RPR -Rendicontazione dei Progetti di Ricerca. Manuale operativo. per i titolari di finanziamenti PRIN

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1 RPR -Rendicontazione dei Progetti di Ricerca Manuale operativo per i titolari di finanziamenti PRIN ALMA MATER STUDIORUM UNIVERSITÀ DI BOLOGNA

2 Indice dei contenuti 1. Introduzione Informazioni sulla versione Manuale operativo del sistema RPR Rendicontazione Progetti di Ricerca Pre-requisiti per l utilizzo dell applicazione Abilitazione degli utenti all uso dell applicazione Caratteristiche hardware della postazione Caratteristiche software della postazione Configurazione del browser Login Caratteristiche dell interfaccia Navigazione e modalità di utilizzo Esportazione Profilo Help Logout Gestione Progetti - Elenco progetti Gestione Progetti - Scheda Progetto Gestione tolleranza di rendicontazione Simulazione di rimodulazione Gestione Gruppo di Lavoro Rendiconto Spese Sostenute Gestione Progetti - Movimenti Gestione Progetti Voci di spesa e Movimenti Glossario Messaggi del programma Assistenza Allegato A - Elenco funzionalità Allegato B Voci di spesa PRIN / Capitoli CIA Allegato C Regole di gestione PRIN Indice delle figure Figura 1 Maschera di accesso al sistema... 6 Figura 2 Pagina "Gestione progetti Elenco progetti" e finestra RPR Notizie... 7 Figura 3 Finestra di dialogo RPR - Notizie con pulsante Disabilita... 7 Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 2 di 35

3 Figura 4 - Interfaccia di esportazione... 9 Figura 5 Scelta del profilo... 9 Figura 6 - Pagina "Gestione progetti Elenco progetti" Figura 7 - Dettaglio della pagina "Gestione progetti Elenco progetti" Figura 8 - Dettaglio della pagina "Gestione progetti Elenco progetti" Figura 9 - Pagina "Gestione Progetti - Scheda Progetto" Figura 10 Descrizione dei pulsanti blu della barra dei comandi Figura 11 Collegamento tra le voci di spesa e la finestra di dettaglio Figura 12 Finestra di dialogo con la descrizione dei capitoli di bilancio Figura 13 Scheda progetto per gestione tolleranza di rendicontazione Figura 14 Attivazione della simulazione Figura 15 - Colonne visualizzate in seguito all'attivazione della simulazione Figura 16 - Attivazione della finestra di Simulazione avanzata Figura 17 - Cruscotto per la simulazione avanzata Figura 18 - Simulazione avanzata: incrementa importo Figura 19 - Simulazione avanzata: diminuisci importo Figura 20 - Svuota pool Figura 21 - Simulazione avanzata: fino a importo massimo Figura 22 - Simulazione avanzata: fino a importo minimo Figura 23 - Pagina di Gestione Gruppo di lavoro Figura 24 - Pagina di Nuovo Accesso Figura 25 - Pagina di Configurazione Nuovo Accesso Figura 26 - Spese Sostenute Figura 27 Corrispondenza tra movimento padre e movimenti figli Figura 28 Evidenziazione dei movimenti padri Figura 29 Evidenziazione dei movimenti figli Figura 30 - Pagina Gestione Progetti. Voci di spesa e Movimenti Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 3 di 35

4 1. Introduzione Il sistema consiste in un cruscotto informativo che supporta il gruppo di lavoro e il responsabile amministrativo nella gestione finanziaria dei progetti di ricerca, integrandosi con CIA, il sistema di contabilità di Ateneo e le banche dati esterne degli enti finanziatori. La prima tipologia di fondi che si è deciso di gestire è rappresentata dai Progetti di Ricerca di Interesse Nazionale (PRIN). In questo manuale troverete presentate le principali funzionalità al momento disponibili e le modalità di utilizzo delle stesse. 2. Informazioni sulla versione Il presente manuale è stato prodotto in collaborazione dall Ufficio Dirigenziale Progetto SIA e dal Centro Servizi Informatici di Ateneo. Versione: Data di rilascio ultimo aggiornamento: 21/11/2007 Le funzionalità incluse nella presente versione sono descritte nell allegato al documento. Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 4 di 35

5 3. Manuale operativo del sistema RPR Rendicontazione Progetti di Ricerca 3.1. Pre-requisiti per l utilizzo dell applicazione Abilitazione degli utenti all uso dell applicazione L utilizzo dell applicazione RPR è consentito: i titolari dei finanziamenti PRIN ed i collaboratori da essi delegati i segretari amministrativi ed i direttori delle strutture organizzative presso cui sono attivi progetti PRIN ed i collaboratori da essi delegati Si presuppone che gli utenti siano accreditati nel Sistema di Directory d Ateneo Caratteristiche hardware della postazione L applicazione RPR può operare su qualsiasi postazione che abbia una risoluzione dello schermo minima 1024* Caratteristiche software della postazione L applicazione RPR può essere utilizzato su qualsiasi postazione dotata di: sistema operativo Microsoft Windows, Macintosh o Unix browser Internet Explorer (versione 6.0 o superiori) e Mozilla Firefox Configurazione del browser I parametri di configurazione del browser devono essere impostati in modo da consentire l esecuzione di Javascript Login Per accedere all applicazione è necessario aprire un browser web e collegarsi all indirizzo: effettuando questa operazione viene visualizzata la maschera rappresentata in Figura 1. Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 5 di 35

