Estesa e Ridotta agiscono sul campo Descrizione estratto conto rispettivamente aumentandone o diminuendone le dimensioni. L opzione Assegna Cli\For sposta la colonna del Conto vicino alla Descrizione estratto conto: utile in fase di quadratura di incassi \ pagamenti, legata agli automatismi descritti nel paragrafo Gestione delle partite. L opzione Assegna Partite compatta la griglia e posiziona il cursore nel campo Partita (utile dopo aver già indicato il codice cliente \ fornitore nel campo Conto).

7 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 7 Nella GRIGLIA 2 sono presenti, oltre alla Data Movim., Data Valuta e Importo, i seguenti campi in colore giallo (modificabili): S.: è il saldo contabile associato al movimento, sulla base delle impostazioni definite nella funzione per Definire nuovo tracciato; indica con che segno l operazione sarà salvata in contabilità, modificabile dall utente (D = DARE, A = AVERE). Caus.Cont.: per indicare la causale contabile, tra quelle presenti nella Tabella Causali Contabili. Con un click tasto sx sul campo, lo stesso viene compilato con la causale impostata come preferenziale (flag Pref. nella Gestione Esperienze) Con un Click tasto dx sullo stesso campo, si apre un menù di scelta rapida che propone diversi automatismi, quali ad esempio Copia causale su tutti i movimenti successivi: selezionando questa opzione, in automatico la casuale associata alla riga viene associata a tutte le righe successive (con possibilità di essere sempre successivamente modificata). Il menù di scelta rapida propone altre opzioni, quali: : per salvare l associazione tra Causale contabile (Conto Contabile) effettuata sulla riga direttamente nella Gestione Esperienze, così da poter riutilizzarla successivamente. : effettua le stesse operazioni descritte nel paragrafo Pulsante Gestione Esperienze (associazione causali e conti) : per esportare la GRIGLIA 2 direttamente in Excel ed analizzarne il contenuto tramite gli strumenti standard di office. Utile nei casi in cui la descrizione non riporta sufficienti informazioni per trattare la riga.

8 8 Manuale Operativo Conto: per indicare il conto contabile tra quelli presenti nella Anagrafica Piano Conti. Con un click tasto sx sul campo, lo stesso viene compilato con il conto impostato come preferenziale (flag Pref. nella Gestione Esperienze): Con un Click tasto dx sullo stesso campo, si apre un menù di scelta rapida che propone diversi automatismi, quali ad esempio Copia conto su tutti i movimenti successivi: selezionando questa opzione, in automatico il conto associato alla riga sarà associato a tutte le righe successive (con possibilità di essere sempre successivamente modificato). Il menù di scelta rapida propone altre opzioni (le stesse già viste in precedenza per il campo Caus.Cont.. Le righe trattate cambiano colore assumendo uno sfondo azzurro, permettendo così all utente di interpretare velocemente lo stato di ogni dettaglio e valutare quanta parte dei dati presenti sull estratto conto è già stata processata. In basso a sinistra è riportata la legenda dei colori: Le righe che hanno lo sfondo verde sono quelle per le quali è stato generato il movimento contabile (tramite il Pulsante Genera Movimenti Contabili ) nella Prima Nota Movimenti Multipli. In fondo alla maschera è presente il pulsante Salva che consente di salvare le operazioni inserite, anche se incomplete: si potrà infatti successivamente richiamare le elaborazioni parziali e completarle in successivi passaggi. Il pulsante può essere premuto più volte: il programma salva le informazioni senza uscire dalla maschera. Per uscire dalla maschera, utilizzare i pulsanti Pulisci ed Esci: in entrambi i casi, nel caso di variazioni non salvate, il sistema avviserà con un messaggio di avviso.

9 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File Carica elaborazione in corso Indicata la Banca e il Tipo file estratto conto, nel caso in cui venga rilevato uno storico di estratti conto già trattati, sia in modo completo che parziale, si attiva il tasto Premendo il pulsante, viene direttamente prelevata l ultima elaborazione (se unica) oppure, nel caso in cui ci fossero più elaborazioni precedenti, ne viene mostrato l elenco:

10 10 Manuale Operativo In basso a sinistra, sono riportati i valori totali e il saldo del conto. Il pulsante Carica Elaborazione in corso consente di accedere alla griglia di gestione dei file: Banca - conto contabile - tracciato Filtri selezione Nella testata vengono visualizzati il codice e la descrizione della banca e il relativo conto contabile utilizzato; nella seconda riga viene indicato il codice del tracciato utilizzato, in quanto può essere differente per la stessa banca. Sono presenti inoltre i filtri di selezione Da/A Data e Stato, al fine di ricercare velocemente i file E/C. La gestione degli stati permette di classificare i file E/C in funzione delle attività svolte, pertanto si può scegliere tra le seguenti opzioni: Da elaborare: il file è stato caricato e deve essere ancora elaborato, ovvero ci sono ancora delle righe da assegnare; Elaborato non riconciliato: tutte le voci dell estratto conto sono state assegnate, ma non è stata effettuata la quadratura tra la prima nota e il file. Riconciliato: tutte le voci dell estratto conto sono state assegnate ed è stata effettuata la quadratura tra la prima nota e il file. Archiviato: il file risulta archiviato, pertanto non è più visualizzabile tra quelli da elaborare. In questo modo i vecchi file potranno essere archiviati e si possono visualizzare solo quelli realmente da elaborare. Tutti: vengono visualizzati tutti i file senza distinzione di Stato.

11 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 11 Di default viene presentato lo stato Da elaborare, in modo da visualizzare solo i file attivi. Impostando i campi Da/A Data, saranno visualizzati solo i file del periodo scelto. Nella griglia sono riportate informazioni utili alla comprensione dello stato del lavoro svolto e ai fini della riconciliazione bancaria, in particolare: - S: spunta di selezione della riga, per aprire, eliminare, cambiare lo stato - Da Data/ A Data: data d inizio e fine periodo dell estratto conto bancario - Descrizione: nome del file che si è importato - Data Acquisizione: data in cui si è importato il file nel programma gestionale - Num Mov: numero totale di movimenti presenti nel file - Movim. Contab: numero di movimenti contabilizzati - Movim. Ass: numero di movimenti assegnati nella gestione E/C ma non contabilizzati - Movim. non ass: numero di movimenti non ancora assegnati nella gestione E/C - Movim. abb PN: numero di movimenti già rilevati in prima nota e abbinati manualmente alle voci dell E/C - Mov Altri EC: numero di movimenti che risultano rilevati in altri estratti conto - Movim. Escl: numero di movimenti già esclusi manualmente dall utente - Stato E/C: stato dell estratto conto. In fondo alla maschera sono presenti i seguenti pulsanti: Apri per aprire il dettaglio della riga selezionata Elimina per eliminare la riga selezionata e quindi l intera elaborazione operata Archivia per modificare lo stato in Archiviato Excel la griglia viene esportata in formato Excel Trova per visualizzare la maschera di Ricerca Cambia stato per modificare lo stato Archiviato in un altro che si ritiene opportuno. Il pulsante si attiva solo dopo aver selezionato lo stato Archiviato:

12 12 Manuale Operativo Con Esci si annulla il processo.

