Manuale. coresuite italy

Transcript

1 Manuale coresuite italy Type Documentation/User s manual Progetto coresuite italy Data Issue Contact Revision Sheet Version Section Date User Description FOL FOL FOL FOL Pagina 1 di 60

2 Indice 1 Introduzione Gestione Moduli Attivazione Moduli Gestione Autorizzazioni Modulo verifica Partita Iva Controllo Partita Iva in anagrafica Controllo Partita Iva nei documenti commerciali Modulo verifica Codice Fiscale Controllo Codice Fiscale in anagrafica Controllo Massivo Partita Iva e Codice Fiscale Controllo IBAN in anagrafica Aggiornamento JDT.Ref Modulo controllo data documento per numeratore Controllo Registri Reverse Modulo Riemissione file RiBa Modulo Libro Giornale Configurazione Libro Giornale Stampa Libro Giornale Stampa Provvisoria libro giornale Stampa Definitiva libro giornale Gestione Progressivi libro giornale Modulo Gestione IVA Configurazione Liquidazione Iva Configurazione Registri Iva Stampa Registri Iva Stampa Provvisoria Registro Iva Stampa Definitiva Registro Iva Gestione Progressivi Registri Iva Stampa Liquidazione Iva Gestione Progressivi Liquidazione Iva Gestione Plafond Iva Configurazione Plafond Iva Pagina 2 di 60

3 Stampa del plafond utilizzato e disponibile Gestione Iva Pro-rata Configurazione Iva Pro-rata Stampa Iva Pro-rata Gestione Iva Differita Configurazione Iva Differita Stampa Iva Differita Gestione Iva Trimestrale Posticipata Particolarità nel Setup della Liquidazione Iva Particolarità nel Setup dei Registri Iva Stampa Liquidazione Iva Annuale Modulo Ritenuta d acconto Modulo Gestione spese accessorie Definizione Spese accessorie Spese bollo Spese incasso Spese trasporto Applicazione Spese accessorie nei documenti in bozza Applicazione Spese accessorie nei documenti Conversione documenti in bozza Stampe Massiva dei Documenti in Bozza Stampe Finanziarie Pagina 3 di 60

4 1 Introduzione In questo manuale verranno descritte le principali funzionalità dell AddOn coresuite italy sviluppato da MTF Business Solutions SA. Coresuite italy è un AddOn per SAP Business One realizzato specificatamente per il mercato italiano ed è parte integrante della famiglia di prodotti coresuite ( Esso copre le esigenze di reportistica fiscale (Iva; libro giornale; certificazioni ritenute..) ma anche le esigenze operative come per esempio il controllo del Codice Fiscale e della Partita Iva, il controllo della sequenzialità dei protocolli, per arrivare alla gestione di addebiti automatici di spese. A tutto questo si affianca un pacchetto di report che sfrutta tutte le potenzialità di coresuite designer (facilità di gestione, gestione stampanti, gestione copie ) permettono la generazione di stampe interne (bilanci, mastrini..) ed esterne (lettere a clienti con estratto conto, solleciti, documenti di marketing..). Pagina 4 di 60

5 2 Gestione Moduli Coresuite italy è un AddOn che comprende diversi funzionalità indipendenti una dall altra. Per poter permettere alle aziende di scegliere quali funzionalità attivare è stata gestita una finestra di attivazione moduli: sarà così possibile decidere quali moduli attivare per ciascun mandante. L attivazione di un modulo ne comporta la relativa creazione delle tabelle e dei campi necessari per il suo funzionamento e la creazione delle relative voci di menù che ne permettono la gestione. 2.1 Attivazione Moduli Dal menu principale SBO coresuite italy Setup Setup moduli Configurazione Attivare i moduli che interessano; se un modulo non è attivo non potrà essere utilizzato per il mandante. Se viene attivato un nuovo modulo sarà necessario riavviare Coresuite per permettere al sistema di creare tutte le tabelle e i campi necessari per la sua gestione e le voci a menù. Una volta creati i campi e gli oggetti è necessario un riavvio completo di SBO. La licenza Coresuite italy dovrà essere attiva per ciascun utente che utilizza l AddOn indipendentemente dai moduli che poi si vorranno attivare. A livello di utente sarà poi possibile, attraverso la gestione delle autorizzazioni, limitare l utilizzo di alcune funzionalità. Pagina 5 di 60

6 2.2 Gestione Autorizzazioni Una volta attivato il modulo questo sarà disponibile per il mandante. Se si vuole limitare l utilizzo dell AddOn da parte di un utente solo ad alcune funzionalità è possibile limitarne l accesso attraverso le autorizzazioni. Dal menu principale SBO Amministrazione Inizializzazione sistema Autorizzazioni Autorizzazioni generali Autorizzazioni All interno dell oggetto Autorizzazione utente vi è l oggetto specifico Coresuite italy. Al suo interno saranno disponibili tutte le funzioni per cui è prevista la gestione delle autorizzazioni Pagina 6 di 60

7 3 Modulo verifica Partita Iva In questo capitolo verrà illustrato il funzionamento del modulo di controllo della Partita iva. Questo controllo è attivato in modo interattivo in 2 momenti differenti: Inserimento anagrafica Inserimento documento commerciale 3.1 Controllo Partita Iva in anagrafica Se il modulo è attivato (e l utente ha la licenza Coresuite italy) al momento dell inserimento del campo Partita Iva in anagrafica BP il sistema ne farà un controllo formale segnalandone l eventuale errore. Sarà in ogni caso possibile ignorare l errore e proseguire con l aggiornamento. Si ricorda che SBO prevede l inserimento del codice ISO della nazione prima del numero di partita iva. Anagrafica BP Pagina 7 di 60