6 Figura 1 Maschera di accesso al sistema L accesso al sistema viene effettuato tramite le credenziali di Ateneo, costituite da username e password nella forma nome.cognome@unibo.it. 1 o anche solo nome.cognome. Dopo aver inserito queste informazioni nei campi username e password, cliccare sul bottone Accedi : una volta effettuata correttamente l autenticazione si accede alla maschera Gestione Progetti Elenco Progetti (Figura 2), oppure, in caso di profili multipli 2, alla maschera scelta del profilo. RPR offre all Area della Ricerca la possibilità di pubblicare comunicazioni indirizzate agli utenti del sistema che vengono ritenute di particolare interesse o importanza. Quando sono state inserite nuove comunicazioni, al momento dell accesso al sistema viene visualizzata la finestra di dialogo RPR Notizie, sovrapposta alla maschera di Gestione dei Progetti. 1 Le credenziali richieste sono le stesse utilizzate per accedere alla posta elettronica d Ateneo (indirizzi del ai servizi accessibili dal Portale di Ateneo ( e ad altri servizi online. Per supporto sull autenticazione tramite credenziali consultare il sito 2 Vedi apposita sezione Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 6 di 35

7 Figura 2 Pagina "Gestione progetti Elenco progetti" e finestra RPR Notizie Dopo alcuni accessi al sistema, nella finestra appare il pulsante che consente di disabilitare la visualizzazione della notizia (Figura 3). Questa operazione viene applicata alle sole notizie già visualizzate e non alle future comunicazioni che verranno pubblicate. Figura 3 Finestra di dialogo RPR - Notizie con pulsante Disabilita Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 7 di 35

8 Dopo 20 minuti di inattività, il tempo previsto per la sessione scade ed è necessario ripetere l autenticazione. Se si desidera procedere rapidamente alla sezione dedicata alla gestione dei progetti, andare direttamente alla sezione Gestione Progetti - Elenco progettigestione Progetti - Elenco progetti. Forma Grasse 3.3. Caratteristiche dell interfaccia Navigazione e modalità di utilizzo L interfaccia è suddivisa in diverse aree: la testata (header), che contiene il logo dell Ateneo di Bologna ed i pulsanti di e l area di stato, in cui vengono visualizzate le informazioni di status dell utente; la barra dei bottoni, nel quale sono inseriti pulsanti di colore blu che consentono all utente di attivare delle funzionalità relative alle informazioni visualizzate ne corpo della pagina; la barra di percorso (breadcrumbs) nella quale viene specificata la maschera attualmente visualizzata ed il percorso di navigazione effettuato per arrivarvi; cliccando sui nomi delle maschere sottolineate è possibile ritornare alle rispettive maschere; il Corpo della Pagina, nel quale vengono visualizzate tutte le informazioni specifiche della pagina visualizzata; solitamente nella parte alta sono visualizzate informazioni generali relative al progetto (ad es. codice e nome progetto), mentre nella parte bassa vengono visualizzati i messaggi di errore e le segnalazioni di interesse per l utente. Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 8 di 35

9 Esportazione In diverse maschere è possibile esportare il contenuto in formato Portable Document Format (.PDF), Documento di Word (.DOC) o Documento di Excel (.XLS). La funzionalità di esportazione richiede in un primo momento la selezione del formato desiderato da un apposito elenco (vedi Figura 4) di valori visualizzati in un menu a tendina, e successivamente la pressione del bottone che attiva la procedura in una nuova finestra del browser. Al termine della generazione del documento viene visualizzata una finestra di dialogo in cui viene chiesto se si desidera aprire il file o salvarlo sul proprio disco fisso. Figura 4 - Interfaccia di esportazione Profilo Il sistema RPR prevede l associazione di profili agli utenti. Nel sistema sono configurati profili strettamente personali e profili di struttura, quali i profili di Direttore di Dipartimento e di Segretario Amministrativo. E possibile che ad un singolo utente siano associati più profili, come nel caso del Direttore del dipartimento che dispone di un profilo personale ed un profilo di Direttore, o di un funzionario amministrativo responsabile di più strutture. In casi come questo il sistema, successivamente all autenticazione chiede all utente quale dei suoi profili vuole effettivamente attivare (Figura 5). Il profilo attivo è sempre visualizzato nell area di stato; nel caso di più profili è seguito dal pulsante cambia profilo che ne permette il cambiamento in qualsiasi momento. Figura 5 Scelta del profilo Help Selezionando il bottone vengono visualizzati: il collegamento alla pagina delle FAQ (Frequently Asked Questions); Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 9 di 35

