Direzione Centrale delle Entrate Contributive. Direzione Centrale Organizzazione. Direzione Centrale Sistemi Informativi e Telecomunicazioni

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1 Direzione Centrale delle Entrate Contributive Direzione Centrale Organizzazione Direzione Centrale Sistemi Informativi e Telecomunicazioni Direzione Centrale Vigilanza sulle Entrate ed Economia Sommersa Roma, 27 Gennaio 2005 Circolare n. 9 Allegati n. 3 Ai Dirigenti centrali e periferici Ai Direttori delle Agenzie Ai Coordinatori generali, centrali e periferici dei Rami professionali Al Coordinatore generale Medico legale e Dirigenti Medici e, per conoscenza, Al Presidente AilConsiglieri di Amministrazione Al Presidente e ai Membri del Consiglio di Indirizzo e Vigilanza Al Presidente e ai Membri del Collegio dei Sindaci Al Magistrato della Corte dei Conti delegato all esercizio del controllo Ai Presidenti dei Comitati amministratori di fondi, gestioni e casse Al Presidente della Commissione centrale per l accertamento e la riscossione dei contributi agricoli unificati Ai Presidenti dei Comitati regionali Ai Presidenti dei Comitati provinciali OGGETTO: Stampa laser dei cedolini paga. Vidimazione SOMMARIO: Le aziende, i consulenti del lavoro, i professionisti, le associazioni di categoria che utilizzano il sistema della stampa laser dei cedolini paga possono richiedere l autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa. Vidimazione dei libri paga e matricola: soggetti interessati ed obblighi di legge. I libri paga e matricola, ai sensi dell art. 2 del D.M. 30 ottobre 2002, prima di essere messi in uso, devono essere numerati in ogni pagina e sottoposti a vidimazione da parte dell Istituto Assicuratore.

2 In linea generale, l Istituto competente per la vidimazione è l INAIL con le modalità da quest ultimo previste. Al riguardo si richiamano il Decreto del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 30 ottobre 2002 (G.U. 2 dicembre 2002, n. 282) (Allegato n. 1), la circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33 del 20 ottobre 2003 (Allegato n. 2), la circolare dell Istituto n. 99 del 1 luglio 2004, per la stampa laser nel settore della contribuzione agricola unificata, le istruzioni operative impartite dall INAIL alle proprie strutture territoriali in data 16 dicembre 2004 (Allegato n. 3). L obbligo di tenere libri paga e matricola vidimati dall INPS è posto solo per i casi di aziende non soggette alla disciplina in materia di assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, non ricorrendo i presupposti oggettivi e soggettivi di cui agli artt. 1 e 4 del T.U del Ove anche uno solo dei soggetti impiegati presso l azienda sia assoggettabile all obbligo assicurativo contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, la vidimazione dovrà essere effettuata presso l INAIL. Modalità di vidimazione presso l INPS. Ribadito che la competenza dell INPS in materia è di carattere residuale, le aziende che vidimano i libri presso l INPS devono presentare un apposita dichiarazione dalla quale risulti che l azienda non è soggetta all obbligo dell assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali. Al fine di consentire agli operatori di Sede di memorizzare sulle rispettive procedure di gestione la notizia della vidimazione dei libri paga e matricola da parte dell INPS, a breve, le suddette procedure saranno integrate con appositi campi da utilizzare qualora le aziende richiedano di vidimare i propri libri presso le Sedi periferiche dell Istituto. In ogni caso di vidimazione dei libri da parte dell INPS, è fatto obbligo alle Sedi dell Istituto di effettuare comunicazione alla Sede INAIL presente nel medesimo ambito territoriale. La comunicazione di avvenuta vidimazione deve contenere il codice fiscale/partita IVA dell azienda e la relativa ragione sociale. Nel caso in cui la vidimazione dei libri sia stata effettuata dall INPS e successivamente l azienda occupi personale soggetto all assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, l operazione di vidimazione dovrà essere ripetuta presso l INAIL. Vidimazione in fase di stampa laser dei cedolini paga. La stampa laser dei cedolini paga rientra nell ambito dell utilizzo di fogli mobili sostitutivi del libro paga. L utilizzo dei fogli mobili non esonera il datore di lavoro dall obbligo della preventiva numerazione e vidimazione. Coloro i quali (aziende, consulenti del lavoro, professionisti, associazioni di categoria) utilizzano il sistema della stampa laser dei cedolini paga e del prospetto riepilogativo possono richiedere l autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa e, conseguentemente, essere esonerati dall obbligo della preventiva numerazione e vidimazione. L autorizzazione, che riguarda i cedolini paga e il prospetto riepilogativo, fermo restando l obbligo della preventiva numerazione e vidimazione dei fogli presenza, va richiesta alla Sede INPS competente per territorio ovvero alla Sede accentrante nell ipotesi di preventiva abilitazione concessa dalla Direzione Provinciale del Lavoro in tema di accentramento degli adempimenti contributivi. Alla richiesta deve essere allegato il fac-simile del: foglio presenza numerato e vidimato dall INPS; cedolino recante il logo dell Istituto; prospetto riepilogativo dei cedolini elaborati per ogni periodo di paga.

3 Il logo dell Istituto è disponibile nel sito web dell Istituto selezionare Servizi on line ; accedere alla sezione Per le aziende, i consulenti e i professionisti ; selezionare Accesso ai servizi con PIN. Dopo aver introdotto codice fiscale e PIN per l autenticazione, cliccare su Scarica logo Inps. Le Sedi, ricevuta la richiesta, e verificata la competenza dell Istituto alla vidimazione del libro paga aziendale, notificheranno il provvedimento di autorizzazione con l indicazione: del codice Sede; del numero di vidimazione (numero protocollo informatico); della data di autorizzazione (data protocollo informatico). Copia dell autorizzazione sarà conservata nel fascicolo aziendale ai fini di eventuali controlli. La stampa prodotta deve essere conforme al fac-simile autorizzato ed il tracciato di stampa dovrà riportare su ciascun foglio mobile: il codice della Sede INPS che ha rilasciato l autorizzazione; il numero di vidimazione attribuito; la data di autorizzazione; il numero progressivo di pagina; la data e l ora di stampa. Il programma di elaborazione dovrà prevedere la stampa di un prospetto riepilogativo dei cedolini elaborati per ogni periodo di paga, che sarà conservato presso l utente, e consentire, ai funzionari addetti al controllo, immediata e in qualsiasi momento, della riproduzione e stampa dei dati. Entro il 31 marzo 2005, dovrà essere inviato alla Sede INPS competente, il riepilogo annuale relativo all anno Dall anno 2005, a seguito delle disposizioni dell art. 44 del DL 30 settembre 2003, n. 269, conv. con la legge 24 novembre 2003, n. 326 (mensilizzazione dei dati retributivi), detto riepilogo non sarà più inviato. L autorizzazione rilasciata è soggetta a revoca in tutte le ipotesi d inosservanza della normativa di riferimento ed in particolare nei seguenti casi: stampa non conforme al fac-simile autorizzato; mancata indicazione dei dati richiesti; consegna non immediata ai funzionari addetti alla vigilanza della stampa dei dati richiesti. Il Direttore Generale Crecco