8 3.2 Controllo Partita Iva nei documenti commerciali In SBO al momento dell inserimento di un documento commerciale il sistema recupera le informazioni di Partita Iva di anagrafica salvandole sul documento stesso. Se il modulo è attivato (e l utente ha la licenza Coresuite italy) al momento dell inserimento di un documento commerciale verrà effettuato il controllo formale della Partita Iva. Pagina 8 di 60

9 4 Modulo verifica Codice Fiscale In questo capitolo verrà illustrato il funzionamento del modulo di controllo del Codice Fiscale Questo controllo è attivato in modo interattivo nell inserimento anagrafica BP. 4.1 Controllo Codice Fiscale in anagrafica Se il modulo è attivato (e l utente ha la licenza Coresuite italy) al momento dell inserimento del campo Codice Fiscale in anagrafica BP (Num.ID2 AddID di OCRD) il sistema ne farà un controllo formale segnalandone l eventuale errore. Sarà in ogni caso possibile ignorare l errore e proseguire con l aggiornamento salvando il dato. Anagrafica BP Pagina 9 di 60

10 5 Controllo Massivo Partita Iva e Codice Fiscale In questo capitolo verrà illustrata la funzionalità di controllo massivo della Partita Iva e del Codice Fiscale. Questa funzione crea un file di testo, che viene immediatamente anche visualizzato, in cui vengono segnalati tutti gli errori formali di Partita Iva e Codice Fiscale presenti nelle anagrafiche. Dal menu principale SBO coresuite italy Verifica massiva cod.fis./p.iva Procedere con la verifica. Questo controllo potrebbe richiedere qualche minuto. Al termine verrà visualizzato il report degli errori Pagina 10 di 60

11 6 Controllo IBAN in anagrafica In questo capitolo verrà illustrata la funzionalità di controllo formale IBAN nell inserimento conti bancari BP in anagrafica. Anagrafica BP Pagina 11 di 60

12 7 Aggiornamento JDT.Ref2 Questa funzionalità permette di aggiornare automaticamente il campo Ref.2 della prima nota alla modifica del campo di riferimento fornitore nei documenti fornitore (NumAtCard) Pagina 12 di 60

13 8 Modulo controllo data documento per numeratore In questo capitolo verrà illustrato il funzionamento del modulo di controllo data documento per numeratore. Questo controllo è attivato in modo interattivo nell inserimento dei seguenti documenti: Documenti Fornitore Fattura in entrata Nota di credito acquisti Fattura anticipo fornitore Documenti Cliente Fattura in uscita Nota di credito vendite Fattura anticipo cliente Il sistema verificherà che il documento precedentemente inserito per quel medesimo numeratore non abbia data successiva al documento che si vuole inserire. L errore è bloccante: non sarà possibile confermare il documento con tale data. Pagina 13 di 60

14 9 Controllo Registri Reverse In questo capitolo verrà illustrato il funzionamento del modulo di controllo che un codice iva definito come reverse charge sia utilizzato esclusivamente su un documento registrato utilizzando una serie abbinata ad un registro definito come tipo registro CEE o Reverse Charge. Questo controllo è attivato in modo interattivo nell inserimento dei seguenti documenti: Documenti Fornitore Fattura in entrata Nota di credito acquisti Fattura anticipo fornitore Messaggio che appare alla conferma del documento: Pagina 14 di 60

15 10 Modulo Riemissione file RiBa Con l attivazione di questo modulo si ha la possibilità di abilitare una funzione che permette di rigenerare il file delle RiBa. Dalla gestione portafoglio effetti nella videata degli effetti Presentati è possibile generare il file da poi trasmettere in Banca una sola volta Se si ritenta di creare il file selezionando nuovamente gli effetti in stato presentato il sistema non trova nessun dato per la generazione del file Pagina 15 di 60

16 Dalla gestione Depositi è possibile sbloccare il deposito (e quindi il sistema effettuerà un controllo di tutti gli effetti in esso contenuto: tutti gli effetti DEVONO essere in stato presentato). Per recuperare il numero di deposito associato ad un effetto Dalla gestione portafoglio effetti si è possibile aggiungere la colonna in cui viene evidenziato il numero del deposito associato a ciascun effetto. Pagina 16 di 60

17 Dalla gestione dei depositi sarà possibile riattivare la generazione del File Con il tasto destr del mouse sulla videata del deposito si troverà una nuova funzione Riemissione file Riba Procedere ora alla nuova generazione del file. Pagina 17 di 60

18 11 Modulo Libro Giornale In questo capitolo verrà illustrato il modulo di gestione del Libro Giornale Configurazione Libro Giornale Per poter cominciare la stampa del libro giornale sarà necessario configurare il setup. E un operazione che viene fatta una volta soltanto al momento dell attivazione del modulo e che poi non deve più essere gestita. Dal menu principale SBO coresuite italy Setup Setup stampe fiscali Setup libro giornale Setup libro giornale - Codice e Nome Attribuire un codice e un nome univoco alla riga di setup: è possibile indicare 1 in entrambe le colonne: questo codice non ha nessun impatto. Dovrà esserci una sola riga di setup attiva. - Inizio anno fiscale Indicare il mese in cui inizia l anno fiscale per l azienda: questo mese sarà considerato per ogni anno come inizio nuovo anno per cui i numeratori di pagina, di riga e i totali progressivi per mese verranno azzerati (es: se l anno fiscale corrisponde all anno di calendario indicare Gennaio). - Periodo di inizio e Anno di inizio Indicare il primo mese e anno di inizio della stampa del libro giornale con questo AddOn. Questo serve per il controllo dell esistenza della stampa dei periodi precedenti e per il recupero delle informazioni dell ultima pagina e riga stampata e del saldo da riportare ad inizio mese. Questa informazione serve solo per il primo mese di stampa. Successivamente non andrà più aggiornato. Pagina 18 di 60

