POLICY ANTIRICICLAGGIO E ANTITERRORISMO

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1 POLICY ANTIRICICLAGGIO E ANTITERRORISMO Cnsigli di Amministrazine del 29 lugli 2014

2 INDICE 1 Intrduzine Struttura del dcument Destinatari del dcument Respnsabilità del dcument 4 2 Definizine di riciclaggi e finanziament del terrrism Dispsizini nrmative di riferiment Linee guida Adeguata verifica della clientela (CDD) Obblighi generali di adeguata verifica Obblighi semplificati di adeguata verifica Obblighi raffrzati di adeguata verifica Obblighi di astensine Misure di cntrast al terrrism Attività di mnitraggi della clientela: l apprcci basat sul rischi Rischi sanzinatri e reputazinali Obblig di registrazine e cnservazine dei dati Registrazine Cnservazine Prcedure rganizzative e misure di cntrll intern Segnalazine di perazini sspette La frmazine dei dipendenti, cllabratri e cmpnenti della rete di vendita 16 2

3 1 Intrduzine Il riciclaggi di denar prveniente da azini illegali rappresenta un dei più gravi fenmeni criminali e cstituisce un fattre di frte inquinament per l inter sistema ecnmic: il reinvestiment dei prventi illeciti in attività legali alteran prfndamente i meccanismi di mercat, inquinan il sistema finanziari inficiand l efficienza e la crrettezza del sistema ecnmic in generale. Banca Medilanum S.p.A. (in seguit anche Banca ) e le scietà del Grupp Bancari sn frtemente impegnate nell evitare che i prdtti e i servizi fferti sian utilizzati per finalità criminali di riciclaggi e di finanziament del terrrism. La Banca ha predispsta la "Plicy Antiriciclaggi e Antiterrrism", che si inserisce nel più ampi sistema dei cntrlli interni della Banca vlti a garantire il rispett della nrmativa vigente, cstituend il dcument base dell inter sistema dei presidî antiriciclaggi del Grupp Bancari. La Plicy cntiene altresì una intrduzine esplicativa della nrmativa generale, delle circlari e le cmunicazini emanate dalla Banca medesima. Gli elementi fndamentali della "Plicy Antiriciclaggi e Antiterrrism" sn i seguenti: identificazine di tutti i clienti e degli eventuali titlari effettivi cn cui la Banca intrattiene rapprti; verifica del prfil di rischi di ciascun cliente; bblighi raffrzati di adeguata verifica in cas di accensine di rapprti da parte di persne pliticamente espste (P.E.P.), in qualità di cliente e/ di titlare effettiv. Le P.E.P. sn le persne fisiche residenti in altri Stati cmunitari in Stati extracmunitari, che ccupan hann ccupat nei precedenti 12 mesi, imprtanti cariche pubbliche, nnché i lr familiari diretti clr cn i quali tali persne intrattengn ntriamente stretti legami, individuate sulla base dei criteri di cui all'allegat tecnic del D. Lgs. 231/2007; bblighi raffrzati di adeguata verifica anche nel cas di instaurazine di rapprti cn enti creditizi finanziari situati in un Stat extracmunitari, che NON impnga bblighi equivalenti a quelli previsti dalle Direttive emanate in materia; analisi di tutte le perazini che pssn essere cllegate ad perazini di riciclaggi di finanziament del terrrism; blcc delle perazini e dei rapprti per i quali sia accertata la partecipazine di sggetti inseriti nelle liste terrristi ; rifiut dell apertura di qualunque rapprt e dell esecuzine di perazini in cas di mancanza della dcumentazine prevista in cas di dcumentazine nn veritiera; il rifiut si estende ai casi di sspett nella partecipazine del ptenziale cliente in attività terrristiche; rifiut di instaurare rapprti cn le csiddette shell banks ; immediata cmunicazine all Unità di Infrmazine Finanziaria (la Financial Intelligence Unit italiana) in tutti i casi in cui ciò sia dvut; frmazine peridica di dipendenti e cllabratri della Banca, finalizzata a cnseguire un aggirnament su base cntinuativa delle dispsizini rilevanti in materia di cntrast al riciclaggi e al finanziament del terrrism. Gli elementi spra elencati basati sui più elevati standard di cntrast del riciclaggi e del finanziament del terrrism sn indergabili: agli stessi il management, i dipendenti e i cllabratri tutti sn bbligati ad attenersi, per evitare il cinvlgiment della Banca in fenmeni di riciclaggi e di finanziament del terrrism internazinale che pssan danneggiarne la reputazine e la stabilità. 3

4 1.1 Struttura del dcument La presente Plicy si cmpne cmplessivamente di quattr capitli, di cui il prim cntenente l intrduzine. Di seguit sn descritte sinteticamente le principali tematiche trattate in gni capitl successiv. Capitl 2: il capitl descrive in md sintetic la definizine dei termini riciclaggi e di finanziament del terrrism. Capitl 3: il capitl descrive le principali dispsizini nrmative di riferiment, sia nazinali sia internazinali. Capitl 4: il capitl illustra le mdalità di gestine dei rischi di riciclaggi e di finanziament al terrrism press Banca Medilanum; biettiv del capitl è descrivere le sluzini metdlgiche adttate per la gestine e cntrll dei citati rischi. 1.2 Destinatari del dcument Il presente dcument, apprvat dal Cnsigli di Amministrazine di Banca Medilanum S.p.A., viene diffus, per quant di cmpetenza, a tutte le Unità Organizzative della Banca e a tutte le Scietà appartenenti al Grupp Bancari. 1.3 Respnsabilità del dcument La presente Plicy è apprvata dal Cnsigli di Amministrazine della Banca. Iniziative di aggirnament e di revisine strardinaria del dcument nnché la trasmissine degli adeguamenti alle Scietà del Grupp per il tramite della Segreteria Generale sn di respnsabilità ultima del Cnsigli di Amministrazine della Banca, su prpsta della Funzine Antiriciclaggi. 4