4 Allegato n. 1 Decreto Ministeriale 30 ottobre 2002 Il Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali VISTO l'art.134 del Regio decreto del 28 agosto 1924 n.1422, che disciplina la tenuta dei libri paga e matricola da parte di datori di lavoro che abbiano alle proprie dipendenze persone non soggette alla assicurazione presso l'istituto nazione per l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (INAIL); VISTI gli articoli da 20 a 26 del decreto del Presidente della Repubblica del 30 giugno 1965 n.1124, che disciplinano la tenuta dei libri paga e matricola per i datori di lavoro che abbiano alle proprie dipendenze persone soggette alla assicurazione INAIL; VISTI gli articoli 1 e 5 della legge 11 gennaio 1979 n.12, che consentono ai consulenti del lavoro ed agli altri soggetti abilitati di tenere presso il loro studio ovvero la loro sede i libri paga e matricola avvalendosi anche di sistemi alternativi; VISTO il decreto del Presidente della Repubblica del 20 aprile 1994 n.350, recante il regolamento di semplificazione della tenuta dei libri paga e matricola di cui all'articolo 20 del decreto del Presidente della Repubblica del 30 giugno 1965 n.1124 ed, in particolare, l'articolo 2 ai sensi del quale è stato abrogato l'articolo 22 del citato decreto n del 1965, che prevedeva la preventiva autorizzazione dell'ispettorato del lavoro alla tenuta di libri paga e matricola con sistemi alternativi meccanici e cartacei, e sono state individuate le modalità per l'adozione di supporti elettronici e magnetici; VISTA la legge 15 marzo 1997 n.59, in materia di conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali e per la semplificazione amministrativa, che, all'articolo 15 comma 2, prevede che gli atti, i dati ed i documenti formati dalla Pubblica Amministrazione e dai privati, con strumenti informatici o telematici, nonché la loro archiviazione o trasmissione con strumenti informatici o telematici, siano validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge; VISTO il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana del 15 aprile 1997, n.87, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici; VISTO l'articolo 5 del decreto legislativo 23 febbraio 2000, n.38, che ha esteso l'obbligo dell'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro ai lavoratori parasubordinati; VISTO l'articolo 119, comma 4, della legge 23 dicembre 2000, n.388, che prevede che la tenuta dei libri paga e matricola possa avvenire mediante l'utilizzo di fogli mobili secondo condizioni e modalità da stabilire con apposito decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali; VISTO il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ed, in particolare, gli articoli 6 ed 8, comma 2; VISTO il parere dell'autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione espresso con nota n.7988 del 12 dicembre 2001; DECRETA Articolo 1 1. La tenuta e la conservazione dei libri di matricola e di paga possono essere effettuate mediante l'utilizzazione di: a) fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica nel rispetto delle procedure stabilite nel presente decreto; b) supporti magnetici - sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate garantendo, così, oltre la consultabilità, in ogni momento, anche l'inalterabilità e l'integrità dei dati nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui agli articoli 6 ed 8, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445 i quali secondo le modalità previste dalla normativa in materia, sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione. 2. I sistemi di cui al comma 1 devono essere comunque idonei ad eseguire tutte le registrazioni previste dalla vigente normativa. Articolo 2 1. Per la sostituzione del libro matricola e di paga con il sistema di cui all'articolo 1, comma 1, lettera a), i datori di lavoro devono presentare i fogli alla sede territorialmente competente dell'istituto assicuratore che provvede, anche attraverso soggetti convenzionati, alla vidimazione dei fogli ed a contrassegnare gli stessi con un numero d'ordine progressivo, all'attribuzione dei fogli ai soggetti richiedenti ed alla registrazione di tale attribuzione su apposito modulo con l'indicazione della pratica da intestare agli stessi soggetti. 2. Nei casi di stampa laser dei dati retributivi, i datori di lavoro sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga alle condizioni prefissate dall'istituto assicuratore. Articolo 3 1. In caso di accentramento della elaborazione dei libri matricola e paga, mediante i sistemi di cui all'articolo 1, comma 1, lettere a) e b), il datore di lavoro deve richiedere apposita autorizzazione alla direzione provinciale del lavoro - servizio ispezione del lavoro - specificando il tipo di sistema adottato. Articolo 4 1. I consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati, al momento della richiesta della vidimazione e della numerazione unica dei fogli di matricola e di paga all'istituto assicuratore, che provvede anche attraverso soggetti convenzionati, devono esibire le deleghe all'uopo rilasciate dai datori di lavoro, e: a) presentare i fogli di matricola e di paga alla sede, territorialmente competente, dell'istituto assicuratore che provvede alla vidimazione dei fogli ed a contrassegnare gli stessi con un numero d'ordine progressivo, all'attribuzione dei fogli ai soggetti richiedenti ed alla registrazione di tale attribuzione su apposito modulo con l'indicazione della pratica da intestare agli stessi