19 - Ultima riga ultima pagina Riporto libro giornale Indicare l ultima pagina e l ultima riga (o numero di registrazione) stampate e il riporto da usare per stampare il primo mese precedentemente definito. Questo serve per poter cominciare ad utilizzare questo AddOn anche nel corso dell anno indicando le informazioni di base che il sistema deve recuperare per consentire una corretta gestione della consecutività della stampa. Se si parte con la stampa con il primo mese dell anno fiscale non riempiere questi campi. Questa informazione serve solo per il primo mese di stampa. Successivamente non andrà più aggiornato. - Attivo La riga di configurazione da utilizzare deve essere attiva. Può essere attiva una sola riga. - Stampa Reg. Assestamento Questo flag è finalizzato alla gestione della tipologia di Layout. No: Scegliendo No la stampa delle registrazioni che hanno il Flag come registrazioni di assestamento e le scritture di chiusura e apertura seguono la normale stampa del libro giornale per data registrazione: queste registrazioni verranno stampate insieme alle altre prime note in base al mese della data registrazione. Si: Scegliendo Si la stampa delle registrazioni che hanno il Flag di Assestamento e le registrazioni di chiusura e apertura non vengono stampate seguendo la data registrazione ma vengono stampate seguendo la data documento. Nel mese in cui viene lanciata la stampa il sistema verificherà anche se ci sono registrazioni di questo tipo la cui data documento rientra nel periodo selezionato se così fosse una volta stampato il mese normale vi è la stampa delle registrazioni di questo tipo: le intestazioni delle colonne è leggermente diverso e individua proprio che si tratta di registrazioni di competenza precedente. - Stampa BP/Conti ricon. Questo flag è finalizzato alla gestione della tipologia di Layout. BP: Scegliendo BP nella stampa del libro giornale per una riga di prima nota che si riferisce ad un Business Partner nella colonna Conto/BP verrà indicato il codice BP e nella colonna descrizione verrà indicato il Nome del BP presente in anagrafica Conti Ricon: Scegliendo Conti di Riconciliazione nella stampa del libro giornale per una riga di prima nota che si riferisce ad un Business Partner nella colonna Conto/BP verrà indicato il codice del conto di riconciliazione e nella colonna descrizione verrà indicata la descrizione del conto di riconciliazione. Pagina 19 di 60

20 - Numerazione righe Selezionare come deve avvenire la numerazione progressiva nella stampa del libro giornale: o Numera ogni riga (ogni riga di prima nota verrà numerata progressivamente) o Numera ogni transazione (il numero verrà incrementato ad ogni nuova registrazione) Pagina 20 di 60

21 11.2 Stampa Libro Giornale Per la stampa del libro giornale seguire la seguente procedura Dal menu principale SBO coresuite italy Stampe fiscali Libro giornale Libro giornale - Anno fiscale e Periodo Selezionare mese e anno per cui si vuole stampare il libro giornale - Provvisorio/Definitivo Selezionare la modalità che si vuole stampare. Pagina 21 di 60

22 Stampa Provvisoria libro giornale E sempre possibile stampare un periodo in provvisorio, il sistema non farà nessun controllo di esistenza delle stampe dei periodi precedenti. Le pagine e le righe verranno numerate progressivamente partendo da 1 (non verranno recuperati i numeri di partenza dai periodi precedenti); sotto il numero di pagina comparirà la scritta PROVVISORIO e non verranno recuperati i riporti del periodo precedente. Non verrà salvato alcun dato Stampa Definitiva libro giornale Per la stampa definitiva il sistema verificherà che sia stato stampato in definitivo il periodo precedente. Se non è il primo periodo dell anno il numero di pagina e di riga partirà dall ultimo del periodo precedente e verrà recuperato il riporto del saldo precedente. I dati di fine mese verranno salvati e saranno la base per il periodo successivo. Sarà sempre possibile ristampare un periodo già stampato in definitivo ma se esiste già la stampa definitiva di periodi successivi i dati non verranno sovrascritti (sarà necessario eventualmente cancellare la stampa dei periodi successivi e procedere alla rielaborazione). Pagina 22 di 60

23 11.3 Gestione Progressivi libro giornale L utente può intervenire nella gestione dei progressivi della stampa del libro giornale di un periodo solo per: Modificare l ultimo numero di pagina usato: questo può servire per poter avanzare di una pagina in modo tale da poter usare una pagina per delle annotazioni manuali. Il sistema permetterà di modificare l ultimo numero di pagina solo per l ultimo periodo stampato. Cancellare i progressivi di periodo: in questo modo il periodo non verrà più considerato come stampato in definitivo. Il sistema permetterà di cancellare solo l ultimo periodo stampato. Dal menu principale SBO coresuite italy Stampe fiscali Gestione progressivi Per modificare l ultimo numero di pagina sovrascrivere la colonna To/a. Per cancellare un periodo: selezionare il periodo e usare il bottone in basso a destra Rimuovi riga. Pagina 23 di 60