5 2 Definizine di riciclaggi e finanziament del terrrism La definizine del termine «riciclaggi» adttata dal nstr legislatre 1, cnfrmemente a quant indicat a livell cmunitari, riprende quella data dalla Cnvenzine delle Nazini Unite del 1998 cntr il traffic illecit di stupefacenti, e cnsiste in ciascuna delle seguenti attività: a) la cnversine il trasferiment di beni, effettuati essend a cnscenza che essi prvengn da un'attività criminsa da una partecipazine a tale attività, all scp di ccultare dissimulare l'rigine illecita dei beni medesimi di aiutare chiunque sia cinvlt in tale attività a sttrarsi alle cnseguenze giuridiche delle prprie azini; b) l'ccultament la dissimulazine della reale natura, prvenienza, ubicazine, dispsizine, mviment, prprietà dei beni dei diritti sugli stessi, effettuati essend a cnscenza che tali beni prvengn da un'attività criminsa da una partecipazine a tale attività; c) l'acquist, la detenzine l'utilizzazine di beni essend a cnscenza, al mment della lr ricezine, che tali beni prvengn da un'attività criminsa da una partecipazine a tale attività; d) la partecipazine ad un degli atti di cui alle lettere precedenti, l'assciazine per cmmettere tale att, il tentativ di perpetrarl, il fatt di aiutare, istigare cnsigliare qualcun a cmmetterl il fatt di agevlarne l'esecuzine. Il riciclaggi è slitamente rappresentat cme un prcess in tre stadi: intrduzine (placement): stratificazine (layering): impieg (integratin): i prventi da reat, anche nn clps, mediante una serie di perazini, vengn racclti e cllcati press istituzini finanziarie e/ nn finanziarie; è attuat mediante il cmpiment di una serie di perazini finanziarie cmplesse, anche apparentemente nn cllegate tra di lr, dirette ad staclare la ricstruzine dei flussi finanziari; si riutilizzan i prventi delle attività criminali nell ecnmia legale in md tale da apparire frmalmente di rigine legale. I tre stadi nn sn statici e pssn svrapprsi: l utilizz delle istituzini finanziarie per finalità criminali può avvenire in un qualunque degli stadi spra descritti. Per «finanziament del terrrism» si intende qualsiasi attività diretta, cn qualsiasi mezz, alla racclta, alla prvvista, all'intermediazine, al depsit, alla custdia all'ergazine di fndi di risrse ecnmiche, in qualunque md realizzati, destinati ad essere, in tutt in parte, utilizzati al fine di cmpiere un più delitti cn finalità di terrrism in gni cas diretti a favrire il cmpiment di un più delitti cn finalità di terrrism previsti dal cdice penale, e ciò indipendentemente dall'effettiv utilizz dei fndi e delle risrse ecnmiche per la cmmissine dei delitti anzidetti 2. 1 D. Lgs. 231/2007, art. 2, c D. Lgs. 109/2007, art. 1, c. 1. 5

6 3 Dispsizini nrmative di riferiment Il riciclaggi dei prventi illeciti (ssia la riutilizzazine di denar frutt di attività illecite in attività legali) nn cnsce limiti né barriere nazinali. È favrit dall apertura dei mercati, cme, del rest, l sn gli scambi finanziari e cmmerciali legali. La presenza di mercati sempre più vasti favrisce, quindi, anche l ecnmia criminale. La glbalizzazine dei mercati, la crescente velcizzazine delle transazini finanziarie e il prcess cmunitari di integrazine del mercat agiscn da acceleratre ecnmic anche per le imprese criminali. Glbalizzazine dell ecnmia e glbalizzazine della criminalità vann, dunque di pari pass e richiedn regle unifrmi a livell internazinale. Per quest mtiv, le strategie di prevenzine e di cntrast del riciclaggi e, quindi, anche le discipline giuridiche che ne sn espressine, sn sempre più internazinali 3, tendenti ad evitare che, in un mercat sempre più apert e cncrrenziale, chi mvimenta fndi di prvenienza illecita pssa apprfittare delle lacune nelle reti di prtezine predispste dai vari Paesi. Va sttlineat che vi sn ad ggi delle aree gegrafiche e territri la cui reglamentazine nn è ancra in linea cn le best practises internazinali e nei cui cnfrnti vann applicati cntrlli antiriciclaggi più severi, calibrati sul più elevat rischi. Cnseguentemente, gli intermediari devn frnteggiare crescenti rischi legali e reputazini derivanti dal pssibile cinvlgiment in perazini illecite. Dal punt di vista di nrmativa cmunitaria, nell ambit della prevenzine del riciclaggi, le principali dispsizini sn le Direttive cmunitarie 91/308/CEE e 2001/97/CE e, da ultim, la Direttiva 2005/60/CE (relativa alla prevenzine dell'us del sistema finanziari a scp di riciclaggi dei prventi di attività criminse e di finanziament del terrrism cd. III Direttiva Antiriciclaggi) che abrga le prime due, intrducend significative mdifiche al sistema antiriciclaggi ed allineand la disciplina eurpea agli standards cntenuti nelle Raccmandazini del GAFI del Per quant invece attiene il cntrast al finanziament del terrrism, la Direttiva di riferiment è la 2006/70/CE, recante misure di esecuzine della direttiva 2005/60/CE. In attuazine delle predette Direttive, il legislatre italian ha emanat i seguenti decreti: il Decret legislativ 21 nvembre 2007, n. 231: Attuazine della direttiva 2005/60CE cncernente la prevenzine dell utilizz del sistema finanziari a scp di riciclaggi dei prventi di attività criminse e di finanziament del terrrism nnché della direttiva 2006/70/ce che ne reca misure di esecuzine, il quale ha rirdinat l interna nrmativa di prevenzine del riciclaggi di denar; il Decret legislativ 22 giugn 2007, n. 109: "Misure per prevenire, cntrastare e reprimere il finanziament del terrrism e l'attività' dei Paesi che minaccian la pace e la sicurezza internazinale, in attuazine della direttiva 2005/60/CE". Il Decret cntiene misure per prevenire e reprimere il finanziament del terrrism, cnferend maggire sistematicità agli bblighi che gli intermediari sn tenuti ad asslvere in cas di cntatt cn sggetti sspettati di cinvlgiment in attività terrristiche. Da un punt di vista reglamentare, la Banca d Italia ha emanat le Indicazini perative per l esercizi di cntrlli raffrzati cntr il finanziament dei prgrammi di prliferazine di armi di distruzine di massa (maggi 2009) e il Prvvediment recante gli indicatri di anmalia per gli intermediari (agst 2010). 3 Per maggiri apprfndimenti in materia si rimanda a Lineamenti della disciplina internazinale di prevenzine e cntrast del riciclaggi e del finanziament del terrrism, a cura di M. Cndemi e F. De Pasquale, in Quaderni di Ricerca Giuridica, Banca d Italia,