5 soggetti; b) inviare, a mezzo raccomandata, alla sede dell'istituto assicuratore di cui alla lettera a), l'elenco di tutte le ditte che si avvalgono di tale sistema, con indicazione dei numeri delle relative posizioni assicurative e della data di inizio di tenuta dei libri di matricola e di paga secondo il sistema adottato c) segnalare tempestivamente, mediante raccomandata alla sede dell'istituto assicuratore di cui alla lettera a), le ditte che richiedano l'adozione di tale sistema di tenuta dei libri e quelle che cessino di avvalersene; d) inviare, entro il 31 marzo dell'anno successivo a quello di riferimento, alla sede dell'istituto assicuratore di cui alla lettera a), ed in qualsiasi momento su richiesta della stessa ovvero della direzione provinciale del lavoro territorialmente competente, un tabulato contenente: 1) l'elencazione delle aziende recante, in ordine progressivo, il numero di posizione assicurativa e con l'indicazione distinta, a fianco di ciascuna, dei fogli di paga e di matricola utilizzati per tutto il territorio interessato all'accentramento da n a n, compresi quelli annullati o deteriorati; 2) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati o deteriorati, dei fogli matricola utilizzati per ciascuna provincia dal n al n, e nell'ambito di questa per ciascuna azienda dal n al n ; 3) il numero dei fogli di paga, comprensivo di quello dei fogli annullati o deteriorati, utilizzati per ciascuna provincia dal n al n, e nell'ambito di questa per ciascuna azienda dal n al n ; 4) l'indicazione del periodo di paga; e) Inviare alle singole aziende, entro l'ultimo giorno del mese successivo a quello di paga: 1) un tabulato contenente l'indicazione del periodo di paga, del numero dei fogli di paga e di matricola, distintamente utilizzati, da n a n, compresi quelli annullati o deteriorati, e del numero dei fogli di paga e di matricola utilizzati distintamente in tutto il territorio interessato all'accentramento, da n a n e nel territorio provinciale da n a n ; 2) i fogli matricola e di paga utilizzati, per il mese di competenza, completi di tutte le registrazioni. Detti fogli, posti in ordine progressivo, costituiscono, rispettivamente, il libro di matricola ed il libro di paga, aggiornati al mese immediatamente precedente, che il datore di lavoro dovrà tenere sul luogo di lavoro. Resta fermo l'obbligo del datore di lavoro di tenere, al corrente, sul posto di lavoro il sistema utilizzato per la rilevazione delle presenze giornaliere. 2. I consulenti e gli altri soggetti abilitati sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga nei casi e nelle condizioni di cui all'articolo 2 comma 2. Articolo 5 1. Le registrazioni relative ai contratti di collaborazione coordinata e continuativa, per i soggetti assicurati contro gli infortuni sul lavoro, anche nel caso di tenuta, distinta od unificata, dei libri, mediante i sistemi di cui all'articolo 1, comma 1, lettere a) e b), devono contenere, oltre ai dati anagrafici e fiscali del collaboratore, gli estremi del contratto (data e compenso pattuito) e relativamente al solo libro paga, l'ammontare del compenso erogato, gli oneri contributivi e fiscali a carico del lavoratore e le detrazioni fiscali applicate. 2. La tenuta unificata dei libri di matricola e di paga deve, comunque, permettere, su richiesta degli organi ispettivi, il riepilogo, in ordine cronologico, delle assunzioni e degli incarichi di collaborazione coordinata e continuativa. Articolo 6 1. La disciplina della tenuta e della conservazione dei libri paga e matricola, per quanto non previsto nel presente decreto, rimane contenuta negli articoli da 20 a 26 del decreto del Presidente della Repubblica del 30 giugno 1965 n firmato 30 ottobre 2002 IL MINISTRO

6 Allegato n. 2 MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI DIPARTIMENTO PER LE POLITICHE DEL LAVORO E DELL OCCUPAZIONE E TUTELA DEI LAVORATORI DIREZIONE GENERALE DELLA TUTELA DELLE CONDIZIONI DI LAVORO CIRCOLARE N. 33 del 20 ottobre 2003 Oggetto: Decreto MINISTERIALE 30 OTTOBRE Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola. La semplificazione della tenuta dei libri paga e matricola prosegue, con il D.M.30 ottobre 2002, secondo le linee che erano già state tracciate negli ultimi anni. Cogliendo l occasione della previsione contenuta nell art.119 co.4 della l n.388 (legge finanziaria 2001), che ha esteso la tenuta mediante fogli mobili dei libri di paga a quelli di matricola, il D.M. ha riunito in un unico testo sia la disciplina di attuazione della suddetta novella che quella derivante dalla prassi amministrativa in materia, consolidatasi negli ultimi anni, in risposta alle esigenze di liberalizzazione e semplificazione della tenuta e della conservazione dei libri di paga e di matricola anche mediante l eventuale utilizzazione di strumenti informatici. Le disposizioni relative alla tenuta informatica dei libri di paga e matricola, inserite nell attuale DM, sono conformi alle previsioni del DPR 20 aprile 1994 n.350 (e successiva circolare n.109/94 di questo Dicastero) possibilità, per i datori di lavoro soggetti agli obblighi di cui all art.20 co.1 del DPR 30 giugno 1965 n.1124, di tenere i libri di paga e matricola mediante sistemi elettronici o magnetici che garantiscano l inalterabilità e la consultabilità degli stessi e alle disposizioni del DPR 10 novembre 1997 n.513, attuativo del disposto dell art.15 della legge del 15 marzo 1997 n.59, poi recepite nel Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. del 28 dicembre 2000 n.445). Quest ultimo DPR ha esteso i mezzi di tale tenuta agli strumenti informatici ed ha attribuito validità, a tutti gli effetti di legge, ad atti, dati e documenti formati dalla Pubblica Amministrazione e dai privati, alla loro archiviazione e trasmissione, con strumenti informatici e telematici. L Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione ha indicato, nel parere n.7988 del 12 dicembre 2001, una procedura che garantisce l inalterabilità, l integrità, la sequenzialità cronologica nonché la consultabilità delle relative registrazioni, secondo i criteri che vengono di seguito indicati. Il decreto, inoltre, considerata l estensione dell obbligo della assicurazione contro gli infortuni sul lavoro ai lavoratori parasubordinati, ex art.5 d.lgs. del 23 dicembre 2000 n.38 ha colto l occasione anche per indicare le modalità di registrazione per tale categoria di lavoratori. Art.1 - TENUTA E CONSERVAZIONE DEI LIBRI L articolo individua sistemi alternativi rispetto alla tenuta e conservazione ordinarie dei libri di paga e matricola: uno costituito da fogli mobili, in passato previsto per il solo libro paga, l altro costituito da supporti magnetici sui quali le singole registrazioni avranno valore di documenti informatici e saranno concatenate con quelle immediatamente precedenti. In caso di tenuta dei libri mediante strumenti informatici, conformemente alle indicazioni emerse nel parere espresso dall AIPA, ogni singola registrazione effettuata costituirà documento informatico (rappresentazione informatica di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti, costituiti attraverso una procedura informatica). Alla singola registrazione dovranno essere apposte dall operatore sia una firma digitale (risultato della procedura di informatica validazione basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore, tramite la chiave privata, ed al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici) sia una marca temporale previo