24 12 Modulo Gestione IVA In questo capitolo verrà illustrato il modulo di gestione iva. Nell attivazione moduli si attiva la gestione iva attraverso il Modulo Liquidazione IVA Configurazione Liquidazione Iva Per poter effettuare le stampe Iva sarà necessario configurare il setup della Liquidazione Iva e successivamente il setup dei Registri Iva. La configurazione della Liquidazione Iva è un operazione che viene fatta una volta soltanto al momento dell attivazione del modulo e che poi non deve più essere gestita. Dal menu principale SBO coresuite italy Setup Setup stampe fiscali Setup stampe fiscali Setup liquidazione Iva - Code e Name Attribuire un codice univoco alla riga di setup: è possibile indicare 1; questo codice non ha nessun impatto nella gestione. Normalmente si avrà una sola riga di setup attiva. Tuttavia in casistiche particolari è possibile avere 2 righe attive contemporaneamente: questo è il caso di aziende che gestiscono contemporaneamente sia l iva trimestrale che l iva mensile (es: trasportatori). Sarà poi necessario andare ad attribuire ad ogni registro iva la tipologia di liquidazione di appartenenza (es: registro vendite 1 su liquidazione mensile registro vendite 2 su liquidazione trimestrale). Pagina 24 di 60

25 - Modalità liquidazione Iva Indicare se la gestione Iva è Mensile o Trimestrale - Periodo di inizio e Anno di inizio Indicare il primo periodo e anno di inizio della stampa della liquidazione Iva con questo AddOn. Questo serve per il controllo dell esistenza della stampa dei periodi precedenti e per il recupero delle informazioni dell ultima pagina stampata e del credito precedente riportato. Questa informazione serve solo per il primo mese di stampa. Successivamente non andrà più aggiornato. - Percentuale Int. Trim. Indicare la percentuale di interessi da calcolare in fase di liquidazione in caso di interessi trimestrali. - Credito prec. Indicare l eventuale credito precedente da usare per stampare il primo periodo precedentemente definito. Usare questo campo anche per indicare il credito dell anno precedente nel caso si parta con l utilizzo dell AddOn a Gennaio e si debba riportare un credito. Inserire l importo con segno negativo (es: -125,00). Questa informazione serve solo per il primo mese di stampa. Successivamente non andrà più aggiornato. - Ultima pag. liq. Iva Indicare l ultima pagina stampata da usare per stampare il primo periodo precedentemente definito. Questo serve per poter cominciare ad utilizzare questo AddOn anche nel corso dell anno indicando le informazioni di base che il sistema deve recuperare per consentire una corretta gestione della consecutività della stampa. Questa informazione serve solo per il primo mese di stampa. Successivamente non andrà più aggiornato. - Liq. IVA Vend. Post. Indicare, nel caso di gestione iva vendite posticipata (iva trasportatori) come il sistema dovrà fare il calcolo di posticipo. Le possibili scelte sono: data documento+ 3 mesi (alla data del documento verranno aggiunti 3 mesi); inizio trimestre successivo (le fatture di un trimestre saranno posticipate al primo giorno del trimestre successivo; fine del trimestre successivo (le fatture di un trimestre saranno posticipate all ultimo giorno del trimestre successivo). Pagina 25 di 60

26 - Attivo La riga di configurazione da utilizzare deve essere attiva. Normalmente si avrà una sola riga di setup attiva. Pagina 26 di 60

27 12.2 Configurazione Registri Iva Per poter effettuare le stampe Iva sarà necessario, oltre alla configurazione della liquidazione Iva, configurare i Registri Iva. La configurazione dei Registri Iva deve essere aggiornata ogni volta che viene creata una nuova serie rilevante ai fini della gestione Iva: tipicamente alla creazione delle nuove serie per il nuovo anno sarà necessario attribuire queste nuove serie ai registri Iva. Dal menu principale SBO coresuite italy Setup Setup stampe fiscali Setup registri Iva Setup Registri Iva - Code Attribuire un codice univoco alla riga di setup: in questo esempio sono stati chiamati A1 per identificare il registro Acquisti 1, A2 per identificare il registro Acquisti 2. La codifica non è vincolante e non ha nessun collegamento con i codici Iva ma al suo interno avrà solo un associazione con le serie di numerazione dei documenti. - Descrizione registro Iva Indicare la descrizione del Registro Iva relativo: questa descrizione viene recuperata nell intestazione della stampa. Per i layout autofatture nella stampa alla descrizione qui definita viene anche aggiunta la dicitura - ACQUISTI e - VENDITE rispettivamente nel registro parte acquisti e relativa integrazione. Pagina 27 di 60

28 - Tipo registro Scegliere tra le tipologie di registro possibili. In base alla scelta effettuata i totali delle stampe del registro verranno visualizzati in una sezione differente della liquidazione: es: se si sceglie Acquisti i dati verranno ricapitolati nella sezione della Liquidazione Iva Acquisti. - Layout registro Scegliere tra i layout forniti. In funzione del layout scelto si avrà un formato differente di stampa. Il layout Autofatture creerà una doppia stampa: una per la parte di iva acquisti (con l iva a credito) e una per la parte di reverse iva vendite (con l iva a debito): è quindi da utilizzare per la stampa dei registri che hanno reverse. - Periodo iniziale e Anno iniziale Indicare il primo periodo e anno di inizio di stampa di ogni singolo registro Iva. Questo serve per il controllo dell esistenza della stampa dei periodi precedenti. - Ultima pagina prec Indicare l ultima pagina stampata da usare per stampare il primo periodo precedentemente definito. - Termine data Registrazioni Indicando in questo campo una data, in fase di inserimento di un documento appartenente a quel registro il sistema verificherà che la data registrazione non sia successiva a quella qui indicata. Nel caso la data registrazione sia successiva il sistema darà un messaggio bloccante: Pagina 28 di 60

29 - Setting IVA Associare a quale liquidazione appartiene il registro; questa importazione ha una notevole rilevanza quando vengono gestite diverse tipologie di liquidazione contemporaneamente (es: iva mensile e iva trimestrale, casistica legata ad esempio all iva trimestrale posticipata dei trasportatori). Nel caso più comune in cui si abbia una sola tipologia di liquidazione tutti i registri saranno associati allo stesso codice. Pagina 29 di 60

