Servizi e-business Acquisti a catalogo elettronico Manuale Richiedente STANDARD (flusso integrato)

Transcript

1 Servizi e-business Acquisti a catalogo elettronico Manuale Richiedente STANDARD (flusso integrato) snam.it

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Acquisto a Catalogo Elettronico (in modalità integrata) in qualità di Richiedente. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio e di prestare attenzione alle specificità indicate nelle pagine di Highlights & Warning. 2

3 Sommario Modificare parametri utente Creare lo Shopping Basket Parametrizzazione per posizione Aggiungere posizioni da catalogo Ricercare articoli da catalogo Selezionare articoli da catalogo Salvare o ordinare Visualizzare dettaglio posizioni Modificare/Visualizzare lo Shopping Basket Elaborare Shopping Basket post rifiuto (parziale) Approvare/rifiutare Proposta Entrata Merci Uscire dal servizio Highlights Warning! Specificità societarie Informazioni utili Pag 4 Pag 7 Pag 9 Pag 12 Pag 14 Pag 19 Pag 21 Pag 22 Pag 27 Pag 31 Pag 34 Pag 37 Pag 38 Pag 39 Pag 47 3

4 Modificare parametri utente L utente ha la possibilità di modificare alcuni parametri della propria utenza (indirizzo , numero di telefono, ). Procedere nel seguente modo: Selezionare dal menù utente la voce Modifica dati personali Selezionare una delle due cartelle (Dati obbligatori o Dati indirizzo) per la modifica dei dati. 4

5 Modificare parametri utente La prima cartella Dati obbligatori consente di verificare la correttezza di Nome, Cognome ed indirizzo . Si noti che questi tre campi sono obbligatori! Premere per confermare le modifiche effettuate. Premere per ritornare ai dati iniziali. 5

6 Modificare parametri utente La seconda cartella Dati indirizzo consente di modificare alcuni parametri dell utenza quali edificio piano e stanza. Premere per confermare le modifiche effettuate. Premere per ritornare ai dati iniziali. 6

7 Creare lo Shopping Basket Per creare uno Shopping Basket selezionare la voce Creare dal menù utente. 7

8 Creare lo Shopping Basket Lo Shopping Basket è composto da 4 macro aree: Parametrizz. per posizioni Aggiungere posizioni Pos. in carrello acquisti Dati supplementari 8

9 Creazione Shopping Basket Parametrizzazione per posizione Prima di selezionare i prodotti da catalogo elettronico, è necessario verificare l indirizzo di consegna e il tipo di contabilizzazione associati di default all utente. Soltanto in questo modo i dati verranno riportati su tutte le posizioni del carrello. 9

10 Creazione Shopping Basket Parametrizzazione per posizione Indirizzo di consegna: E possibile modificare l indirizzo di consegna o manualmente o selezionandolo da una lista di indirizzi preimpostata cliccando l icona 1 Compilando i campi di ricerca e cliccando Inizio verra visualizzato un elenco di indirizzi possibili. 2 3 Se il richiedente è diverso da chi riceve la merce, è necessario specificare il nome del ricevente 1, l edificio 2, il piano e la stanza 3. 10

11 Creazione Shopping Basket Parametrizzazione per posizione Attribuzione costi: E possibile modificare, solo per lo shopping basket corrente,il CdC. Selezionare Vis. Dettagli. WARNING! Vedere Specificità societarie pag. 39 e seguenti 11

12 Creazione Shopping Basket Aggiungere posizioni da Catalogo Per poter inserire articoli nello shopping basket e necessario accedere ad uno dei cataloghi presenti selezionando il nome identificativo dello stesso. E possibile inserire nello stesso shopping basket articoli presenti su cataloghi diversi. 12

13 Creazione Shopping Basket Aggiungere posizioni da Catalogo La pagina di visualizzazione del catalogo elettronico è costituita da più schede relative alla ricerca degli articoli e una riepilogativa degli articoli selezionati (carrello della spesa). Nella scheda Ricerca rapida: E possibile inserire un testo nel campo di ricerca, ad esempio guanto o il nome del fornitore.etc. 13

14 Creazione Shopping Basket Ricercare articoli da Catalogo Nella scheda Indice prodotti sono presenti una serie di categorie merceologiche, raggruppate per lettera iniziale, sotto le quali sono raccolti i prodotti corrispondenti. Selezionando la lettera dall elenco alfabetico e premendo sulla categoria merceologica desiderata (ad esempio Armadi) vengono visualizzati gli articoli. 14

