SUITE DI PRODOTTI EASY/4

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1 SUITE DI PRODOTTI EASY/4 è la soluzione di F.Imm per la Gestione Integrata dei Servizi Gas, Acqua, Energia elettrica, Calore e TIA che, avvalendosi delle potenzialità delle tecnologie Web e grazie alla sua flessibilità e completezza, risponde in particolare alle esigenze delle Aziende di Vendita e di Distribuzione del Gas. TECNOLOGIA è sviluppato con tecnologia WEB, browser based, ed impostazione sistemistica a tre livelli. Quali sono i vantaggi di tale soluzione tecnica? Per la connessione è sufficiente disporre di un PC con un browser ed un accesso ad Internet. Ciò consente connessioni remote a vantaggio sia delle sedi periferiche (sportelli decentrati), sia degli operatori mobili (telelavoro, reparto commerciale, reparto tecnico e letturisti), sia dei Clienti finali che, on-line, possono consultare la propria situazione tecnica ed amministrativa, oltreché facilmente colloquiare con l azienda per informazioni, inoltro di richieste, autoletture e reclami. Il database server, residente su sistema Windows, Linux o Unix, si avvantaggia delle funzionalità e della sicurezza offerte dai principali database Relazionali commerciali. La scalabilità e la portabilità della soluzione sulle principali piattaforme e i principali sistemi operativi oggi in uso, rese possibili dall architettura adottata, sono garanzia di durata dell investimento. L ambiente di sviluppo e produzione utilizza l architettura J2EE di Sun Microsystems e, in particolare, gli standard Java servlet e JSP per la gestione dell interfaccia e lo standard JDBC per la connettività al database. Le applicazioni sviluppate prevedono un client http, un application server ed un database server che supporti lo standard JDBC. FUNZIONALITA APPLICATIVE ha impostazione multiazienda e multiservizio. Permette di gestire simultaneamente le Aziende di un gruppo ed i relativi servizi, con i vantaggi operativi che ne conseguono, dalla condivisione di tabelle ed anagrafiche alla centralizzazione delle procedure, dai controlli incrociati tra dati di servizi diversi alla possibilità di pratiche, contratti e fatture multiservizio. Si ispira al principio della qualità operativa, perseguita attraverso la semplicità, la chiarezza, la sicurezza e la completezza delle funzioni. Le procedure, grazie alla pluriennale esperienza di F.Imm nel settore, sono di facile apprendimento. L uso delle stesse è agevolato dalle funzioni integrate di help, che offrono spiegazioni complete senza abbandonare la transazione in corso. L uniformità operativa contribuisce alla facilità d uso: tutte le procedure, dal data entry alle ricerche, dalle elaborazioni di massa alle stampe, sono accessibili ed utilizzabili con le stesse modalità, con conseguente riduzione dei tempi di addestramento. L impostazione dei form guida l operatore nell inserimento dei dati e tutta l operatività in genere non richiede conoscenze informatiche di base. Le operazioni di ricerca, in particolare, sono facili, veloci e flessibili. L interfaccia è progettata in modo da offrire la stessa semplicità di uso sia alle aziende mono che multi servizio. La modularità permette di attivare soltanto le funzionalità desiderate, risolvendo le esigenze specifiche del Cliente. L integrazione tra i moduli è nativa, assicurando la gestione completa e corretta dei dati, essendo il database condiviso dalle transazioni di tutti i moduli. è allo stato dell arte nelle soluzioni applicative e nel rispetto della normativa vigente. Ha recepito, in particolare, tutte le Delibere emanate dall Autorità per il Gas e l Energia Elettrica, specialmente in tema di liberalizzazione dei servizi e di divisione societaria tra Distribuzione e Vendita, offrendo un efficace supporto informatico alle relazioni tra Distributori e