30 12.3 Stampa Registri Iva Per la stampa dei registri Iva seguire la seguente procedura Dal menu principale SBO coresuite italy Stampe fiscali IVA Stampa registri Iva - Anno, Setting e Periodo Selezionare periodo e anno per cui si vuole stampare i registri Iva e il tipo di liquidazione di cui si vogliono stampare i registri (normalmente si ha un solo tipo di liquidazione attivo). - Provvisorio/Definitivo Selezionare la modalità che si vuole stampare. Il sistema visualizzerà l elenco dei registri iva da poter stampare: sarà possibile selezionarne uno solo oppure effettuare una scelta multipla Pagina 30 di 60

31 Stampa Provvisoria Registro Iva E sempre possibile stampare un periodo in provvisorio, il sistema non farà nessun controllo di esistenza delle stampe dei periodi precedenti. Le pagine verranno numerate progressivamente partendo da 1 (non verranno recuperati i numeri di partenza dai periodi precedenti); sotto il numero di pagina comparirà la scritta PROVVISORIO. Non verrà salvato alcun dato Stampa Definitiva Registro Iva Per la stampa definitiva il sistema verificherà che sia stato stampato in definitivo il periodo precedente. Se non è il primo periodo dell anno il numero di pagina partirà dall ultimo del periodo precedente. I dati di fine periodo verranno salvati e saranno la base per la liquidazione. Sarà sempre possibile ristampare un periodo già stampato in definitivo ma se esiste già la stampa definitiva di periodi successivi o della liquidazione del periodo i dati non verranno sovrascritti (sarà necessario eventualmente cancellare la stampa dei periodi successivi e/o la liquidazione del periodo e poi procedere alla rielaborazione). Pagina 31 di 60

32 12.4 Gestione Progressivi Registri Iva L utente può intervenire nella gestione dei progressivi della stampa dei registri Iva di un periodo solo per: Modificare l ultimo numero di pagina usato: questo può servire per poter avanzare di una pagina in modo tale da poter usare una pagina per delle annotazioni manuali. Il sistema permetterà di modificare l ultimo numero di pagina solo per l ultimo periodo stampato. Cancellare i progressivi di periodo: in questo modo il periodo non verrà più considerato come stampato in definitivo. Il sistema permetterà di cancellare solo l ultimo periodo stampato per ogni registro se non è ancora stata stampata la liquidazione. Dal menu principale SBO coresuite italy Stampe fiscali Gestione progressivi Per modificare l ultimo numero di pagina sovrascrivere la colonna To/a. Per cancellare un periodo: selezionare il periodo e usare il bottone in basso a destra Rimuovi riga. Pagina 32 di 60

33 12.5 Stampa Liquidazione Iva Per la stampa della Liquidazione Iva seguire la seguente procedura Dal menu principale SBO coresuite italy Stampe fiscali IVA Liquidazione Iva - Tipo, Periodo e Anno Selezionare il tipo di liquidazione che si vuole elaborare; selezionare periodo e anno per cui si vuole elaborare la liquidazione Pagina 33 di 60

34 Se si tratta di un periodo non ancora elaborato il sistema chiederà la conferma di voler eseguire l elaborazione. Per poter elaborare un periodo è necessario che siano stati stampati tutti i Registri Iva previsti per quel periodo in modalità definitiva e che sia già stata elaborata la liquidazione del periodo precedente. Ai totali proposti dal sistema in base ai dati dei Registri Iva stampati è possibile aggiungere informazioni/importi manuali quali acconti versati, crediti compensati o variazioni. Con la funzione Aggiornare i dati verranno salvati e verrà automaticamente eseguita la stampa. Sarà sempre possibile ristampare una liquidazione richiamando il periodo interessato e usando la funzione Ristampa. Pagina 34 di 60

35 12.6 Gestione Progressivi Liquidazione Iva L utente può intervenire nella gestione dei progressivi della Liquidazione Iva di un periodo solo per: Modificare l ultimo numero di pagina usato: questo può servire per poter avanzare di una pagina in modo tale da poter usare una pagina per delle annotazioni manuali. Il sistema permetterà di modificare l ultimo numero di pagina solo per l ultimo periodo stampato. Cancellare i progressivi di periodo: in questo modo il periodo non verrà più considerato come elaborato. Il sistema permetterà di cancellare solo l ultimo periodo stampato. Dal menu principale SBO coresuite italy Stampe fiscali Gestione progressivi Per modificare l ultimo numero di pagina sovrascrivere la colonna To/a. Per cancellare un periodo: selezionare il periodo e usare il bottone in basso a destra Rimuovi riga. Pagina 35 di 60

36 12.7 Gestione Plafond Iva La gestione del plafond iva permette di poter indicare per ciascun anno il plafond a disposizione e di poter stampare in liquidazione ogni mese il plafond utilizzato e il plafond residuo Configurazione Plafond Iva Dal menu principale SBO coresuite italy Setup Setup stampe fiscali Setup plafond iva Setup palfond Iva - Codice e Nome Indicare come codice e nome l anno di riferimento dell importo del plafond che si sta inserendo. Es: se si sta inserendo il plafond per l anno 2009 è NECESSARIO indicare sia nella colonna codice che nella colonna nome il valore Importo plafond Indicare l importo del plafond disponibile per l anno che si sta inserendo. - Gruppo IVA 01.. Gruppo IVA 10 Indicare i codici iva che il sistema dovrà considerare per il calcolo del plafond utilizzato. Indicare un codice iva per ogni casella (si possono indicare un massimo di 10 codici). Il sistema prenderà in considerazione gli importi di tutti i codici indicati. Per recuperare i codici iva da indicare vedere la tabella codici iva (dal menu principale SBO Amministrazione Definizione Contabilità Imposta Codici d imposta) Pagina 36 di 60

