Servizi e-business Acquisti a catalogo elettronico Manuale Richiedente (flusso standalone) - Metanine

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1 Servizi e-business Acquisti a catalogo elettronico Manuale Richiedente (flusso standalone) - Metanine snam.it

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Acquisto a Catalogo Elettronico in qualità di Richiedente. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio e di prestare attenzione alle specificità indicate nella pagina di HighLights. 2

3 Sommario Modificare parametri utente Creare lo shopping Basket Parametrizzazione per posizione Aggiungere posizioni da catalogo Ricercare articoli da catalogo Selezionare articoli da catalogo Salvare o ordinare lo ShoppingBasket Visualizzare dettaglio posizioni dello Shopping Basket Modificare/visualizzare lo Shopping Basket Elaborare Shopping Basket post rifiuto (parziale Approvare/rifiutare Proposta Entrata Merci Uscire dal servizio HighLights Informazioni utili Pag 4 Pag 7 Pag 9 Pag 12 Pag 14 Pag 19 Pag 21 Pag 22 Pag 23 Pag 27 Pag 30 Pag 33 Pag 34 Pag 35 3

4 Modificare parametri utente L utente ha la possibilità di modificare alcuni parametri della propria utenza (indirizzo , numero di telefono, ). Procedere nel seguente modo: Selezionare dal menù utente la voce Modifica dati personali Selezionare una delle due cartelle (Dati obbligatori o Dati indirizzo) per la modifica dei dati. 4

5 Modificare parametri utente La prima cartella Dati obbligatori consente di verificare la correttezza di Nome, Cognome ed indirizzo e- mail. Si noti che questi tre campi sono obbligatori! Premere per confermare le modifiche effettuate. Premere per ritornare ai dati iniziali. 5

6 Modificare parametri utente La seconda cartella Dati indirizzo consente di modificare alcuni parametri dell utenza quali edificio piano e stanza. Premere per confermare le modifiche effettuate. Premere per ritornare ai dati iniziali. 6

7 Creare lo Shopping Basket Per creare uno Shopping Basket selezionare la vocecreare dal menù utente. 7

8 Creare lo Shopping Basket Lo Shopping Basket è composto da 4 macro aree: Parametrizz. per posizioni Aggiungere posizioni Pos. in carrello acquisti Dati supplementari 8

9 Creazione shopping basket - Parametrizzazione per posizione Prima di selezionare i prodotti da catalogo elettronico, è necessario verificare l indirizzo di consegna e il tipo di contabilizzazione associati di default all utente. Soltanto in questo modo i dati verranno riportati su tutte le posizioni del carrello. 9

10 Creazione shopping basket - Parametrizzazione per posizione Indirizzo di consegna: E possibile modificare l indirizzo di consegna o manualmente o selezionandolo da una lista di indirizzi preimpostata cliccando l icona 1 Compilando i campi di ricerca e cliccando Inizio verra visualizzato un elenco di indirizzi possibili. 2 3 Se il richiedente è diverso da chi riceve la merce, è necessario specificare il nome del ricevente 1, l edificio 2, il piano e la stanza 3. 10

11 Creazione shopping basket - Parametrizzazione per posizione Attribuzione costi: E possibile modificare, solo per lo shopping basket corrente,il CdC. SelezionareVis.Dettagli. 11

12 Creazione shopping basket Aggiungere posizioni da catalogo Per poter inserire articoli nello shopping basket e necessario accedere ad uno dei cataloghi presenti selezionando il nome identificativo dello stesso. E possibile inserire nello stesso shopping basket articoli presenti su cataloghi diversi. 12

13 Creazione shopping basket Aggiungere posizioni da catalogo La pagina di visualizzazione del catalogo elettronico è costituita da più schede relative alla ricerca degli articoli e una riepilogativa degli articoli selezionati (carrello della spesa). Nella scheda Ricerca rapida: E possibile inserire un testo nel campo di ricerca, ad esempio guanto o il nome del fornitore.etc. 13

14 Creazione shopping basket Ricercare articoli da catalogo Nella scheda Indice prodotti sono presenti una serie di categorie merceologiche, raggruppate per lettera iniziale, sotto le quali sono raccolti i prodotti corrispondenti. Selezionando la lettera dall elenco alfabetico e premendo sulla categoria merceologica desiderata (ad esempio Armadi) vengono visualizzati gli articoli. 14

