INFORMAZIONI UTILI PER L ESPOSITORE. 39 MOSTRA CONVEGNO EXPCOMFORT MARZO 2014 Fiera Milano Quartiere Rho

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1 INFORMAZIONI UTILI PER L ESPOSITORE 39 MOSTRA CONVEGNO EXPCOMFORT MARZO 2014 Fiera Milano Quartiere Rho SEDE DI SVOLGIMENTO: Fiera Milano S.S. del Sempione Rho (Mi) - Italia INGRESSI: Porta Est (Fermata metropolitana Rho Fiera) Porta Sud Porta Ovest ORARIO ESPOSITORI: 18 marzo: 8 / marzo: 8,30 / 19 ORARIO VISITATORI: 9 / 18,30 1. AGENZIA VIAGGI Per informazioni, prenotazioni hotel e viaggi a tariffe agevolate rivolgersi a: Ventana Group - tel fax fieramilano@ventanagroup.it 2. ASSICURAZIONE POLIZZA ALL RISKS L Organizzatore e Fiera Milano richiedono che le merci, i materiali di allestimento e le attrezzature portati e/o utlilizzati dagli Espositori nel quartiere fieristico siano coperti da polizza assicurativa del tipo all risks (vedi art.19.2 del regolamento generale di manifestazione). Tale copertura assicurativa viene messa a disposizione per il tramite di Fiera Milano per un capitale di Euro ,00 ed il costo relativo ( 95,00) sarà inserito nella fattura di saldo di Reed Exhibitions Italia srl. A tale proposito vi segnaliamo che tale quota assicurativa sarà dovuta anche per tutte le merci, i macchinari, i materiali di allestimento e le attrezzature portati e/o utilizzati da ogni co-espositore partecipante tramite collettive. Per informazioni sulle polizze assicurative rivolgersi alla Delegazione Ufficiale Assicurazioni di Fiera Milano: Marsh spa tel /2034/2032 fax fiera.milano@marsh.com 3. CATALOGO UFFICIALE ESPOSITORI PER LE SOCIETA ESPOSITRICI Il modulo per l inserimento gratuito dei dati nel catalogo ufficiale dell esposizione sarà disponibile sul sito nell area riservata agli espositori a partire da fine ottobre. Il modulo dovrà essere compilato entro fine novembre Per qualsiasi informazione e supporto contattare: Alberto Galea catalogo@reedexpo.it tel Una copia gratuita del Catalogo Generale Espositori potrà essere ritirata presso gli uffici della segreteria organizzativa al primo piano del Centro Servizi (Fiera Milano Rho) dal giorno 16 marzo dalle h. 9,30 alle h. 18,00 La pubblicità sul catalogo espositori è gestita da: DBInformation - Viale G. Richard 1/a Milano tel Contatto segreteria commerciale: Luciana Lazzaroni luciana.lazzaroni@dbinformation.it Il catalogo è on line sul sito Expopage provvede ad inviare agli espositori la comunicazione per aggiornare il proprio stand virtuale online. Per qualsiasi informazione e supporto è possibile contattare support@expopage.net - tel

2 4. CATERING ALLO STAND in manifestazione Gli espositori che intenderanno avvalersi di un catering esterno e/o somministreranno direttamente, a titolo gratuito, alimenti e/o bevande dovranno attenersi alla normativa vigente che potrà essere richiesta direttamente a: Business Unit Ristorazione & Catering di Fiera Milano servizio.gestori@fieramilano.it tel /6794 fax La stessa unità di ristorazione potrà fornire, agli espositori interessati, una vasta gamma di servizi di ristorazione sia per prodotti e pasti allo stand sia convenzioni per colazioni e lunch nei locali presenti nel quartiere fieristico, ordinabili attraverso la piattaforma di Fiera Milano: eservice@fieramilano.it. 5. DISPOSIZIONI PER IL MONTAGGIO E LO SMONTAGGIO (E-SERVICE) Per tutti i padiglioni l ingresso è da CARGO Tutto il personale che accede in fiera deve essere munito di: Pre-accredito Carta di Identità Tesserino aziendale L ingresso diretto dalle Cargo