7 Tra gli ulteriri prvvedimenti reglamentari, si ricrdan i mdelli e gli schemi rappresentativi di cmprtamenti anmali sul pian ecnmic e finanziari riferibili a pssibili attività di riciclaggi di finanziament del terrrism, emanati dall Unità di Infrmazine Finanziaria; il Decret del Minister Ecnmica e Finanze del 1 febbrai 2013, pubblicat sulla GU Serie Generale n. 37 del cn cui sn stati individuati gli Stati extracmunitari e dei territri stranieri che impngn bblighi equivalenti a quelli previsti dalla Direttiva 2005/60/CE del Parlament eurpe e del Cnsigli del 26 ttbre 2005; la Circlare interpretativa del Minister dell'ecnmia e delle finanze del 30 lugli 2013 in merit all articl 23 del decret legislativ 21 nvembre 2007, n. 231, cme mdificat dal decret legislativ 19 settembre 2012, n. 169; ed il Decret n. 95 del Minister dell'ecnmia e delle finanze del 19 maggi 2014, pubblicat sulla GU Serie Generale n. 150 del 01 lugli 2014, riprtante il Reglament recante nrme di attuazine del sistema pubblic di prevenzine, sul pian amministrativ, delle frdi nel settre del credit al cnsum, cn specific riferiment al furt d'identità in ttemperanza all art. 30-ter del D.Lgs. n.141 del 13 agst 2010 recante attuazine della direttiva 2008/48/CE già mdificat dal D.Lgs. n. 64 dell scrs 11 aprile Si segnala il Prvvediment recante dispsizini attuative in materia di rganizzazine, prcedure e cntrlli interni vlti a prevenire l utilizz degli intermediari e degli altri sggetti che svlgn attività finanziaria a 2 fini di riciclaggi e di finanziament del terrrism, ai sensi dell art. 7 cmma 2 del Decret Legislativ 21 nvembre 2007, n. 231, emanat da Banca d Italia, d intesa cn Cnsb e ISVAP il 10 marz 2011, al quale Banca Medilanum ha dat prnta attuazine. Si segnalan, da ultim, i recenti Prvvedimenti emanati da Banca d Italia il 3 aprile 2013 ed entrati in vigre il prim gennai 2014, recanti dispsizini attuative, rispettivamente: in materia di adeguata verifica della clientela, ai sensi dell art. 7, cmma 2, del Decret Legislativ 21 nvembre 2007, n. 231; per la tenuta dell archivi unic infrmatic e per le mdalità semplificate di registrazine di cui all articl 37, cmmi 7 e 8, del Decret Legislativ 21 nvembre 2007, n Rispett al passat, l impstazine della reglamentazine realizza un anticipazine della sglia di tutela: le regle impste agli peratri a presidi della piena e adeguata cnscenza della clientela vengn dettagliate e raffrzate, sin a prevedere che, nell iptesi in cui nn si verifichi una piena infrmativa tra le parti, il rapprt nn debba essere instaurat interrtt. Tra le dispsizini nrmative interne, si ricrdan in particlare: il Cdice Etic; il Mdell rganizzativ ex D. Lgs. 231/2001 in cui sn specificati i meccanismi di cntrll preventiv e successiv adttati per identificare le perazini che pssiedn caratteristiche anmale e segnalare sia cndtte rientranti nelle aree di rischi del riciclaggi e del finanziament del terrrism, sia strumenti di tempestiv intervent nel cas in cui si ricnscan eventuali anmalie; il Reglament del prcess di gestine del rischi di riciclaggi e di cntrast al finanziament del terrrism cn cui sn definiti i prcessi e le attività svlte dalla Banca per l asslviment degli bblighi in materia di antiriciclaggi e di cntrast al finanziament del terrrism; la Prcedura sui presidi di cntrll a cntrast del riciclaggi e del finanziament del terrrism, in cui è descritt il sistema integrat dei cntrlli interni di Banca a presidi dei rischi di riciclaggi e di finanziament del terrrism, e, in md dettagliat, i presidi previsti e le prcedure predispste dall Uffici Antiriciclaggi. 7