15 Creazione shopping basket Ricercare articoli da catalogo Tramite la scheda Ricerca avanzata è possibile affinare la ricerca per trovare gli articoli in base al cod. fornitore, nome del fornitore, descrizione articolo, prezzo, ecc. Per visualizzare la lista degli item corrispondenti ai criteri di ricerca selezionarerisultati. 15

16 Creazione shopping basket Ricercare articoli da catalogo Applicati i criteri di ricerca secondo una delle modalità precedentemente viste, il Servizio visualizza gli articoli ricercati. Le videate hanno il numero di risultati definito dall utente (10, 20, 50 o 100): se la ricerca individua un numero di item superiore viene visualizzato il pulsante Successivo per visualizzare la pagina seguente. 16

17 Creazione shopping basket Ricercare articoli da catalogo E possibile visualizzare i dettagli di ogni singolo articolo selezionando il campo Descrizione posto sulla stessa riga dell articolo in questione. Selezionare Precedente per uscire dalla videata di dettaglio. 17

18 Creazione shopping basket Ricercare articoli da catalogo E possibile inoltre confrontare due o più articoli tra di loro ponendo il flag nel campo di selezione e cliccando suconfronta. 18

19 Creazione shopping basket Selezionare articoli da catalogo Nel Carrello della spesa si può visualizzare un elenco riepilogativo di tutti gli articoli selezionati, la loro quantità ed il prezzo. È possibile modificare la quantità di una o più righe o eliminare eventuali articoli dal carrello della spesa. Per aggiornare la valorizzazione economica a seguito di modifiche selezionare Aggiorna quantità. Per continuare la ricerca dal catalogo e aggiungere altri articoli al carrello della spesa selezionare Continua shopping. Per trasferire gli articoli presenti nel carrello della spesa allo Shopping Basket selezionare Ordina Articoli. 19

20 Impossibile visualizzare l'immagine. Creazione shopping basket Selezionare articoli da catalogo Individuati gli articoli che si intende inserire nello Shopping Basket è necessario: Porre un flag nel campo di selezione degli articoli scelti. Indicare la quantità. Selezionare Aggiungi al carrello per trasferire gli articoli nel carrello per la spesa del catalogo 20

21 Salvare o ordinare lo shopping basket Una volta completato lo Shopping Basket l utente può controllare, ordinare o parcheggiare (salvare) lo shopping basket. Selezionando sarà possibile modificare o completare successivamente lo SB. Selezionando verrà verificata la correttezza delle informazioni inserite. Selezionando si avvierà il flusso approvativo, ovvero automaticamente verra inviata una all approvatore di riferimento e lo Shopping Basket sarà sottoposto alla sua approvazione (parziale o totale). 21

22 Visualizzare dettaglio posizioni dello Shopping Basket Per accedere ad un ulteriore dettaglio per singola posizione si deve premere l icona corrispondenza della posizione che interessa. in Per ogni riga esistono diverse cartelle di dettaglio che possono essere visualizzate. Basterà cliccare sul tasto per aprire le diverse cartelle e visualizzarne il contenuto (o chiudere la cartella ). Premere invece il tasto per chiudere l area relativa alla posizione e ritornare ai dati generali del carrello. 22

23 Modificare / visualizzare lo Shopping Basket I richiedenti possono continuare a modificare gli Shopping Basket da loro creati fino a quando questi non risultano in stato approvato: ad esempio è possibile cancellare interi Shopping Basket o singole posizioni in essi contenute. I richiedenti possono anche controllare lo stato delle singole posizioni presenti nel carrello della spesa. Gli stati significativi che lo shopping basket può assumere sono: In attesa: Shopping Basket parcheggiato In approvazione: Shopping Basket inoltrato all approvatore Approvato: Shopping Basket approvato che ha generato un ordine Respinto: Shopping Basket non approvato dal responsabile 23

24 Modificare / visualizzare lo Shopping Basket Per visualizzare o modificare uno shopping basket creato selezionare Modificare/Visualizzare dal menu utente. Impostare i diversi criteri di ricerca nella sezione stato carrello acquisti e selezionare. E possibile visualizzare il dettaglio di ogni posizione per carrello selezionando l icona. 24

25 Modificare / visualizzare lo Shopping Basket Per modificare lo shopping basket selezionare 25

26 Modificare / visualizzare lo Shopping Basket Per gli shopping basket già sottoposti all approvazione del responsabile, nell area di dettaglio posizione si aggiungeranno altre due cartelle: Approvazione Documentisuccessivi (solo se approvato). Nella cartella Approvazione l utente può visualizzare lo stato del workflow. 26