15 Creazione Shopping Basket Ricercare articoli da Catalogo Tramite la scheda Ricerca avanzata è possibile affinare la ricerca per trovare gli articoli in base al cod. fornitore, nome del fornitore, descrizione articolo, prezzo, ecc. Per visualizzare la lista degli item corrispondenti ai criteri di ricerca selezionare Risultati. 15

16 Creazione Shopping Basket Ricercare articoli da Catalogo Applicati i criteri di ricerca secondo una delle modalità precedentemente viste, il Servizio visualizza gli articoli ricercati. Le videate hanno il numero di risultati definito dall utente (10, 20, 50 o 100): se la ricerca individua un numero di item superiore viene visualizzato il pulsante Successivo per visualizzare la pagina seguente. 16

17 Creazione Shopping Basket Ricercare articoli da Catalogo E possibile visualizzare i dettagli di ogni singolo articolo selezionando il campo Descrizione posto sulla stessa riga dell articolo in questione. Selezionare Precedente per uscire dalla videata di dettaglio. 17

18 Creazione Shopping Basket Ricercare articoli da Catalogo E possibile inoltre confrontare due o più articoli tra di loro ponendo il flag nel campo di selezione e cliccando su Confronta. 18

19 Creazione Shopping Basket Selezionare articoli da Catalogo Individuati gli articoli che si intende inserire nello Shopping Basket è necessario: Porre un flag nel campo di selezione degli articoli scelti. Indicare la quantità. Selezionare Aggiungi al carrello per trasferire gli articoli nel carrello per la spesa del catalogo 19

20 Creazione Shopping Basket Selezionare articoli da Catalogo Nel Carrello della spesa si può visualizzare un elenco riepilogativo di tutti gli articoli selezionati, la loro quantità ed il prezzo. È possibile modificare la quantità di una o più righe o eliminare eventuali articoli dal carrello della spesa. Per aggiornare la valorizzazione economica a seguito di modifiche selezionare Aggiorna quantità. Per continuare la ricerca dal catalogo e aggiungere altri articoli al carrello della spesa selezionare Continua shopping. Per trasferire gli articoli presenti nel carrello della spesa allo Shopping Basket selezionare Ordina Articoli. 20

21 Salvare o Ordinare lo Shopping Basket Una volta completato lo Shopping Basket l utente può controllare, ordinare o parcheggiare (salvare) lo shopping basket. Selezionando sarà possibile modificare o completare successivamente lo SB. Selezionando verrà verificata la correttezza delle informazioni inserite. Selezionando si avvierà il flusso approvativo, ovvero automaticamente verra inviata una all approvatore di riferimento e lo Shopping Basket sarà sottoposto alla sua approvazione (parziale o totale). 21

22 Visualizzare dettaglio Posizioni dello Shopping Basket Per accedere ad un ulteriore dettaglio per singola posizione si deve premere l icona corrispondenza della posizione che interessa. in Per ogni riga esistono diverse cartelle di dettaglio che possono essere visualizzate. Basterà cliccare sul tasto per aprire le diverse cartelle e visualizzarne il contenuto (o chiudere la cartella ). Premere invece il tasto per chiudere l area relativa alla posizione e ritornare ai dati generali del carrello. 22

23 Visualizzare dettaglio Posizioni dello Shopping Basket: dati di Base La prima cartella è quella dei Dati di base in cui sono visibili alcuni dati importati dal catalogo. Quelli modificabili appaiono con sfondo bianco (quantità, data di consegna, destinatario merci.). 23

24 Visualizzare dettaglio Posizioni dello Shopping Basket: Attribuzione Costi Nella cartella Attribuzione costi l utente trova il Centro di Costo * a lui associato (che potrà essere modificabile per alcuni utenti). Il Conto Co.Ge, o conto di contabilità generale, è associato univocamente alla classe merceologica attribuita all item: non è modificabile dall utente. * salvo specificità societarie (vd. Pag. 39) 24

25 Visualizzare dettaglio Posizioni dello Shopping Basket: Documenti e Allegati La terza cartella, Documenti e allegati, contiene un campo di testo. Il testo fornitori riporta la descrizione estesa del prodotto corrispondente. 25