2 Venditori. Supporta inoltre il Ciclo integrato delle acque, la gestione dei Consorzi irrigui e delle Tariffe di Igiene Ambientale. Risponde alle nuove esigenze commerciali miranti a conquistare e fidelizzare il Cliente, tramite adeguati strumenti di promozione e di CRM. In particolare garantisce una notevole flessibilità nella definizione delle opzioni tariffarie. Riserva particolare attenzione alle funzionalità di Front office (richieste di preventivo, fornitura, disdetta, voltura, ecc.). Basato su di un workflow configurabile dinamicamente, permette di coordinare le attività di tutti i reparti interessati, monitorando nel contempo gli stati di avanzamento e gli intertempi. Offre un completo supporto all attuazione della Carta dei servizi e in particolare al rispetto dei livelli di qualità specifici e generali. Gli strumenti di Front office sono anche di supporto al Call Center, grazie al potente motore di ricerca e alla facilità di integrazione tra i reparti. Il Modulo Pratiche supporta la gestione degli sportelli commerciali sia della sede centrale che di quelle periferiche. E il punto di immissione delle anagrafiche clienti. Permette di supportare i flussi relativi a - Predisposizione nuovo allaccio - Predisposizione nuovo allaccio con stipulazione del contratto - Stipula del contratto su punto utenza predisposto - Voltura - Subentro - Disdetta - Richieste tecniche - Richieste di informazioni - Reclami - Gestione della documentazione relativa alla delibera 40/04 dell A.E.E.G. Nell ambito di tali flussi è possibile: - la pianificazione dei sopralluoghi (appuntamenti) - la registrazione delle risorse impegnate e relativi tempi, nonché dei materiali utilizzati - l immissione dell esito del sopralluogo con previsione dei materiali e della manodopera necessari all esecuzione lavori - Il calcolo dei corrispettivi ai fini di preventivo - la produzione e l invio dei preventivi - la produzione delle fatture lavori (o delle relative note di accredito) - la pianificazione dei lavori (appuntamenti) - la registrazione dei lavori, con definizione completa delle nuove entità immesse (allaccio, punto utenza, contratto, ecc.) - chiusura della pratica Sono infine a disposizione le funzionalità di estrazione dei dati relativi alla qualità commerciale da comunicare all Autorità. Si integra con qualsiasi sistema portatile di acquisizione delle letture e di fatturazione immediata, in particolare con i nostri terminali della serie TFB 800 in grado di effettuare la certificazione fotografica digitale delle letture e predisposti per i collegamenti Internet, che agevolano il letturista nelle operazioni di carico e scarico dei dati da e verso il sistema. Acquisisce infine le autoletture immesse dai Clienti via Internet tramite il modulo Servizi on Line o altri canali di comunicazione. Con le funzionalità rese disponibili dal Modulo Letture è, in particolare, possibile: - Definire i giri di lettura: i percorsi dei letturisti sono definiti tramite assegnazione automatica di una specifica codifica (codice stradale) sulla base di un sofisticato e flessibile sistema tabellare (viario) - Pianificare e programmare i giri di lettura: è possibile effettuare una stima della durata del giro in funzione del numero di letturisti messi a disposizione, del numero e delle difficoltà di lettura dei contatori inclusi nel giro, del tempo medio di lettura in funzione della difficoltà - Produrre gli archivi contenenti le informazioni necessarie e sufficienti alla esecuzione dei giri - Acquisire sul campo le letture, eventualmente con produzione di foto digitale a certificazione della lettura; rilasciare la cartolina di autolettura in caso di assenza del cliente - Recepire a sistema le letture progressivamente acquisite e relative foto, gestendo in modo integrato le anomalie riscontrate (rilevamenti dei letturisti, esiti dei controlli sui consumi molto bassi, bassi, alti e molto alti, esiti dei controlli sullo stato, la matricola e il numero di cifre del contatore, evidenziando in particolare guasti ed anomalie dei contatori, ecc.)

