Piano della Comunicazione Anno 2011

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1 Piano della Comunicazione Anno 2011 Legge n.150/2000 D.P.R n. 422 Approvato con deliberazione di G.C. n. 81 del 20/10/2011 1/8

2 INTRODUZIONE 2/8

3 PREMESSA Nello scenario socio-economico attuale, caratterizzato da un forte dinamismo e da un mercato ormai completamente globalizzato, la comunicazione ha assunto un importanza crescente, fino a diventare il fulcro di quasi tutte le attività, economiche e non, permeandole completamente. Proprio in virtù della sua straordinaria capacità di influenzare le opinioni, i sentimenti ed i comportamenti dei soggetti ai quali si rivolge, la comunicazione è tenuta in grande considerazione anche dalle Pubbliche Amministrazioni, che negli ultimi decenni si sono orientate sempre di più verso il New Public Management. Per il Comune di Palau la comunicazione riveste un ruolo di primo piano nella costruzione di una buona immagine. Tuttavia la comunicazione istituzionale non sempre accompagna ma, a volte, segue le scelte degli organi politici. Con il programma gestionale degli atti amministrativi è stato sviluppato un sistema integrato di comunicazione, divenuto patrimonio comune, in cui ogni ufficio amministrativo partecipa al suo sviluppo. Il linguaggio, tuttavia, risentendo ancora di un impostazione burocratica, non sempre è comprensibile agli interlocutori esterni. Rispetto al piano di comunicazione 2010, sono rimasti sostanzialmente immutati i punti di forza e di debolezza legati alle caratteristiche peculiari del Comune. Le azioni indicate per il 2011 si pongono, quindi, in stretta continuità con il lavoro svolto nel 2010, in un processo circolare di programmazione e verifica. 3/8

4 ANALISI SWOT Punti di forza Uffici amministrativi dedicati e specializzati Sistema integrato di comunicazione Comunicazione verbale fra soggetti coinvolti nelle azioni di comunicazione Capacità dell ufficio comunicazione di rielaborare gli atti amministrativi in notizie documenti pubblicati su web hanno uno stile comunicativo accattivante, grafica curata, applicazione corretta dell identità visiva Debolezze Non è attivo l U.R.P. Insufficiente valorizzazione delle potenzialità dell Albo Pretorio online Insufficiente valorizzazione delle deliberazioni come fonte primaria di informazione Riduzione delle risorse per attività pubblicitarie e limiti di legge per tali investimenti, recentemente introdotti La rete dei referenti interni non è pienamente consapevole dell importanza della comunicazione La gestione del tempo per elaborare gli atti in notizie Scarsa attitudine ad utilizzare i media regionali, nazionali ed internazionali, specificatamente attraverso i servizi telematici di rassegna stampa. Opportunità Dialogo con i soggetti della comunicazione e dell informazione Dialogo tra istituzioni e stakeholders (portatori di interesse) Partecipazione e trasparenza Accesso alle nuove forme e ai nuovi canali della comunicazione Trasmissione delle sedute consiliari su web Minacce Elevati costi di accesso ai mezzi informativi 4/8

