Manuale ricetta elettronica Lombardia - Tariffazione Istruzioni per le farmacie Novembre 2014

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1 Manuale ricetta elettronica Lombardia - Tariffazione Istruzioni per le farmacie Novembre Introduzione I dati delle ricette elettroniche durante la vendita vengono inviati in tempo reale al SAC/SAR (Servizio di Accoglienza Centrale o Regionale) e contemporaneamente vengono memorizzati nel gestionale. E importante prima della tariffazione controllare periodicamente, meglio se quotidianamente per intercettare prontamente le anomalie, le seguenti casistiche segnalate anche nel promemoria del menù principale di Wingesfar e in fase di accesso alla vendita al banco: ricette in scadenza (segnalate nel promemoria giornaliero e all entrata in vendita) ricette sospese ricette con errori nella comunicazione con il server SAC/SAR Nella visualizzazione delle ricette elettroniche è possibile ordinare l elenco delle ricette elettroniche in base allo stato per individuare meglio i promemoria con errori cliccando sul titolo della colonna Stato e posizionandosi all inizio dell elenco. E inoltre possibile tramite il bottone Filtri isolare le ricette non inviate o sospese. Di seguito viene riportata la legenda che spiega il significato dei simboli riportati a video. DTIF188_tariffazione _elettronica_manuale_lombardia Pagina 1 di 6

2 I controlli permettono alla farmacia di correggere e/o chiudere la ricetta nei termini previsti dalla legge. Ai fini del rimborso Asl, attualmente, i dati delle ricette elettroniche devono essere aggiunti alla tariffazione in modo che vengano considerati nelle chiusure mensili, in distinta contabile e mazzette e nel file Federfarma. La tariffazione delle ricette rosse segue le medesime modalità finora utilizzate e può essere effettuata in qualunque momento. In particolare, qualunque sia la modalità di tariffazione della farmacia, visto il primo mese di gestione della ricetta elettronica su promemoria bianco, consigliamo di iniziare comunque a tariffare le ricette rosse finora giunte in farmacia, in modo da poter dedicarsi alla tariffazione delle ricette elettroniche. La tariffazione dei promemoria viene effettuata utilizzando la procedura di inserimento delle ricette SSN rosse, utilizzando però due tipi di ricetta creati ad hoc : Ricette elettroniche : tipo ricetta valido per tutti i promemoria che sono stati gestiti in modalità elettronica 2. # Promemoria come rossa (no dem) : tipo ricetta valido per tutti i promemoria che non sono stati gestiti in modalità elettronica (mazzetta separata con propria numerazione). Una volta tariffate, le ricette elettroniche verranno gestite come le altre ricette (visualizzate, totalizzate, stampate, ecc.). 2. TARIFFAZIONE MANUALE DEI PROMEMORIA NON GESTITI IN MODALITÀ ELETTRONICA Questa modalità è prevista solo in alcuni casi, qualora non fosse possibile dalla vendita al banco gestire la procedura standard con collegamento al SAC/SAR. Per effettuare la tariffazione è necessario utilizzare un apposito tipo ricetta che abbia la particolarità "!" (ricetta elettronica) ed anche la particolarità "# Promemoria come rossa (no dem)". Operare nel seguente modo: entrare nel programma di tariffazione manuale selezionare il tipo di ricetta appositamente creato (es. # Ric. elettroniche NON gestite") rilevare con penna ottica il NRE della ricetta da tariffare il programma mostrerà l'elenco dei tipi ricetta standard (quelli utilizzati per la ricetta rossa) e sarà necessario indicare il tipo ricetta da utilizzare per i controlli ed i calcoli verrà mostrata la videata di inserimento dei dati dell'art.50 che sarà da completare con codice fiscale del paziente, date, codice di esenzione, ecc. rilevare i barcode dei prodotti e delle rispettive targature. 3. TARIFFAZIONE DEI PROMEMORIA GESTITI IN MODALITÀ ELETTRONICA Questa tipologia di ricetta può essere tariffata secondo due modalità: 1. tariffazione dei promemoria con la spunta manuale tramite la rilevazione su ogni ricetta del codice NRE tramite lettore ottico ed eventuale controllo visivo della corrispondenza delle fustelle attaccate sul promemoria con quanto erogato. 2. importazione automatica di tutte le ricette elettroniche senza nessun controllo 4. TARIFFAZIONE "MANUALE" DEI PROMEMORIA GESTITI IN MODALITÀ ELETTRONICA La tariffazione manuale (cioè con penna ottica) dei promemoria si rende utile per essere sicuri di immettere in tariffazione tutti i promemoria a disposizione, con la possibilità di verificare il controllo visivo della corrispondenza delle fustelle attaccate sul promemoria con quanto erogato. DTIF188_tariffazione _elettronica_manuale_lombardia Pagina 2 di 6

