SUITE E-FILES LA SOLUZIONE IDEALE PER LA TUA GESTIONE DOCUMENTALE

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1 SUITE E-FILES LA SOLUZIONE IDEALE PER LA TUA GESTIONE DOCUMENTALE

2 THINK GREEN, DO DIGITAL! LA PRIMA COSA CHE SI DIGITALIZZA E UN PROCESSO, NON UN DOCUMENTO E-Files è un'unica Suite di Servizi Atomici per tutto, dal ciclo di vita dei documenti alla gestione dei processi. I moduli della Suite cercano di mettere in connessione le persone in base alle attività che svolgono in azienda. Condivisone e automazione: le chiavi imprescindibili per il raggiungimento di qualsiasi obiettivo di business. Con il nostro aiuto, sarà facile scegliere la giusta strada per avviare la digitalizzazione dei vostri processi in azienda.

3 SUITE E-FILES LA SOLUZIONE DOCUMENTALE DEFINITIVA CHE OTTIMIZZA I TUOI PROCESSI AZIENDALI Innovare i processi è la strada giusta per incrementare la competitività. Ædera ha sviluppato una strategia globale che consiste in una serie di Servizi Atomici in Cloud integrabili nei processi dei diversi ambiti aziendali e anche in mobilità E-Files rappresenta la soluzione più completa per la gestione documentale e la conservazione digitale a norma di legge

4 I VANTAGGI DELLA SUITE E-FILES MODULARE È la soluzione pensata per tutte le tue esigenze, di oggi e di domani FLESSIBILE Si modella in base ai tuoi volumi e alle tue necessità, adattandosi ai tuoi consumi INTEGRABILE Comunica senza difficoltà con qualsiasi sistema informatico già presente in azienda SEMPLICE Gestisce qualsiasi processo, anche complesso, attraverso strumenti user-friendly alla portata di tutti

5 IL CONCETTO DI ON DEMAND BASSI INVESTIMENTI INIZIALI E COSTI PROPORZIONALI AI BENEFICI L intera Suite è strutturata per rispondere alle nuove esigenze degli imprenditori: automatizzare i flussi di attività che coinvolgono la gestione dei documenti in azienda. Il modulo E-Arch permette di archiviare digitalmente, in piena sicurezza, grandi quantità di documenti, senza dover investire in nessun costo legato all infrastruttura I moduli della suite E-Files sono erogati in modalità On Demand, il che permette di: Attivare subito i servizi che servono alla riduzione dei costi dei processi; Pagare a consumo in base ai documenti effettivamente archiviati.

6 E-ARCH - Archiviazione Documentale E-ARCH: INTEGRABILE CON I PRINCIPALI SISTEMI GESTIONALI Sfrutta al meglio le migliori tecnologie per permettere di: Preparare, normalizzare, elaborare, indicizzare documenti prima della loro archiviazione Trovare documenti in modo veloce attraverso diverse possibilità di ricerca Creare classificazioni dinamiche e pratiche organizzate in base alle esigenze dell utente Creare regole specifiche attraverso l analisi dei documenti stessi I documenti risiedono in una struttura centralizzata sicura, e sono accessibili da più stazioni di lavoro, solo dagli utenti autorizzati.

7 E-DISPATCH Portale di Invio Multicanale CICLO ATTIVO: LA DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI L invio di fatture in formato cartaceo, implica un elevato rischio di errore nella gestione, costi ingenti di stampa e materiali di consumo, costo elevato per la distribuzione e l archiviazione, ritardi nel recupero crediti ed insoddisfazione dei clienti. ERP Conservazione Digitale Archiviazione Internet Data Centre La completa automazione del ciclo attivo tramite il Portale Documenti di E-Files risolve questi problemi Autorizzazione invio Firma Delivery

8 E-DISPATCH Portale di Invio Multicanale PERCHE SCEGLIERE E-DISPATCH? RIDUZIONE TEMPO LAVORO (dal 15 al 30% delle ore uomo) Riduce i costi di invio e conservazione delle fatture a pochi centesimi cadauna DISTRIBUZIONE AUTOMATICA DEI DOCUMENTI Distribuzione automatica e multicanale dei documenti tramite PEC, E Fax ELIMINA TEMPI DI CONSEGNA A MANO NIENTE PIÙ CARTA Permette a clienti certificati di visionare e scaricare i documenti online, in totale sicurezza conformemente alle norme per la privacy Ogni fattura è archiviata automaticamente e portata in Conservazione Digitale a norma di legge

9 E-DESK Scrivania Digitale CICLO PASSIVO: LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI Conservazione Digitale Attraverso la Scrivania Digitale di E-Files, è possibile automatizzare il processo di acquisizione, registrazione, controllo ed inserimento in prima nota delle fatture passive, il tutto indipendentemente dal numero di documenti e dal modo in cui si ricevono dai fornitori. Ricezione Fattura Protocollo in ingresso Archiviazione Internet Data Centre Approvazione al pagamento Registrazione

10 E-DESK Scrivania Digitale PERCHE SCEGLIERE E-DESK? Semplicità nella digitalizzazione e classificazione dei documenti: componenti di riconoscimento caratteri, analisi semantica e interfaccia ad elevata usabilità Memorizzazione di eventuali correzioni dell operatore per future interpretazioni e indicizzazioni Possibilità di associare ai documenti informazioni aggiuntive: Firma Digitale, Protocollo IVA Maggior rapidità nei processi: automatismi ed esperienza tattile permettono una forte riduzione di errori, costi e anche del personale addetto, con minimi sforzi di formazione Archiviazione digitale del documento validato e successivamente può essere portato in Conservazione Digitale; il tutto all interno del Cloud Ædera