26 Visualizzare dettaglio Posizioni dello Shopping Basket: Fonti d Acquisto La cartella Fonti d acquisto/fornitori di servizio visualizza il numero e la riga del contratto (presente su Sap R/3) corrispondenti all item selezionato. 26

27 Modificare / Visualizzare lo Shopping Basket I richiedenti possono continuare a modificare gli Shopping Basket da loro creati fino a quando questi non risultano in stato approvato: ad esempio è possibile cancellare interi Shopping Basket o singole posizioni in essi contenute. I richiedenti possono anche controllare lo stato delle singole posizioni presenti nel carrello della spesa. Gli stati significativi che lo shopping basket può assumere sono: In attesa: Shopping Basket parcheggiato In approvazione: Shopping Basket inoltrato all approvatore Approvato: Shopping Basket approvato che ha generato un ordine Respinto: Shopping Basket non approvato dal responsabile 27

28 Modificare / Visualizzare lo Shopping Basket Per visualizzare o modificare uno shopping basket creato selezionare Modificare/Visualizzare dal menu utente. Impostare i diversi criteri di ricerca nella sezione stato carrello acquisti e selezionare visualizzare il dettaglio di ogni posizione per carrello selezionando l icona.. E possibile 28

29 Modificare / Visualizzare lo Shopping Basket Per modificare lo shopping basket selezionare 29

30 Modificare / Visualizzare lo Shopping Basket Per gli shopping basket già sottoposti all approvazione del responsabile, nell area di dettaglio posizione si aggiungeranno altre due cartelle: Approvazione Documenti successivi (solo se approvato). Nella cartella Approvazione l utente può visualizzare lo stato del workflow. 30

31 Elaborare Shopping Basket post rifiuto (parziale) Se il responsabile rifiuta alcuni item dello Shopping Basket, lo stato di queste posizioni nel carrello è Respinto. Nella posta interna l utente vedrà il messaggio di approvazione parziale che implica una ulteriore elaborazione dello Shopping Basket. 31

32 Elaborare Shopping Basket post rifiuto (parziale) Per controllare la propria posta interna in modo da elaborare ulteriormente lo Shopping Basket è necessario: Selezionare dal menù utente la voce Messaggi oppure, in alternativa, cliccare sui messaggi di Servizio che appaiono nella prima pagina di accesso. Cliccare sulla descrizione del messaggio oppure sull icona lente per andare nel dettaglio. 32

33 Elaborare Shopping Basket post rifiuto (parziale) L utente visualizza tutti gli item presenti nello Shopping Basket. L utente può: Confermare le modifiche fatte dall approvatore e quindi non acquistare gli articoli rifiutati premendo il pulsante Accettare modifiche Il Servizio genera un ordine d acquisto contenente soltanto gli item approvati dall approvatore. L ordine viene inviato direttamente al fornitore. Elaborare ulteriormente gli articoli già approvati: cliccare sul tasto Modificare per modificare i dati nelle posizioni approvate (attenzione le posizioni cancellate vanno cestinate con il tasto ) e premere il pulsante Rilevare modifiche In tale caso lo Shopping Basket viene sottoposto nuovamente all approvazione del proprio responsabile. 33

34 Approvare / rifiutare proposta di Entrata Merci All interno dell e-business il fornitore ha il compito di inserire le proposte di ricevimento (ricevimento provvisorio) relative agli ordini a lui inviati. Il richiedente* è tenuto ad approvare/rifiutare le proposte di ricevimento proposte dal fornitore (ricevimento definitivo). Al momento di generazione della proposta di ricevimento da parte del fornitore, il richiedente troverà un messaggio nella sua casella Posta interna. * salvo specificità societarie (vd. Pag. 39) 34

35 Approvare / rifiutare proposta di Entrata Merci Per processare la richiesta di approvazione entrata merci è necessario premere il tasto vedere esattamente l entrata merci fatta dal fornitore. per 35

36 Approvare / rifiutare proposta di Entrata Merci Nella videata di dettaglio dell entrata merci il richiedente ha la possibilità di: Confermare l entrata merci: porre un flag su Approvato e di seguito premere il pulsante Salvare in alto a destra. Rifiutare l entrata merci: porre un flag su Respinto e di seguito premere il pulsante Salvare. Interrompere l elaborazione della richiesta: Indietro all approv. in alto a sinistra. Ad elaborazione conclusa il messaggio scompare dalla Posta interna dell utente. 36

