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1 Nuovo WEB-CAT Manuale utente Pagina 1 di 15

2 Indice Introduzione... 3 Configurazioni necessarie... 4 Navigazione e consultazione documenti... 5 Ricerche... 7 E-commerce Dati personali... 8 Creazione ordine d acquisto... 9 Importazione ordine Trasmissione ordine Ordini trasmessi Indirizzi di spedizione Specifiche tecniche tracciato record ordine Pagina 2 di 15

3 Introduzione Congratulazioni per aver scelto il nostro catalogo web e la nostra soluzione di e-business! Attraverso questo prodotto potete lavorare in modo più rapido ed efficiente. Tutte le informazioni sono a Vostra disposizione con un semplice click attraverso un sistema di navigazione semplice ed intuitivo. Nuovo WEB-CAT e la piattaforma di e-business sono strumenti in grado di cambiare il vostro modo di lavorare! Vi consentono di risparmiare tempo per migliorare la produttività e la competitività del vostro servizio. Questo sito contiene tutto il materiale nei diversi formati che il costruttore ha deciso di mettere a Vostra disposizione per migliorare il livello del servizio e la qualità del lavoro. Pagina 3 di 15

4 Configurazioni necessarie Configurazione necessaria Per un corretto uso del sistema e per poter accedere a tutti i tipi di documenti presenti all'interno dei cataloghi on-line dovete avere installato sul vostro computer alcuni componenti gratuiti: Macromedia Flash Player 7 o successive Adobe Acrobat Reader 5 o successive Microsoft Internet Explorer 6.0 o successive Pagina 4 di 15

5 Navigazione e consultazione documenti Accesso al catalogo Quando si accede all'area dei cataloghi on-line, viene mostrato l'elenco dei cataloghi disponibili. Cliccate sul catalogo desiderato per visualizzarne il contenuto. (Se siete abilitati all'uso di un catalogo solo, il sistema entra automaticamente all'interno del catalogo senza richiedere la scelta dei cataloghi disponibili). Ogni catalogo può essere disponibile in diverse lingue, per cui al primo accesso selezionate la lingua del catalogo che desiderate. Potete cambiare la lingua anche successivamente cliccando sulla lingua. Navigazione Gestione Esplosi Una volta entrati nel catalogo, sulla sinistra trovate il relativo albero di navigazione che vi permette di sfogliare le famiglie di prodotti, prodotti e documenti fino ad individuare l'informazione desiderata. Ad ogni selezione di un'entrata nell'albero di navigazione a sinistra, potete vedere nella parte destra dello schermo eventuali informazioni o pagine ad essa collegate. Selezionando il prodotto, che viene identificato con il seguente simbolo, trovate sotto di esso le informazioni e le proprietà relative al prodotto stesso e l'elenco dei documenti disponibili suddivisi nelle rispettive categorie. Cliccate sul documento desiderato per visualizzarne il contenuto nella parte destra dello schermo. Potete visualizzare gli altri documenti disponibili cliccando direttamente sul documento nella parte sinistra dello schermo, oppure scorrendo l'elenco di tutti i documenti grazie ai tastini presenti nella barra in alto di ogni documento aperto. Se avete visualizzato un esploso, potete utilizzare il menù in alto per ingrandire l'immagine oppure per modificare le impostazioni relative alla suddivisione dello spazio disponibile tra immagine e distinta, scegliendo le 3 diverse opzioni : 50% - 75% - 100%. L'immagine può anche esse ingrandita selezionando l'area di ingrandimento direttamente sull'immagine con il tasto sinistro del mouse. (Come mostrato a sinistra) Cliccando sui riferimenti all'interno del disegno esploso o semplicemente posizionando il puntatore del mouse sopra di essi, potete ottenere le informazioni relative al codice articolo nella distinta sottostante oppure all'interno del rettangolo giallo che appare automaticamente su ogni riferimento selezionato con il puntatore del mouse. Pagina 5 di 15