10 il collegamento ai manuali operativi per le diverse tipologie di utente e la documentazione relativa agli standard di gestione dei progetti PRIN in CIA; è possibile scaricare questa documentazione facendo clic sugli appositi collegamenti ipertestuali; i riferimenti del servizio di assistenza a cui rivolgersi in caso di necessità Logout Selezionando il bottone si esce dall applicazione e si torna alla pagina di autenticazione Gestione Progetti - Elenco progetti La pagina Gestione progetti Elenco progetti (Figura 6) è la pagina d accesso dell applicazione. In questa sezione è presente una tabella che riporta i dati riepilogativi dei progetti in cui l utente è coinvolto. Figura 6 - Pagina "Gestione progetti Elenco progetti" Nelle colonne sono riportate tre icone, seguite da alcuni dati relativi ai progetti: Il pulsante consente di visualizzare le informazioni relative al progetto in questione, aprendo la pagina Gestione Progetti - Scheda Progetto come descritto nell apposita sezione 3.5 a seguire in questo documento. L icona nella seconda colonna rappresenta il tipo di progetto in questione (ad es.: l icona è riferita ai progetti PRIN); L icona nella terza colonna rappresenta il ruolo che l utente ricopre nel progetto in questione. (ad es.: l icona è riferita al titolare dei fondi); La colonna Progetto riporta il nome del progetto così come codificato nella contabilità di Ateneo (CIA); La colonna Ultima lettura dati riporta data di ultimo aggiornamento dei dati relativi al progetto in RPR; La colonna Responsabile riporta il nominativo del responsabile del progetto; La colonna Finanziamento Totale riporta l importo del finanziamento totale del progetto; Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 10 di 35

11 La colonna Bloccato riporta l importo già vincolato, ovvero quella parte dei fondi che è stata immobilizzata tramite una prenotazione, un impegno, oppure è stata spesa tramite un mandato di pagamento; La colonna Disponibile riporta l importo ancora da spendere, ricavato dalla sottrazione dall importo bloccato dal finanziamento totale. L elenco dei tipi progetto gestiti e dei ruoli che gli utenti possono ricoprire è riportato nella legenda in basso a sinistra della pagina. A seguire nella Tabella 1 sono riportati i ruoli previsti da RPR e le rispettive descrizioni. Icona Ruolo Descrizione Titolare del finanziamento Membro del gruppo di lavoro Collaboratore attivo Tabella 1 Ruoli disponibili nel sistema Gli utenti che ricoprono questo ruolo sono abilitati alle seguenti funzionalità: Visualizzazione della disponibilità del progetto sui capitoli di spesa in CIA Visualizzazione del dettaglio delle spese sostenute Generazione del rendiconto delle spese sostenute Gestione del gruppo di lavoro Simulazione della rimodulazione del finanziamento del progetto sulla base delle regole stabilite dall ente finanziatore (MUR). Gli utenti che ricoprono questo ruolo sono abilitati alle seguenti funzionalità: Visualizzazione della disponibilità del progetto sui capitoli di spesa in CIA Visualizzazione del dettaglio delle spese sostenute Generazione del rendiconto delle spese sostenute Simulazione della rimodulazione del finanziamento del progetto sulla base delle regole stabilite dall ente finanziatore (MUR). Gli utenti che ricoprono questo ruolo sono abilitati alle seguenti funzionalità: Visualizzazione della disponibilità del progetto sui capitoli di spesa in CIA Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 11 di 35

12 Visualizza scheda progetto Figura 7 - Dettaglio della pagina "Gestione progetti Elenco progetti" Il collegamento ipertestuale in Figura 7Figura 7, evidenziato tramite la freccia rossa visualizza le informazioni relative al progetto in questione, aprendo la pagina Gestione Progetti - Scheda Progetto, analogamente a quanto descritto per il tasto. Il pulsante, posto a sinistra della data di ultima lettura dati, aggiorna i dati contabili del progetto nell archivio dei progetti di RPR, adeguando gli importi della liquidità bloccata e della liquidità disponibile visualizzati nelle ultime due colonne dell elenco. L aggiornamento dei dati viene avviato automaticamente dal sistema quando si accede alla pagina Gestione Progetti - Scheda Progetto (vedi sezione 3.5). Questa operazione viene eseguita solo se non è già stata effettuata negli ultimi 5 minuti. Visualizza tutti i movimenti Figura 8 - Dettaglio della pagina "Gestione progetti Elenco progetti" Il collegamento ipertestuale contrassegnato in Figura 8 dalla freccia rossa apre la pagina Gestione Progetti Voci di spesa e MovimentiGestione Progetti Voci di spesa e Movimenti, contenente il dettaglio di tutti movimenti relativi al progetto come descritto nella sezione 3.11 di questo documento Forma Grasse Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 12 di 35

