MANUALE OPERATIVO EASYOIL MANUALE OPERATIVO EASYOIL

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1 MANUALE OPERATIVO EASYOIL 1

2 Sommario 1 Attività propedeutiche Java Attività propedeutiche attivazione dispositivi firma digitale Accesso ad INBIZ Home page Avvisi Barra di Navigazione Home page Unimoney Home page EasyOil Inserimento di un nuovo ordinativo Elenco ordinativi in elaborazione Link Elimina ordinativo Link Visualizza ordinativo Link Conferma ordinativo Link Annullo ordinativo Elenco ordinativi pubblicati

3 1 Attività propedeutiche Java Verificare qual è la versione di java installata sul pc. La versione consigliata è la Per verificare la versione installata sulla macchina Pannello di Controllo Java Generale Informazioni su 3

4 1.1 Attività propedeutiche attivazione dispositivi firma digitale N.B (Questo passaggio deve essere effettuato solo se in possesso di token di firma digitale di Intesa san Paolo, altrimenti passare direttamente al paragrafo 2) Andare sul sito Inserire il sito come sito attendibile in java Pannello di Controllo Java 4

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6 Ritornare nel sito Area personale Area firma digitale Inserire il token di firma digitale Quando comparirà la casella bianca inserire il codice pin di 8 cifre fornito dalla banca 6

7 2 Accesso ad INBIZ L accesso è previsto dal sito può avvenire in due modi: 1) Cliccando sulla voce OTP inserendo codice utente, codice pin e codice otp 2) Cliccando sulla voce firma digitale inserendo il pin del token di firma 7

8 2.1 Home page Avvisi La Home page si presenta così, con l apertura della sezione Avvisi. In questa pagina si trovano tutti gli avvisi relativi ai diversi passaggi in Unimoney. Dato che vengono raggruppati cronologicamente, è consigliabile, una volta letti e analizzati provvedere alla loro eliminazione. 8

9 2.2 Barra di Navigazione La barra di navigazione è presente in tutte le pagine e permette all utente di navigare le pagine dell applicazione. I pulsanti della barra possono essere disabilitati in alcune pagine. Esce dal sistema chiudendo la sessione di collegamento legata all identità dell utente. ATTENZIONE: E molto importante uscire SEMPRE con il pulsante esci. Se lasciate incustodito il vostro PC mentre è collegato al sistema (anche se avete navigato successivamente in altri siti, ma lasciando aperta la sessione) date la possibilità a chiunque possa accedere alla vostra macchina di agire a vostro nome e con le vostre autorizzazioni sulle applicazioni. Permette di ritornare alla Pagina personale dell utente (o pagina degli avvisi). In cui l utente prende visione degli avvisi a lui destinati e seleziona le applicazioni a cui è abilitato. All interno delle applicazioni questo pulsante permette sempre di ritornare all Home Page (o pagina del menu principale) dell applicazione. Permette di inviare una mail all amministratore per segnalare suggerimenti, lamentele e (perché no?) anche complimenti sul sistema. Apre le pagine di help. Effettua un passo indietro nella navigazione interna al sistema Unimoney (solo nei contesti in cui è permesso) ATTENZIONE: E consigliabile non utilizzare il tasto indietro del browser perché vi farà uscire dal sistema Unimoney. Se il pulsante indietro non è attivo, per ritornare alla pagina iniziale occorre premere il pulsante avvisi 9

10 2.3 Home page Unimoney Dalla home page di UniMoney, che contiene eventuali avvisi, si raggiunge la home page di EasyOil selezionando il pulsante emissione ordinativi 2.4 Home page EasyOil Dalla home page di EasyOil è possibile raggiungere le funzioni disponibili tramite selezione dei link presenti nella maschera 10