7 concatenamento con l impronta delle registrazioni effettuate in precedenza. La prima registrazione dovrà anche essere certificata con l apposizione della firma digitale e della marca temporale del certificatore di riferimento del datore di lavoro (individuato tra i soggetti e secondo le modalità di cui alla sezione 5 del capo II del DPR 445/00), la cui identità dovrà essere comunicata, a cura del datore di lavoro, ai competenti Enti di verifica. Gli Enti di verifica effettueranno controlli sulla tenuta dei libri, eventualmente anche per via telematica, constatando la rispondenza del contenuto registrato alla firma digitale ed alla marca temporale dell operatore, ed accerteranno che l ultima registrazione riporti l ultima marca temporale rilasciata dal certificatore a quel determinato datore di lavoro e riscontreranno che il numero delle registrazioni effettuate corrisponda al numero totale delle marche temporali rilasciate. Conclusa tale operazione di verifica dei libri, il verificatore apporrà all ultima registrazione la propria firma digitale e la marca temporale in modo da validare e bloccare quanto sino a quel momento registrato sul libro informatico. Con tale procedura si realizza l estensione della validità nel tempo dei documenti informatici sino ad allora registrati, a norma dell art.60 del DPCM 8 febbraio 1999 e di conseguenza l estensione della validità dei libri fino al termine di dieci anni dall ultimo licenziamento per i libri matricola o dall ultima registrazione per i libri paga. L adempimento della validazione da parte degli Enti competenti, entro due anni dalla prima registrazione o dall ultima verifica, dovrà essere eseguito su richiesta del soggetto obbligato alla tenuta dei libri. Qualora il soggetto obbligato intenda cambiare il proprio certificatore dovrà prima far validare le registrazioni effettuate con il precedente certificatore quindi comunicare la variazione agli Enti competenti al momento dell apposizione della firma digitale e della marca temporale della prima registrazione eseguita con il nuovo certificatore. Il procedimento sopra esposto, tuttavia, sarà attuabile solo qualora gli Enti, cui è attribuita la funzione di verifica, si saranno dotati degli idonei strumenti tecnico-informatici necessari ad espletare la funzione loro attribuita. Tali Enti sono identificabili sia nei competenti Istituti previdenziali ed assicurativi sia nei Servizi Ispezione del Lavoro di questo Dicastero. La soluzione proposta dall AIPA, pur potendo risultare gravosa per le imprese di limitate dimensioni, attualmente si presenta quale unica idonea ad assicurare il rispetto della legislazione relativa ai suddetti documenti di lavoro mediante tale sistema. Il documento informatico così formato, soddisfacendo il requisito della forma scritta (art.10 D.P.R.445/00), permetterà di omettere il trasferimento dei dati su supporto cartaceo. Ovviamente, fino alla predisposizione dei suddetti strumenti tecnico informatici, i soggetti che effettuano la tenuta dei libri mediante strumenti informatici ex art.2 D.P.R. n.350/94 (circ.109/94 della Divisione V della allora D.G. Rapporti di Lavoro), garantendo l inalterabilità (impossibilità di manomissione e di cancellazione accidentale, inattaccabilità da virus e da usura) e la consultabilità in ogni momento, potranno continuare ad utilizzare validamente tale sistema di tenuta, continuando a trasferire i dati con cadenza mensile su supporto cartaceo. Art.2 VIDIMAZIONE e Art.3 ACCENTRAMENTO L articolo 2 disciplina le modalità per la vidimazione dei fogli mobili e della loro numerazione da parte dell Istituto assicuratore. In tutto il D.M. il termine Istituto Assicuratore è stato utilizzato per indicare sia l INAIL sia l INPS (nei casi in cui l impresa non sia soggetta all assicurazione contro gli infortuni). L INAIL può provvedere a detta vidimazione anche tramite soggetti convenzionati che comunque devono essere individuati, dal medesimo Ente, anche secondo un principio di non aggravamento dei costi relativi. Il secondo comma prevede l esonero della preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga per i datori che utilizzino la stampa laser dei dati retributivi, il tutto nel rispetto delle condizioni prefissate dall istituto assicuratore. Anche se l articolo 2 fa espresso riferimento ai soli datori di lavoro per l esonero in caso di stampa laser, la disposizione deve ritenersi riferita anche ai consulenti ed agli altri soggetti abilitati delegati dai primi. Resta, invece, confermato (articolo 3) che la richiesta di autorizzazione, da parte dei datori di lavoro,

8 all accentramento della tenuta dei libri, in considerazione della attuale diversificazione dei sistemi di tenuta dei libri di paga e di matricola, sia integrata con l indicazione del sistema adottato. Art.4 VIDIMAZIONE E NUMERAZIONE UNICA DEI FOGLI ONERI CONNESSI L art.4 disciplina modalità e condizioni per la tenuta dei libri mediante l utilizzo dei fogli mobili da parte dei consulenti del lavoro e degli altri soggetti abilitati. La norma, in particolare, estende ai libri di matricola quanto già previsto per la vidimazione e numerazione unica dei libri di paga da parte dell Istituto assicuratore e dei soggetti convenzionati. La lettera d) del primo comma ha eliminato l obbligo, prima previsto per i soli libri paga, dell invio mensile del tabulato (di cui alla stessa lettera d) alle sedi dell Istituto assicuratore ed alle Direzioni Provinciali del Lavoro. E previsto, invece, un obbligo di invio nei confronti del solo Istituto assicuratore, con cadenza annuale, riferito ad entrambi i libri, da assolversi entro il 31 marzo dell anno successivo a quello di riferimento. Alle Direzioni Provinciali del Lavoro ed alle stesse sedi dell Istituto Assicuratore è, tuttavia, attribuita la facoltà di richiedere l invio dei suddetti tabulati in qualsiasi momento. Il secondo comma dell art.4 specifica che anche nell ipotesi considerata i consulenti e gli altri soggetti abilitati siano esonerati dalla vidimazione e numerazione dei fogli qualora sia utilizzata la stampa laser secondo le condizioni prefissate dall Istituto assicuratore. La dichiarazione da consegnare al lavoratore all atto dell assunzione, ai sensi dell articolo 9 bis comma 3 della l.608/96, sarà costituita, nel caso di tenuta del libro matricola a fogli mobili dalla copia del corrispondente foglio del libro stesso. In tal caso anche la prevista comunicazione dell assunzione ai Centri per l impiego ai sensi del predetto articolo, comma 2, sarà effettuata tramite invio della copia del foglio del libro matricola sul quale sono registrati i dati del lavoratore neo assunto. Qualora i libri siano tenuti dal consulente del lavoro, o da soggetti ad esso equiparati, questi dovrà provvedere in tempo utile all invio alla sede dell impresa delle copie necessarie per l espletamento dei suddetti adempimenti. Art.5 - CONTRATTI DI COLLABORAZIONE COORDINATA E CONTINUATIVA REGISTRAZIONI L articolo disciplina le registrazioni relative ai contratti di collaborazione coordinata e continuativa, per i soggetti assicurati contro gli infortuni sul lavoro (INAIL), indipendentemente dalla tenuta distinta od unificata dei libri, mediante i sistemi di cui all art.1. I soggetti interessati dalla norma sono i collaboratori coordinati e continuativi che svolgono attività protette (art.1 DPR 1124/65 ed altre norme di settore) e che dall entrata in vigore del dlgs.38/00 devono essere assicurati contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali. In caso di tenuta unificata dei libri al fine di assicurare la possibilità di controllo da parte degli organi di vigilanza dei movimenti di personale e delle assunzioni avvenute si è previsto che il sistema debba permettere il riepilogo in ordine cronologico sia delle assunzioni sia degli incarichi di collaborazione. Per i collaboratori sono state previste registrazioni semplificate e limitate ai dati anagrafici e fiscali, agli estremi del contratto di collaborazione e per il solo libro paga l ammontare del compenso erogato con gli oneri contributivi e fiscali a carico del lavoratore e le detrazioni fiscali applicate. ART.6 RINVIO Tale ultimo articolo contiene una norma di chiusura che, per quanto non disciplinato dal presente decreto, rimanda agli articoli da 20 a 26 del DPR1124 del Al suddetto decreto ed all art.134 del R.D. n.1422 del 1924 sarà necessario fare riferimento per le sanzioni da applicare alle eventuali violazioni delle disposizioni relative alla tenuta dei libri anche secondo le modalità contenute nel decreto in esame (mere semplificazioni delle predette). Si ritiene utile, infine, rammentare che anche gli associati in partecipazione non artigiani, in quanto assicurati INAIL - in virtù della Sentenza della Corte Costituzionale (n.332 del 1992) che ha dichiarato la parziale illegittimità dell art.4 del Testo Unico approvato con il noto D.P.R. 1124/65 nella parte in cui