13 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File Verifica movimenti doppi In fase di caricamento di un nuovo estratto conto o di quelli già elaborati, viene attivato il controllo se nel file sono presenti delle righe identiche ad altri estratti conto già salvati. Il controllo segnala le voci che hanno Data Movimento, Data Valuta, Descrizione e Importo identici a voci già salvate. Quando viene riscontrata un riga doppia viene visualizzato il seguente messaggio: Rispondendo Sì viene presentato il dettaglio delle righe doppie, attraverso la seguente griglia: Nella griglia sono visualizzati gli elementi distintivi degli estratti conto già registrati, in particolare: - Estratti Conto Elaborati: dati identificativi del file di estratto conto con le righe doppie - Da data/ A data: periodo a cui si riferisce l estratto conto - Importato il: giorno d importazione del file di estratto conto - Caus. Banc., Dettaglio, Data Mov., S, Importo: dettaglio di tutte le righe doppie (causale bancaria, descrizione e data del movimento, segno e importo). Cliccando sulla riga è possibile posizionarsi immediatamente sul dettaglio del file appena caricato e procedere con la verifica:

14 14 Manuale Operativo Le righe doppie vengono visualizzate con il colore giallo e nella descrizione viene presentato il simbolo di warning in modo da essere immediatamente individuabili. Ai fini della riconciliazione bancaria, se una riga dell estratto conto è già stata contabilizzata con un altro estratto conto, si può attivare l apposito flag Altro EC, in modo da non considerarla nella generazione dei movimenti contabili In questo caso il saldo della riga verrà considerato nella riconciliazione bancaria (ai fini della quadratura) senza generare o abbinare movimenti contabili. È possibile visualizzare l elenco delle righe doppie non abbinate all estratto conto anche in momenti successivi, cliccando sul pulsante Altre Funzioni e scegliendo l opzione Mostra riepilogo movimenti riconciliati modificati/eliminati:

15 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File Messaggi particolari su righe escluse (in fase di caricamento e\c) In fase di caricamento del file di estratto conto, lo stesso viene controllato e nel caso siano presenti righe con importo a 0 oppure con date non rientranti nell esercizio di posizionamento dell utente vengono visualizzai i relativi messaggi: (1) Cliccando su SI viene aperta una finestra: (2) Cliccando su SI viene aperta una finestra: (3) Nell ipotesi in cui siano presenti entrambe le casistiche, verrà visualizzato un unico messaggio che riporta entrambi gli avvisi e (cliccando su SI ) permetterà la visualizzazione dei movimenti esclusi di entrambe le tipologie. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Stampa, Esporta in MS Excel ed Esci.

16 16 Manuale Operativo 1.2 FUNZIONI, AUTOMATISMI E GENERAZIONE CONTABILE Scomposizione di una riga su più conti contabili Alcune righe di estratto conto richiedono un trattamento particolare, in quanto il valore indicato sul conto bancario deve essere contabilmente ripartito su più conti contabili. Esempio 1: L esempio tipico è il pagamento del mutuo, dove il valore addebitato sul c\c sotto la voce PAGAMENTO MUTUO contabilmente deve essere ripartito su 3 voci differenti le quali rappresentano rispettivamente: la quota capitale, gli interessi e le spese di addebito. Per gestire queste casistiche, sarà necessario impostare più conti contabili di riferimento nella Gestione Esperienze (Pulsante Gestione Esperienze (associazione causali e conti) ) così che gli stessi saranno resi selezionabili dal campo Conto della GRIGLIA 2. Per scomporre il valore bancario sui conti contabili impostati, fare un click dx del mouse sulla riga interessata, in corrispondenza del campo Descrizione estratto conto (oppure di un altri campo): appare un menù di scelta rapida, nel quale selezionare l opzione Scomponi dettaglio in più righe. Si apre una maschera che consente di ripartire il valore bancario sui conti contabili proposti: la ripartizione deve tenere conto del segno dell operazione (in questo caso - ). Nella parte bassa della maschera sono visualizzati i campi Saldo e Totale per controllo di quadratura sui dati inseriti.

17 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 17 Ipotizziamo di dividere gli importi come in figura: Cliccando sul pulsante Conferma F(10) si ritorna alla maschera precedente e le righe così trattate vengono evidenziate con sfondo bianco e carattere grassetto blu: Esempio 2: un altro esempio è rappresentato dagli insoluti da effetti. In questa ipotesi, la banca comunica sull estratto conto un'unica riga che rappresenta l ammontare degli effetti insoluti. E possibile suddividere gli importi oltre che sui conti contabili (come un conto di spese per insoluti) sui clienti cui fanno riferimento gli insoluti stessi, creando successivamente la partita di riferimento. Per poter gestire le diverse casistiche, sono presenti i check box Conti, Clienti e Fornitori: sulla base del lozione scelta, sarà possibile selezionare dal campo Conto il codice della relativa anagrafica, mentre la partita di riferimento potrà essere indicata dalla GRIGLIA 2, quindi dopo aver confermato la Scomposizione Dettaglio (per i dettagli sulla gestione partite, si veda Gestione delle partite ). Ipotizziamo di avere selezionato l opzione cliente.