37 - Pro Rata Campo non utilizzato al fine del setup del plafond. - Deleted Flag Indicare sempre N altrimenti la riga non sarà attiva Stampa del plafond utilizzato e disponibile La stampa del plafond utilizzato e di quello disponibile ad inizio e fine periodo avverrà contestualmente alla stampa della liquidazione. Effettuare quindi le normali stampe dei Registri Iva in modalità definitiva. Procedere poi con la normale stampa della Liquidazione Iva in cui verranno ricapitolate le informazioni legate al Plafond: - Plafond di inizio periodo: per il mese di gennaio il plafond di inizio corrisponderà a quanto impostato nel setup come disponibile per l anno; per i periodi successivi verrà recuperato il plafond di fine periodo precedente. - Plafond utilizzato: riassume l importo del plafond che è stato utilizzato nel periodo considerando tutte le registrazioni effettuate sui codici iva rilevanti per il calcolo del plafond impostate nel setup. - Plafond residuo a fine periodo: indica l importo del plafond ancora disponibile per il periodo successivo. Pagina 37 di 60

38 Pagina 38 di 60

39 12.8 Gestione Iva Pro-rata La gestione dell iva Pro-rata permette, in fase di liquidazione, di calcolare l iva effettivamente detraibile in funzione della percentuale applicabile Configurazione Iva Pro-rata Dal menu principale SBO coresuite italy Setup Setup stampe fiscali Setup plafond iva La stessa tabella dove si può definire il plafond Iva è utilizzata anche per il setup dell Iva pro-rata. Setup Iva Pro-rata - Codice e Nome Indicare come codice e nome l anno di riferimento della percentuale Pro-rata che si sta inserendo. Es: se si sta inserendo il Pro-rata per l anno 2009 è NECESSARIO indicare sia nella colonna codice che nella colonna nome il valore Importo plafond Non utilizzato per la gestione del Pro-rata. - Gruppo IVA 01.. Gruppo IVA 10 Non utilizzato per la gestione del Pro-rata.. - Pro Rata Indicare la percentuale di Pro rata non ammessa in detrazione. - Deleted Flag Indicare sempre N altrimenti la riga non sarà attiva. Pagina 39 di 60

40 Stampa Iva Pro-rata La stampa dell Iva Pro-rata avrà impatto esclusivamente sulla liquidazione. Il registro iva verrà stampato con l intera informazione dell iva esigibile e detraibile; nella stampa delle liquidazione verrà poi indicata la percentuale di detraibilità Pro-rata e il relativo calcolo della sola iva effettivamente detraibile. Effettuare quindi le normali stampe dei Registri Iva in modalità definitiva. Procedere poi con la normale stampa della Liquidazione Iva. Nella stampa della liquidazione verrà indicata la % detraibile e di conseguenza verrà fatto il calcolo dell Iva Acquisti ammessa in detrazione. Pagina 40 di 60

41 Pagina 41 di 60

42 12.9 Gestione Iva Differita La gestione dell iva differita si concretizza con la stampa di un apposito registro che dettaglia gli incassi/pagamenti effettuati rilevando l iva che è diventata esigibile. Nella liquidazione si avrà un apposita riga in cui verrà indicata l iva diventata esigibile, che verrà quindi conteggiata nel calcolo iva di fine periodo. La stampa del registro iva delle fatture emesse segue invece la normale gestione dell iva vendite; le fatture con iva differita non rientreranno nel calcolo dell iva esigibile del mese Configurazione Iva Differita Oltre al normale registro iva vendite (o acuisti se si tratta di iva differita su acquisti) si dovrà anche definire un registro iva differita vendite (o rispettivamente iva differita acquisti) in cui stampare tutti i movimenti che hanno reso l iva esigibile calcolando così l importo a debito (o rispettivamente a credito per gli acquisti diventati esigibili). La stampa del registro iva delle fatture di vendita (o delle fatture di acquisto) seguiranno la normale gestione del registro iva a cui appartengono. Dal menu principale SBO coresuite italy Setup Setup stampe fiscali Setup registri iva L esempio sotto riportato rappresenta l impostazione dell iva differita su vendite (ma in maniera analoga lo si può applicare agli acquisti selezionando i relativi tipi registro e layout registro. - Registro fatture emesse Si avrà il normale setup del registro delle vendite a cu si assoceranno le serie relative ai documenti di vendita (fatture-note credito). Pagina 42 di 60

43 - Registro iva differita esigibile Questo registro deve essere associato al tipo registro Iva differita vendite in quanto avrà un apposita sezione nella liquidazione in cui si andrà ad evidenziare l importo dell iva che nel periodo è diventata esigibile Il layout registro associato dovrà essere Registro Iva differita vendite in quanto le informazioni di questo registro si discostano dalle informazioni stampate su altri registri. Le serie di numerazioni associate a questo registro dovranno essere quelle degli incassi e prime note (tutti i movimenti che possono andare a chiudere l iva differita) Stampa Iva Differita Verranno stampati i registri iva con la procedura già descritta nei capitoli precedenti. Nella stampa del registro iva vendite, per le fatture differite ci sarà l indicazione dell imposta della fattura ma no verrà conteggiata con l imposta esigibile (avendo un esigibilità differita). Tale imposta non rientrerà quindi nel debito della liquidazione. Pagina 43 di 60

44 Nella stampa del registro dell iva differita diventata esigibile verranno invece stampati gli importi iva che sono diventati esigibili nel periodo (es: fattura incassata). Gli importi diventati esigibili verranno indicati nella liquidazione in un apposita riga ed andranno ad aumentare il debito iva del periodo. Successivamente alla stampa dei registri, procedere on la stampa della Liquidazione. Pagina 44 di 60