9 non prevede, fra le persone assicurate, gli associati in partecipazione che prestino opera manuale ovvero non manuale ai sensi del n.2 del medesimo articolo (coloro che anche senza partecipare materialmente al lavoro manuale, sovraintendono al lavoro di altri) (in materia anche Circ. INAIL 28/74 del 7 maggio 1993) devono anch essi essere iscritti ai sensi dell art.20 del citato D.P.R. sui libri di matricola e paga. Il sistema di tenuta dei libri adottato, comunque, dovrà permettere il riepilogo in ordine cronologico oltre che delle assunzioni e degli incarichi di collaborazione anche delle associazioni in partecipazione. firmato IL DIRETTORE GENERALE (DOTT. PAOLO ONELLI)

10 Allegato n.3 INAIL DIREZIONE CENTRALE RISCHI Ufficio Tariffe Roma, OGGETTO: Modalità per la tenuta dei libri paga e matricola. ALLE STRUTTURE TERRITORIALI Pervengono alla scrivente Direzione numerose richieste di chiarimenti da parte sia delle Strutture territoriali dell Istituto, sia direttamente dai soggetti obbligati alla tenuta dei libri regolamentari, relativamente alle modalità applicative per la tenuta dei libri di paga e matricola. A tale riguardo, la scrivente Direzione ha predisposto apposita circolare esplicativa, per la cui emanazione è in attesa di ricevere il relativo parere dal competente Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Al fine, comunque, di fare chiarezza sull argomento, si rende necessario fornire nel frattempo un quadro riepilogativo che riordini le numerose disposizioni intervenute nel tempo nell ambito dello specifico settore. 1. SOGGETTI OBBLIGATI ALLA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI. Tutti i datori di lavoro, i committenti e gli altri assicuranti sono tenuti all istituzione, alla compilazione, alla tenuta ed alla conservazione dei libri regolamentari di matricola e paga. 2. SOGGETTI ESONERATI DALLA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI. - I datori di lavoro titolari di aziende individuali artigiane, che svolgono la loro attività da soli, senza cioè occupare lavoratori dipendenti o collaboratori familiari 1 ; - i soci e i familiari coadiuvanti di impresa artigiana 2 - essendo stata assimilata la loro figura a quella del titolare artigiano - sempre a condizione che l azienda artigiana non occupi dipendenti; - i soggetti che si avvalgono dell elaborazione e conservazione dei dati su supporti informatici, nel rispetto delle condizioni a tal fine specificatamente previste; 3 - le imprese italiane per i lavoratori italiani operanti presso sedi ubicate all estero; 4 - le Pubbliche Amministrazioni che provvedono alle prescritte registrazioni con fogli o ruoli paga. 1 Art. 2 della legge n. 840 del 4 ottobre Circolare INAIL n. 70 del 22 luglio Art. 3 del DPR n. 350 del 20 aprile 1994, che ha abrogato l art. 22 del DPR n. 1124/1965; Circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33/03 del 20 ottobre Lett. circ. del Ministero del Lavoro n del 16 novembre 1991.