5 INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE La provincia di Olbia-Tempio presenta un vasto numero di mezzi di informazione e comunicazione: un patrimonio che contribuisce alla ricchezza del dibattito pubblico e della democrazia nel territorio del nord-est della Sardegna. II sistema dei media è fortemente eterogeneo, sia per le caratteristiche e la natura dei mezzi, che per la loro dislocazione territoriale. Nel complesso si può affermare che i palaesi, sia nelle vesti di fruitori che di investitori, mostrano un buon interesse per i mezzi di informazione, web e social network su tutti, poiché puntano l'obiettivo su un tipo di informazione a carattere fortemente locale, il più delle volte prettamente locale. UFFICIO COMUNICAZIONE Al punto 3 della deliberazione n. 74 del , Approvazione P.E.G e adozione piano delle Performance, la Giunta Comunale ha deciso di superare la fase sperimentale dell ufficio comunicazione, come precedentemente indicato nella deliberazione di G.C. n. 64/2007, dandogli piena legittimazione. Il punto 3 riporta, infatti: Al fine di promuovere la comunicazione istituzionale, ogni Settore deve far pervenire tempestivamente (...), ogni notizia ritenuta interessante per l aggiornamento del sito internet dell Ente e per gli altri punti di informazione comunale E importante che l ufficio venga sempre reso edotto di conferenze stampa e/o interviste (...). TARGET DI RIFERIMENTO Le azioni previste si rivolgono a cinque macro - categorie di riferimento: 1. l'amministrazione Regionale 2. le Istituzioni (tutte le Province e i Comuni sardi, gli altri Enti Pubblici di riferimento) 3. i media (Agenzie di stampa, quotidiani di informazione, nazionali e locali, periodici di informazione culturale, periodici specializzati, radio e TV nazionali e locali, media on-line) 4. gli operatori, gli stakeholders, gli opinion leaders (Scuola, Enti di formazione, Associazioni, soggetti pubblici e privati) 5. i cittadini SEMPLIFICAZIONE E CONDIVISIONE Per ottenere una comunicazione più ordinata, coerente e quindi anche più comprensibile e fruibile, è necessario indicare agli uffici comunali le linee guida per l'omogeneizzazione del trattamento delle risposte fornite via fax, telefono ed al cittadino e all impresa. Un'amministrazione coordinata dal punto di vista delle forme di risposta fornite al cittadino, contribuisce alla costruzione nello stesso di un'identità territoriale facilmente riconoscibile e unitaria. DIRECT MAILING Anche nel 2011 la comunicazione postale elettronica diretta, attraverso invio a indirizzi personali, ha continuato a rappresentare uno strumento molto importante di comunicazione sia interno che esterno. 5/8

6 COMUNICARE CON INTERNET Albo pretorio online Anche il Comune di Palau dal 1 gennaio 2011, in esecuzione dell articolo 32 della Legge n. 69/2009, ha informatizzato la pubblicazione di tutti gli atti. Il servizio è stato integrato facilmente con i sistemi gestionali in uso e con il sito istituzionale palau.it. Il messo notificatore, con la massima semplicità, archivia i documenti già in formato elettronico e acquisisce tramite scanner i documenti cartacei. Tutti possono accedere ai contenuti senza autenticarsi, per facilitare l accesso alle informazioni. Palau.it Quest anno ha compiuto 10 anni. Fu pubblicato, infatti, alla fine del Oggi il sito istituzionale rappresenta indiscutibilmente un punto di riferimento. Con determinazione n. 125/2011, il Responsabile del Settore Affari Generali ha incaricato Telecom Italia S.p.A. di effettuare sul e per il sito queste attività: setup iniziale server e migrazione del sito; configurazione nuovi ambienti software per garantire una maggiore sicurezza dei dati; creazione dump automatico giornaliero dei data base dei 2 siti; back up quotidiano delle cartelle dei 2 siti; aggiornamento e configurazione del content management system Joomla installato su palau.it; configurazione/aggiornamento CMS sito; montaggio delle pagine del sito in 2 versioni (italiano/inglese); restyling grafico su un diverso template con codice html/css di qualità superiore; versione mobile per il frontend; registrazione del sito al dominio.gov.it, secondo le direttive ministero PA e DigitPA. Palauturismo.com. Con determinazione n. 336/2010, il Responsabile del Settore Affari Generali ha incaricato Telecom Italia S.p.A. di realizzare il sito ufficiale del turismo del Comune. Nel febbraio del 2011 è stato pubblicato on-line con il nome palauturismo.com. Con successiva determinazione n. 125/2011, ha affidato alla Telecom il compito di implementare il sito in argomento. Con una grafica gradevole, con percorsi intuitivi e contenuti sempre aggiornati grazie all ottimo lavoro dell Ufficio Turismo -, rappresenta sempre di più un punto di riferimento. Se si scrive Palau turismo nel motore di ricerca di google, questo sito è al primo posto: questo significa che è stato ottimamente indicizzato. Palauturismo su facebook, youtube e twitter L ufficio del Turismo si avvale di queste potenti reti sociali per dialogare con il mondo web. RISORSE ECONOMICHE PREVISTE DAL PEG PER LA COMUNICAZIONE 2011 Spese per pubbliche relazioni e per informazione sull attività del Comune: 5.000,00. Spese varie per attività di promozione turistica: 4.400,00. 6/8