indicate è consentito sia per le persone sia per i mezzi anch essi provvisti di preaccredito (codice a barre). Fiera Milano provvederà ad inviare agli espositori, nel mese di febbraio 2014, una comunicazione dall indirizzo eservice@fieramilano.it per l accredito degli automezzi e delle persone che si occuperanno degli allestimenti. Dopo l accredito riceverete dall indirizzo barcode.logistica@fieramilano.it i relativi barcode per la stampa dei documenti d accesso. Coloro che ne saranno sprovvisti dovranno recarsi presso lo sportello LOGISTICA QUARTIERE, ubicato a Cargo 1. MONTAGGIO: 10/16 marzo: ingresso automezzi nel quartiere Fiera: h. 7 17,30 apertura padiglioni: h. 7,30 18,30 17 marzo: ingresso automezzi nel quartiere Fiera: h. 7 15,00 apertura padiglioni: h. 7,30 18 PROROGHE DI ORARIO: eventuali proroghe agli orari previsti nella fase di allestimento e di smontaggio devono essere richieste anticipatamente al Customer Service Assistenza Espositori SMONTAGGIO: PADIGLIONI: marzo: (la manifestazione chiuderà alle h.19,00. Prima di tale termine non è consentito lo smontaggio dello stand e non è autorizzata l uscita di merce e/o di materiale) ingresso automezzi < 7,5 t. nel quartiere Fiera h apertura padiglioni: h marzo: ingresso automezzi nel quartiere Fiera: h. 7 17,30 apertura padiglioni: h. 7,30 18,30 PADIGLIONI: marzo: (la manifestazione chiuderà alle h.19,00. Prima di tale termine non è consentito lo smontaggio dello stand e non è autorizzata l uscita di merce e/o di materiale) ingresso automezzi < 7,5 t. nel quartiere Fiera h apertura padiglioni: h marzo: ingresso automezzi nel quartiere Fiera: h. 7 17,30 apertura padiglioni: h. 7,30 18,30

3 Per informazioni: tel /1/2/3 fax Le auto che non trasportano materiale utile all allestimento NON POSSONO accedere all interno del Quartiere. Sono a disposizione i parcheggi esterni nei pressi del Quartiere. Durante i periodi di montaggio e smontaggio la sosta per il carico e lo scarico è consentita per un massimo di 2 ore.- Soste superiori alle due ore potranno comportare l applicazione di una penale di 50,00 + IVA per ogni ora o frazione di ora eccedente. Gli automezzi vuoti potranno essere parcheggiati nell area di sosta mezzi pesanti in Largo delle Nazioni. La non osservanza delle norme suindicate porterà l applicazione di sanzioni e di sanzioni e penali come previsto dal Regolamento Tecnico di Fiera Milano. Gli automezzi parcheggiati in zona d intralcio saranno rimossi da Fiera Milano 6. ESTRATTO CONTO E BUONO D USCITA in manifestazione Durante i giorni di manifestazione verrà consegnato allo stand l estratto conto relativo al saldo comprensivo dei servizi supplementari richiesti a Fiera Milano con due buoni d uscita. Quest ultimi dovranno essere timbrati dalla Banca, dopo aver effettuato il pagamento di quanto dovuto, per permettere l uscita dal quartiere fieristico delle merci e dei materiali. Ulteriori buoni d uscita potranno essere richiesti al Customer Service Assistenza Espositori. 7. FATTURE, NOTIFICHE, PIANTINE, REGOLAMENTI E INTEGRAZIONE AGLI STESSI (E-SERVICE) da ottobre 2013 Gli espositori riceveranno dall indirizzo eservice@fieramilano.it comunicazione con il link di accesso alla piattaforma E-Service di Fiera Milano per scaricare la documentazione tecnica: Fatture emesse da Reed Exhibitions Italia srl Rilievo in scala 1:100 con l informativa sul piano d emergenza del quartiere Fiera Milano in base al decreto legislativo 626/94 Regolamento generale della manifestazione Regolamento Tecnico di Fiera Milano Integrazione ai regolamenti sopra citati in merito a disposizione non specificamente richiamate (disponibile anche nell area riservata del sito Norme per la realizzazione dei soppalchi. 