11 3. I LIBRI REGOLAMENTARI. 5 - Il libro di matricola deve essere unico in ogni azienda. Questa condizione vale anche nei casi in cui l azienda sia titolare di più posizioni assicurative territoriali presso l INAIL, in quanto svolge la sua attività in più luoghi di lavoro, ciascuno identificato dall istituzione di una specifica P.A.T. In tali ipotesi, al fine di assolvere validamente all obbligo della tenuta del libro matricola unico contemporaneamente sui vari luogo di lavoro, l azienda deve istituire e tenere nei vari cantieri (fissi o mobili che siano) degli stralci, che possono essere costituiti anche da fotocopie tratte dal libro matricola unico, autenticate come conformi all originale dallo stesso datore di lavoro. Tali stralci dovranno ovviamente essere aggiornati contemporaneamente al libro matricola originale. Comunque, al solo scopo di assolvere a specifiche esigenze dell organizzazione aziendale, è consentito istituire e tenere sui luoghi di lavoro dei libri matricola settoriali o di filiale, da considerare comunque non ufficiali e quindi da non vidimare, che costituiranno dei semplici di cui del libro matricola unico aziendale, e potranno riportare, se del caso, una numerazione matricolare supplementare riferita alla filiale, eventualmente da indicare in aggiunta al numero di matricola del dipendente (ad esempio: matr. n. 1111/13) ad esclusivo uso dell azienda e dei funzionari addetti alla vigilanza locale. - Il libro di paga deve essere istituito con riferimento a ciascuna P.A.T. aziendale. Ciò anche nel caso in cui la ditta svolga la sua attività in più luoghi di lavoro, territorialmente distinti, ognuno identificato dall emissione di una specifica P.A.T. In tali ipotesi, il libro di paga relativo a ciascuna località lavori dovrà essere tenuto sul relativo cantiere (fisso o mobile che sia), assolvendo così validamente all obbligo di legge 6. Le innovazioni introdotte dalla nuova Gestione dei Rapporti con le Aziende 7, hanno prodotto riflessi anche sulle modalità di tenuta del libro di paga. In particolare l abolizione dal 1 gennaio 2000 delle classificazioni ponderate ha comportato, nei casi di svolgimento di più attività 5 Il Testo Unico approvato con DPR 30 giugno 1965, n. 1124, e successive modifiche ed integrazioni, agli artt. dal 20 al 26 individua cosa debba intendersi per libri regolamentari e ne disciplina le relative modalità di istituzione, di compilazione, di tenuta e di conservazione. 6 Art. 21, comma 1, del DPR n. 1124/ Art. 6 delle Modalità di Applicazione delle Tariffe (M.A.T.) approvate con D.M. 12 dicembre Art. 26, secondo comma, del DPR n. 1124/ Art. 26 del DPR n. 1124/ Notiziario INAIL n. 31 del 29 maggio D.M. 30 ottobre 2002, Circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33/03 del 20 ottobre 2003 Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola, nota Direzione Centrale Rischi del 7 marzo Nota Direzione Centrale Rischi del 7 marzo 2003, lettera a). 13 D.M. 30 ottobre 2002 Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola. Circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33/03 del 20 ottobre Nota Direzione Centrale Rischi Ufficio tariffe del 7 marzo Nota Direzione Centrale Rischi Ufficio Vigilanza Assicurativa del 16 aprile 1998, che riprende le istruzioni precedentemente impartite dal Servizio Normativo Gestioni Assicurative del 28 febbraio Circolare INAIL n. 64 del 3 novembre 1978 e Lettera circolare n. 50 del 30 giugno Art. 31 del D.Lgs. n. 276/2003 e Nota del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 18 febbraio Prot. n. 5/25640/CONS/ Art. 4 del D.M Circolare INAIL n. 17 del 23 marzo D.M. 30 ottobre 2002 e dalla successiva circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33/03 del 20 ottobre Circolare INAIL n. 17 del 23 marzo Nota del 2 gennaio Circolare INAIL n. 22 del 18 marzo 2004

12 principali presso una unica unità produttiva (stessa P.A.T.), il riferimento classificativo a più di una voce di rischio con l applicazione di tassi di premio separati, aventi vita, gestione e oscillazioni autonome. Pertanto, al fine di assolvere all obbligo di denunciare annualmente le retribuzioni distinte per singola voce di rischio, i datori di lavoro dovranno identificare e indicare, nell ambito del libro paga unico - correttamente vidimato a fronte dell unica P.A.T. in vigore - la/le specifica/che attività (voce/i di rischio) per la/e quale/i è assicurato ciascun lavoratore che vi è registrato. - Il datore di lavoro può essere autorizzato per iscritto a tenere più libri o fogli paga e più libri matricola con l obbligo di riepilogarne i dati in libri riassuntivi, secondo le modalità stabilite dall Istituto 8. Ad esempio nel caso dei cantieri mobili in edilizia ovverosia, più in generale, nel caso di lavori svolti lontano dalla sede principale della propria azienda, ove questi lavori abbiano il carattere della continuità. 4. LA VIDIMAZIONE DEI LIBRI REGOLAMENTARI. Prima di essere messi in uso, i libri regolamentari di matricola e paga devono essere numerati in ogni pagina e vidimati. 9 La vidimazione si compone di due distinte operazioni simultanee: la bollatura, che si effettua con l apposizione di timbri a secco o a inchiostro su ogni pagina del libro, e la dichiarazione, da registrare sull ultima pagina del volume a cura del funzionario INAIL incaricato dell operazione, che deve riportare il numero della P.A.T., il numero progressivo della vidimazione, e il totale dei fogli (dal al ) di cui è composto il libro, la data e la firma dello stesso funzionario. La vidimazione dei libri regolamentari non va mai effettuata con riferimento al codice ditta aziendale, bensì sempre tenendo conto di ciascuna posizione assicurativa territoriale (P.A.T.) che l azienda assicurante ha in corso presso l Istituto. Ciò in considerazione del fatto che i libri devono essere tenuti sui luoghi di lavoro, località alle quali fanno appunto riferimento le varie P.A.T. istituite. Per i datori di lavoro titolari di più P.A.T., perché svolgono l attività in più luoghi di lavoro, il libro di matricola, unico per azienda, andrà comunque vidimato con riferimento ad una delle P.A.T. La vidimazione è obbligatoria anche per i libri riassuntivi 10. La presenza in procedura G.R.A. di una specifica funzione consente la registrazione di tutte le vidimazioni dei libri regolamentari eseguite da ciascuna Sede, rendendo possibile adottare, già nell immediato, alcune significative semplificazioni delle modalità di trattazione e gestione delle operazioni di vidimazione eseguite dall Istituto. L annotazione delle vidimazioni eseguite dalla Sede direttamente in procedura GRA, rende di fatto inutile la tenuta dei vecchi registri manuali delle vidimazioni (mod. 110 DL) attualmente ancora in uso presso le Sedi. Detta tenuta deve essere limitata, pertanto, alla sola registrazione delle vidimazioni eseguite per gli Utenti che si avvalgono della numerazione unica, in attesa che la procedura GRA venga implementata anche per detta tipologia di vidimazione. Dalla nuova procedura GRA consegue ulteriormente che per le vidimazioni dei libri regolamentari non è più necessario rivolgersi in modo esclusivo alla Sede INAIL competente, atteso che, in ossequio alla semplificazione degli adempimenti e agli innovativi principi introdotti dalla nuova Gestione dei Rapporti con le Aziende, è ora possibile procedere alle operazioni di vidimazione presso una qualsiasi Sede dell Istituto, in quanto i relativi dati sono consultabili da parte di qualsiasi Struttura territoriale. 5. MODALITÀ DI TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI.