6 Aggiunta articoli all'ordine Se invece cliccate su un articolo nella distinta sotto al disegno, il sistema vi evidenzia automaticamente in rosso la posizione dell'articolo all'interno del disegno. Una volta identificato un articolo, potete ordinarlo cliccando il simbolo nella distinta degli articoli o il simbolo all'interno del rettangolo giallo che appare sull'immagine. A questo punto dovete specificate il fornitore desiderato se ne esiste più di uno; scegliere se aggiungere l'articolo ad un ordine già aperto o creare un nuovo ordine e infine inserire e la quantità desiderata. Cliccando su Ok, potete continuare ad consultare il catalogo aggiungendo altri articolo all'ordine, cliccando invece su Apri ordine, abbandonate la sezione dei cataloghi ed entrate nell'ordine d'acquisto selezionato. Attenzione : Per poter visualizzare alcuni tipi di documenti come esplosi o file in formato PDF dovete avere installato alcuni componenti gratuiti. Consultate la sezione della Configurazione necessaria per conoscere quali componenti installare ed eventualmente scaricarli se non sono presenti sul vostro computer. Se questi componenti non sono installati sul vostro computer, allora potrebbero verificarsi errori durante la navigazione nel sistema. Pagina 6 di 15

7 Ricerche Una volta entrati nel catalogo desiderato potete effettuare diversi tipi di ricerca cliccando sul menù in alto Ricerca o sull'icona a sinistra: Catalogo Questo tipo di ricerca vi permette di trovare qualsiasi cosa all'interno dell'albero di navigazione del catalogo visualizzato a sinistra. L'albero di navigazione contiene le famiglie dei prodotti e i prodotti stessi (non contiene documenti e articoli). Prodotti Questo tipo di ricerca vi permette di trovare qualsiasi prodotto presente nel catalogo specificando il codice o la descrizione. Documenti Questo tipo di ricerca vi permette di trovare qualsiasi documento presente nel catalogo specificando la descrizione o l'eventuale prodotto contenente il documento ricercato. Articoli Questo tipo di ricerca vi permette di trovare qualsiasi articolo presente nel catalogo specificando il codice, la descrizione e l'eventuale prodotto contenente il codice articolo cercato. Questa funzione è molto utile anche per sapere dove un articolo viene utilizzato, in quanto nel risultato della ricerca viene sempre inserito il prodotto e il documento contenente l'articolo trovato. Nel risultato di questa ricerca è inoltre presente il simbolo l'articolo trovato ad un ordine di acquisto. che vi consente di aggiungere Caratteristiche prodotto Questo tipo di ricerca vi permette di trovare qualsiasi prodotto presente nel catalogo specificando le caratteristiche tecniche del prodotto stesso. Selezionate una o più caratteristiche tra quelle disponibili, specificate i valori che vi interessano ed effettuate la ricerca. Attenzione : questa funzione potrebbe non essere disponibile per tutti i cataloghi. Pagina 7 di 15

8 E-commerce Dati Personali La prima volta che si accede a questo sito occorre registrarsi e inserire i propri dati aziendali. Per fare questo cliccate in alto su Dati Personali. All'interno di questa maschera dovrete inserire almeno le informazioni obbligatorie contrassegnate dal simbolo (*) Se non vi registrate la prima volta che entrate nel sito, vi verrà richiesto comunque la prima volta che cercherete di inviare un ordine. Senza la registrazione non è possibile spedire ordini d'acquisto. Altre funzioni: Attenzione : queste funzioni potrebbero non essere disponibili per tutti gli utenti. Cambio password Tramite questa funzione è possibile cambiare la vostra password d'ingresso al sistema. Per fare questo cliccate su cambia password, inserite la vecchia password, la nuova password, di nuovo la nuova password per conferma e cliccate su Ok. Unire abilitazioni Se avete ricevuto due o più codici utente diversi da due o più fornitori che lavorano all'interno di questo sistema, potete unire le abilitazioni in un unico codice utente, in modo da avere un unico codice d'ingresso per gestire tutti i vostri fornitori. Per fare questo cliccate su importa abilitazioni, specificate il codice utente e la password dal quale volete importare le abilitazioni e cliccate su Ok. A questo punto nel codice utente attuale, troverete anche tutte le abilitazioni appartenenti al codice utente importato. Per poter vedere le nuove impostazioni, uscite dal sito e rientrate con lo stesso codice utente. Pagina 8 di 15

