VALUTAZIONE DEL SOFTWARE DI GESTIONE ED ARCHIVIZIONE DEI DOCUMENTI

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1 VALUTAZIONE DEL SOFTWARE DI GESTIONE ED ARCHIVIZIONE DEI DOCUMENTI Ing. Stefano Pigliapoco CONSIDERAZIONI PRELIMINARI Ogni Ente Pubblico, pur essendo soggetto alle stesse norme in materia di formazione e conservazione degli archivi, ha in realtà adottato un modo proprio, più o meno corretto, di trattare i documenti, dando vita ad una struttura organizzativa personalizzata

2 CONSIDERAZIONI PRELIMINARI Ogni Amministrazione, inoltre, ha raggiunto un determinato livello di informatizzazione: - la rete è più o meno globale - la struttura tecnica interna è più o meno efficiente - il personale è più o meno preparato all uso degli strumenti informatici CONSIDERAZIONI PRELIMINARI La realizzazione del sistema di protocollo informatico, gestione dei flussi documentali e procedimenti amministrativi, pone, in primo luogo, problemi di natura organizzativa ed archivistica. Spesso l Ente non è in grado di utilizzare al meglio software con funzionalità avanzate

3 CONSIDERAZIONI PRELIMINARI.. Di conseguenza i software di gestione ed archiviazione dei documenti, presenti sul mercato, hanno caratteristiche e funzionalità molto diverse tra loro... Proviamo a raggrupparli per funzionalità GRUPPO A: LIVELLO DI BASE Appartengono a questo gruppo i software che realizzano la semplice gestione informatizzata dei dati di protocollo Producono una banca dati utile ai fini della stampa del registro di protocollo e della ricerca delle informazioni sui documenti

4 GRUPPO A: LIVELLO BASE Possono presentare funzionalità per la scansione dei documenti cartacei, ma non gestiscono i documenti informatici Il loro limite è il modello organizzativo ed archivistico che consentono di attuare perché non è molto efficiente. GRUPPO B: LIVELLO MEDIO Appartengono a questo gruppo i software che realizzano la gestione informatizzata del protocollo, dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi Presentano funzionalità che consentono agli uffici di organizzare i loro fascicoli a partire dai dati registrati dall ufficio di protocollo

5 GRUPPO B: LIVELLO MEDIO Consentono di decentrare la funzione di registrazione dei documenti senza rinunciare ad una numerazione unica di protocollo e ad una visione unitaria dell Archivio Il controllo dei movimenti dei documenti e dei fascicoli è realizzato mediante la registrazione dei dati di invio e ricezione GRUPPO B: LIVELLO MEDIO Possono presentare funzionalità per la scansione dei documenti cartacei, ma non gestiscono i documenti informatici Il loro limite è l enorme quantità di dati che gli uffici sono chiamati a registrare per ogni movimento di documento o avanzamento di procedimento

6 GRUPPO C: LIVELLO AVANZATO Sono i software del gruppo B che in più realizzano le gestione dei documenti in formato elettronico Presentano funzionalità avanzate per la scansione dei documenti cartacei Permettono l archiviazione delle rappresentazioni digitali dei documenti su memorie ottiche fisicamente non riscrivibili GRUPPO C: LIVELLO AVANZATO Presentano il modulo di firma digitale per la produzione di documenti informatici Consentono la registrazione dei documenti informatici ricevuti o spediti per via telematica Gestiscono i flussi documentali con sistemi di posta elettronica

7 GRUPPO C: LIVELLO AVANZATO Presentano funzionalità di protocollo accessibili attraverso la R.U.P.A Realizzano la gestione dei procedimenti amministrativi con sistemi di Workflow manuali, semi-automatici, automatici GRUPPO C: LIVELLO AVANZATO Attenzione!!! Tra i software che sembrano rientrare in questo gruppo, alcuni non hanno una base tecnologica adeguata per gestire volumi di documenti medio/grandi. Pertanto, prima di scegliere un prodotto di questo livello è opportuna una valutazione tecnica approfondita

8 GRUPPO D: LIVELLO INESISTENTE? Non si hanno ancora notizie di prodotti software, sufficientemente diffusi e consolidati, che realizzano l archiviazione ottica dei documenti sostitutiva del cartaceo, in conformità alla deliberazione AIPA n 24/98