18 18 Manuale Operativo Gestione delle partite Gli incassi registrati sul conto della banca e\o i diversi pagamenti possono essere collegati direttamente alle partite gestite nella contabilità, così da effettuare rapidamente una quadratura dei dati e contemporaneamente aggiornare lo scadenzario 2. Per attribuire una partita ad una riga di estratto conto, è necessario innanzitutto aver definito che la casuale bancaria che identifica la riga di estratto conto abbia Gestione Esperienze attivo il flag Cliente oppure Fornitore (al posto de conti contabili). Sulla base di questa impostazione, sarà possibile attribuire alla riga trattata il codice del Cliente (Fornitore) direttamente nel campo Conto della GRIGLIA 2 (digitandolo oppure richiamandolo dalla lista collegata al campo, con F5 oppure Doppio Click ). Quindi, nel campo Partita sarà possibile richiamare l elenco delle partite che fanno riferimento al Cliente (Fornitore) precedentemente indicato: utilizzando sempre F5 oppure Doppio Click si apre una maschera che permette la selezione delle partite aperte. Attribuzione manuale Codice (Cliente \ Fornitore) e selezione Partita Indicato nel campo Conto il codice di anagrafica, è possibile posizionarsi nel campo Partita sia manualmente sia cliccando sul pulsante Assegna Partite : per ogni riga sarà proposta la maschera di selezione delle partite aperte per il codice anagrafico precedentemente indicato. Utilizzo del pulsante ASSEGNA PARTITE per un assegnazione rapida Applicando un flag in corrispondenza della colonna Sel. è possibile associare la partita alla riga in elaborazione. 2 Lo scadenzario e il partitario vengono aggiornati definitivamente dopo aver confermato la generazione del movimento contabile: l associazione tra estratto conto e partita è quindi temporanea.

19 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File Gestione delle partite: riconoscimento testuale Per velocizzare l operazione di collegamento della riga all anagrafica del cliente \ fornitore, la procedura dispone di un sistema d riconoscimento testuale: è possibile infatti selezionare con il mouse la parte del campo Descrizione estratto conto riportante la ragione sociale del soggetto che ha effettuato il pagamento (o verso il quale è stato effettuato un pagamento). Riconoscimento testuale automatico del Codice (Cliente \ Fornitore) Così facendo il sistema ricerca direttamente nel campo Denominazione della rispettiva Anagrafica Cliente (o Anagrafica Fornitore) il testo selezionato, ricavandone il relativo codice e indicandolo nel campo Codice. Compilazione automatica del campo Conto (a seguito di riconoscimento testuale) Inoltre, nel caso in cui nello stesso estratto conto sono presenti più righe aventi nel campo Descrizione estratto conto la stessa ragione sociale selezionata, il sistema chiede automaticamente all utente se assegnare alle righe successive (o precedenti) la stessa anagrafica. Rilevamento automatico di altre righe contenenti la stessa stringa (a seguito di riconoscimento testuale) Il sistema rileva anche se nella rispettiva Anagrafica Cliente (o Anagrafica Fornitore) il testo selezionato corrisponda a più di una denominazione: nell ipotesi in cui trovasse due codici (o più) codici aventi nella descrizione lo stesso testo, proporrà direttamente una lista filtrata sul campo Conto: Rilevamento automatico di più codici con la stessa Denominazione (a seguito di riconoscimento testuale)

20 20 Manuale Operativo Gestione delle partite: sconto e abbuono La gestione delle partite permette anche di gestire in automatico un eventuale sconto abbuono: selezionando la colonna S è infatti possibile impostare che per la partita in esame lo scostamento tra il valore indicato in estratto conto e il saldo della partita rappresenti uno sconto. Esempio: sull estratto conto abbiamo un incasso di 5.000,00 da ROSSI SRL che ha una fattura aperta per 5.020,00. Vogliamo a questo punto considerare chiusa la partita, anche se l importo pagato non corrisponde al totale della fattura, considerando l importo pagato come a saldo. Attribuiamo quindi la partita e applichiamo il flag S. Impostando il flag S. alla conferma del movimento contabile (tramite il Pulsante Genera Movimenti Contabili ) viene generato sia il movimento di Prima Nota Movimenti Multipli sia un movimento di Prima Nota Diversi a Diversi (legato al primo) che rappresenta il movimento di sconto abbuono. Dettaglio del Movimento di Prima Nota Movimenti Multipli Dettaglio del Movimento di Prima Nota Diversi a Diversi relativo allo Sconto Abbuono

21 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File Gestione delle partite: pulsante Crea Partite Nella funzione è abilitata anche la possibilità di creare delle partite non Iva, al fine di attribuire i valori esposti sull estratto con ad una partita temporanea (che sarà gestibile successivamente sia negli scadenzari sia nei partitari). La modalità di funzionamento è del tutto analoga a quella presente nello standard del modulo contabile: posizionandosi su un riga di estratto conto la cui causale bancarie è legata a una gestione Cliente (o Fornitore), cliccando sul pulsante Crea Partita posto in basso, si apre la maschera di creazione della partita: La gestione richiede ovviamente la creazione di protocolli non iva nella Struttura Iva della società. Creata la partita, la stessa viene riportata nel campo Partita: per evidenziare che si tratta di una partita non Iva, lo sfondo del campo assume il colore giallo.

22 22 Manuale Operativo Pulsante Genera Movimenti Contabili Completata l elaborazione del estratto conto, in modo completo oppure parziale, cliccando sul pulsante appare il menù di scelta rapida che propone due opzioni: a) Genera Movimenti Multipli per tutti i movimenti bancari: in questa ipotesi, viene generato un movimento contabile avente come dettagli tutte le righe presenti sull estratto conto originale. Laddove la riga non fosse compilata in modo completo (ovvero assegnata sia ad un conto che ad una causale) la stessa riga dovrà essere completata direttamente sulla Prima Nota Movimenti Multipli. b) Genera Movimenti Multipli solo per i movimenti bancari assegnati: in questa ipotesi, vengono generati i movimenti per le sole righe complete (ovvero assegnate a conti e causali contabili, evidenziate in colore azzurro) Scelta una delle opzioni indicate, viene generato un movimento in Prima Nota Movimenti Multipli, che viene automaticamente aperto: per ogni riga di estratto conto, viene creata una riga di movimento con la causale e il conto specifici. In alto, sulla destra, viene visualizzato un riepilogo dei movimenti per causale bancaria (è la sintesi dei dati della GRIGLIA 1) e nel campo Descrizione Aggiuntiva viene riportata un nota che indica che il movimento è Generato da estratto conto.