8 Tale cmpless nrmativ, perativ e prcedurale è finalizzat nn sl ad adempiere alle indergabili dispsizini di legge, ma anche ad evitare il cinvlgiment anche incnsapevle della Banca in fatti di riciclaggi e terrrism. 8

9 4 Linee guida La plitica di prevenzine del riciclaggi e del finanziament del terrrism del Grupp Medilanum si fnda: sull appggi istituzinale ed il cinvlgiment di tutti i livelli rganizzativi; su una nrmativa interna più esigente rispett agli standard ufficiali; sull analisi delle transazini effettuata da chi realmente cnsce la clientela; sul rigre e la prfndità nell analisi delle perazini sspette; sulla revisine sistematica e permanente delle scietà del Grupp e delle crdinate estere; sull appggi cntinu all Internal Auditing e alla Frmazine; sulla prirità che si dà alla prevenzine rispett agli interessi cmmerciali. La prevenzine del riciclaggi ha un rul strategic per l'azine di repressine di fenmeni criminali ed è basata sui seguenti principî: adeguata verifica della clientela vver Custmer Due Diligence; registrazine e cnservazine dei dati relativi ai rapprti cntinuativi e alle perazini; adzine di adeguate prcedure rganizzative e misure di cntrll intern; segnalazine di perazini sspette. Di seguit si frniscn le linee guida per l adempiment degli bblighi in md cnfrme alle dispsizini nrmative. 4.1 Adeguata verifica della clientela (CDD) Gli bblighi in materia di adeguata verifica della clientela (custmer due diligence nel test inglese della III Direttiva) si articlan su tre livelli: bblighi generali, raffrzati e semplificati illustrati nei paragrafi seguenti. L bblig di adeguata verifica riguarda nn sl i nuvi clienti, in relazine ai quali deve essere sservat prima di instaurare un rapprt cntinuativ di eseguire un perazine ccasinale, ma anche i clienti già acquisiti (in relazine ai quali ccrre dar crs all adeguata verifica al prim cntatt utile e cmunque entr i limiti previsti per la rispettiva fascia di rischi). L bblig spra descritt impne alla Banca di identificare i clienti e i titlari effettivi dei clienti e di verificarne l identità, di cmprendere la natura del rapprt d affari e di esercitare un cntrll cstante nel crs del rapprt cntinuativ. Nel cas dell bblig raffrzat di adeguata verifica, la Banca deve intraprendere ulteriri azini, da pnderarsi in funzine del rischi del cliente / rapprt cntinuativ. L bblig semplificat di adeguata verifica permette alla Banca di applicare a taluni tipi di clienti / rapprti cntinuativi misure semplificate. Può dirsi quindi che l adeguata verifica della clientela nn cnsiste in una misura islata ed istantanea ma piuttst in un prcess cmpst dal succedersi di mlteplici misure. Di queste, alcune si cnsuman dp la prima applicazine (csì l identificazine e la verifica dell identità), altre invece sn destinate a ricevere applicazine cntinua per tutt il crs della durata del rapprt d affari (csì, sprattutt, il mnitraggi delle perazini cmpiute e il prfil ecnmic-prfessinale del cliente). 9

10 La Banca, qualra nn fsse in grad di adempiere gli bblighi di adeguata verifica della clientela, nn instaura rapprti cntinuativi né esegue perazini e, se del cas, prcede all estinzine del rapprt cntinuativ già in essere Obblighi generali di adeguata verifica Gli bblighi generali cnsistn nelle seguenti attività: a) identificare il cliente e verificarne l'identità sulla base di dcumenti, dati infrmazinittenuti da una fnte affidabile e indipendente; b) identificare l'eventuale titlare effettiv 4 e verificarne l'identità; c) ttenere infrmazini sull scp e sulla natura prevista del rapprt cntinuativ della prestazine prfessinale; d) svlgere un cntrll cstante nel crs del rapprt cntinuativ della prestazine prfessinale. Tali attività si realizzan per tutti i nuvi clienti, nnché previa valutazine del rischi presente ai clienti già acquisiti e, in particlare, nei seguenti casi: a) quand si instaura un rapprt cntinuativ; b) quand si esegun perazini ccasinali, dispste dai clienti, che cmprtin la trasmissine la mvimentazine di mezzi di pagament di imprt pari superire ai limiti impsti dalla legge, indipendentemente dal fatt che sian effettuate cn una perazine unica cn più perazini che appain cllegate frazinate; c) quand vi é sspett di riciclaggi di finanziament del terrrism, indipendentemente da qualsiasi derga, esenzine sglia applicabile; d) quand vi sn dubbi sulla veridicità sull'adeguatezza dei dati precedentemente ttenuti ai fini dell'identificazine di un cliente. Le mdalità prescritte per l esecuzine delle attività di adeguata verifica sn le seguenti: a) l'identificazine e la verifica dell'identità del cliente e del titlare effettiv è svlta, in presenza del cliente, mediante un dcument d'identità nn scadut tra quelli nrmativamente previsti, prima dell'instaurazine del rapprt cntinuativ. Qualra il cliente sia una scietà un ente deve essere verificata l'effettiva esistenza del ptere di rappresentanza degli esecutri e degli stessi sn acquisite le infrmazini necessarie per verificarne l'identità; b) l'identificazine e la verifica dell'identità del titlare effettiv è effettuata cntestualmente all'identificazine del cliente e impne, per le persne giuridiche, i trust e sggetti giuridici analghi, l'adzine di misure adeguate e cmmisurate alla situazine di rischi per cmprendere la struttura di prprietà e di cntrll del cliente. Per i trust e le psizini fiduciarie, nnché per le persne giuridiche da quelli partecipati, sn previste misure raffrzate di verifica del titlare effettiv; c) il cntrll cstante nel crs del rapprt cntinuativ si attua verificand che le transazini realizzate dal cliente sian cmpatibili cn la cnscenza che la Banca ha dell stess, delle sue 4 Nel nuv Prvvediment sull adeguata verifica, Banca d Italia ha frnit una nuva definizine di titlare effettiv che include nel prpri perimetr anche il csiddett titlare effettiv di cliente-persna fisica; nell specific, per titlare effettiv il Reglatre identifica: 1) la persna fisica le persne fisiche per cnt delle quali il cliente realizza un'perazine (in breve, titlare effettiv sub 1 ); 2) nel cas in cui il cliente e/ il sggett per cnt del quale il cliente realizza un perazine sian entità diverse da una persna fisica, la persna fisica le persne fisiche che, in ultima istanza, pssiedn cntrllan l entità vver ne risultan beneficiari secnd i criteri di cui all Allegat tecnic del decret antiriciclaggi (in breve, titlare effettiv sub 2 ). 10