11 2.5 Inserimento di un nuovo ordinativo Selezionando nella home page il link Nuovo Mandato o Nuova Reversale si accede alle maschere di inserimento dati dell ordinativo. I campi presenti nelle singole maschere variano in base al tipo di ordinativo (Mandato o Reversale) e al tipo di modulo attivato per l ente (gestione dei dati di bilancio e Siope a livello di documento o di beneficiario). I campi contrassegnati con un asterisco sono obbligatori, gli altri campi sono opzionali. Si suggerisce di far riferimento alla convenzione dell ente con il proprio tesoriere per la compilazione. Nella prima maschera vengono inseriti i dati relativi all ordinativo. Il sistema propone in automatico: la data odierna come data di emissione, l esercizio e il numero progressivo dell ordinativo; una volta salvati, questi dati non sono più modificabili, le altre informazioni inserite possono essere variate in un secondo momento. Il pulsante Indietro permette di annullare gli inserimenti non ancora salvati e riporta nella pagina precedente. Tramite il pulsante salva è possibile salvare i dati inseriti ed accedere automaticamente alla maschera di inserimento dei dati anagrafici del primo beneficiario/versante. 11

12 EasyOil mette a disposizione un archivio, Rubrica, contenente i dati anagrafici degli intestatari inseriti tramite gli ordinativi precedenti, per cercare ed inserire i dati di un beneficiario/versante presente nella rubrica si seleziona il pulsante cerca nella rubrica La ricerca viene effettuata attraverso i criteri del: codice fiscale, partita iva, iban, o conto corrente postale, il primo nominativo che appare nella lista è l ultimo nominativo inserito in ordine temporale. 12

13 E possibile inviare una notifica attraverso l indirizzo mail del beneficiario/versante nel momento in cui viene emesso il mandato di pagamento, o in accordo con la banca nel momento in cui viene accredita la somma in conto corrente Il codice SWIFT è un codice identificativo della banca per individuare un bonifico estero 13

14 Il salvataggio dei dati porta nella maschera di inserimento dei dati di incasso, ove previsto, dei dati di bilancio e SIOPE e di eventuali ritenute E possibile inserire fino a 7 ritenute diverse per un singolo beneficiario indicando rispettivamente importo, numero della reversale associata (una reversale per ogni ritenuta) e progressivo del versante se non coincide con il progressivo del beneficiario 14

15 Per il tipo di pagamento, di bollo e di spese sono presenti combo a tendina che propongono, dopo aver cliccato la freccia a destra, un elenco dal quale scegliere la voce che interessa, di default sono impostati a Non definito. Codice esecuzione Tipo Bollo Nel caso del tipo bollo esente è possibile scrivere nella casella causale esenzione bollo in tutti gli altri casi non è selezionabile. 15

16 Tipo Spese Per valorizzare il riferimento ad un documento esterno è necessario selezionare il tipo di pagamento Disposizione documento esterno ed inserire le informazioni relative al documento esterno nel campo note della maschera di inserimento o modifica dati di incasso beneficiario. Quando si sceglie per un mandato come Tipo di pagamento 011 bollettino con conto corrente postale è necessario inserire il numero del conto corrente a 8 cifre nel campo IBAN 16

17 2.6 Elenco ordinativi in elaborazione Selezionando nella Home page EasyOil il link Elenco ordinativi in elaborazione si accede alla sezione di riepilogo degli ordinativi inseriti nel sistema ma non ancora pubblicati. Le funzioni presenti sono la visualizzazione e l eliminazione. Per ogni ordinativo è presente il progressivo, la descrizione, lo stato (in elaborazione, confermata, in variazione), il tipo di ordinativo, il numero dell ordinativo e l esercizio. Sono presenti alcuni filtri di ricerca per facilitare la selezione degli ordinativi di interesse. Il pulsante Menu riporta nella Home page di EasyOil Link Elimina ordinativo Selezionando il link Elimina è possibile cancellare l ordinativo con tutti i suoi dati confermando con ok Link Visualizza ordinativo Selezionando il link Visualizza si arriva nella maschera di elaborazione e visualizzazione dei dettagli dell ordinativo, tramite il pulsante Lista Ordinativi si torna all elenco dei mandati e delle reversali in elaborazione, mentre il pulsante Menu riporta alla Home page di EasyOil. 17