27 Elaborare Shopping Basket post rifiuto (parziale) Se il responsabile rifiuta alcuni item dello Shopping Basket, lo stato di queste posizioni nel carrello è Respinto. Nella posta interna l utente vedrà il messaggio di approvazione parziale che implica una ulteriore elaborazione dello Shopping Basket. 27

28 Elaborare Shopping Basket post rifiuto (parziale) Per controllare la propria posta interna in modo da elaborare ulteriormente lo Shopping Basket è necessario: Selezionare dal menù utente la voce Messaggi oppure, in alternativa, cliccare sui messaggi di Servizio che appaiono nella prima pagina di accesso. Cliccare sulla descrizione del messaggio oppure sull icona lente per andare nel dettaglio. 28

29 Elaborare Shopping Basket post rifiuto (parziale) L utente visualizza tutti gli item presenti nello Shopping Basket. L utente può: Confermare le modifiche fatte dall approvatore e quindi non acquistare gli articoli rifiutati premendo il pulsante Accettare modifiche. Il Servizio genera un ordine d acquisto contenente soltanto gli item approvati dall approvatore. L ordine viene inviato direttamente al fornitore. Elaborare ulteriormente gli articoli già approvati: cliccare sul tasto Modificare modificare dati nelle posizioni approvate (attenzione le posizioni cancellate vanno cestinate con il tasto ) e premere il pulsante Rilevare modifiche In tale caso lo Shopping Basket viene sottoposto nuovamente all approvazione del proprio responsabile. 29

30 Approvare/Rifiutare proposta di entrata merci All interno dell e-business il fornitore ha il compito di inserire le proposte di ricevimento (ricevimento provvisorio) relative agli ordini a lui inviati. Il richiedente è tenuto ad approvare/rifiutare le proposte di ricevimento proposte dal fornitore (ricevimento definitivo). Al momento di generazione della proposta di ricevimento da parte del fornitore, il richiedente troverà un messaggio nella sua casellapostainterna. 30

31 Approvare/Rifiutare proposta di entrata merci Per processare la richiesta di approvazione entrata merci è necessario premere il tasto vedere esattamente l entrata merci fatta dal fornitore. per 31

32 Approvare/Rifiutare proposta di entrata merci Nella videata di dettaglio dell entrata merci il richiedente ha la possibilità di: Confermare l entrata merci: porre un flag su Approvato e di seguito premere il pulsante Salvare in alto a destra. Rifiutare l entrata merci: porre un flag su Respinto e di seguito premere il pulsante Salvare. Interrompere l elaborazione della richiesta: Indietro all approv. in alto a sinistra. Ad elaborazione conclusa il messaggio scompare dalla Posta interna dell utente. 32

33 Uscire dal servizio Per uscire dal Servizio è necessario: Premere il pulsante Non premere invece il pulsante!! 33

34 HIGHLIGHTS Se non sono impostati come default l Indirizzo di Consegna e/o il Centro di Costo è preferibile inserirlo manualmente prima di procedere con lo scarico delle posizioni da catalogo, soltanto così i dati verranno riportati su tutte le posizioni del carrello. L attribuzione costi deve essere omogenea sulle posizioni dello Shopping Basket (salvo eccezioni societarie vd. Warning! Specificità societarie). Ogni Shopping Basket deve avere un unico Indirizzo di Consegna (salvo eccezioni societarie vd. Warning! Specificità societarie). Il Conto Co.Ge, o conto di contabilità generale, è associato univocamente alla classe merceologica attribuita all item: quando si seleziona un materiale da catalogo il Conto Co. Ge non dovrà essere modificato dall utente. Ogni volta che viene ripreso uno Shopping Basket parcheggiato, perché si vogliono aggiungere altri prodotti da acquistare, è necessario rientrare in parametrizzazione per posizione e reinserire i dati (i dati relativi all indirizzo devono essere uguali a quelli inseriti per gli item precedentemente selezionati, salvo eccezioni societarie vd. Warning! Specificità societarie). E possibile modificare gli Shopping Basket fino a quando questi non risultano in stato approvato. I richiedenti possono anche controllare lo stato delle singole posizioni presenti nel carrello della spesa. 34

35 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Snam Rete Gas, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione Accesso ai sistemi -> e-business del Portale Fornitori ( 35