11 attività cmmerciali e del su prfil di rischi, avend riguard, se necessari, all'rigine dei fndi e tenend aggirnati i dcumenti, i dati le infrmazini detenute. Si precisa che l'assunzine dei dati identificativi deve essere effettuata nei cnfrnti dei seguenti sggetti: per i rapprti intestati a persne fisiche (cmprese le cintestazini): tutti gli intestatari; gli eventuali esecutri; gli eventuali incaricati/esibitri abilitati a cmpiere determinate perazini di sprtell in virtù di specifiche autrizzazini; per i rapprti intestati a persne giuridiche e a ditte individuali: In particlare: i sggetti persne giuridiche ed il sggett abilitat che ha prvvedut all'apertura del rapprt; le "ditte individuali" ed il titlare della ditta individuale; gli eventuali esecutri: ltre all acquisizine dei sui dati identificativi, sn acquisite infrmazini circa la sussistenza del ptere di rappresentanza; gli eventuali incaricati/esibitri abilitati a cmpiere determinate perazini di sprtell in virtù di specifiche autrizzazini; i titlari effettivi della persna giuridica. l integrazine dei dati deve essere cmpiuta cn riferiment sia a tutti i titlari dei rapprti (minri cmpresi), sia a tutti gli esecutri individuati sui rapprti in essere. Ne deriva che, in cas di rapprti cintestati, la mancata integrazine nei cnfrnti di un dei predetti sggetti cmprta l indispnibilità del rapprt anche nei riguardi degli altri, indipendentemente dalla facltà di dispsizine dei fndi (disgiunta cngiunta); analgamente, nell iptesi di rapprti intestati a persne giuridiche, l incmpletezza dei dati cn riferiment ad un sl degli esecutri, pregiudica l peratività anche per gli altri, pur avend questi ultimi frnit gli estremi richiesti dalla legge; nel cas di rapprti nminativi intestati ai minri ccrre acquisire il cdice fiscale (richiedibile anche per tutti i minri) ed un dcument d identità; in cas di rapprti intestati a enti, assciazini scietà l acquisizine dei dati deve riguardare, ltre che l ente, anche il legale rappresentante che ha prvvedut all accensine dei rapprti, nnché tutti gli esecutri e i titlari effettivi; nel cas di rganizzazini nn prfit, è acquisita anche l infrmazine circa la classe di beneficiari cui si rivlgn le attività svlte (ad es. senza tett, disabili, vittime di catastrfi naturali e di guerre, ecc.) Obblighi semplificati di adeguata verifica Gli bblighi semplificati sn applicabili quand il cliente rientra nelle seguenti categrie: 1. sggetti di cui all art. 25, cmma 1, D. Lgs. 231/2007; 2. un uffici della Pubblica Amministrazine vver una istituzine un rganism che svlge funzini pubbliche cnfrmemente al trattat sull Unine eurpea, ai trattati sulle Cmunità eurpee al diritt cmunitari derivat; 3. sggetti per i quali il Minister dell ecnmia e delle finanze cn prpri decret, sentit il Cmitat di sicurezza finanziaria, abbia autrizzat l applicazine, in tutt in parte, di misure semplificate ai sensi dell art. 26 del D. Lgs. 231/2007. In cas di applicazine degli bblighi semplificati, la Banca verifica cmunque se il cliente può men beneficiare di tale semplificazine. Qualra si abbia mtiv di ritenere che l identificazine effettuata nn 11