13 La nuova disciplina in tema di modalità applicative per la tenuta dei libri regolamentari 11 prevede che le scritture obbligatorie di matricola e paga possano essere tenute: A. con il SISTEMA TRADIZIONALE, che consiste nell utilizzo di libri normalmente rilegati, in genere a compilazione manuale, che devono essere sempre preventivamente numerati in ogni pagina e vidimati con il sistema manuale precedentemente illustrato al paragrafo 2. Questa tipologia di vidimazione può essere richiesta dai datori di lavoro a qualsiasi Sede dell Istituto sul territorio nazionale, la quale dovrà provvedere direttamente all adempimento. B. con l utilizzo di FOGLI MOBILI SOSTITUTIVI dei libri di matricola 12 e di paga. Tale modalità non esonera il datore di lavoro dalla preventiva numerazione dei fogli da utilizzare e dalla successiva vidimazione con una delle seguenti modalità: Vidimazione eseguita in modo manuale e tradizionale dei fogli mobili (cfr. 2). Vidimazione effettuata in fase di stampa tipografica dei moduli (fogli mobili). Con tale modalità vi è l obbligo per gli Utenti (Aziende, consulenti del lavoro, professionisti, ecc.) di richiedere, di volta in volta, alla Sede INAIL, sia l autorizzazione ad apporre il numero d ordine e il bollo (marchio) dell Istituto in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare, sia la successiva vidimazione, a cura della Sede INAIL secondo le modalità illustrate al paragrafo 2, da riportare sull ultimo foglio del blocco. La richiesta di vidimazione in fase di stampa tipografica dei moduli può essere inoltrata dagli Utenti interessati ad una qualsiasi Sede dell Istituto anche se, per motivi di praticità, sarà sempre preferibile interessare la Sede più vicina alla tipografia incaricata di eseguire le operazioni. La Sede interessata dovrà prendere contatti con la tipografia designata dall Utente, presenziare alla bollatura dei moduli ed eseguire, contestualmente, sia la vidimazione che la registrazione in procedura GRA. Vidimazione in fase di stampa laser dei moduli (fogli mobili). La nuova disciplina 13 in tema di modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola introduce l esonero dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga e dei fogli di riepilogo da parte dei soggetti (Aziende, consulenti del lavoro, professionisti, ecc.) che si avvalgono della stampa laser. Per il resto, non vi sono sostanziali variazioni rispetto al sistema previgente 14. Rimane, pertanto, invariato l obbligo per gli Utenti di formulare un iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser dei fogli paga da utilizzare, presentando a qualsiasi Sede INAIL sul territorio nazionale appositi allegati fac-simili di stampa dei tracciati che saranno poi prodotti dalla laser: fac-simile dei fogli paga; fac-simile del prospetto riepilogativo annuale che riporti i totali mensili dei lavoratori occupati, delle ore di presenza e delle retribuzioni corrisposte, queste ultime nei soli casi in cui sono previste dai tracciati (ad esempio non per i fogli presenze). Tale tracciato dovrà essere conforme al contenuto obbligatorio dei fogli paga che, una volta autorizzati, saranno poi gli unici a poter essere prodotti dalla stampante laser, con l apposizione del logo ufficiale dell INAIL, che dovrà, pertanto, essere inserito nei programmi della stampante laser per essere riprodotto sui documenti da stampare. A tale riguardo, si anticipa che il logo ufficiale dell INAIL sarà disponibile sul sito internet dell Istituto effettuando il percorso che, non appena pronta l applicazione informatica, verrà con apposita nota comunicato. Detto prospetto riepilogativo annuale dovrà essere inviato all INAIL entro il 31 marzo

14 dell anno successivo a quello di riferimento. Gli Utenti continueranno, comunque, a stampare i fogli riepilogativi mensili secondo le istruzioni precedentemente impartite e a conservarli insieme ai libri regolamentari, al fine di consentire i previsti controlli da parte dei funzionari addetti alla vigilanza. Per quanto concerne, invece, i fogli presenze, l autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser è concessa soltanto nei casi in cui l azienda adotti sistemi di rilevazione a mezzo tessere magnetiche (badge), di cartellini orologio o di altri sistemi equivalenti. Nelle altre ipotesi i soggetti autorizzati potranno comunque avvalersi della stampa laser dei fogli da utilizzare per la registrazione delle presenze, previa numerazione e vidimazione a cura dell INAIL dei fogli stessi con i sistemi tradizionali. Per quanto riguarda, infine, i fogli matricola, questi dovranno essere preventivamente vidimati a cura dell INAIL con i sistemi tradizionali. Vidimazione con la numerazione unica dei moduli (fogli mobili). L autorizzazione ad eseguire questa forma di vidimazione può essere concessa non solo ai consulenti del lavoro e agli altri soggetti a ciò abilitati ai sensi di legge 15, ma anche alle società Capogruppo che, nei gruppi d impresa, sono delegate dalle società controllate e collegate all esecuzione degli adempimenti relativi all amministrazione del personale di cui all art. 1 della legge n. 12/ I citati soggetti, all atto della richiesta della vidimazione e della numerazione unica dei fogli matricola e paga dovranno esibire le deleghe rilasciate in proposito dai datori di lavoro. Per i soggetti che si avvalgono della numerazione unica, opera ugualmente l esonero dalla preventiva numerazione e vidimazione dei fogli mobili sostitutivi dei libri di matricola e di paga, purché gli stessi siano in possesso anche dell ulteriore autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser, concessa dall Istituto alle condizioni precedentemente descritte. La nuova normativa 17 conferma sostanzialmente i preesistenti adempimenti che i titolari di autorizzazioni ad eseguire le vidimazioni dei fogli mobili sostitutivi dei libri di matricola e di paga avvalendosi della numerazione unica devono svolgere. In particolare, viene individuato l obbligo di: - presentare i fogli di matricola e di paga alla Sede INAIL che provvede alla vidimazione dei fogli che, a seconda della tipologia di tenuta delle scritture adottata, potrà essere manuale, in fase di stampa tipografica o in fase di stampa laser, e a contrassegnare gli stessi con un numero d ordine progressivo, nonché all attribuzione dei fogli al soggetto richiedente, e alla registrazione di tale attribuzione in una pratica a lui intestata; - trasmettere a mezzo lettera raccomandata alla Sede INAIL competente per la località dov è ubicato lo studio del professionista, l elenco delle aziende che si avvalgono del sistema in parola, con l indicazione dei numeri delle PAT e la data di inizio della tenuta con il sistema di elaborazione adottato; - segnalare tempestivamente a mezzo lettera raccomandata alla Sede INAIL competente per la località dov è ubicato lo studio del professionista le successive variazioni, indicando le aziende che iniziano ad avvalersi della tenuta con il sistema adottato, e quelle che cessano di utilizzarlo; - inviare, anziché mensilmente, entro il 31 marzo dell anno successivo a quello di riferimento, alla Sede INAIL competente per la località dov è ubicato lo studio del professionista, un tabulato contenente: 1) l elencazione delle aziende recante, in ordine progressivo il numero di P.A.T. e con l indicazione distinta, a fianco di ciascuna, dei fogli di paga e di matricola utilizzati per tutto il territorio interessato all accentramento da n. a n., compresi quelli annullati o deteriorati; 2) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati o deteriorati, dei fogli matricola utilizzati per ciascuna provincia dal n. al n., e nell ambito di questa per ciascuna azienda dal n. al n. ;