23 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 23 Premendo il pulsante Conferma il movimento viene salvato: la maschera rimane con i dati caricati per un eventuale variazione. Uscendo dalla Prima Nota Movimenti Multipli e tornando sulla maschera del Caricamento Estratti conto le righe per le quali è stato generato il movimento contabile vengono evidenziate in colore verde. Tornando all opzione di scelta iniziale, la stessa incide su alcuni aspetti: a) Nel caso l opzione scelta fosse stata Genera Movimenti Multipli per tutti i movimenti bancari, sulla Prima Nota Movimenti Multipli saranno riportate sia le righe azzurre che bianche. L utente dovrà completare direttamente in prima nota queste ultime, con i dati necessari alla registrazione del movimento; si potrebbero quindi avere 2 casi: a.1) la riga di estratto conto bianche vengono completate con causale contabile e conto, quindi il movimento contabile viene confermato. Tornando sull estratto conto, queste righe continueranno tuttavia a essere bianche: per completare l operazione, eseguire la funzione Allineamento movimenti contabili con estratto conto (disponibile dal Pulsante Altre Funzioni della maschera del Caricamento Estratti conto) in seguito alla quale le stesse righe saranno evidenziate in colore verde. a.1) la riga di estratto conto bianche vengono cancellate dal movimento contabile. Tornando sull estratto conto, queste righe continueranno a essere bianche e potranno essere trattate nuovamente in momenti successivi. b) Nel caso l opzione scelta fosse stata Genera Movimenti Multipli solo per i movimenti bancari assegnati sulla Prima Nota Movimenti Multipli saranno riportate le sole righe azzurre. Considerando che il movimento di prima nota generato è modificabile, si potrebbe presentare il caso in cui l utente cancelli una o più righe e confermi il movimento contabile: in questa ipotesi, è possibile ripristinare le righe sull estratto conto originale come aperte eseguendo la funzione Allineamento movimenti contabili con estratto conto disponibile dal Pulsante Altre Funzioni della maschera del Caricamento Estratti conto.

24 24 Manuale Operativo Gestione note È possibile copiare il testo inserito manualmente nel campo Note di una riga su quelle successive, cliccando con il tasto destro del mouse e scegliendo l opzione Copia nota su tutti i movimenti successivi Inoltre, è possibile modificare la modalità di riporto delle note dall estratto conto stesso al movimento contabile generato, così da decidere se riportare eventuali descrizioni personalizzate (acui attribuire un significato rilevante ai fini delle registrazioni contabili) in alternativa alla descrizione indicata dalla banca. La modalità di riporto può essere parametrizzata, cliccando sul tasto Altre Funzioni (in fondo alla maschera) e scegliendo la voce Opzioni Si apre la maschera che contiene diverse Opzioni di generazione movimenti contabili

25 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 25 Escludi note di testata (flag): se attivo, non verrà riportata la dicitura standard nella Descrizione Aggiuntiva del movimento multiplo ( Generato da Estratto conto con date movimento da G1/M1/AAAA a G2/M2/AAAA importato il G3/M3/AAAA ) In questo modo l utente può decidere di inserirne una personalizzata: Nella sezione --- Riporto note in Prima Nota --- è possibile scegliere come riportare le note nelle righe di dettaglio del movimento contabile generato, impostando alternativamente i seguenti check: Descrizione dettagli: per riportare le descrizioni presenti nel dettaglio dell estratto conto, senza alcuna modifica: In prima nota si avrà la seguente situazione

26 26 Manuale Operativo Note manuali: per riportare nelle note di dettaglio della Prima Nota il testo inserito manualmente nel relativo campo Note dell estratto conto. Con questa opzione, se il campo non risulta compilato, in prima nota non sarà riportato nulla: In prima nota si avrà la seguente situazione: Campo compilato (nota manuale o descriz. Dettaglio): per riportare sempre un valore nelle note di dettaglio della Prima Nota, riprendendolo dal dettaglio dell estratto conto oppure, in alternativa, dal campo Note se compilato manualmente: In prima nota si avrà la seguente situazione: Non riportare note: per non riportare né le note manuali né quelle di dettaglio dell estratto conto, anche se presenti nella griglia di Caricamento estratto conto bancario. In prima nota si avrà quindi la seguente situazione:

27 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File Riconciliazione bancaria Per effettuare una quadratura dei movimenti presenti nel file dell estratto conto della banca con i relativi movimenti in Prima Nota, al fine di verificare se l estratto conto è stato interamente registrato oppure no. Al fine di effettuare la riconciliazione è necessario verificare la varie possibilità di abbinamento tra il file della banca e la Prima Nota; a tal fine vengono visualizzati: - i movimenti di Prima Nota generati dall estratto conto, indicati con il colore verde - i movimenti di Prima Nota inseriti precedentemente all elaborazione del file, che quindi dovranno essere abbinati manualmente dall utente in fase di gestione E/C; - i movimenti già contabilizzati con altri estratti conto: in questo caso, non si può procedere con la generazione del movimento, in quanto esistente, e non può essere collegato alla Prima Nota, poiché già abbinato, ma dovrà essere considerato ai fini della quadratura. Nella griglia di elaborazione dell estratto conto sono disponibili i campi necessari per gestire le diverse opzioni elencate: Altro EC (flag): se attivo, significa che l importo della riga è stato già rilevato in precedenti estratti conto, pertanto sarà compreso nella griglia di riconciliazione bancaria, ma non verrà generato nessun movimento contabile. Mov. da PN (flag): se attivo, vuol dire che il movimento di estratto conto è stato abbinato ad uno di Prima Nota già esistente (la spunta viene messa automaticamente dopo l abbinamento con il movimento contabile). Escl. Mov. (flag): se attivo, il movimento verrà escluso sia dalla generazione dei movimenti contabili che dalla riconciliazione bancaria, pertanto non sarà possibile avere la quadratura con la contabilità. Questa opzione non dovrebbe essere utilizzata se si vuole effettuare la riconciliazione con la Prima Nota. La funzione di Riconciliazione Bancaria si attiva dal menù Contabilità Caricamento estratti conto bancari, premendo il tasto Altre Funzioni ; si apre quindi la maschera delle Opzioni dalla quale è possibile abilitare i parametri:

28 28 Manuale Operativo Attiva riconciliazione bancaria (flag): se attivo, la gestione della riconciliazione bancaria sarà disponibile per tutti gli estratti conto, trattandosi di un opzione globale per società; Considera movimenti bancari a partire da (campo manuale): per impostare la data dalla quale attivare la riconciliazione bancaria e quindi abbinare le voci dei file estratto conto e la Prima Nota. Se non viene indicata alcuna data, il sistema prende in considerazione tutti i movimenti contabili abbinati al conto banca. Il campo è modificabile in ogni momento Abbinamento Movimenti di prima nota Cliccando col tasto destro del mouse su una riga della griglia dell estratto conto compare il seguente menù: Scegliendo la voce Riconcilia riga (F4) viene mostrata la maschera dei movimenti di Prima Nota che si riferiscono al conto banca, non collegati a nessun estratto conto. La stessa funzione si attiva più velocemente premendo il tasto F4 della tastiera. Le righe selezionate vengono evidenziare in blu, in modo da essere facilmente individuabili: In questo modo viene evidenziata meglio la riga dell estratto conto sulla quale si sta operando e nell elenco dei movimenti di prima nota, sono riportati anche i relativi dettagli: numero movimento, data, causale contabile, conto di contropartita del conto banca, descrizione del conto e l importo presente nel movimento. I movimenti possono essere diversi e nel caso in cui ci siano più righe nel movimento contabile, il numero, la data e la causale del movimento non vengono ripetuti, per un esposizione più leggibile dei dati. In fondo alla maschera sono disponibili dei filtri per migliorare la ricerca dei movimenti da riconciliare. In particolare:

29 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 29 Importi uguali al dettaglio (flag): per visualizzare tutte le righe che hanno un importo identico a quello che si sta abbinando all estratto conto. In questo modo la ricerca diventa molto veloce, poiché sono visualizzati solo i dettagli di pari importo nell estratto conto e in Prima Nota; Importi in dare (flag): per visualizzare solo i movimenti con l importo in dare; Importi in avere (flag): per visualizzare solo i movimenti con l importo in avere; Da data/ A data: per definire il periodo di estrazione dei movimenti di prima nota (di default impostato sul mese di competenza): Filtri Causale, Conto, Partita, Note: per ottimizzare l estrazione dei movimenti si possono utilizzare i filtri per Causale, Conto, Partita e Nota In questo modo si può focalizzare la ricerca su pochi movimenti e determinare con maggiore precisione quelli da riconciliare. L Importo riga EC è sempre presente in basso a destra con affianco il relativo campo che segnala il valore selezionato.

30 30 Manuale Operativo Esempio di maschera di riconciliazione senza filtri

31 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 31 Esempio di riconciliazione con filtro per data e importi in avere In riferimento all esempio precedente, non vengono più visualizzati i movimenti non compresi nelle date impostate e vengono estrapolati solo le righe relative ai movimenti con dettaglio (quelle non in grassetto) con gli importi in avere. La riconciliazione bancaria prevede che si possano abbinare più movimenti contabili ad una voce del file estratto conto. Questo è utile quando ad esempio la banca ha accorpato alcune operazioni riportando il totale, come nel caso di pagamenti di F24, dove il debito nel file potrebbe essere unico, mentre in Prima Nota si è gestito il dettaglio. Non è possibile invece abbinare più voci presenti nel file ad un solo movimento contabile, in quanto il legame avviene tra il dettaglio della Prima Nota e le singole voci. Pertanto se si abbina la prima riga ad un importo diverso da quello espresso nella voce

32 32 Manuale Operativo alla conferma il sistema avvisa l utente che l importo Prima Nota differisce da quello della relativa voce dell estratto conto selezionato, attraverso il seguente messaggio: Rispondendo Sì nella griglia estratto conto l importo viene scomposto in due righe: la prima con l importo abbinato alla prima nota, la seconda riga in giallo pronta per essere compilata separatamente: Rispondendo No non viene fatta alcuna scomposizione, generando una differenza tra importo del file e quello in prima nota; ciò potrebbe determinare una squadratura nella riconciliazione bancaria.

33 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File Controllo movimenti abbinati in Caricamento estratti conto bancari La riconciliazione bancaria prevede che si possano abbinare i movimenti di prima nota già registrati con le righe dell estratto conto. Nel caso in cui successivamente venga cancellato o modificato il movimento di prima nota, entrando nell elaborazione del file dell estratto conto viene segnalato che il file non è più riconciliato, attraverso il seguente messaggio: Rispondendo Sì viene presentato l elenco dei movimenti interessati dalla modifica: Con un doppio click ci si posiziona sulla riga interessata Nel campo Stato viene indicata la motivazione dello scollegamento: movimento eliminato o modificato. È possibile visualizzare l elenco dei movimenti non abbinati all estratto conto anche in momenti successivi, cliccando sul pulsante Altre Funzioni e scegliendo l opzione Mostra riepilogo movimenti riconciliati modificati/eliminati:

34 34 Manuale Operativo Controllo cancellazione movimenti di prima nota abbinati all estratto conto Quando in Prima Nota viene cancellato un movimento contabile o una riga di dettaglio, già abbinato all estratto conto per la riconciliazione, viene visualizzato il seguente messaggio: Nella segnalazione sono indicati: - il periodo dell estratto conto - la banca con il relativo codice tra parentesi - il nome del file E/C a cui è abbinata questa voce Rispondendo Sì viene eliminata la riga o il movimento in prima nota; successivamente si dovrà rientrare nell estratto per effettuare la riconciliazione bancaria. Nota Bene Il controllo si abilita soltanto se è stato selezionato il flag Attiva riconciliazione bancaria nelle Opzioni dell estratto conto, altrimenti viene presentato il messaggio standard di eliminazione.

35 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File Riepilogo valori riconciliati In fondo alla griglia è disponibile una maschera per confrontare i totali entrate e uscite del file con quelli presenti in contabilità. Nella prima parte sono riportati i saldi del file E/C, nella seconda quelli dei movimenti contabili generati, quelli abbinati con la funzione di riconciliazione e le voci con la il flag Altro E/C: Quando i valori sono identici allora l estratto conto risulta riconciliato, e il suo stato viene automaticamente modificato in Riconciliato, visualizzando il seguente messaggio: Dal titolo della maschera si può vedere sempre lo stato dell estratto conto (in questo caso è Riconciliato): Dalla funzione Caricamento elaborazione in corso inoltre, scegliendo Tutti nello Stato, quelli riconciliati vengono visualizzati evidenziati in verde: Nel dettaglio vengono visualizzati il numero di movimenti presenti nel file (nell esempio 140), quelli contabilizzati con la funzione Genera movimenti contabili (nell esempio 115), quelli abbinati a movimenti già registrati (nell esempio 5) e quelli che risultano già rilevati in altri estratti conto (nell esempio 20).

36 36 Manuale Operativo Pulsante Altre Funzioni Cliccando sul pulsante viene proposto il menù di scelta rapida: Esporta movimenti da integrare Per esportare in Excel i movimenti delle causali. Viene avviata la creazione del file Excel nella stessa cartella in cui precedentemente era stato prelevato il file dell estratto conto; il nome del file contiene il codice della società, il codice della banca, il periodo dei movimenti e la data di importazione. Il file contiene i fogli delle causali esportabili che vengono intestati con il codice della causale e il nome inserito nelle esperienze.