12 sia attendibile, vver nn cnsenta l acquisizine delle infrmazini necessarie, nn sarà pssibile applicare gli bblighi semplificati. Gli bblighi semplificati sn altresì applicabili cn riferiment ai seguenti prdtti: 1. cntratti di assicurazine-vita, il cui premi annuale nn ecceda i eur il cui premi unic sia di imprt nn superire a eur; 2. frme pensinistiche cmplementari disciplinate dal D. Lgs. 252/2005, a cndizine che esse nn prevedan clausle di riscatt diverse da quelle di cui all articl 14 del medesim decret e che nn pssan servire da garanzia per un prestit al di furi delle iptesi previste dalla nrmativa vigente; 3. regimi di pensine bbligatria e cmplementare sistemi simili che versin prestazini di pensine, per i quali i cntributi sian versati tramite deduzine dal reddit e le cui regle nn permettan ai beneficiari, se nn dp il decess del titlare, di trasferire i prpri diritti; 4. mneta elettrnica quale definita nell'articl 1, cmma 2, lettera h-ter), del TUB, nel cas in cui, se il dispsitiv nn è ricaricabile, l'imprt massim memrizzat sul dispsitiv nn ecceda 250 eur, ppure nel cas in cui, se il dispsitiv è ricaricabile, sia impst un limite di eur sull'imprt ttale trattat in un ann civile, fatta eccezine per i casi in cui un imprt pari superire a eur sia rimbrsat al detentre nell stess ann civile ai sensi dell'articl 3 della direttiva 2000/46/CE vver sia effettuata una transazine superire a eur, ai sensi dell'articl 3, paragraf 3, del reglament (CE) n. 1781/2006; 5. qualunque altr prdtt transazine caratterizzat da un bass rischi di riciclaggi di finanziament del terrrism che sddisfi i criteri tecnici stabiliti dalla Cmmissine eurpea a nrma dell'articl 40, paragraf 1, lettera b), della direttiva, se autrizzat dal Ministr dell'ecnmia e delle finanze cn le mdalità di cui all'articl Obblighi raffrzati di adeguata verifica Gli bblighi raffrzati di adeguata verifica devn essere applicati ai clienti che presentan un più elevat prfil di rischi di riciclaggi finanziament del terrrism e, cmunque, nei casi di seguit riprtati: peratività a distanza; apertura di rapprti di cnti di crrispndenza cn enti crrispndenti di Stati extracmunitari; apertura di rapprti da parte di persne pliticamente espste 5 ; perazini di versament di cntanti valri prvenienti da altri Stati; peratività cn bancnte di grss tagli; qualra sia inviata alla Unità di Infrmazine Finanziaria di Banca d Italia (UIF) la segnalazine di perazine sspetta; in tutti i casi in cui l impne l apprcci basat sul rischi di Banca (vedi infra 4.1.6) Obblighi di astensine Qualra la Banca nn fsse in grad di rispettare gli bblighi di adeguata verifica, nn instaura il rapprt cntinuativ e/ impedisce l esecuzine di perazini. 5 Le P.E.P. sn le persne le persne fisiche residenti in altri Stati cmunitari in Stati extracmunitari, che ccupan, hann ccupat nei precedenti 12 mesi, imprtanti cariche pubbliche, nnché i lr familiari diretti clr cn i quali tali persne intrattengn ntriamente stretti legami, individuate sulla base dei criteri di cui all'allegat tecnic del D. Lgs. 231/

13 In questi casi, la Banca valuterà se effettuare una segnalazine alla UIF. Prima di effettuare la segnalazine di perazine sspetta alla UIF e al fine di cnsentire l eventuale esercizi del ptere di sspensine di cui all articl 6, cmma 7, lettera c), la Banca si asterrà dall eseguire le perazini per le quali si sspetta vi sia una relazine cn il riciclaggi cn il finanziament del terrrism. Nei casi in cui l'astensine nn sia pssibile in quant sussiste un bblig di legge di ricevere l'att vver l'esecuzine dell'perazine per sua natura nn pssa essere rinviata l'astensine pssa staclare le indagini, per la Banca permane l bblig di immediata segnalazine di perazine sspetta ai sensi dell articl 41 del D. Lgs. 231/2007. Nel cas in cui nn sia pssibile rispettare gli bblighi di adeguata verifica relativamente a rapprti cntinuativi già in essere per perazini in crs di realizzazine, la Banca pne fine al rapprt all esecuzine dell perazine e restituisce al cliente i fndi, gli strumenti e le altre dispnibilità finanziarie di sua spettanza, liquidandne il relativ imprt tramite bnific su un cnt crrente bancari indicat dal cliente stess. Il trasferiment dei fndi è accmpagnat da un messaggi che indica alla cntrparte bancaria che le smme sn restituite al cliente per l'impssibilità di rispettare gli bblighi di adeguata verifica della clientela (cfr. art. 23, cmma 1-bis del decret antiriciclaggi). Gli bblighi di astensine all instaurazine di rapprti cntinuativi si estendn anche: agli enti creditizi finanziari situati in un Stat extracmunitari, che NON impnga bblighi equivalenti a quelli previsti dalle Direttive emanate in materia; alle shell banks, in qualunque lcalità sian situate Misure di cntrast al terrrism Il Grupp Bancari, al fine di assicurare il crrett adempiment degli bblighi e divieti previsti dalla nrmativa vigente in materia di antiterrrism: si rifiuta di cmpiere perazini che cinvlgan a qualunque titl (presentatri, rdinanti beneficiari) sggetti inseriti nei Reglamenti CE in prvvedimenti delle autrità nazinali; trasmette le segnalazini di perazini sspette di finanziament al terrrism all UIF; effettua in via autmatizzata cntrlli anagrafici e effettua cnfrnti cn i nminativi presenti nelle liste frnite dall ONU e dai Reglamenti CE; cntrlla cstantemente le liste e i relativi aggirnamenti e la crrispndenza delle stesse cn gli elenchi pubblicati dalle autrità; blcca tutti i rapprti per i quali sia accertata la partecipazine di sggetti inseriti nelle liste terrristi Attività di mnitraggi della clientela: l apprcci basat sul rischi Cme previst dalle dispsizini nrmative, la Banca realizza le attività previste in materia di adeguata verifica in base all apprcci basat sul rischi assciat al cliente al tip di rapprt / perazine che si intende instaurare / eseguire. I criteri utilizzati per la determinazine del rischi presente assciat ad un determinat cliente / rapprt cntinuativ / perazine, sn i seguenti: cn riferiment al cliente: (a) la natura giuridica e le caratteristiche del cliente; (b) l attività prevalentemente svlta e gli interessi ecnmici; (c) il cmprtament tenut al mment del cmpiment dell'perazine dell'instaurazine del rapprt cntinuativ; (d) l area di interesse del cliente della cntrparte; 13