13 3.5. Gestione Progetti - Scheda Progetto La pagina Gestione progetti Scheda progetto (Figura 9) è strutturata in una sezione dedicata ai dati identificativi e descrittivi del progetto ed una sezione che ne riporta i dati finanziari. Figura 9 - Pagina "Gestione Progetti - Scheda Progetto" Nella parte superiore della pagina è visibile la barra dei comandi in cui è collocata una serie di pulsanti blu, il cui funzionamento è riassunto nella tabella a seguire: Pulsante Funzionalità Premendo questo pulsante viene aperta la pagina di Gestione Progetti - Voci di Spesa e Movimenti vedi sezione 3.11 Premendo questo bottone il sistema aggiorna i dati contabili del progetto interrogando il sistema di contabilità dell Ateneo. L attivazione di questa funzionalità è necessaria se, ad esempio, si sono registrate spese successivamente all accesso alla pagina Gestione Progetti - Scheda Progetto. Premendo questo bottone viene attivata la simulazione di rimodulazione del piano finanziario. Il sistema gestisce questo processo recependo le regole dettate dal MUR e tenendo conto degli importi già spesi o bloccati. Questa funzionalità è descritta nella sezione 3.6. Premendo questo bottone viene aperta la pagina di Gestione Gruppo di Lavoro (Figura 23), dalla quale è possibile conferire la visibilità del piano finanziario del progetto a tutte le persone che vi sono Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 13 di 35

14 Figura 10 Descrizione dei pulsanti blu della barra dei comandi coinvolte. Questa funzionalità è descritta nella sezione 3.8. Le persone delegate dal titolare del finanziamento non possono conferire la visibilità ad altri. Quando entrano nel sistema, quindi, questo pulsante non è visualizzato. Premendo questo bottone viene aperta la tabella delle spese sostenute (Figura 26): questa tabella recepisce le regole del MUR e visualizza il riepilogo delle spese nel formato richiesto dal Ministero stesso in sede di rendicontazione. Questa funzionalità è descritta nella sezione 3.9 Premendo questo bottone è possibile esportare la scheda progetto così come descritto nella sezione 0 Nella parte alta del corpo della pagina sono indicati i principali dati di progetto: Progetto: il nome del progetto così come codificato nella contabilità di Ateneo (CIA); Ultima lettura dati: la data di ultimo aggiornamento dei dati relativi al progetto in RPR; Responsabile: il nominativo del responsabile del progetto; Tipo progetto: il tipo di progetto che identifica il programma di finanziamento; Set Regole: l insieme di regole applicate alla gestione del finanziamento; Unità Organizzativa: la struttura nel quale il progetto è inserito; Codice CIA: il codice bilancio CIA del progetto; Data Inizio: la data di avvio del progetto; Data Fine: la data entro la quale deve essere completato il progetto; Codice MUR: il codice assegnato al progetto dall ente finanziatore. A seguire è presente una tabella in cui vengono riportarti i seguenti dati finanziari inerenti al progetto: Voci di spesa: le voci di preventivo previste nella richiesta di finanziamenti presentata all ente finanziatore; l elenco dei capitoli inclusi in ogni voce di spesa è riportato nell allegato B; Importo Rideterminato: la previsione di spesa approvata dall ente finanziatore al momento dell avvio del progetto, per ogni voce di spesa, in fase di rideterminazione del finanziamento del progetto; Importo Rimodulato: l ultima previsione di spesa approvata dall ente finanziatore in seguito alla riformulazione del preventivo di progetto, per ogni voce di spesa; Prenotato e Impegnato Aperto: il totale delle spese prenotato e/o impegnate, e non ancora liquidate, su ogni voce di spesa; Pagato: l importo totale già liquidato su ogni voce di spesa; Disponibile: l importo ancora da spendere su ogni voce di spesa. Cliccando sul collegamento ipertestuale collocato sul nome delle voci di spesa (Figura 11) viene visualizzata una finestra di dialogo (Figura 12) che riporta la liquidità disponibile sui capitoli di bilancio di CIA associati alla voce di spesa. Il collegamento ipertestuale sulle voci di spesa non è attivo per quelle voci in cui, sebbene siano stati allocati fondi, la liquidità è stata esaurita. Questo comportamento si verifica in quanto la Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 14 di 35

15 liquidità disponibile sui capitoli associati alla voce di spesa si è azzerata nei bilanci precedenti e non esistono quindi in CIA residui degli esercizi precedenti. Figura 11 Collegamento tra le voci di spesa e la finestra di dettaglio Figura 12 Finestra di dialogo con la descrizione dei capitoli di bilancio Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 15 di 35