3 - Controllare in ogni momento lo stato di avanzamento del giro, estraendo informazioni dettagliate e/o riepilogate sulle acquisizioni, distinte per tipologia e stato, evidenziando in particolare le mancate letture - Immettere a sistema le autoletture del cliente, provenienti sia da cartolina che da sistema di raccolta automatica Gestisce in modo completo le attività di fatturazione, con particolare attenzione alle esigenze di flessibilità, specie nelle opzioni tariffarie, di alte prestazioni nelle elaborazioni e di facile ed immediata gestione delle anomalie. Permette la rateizzazione di singoli addebiti, di fatture o di intere fatturazioni, eventualmente calcolandone gli interessi. Principali funzionalità della fatturazione: - Definizione delle fatturazioni organizzate per zone e gruppi, distinguendo tra fatturazioni ordinarie e straordinarie, con specificazione di tutte le informazioni parametriche necessarie (messaggi, fasce di rimborso ed addebito in fattura successiva, modalità di fatturazione in acconto/conguaglio con possibilità di fatturazione mista, tecniche di calcolo del consumo a contatore o stimato, ecc.) - Sviluppo della fatturazione tramite procedure coordinate ed eseguibili in batch - Fatturazione di conguaglio sulla base dei consumi effettivi, sulla base di una o più letture acquisite nel periodo da fatturare - Fatturazione in acconto sulla base del consumo storico dell anno precedente o di N anni precedenti, secondo la curva individuale o standard dei consumi; acconto per proiezione dei consumi - Applicazione di strumenti di marketing quali sconti applicabili in bolletta, anche condizionati, bollette ad importo mensile costante con conguaglio finale - Esecuzione del calcolo bolletta secondo le vigenti disposizioni di legge. Sia il modo di tariffazione (a mesi, a giorni, a prevalenza, a pro die) che il metodo di calcolo possono essere impostati a terminale per ciascuna voce e ciò sia per classi di utenze che singolarmente. Il sistema di applicazione delle tariffe è individuale, ossia è possibile assegnare tariffe personalizzate ad ogni cliente; tuttavia, nel caso di clienti standard, il programma assegna automaticamente il sistema di fatturazione che gli compete, in relazione alla zona di ubicazione del contatore e all uso contrattuale. - Facile trattamento delle anomalie di calcolo/fatturazione, in modo integrato con possibilità di intervento immediato e diretto per la loro rimozione - Facile applicazione di messaggistica in bolletta: assegnazione di messaggi sia personalizzati, destinati ad un solo cliente, che messaggi destinati ad una classe di clienti definibile a terminale. - Funzionalità di produzione di note di accredito, a storno parziale o totale, e successive fatture integrative - Strumenti di esportazione dei dati di consumo e di fatturazione verso l ambiente office, sulla base di potenti schede di interrogazione - Gestione integrata delle informazioni necessarie all espletamento degli obblighi di legge in tema di imposte (accise ed addizionali) - Riepiloghi di fatturazione per voce, con separazione dei ricavi per materia prima, quota vendita e quota distribuzione, imposte ed addizionali divise per aliquota, IVA suddivisa per classe di imponibilità ed aliquota Supporta tutti i canali di acquisizione degli incassi, anche con connessione Web (Poste, Banche ). Dialoga con gli enti bancari tramite il protocollo Corporate Banking Interbancario (CBI). Applica in modo parametrico l indennità di mora, rispettando le normative sui Buoni pagatori. Genera automaticamente i rimborsi per doppio o eccessivo incasso. Gestisce gli incassi anonimi e i loro giroconti. Effettua in modo integrato le attività di analisi delle insolvenze, di sollecito e recupero dei crediti, nonché di rimborso. In particolare sono supportati: - gli interscambi con le banche ai fini delle disposizioni di incasso in conto corrente (RID) e delle disposizioni di pagamento (Bonifici) - le intercomunicazioni ai fini di allineamento per i RID - le acquisizioni delle registrazioni di incasso da parte delle Poste - le registrazioni singole di incasso su base contabile - gli incassi anonimi e relativi giroconto - i doppi incassi e i sovraincassi - gli storni di incassi con e senza rimborso