37 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 37 Le colonne sono bloccate ad eccezione di Dati per completamento dettagli nella quale dovranno essere inseriti i riferimenti dei movimenti. Importa Integrazione movimenti Per importare i fogli Excel completati con i dettagli ed eventuali modifiche. Al termine, verrà segnalato un messaggio che indica il buon esito dell operazione. Con l importazione viene inserita nella colonna della descrizione del movimento il contenuto della cella foglio Excel Dati per completamento dettagli. La descrizione originale Viene integrata (come evidenziato nella maschera) L utente potrà provvedere con queste informazioni a identificare la ragione sociale e la partita

38 38 Manuale Operativo Stampa movimenti non assegnati Per stampare l elenco dei movimenti che non sono ancora stati attribuiti a conti e causali contabili. Permette di stampare la situazione su carta: viene elaborato direttamente un report di stampa. Visualizza dettagli non caricati Si attiva solo alla prima acquisizione del file, nel caso in cui lo stesso presenti righe escluse dalla visualizzazione per diversi motivi: ad esempio righe di importo a 0, righe con movimenti con anno diverso dall esercizio di lavoro, oppure righe d intestazione automaticamente escluse dal programma.

39 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 39 Inserimento Clienti \ Inserimento Fornitori Permette di accedere ad una maschera per caricare rapidamente eventuali nuove anagrafiche clienti e fornitori: i dati richiesti vengono salvati nelle rispettive tabelle e possono essere successivamente consultati dalle funzioni di Anagrafica Clienti e Anagrafica Fornitori. Allineamento movimenti contabili con estratto conto Il movimento contabile generato automaticamente dal Caricamento estratto conto è comunque editabile dalla Prima Nota Movimenti Multipli. La funzione in esame permette di allineare le modifiche effettuate direttamente sulla prima nota in due casi: Le righe in colore azzurro (= assegnate in modo completo), una volta generato il movimento contabile vengono evidenziate in colore verde. Nel caso in cui l utente cancelli direttamente dalla Prima Nota Movimenti Multipli una di queste righe di dettaglio, con il comando Allineamento movimenti contabili con estratto conto è possibile ripristinare le rispettive righe di estratto conto come aperte, così da poterle trattare nuovamente. Eseguita la funzione, queste righe saranno quindi nuovamente evidenziate in colore azzurro. Le righe in colore bianco (= non assegnate in modo completo), potrebbero essere include nella generazione del movimento contabile (in base alla opzioni scelte a seguito ela pressione del Pulsante Genera Movimenti Contabili ) e completate in un secondo momento. In questa ipotesi, le stesse continueranno ad essere visualizzate in colore bianco nel Caricamento estratto conto: con il comando Allineamento movimenti contabili con estratto conto queste righe saranno invece aggiornate ed evidenziate in colore verde. (la funzione non ha effetto non caso di altre modifiche, come variazioni sugli importi) Elimina estratto conto Il sistema mantiene lo storico di tutte le elaborazioni processate. E possibile tramite questa funzione cancellare dall archivio le elaborazioni obsolete, così da ripulirne la visualizzazione.

40 40 Manuale Operativo 1.3 FUNZIONI DI PARAMETRIZZAZIONE Definire nuovo tracciato Scegliendo nel campo Tipo file estratto conto l opzione Definire nuovo tracciato viene aperta la maschera che consente la definizione di un nuovo tracciato di importazione: Dal campo Formato è possibile richiamare formati personalizzati già precedentemente codificati. Il numero assegnato ad ogni formato viene generato in automatico; per creare un nuovo tracciato, battere <Invio> sul campo Formato: il programma entra in modalità di inserimento. Nel campo immediatamente successivo è possibile associare una descrizione libera. Sono quindi richiesti i seguenti dati: Estensione file:per indicare la tipologia di file, scegliendola tra XLS, TXT o CSV (tipologie gestite). Tipo separatore: per specificare come le diverse informazioni presenti sul file di origine sono separate. Normalmente il file di origine ha una struttura a tabella pertanto la separazione avviene o tramite tabulazione oppure con un carattere separatore.

41 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 41 Pertanto il campo presenta le due opzioni : nel caso l utente scegliesse Testo viene richiesto l inserimento nel campo Separatore campi (immediatamente successivo) del tipo i carattere separare adottato nel file (ad esempio,, virgola). Numero Righe d intestazione e Numero Righe del piede: per specificare se esistono, e quante sono, rispettivamente le righe iniziali e finali che il programma dovrà escludere dalla lettura. Tipicamente rappresentano le righe che formalmente riportano informazioni d intestazione e piè pagina: è consigliabile impostarne il valore dopo aver caricato un file di esempio (ved. passi successivi). Estratto conto: per completare l impostazione, è possibile leggere un file di esempio (contenente dei dati concreti) che servirà per definire le ultime impostazioni. Agendo su pulsante posto a lato del campo, si accede alle risorse del computer e si seleziona un file presente su disco. Selezionato il file, cliccare su Carica : ne viene visualizzato il contenuto nella sezione successiva. Esempio di maschera con dati caricati: Nella prima griglia selezionare la prima riga: nella seconda griglia saranno visualizzate le etichette dei campo, e sarà possibile associare le colonne del file ai campi contabili:.

42 42 Manuale Operativo L associazione avviene cliccando sulla freccia termine, un associazione tipo è la seguente: posta a lato di ampi della 2 colonna; al Sulla base dell esempio proposto, facciamo alcune considerazioni: In questo file abbiamo assegnato al campo CAUSALE (BANCARIA) il riferimento Descrizione causale bancaria invece del riferimento Codice Causale bancaria : tale scelta è stata dettata dal fatto che non abbiamo entrambe le informazioni su questo file, e che l unica informazione disponibile come Causale è composta da un testo esteso. Assegnandogli quindi la specifica di Descrizione causale Bancaria (senza altri riferimenti a Codice Causale Bancaria ) il programma in automatico codificherà le causali con un progressivo numerico, al fine di garantire all utente la massima leggibilità dei dati. Generalizzando, abbiamo due casistiche: 1. File che presentano sia un Codice Causale Bancaria (tipicamente composto di pochi caratteri) che una relativa Descrizione Causale Bancaria : in questa situazione, andranno collegati entrambi i rispettivi valori richiesti 2. File che presentano solo una Causale (bancaria) composta di un testo esteso (es. VERSAMENTO CONTANTI ): in questa situazione, è necessario associare a questi dato il valore Descrizione Causale Bancaria. Sarà il sistema che provvederà ad associare ad ogni differente causale un codice numerico breve. Sempre seguendo l esempio proposto, particolare attenzione anche al campo Descrizione (bancaria) che in questo caso va associato al rispettivo Descrizione Movimento così da ottenere un automatico riporto della descrizione nelle griglie della funzione (che presentano diversi automatismi legati anche all interpretazione testuale). Infine, nel nostro esempio abbiamo un unico campo importo: di conseguenza specificheremo altre informazioni per interpretare questo valore come DARE oppure AVERE (contabili). Altri formati potrebbero tuttavia avere già una differenziazione dei valori, sia dividendo il campo importo in due colonne (in questi casi si potrà direttamente specificare rispettivamente il valore di Importo in colonna DARE e Importo in colonna AVERE ) sia aggiungendo una altra colonna riportante il Segno. In generale, non è prevista la gestione delle valute (viene gestita solo la divisa Euro): per questo il campo, se presente, non è va considerato.