16 3.6. Gestione tolleranza di rendicontazione Le regole di gestione del MUR per i progetti PRIN prevede la possibilità, in sede di rendicontazione, di esporre spese superiori al preventivo rimodulato. Il limite di superamento del preventivo è, per i PRIN 2005 e 2006, del minore tra il 3% del preventivo rimodulato e 500,00. La flessibilità introdotta da questa regola di gestione, quando utilizzata dal titolare del fondo, è gestita effettuando variazioni di bilancio in CIA per incrementare il valore dello stanziamento, senza però comunicare la modifica al Ministero. Si può quindi verificare che il sistema, nel confrontare il valore del preventivo rimodulato registrato su CIA con il valore del preventivo rimodulato che risulta al Ministero, rilevi delle differenze. Quando queste differenze rientrano nei limiti previsti dal Ministero, vengono gestite da RPR visualizzando una pagina specificamente predisposta a questo fine (Figura 13). Nella pagina viene inserita una colonna in cui vengono riportati i valori del rimodulato CIA. In questa colonna le differenze tra il valore del rimodulato MUR e il valore del rimodulato CIA vengono evidenziati con un diverso colore. Il valore del disponibile che appare nell ultima colonna è il disponibile CIA, come evidenziato nell intestazione della colonna stessa. Figura 13 Scheda progetto per gestione tolleranza di rendicontazione Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 16 di 35

17 3.7. Simulazione di rimodulazione Una volta premuto il pulsante vengono aggiunte alla tabella tre ulteriori colonne che consentono di effettuare la simulazione di eventuali spostamenti di fondi da una voce all altra (Figura 14; Figura 15). Il sistema tramite questo meccanismo garantisce che le operazioni di spostamento avvengano rispettando le regole dettate dal Ministero e che non vengano utilizzati più fondi rispetto a quelli disponibili. Figura 14 Attivazione della simulazione Figura 15 - Colonne visualizzate in seguito all'attivazione della simulazione Questa funzionalità offre in definitiva due importanti vantaggi: Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 17 di 35

18 1. la possibilità di convalidare la rimodulazione in base alla regole del Ministero, che ne garantisce la successiva approvazione, rendendo la presentazione del nuovo piano finanziario un operazione prettamente formale 2. la garanzia della possibilità di potere rendicontare tutte le spese effettuate e di non effettuare errori di rendicontazione. Come anticipato le tre colonne aggiunte rappresentano: l importo minimo rimodulabile su ogni voce di spesa, calcolato in base alle regole del Ministero e le risorse bloccate (pagamenti già effettuati e impegni aperti); l importo di rimodulazione inserito dall utente; gli importi inseriti possono essere solo valori interi con eventuale simbolo di separazione delle migliaia separato da te cifre; è possibile inserire il simbolo di Euro. l importo massimo rimodulabile su ogni voce di spesa, calcolato in base alle regole del Ministero, alle risorse bloccate (pagamenti già effettuati e impegni aperti) e alle risorse totali ancora disponibili. Le regole in vigore per i progetti PRIN sono riportate nell allegato C. È possibile simulare in modalità diretta inserendo l importo desiderato nella colonna di simulazione; la convalida viene attivata premendo il bottone che salva i valori inseriti e applica le regole di controllo. Nel caso in cui l importo inserito sia superiore al massimo rimodulabile o inferiore al minimo, il sistema aggiorna il valore immettendo un valore coerente con le regole e segnala la modifica evidenziando la cifra in rosso. In ogni caso il sistema effettua il calcolo del valore del pool, ovvero la sommatoria degli sbilanci tra gli importi indicati nell ultima rimodulazione rispetto agli importi correntemente in simulazione (indicato con un cerchio verde in Figura 14). Nel caso in cui il pool sia positivo o nullo il colore del testo sarà verde, nel caso in cui sia negativo verrà evidenziato in rosso Premendo sul pulsante si apre l interfaccia di simulazione avanzata, che consiste in un cruscotto simile ad una calcolatrice (Figura 16, Figura 17). Figura 16 - Attivazione della finestra di Simulazione avanzata Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 18 di 35

19 Premendo sul pulsante si apre l interfaccia di simulazione avanzata, che consiste in un cruscotto simile ad una calcolatrice(figura 17). Figura 17 - Cruscotto per la simulazione avanzata Premendo il pulsante viene attivata la funzionalità di incremento dell importo sulla base di un valore specificato: è necessario digitare un importo (es. 1000) nell apposito campo e, successivamente, premendo il pulsante, si ottiene il risultato come si può vedere in Figura 18. Figura 18 - Simulazione avanzata: incrementa importo Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 19 di 35