4 - le funzionalità degli sportelli di cassa - le estrazioni parametriche dei clienti insolventi - i solleciti di pagamento a più livelli con selezione parametrica ed individuale dei clienti da sollecitare - la produzione dei rimborsi - i preavvisi e gli ordini di distacco per morosità - gli ordini di riattivazione con addebito delle spese di avviso ed interruzione - le rateizzazioni e le dilazioni di pagamento Si presta particolare attenzione alle problematiche di quadratura degli incassi rispetto al fatturato, mettendo a disposizione funzionalità specializzate di reportistica ed estrazione dati. Le procedure di registrazione degli incassi effettuano in modo automatico l'eventuale addebito dell indennità di mora. La procedura innanzitutto recepisce le delibere dell Autorità in tema di agevolazioni concesse ai Buoni pagatori. In generale, tuttavia, è caratterizzata da ampia flessibilità, gestendo numerose tecniche di computo dell indennità (percentuale fissa, interesse semplice e composto, a scaglioni di ritardato pagamento ). Permette di applicare un minimo all'importo della mora e anche di disabilitare la loro applicazione. Il calcolo e la gestione delle morosità sono gestiti in via automatica tramite una coda permanente di addebiti da addebire nella prima fattura raggiungibile. E' comunque possibile visualizzare in qualsiasi momento le more non ancora addebitate e quelle addebitate. Crea automaticamente le registrazioni contabili verso i Moduli Contabili Amministrativi, sia per la fatturazione che per gli incassi, in forma dettagliata o riepilogata. E inoltre progettato per l integrazione con qualsiasi altro applicativo di Contabilità Generale ed Analitica. Le informazioni trasmesse ai Moduli contabili Amministrativi comprendono - il fatturato, per ciascuna voce inclusa nelle fatture emesse, organizzato per fatturazione - gli incassi, con quadratura rispetto alle unità di fatturazione Ciò sia per le fatture lavori che per quelle di consumo. Riserva particolare attenzione al trasferimento degli incassi anonimi e relativi giroconti, degli storni, dei doppi e sovra incassi, degli incassi parziali. Trasferisce infine i riepilogativi necessari alla liquidazione mensile dell IVA. Supporta le attività del reparto tecnico. In particolare: - definizione di reti, sottoreti, cabine REMI, condotte localizzate per via - Integrazione opzionale con un GIS - definizione di località tecniche, ambiti e relativi parametri - gestione di collaudi, manutenzioni e verifiche perdite delle condotte - immissione e classificazione degli allacci e dei punti di riconsegna - gestione completa del parco contatori nelle varie collocazioni (magazzino, installati aperti e chiusi, in verifica metrica, riparazione e demolizione). Movimentazioni con procedure specializzate. Storia contatori in linea. Inserimento automatico di una partita a magazzino. Registrazione dei cartellini metrici. Gestione automatica delle denunce di collocazione e rimozione. Statistiche dei guasti. - Magazzino materiali, con controllo di disponibilità ai fini di lavori e gestione delle scorte Offre infine un potente strumento di Analisi multidimensionale dei dati (On Line Analytical Processing, OLAP) tramite il quale, definendo opportunamente le dimensioni e le misure, è possibile estrarre dalla banca dati qualsiasi informazione statistica o riepilogativa, rappresentarla in forma grafica o tabellare, effettuarne il pivot interattivo e infine esportarla nel formato Excel per l analisi offline. Si tratta di un efficacissimo strumento di Business Intelligence, di supporto alla direzione e alla produzione della documentazione richiesta dalle Autorità. MODULO SERVIZI ON LINE L'utilizzo della rete Internet ci permette di offrire un servizio aggiuntivo, nell'ottica di migliorare la qualità del servizio, strategia necessaria per incrementare il proprio mercato di riferimento. In questa ottica FIMM ha sviluppato un prodotto, "SERVIZI ON-LINE", che consente di erogare nuovi servizi ai Clienti finali, anche in forma interattiva, a margine delle normali operazioni da sportello già

5 fornite, consentendo loro di ottenere, via web e in modo immediato, una risposta/soluzione alle proprie esigenze informative. Grazie alla tecnologia Web, tutte le informazioni salienti sono messe a disposizione del Cliente finale che può controllare la propria situazione (stato di avanzamento delle pratiche, appuntamenti, visione e ristampa di fatture, situazione incassi, ) o inoltrare all Azienda autoletture, richieste, comunicazioni o reclami. Il modulo svolge pertanto il ruolo di Contact Center. Per la connessione è sufficiente disporre di un PC con un browser ed un accesso ad Internet. Servizi disponibili ai clienti effettivi e a quelli potenziali (con accesso senza registrazione): - acquisizione di informazioni generali sull azienda (indirizzo, numeri telefonici, ) - acquisizione di informazioni sui servizi offerti (servizi erogati, regolamentazione dell accesso agli stessi) - visione delle opzioni tariffarie (costi di accesso ai servizi, tariffe, promozioni) - consultazione del piano delle letture, delle fatturazioni e