8. INFORMAZIONI TECNICHE ALLESTIMENTI Per informazioni tecniche relative all allestimento è possibile contattare: Reed Exhibitions Italia Srl Assistenza Tecnica e.mail: operations@reedexpo.it tel sig. Massimo Vacchini cell oppure Fiera Milano Customer Service Assistenza Espositori: mce@customerservice.fieramilano.it Padd Customer Service Est tel /7266 fax Padd Customer Service Stella Polare tel /7882 fax Padd Customer Service Ovest tel /7396 fax INGRESSO VISITATORI E CATALOGO ESPOSITORI Come per il passato, è previsto il pagamento dell ingresso da parte dei visitatori. I visitatori potranno acquistare titoli di ingresso per 1, 2 oppure 4 giornate, presso le Reception di ingresso in fiera oppure sul sito Internet ai seguenti costi:

4 ON LINE IN FIERA SCONTO Solo Tessera 1 giorno 20,00 28,00 29% 2 giorni 27,00 36,00 25% 4 giorni 45,00 60,00 25% Solo Catalogo 19,00 24,00 21% Tessera + catalogo 1 giorno + catalogo 39,00 52,00 25% 2 giorni + catalogo 46,00 60,00 23% 4 giorni + catalogo 64,00 84,00 24% 10. INVITI AGENTI Gli Espositori potranno far accedere gratuitamente alla Manifestazione i propri Agenti e Rappresentanti previa fornitura agli Organizzatori dei dati anagrafici degli stessi forniti su apposito file Excel richiedibile a mezzo e mail alla Segreteria: marketing.mce@reedexpo.it. Gli Agenti segnalati riceveranno al loro indirizzo l invito con codice a barre che dovranno stampare per poter accedere in fiera utilizzando gli appositi ingressi fast lane. Come funziona il FAST LANE 1. All arrivo in fiera il lettore ottico delle corsie Fast Lane, posizionato agli ingressi di Est/Sud/Ovest e all ingresso di ciascuna reception occupata dalla manifestazione, leggerà il codice a barre impresso sulla stampa ed automaticamente l Agente potrà accedere in manifestazione 11. INVITI CLIENTELA Gli Espositori potranno acquistare, a mezzo dell apposita scheda d ordine (che riceveranno nel mese di ottobre), gli inviti per i propri clienti che daranno diritto a un titolo di ingresso gratuito valido per una giornata. Gli inviti clientela verranno fatturati sulla base dell ordine e non sulla quantità effettivamente utilizzata. I visitatori potranno accedere in fiera utilizzando gli appositi ingressi fast lane Come funziona il FAST LANE 1. il Visitatore che riceve l invito da parte di un Espositore si registra sul sito inserendo il codice presente sul coupon ricevuto; 2. al termine della registrazione, stampa la conferma con codice a barre che porterà con sé in Manifestazione; 3. all arrivo in fiera il lettore ottico delle corsie Fast Lane, posizionato agli ingressi di Est/Sud/Ovest e all ingresso di ciascuna reception occupata dalla manifestazione, leggerà il codice a barre impresso sulla stampa ed automaticamente il visitatore potrà accedere in manifestazione 12. MANODOPERA Per servizi di manodopera gli espositori potranno rivolgersi allo spedizioniere ufficiale vedi punto MODULI D ORDINE SERVIZI VARI (E-SERVICE) Ogni azienda espositrice dopo la notifica dell area espositiva riceverà da Fiera Milano dall indirizzo eservice@fieramilano.it il link per accedere all E-Service per la compilazione dei documenti obbligatori e per la prenotazione di eventuali servizi aggiuntivi offerti da Fiera Milano. Per ulteriori informazioni sarà a disposizione il servizio di customer care al no. 02/ I documenti obbligatori