9 Creazione ordine d'acquisto Per creare un ordine d'acquisto cliccate nel menù in alto su Transazioni \ Gestione Ordini \ Ordini Aperti. Se siete abilitati a più fornitori, compare una finestra dove potete selezionare il fornitore desiderato, e successivamente la lista degli ordini aperti per quel fornitore. Se invece non siete abilitati a più fornitori, compare subito la lista degli ordini in essere per l'unico fornitore per il quale siete stati abilitati a trasmettere ordini via Internet. Una volta arrivati alla finestra contenente la lista degli ordini disponibili, potete scegliere di aprire un ordine esistente oppure scegliere di creare un nuovo ordine. Per creare un nuovo ordine inserite il nome che volete assegnare se quello proposto in automatico dal sistema non va bene, e cliccate sul tasto Ok. Importante : non è obbligatorio quando si creano uno o più ordini d'acquisto, spedirli immediatamente. Potete infatti terminare il collegamento e completare gli ordini e la trasmissione successivamente in quanto tutti i dati vengono sempre salvati appena inseriti. Esistono diverse possibilità per inserire gli articoli all'interno dell'ordine d'acquisto : Inserimento manuale di ogni singolo articolo Potete aggiungere direttamente gli articoli nell'ordine inserendo il codice e la quantità negli appositi spazi, e cliccare sul tasto Aggiungi. Ripetere questa operazione per ogni articolo che si desidera aggiungere all'ordine. Sono disponibili funzioni di ricerca per codice o descrizione cliccando sul bottone Cerca. Anche dal risultato della ricerca è possibile selezionare il codice e la quantità degli articoli da aggiungere all'ordine. Inserimento multiplo di più articoli contemporaneamente Se avete già a disposizione la lista degli articoli e le quantità che volete inserire nell'ordine d'acquisto, allora potete velocizzare al massimo l'inserimento sfruttando questa funzione. Per fare questo, cliccate sul bottone Inserisci più articoli, nella finestra che appare inserite la lista di tutti gli articoli e le quantità che volete aggiungere all'ordine aperto. Una volta completata la lista, cliccate su Ok e tutti gli articoli verranno aggiunti all'ordine in un solo passaggio. Ovviamente occorre rispettare le regole di inserimento della lista che sono "codice articolo,quantità" per ogni riga di articolo inserita nella finestra. Questa lista puo' anche essere incollata da un programma esterno come Excel, Word o altro, sempre rispettando però la sintassi sopra descritta. Se durante il processo di aggiunta all'ordine compare un errore del sistema, significa che probabilmente non avete rispettato la sintassi "codice articolo,quantità", per cui controllate meglio la lista e riprovate. Importazione da un ordine esterno Questa funzione è estremamente utile per coloro che creano già l'ordine d'acquisto su un'altro sistema, per esempio un sistema gestionale. Tramite la funzione di importazione, è infatti possibile importare ordini che risiedono sul vostro computer direttamente all'interno dell'ordine aperto su Internet. Questo vi consente di evitare il doppio inserimento dello stesso ordine, risparmiando tempo ed eliminando eventuali errori. Per fare questo consultate la sezione per l'importazione dell'ordine. Importazione articoli dal Catalogo Web Pagina 9 di 15