45 12.10 Gestione Iva Trimestrale Posticipata La gestione iva trimestrale posticipata si concretizza nella stampa di un apposito registro delle fatture con iva posticipata che considera come documenti da stampare nel periodo quelli del trimestre precedente. Normalmente questa casistica si abbina con la necessità di avere contemporaneamente due tipologie di liquidazioni differenti: mensile e trimestrale. Le particolarità riguardano il Set up della Liquidazione e i registri Iva. Le procedure di stampa Registri e Liquidazione sono le medesime descritte nei precedenti capitoli (capitolo 12) Particolarità nel Setup della Liquidazione Iva Per la completa configurazione si veda anche il paragrafo 12.1 ( Configurazione Liquidazione Iva ) Dal menu principale SBO coresuite italy Setup Setup stampe fiscali Setup stampe fiscali Procedere con la creazione delle due righe relative alla tipologia di liquidazione necessaria: mensile e trimestrale (nel caso sia necessaria solo una tipologia creare solo la riga relativa alla liquidazione trimestrale). Setup liquidazione Iva Creare una riga per la gestione della liquidazione mensile e una per la gestione dell iva trimestrale posticipata indicando nel campo Liq. IVA Vend. Post. come il sistema dovrà fare il calcolo di posticipo. Le possibili scelte sono: data documento+ 3 mesi (alla data del documento verranno aggiunti 3 mesi); inizio trimestre successivo (le fatture di un trimestre saranno posticipate al primo giorno del trimestre successivo; fine del trimestre successivo (le fatture di un trimestre saranno posticipate all ultimo giorno del trimestre successivo). Pagina 45 di 60

46 Particolarità nel Setup dei Registri Iva Per la completa configurazione si veda anche il paragrafo 12.2 ( Configurazione Registri Iva ) Dal menu principale SBO coresuite italy Setup Setup stampe fiscali Setup registri Iva Procedere con la creazione dei Registri Iva necessari. Setup Registri Iva Per ogni registro iva creato è necessario indicare a quale liquidazione appartiene (mensile o trimestrale). E necessario creare un registro iva associato al tipo registro Iva Vendite Trim. Posticipata e al Layout registro Registro Iva Trim. Posticipata a cui associare le serie legate ai documenti in uscita Posticipati. Pagina 46 di 60

47 12.11 Stampa Liquidazione Iva Annuale La stampa dell iva annuale è un riepilogativo delle liquidazioni elaborate per un anno. Per avere una stampa completa è necessario aver elaborato e salvato precedentemente le liquidazioni per tutti i periodi. Dal menu principale SBO coresuite italy Stampe fiscali IVA Liquidazione Iva Annuale Selezionando l anno interessato il sistema visualizzerà la stampa riepilogativa dei dati di quell anno. Nella parte superiore del report viene indicato con un contrassegno verde i periodi per cui è stata fatta l elaborazione della liquidazione e che quindi sono compresi nei totali sottostanti; con un contrassegno rosso vengono indicati i periodi non ancora elaborati per cui non compresi. Pagina 47 di 60

48 13 Modulo Ritenuta d acconto In questo capitolo verrà illustrata la modalità per stampare le certificazioni annuali dei compensi soggetti a Ritenuta d acconto. Dal menu principale SBO coresuite italy Stampe fiscali Ritenuta d acconto Ritenuta d acconto - Inizio e Fine Periodo Selezionare la data di inizio e di fine periodo: verranno considerate nella certificazione i dati di ritenuta d acconto registrati in questo range di date - Da BP e a BP Permette di selezionare un range di Bp per cui effettuare le stampe: se non indicato nulla verranno presi tutti i BP per cui vi sono registrazioni di ritenuta nel range di date sopra indicato. - Data stampa Questa data sarà stampata sulla lettera- Pagina 48 di 60

49 Verranno quindi stampate tutte le lettere di certificazione per i criteri scelti. I dati di luogo e data di nascita vengono recuperati dal contatto di default impostato nel Business Partner. Pagina 49 di 60

50 14 Modulo Gestione spese accessorie La finalità di questo modulo è quella di poter aggiungere in automatico delle spese di documento. Questo modulo rientra nell attivazione del Modulo della Gestione dei documenti in bozza. La procedura di addebito automatico delle spese in base ad appositi setup effettuati nella definizione delle spese può essere gestita in modo massivo partendo da documenti in bozza oppure manualmente attraverso l apposito pulsante nella generazione di un documento a video.. Le tipologie di spese previste sono: Spese bollo: sono addebitate in funzione del Codice Iva usato nei documenti. Nella tabella di setup vengono impostate delle spese per un determinato Codice Iva: se questo codice Iva viene usato all interno del documento le spese vengono addebitate. Spese incasso: sono addebitate in funzione delle condizioni di pagamento usate all interno del documento. Nella tabella di setup vengono impostate delle spese per una determinata Condizione di pagamento: se questa condizione di pagamento viene usata all interno del documento le spese vengono addebitate. Spese trasporto: sono addebitate in funzione del tipo di spedizione usato all interno del documento. Nella tabella di setup vengono impostate delle spese per una determinato Tipo di spedizione: se questa tipologia viene usato all interno del documento le spese vengono addebitate. Condizione necessaria per il funzionamento dell addebito è che esistano già i codici di spese nei documenti definite: l AddOn utilizzerà questi codici delle spese standard SBO. Dal menu principale SBO Amministrazione Configurazione Generale Nolo (Spese nei documenti) Creare i codici di spesa che l AddOn dovrà utilizzare. Pagina 50 di 60