14 cn riferiment al rapprt cntinuativ / perazine: (a) la tiplgia del rapprt cntinuativ dell perazine; (b) le mdalità di instaurazine e svlgiment del rapprt cntinuativ dell perazine; (c) l ammntare; (d) la frequenza delle perazini e la durata del rapprt cntinuativ; (e) la raginevlezza del rapprt cntinuativ dell perazine in rapprt all attività svlta dal cliente; (f) l area gegrafica di destinazine dei fndi degli strumenti finanziari ggett del rapprt cntinuativ dell perazine; (g) l effettuazine dell perazine in cntanti. I presidi infrmatici a dispsizine della Banca permettn di determinare, sulla base dell elabrazine dei dati e delle infrmazini acquisite in sede di censiment anagrafic, di accensine di rapprti cntinuativi di esecuzine di perazini ccasinali e di mnitraggi dell peratività psta in essere, un punteggi rappresentativ del livell di rischi di riciclaggi di finanziament del terrrism e di classificare i clienti in md da pter eseguire, nei lr cnfrnti, verifiche più men incisive e cmmisurate ad una delle quattr tiplgie di prfil di rischi: I rischi irrilevante B rischi bass M rischi medi A rischi alt Sulla base del prfil di rischi attribuit attravers il GIANOS GPR, la Banca ha definit la frequenza rdinaria di aggirnament della prfilatura del cliente; inltre, ve il prfil di rischi rilevat risulti medi alt, apprfndisce la cnscenza della clientela medesima in adempiment agli bblighi raffrzati di adeguata verifica e a tal fine adtta misure di cntrll raffrzate vlte a mnitrare cn particlare attenzine l evluzine del rapprt. In particlare: richiede infrmazini aggiuntive, anche mediante la prduzine di idnea dcumentazine, sull rigine dei fndi; nel cas di perazini di pagament, richiede, in tutti i casi in cui sia ritenut pprtun, infrmazini cmplete sull rdinante e sul beneficiari, anche attravers la verifica di dcumentazine cncernente la transazine cmmerciale cui il pagament si riferisce Rischi sanzinatri e reputazinali Gli adempimenti spra riprtati, finalizzati ad un crrett svlgiment delle attività di adeguata verifica della clientela, devn essere sservati cn diligenza da tutti i sggetti che gestiscn e amministran il rapprt cn la clientela, stante la crrelazine psta dal Decret Antiriciclaggi tra l entità dei rischi di riciclaggi e finanziament del terrrism e le misure di prevenzine adttate dai destinatari delle dispsizini; e quest nn sl in fase di apertura di un nuv rapprt al cmpiment di un perazine ccasinale, ma cstantemente nel crs della durata della relazine cn il cliente. Si specifica che, in cas di mancat rispett delle dispsizini in tema di adeguata verifica, si ptrebbe determinare sia l messa segnalazine di perazini sspette, cn la cnseguente applicazine delle sanzini (dall 1 al 40% dell imprt dell perazine nn segnalata) previste in cap al Respnsabile dell messa segnalazine, sia un dann reputazinale in cap nn sl alla Banca ma anche alla Capgrupp Medilanum S.p.A.. Si ricrda infine che, in cas di nn crretta applicazine degli bblighi di adeguata verifica, ulteriri rischi sn legati alle eventuali sanzini applicabili alla Banca a titl di respnsabilità amministrativa delle persne giuridiche, ai sensi del D. Lgs. 231/

15 4.2 Obblig di registrazine e cnservazine dei dati Registrazine Quant acquisit dalla Banca per asslvere agli bblighi di adeguata verifica della Clientela è registrat affinché pssa essere utilizzat per qualsiasi indagine su eventuali perazini di riciclaggi di finanziament del terrrism per crrispndenti analisi effettuate dagli Organi di vigilanza da qualsiasi altra Autrità cmpetente. A tal fine, la Banca ha istituit l Archivi Unic Infrmatic (AUI) nel quale sn registrate le seguenti infrmazini: cn riferiment ai rapprti cntinuativi: (i) la data di instaurazine, (ii) i dati identificativi del Cliente, unitamente alle generalità degli esecutri che pssn perare per cnt del titlare del rapprt e il cdice del rapprt ve previst; cn riferiment a tutte le perazini [di imprt pari superire a eur, indipendentemente dal fatt che si tratti di un'perazine unica di più perazini che appain cllegate frazinate]: (i) la data, (ii) la causale, (iii) l'imprt, (iv) la tiplgia dell'perazine, (v) i mezzi di pagament e i dati identificativi del sggett che effettua l'perazine e del sggett per cnt del quale eventualmente pera. Le infrmazini devn essere registrate tempestivamente e, cmunque, nn ltre il trentesim girn successiv al cmpiment dell perazine vver all apertura, alla variazine e alla chiusura del rapprt cntinuativ Cnservazine Per quant riguarda gli bblighi di adeguata verifica del Cliente, la Banca cnserva la cpia i riferimenti dei dcumenti richiesti, per un perid di dieci anni dalla fine del rapprt cntinuativ. Per quant riguarda le perazini e i rapprti cntinuativi, vengn cnservate le scritture e le registrazini, cnsistenti nei dcumenti riginali nelle cpie aventi analga efficacia prbatria nei prcedimenti giudiziari, per un perid di dieci anni dall'esecuzine dell'perazine dalla cessazine del rapprt cntinuativ. 4.3 Prcedure rganizzative e misure di cntrll intern Al fine di ttemperare alle dispsizini di legge temp per temp vigenti il Grupp bancari ha realizzat un mdell rganizzativ finalizzat a presidiare i rischi cnnessi alla ricettazine, riciclaggi e impieg di denar, beni utilità di prvenienza illecita. Banca Medilanum ha cstituit un frte presidi antiriciclaggi, l uffici Antiriciclaggi, cn cmpetenze sia di carattere prgettuale e di svilupp in relazine all evluzine sistemica, sia di gestine perativa della tematica, in grad di frnire cntributi prfessinali elevati. L Uffici Antiriciclaggi svlge i cmpiti dell mnima funzine, verificand nel cntinu che le prcedure aziendali sian cerenti cn l biettiv di prevenire e cntrastare la vilazine di nrme di eterreglamentazine (leggi e nrme reglamentari) e di autreglamentazine in materia di riciclaggi e di finanziament del terrrism e prpnend, se del cas alle funzini cmpetenti, specifici interventi per la risluzine delle carenze riscntrate. Cn specific riferiment al presidi della nrmativa in materia di antiriciclaggi e antiterrrism, l Uffici svlge la prpria attività in cerenza cn i principi cntenuti nella cmpliance plicy di Grupp. 15