10 Se siete abilitati e se il catalogo è disponibile, allora potete consultare il catalogo on-line del fornitore nella sezione dei cataloghi ogni volta che non ricordate il codice di un articolo e aggiungerlo all'ordine aperto direttamente dalle illustrazioni nei cataloghi. Attenzione : tutti gli articoli inseriti sono controllati da una procedura di convalida del sistema, per cui se l'articolo ordinato è stato sostituito da un nuovo codice, compare una finestra che vi chiede di scegliere se ordinare il nuovo oppure il vecchio codice. Se invece l'articolo ordinato non esiste, compare una finestra che, in base alle impostazioni del fornitore, vi permette o meno di ordinare l'articolo non riconosciuto dal sistema. Pagina 10 di 15

11 Importazione Ordine Dopo aver selezionato il fornitore ed aperto l'ordine desiderato, cliccate sul bottone Importa Ordine. Nella finestra che appare, esistono diversi tipi di importazione : dal vostro Sistema Gestionale Se già inserite gli ordini sul vostro sistema gestionale e volete evitare un doppio inserimento dello stesso ordine, potete interfacciare il vostro sistema gestionale con questo sistema di trasmissione via Internet. Per fare ciò occorre esportare dal vostro sistema gestionale l'ordine in un file ed importarlo in questo sistema. Chiaramente occorre che i due sistemi possano dialogare tra loro, quindi è necessario che il file estratto dal vostro sistema gestionale debba rispettare determinate regole e caratteristiche. Per visionare le caratteristiche tecniche del file di interfaccia cliccare Qui. Una volta estratto il file di interfaccia dal vostro sistema gestionale potete importarlo all'interno dell'ordine. Per fare ciò aprite un ordine come indicato nella sezione per la creazione di un ordine d'acquisto. Non è importante che l'ordine sia vuoto, in quanto possono già essere presenti altri articoli. Ora cliccate su Importa Ordine, poi cliccate su Sfoglia all'interno della finestra che viene aperta come mostrato sotto, selezionate quindi il file contenente l'ordine che avete estratto dal vostro sistema gestionale e cliccate su Importa per importare l'ordine su Internet. dal catalogo elettronico su CD-ROM Nuovo E-CAT Se siete in possesso del catalogo elettronico su CD-ROM chiamato Nuovo E-CAT, potete creare un ordine all'interno di questo catalogo senza essere connessi ad Internet, e solo una volta terminato l'ordine vi potete collegare ed inviare con un semplice click l'ordine generato sul catalogo Nuovo E-CAT all'interno dell'ordine generato su Internet, già pronto per la trasmissione al vostro fornitore. Per fare questo consultate la guida presente nel catalogo elettronico Nuovo E-CAT. Questa possibilità non appare nella finestra aperta in quanto al momento della trasmissione dal catalogo Nuovo E-CAT, viene fatto tutto in automatico. Pagina 11 di 15

12 Trasmissione Ordine Una volta completata la fase di inserimento degli articoli nell'ordine d'acquisto, potete procedere alla trasmissione dell'ordine al fornitore. Vi ricordiamo che l'ordine può essere inserito e trasmesso in tempi diversi, non occorre creare e trasmettere immediatamente l'ordine, in quanto i dati inseriti rimangono sempre salvati nel sistema. Per effettuare la trasmissione, aprite l'ordine (come descritto nella sezione per creare un ordine d'acquisto), e cliccate su Procedere alla trasmissione. Se non avete inserito i vostri dati personali come richiesto all'inizio, allora compare una maschera che vi chiede l'inserimento obbligatorio dei vostri dati mancanti, altrimenti non sarà possibile continuare con la trasmissione dell'ordine. Successivamente si apre una nuova maschera all'interno della quale potete inserire una destinazione merci diversa se necessaria, la data richiesta di spedizione, le note e altre informazioni generiche. Per diversi fornitori il tipo ordine è obbligatorio, ma sarà il programma a richiederlo quando necessario insieme ad altri parametri se richiesti per poter proseguire. A questo punto cliccate su Conferma e l'ordine viene spedito. Dopo la spedizione viene visualizzata una ricevuta riepilogativa dell'ordine inviato che potete stampare cliccando su Stampa (si apre infatti un'ulteriore maschera in bianco e nero pronta per essere stampata su un formato A4). La stampa non parte automaticamente ma sarete voi a lanciarla cliccando sul bottone Stampa. Importante : quando l'ordine di acquisto è stato trasmesso riceverete una conferma di invio tramite all'indirizzo che avete specificato nei vostri dati personali. Pagina 12 di 15