20 Premendo il pulsante viene attivata la funzionalità di decremento dell importo sulla base di un valore specificato: è necessario digitare un importo (es. 1000) nell apposito campo e, successivamente, premendo poi, il pulsante su, si ottiene il risultato, come visibile in Figura 19. Figura 19 - Simulazione avanzata: diminuisci importo Premendo il pulsante, viene svuotato il pool (figura Figura 20 - Svuota pool). Figura 20 - Svuota pool Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 20 di 35

21 Premendo il pulsante, viene impostato l importo massimo consentito (Figura 21). Figura 21 - Simulazione avanzata: fino a importo massimo Premendo il pulsante, viene impostato l importo minimo consentito (Figura 22). Figura 22 - Simulazione avanzata: fino a importo minimo L attivazione della funzionalità di simulazione inibisce la possibilità di aggiornare i dati contabili da CIA: una volta completata simulazione questa operazione, è bene terminare la simulazione premendo il pulsante. Se si esce dal browser senza chiudere la sessione di simulazione, questa rimarrà aperta e non sarà possibile aggiornare i dati di progetto né tantomeno, per un collaboratore, utilizzare la funzione di simulazione. Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 21 di 35

22 3.8. Gestione Gruppo di Lavoro Premendo il pulsante, si accede alla pagina di gestione del gruppo di lavoro (Figura 23). In questa pagina è indicato il nominativo del titolare del fondo e degli utenti che ricoprono un ruolo all interno del progetto e che hanno, quindi, l autorizzazione a visualizzarne i dati relativi. Figura 23 - Pagina di Gestione Gruppo di lavoro I ruoli che si possono attribuire all utente sono descritti nella Tabella 1. Premendo il pulsante è possibile eliminare l accesso inerente all utente corrispondente. Premendo il pulsante è possibile aggiungere un nuovo utente nel gruppo di lavoro. Verrà visualizzata una finestra per la selezione dell utente da abilitare (Figura 24). Figura 24 - Pagina di Nuovo Accesso Digitando l indirizzo (es. matteo.vignoli3@unibo.it), compaiono i dati identificativi dell utente. Premendo il pulsante, si visualizza una pagina di configurazione, tramite la quale può essere selezionato il ruolo da attribuire all utente individuato in precedenza (Figura 25). La pressione del pulsante conclude l operazione Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 22 di 35

23 Figura 25 - Pagina di Configurazione Nuovo Accesso Le persone delegate dal titolare del finanziamento non possono conferire la visibilità ad altri. Quando entrano nel sistema questo pulsante non è, quindi, visualizzato Rendiconto Spese Sostenute Premendo il pulsante si apre la Tabella delle Spese Sostenute (Figura 26). Essa rappresenta il riepilogo delle spese come deve essere rendicontato al Ministero. Figura 26 - Spese Sostenute Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 23 di 35

24 3.10. Gestione Progetti - Movimenti Nella pagina di Gestione Progetti - Movimenti sono visualizzati i movimenti, raggruppati per tipo (Impegni, Fattura, Prenotazioni, Generici, Mandati). Il sistema permette di espandere la tabella visualizzando le relazioni con gli altri movimenti premendo sul pulsante e di chiudere le righe espanse premendo sull icona che riporta il simbolo Figura 27 Corrispondenza tra movimento padre e movimenti figli Il tipo di movimento è contrassegnato da una icona. Al momento il sistema gestisce i seguenti tipi di movimento: = prenotazione = mandato = impegno = fattura = generico = missione = compenso I diversi collegamenti ipertestuali interni attivati sui movimenti figli consentono la navigazione all interno nella pagina. Cliccando su un mandato, per esempio, si viene trasportati all Impegno ad esso collegato e viceversa. Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 24 di 35

25 Il pulsante permette di individuare i movimenti padri e figli, illuminandoli all interno della pagina al secondo livello della gerarchia. In azzurro verranno evidenziati i movimenti padri (Figura 28) e in rosa i movimenti figli (Figura 29). Figura 28 Evidenziazione dei movimenti padri Figura 29 Evidenziazione dei movimenti figli Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 25 di 35

26 3.11. Gestione Progetti Voci di spesa e Movimenti Nella pagina di Gestione Progetti Voci di Spesa e Movimenti i movimenti sono raggruppati prima per voce di spesa e poi per tipo (Impegni, Fattura, Prenotazioni, Generici, Mandati). Il sistema permette di espandere ognuna categoria premendo sul pulsante che riporta il simbolo e di chiudere le categorie espanse premendo sull icona che riporta il simbolo Figura 30 - Pagina Gestione Progetti. Voci di spesa e Movimenti Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 26 di 35