7 OBIETTIVI AL 31 DICEMBRE 2011 Comunicati di pubblica utilità I comunicati di pubblica utilità sulla Nuova Sardegna sono stati, da gennaio a settembre 2011, 27. L obiettivo, nei prossimi 3 mesi, da ottobre a dicembre 2011, è quello di pubblicarne 18. Comunicati stampa Il personale dell ufficio di comunicazione ha la professionalità per rielaborare gli atti amministrativi in notizie. Palau.it L inserimento e l aggiornamento dei contenuti deve essere generata con il linguaggio html. La gestione dei contenuti con link ai pdf non consente di accedere al livello maggiore di informazione poiché, come è noto, i feed non leggono i pdf. Il feed web, o RSS feed, in italiano flusso RSS, è un'unità di informazioni formattata secondo specifiche (di genesi XML) stabilite precedentemente. Ciò per rendere interoperabile ed interscambiabile il contenuto fra le diverse applicazioni o piattaforme. Un flusso è usato per fornire agli utilizzatori una serie di contenuti aggiornati di frequente. I distributori del contenuto rendono disponibile il feed e consentono agli utenti di iscriversi. L'aggregazione consiste in un insieme di feed accessibili simultaneamente, ed è eseguita da un aggregatore Internet. Introduzione della diretta streaming per le sedute del Consiglio Comunale. Il servizio di live streaming, già utilizzato da altri comuni, consentirebbe di trasmettere in diretta su internet non solo le sedute del Consiglio Comunale, ma anche tutti gli eventi di particolare interesse pubblico che si svolgano nell aula consiliare. Le potenzialità della trasmissione in diretta streaming potrebbero essere quindi sfruttate in diverse occasioni, e questo contribuirebbe a creare e cementare un rapporto di reciproca fiducia e partecipazione tra l Amministrazione ed i cittadini. Stampa e televisioni Ristabilire un rapporto più diretto con i giornalisti. Organizzare conferenze stampa per dare maggior risalto all attività programmatica del Comune. Comunicazione e condivisione È auspicabile un incontro tra tutti i Responsabili di Settore e l Ufficio di Comunicazione, per un confronto collegiale sulle attività di informazione: sviluppare un linguaggio condiviso e comprensibile agli interlocutori esterni. Sviluppo della cultura della comunicazione Fare corsi di tecniche di comunicazione, con lo scopo di aumentare la capacità di comunicare efficacemente, così da ridurre lo stress, gli errori e le incomprensioni e, di conseguenza, ottenere una maggiore produttività. Indagini di customer satisfaction sulla qualità dei servizi, attraverso questionari distribuiti ai cittadini. Comunicazione interna creare coesione e senso di appartenenza, attraverso la diffusione di informazioni all interno dell ente, raccogliendo informazioni per fornire risposte immediate e concrete ai cittadini. Comunicazione esterna stimolare, educare e coinvolgere i cittadini alla partecipazione, favorire istanze e proposte per migliorare Palau. Rapporti con i referenti politici (Sindaco, Assessori o Consiglieri delegati) Sono costantemente in contatto col territorio e sono sempre consultati ogni volta che deve essere pubblicizzata un iniziativa nella quale sono coinvolti. Occorre migliorare il rapporto tra i referenti della comunicazione e quelli della politica, per un informazione neutrale, chiara, corretta ed efficace. 7/8

8 CONSIDERAZIONI FINALI E importante sottolineare che il Piano di Comunicazione, una volta approvato ed acquisito come strumento da parte dell Amministrazione, non deve rimanere solo una relazione sterile e improduttiva di risultati, fatta solo ed esclusivamente per ottemperare agli obblighi della legge 150/2000. Affinché esso trovi concreta attuazione, è necessaria la partecipazione e la collaborazione attiva di tutta l organizzazione comunale, e non solo del personale addetto alla comunicazione. 8/8

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