18 La maschera presenta IL campo descrizione Modificabile Il campo note Per l inserimento di informazioni che non devono figurare nell ordinativo stesso La Struttura di Riferimento (ove prevista) Se l utente può operare su più di una struttura deve per prima cosa sceglierne una e salvarla Dati dell ordinativo Informazioni relative all ordinativo stesso; selezionando il link Modifica è possibile variare i dati precedentemente inseriti (vedi anche Fig.10a/b e Fig.13a/b) Dati relativi alla distinta dei beneficiari Informazioni sullo stato, la data di creazione, l importo totale dei sub ed in caso di ordinativo precedentemente confermato la data di pubblicazione Link Ricarica lista da file : Questa sezione offre la possibilità di modificare i dati presenti, caricando i beneficiari/versanti (sub) da un file in formato csv o da un tracciato SETIF Link Nuovo beneficiario : Questa sezione permette di aggiungere i dati anagrafici e di pagamento di ulteriori beneficiari/versanti (vedi immagine Fig.18), selezionando il pulsante Salva dopo l inserimento dei dati Link Visualizza dati sub: Questa sezione permette di verificare i dati anagrafici e di pagamento inseriti per un singolo beneficiario/versante, il delegato o il creditore effettivo, di aggiungerne altri, di modificare quelli già presenti o di eliminare un intero sub, tramite i link relativi: 18

19 Aggiungi, Modifica ed Elimina sub Nelle maschere di Modifica beneficiario/versante o Aggiungi delegato sono presenti gli stessi campi visualizzati nelle maschere di inserimento beneficiario/versante ). Le modifiche effettuate dopo l abilitazione della variazione verranno segnalate in arancione come nell esempio seguente: Link Conferma ordinativo Per pubblicare un mandato o una reversale è necessario selezionare il link Conferma ordinativo L ordinativo confermato scomparirà dall elenco degli ordinativi disponibili al momento della sua pubblicazione e sarà consultabile nell elenco degli ordinativi pubblicati. Questa procedura potrà richiedere alcuni minuti 19

20 2.6.4 Link Annullo ordinativo MANUALE OPERATIVO EASYOIL E possibile annullare un ordinativo tramite selezione del link Annullo ordinativo, il link è presente dopo l abilitazione alla variazione Il mandato annullato (o la reversale) rimane consultabile nell elenco degli ordinativi pubblicati ed il documento di annullo viene inviato nella pagina di Importazione di UniMoney. 2.7 Elenco ordinativi pubblicati Anche in questa sezione è presente per ogni Ordinativo il progressivo, la descrizione, lo stato (in elaborazione, confermato, in variazione), il tipo di ordinativo, il numero dell ordinativo, l esercizio ed i filtri di ricerca per facilitare la selezione degli ordinativi di interesse. Quando un ordinativo confermato nei passi precedenti compare nell elenco come inviato è visualizzabile anche nella lista dei documenti in importazione. Dall elenco degli ordinativi pubblicati è possibile selezionare un ordinativo per la consultazione dei dettagli; selezionando il link Visualizza, si presenta una maschera del tipo seguente simile a quella già conosciuta per i dettagli degli ordinativi in elaborazione 20

21 Sarà presente la descrizione, il campo note, la struttura ove prevista (è sempre necessario salvare eventuali modifiche tramite il pulsante relativo), i dati di collegamento con il mandato e l elenco dei beneficiari con il link Visualizza per consultare i dati anagrafici del beneficiario, del versante, del delegato o i dati di pagamento. I dati dell ordinativo pubblicato non sono modificabili. 21

22 1.8 Abilita Variazioni Questa funzione riporta l ordinativo ad uno stato in cui è possibile modificare i dati inseriti. Se il mandato o la reversale si trova ancora in importazione su UniMoney, è sufficiente modificare i dati entrando nella maschere di Modifica dei dettagli di un sub o ricaricando un file csv con i dati corretti e successivamente riconfermare l ordinativo Con la stessa modalità può essere caricato un altro tracciato SETIF. E necessario attendere che il mandato o la reversale compaia nel Elenco ordinativi pubblicati per trovare in Importazione ordinativi di UniMoney il documento aggiornato. Se il mandato si trova già in UniMoney si visualizza nelle pagine di Importazione ordinativi un nuovo documento col quale sarà possibile sovrascrivere l ordinativo presente su UniMoney. Se l ordinativo risulta già spedito in banca, verrà creato dal sistema un documento di variazione. 22