16 È stata altresì frmalizzata l attribuzine della respnsabilità sia della Funzine Antiriciclaggi sia per l inltr delle segnalazini delle perazini sspette ex art. 41 del D. Lgs. 231/2007. Il più ampi sistema dei cntrlli interni vede infine l interazine e il cinvlgiment di numerse unità e funzini aziendali 6 che cn vari ruli e funzini cllabran al fine di garantire l efficacia e l adeguatezza del mdell di cntrll a presidi dei rischi di riciclaggi e di finanziament del terrrism. L interazine tra le varie funzini è realizzat attravers un adeguat e tempestiv sistema di idnei flussi infrmativi cerente cn la cmplessità della struttura, la tiplgia dei servizi e prdtti fferti nnché cn l entità del rischi assciabile alle caratteristiche della clientela. La verifica di adeguatezza dei presidî adttati dal Grupp rientra tra quelle che Banca d Italia è chiamata a svlgere sugli intermediati vigilati nell ambit del prcess di revisine e valutazine prudenziale, al fine di assicurare che essi acquisiscan massima cnsapevlezza dei pssibili risvlti di nn cnfrmità cnnessi cn l peratività aziendale. 4.4 Segnalazine di perazini sspette Qualra la Banca sspetti abbia raginevli mtivi per sspettare hann mtivi raginevli per sspettare che sian in crs che sian state cmpiute tentate perazini di riciclaggi di finanziament del terrrism, prcede all inltr di una segnalazine di perazine sspetta alla UIF ex art. 41 del D. Lgs. 231/2007. Le segnalazini sn effettuate senza ritard. Finché nn ha eseguit la segnalazine, la Banca si astiene dal cmpiere l'perazine, tranne che ciò nn sia pssibile tenut cnt della nrmale peratività, qualra pssa staclare le indagini. In questi casi la segnalazine è effettuata immediatamente dp aver eseguit l'perazine. Il sspett è desunt dalle caratteristiche, entità, natura dell'perazine da qualsiasi altra circstanza cnsciuta in ragine delle funzini esercitate, tenut cnt anche della capacità ecnmica e dell'attività svlta dal sggett cui é riferita, in base agli elementi a dispsizine acquisiti nell'ambit dell'attività svlta vver a seguit del cnferiment di un incaric. Al fine di agevlare l'individuazine delle perazini sspette, la Banca fa riferiment, in particlare, alle Istruzini perative per l individuazine di perazini sspette emanate e peridicamente aggirnate dell UIF. 4.5 La frmazine dei dipendenti, cllabratri e cmpnenti della rete di vendita Il Grupp Bancari, cnfrmemente alle dispsizini nrmative, rganizza prgrammi interni di frmazine in materia di prevenzine del riciclaggi rivlti a tutt il persnale (dipendenti, cllabratri e cmpnenti della rete di vendita) al fine di diffndere all intern dell azienda la cultura della cnfrmità al rispett della nrmativa sull antiriciclaggi e di sensibilizzare il persnale sulle prblematiche cnnesse. Il Grupp pne in essere prgrammi rganici di addestrament e di frmazine del persnale che tengan cnt dell evluzine nrmativa, delle prcedure predispste per adempiere agli bblighi di racclta delle infrmazini funzinali alla identificazine e verifica della clientela, alla registrazine e cnservazine, nnché alla rilevazine delle anmalie per la valutazine delle perazini sspette finalizzate alla eventuale segnalazine. 6 Tra questi si ricrdan la funzine Cmpliance, la funzine Internal Auditing, il Cllegi Sindacale, l Organism di Vigilanza ex D. Lgs. 231/2001 (cfr. Prvvediment recante dispsizini attuative in materia di rganizzazine, prcedure e cntrlli interni vlti a prevenire l utilizz degli intermediari e degli altri sggetti che svlgn attività finanziaria a fini di riciclaggi e di finanziament del terrrism di Banca d Italia). 16

17 Il prgramma frmativ è finalizzat a far cmprendere al persnale gli bblighi e le respnsabilità aziendali, la lgica cmplessiva dell impiant nrmativ, a ricnscere le attività che ptrebber essere cnnesse al riciclaggi al finanziament al terrrism nnché i cnseguenti cmprtamenti da adttare. Specifici prgrammi di frmazine vengn attuati per il persnale appartenente alla Funzine Antiriciclaggi. Particlare attenzine frmativa, inltre, è rivlta al persnale che ha un cntatt dirett cn la clientela, in particlare i cmpnenti della rete di vendita, ed al persnale di nuva assunzine. L attività di qualificazine del persnale riveste carattere di cntinuità e di sistematicità nell ambit di prgrammi rganici che tengn cnt dell evluzine della nrmativa e delle prcedure. 17

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