13 Ordini Trasmessi Una volta trasmesso l'ordine d'acquisto potete ritrovarlo e visualizzarlo cliccando sul menù in alto su Transazioni \ Gestione Ordini \ Ordini Trasmessi. In questa sezione specificate eventuali criteri di ricerca e cliccando sul tasto Cerca, il sistema vi mostra tutti gli ordini trasmessi corrispondenti ai criteri di ricerca specificati. Se non specificate alcun criterio di ricerca e cliccate sul tastino Cerca, il sistema vi mostra tutti gli ordini trasmessi presenti nel sistema. E' inoltre possibile specificare il codice di un articolo per vedere tutti gli ordini che lo contengono. Per aprire un ordine trasmesso è sufficiente cliccare sull'ordine stesso nel risultato della ricerca. Importante : è possibile ritrasmettere un ordine già inviato cliccando sul tastino in alto trasmetti ordine. Il sistema vi chiede se volete creare un nuovo ordine o accodarlo ad un ordine già aperto. Una volta riportato l'ordine trasmesso negli ordini aperti, è possibile ritrasmettere l'ordine direttamente o successivamente ad eventuali modifiche necessarie. Pagina 13 di 15

14 Indirizzi di spedizione Questa funzione vi permette di gestire un vostro archivio dove inserire gli indirizzi di spedizione per ogni fornitore. Ad ogni indirizzo di spedizione corrisponde un codice che lo lega al fornitore, per cui lo stesso indirizzo può essere presente più volte in quanto richiede un codice di spedizione diverso per ogni fornitore anche se l'indirizzo di spedizione è lo stesso. Una volta memorizzato l'indirizzo di spedizione nel vostro archivio, potete richiamarlo all'interno dell'ordine di acquisto nel secondo passaggio. Attenzione : questa funzione potrebbe non essere disponibile per tutti i fornitori. Pagina 14 di 15

15 Specifiche tecniche tracciato record ordine File di Interfaccia : ISA codice del fornitore (*) BEG numero ordine data ordine(ggmmaaaa) data consegna richiesta (ggmmaaaa) REF codice tipo ordine nome del corriere MSG eventuali note all'ordine (max 250 caratteri) STD ragione sociale indirizzo cap città stato codice di spedizione POD quantità codice articolo POD quantità codice articolo POD quantità codice articolo POD quantità codice articolo... (*) Importante : Nella riga ISA il codice fornitore corrisponde a un codice numerico da 1 a n. Ad ogni fornitore corrisponde un codice specifico, contattate quindi il vostro fornitore per richiedere il codice corretto da utilizzare. Esempio di un ordine reale : ISA XXX BEG REF FH CORRIERE UPS MSG QUESTE SONO LE NOTE PER L'ORDINE IN ESSERE STD MR. SMITH STREET, LONDON ENGLAND POD A POD POD POD A... Ogni riga inizia sempre con 3 lettere che servono per specificare quali informazioni sono contenute di seguito. Ogni campo è delimitato dal carattere E' obbligatorio scrivere tutte le righe, se eventualmente qualche informazione all'interno della riga è mancate il campo resterà vuoto, ma la riga deve esistere La riga di tipo STD contiene le informazioni per l'indirizzo di consegna merce se diverso da quello del cliente I campi obbligatori sono "ISA codice foirnitore", "POD quantià codice articolo". Tutti gli altri non sono obbligatori, ma come detto sopra devono esistere anche se vuoti. Esempio di un ordine con solo i campi obbligatori : ISA XXX BEG REF MSG STD POD POD POD POD Pagina 15 di 15

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