37 Uscire dal servizio Per uscire dal Servizio è necessario: Premere il pulsante Logoff Non premere invece il pulsante!! 37

38 HIGHLIGHTS Se non sono impostati come default l Indirizzo di Consegna e/o il Centro di Costo è preferibile inserirlo manualmente prima di procedere con lo scarico delle posizioni da catalogo, soltanto così i dati verranno riportati su tutte le posizioni del carrello. L attribuzione costi deve essere omogenea sulle posizioni dello Shopping Basket (salvo eccezioni societarie vd. Warning! Specificità societarie). Ogni Shopping Basket deve avere un unico Indirizzo di Consegna (salvo eccezioni societarie vd. Warning! Specificità societarie). Il Conto Co.Ge, o conto di contabilità generale, è associato univocamente alla classe merceologica attribuita all item: quando si seleziona un materiale da catalogo il Conto Co. Ge non dovrà essere modificato dall utente. Ogni volta che viene ripreso uno Shopping Basket parcheggiato, perché si vogliono aggiungere altri prodotti da acquistare, è necessario rientrare in parametrizzazione per posizione e reinserire i dati (i dati relativi all indirizzo devono essere uguali a quelli inseriti per gli item precedentemente selezionati, salvo eccezioni societarie vd. Warning! Specificità societarie). E possibile modificare gli Shopping Basket fino a quando questi non risultano in stato approvato. I richiedenti possono anche controllare lo stato delle singole posizioni presenti nel carrello della spesa. 38

39 WARNING! SPECIFICITA SOCIETARIE (1/2) ITALGAS/NAPOLETANAGAS/TOSCANA ENERGIA: - L imputazione contabile prevede: 39

40 WARNING! SPECIFICITA SOCIETARIE (2/2) Snam Rete Gas\Snam Corporate\Stogit\GNL: - Revisione d ordine La revisione d ordine è lo step necessario per poter procedere alla modifica di un carrello già approvato. L unica modifica che il richiedente può eseguire in questo caso è la cancellazione di una o più posizioni. Prima di effettuare le modifiche è indispensabile archiviare l ordine ed incrementare il numero di revisione. Nota: per creare la Revisione d ordine è necessario inserire il numero R/3 dell ordine, quindi eseguire la ricerca nello storico del carrello acquisti prima di procedere. Selezionare dal menù la voce Creazione revisione d ordine. Il sistema richiama la transazione R/3 di elaborazione dei messaggi dell ordine di acquisto. 40

41 WARNING! SPECIFICITA SOCIETARIE (2/2) Il numero d ordine deve essere inserito nel campo Numero Documento, quindi premere il pulsante Eseguire. 41

42 WARNING! SPECIFICITA SOCIETARIE (2/2) Inserire il flag in corrispondenza del messaggio, come evidenziato in figura. 42

43 WARNING! SPECIFICITA SOCIETARIE (3/2) Dalla voce Menù selezionare Elaborare e cliccare sulla voce Incremento N Rev. Attendere fino a quando non compare una finestra informativa. Premere il tasto di spunta verde 43

44 WARNING! SPECIFICITA SOCIETARIE (3/2) Nel corso della prima esecuzione verrà visualizzato il seguente messaggio. Inserire il flag nel campo evidenziato e selezionare Esegui. 44

45 WARNING! SPECIFICITA SOCIETARIE (3/2) Il sistema elabora il messaggio selezionato e visualizza l esito positivo della elaborazione, come in figura: Allo stesso modo in R/3 il messaggio risulterà elaborato: 45

46 WARNING! SPECIFICITA SOCIETARIE (3/2) Solamente dopo avere archiviato il documento soggetto a modifica ed incrementato il numero di revisione il richiedente può modificare l ordine. La modifica genera la trasmissione automatica del documento revisionato al fornitore.. Accedere alla modifica del carrello acquisti e selezionare le posizioni da modificare. Nota: L unica modifica possibile è la cancellazione di una o più posizioni. Per cancellare la posizione dell ordine premere l icona bidone in corrispondenza dell item da annullare. 46

47 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Snam Rete Gas, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione e-business del portale snam.it 47