L UFFICIO DI SEGRETERIA DI PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

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1 L UFFICIO DI SEGRETERIA DI PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

2 L UFFICIO DI SEGRETERIA DI PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Bologna, 20 febbraio 2014, dalle 9.00 alle Bologna, 28 febbraio 2014, dalle 9.00 alle Sede ANCI Emilia-Romagna, Sala riunioni, III piano, viale Aldo Moro, 64 Presentazione Il percorso è pensato per fornire a coloro che lavorano nell ufficio di segreteria di una Pubblica Amministrazione gli strumenti necessari per capire il funzionamento della struttura e per la gestione delle attività, da quelli semplici alle più complesse. Il ventaglio di operazioni che possono essere eseguite o richieste all ufficio di segreteria è molteplice e vasto; la segreteria è complessa e l ufficio rappresenta uno snodo organizzativo fondamentale dell organizzazione per cui è basilare fornire sia una conoscenza della realtà organizzativa, sia una utile guida per orientarsi tra comportamenti amministrativi, normativi e relazionali. La formazione tocca alcuni punti fondamentali delle attività di segreteria, dalla gestione delle informazioni alla redazione degli atti, al protocollo alla gestione della agenda del dirigente. Alcuni accenni si faranno alla segreteria politica e ai lavori di preparazione delle sedute consigliari, alla redazione dei verbali e alla gestione delle riunioni. Il seminario è finalizzato a dare le basi per il lavoro quotidiano, le indicazioni di comportamento e la conoscenza delle norme più frequentemente utilizzate nell ufficio. Partendo dalla configurazione dell ufficio di segreteria e dal ruolo rivestito dagli addetti il corso base intende raggiungere i seguenti obiettivi: - fornire la conoscenza dell organizzazione del contesto in cui si è inseriti; - far acquisire quegli elementi basilari per migliorare la qualità del lavoro nello svolgimento quotidiano; - sviluppare capacità operative per affrontare in maniera più consapevole i problemi dell ufficio; - migliorare il proprio comportamento al fine di impostare rapporti ideali in campo lavorativo e ottimizzando la funzione di comunicazione e di assistenza. Programma Come si configura una organizzazione amministrativa con particolare riferimento all ente locale. Inquadramento dell ufficio di segreteria nella struttura organizzativa complessa; l articolo 90 del Testo unico degli enti locali, il riconoscimento normativo. La progressiva evoluzione dell ufficio di segreteria da ufficio generalista a ufficio specialista; Il ruolo del responsabile della segreteria e del procedimento: analogie e differenze. Le attività tipiche della segreteria: - la raccolta e la gestione dei documenti; nozione di documento e documento informatico; - la raccolta e la gestione della posta; - la protocollazione e l archiviazione dei documenti; - la gestione degli atti; come si riconosce un atto e le differenze tra atti; l atto e l attività amministrativa: la relazione tra i due concetti; - la funzione di comunicazione agli altri uffici; - la trasmissione delle informazioni e il reperimento delle stesse; Le attività possibili: la gestione del consiglio, dalla presa in carico di una deliberazione alla predisposizione dell atto di convocazione; contenuti dell atto e dell ordine del giorno; nozione e funzione dell ordine del giorno; la redazione del verbale; le votazioni; la conclusione dei lavori consigliari. La redazione di verbali; la funzione del verbale e del report; differenza e valenza del verbale di consiglio.

3 La comunicazione: - la gestione del rapporto con l esterno. I principi base della comunicazione interpersonale e i filtri; - la comunicazione istituzionale, con riferimento alla legge 150/2000; la comunicazione interna ed esterna, formale ed informale. Il comportamento assertivo; - la comunicazione scritta: - le caratteristiche generali di uno scritto efficace; - la stesura di lettere, verbali e relazioni. L accesso alle informazioni e ai documenti, la normativa attuale. Il conferimento di informazioni all esterno, cenni alla normativa sulla privacy. L'organizzazione del lavoro - La gestione del tempo in modo ottimale: i ladri di tempo. - Le priorità: come stabilirle e rispettarle e la funzione di assistenza alla dirigenza. La preparazione delle riunioni; come si gestisce e come si prepara una riunione e le modalità di conduzione della stessa. Risposta ai quesiti Destinatari Responsabili, e loro collaboratori, dell Ufficio segreteria di Enti Locali Docente Paola Minetti Avvocato. Funzionario comunale. Specializzata in Studi sull Amministrazione Pubblica (SPISA, Università di Bologna). Autore di pubblicazioni in materia. Cultore di diritto amministrativo presso l'università di Bologna, Facoltà di Scienze politiche.