27 4. Glossario Acronimo CIA MUR PRIN Definizione Contabilità Integrata d Ateneo Ministero dell Università e della Ricerca Scientifica Progetti di Ricerca di Interesse Nazionale 5. Messaggi del programma Sono qui riportati i messaggi che il programma può presentare all utente, con un indicazione dell azione che si consiglia di intraprendere. Codice messaggio Descrizione messaggio Cosa Si è verificato un errore di lettura dei dati da CIA o dalla banca dati MUR. Si è verificato un errore di lettura dei dati da CIA o dalla banca dati MUR. Problema nei dati dovuto ad una mancata rimodulazione del progetto all'interno di CIA o a collegamenti mancanti tra impegni e prenotazioni o tra impegni e fatture o la spesa è stata registrata sul capitolo non previsto per il PRIN. Problema nei dati dovuto ad una mancata rimodulazione del progetto all'interno di CIA o a collegamenti mancanti tra impegni e prenotazioni o tra impegni e fatture o la spesa è stata registrata sul capitolo non previsto per il PRIN. Problema nei dati dovuto ad una mancata rimodulazione del progetto all'interno di CIA o a collegamenti mancanti tra impegni e prenotazioni o tra impegni e fatture o la spesa è stata registrata sul capitolo non previsto per il PRIN. Problema nei dati dovuto ad una mancata rimodulazione del progetto all'interno di CIA o a collegamenti mancanti tra impegni e prenotazioni o tra impegni e fatture o la spesa è stata registrata sul capitolo non previsto per il PRIN. fare quando appare questo messaggio Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Verificare le spese del progetto con il segretario di dipartimento Verificare le spese del progetto con il segretario di dipartimento Verificare le spese del progetto con il segretario di dipartimento Verificare le spese del progetto con il segretario di dipartimento Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 27 di 35

28 Codice messaggio Descrizione messaggio Cosa Problema nei dati dovuto ad una mancata rimodulazione del progetto all'interno di CIA o a collegamenti mancanti tra impegni e prenotazioni o tra impegni e fatture o la spesa è stata registrata sul capitolo non previsto per il PRIN. Si è verificato un errore di lettura dei dati da CIA o dalla banca dati MUR. La attività di simulazione è stata disattivata perché un altro utente sta già aggiornando i dati e non è possibile lavorare sugli stessi in simultanea. La attività di simulazione è stata disattivata perché un altro utente sta già aggiornando i dati e non è possibile lavorare sugli stessi in simultanea. Si è verificato un errore di lettura dei dati da CIA o dalla banca dati MUR. Per il progetto non sono state registrate spese in CIA o il codice progetto in CIA non è identico a quello del MUR per cui RPR non riesce a verificare le spese in CIA. Si è presentato un problema tecnico di lettura dei dati da CIA. Si è verificato un errore di lettura dei dati da CIA o dalla banca dati MUR. Si è verificato un errore di lettura dei dati da CIA o dalla banca dati MUR. Si è verificato un errore di lettura dei dati da CIA o dalla banca dati MUR. Azione consigliata: riprovare più tardi. Se il problema persiste, contattare l'assistenza. Si è verificato un errore di lettura dei dati da CIA o dalla banca dati MUR. L'ultima volta che è stato effettuato l'aggiornamento dei dati di progetto non tutti i dati sono stati letti correttamente. fare quando appare questo messaggio Verificare le spese del progetto con il segretario di dipartimento Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Contatta il segretario; verificare se le cose stanno così Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Riprovare più tardi: contattare l'assistenza Provare a riaggiornare il progetto; contattare l'assistenza Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 28 di 35

29 6. Assistenza Per problemi di utilizzo dell applicazione RPR fare riferimento a: Aric - Settore Finanziamenti Nazionali Ufficio Finanziamenti Nazionali e Regionali Via Zamboni, Bologna assistenza.aric@unibo.it Tel Per problemi di accesso al servizio tramite le credenziali personali rivolgersi a: CESIA - Servizio Contact Center assistenza.cesia@unibo.it telefono: dal lunedì al giovedì dalle ore 8.00 alle ore e il venerdì dalle ore 8.00 alle ore Data di stampa: 08/02/200801/02/2008 Pagina 29 di 35