riguardano: Allestimento - Servizio assicurazione - Impianti elettrici per luce e forza motrice - Raccordi aria compressa - Raccordi idrici - Prevenzione incendi Prelievo e smaltimento rifiuti Accesso e scarico macchine e materiali - Prodotti chimici o plastici presenti nello stand Catering esterni Il catalogo dei servizi comprende: Allestimento stand (Optional preallestiti / Personalizzati) Americane e appendimenti (Americane / Illuminotecnica / Strutture tecniche) - Arredo stand Attrezzature - Catering Componenti stand (Pavimentazione) Parcheggi (Autoparcheggi in manifestazione/sosta 24h) Permessi (Ingressi anticipati-posticipati / Permessi party serali /

5 permessi servizio foto) - Servizi ecologici (Prelievo e smaltimento materiali / Pulizia stand) Servizi Tecnici (Deposito materiali / Edili / Impianti elettrici / Impianti idrici / Raccordi aria compressa) Sorveglianza (Personale di sorveglianza) Telecomunicazioni (Connettività internet/telefonia) Video e Informatica (Audio / PC / Rilevatori di presenze / Riprese fotografiche / Video) Altri servizi (Accoglienza e interpretariato / Addobbi floreali / Alessi / American Express / Custodia valori / Grafica e segnaletica / Piattaforme aeree / Spazi congressuali / Spedizioni e movimentazione / Trasporti pubblici / Viaggi e hospitality) 14. PACCHETTO ALL INCLUSIVE L allestitore che si occuperà dell allestimento degli stand prenotati attraverso la formula ALL INCLUSIVE 1 BASIC o ALL INCLUSIVE 2 PLUS è: ARCHE ALLESTIMENTI srl via V. Darwin Settimo Milanese (Mi) Tel fax info@archeallestimenti.com A partire dal mese di novembre 2013 l allestitore provvederà a contattare gli espositori per la definizione dell allestimento. Per avere un preventivo per eventuali optional aggiuntivi a quanto previsto dal pacchetto è possibile rivolgersi direttamente all allestitore. 15. PARCHEGGIO AUTO ESPOSITORI Il posto auto all interno del quartiere è a pagamento e può essere prenotato attraverso la piattaforma on line E- service (vedi punto 13). La prenotazione del posto auto espositore costituisce un impegno al suo utilizzo e pertanto il mancato ritiro e/o uso del contrassegno non darà diritto ad alcun rimborso. La mancata compilazione del modulo sarà considerata rinuncia allo stesso. 16. PUBBLICITA / AFFISSIONI NEL QUARTIERE FIERA La distribuzione di materiale pubblicitario fuori dal proprio stand è proibita. Per informazioni sulle opportunità di promozione e visibilità all interno del quartiere contattare l agenzia ufficiale incaricata da Reed Exhibitions Italia: AVEXPO sas - sig.ra Vania Vassalli - tel fax info@avexpo.it 17. PULIZIA STAND La pulizia del posteggio viene effettuata dal personale addetto durante le ore di chiusura del padiglione, a partire dalla sera della vigilia di apertura della mostra. Per consentire le operazioni di pulizia del posteggio, l Espositore è tenuto a lasciare agibili gli spazi destinati a tale servizio. Il servizio comprende le seguenti prestazioni: - pulizia del pavimento e degli eventuali rivestimenti, quali ad es. moquette (è escluso il lavaggio della moquette e l eliminazione di macchie o tracce dalla stessa), spolveratura dei mobili (ad esclusione di quelli in esposizione) installati nel posteggio, svuotamento dei cestini portarifiuti. Sono esclusi dal servizio gli arredi, materiali, attrezzature e prodotti oggetto di esposizione. Dell avvenuto servizio di pulizia da parte dell impresa incaricata da Fiera Milano è rilasciata, ogni sera nel posteggio, cedola di controllo. Eventuali reclami devono essere