4 L UFFICIO DI SEGRETERIA DI PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Bologna, 20 febbraio 2014, dalle 9.00 alle Bologna, 28 febbraio 2014, dalle 9.00 alle Sede ANCI Emilia-Romagna, Sala Riunioni, III piano, viale Aldo Moro, 64 Docente: Paola Minetti Costo del corso Quota di iscrizione a persona Quota a persona con almeno 2 iscritti dello stesso ente Comuni fino a abitanti Comuni da a abitanti Comuni oltre i abitanti Unioni di Comuni Altri Enti soci Enti non soci Privati Fattura intestata a Partita IVA o Codice Fiscale Via Città Provincia CAP Telefono Fax Socio ANCI/Legautonomie SI / NO L Ente iscrive i propri dipendenti: 1. Nome e Cognome Qualifica Ente 2. Nome e Cognome Qualifica Ente 3. Nome e Cognome Qualifica Ente Per tale iscrizione verrà dunque corrisposta la cifra totale di Iscrizione Compilare la presente scheda di iscrizione e inviarla a brunella.guida@anci.emiliaromagna.it, o in alternativa via fax al numero 051/ Fatturazione e pagamenti Enti pubblici: L importo sarà fatturato al termine del corso. Ai sensi della normativa vigente la quota è esente IVA. Nella fattura sono indicate le modalità di pagamento. Privati o altri enti soggetti attivi IVA: sugli importi indicati deve essere calcolata l IVA di legge. L importo deve essere versato anticipatamente tramite bonifico bancario avente per causale: iscrizione al corso del data - sede di nome partecipante. Copia della ricevuta va inviata a brunella.guida@anci.emilia-romagna.it, o in alternativa via fax al numero 051/ La fattura sarà emessa al termine del corso.

5 La fattura dovrà essere inviata all attenzione di (se diverso dal partecipante indicare): Coordinate bancarie ANCI Emilia-Romagna Cassa di risparmio in Bologna Agenzia 3 via Irnerio, 8 Bologna IBAN: IT67G P Cancellazione iscrizione Le cancellazioni devono pervenire entro 3 giorni dalla data prevista per il corso. Prima di tale data nulla è dovuto, oltre tale data sarà dovuto l intero importo previsto. Spostamento o annullamento del corso ANCI Emilia-Romagna si riserva, per cause di forza maggiore e in funzione del numero di iscritti di spostare la sede e la data del corso. Il corso si terrà solo in caso di raggiungimento di un numero minimo di iscritti. Di tali eventualità gli iscritti al corso saranno tempestivamente informati esclusivamente tramite posta elettronica, all indirizzo indicato al momento dell iscrizione. In caso di annullamento del corso le cifre eventualmente già versate saranno restituite. Informativa Privacy Ai sensi dell Art. 13 del DLgs 196/2003 ( Codice della Privacy ): 1) la raccolta e il trattamento dei dati forniti avvengono nel rispetto del DLgs 196/2003 e di ogni altra normativa in materia di tutela della privacy; 2) i dati personali forniti verranno trattati, comunicati e diffusi, anche con l ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, direttamente e/o tramite terzi esclusivamente per finalità informative in merito ai servizi e alle attività di ANCI Emilia-Romagna; 3) titolare del trattamento dei dati è ANCI Emilia-Romagna, con sede legale in Viale A. Moro 64, 40127, Bologna; 4) i dati saranno conservati presso le sedi di ANCI Emilia-Romagna, presso i server da essa gestiti, presso aziende esterne (ad esempio per la gestione amministrativa, legale, logistica, tecnica, ecc.) per il periodo necessario a perseguirne le finalità per cui sono stati raccolti. Firma

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