11 E-FLOW BPM di Processi WORKFLOW PER GESTIRE I PROCESSI Ædera propone un sistema evoluto che permette al personale di lavorare con una produttività mai sperimentata prima: E-FLOW L allineamento immediato degli strumenti software per l esecuzione operativa dei processi e la gestione dei documenti consente di supportare con agilità le evoluzioni del business aziendale Accessibile attraverso qualsiasi web browser, E-Flow consente di creare e modificare i processi disegnandoli facilmente. ORGANIGRAMMA

12 E-FLOW BPM di Processi PERCHE SCEGLIERE E-FLOW? Diretta importazione ed elaborazione dei dati provenienti dal sistema gestionale. Rappresentazione dell organizzazione, con gli uffici coinvolti nel processo, le tipologie ed i flussi documentali. Massima visibilità e controllo delle azioni intraprese con conseguente velocizzazione dei processi e resa più efficiente delle prestazioni. Mappatura ed aggiornamento dei processi con semplicità ed in piena autonomia. Possibilità di tracciare in ogni momento lo stato di avanzamento del processo e l ufficio coinvolto. Eliminazione di documenti cartacei e automazione di qualsiasi flusso documentale, anche in mobilità.

13 E-LEGAL Conservazione Digitale con Delega CONSERVAZIONE DIGITALE CON DELEGA L archiviazione a Norma di Legge Ædera, avvalendosi di personale altamente specializzato e di avanzati supporti tecnologici ed informatici, propone E-Legal, il servizio di Archiviazione a Norma di Legge con Delega della Responsabilità per l intero processo di conservazione. E-Arch archivia i documenti e li invia a E-Legal E-Legal appone la Firma Digitale e la Marca Temporale E-Legal genera i lotti per conservazione con frequenza concordata

14 E-LEGAL Conservazione Digitale con Delega PERCHE SCEGLIERE E-LEGAL? La procedura assicura: DISPONIBILITA Del documento INTEGRITA Della forma e dei contenuti ELIMINAZIONE DEI COSTI Di affitto e manutenzione degli spazi fisici dedicati all archiviazione e alla conservazione dei documenti. AUTENTICITA E VALIDITA Garantita dall apposizione della Marca Temporale e della Firma Digitale, sia sui singoli documenti che sull intero lotto.

15 E-LEGAL Conservazione Digitale con Delega PERCHE SCEGLIERE E-LEGAL? La procedura assicura: DISPONIBILITA Del documento INTEGRITA Della forma e dei contenuti ELIMINAZIONE DEI COSTI Di affitto e manutenzione degli spazi fisici dedicati all archiviazione e alla conservazione dei documenti. AUTENTICITA E VALIDITA Garantita dall apposizione della Marca Temporale e della Firma Digitale, sia sui singoli documenti che sull intero lotto.

16 E-SIGN Firma Digitale e Grafometrica E-SIGN L autenticazione dei Documenti Elettronici Tutti i documenti elettronici presenti in E-Files possono essere firmati digitalmente: Ædera propone la Firma Digitale Remota. Due modalità di attivazione: QUALIFICATA Firma remota qualificata permette di apporre firme su documenti singoli o multipli. Al momento della firma da parte del titolare del certificato, verrà richiesto di inserire username, password e un'ulteriore credenziale di autenticazione forte (OTP), che verrà ricevuta via SMS, tramite App Smartphone, Token USB. MASSIVA Firma massiva non presidiata: permette di firmare documenti in maniera automatica senza la necessità di intervento da parte del titolare del certificato di firma digitale.

17 E-SIGN Firma Digitale e Grafometrica PERCHE SCEGLIERE E-SIGN? Attivazione del processo di firma senza dover ricorrere all'installazione di hardware o software dedicato. Possibilità di certificare data e ora in cui avviene l'operazione di firma apponendo sul file una marca temporale. Possibilità di archiviazione automatica dei documenti firmati, invio, portata in conservazione ed inserimento in un processo approvativo. Possibilità di sottoscrivere digitalmente documenti informatici via web, in massima sicurezza. I certificati di firma risiedono in Internet Data Center di massima sicurezza, resistenza ed efficienza; non importano né esportano mai i dati, bensì li generano o distruggono direttamente al loro interno.

18 E-APPROVAL Approvazione in Mobilità L APPLICAZIONE PER LA GESTIONE DEI TUOI DOCUMENTI IN MOBILITÀ Raccoglie, in un unica interfaccia, le diverse autorizzazioni richieste dai sistemi aziendali. Permette di apporre la Firma Digitale, con rispetto delle policies aziendali, in modo facile ed immediato su qualsiasi documento di business. E-Approval è un applicazione per approvare e firmare i documenti in mobilità, utilizzabile sia con il proprio PC che con qualsiasi dispositivo mobile con sistema operativo IOS. E-Approval è completamente integrato con il modulo E-Flow

19 E-APPROVAL Approvazione in Mobilità PERCHE SCEGLIERE E-APPROVAL? Segreterie più efficienti. Manager meno vincolati alla presenza fisica in ufficio. Riduzione dei tempi legati all approvazione dei documenti Servizio di Mobile Device Management incluso. Elimina le inefficienze legate alla firma su documenti cartacei INTUITIVO VELOCE DINAMICO

20 CONTATTI Thank You For Your Attention Sede legale e amministrativa Via delle Magliaie, , Carpi (MO) Telefono ae-sales@aedera.it