30 RPR - Rendicontazione dei Progetti di Ricerca Allegato A ALMA MATER STUDIORUM UNIVERSITÀ DI BOLOGNA

31 Allegato A08/02/200801/02/2008 Allegato A - Elenco funzionalità Nella release 1.0 del servizio sono attive le seguenti funzionalità: Login La funzionalità consente agli utenti di accedere al sistema utilizzando le credenziali istituzionali di ateneo (DSA). Visualizzazione elenco progetti La funzionalità consente ai ricercatori di visualizzare l elenco dei progetti di cui sono titolari del fondo e di quei progetti in cui sono coinvolti e su cui è stata conferita loro visibilità dal rispettivo titolare del fondo. La funzionalità consente, altresì, ai segretari amministrativi di visualizzare l elenco completo dei progetti PRIN presenti nella loro struttura. Visualizzazione scheda progetto La funzionalità consente la visualizzazione del piano dei conti del progetto presentandone le voci di costo e gli importi di liquidità allocata, spesa e disponibile Visualizzazione scheda movimenti progetto La funzionalità consente la visualizzazione di tutti i documenti finanziari e contabili inerenti al progetto e registrati in CIA. La funzionalità prevede altresì la possibilità di navigare i legami tra questi documenti. Esecuzione simulazione di rimodulazione su progetto La funzionalità consente di simulare una rimodulazione della liquidità allocata sulle varie voci di spesa del progetto. Il meccanismo di simulazione recepisce le regole poste dall ente finanziatore (opportunamente configurate dall amministratore del sistema) e gli importi già spesi, impedendo di fare rimodulazioni non rendicontabili. Questa funzione può essere attivata dal solo titolare del fondo. Generazione Rendicontazione La funzionalità consente di generare un rendiconto delle spese sostenute conforme a quello richiesto dal MIUR in sede di rendicontazione. Generazione reportistica La funzionalità consente di esportare la scheda progetto, l elenco dei movimenti ed il rendiconto delle spese sostenute in documenti di testo, fogli di calcolo o portable document format. Specifica gruppo di lavoro La funzionalità consente al titolare del fondo di individuare i membri del gruppo di progetto, conferendo loro l appropriato livello di visibilità (sola scheda di progetto oppure sulla scheda di progetto e sulla scheda dei movimenti). Pagina 31 di 35

32 RPR - Rendicontazione dei Progetti di Ricerca Allegato B ALMA MATER STUDIORUM UNIVERSITÀ DI BOLOGNA

33 Allegato B 08/02/200801/02/2008 Allegato B Voci di spesa PRIN / Capitoli CIA Set di Regole PRIN Capitolo Descrizione Capitolo 01. Materiale inventariabile F.S Acquisto impianti,.attrezzature, macchinari F.S Materiale bibliografico F.S Attrezzature di automazione 02. Grandi attrezzature F.S Attrezzature didattiche scientifiche 03. Materiale di consumo F.S Acquisto materiale di consumo 04. Calcolo ed elaborazione dati F.S Spese di funzionamento att. varie 05. Personale a contratto F.S Spese per collaborazioni esterne F.S Altre borse di studio F.S Contratti ed assegni di ricerca 06. Servizi esterni F.S Spese tecniche ed amministrative 07. Missioni F.S Indennità di missione 08. Pubblicazioni F.S Spese per attività editoriale e pubblicazioni scientifiche 09. Organizzazione e partecipazione convegni F.S Spese per convegni e scambi culturali 10. Altro F.S Spese varie Pagina 33 di 35

34 RPR - Rendicontazione dei Progetti di Ricerca Allegato C ALMA MATER STUDIORUM UNIVERSITÀ DI BOLOGNA

35 Allegato C 08/02/200801/02/2008 Allegato C Regole di gestione PRIN Set di Regole PRIN Senza limiti % Decrem. % Increm. Limite in % Limite in SI 3% 500, Materiale inventariabile SI 3% 500,00 SI 3% 500, Grandi attrezzature SI 3% 500, Materiale di consumo SI 3% 500, Calcolo ed elaborazione dati SI 3% 500,00 No 100% 25% 3% 500, Personale a contratto No 100% 25% 3% 500,00 No 100% 25% 3% 500, Servizi esterni No 100% 25% 3% 500, Missioni No 100% 25% 3% 500, Pubblicazioni No 100% 25% 3% 500, Organizzazione e partecipazione convegni No 100% 25% 3% 500, Altro SI 3% 500,00 Viene qui illustrato il significato delle diverse colonne: Senza limiti: le voci di spesa su cui è impostato che il valore SI possono essere rimodulate senza limiti di importo rispetto al preventivo rideterminato al momento dell approvazione del progetto % Decremento: nel caso in cui sulla voce di spesa sia impostato che il valore NO nel campo Senza limiti, questa colonna riporta il valore, in percentuale, di decremento possibile rispetto al valore del preventivo rideterminato al momento dell approvazione del progetto % Incremento: nel caso in cui sulla voce di spesa sia impostato che il valore NO nel campo Senza limiti, questa colonna riporta il valore, in percentuale, di incremento possibile rispetto al valore del preventivo rideterminato al momento dell approvazione del progetto Limite in %: Limite in : questa colonna riporta il valore, in percentuale, di variazione possibile del rendiconto, in aumento o in diminuzione, rispetto al valore dell ultimo preventivo rimodulato, che non necessita richiesta di autorizzazione al Ministero, a livello di singola voce di spesa questa colonna riporta il tetto massimo, in valore assoluto, di variazione possibile del rendiconto, in aumento o in diminuzione, rispetto al valore dell ultimo preventivo rimodulato, che non necessita richiesta di autorizzazione al Ministero, a livello di singola voce di spesa Pagina 35 di 35