43 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 43 Se il file di origine presenta un unico campo Importo e non ha il campo del Segnoì, va impostato come interpretare il segno dell operazione, lavorando sui campi: Segno contenuto nell importo (flag): se il campo importo contiene direttamente il segno dell operazione ( + se positiva, - se negativa) Carattere identificativo per segno DARE \ AVERE (testo): per indicare il carattere (solitamente posto alla fine del valore dell Importo) che ne identifica la natura dal punto di vista contabile, ad esempio: C = CREDITO = DARE D = DEBITO = AVERE Nell impostazione dei parametri relativi al segno, porre particolare attenzione alla congruità tra i dati esposti sull estratto conto e la relativa registrazione contabile, in quanto le entrate e uscite (cui corrispondono dare e avere bancario) potrebbero avere un segno invertito rispetto al segno contabile, pertanto l utente dovrà verificare i dati presenti sul file attribuendogli il significato contabile corretto. Ad esempio: un uscita di banca viene rilevata in DARE sull estratto conto, mentre in contabilità deve essere registrata in AVERE, pertanto, il carattere identificativo che sull estratto conto è assegnato alle registrazioni di uscita di banca dovrà essere indicato nel campo Carattere identificativo per segno AVERE. Allo stesso modo, se sul file esistono 2 colonne distinte, la colonna delle uscite di banca dovrà essere precodificato come Importo in colonna AVERE mentre la colonna delle entrate di banca dovrà essere precodificato come Importo in colonna DARE.

44 44 Manuale Operativo Pulsante Gestione Esperienze (associazione causali e conti) Al pulsante Gestione Esperienze è associata una funzione che permette di associare alle Causali Bancarie le causali contabili e i conti contabili da associare alla registrazione contabile generata in automatico. Il pulsante si attiva solo dopo aver caricato i dati da un file nella maschera principale. Il primo campo richiesto è la Causale estratto conto che rappresenta la causale bancaria: le causali bancarie vengono lette automaticamente dal file di e\c caricato. Da qui, è possibile richiamarle e associare agendo nelle relative griglie - la Causale contabile e il Conto contabile. Le griglie permettono di assegnare più causali e più conti indicando tra questi quale è il preferenziale (applicando un flag in corrispondenza della colonna Pref )

45 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 45 La griglia corrispondente al campo Causali Bancarie collegate permette di selezionare altre causali, alle quali sarà attribuita la stessa struttura e impostazione per la prima causale indicata (nel campo Causale Estratto Conto). Utile per estendere le impostazioni automaticamente su più causali bancarie, simili dal punto di vista del trattamento contabile. Esempio di causale bancaria con Causali Bancarie Collegate Le gestione delle campo Causali Bancarie collegate attiva anche altri automatismi in fase operativa, quali il raggruppamento automatico di tutte le righe riferite a causali bancarie collegate: così, selezionando una delle causali bancarie nella GRIGLIA 1 (tra quelle collegate ) saranno direttamente selezionate tutte le altre, e i relativi dettagli saranno visualizzati congiuntamente in GRIGLIA 2.

46 46 Manuale Operativo Per sfruttare gli automatismi legati alla gestione delle partite, sono presenti i campi flag (alternativi) Clienti e Fornitori: se selezionati, la griglia dei Conti si disattiva in quanto per questa causale bancaria saranno attivate le funzionalità di collegamento automatico con il partitario (ved. Gestione delle partite ). Esempio di causale bancaria legata all incasso clienti (con bonifico) Il campo Non generare i movimenti contabili per questa causale permette di specificare che per la causale in esame non devono essere trattate nella generazione dei movimenti contabili. La funzione è utile per causali particolari, che per la loro complessità richiedono un dettaglio diverso, oppure nei casi in cui in contabilità esista già il movimento contabile di riferimento. Un esempio sono i pagamenti fornitore, che solitamente vengono registrati in contabilità immediatamente al fine di chiudere la situazione delle scadenze (nel caso ovviamente di gestione a partite aperte).

47 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 47 Il campo Causale esportabile consente di esportare in un foglio Excel i movimenti legati alle causali che necessitano maggiori specifiche, così da poter compilare i riferimenti alle persone esterne che hanno gestito le operazioni (come il personale della società cliente). Per alcune causali infatti (come ad esempio l emissione degli assegni) viene indicato solo il numero dell assegno, per cui non è possibile risalire direttamente all informazione del destinatario senza avere a disposizione la documentazione cartacea. Il foglio Excel, compilato con i dettagli, verrà successivamente importato per poter aggiungere nella descrizione del movimento i vari dettagli inseriti (che potranno essere utilizzati per associare le anagrafiche corrette). Per le causali che devono essere esportate è necessario indicare inoltre l intestazione del foglio che verrà creato all interno del foglio Excel, all interno del campo Descrizione per esportazione.

48 48 Manuale Operativo 2 CARICAMENTO RIBA DA FILE È possibile importare nell estratto conto il movimento contabile della presentazione delle ricevute bancarie prelevando i dati dal file delle RIBA, precedentemente generato con il programma gestionale della società cliente. La funzione 3 - tramite un sofisticato sistema di riconoscimento testuale - consente anche ai commercialisti di caricare questa tipologia di movimenti in automatico, senza provvedere manualmente alla loro registrazione. Impostazioni in Tabella Nostre Banche : Per caricare i files è necessario che la Tabella Delle Nostre Banche sia compilata correttamente con i codici ABI e CAB, che vengono utilizzati per controllare la coerenza del file stesso. Inoltre è necessario indicare il conto del portafoglio, che verrà utilizzato per la registrazione contabile relativamente al conto effetti. Si accede alla funzione da Menù Contabilità Caricamento RIBA da file: Impostare il codice della Banca da elaborare, quindi selezionare il File RIBA da caricare: 3 Attivabile se presente in licenza il modulo IMPORTEC.