3 Si persegue quindi l'obiettivo di avere un controllo di ogni singolo promemoria al fine di ottenere la corrispondenza esatta fra il promemoria cartaceo e la tariffazione. Se i promemoria non sono già stati numerati in fase di vendita al banco si consiglia di numerarli prima di iniziare la tariffazione. Operare nel seguente modo: entrare nel programma di tariffazione manuale; selezionare il tipo di ricetta relativo alla ricetta elettronica; rilevare con penna ottica gli NRE di ogni singola ricetta da tariffare. Tramite il codice NRE il programma cercherà la ricetta elettronica erogata in vendita e la aggiungerà in tariffazione. Se la ricetta non venisse trovata o risultasse già tariffata verranno emessi degli appositi messaggi di avviso, di seguito due esempi. Si consiglia la tariffazione quotidiana dei promemoria gestiti in modo da poter individuare eventuali ricette dematerializzate NON spedite 5. Verifica eventuali promemoria non tariffati E consigliabile effettuare al termine della tariffazione un controllo di aver scannerizzato tutti i promemoria erogati in fase di vendita al fine di evitare una mancata contabilizzazione di un modulo. Tramite la funzione di interrogazione dell archivio ricette elettroniche, usando il pulsante Filtri è possibile isolare le ricette del mese o di uno specifico periodo non ancora tariffate. DTIF188_tariffazione _elettronica_manuale_lombardia Pagina 3 di 6

4 Questa procedura sebbene garantisca un controllo sulla tariffazione di tutti i promemoria non effettua alcun controllo sull esatta del fustello inviato nel flusso, delegando ad un solo controllo visivo, molto dispendioso in termini di tempo. La dotazione dello scanner et@r 3.0 o del centro di tariffazione, consentirà oltre che all attuale tariffazione classica delle ricette rosse anche quella relativa ai promemoria, in modo del tutto integrato in Wingesfar, a tutela massima della farmacia nel caso di eventuali argomenti di contestazione, permettendo un controllo rigoroso sia del numero di promemoria che dell esattezza delle fustelle presenti. 6. IMPORTAZIONE AUTOMATICA IN TARIFFAZIONE DEI PROMEMORIA GESTITI IN MODALITÀ ELETTRONICA La tariffazione automatica di tutte le ricette elettroniche si effettua dal menu di tariffazione: La funzione riporta in tariffazione tutte le ricette elettroniche chiuse e correttamente erogate nel mese precedente e nel mese di tariffazione che non siano già state tariffate. Vengono mostrati i risultati della ricerca, raggruppandoli ed ordinandoli per tipo di numerazione assegnata alle ricette in fase di vendita e per periodo di evasione. Premendo il pulsante periodo di evasione., le ricette elettroniche trovate verranno inserite in tariffazione in ordine di tipo numerazione e DTIF188_tariffazione _elettronica_manuale_lombardia Pagina 4 di 6

5 Una volta tariffate, in archivio ricette elettroniche verrà indicato il riferimento della ricetta (mese/anno - numero e tipo) nell'apposito campo: Se non si volessero tariffare tutte le ricette trovate, è possibile filtrarle per data evasione cambiando gli estremi delle date sopra la griglia e premendo il pulsante. Nel riepilogo visualizzato vengono segnalate anche eventuali ricette mancanti nella numerazione dell'archivio ricette elettroniche. Per controllare tali salti ed eventualmente eliminarli è possibile usare apposito pulsante. Qualora fosse necessario importare nuovamente le ricette dopo le correzioni, è necessario cancellare le ricette precedentemente importate Questa procedura non effettua alcun controllo sull esatta corrispondenza tra il cartaceo ed il flusso importato. In caso di non quadratura tra il numero di ricette importate e il numero di promemoria a disposizione, sarà necessario identificare le ricette mancanti tramite la consultazione delle ricette tariffate. Per agevolare questa verifica è fortemente consigliato, come da noi inizialmente indicato, aver numerato i promemoria con il numero indicato in vendita al banco. La dotazione dello scanner con la procedura et@r 3.0 consentirà oltre che all attuale tariffazione classica delle ricette rosse anche quella relativa ai promemoria, in modo del tutto integrato in Wingesfar, a tutela massima della farmacia nel caso di eventuali argomenti di contestazione, permettendo un controllo rigoroso sia del numero di promemoria che dell esattezza delle fustelle presenti. DTIF188_tariffazione _elettronica_manuale_lombardia Pagina 5 di 6

6 7. CORREZIONE RICETTE CON FUSTELLE O TARGHE REGISTRATE IN MODO ERRATO Qualora durante il controllo visivo ci si accorga di una targa sbagliata, la farmacia ha la possibilità di correggere la targatura inviata al SAC/SAR, inviando quella corretta tramite l apposita funzione dall elenco delle ricette elettroniche. Tale funzione genera un flusso verso il SAC/SAR di correzione del dato inviato, correggendo di fatto la ricetta. 8. SUPPORTO Per chiarimenti relativi alle novità introdotte è possibile contattare l Assistenza tecnica di Vega SpA sezione Informatica e Farmacia tramite il servizio l Help desk Mail presente nella Toolbar Vega oppure all indirizzo supporto.if@vegasp a.it. DTIF188_tariffazione _elettronica_manuale_lombardia Pagina 6 di 6