relative modalità - consultazione della bacheca di comunicazioni, per argomento e data - invio di richieste/comunicazioni da parte di potenziali nuovi clienti (richieste di informazioni, di allaccio ) Servizi riservati agli effettivi clienti (con accesso previa registrazione): - consultazione dello stato di avanzamento delle pratiche attivate: stato attuale, tempi previsti per le attività successive, documenti/requisiti ancora da presentare, stato dei lavori, date previste di intervento, lavori eseguiti. - consultazione dello stato contrattuale/tecnico: informazioni relative ai contratti stipulati e relativi gruppi di misura (contatori, letture, segnalazioni). In particolare, per ciascuna fornitura intestata al cliente, è disponibile una scheda dell andamento storico di letture e consumi, completa di grafico. - consultazione dello stato contabile (estratto conto): liste di fatture emesse, pagate, insolute, informazioni sulle scadenze, solleciti inviati e relativo livello - visualizzazione delle singole fatture, in formato sintetico ed analitico (con espansione dei dati), sia di quelle già emesse che di quelle in via di emissione - visualizzazione e stampa di copia-conforme di fatture emesse, in formato pdf, scaricabile - richiesta di invio per posta elettronica di copia conforme di fatture emesse - inserimento autolettura del contatore - modifica dell indirizzo di spedizione (recapito) della bolletta - comunicazione all azienda del proprio codice fiscale / partita iva e in generale aggiornamento di dati anagrafici - invio di richieste operative (avvio erogazione, subentro/voltura, cessazione, spostamento gruppo di misura, ecc.) - invio di comunicazioni all azienda (reclami, richieste di informazione, ecc.) Altre funzionalita : - CONFIGURAZIONE: Il software dispone di strumenti di configurazione delle funzionalità esposte, accessibili solo all amministratore del sistema. In particolare prevede un ambiente in cui definire dinamicamente le informazioni esposte, le richieste a disposizione del cliente e, per ciascuna di esse, gli indirizzi di dell ufficio destinatario. - REGISTRAZIONE: E previsto un meccanismo sicuro di registrazione da parte del cliente per la fruizione dei servizi riservati, inserendo uno o più dati salienti necessari alla sua identificazione. In particolare egli deve fornire: o Almeno due dati univoci per la propria identificazione. Il nuovo cliente (contratto non stipulato) dovrà specificare la propria ragione sociale e un dato a scelta tra il codice di una pratica e il numero di una fattura di sportello. Il cliente attivo (contratto stipulato) dovrà specificare o il numero di una fattura di consumo (bolletta) e un codice a scelta tra il codice cliente e il codice contratto

6 o o un indirizzo di posta elettronica al quale il sistema invierà informazioni al cliente, sia per la conferma della registrazione sia per l invio delle informazioni tecnico/commerciali richieste un nome utente e una password per i futuri accessi. - DATABASE: le informazioni sono reperite direttamente dal database di Easy/4, consentendo l accesso ai dati in modo diretto ed immediato, senza necessità di alcun trasferimento estemporaneo. FUNZIONALITA SISTEMISTICHE garantisce la sicurezza degli accessi tramite la definizione di profili gerarchici: ogni operatore, associato ad un profilo, ne eredita i propri menù e privilegi di accesso, con possibilità di personalizzazioni. Garantisce l apertura verso il mondo informatico esterno integrandosi con i principali tool di Office (fogli elettronici, word processor, ecc.). Offre un ampia reportistica sufficiente alle ordinarie esigenze aziendali. Tramite moduli opzionali dotati di agevole interfaccia, l utilizzatore finale può inoltre sviluppare ulteriori report in modo interattivo senza alcuna programmazione. Gran parte delle funzioni sono definibili in modo parametrico tramite schede di configurazione. Tutto ciò a garanzia di una facile e veloce personalizzazione del software. SERVIZI DI F.Imm F.Imm mette a disposizione una infrastruttura informatica ad alta affidabilità e disponibilità per ospitare le applicazioni ed i dati dei clienti, fornendo un comodo ed economico servizio chiavi in mano (Application Service Provider).

7 MODULI DISPONIBILI MODULO COMMERCIALE MODULO TECNICO MODULO CONTABILE CONTABILITA GENERALE ED ANALITICA PRATICHE CLIENTI E CONTRATTI FATTURAZIONI LETTURE STATISTICHE TARIFFE E LISTINI PARCO CONTATORI INTERVENTI TECNICI MAGAZZINO RETI IMPIANTI D UTENTE RUOLI FATTURATI INCASSI, RIMBORSI RECUPERO CREDITI MODULI CONTABILI AMMINISTRATIVI O INTEGRAZIONE CON ALTRI SOFTWARE CONFIGURAZIONE UTILITA - APPLICATIVE - SISTEMISTICHE - STORICIZZAZIONI - PROFILI UTENTE