49 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 49 La procedura provvede ad effettuare un primo controllo relativamente ai codici ABI e CAB della banca selezionata, verificando che tali codici coincidano con quelli presenti nel file. Nel caso in cui i codici ABI e CAB non corrispondano, apparirà un messaggio di avviso. Se il file è conforme, è possibile procedere. La prima volta che si utilizza la funzione per la singola società, è necessario definire la posizione in cui è presente il numero della fattura (e quindi anche la data del documento, che verrà trovata in automatico dal sistema). Nel file delle RIBA il numero della fattura e la data del documento vengono inseriti nel tipo Record 50, che contiene un campo descrittivo: i diversi software gestionali possono quindi utilizzare differenti descrizioni nello stesso campo. Caricato quindi il file, il sistema rileva automaticamente nel campo Posizione iniz. del n. fattura la descrizione contenuta nel Record 50 della prima ricevuta bancaria (presente sul file). Per procedere, l utente dovrà posizionarsi con un Click sx del mouse in all interno di questo campo e precisamente all inizio del numero del documento, così da indicare al programma la posizione in cui inizia il numero della fattura all interno della stringa descrittiva. Nell esempio sopra: effettuando un click de mouse dove è indicato il cursore (appena prima del numero 1 che rappresenta il numero fattura) in automatico viene compilato il pannello ingrigito con il numero 19 che rappresenta la posizione numerica all interno della stringa ( = al 19 carattere inizia il numero del documento ). Il numero di fattura viene così individuato tra la posizione impostata (19) e il primo carattere vuoto successivo alla stringa. Il valore della posizione verrà salvato nella tabella delle esperienze in modo tale da essere riproposto nei successivi utilizzi della funzione. La data del documento viene invece individuata in automatico. Definita la struttura, si può procedere con il caricamento dell estratto conto premendo il pulsante Estrai. per visualizzare in griglia le ricevute bancarie:

50 50 Manuale Operativo Le colonne prelevate dal file hanno lo sfondo di colore bianco mentre quelle di colore giallo vengono compilate con i valori recuperati dall anagrafica clienti e dai movimenti contabili. Le colonne con lo sfondo di colore bianco rappresentano: Ragione sociale su file: ragione sociale del cliente prelevata dal file. Numero fattura/data fattura/importo/data scadenza: campi presenti nel file. Le colonne con lo sfondo di colore giallo rappresentano: Cod. Cliente e Ragione Sociale: nel file è riportato il codice fiscale o la partita iva del cliente; la procedura, in base a questi campi, ricerca nel database della società tutti i clienti (che non sono sospesi) relativi al codice fiscale/partita IVA. N. Movim. / Data Movim. / N. Docum.: in base al numero e data della fattura presente nel file, viene ricercato il movimento contabile che contiene gli stessi valori; è necessario che l operatore compili correttamente i movimenti contabili diversamente non è possibile collegare in modo automatico le righe del file. Tali dati potrebbero non essere individuabili automaticamente (ved. Riba di clienti con la stessa partita iva / codice fiscale) Nel caso in cui per una riga di ricevuta bancaria vengono riscontrati più clienti con lo stesso codice fiscale o partita iva, la riga in griglia viene evidenziata in rosso e non vengono compilati i dati relativi al cliente (Cod. Cliente e Ragione Sociale). In questo caso l utente dovrà assegnare manualmente il codice del cliente richiamandolo dalla lista abbinata al campo Cod. Cliente:

51 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 51 Impostando il Cod. Cliente verrà quindi ricercata la fattura legata alla RIBA e, in caso positivo, la riga viene completata correttamente: 2.1 Riba di clienti con la stessa partita iva / codice fiscale Nel caso in cui per una riga di ricevuta bancaria vengono riscontrati più clienti con lo stesso codice fiscale o partita iva, la riga in griglia viene evidenziata in rosso e non vengono compilati i dati relativi al cliente (Codice cliente e Ragione Sociale). In questo caso l utente dovrà assegnare manualmente il codice del cliente richiamandolo dalla lista nel campo Codice Cliente: Impostando il Codice Cliente verrà quindi ricercata la fattura legata alla RIBA e in caso positivo la riga viene completata correttamente:

52 52 Manuale Operativo 2.2 Casi particolari Nel caso il sistema non riesca ad attribuire automaticamente i dati richiesti su alcune righe, le stesse saranno segnalate con colore rosso: si possono verificare pertanto i seguenti casi. Mancata individuazione Codice Cliente Nel caso in cui non si riesce ad individuare il codice del cliente, in quanto non esiste la corrispondenza con il codice fiscale /partita Iva, L utente dovrà a questo punto verificare l anagrafica, apportare le correzioni necessarie, quindi ripetere l estrazione. Per attribuire automaticamente il codice cliente, il sistema utilizza la partita Iva o il Codice Fiscale. Mancata individuazione Partita Cliente Un altro caso particolare è dovuta al fatto che non è stato possibile risalire alla partita contabile, in quanto il numero di documento o la data presenti nel file non trovano corrispondenza nei movimenti contabili: Anche in questo caso, è necessario modificare i dati del movimento contabile e ripetere poi l estrazione. Per attribuire automaticamente le partite, il sistema risale dapprima al movimento contabile originale, quindi al numero di partita ed alle scadenze aperte. Considerando che il commercialista quando ha inserito la fattura potrebbe avere inserito una unica scadenza mentre la società cliente genera il file ovviamente produce un numero di scadenze effettive in base alla modalità di pagamento, viene applicato un algoritmo per individuare le scadenze che devono essere chiuse. In entrambi i casi, possiamo comunque forzare la generazione del movimento solo per le righe corrette; in questa ipotesi, viene segnalato un ulteriore messaggio che avverte l utente:

53 ESTRATTI CONTO BANCARI: Caricamento automatico da File - 53 Numero Movimento non trovato Nel caso in cui non vengano riportate le informazioni relative al movimento contabile, poiché non è possibile ricercarlo automaticamente in quanto non inserito. Per identificare il movimento della fattura, il programma verifica che il numero di documento e la data indicati nel file delle riba corrispondano ai dati del cliente nei movimenti contabili. Per generare il movimento contabile, impostare la Causale contabile (che verrà proposta successivamente) e la Data Movimento. Con Conferma viene chiesta la generazione del movimento. Al termine della generazione viene segnalato il numero del movimento contabile: Esempio: nel Numero Documento è stato inserito 44 anziché 4 : Per assegnare il movimento contabile corretto, aprire la lista nel campo Numero Documento per visualizzare le partite del cliente ancora aperte. A questo punto la riga della ricevuta bancaria è completamente assegnata, per cui si può procedere con la registrazione contabile.

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