51 14.1 Definizione Spese accessorie Dal menu principale SBO coresuite italy Setup Setup spese accessorie Spese bollo - C. Iva Selezionare il codice Iva per cui si vuole prevedere un addebito di spese - Importo Indicare l importo da addebitare - Valuta Indicare la valuta delle spese (in questo momento è gestita solo la divisa interna) - Spesa Selezionare il codice Spesa che si vuole utilizzare per l addebito nel documento Per aggiungere dei nuovi codici usare il pulsante Aggiungi e completare le informazioni necessarie: una volta inserita la nuova riga salvare con il pulsante Aggiornare Per Cancellare un codice: selezionare la riga e usare il pulsante Rimuovi. Pagina 51 di 60

52 Spese incasso - Cond.Pag. Selezionare la condizione di pagamento per la quale si vuole prevedere un addebito di spese - Importo Indicare l importo da addebitare - Valuta Indicare la valuta delle spese (in questo momento è gestita solo la divisa interna) - Spesa Selezionare il codice Spesa che si vuole utilizzare per l addebito nel documento Per aggiungere dei nuovi codici usare il pulsante Aggiungi e completare le informazioni necessarie: una volta inserita la nuova riga salvare con il pulsante Aggiornare Per Cancellare un codice: selezionare la riga e usare il pulsante Rimuovi. Pagina 52 di 60

53 Spese trasporto - C.Trasp. Selezionare il tipo di trasporto per cui si vuole prevedere un addebito di spese - Min Indicare l importo minimo da addebitare - Max Indicare l importo massimo da addebitare - % Indicare la percentuale da addebitare: tale percentuale sarà calcolata sul Totale al netto degli sconti - Valuta Indicare la valuta delle spese (in questo momento è gestita solo la divisa interna) - Spesa Selezionare il codice Spesa che si vuole utilizzare per l addebito nel documento Per aggiungere dei nuovi codici usare il pulsante Aggiungi e completare le informazioni necessarie: una volta inserita la nuova riga salvare con il pulsante Aggiornare Per Cancellare un codice: selezionare la riga e usare il pulsante Rimuovi. Pagina 53 di 60

54 14.2 Applicazione Spese accessorie nei documenti in bozza In questo paragrafo verrà illustrato come aggiungere in maniera massiva le spese ai documenti in bozza. Dal menu principale SBO Vendite Reports vendite Documenti in bozza E stato attivato un nuovo pulsante che permette l applicazione delle spese accessorie. Selezionare l utente per il quale si vuole visualizzare i documenti e selezionare i tipi di documento sui quali si vogliono applicare le spese: verranno gestiti SOLO i documenti selezionati. Usare il pulsante Spese Accessorie Si aprirà quindi la griglia di gestione dei documenti su cui applicare le spese. Pagina 54 di 60

55 Selezionare le righe corrispondenti ai documenti per i quali si vogliono applicare le spese. Usare il pulsante Select All per selezionare tutti i documenti visualizzati. Con il pulsante Aggiungi verranno aggiunte le spese ai documenti. Verranno verificati e gestiti solo i documenti selezionati. E ora possibile procedere alla conferma dei documenti (uno per volta oppure massivamente: v. capitolo seguente) Nei documenti per i quali l AddOn ha aggiunto le spese verranno aggiornati i tre campi utente appositamente creati nella testata documento: CorItaly Spese Bollo Si CorItaly Spese Incasso Si CorItaly Spese Trasporto Si In questo modo nel caso venga rilanciata la funzione questi documenti non verranno più presi in considerazione. Se si volesse escludere alcuni documenti dalla gestione automatica è possibile modificare questo flag sui documenti di origine in modo tale che sui documenti di arrivo non verrà mai gestito. Es. metto nell ordine CorItaly Spese Trasporto = Si in modo tale che quando verranno applicate le spese sulle fatture in bozza sulla fattura che si riferisce a questo ordine (avendone ereditato anche i campi utente) non verranno considerate indipendentemente dai codici usati. Pagina 55 di 60

56 14.3 Applicazione Spese accessorie nei documenti Per aggiungere le spese in modo automatico in base alla parametrizzazione in fase di creazione di un documento è sufficiente utilizzare il pulsante Aggiungi spese Pagina 56 di 60

57 15 Conversione documenti in bozza Attraverso questo modulo è possibile trasformare in definitivo i documenti in bozza in modo massivo. Dal menu principale SBO Vendite Reports vendite Documenti in bozza E stato attivato un nuovo pulsante che permette la conversione dei documenti. Selezionare l utente per il quale si vuole visualizzare i documenti e selezionare i tipi di documento che si vogliono confermare: verranno gestiti SOLO i documenti selezionati. Usare il pulsante Conversione Documenti Si aprirà quindi la griglia di gestione dei documenti. Pagina 57 di 60

58 Selezionare le righe corrispondenti ai documenti per i quali si vuole confermare l inserimento. Usare il pulsante Select All per selezionare tutti i documenti visualizzati. Con il pulsante Converti verranno aggiunti i documenti e verranno cancellate le bozze. Verranno convertiti solo i documenti selezionati. Pagina 58 di 60

59 16 Stampe Massiva dei Documenti in Bozza Questa funzione permette di poter stampare i documenti in bozza selezionandoli da una griglia di lancio. Questo modulo rientra nell attivazione del Modulo della Gestione dei documenti in bozza. Dal menu principale SBO Vendite Reports vendite Documenti in bozza E stato attivato un nuovo pulsante che permette la stampa documenti. Pagina 59 di 60

60 17 Stampe Finanziarie In questo modulo sono rilasciate una serie di stampe contabili. Dal menu principale SBO coresuite italy Stampe finanziarie. Le stampe disponibili sono: Bilancio Conto Economico Poste Aperte Estratto conto Pagina 60 di 60