presentati entro le ore del giorno successivo al Customer Service Assistenza Espositori. La pulizia straordinaria potrà essere richiesta attraverso l E-Service di Fiera Milano - vedi punto SALDO ESPOSITIVO A norma di regolamento, il pagamento della fattura di saldo deve avvenire entro il 29 novembre Le fatture emesse successivamente dovranno essere pagate a vista e comunque prima dell apertura della manifestazione. Ricordiamo che, qualora non risultasse il pagamento del saldo del canone di partecipazione gli Uffici Tecnici preposti non potranno completare l allacciamento dell impianto elettrico dello spazio espositivo. Consigliamo pertanto di voler provvedere tempestivamente al versamento di tutti gli importi dovuti, inviando cortesemente copia dell avvenuto pagamento via fax al n o via a vilma.longoni@reedexpo.it

6 19. SOPPALCHI Le aziende con superficie espositiva superiore ai 90,00 mq., salvo deroghe, potranno soppalcare lo stand, seguendo e rispettando naturalmente tutte le norme indicate nel documento relativo. L espositore che intende soppalcare l area dovrà darne preventiva comunicazione alla segreteria organizzativa, inviando entro 50 giorni dall apertura della manifestazione il progetto e tutta la documentazione richiesta dalle norme di Fiera Milano per la necessaria approvazione. L area a soppalco è assoggettata alla tariffa di Euro 160,00 + IVA per ogni metro quadrato effettivamente soppalcato. L addebito, a seguito di notifica, dovrà essere saldato a ricevimento fattura. 20. SPEDIZIONIERE UFFICIALE Per i servizi di dogana, spedizione e trasporti, manodopera, servizio imballaggi, noleggio carrelli e movimentazione di carichi pesanti sono a disposizione gli spedizionieri ufficiali: EXPOTRANS tel fax adil.sekkat@expotrans.it alessandra.dellavedova@expotrans.it raffaella.veronesi@expotrans.it 21. TESSERE ESPOSITORI da inizio febbraio 2014 Gli espositori riceveranno dall indirizzo eservice@fieramilano.it comunicazione per l attivazione delle tessere. Le tessere spettanti ad ogni azienda espositrice, sono proporzionali ai metri quadrati occupati, secondo lo schema seguente: metri quadrati tessere Fino a 32 6 Da 32,5 a Da 80,5 a Da 180,5 a Da 310,5 a Oltre Funzionamento Fast Lane Procedura Espositori 1. L Espositore inserisce nella sezione Tessere Espositore dell E-Service di Fiera Milano i nominativi dei collaboratori che saranno presenti allo stand; 2. Per ogni collaboratore stampa la conferma di registrazione con codice a barre che porterà con sé in Manifestazione; 3. All arrivo in fiera il lettore ottico posto ai valichi dedicati (Porta Sud, Porta Est e Porta Ovest) leggerà il codice a barre impresso sulla stampa di conferma e potrà accedere in manifestazione. CONTATTI UTILI Centrale operativa emergenze / Primo soccorso tel Centro Servizi - Centralino Fiera tel Customer Care Espositori Call Center tel Delegazione Assicurazioni tel fax fiera.milano@marsh.com Servizi Appendimenti (sospensioni a soffitto e strutture americane) ubicato nel Centro Servizi tel fax ufficioappendimenti@fieramilano.it Servizio Logistica Rilascio Pass tel fax logisticafiera@fieramilano.it Servizio Logistica Viabilità tel fax logisticafiera@fieramilano.it Servizio Ristorazione & Catering (fornitore esterno) tel fax servizio.gestori@fieramilano.it Servizio Ristorazione & Catering (fornitore Fiera Milano) tel fax ristorazione@fieramilano.it Spedizioniere Ufficiale Expotrans srl Cargo 1. tel fax adil.sekkat@expotrans.it alessandra.dellavedova@expotrans.it raffaella.veronesi@expotrans.it