15 3) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati o deteriorati, dei fogli di paga utilizzati per ciascuna provincia dal n. al n., e nell ambito di questa per ciascuna azienda dal n. al n. ; 4) l indicazione del periodo di paga. (Detto tabulato dovrà anche essere reso disponibile, in qualsiasi momento, a richiesta dell INAIL o della Direzione Provinciale del Lavoro (D.P.L.) territorialmente competente); - inviare alle singole aziende, entro l ultimo giorno successivo a quello di paga: 1) un tabulato contenente l indicazione del periodo di paga, del numero dei fogli di paga e di matricola, distintamente utilizzati, da n. a n., compresi quelli annullati o deteriorati, e del numero dei fogli di paga e di matricola utilizzati indistintamente in tutto il territorio interessato all accentramento, da n. a n. e nel territorio provinciale da n. a n. ; 2) i fogli matricola e di paga utilizzati, per il mese di competenza, completi di tutte le registrazioni. Detti fogli, posti in ordine progressivo, costituiscono, il libro di matricola e di paga, aggiornati al mese immediatamente precedente, che il datore di lavoro dovrà tenere sul luogo di lavoro. Resta fermo l obbligo del datore di lavoro di tenere al corrente sul posto di lavoro il sistema utilizzato per la rilevazione delle presenze giornaliere. C. con la TENUTA INFORMATICA DEI LIBRI REGOLAMENTARI. Allo stato, è possibile tenere i libri matricola e paga mediante sistemi elettronici o magnetici a condizione che queste procedure garantiscano l inalterabilità e la consultabilità dei dati previste dal DPR 20 aprile 1994, n Permane, inoltre, l obbligo di trasferire mensilmente detti dati su supporto cartaceo 18. Per quanto riguarda l applicazione delle nuove disposizioni in tema di modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola 19, si è in attesa di ricevere apposito parere ministeriale. L adozione di questi sistemi di tenuta delle scritture regolamentari non necessita di alcuna autorizzazione, e non prevede l inoltro di specifiche comunicazioni in tal senso né alle Direzioni Provinciali del Lavoro (D.P.L.), né all INAIL o agli altri Istituti previdenziali. L utilizzo di questa particolare modalità di tenuta delle scritture regolamentari esonera, inoltre, da qualsivoglia obbligo di preventiva vidimazione dei supporti cartacei sui quali i dati devono comunque essere obbligatoriamente trasferiti ogni mese, ancorché siano stati elaborati con sistemi elettronici o magnetici I LAVORATORI PARASUBORDINATI. L art. 5 del D.M e la successiva circolare ministeriale n. 33/03 del riprendono, confermandole, le disposizioni già a suo tempo impartite dall allora Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale 21 a proposito della tenuta semplificata da parte dei committenti, dei libri di matricola e di paga relativi ai lavoratori parasubordinati, con particolare riferimento ai titolari di contratti di collaborazione coordinata e continuativa (allora co.co.co.). Con le disposizioni ministeriali si ribadisce che - a prescindere dal sistema di tenuta utilizzato e dal fatto che si adottino libri unici o separati da quelli degli altri dipendenti - le registrazioni relative ai collaboratori coordinati e continuativi devono comunque contenere i dati anagrafici e fiscali del collaboratore e le informazioni relative al contratto (data e compenso pattuito). Inoltre, per quanto concerne il solo libro paga, le stesse devono contenere il totale dei compensi erogati, gli oneri contributivi e fiscali addebitati al lavoratore, nonché le detrazioni fiscali di spettanza che sono state applicate. Nel caso di tenuta unificata dei libri di matricola e paga per tutti i lavoratori (subordinati e parasubordinati), a richiesta degli organi di vigilanza ispettiva dovrà, comunque, essere possibile riepilogare, distintamente e in ordine cronologico, le assunzioni dei lavoratori subordinati e gli

16 incarichi di collaborazione affidati ai parasubordinati. Tali disposizioni si applicano integralmente ai lavoratori a progetto e occasionali di cui al D.Lgs. 276/2003 (riforma Biagi) LE AGENZIE DI SOMMINISTRAZIONE DI LAVORO (AGENZIE PER IL LAVORO). L obbligo della tenuta dei documenti di lavoro, e quindi anche dei regolamentari libri di matricola e di paga è a carico delle agenzie di lavoro, dal momento che i lavoratori vengono da queste assunti, per essere poi materialmente inviati a lavorare presso le imprese utilizzatrici a mezzo di appositi contratti. I sistemi di tenuta delle scritture obbligatorie di matricola e di paga di cui esse possono avvalersi, sono di fatto gli stessi che la vigente normativa prevede per tutti gli altri datori di lavoro. In merito è opportuno evidenziare, soltanto, che l organizzazione della maggior parte di queste imprese prevede di norma una sede centrale che cura l amministrazione del personale, e tante agenzie dislocate sul territorio, che effettuano tutti i movimenti riguardanti le assunzioni, i licenziamenti, ecc., che solo successivamente verranno perfezionati dalla sede centrale, la quale, pertanto, unicamente in questa fase provvede ad eseguire le relative registrazioni sui libri regolamentari. Anche in queste situazioni, quale che sia il sistema di tenuta adottato, è necessario che siano, comunque, rispettati i termini di legge riguardanti le registrazione dei dati matricolari e di paga e soprattutto che venga sempre istituito e tenuto un unico libro matricola aziendale, che riporti la numerazione matricolare generale da assegnare a tutti i dipendenti, ancorché a tempo determinato. Inoltre, nel caso frequente che il libro matricola generale unico sia tenuto presso la sede centrale, allo scopo di far fronte alle esigenze organizzative aziendali, potranno essere istituiti presso ciascuna agenzia facente parte dell impresa fornitrice di lavoro tanti altri libri di matricola, comunque non ufficiali e quindi da non vidimare perché rappresenteranno degli stralci del libro matricola unico aziendale, ognuno dei quali potrà riportare una numerazione matricolare supplementare riferita all agenzia, eventualmente da indicare in aggiunta all effettivo numero di matricola del lavoratore attribuito in conformità alla numerazione sequenziale e cronologica del libro matricola generale aziendale (ad esempio: matr. n /152). IL DIRETTORE CENTRALE (Dott. Ennio Di Luca)